Jak przeprowadzić pomyślną obsługę wynagrodzeń (lista kontrolna)

Lista kontrolna procesu naliczania wynagrodzeń

Zanim rozpoczniesz naliczanie wynagrodzeń, Twoja mała firma potrzebuje numeru identyfikacyjnego pracodawcy (EIN).

Numer EIN jest niezbędny do dokonywania federalnych płatności podatku od wynagrodzeń. Możesz złożyć wniosek o jego nadanie za pośrednictwem strony internetowej IRS.

W zależności od lokalizacji oraz konkretnych wymogów obowiązujących w danym stanie i lokalnych jurysdykcjach możesz również potrzebować dodatkowych numerów identyfikacyjnych. Aby mieć pewność, skonsultuj się z doświadczonymi konsultantami HR w swojej okolicy.

Wykonaj kroki od pierwszego do piątego, aby sprawnie prowadzić naliczanie wynagrodzeń.

Krok pierwszy: Zbierz wszystkie istotne informacje podatkowe i dane pracowników

Pierwszym krokiem jest zebranie danych. Oto informacje potrzebne dla każdego pracownika:

Informacje o pracowniku

• Pełne imię i nazwisko zgodne z dokumentami prawnymi, adres, numer ubezpieczenia społecznego (SSN) oraz dane kontaktowe
• Data rozpoczęcia zatrudnienia
• Formularz W-4 dla pracowników pełno- i niepełnoetatowych
• Formularz W-9 dla niezależnych wykonawców 
• Formularz USCIS I-9 potwierdzający uprawnienia do zatrudnienia w USA 
• Stanowe konto do zgłaszania nowych pracowników
• Stanowe konto ubezpieczenia od wypadków przy pracy 
• Dane rachunku bankowego do wpłat bezpośrednich
• Zapis do programów świadczeń 
• Obowiązujące potrącenia z wynagrodzenia.

Sprawdź dane pracowników

• Upewnij się, że wszystkie informacje o pracownikach są poprawne i aktualne
• Porównaj numery SSN i nazwiska z oficjalnymi dokumentami 

Klasyfikacja pracowników

• Określ status zatrudnienia — niepełny lub pełny etat
• Poprawnie sklasyfikuj pracowników do celów podatkowych — jako wykonawców lub pracowników

Harmonogram płatności 

• Częstotliwość wypłat — tygodniowa, co dwa tygodnie, dwa razy w miesiącu lub miesięczna
• Potwierdź daty każdego okresu rozliczeniowego

Informacje podatkowe 

• Zdobądź najnowsze stanowe, federalne i lokalne tabele potrąceń podatkowych
• Formularze i publikacje organów podatkowych

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Potrącenia z wynagrodzeń

• Zidentyfikuj obowiązkowe potrącenia (takie jak federalny i stanowy podatek dochodowy, ubezpieczenie społeczne i Medicare)
• Odnotuj dobrowolne potrącenia (takie jak składki na ubezpieczenie zdrowotne i wpłaty emerytalne)

Kontrole zgodności

• Upewnij się, że procesy płacowe są zgodne z federalnymi, stanowymi i lokalnymi przepisami prawa pracy
• Na bieżąco śledź wszelkie zmiany prawne, które mogą mieć wpływ na przetwarzanie płac

Po zebraniu wszystkich tych informacji możesz przejść do kroku drugiego i obliczyć wynagrodzenia.

Wskazówka: Małe firmy mogą skorzystać z niezawodnych usług płacowych dostosowanych do ich potrzeb, aby zachować zgodność z przepisami.

Krok drugi: Oblicz wynagrodzenie

Aby prawidłowo obliczyć wynagrodzenie, musisz najpierw ustalić wynagrodzenie brutto pracowników (przed opodatkowaniem). 

W tym celu wykonaj następujące trzy kroki:

1. Zbierz dokładne karty czasu pracy lub ewidencję obecności pracowników godzinowych
2. Upewnij się, że salda płatnego czasu wolnego (PTO) są aktualne
3. Sprawdź wszelkie niedawne podwyżki, wynagrodzenie wsteczne, awanse lub rozwiązania umów

Niezwykle ważne jest również odjęcie wszystkich mających zastosowanie potrąceń. Narzędzia takie jak oprogramowanie do raportowania wydatków mogą uprościć ten proces.

Pracownicy godzinowi 

Pomnóż ich stawkę godzinową przez liczbę godzin przepracowanych w danym okresie rozliczeniowym. Pamiętaj o uwzględnieniu wszelkich godzin nadliczbowych (jeśli mają zastosowanie) i zastosuj odpowiednią stawkę za nadgodziny zgodnie z przepisami prawa pracy.

Pracownicy otrzymujący stałe wynagrodzenie

W przypadku pracowników otrzymujących stałe wynagrodzenie podziel ich roczną pensję przez liczbę okresów rozliczeniowych w roku, aby ustalić ich wynagrodzenie brutto za dany okres rozliczeniowy. 

Jeśli pracownicy otrzymują prowizje lub premie, oblicz je osobno i dodaj do regularnego wynagrodzenia brutto.

Sytuacja staje się bardziej skomplikowana, gdy różne stanowiska są objęte różnymi modelami wynagrodzeń. Na przykład w gabinetach stomatologicznych lista płac może obejmować pracowników otrzymujących stałe wynagrodzenie, higienistów rozliczanych godzinowo, wynagrodzenie współpracujących dentystów zależne od wyników oraz premie — wszystkie te elementy należy prawidłowo obliczyć w ramach tego samego cyklu płacowego.

Teraz, gdy masz już wszystkie te informacje, możesz obliczyć wynagrodzenie netto. 

• Odejmij wszystkie mające zastosowanie potrącenia od wynagrodzenia brutto, aby uzyskać wynagrodzenie netto (wynagrodzenie na rękę) każdego pracownika.
• Potrącenia mogą obejmować:

• Federalny i stanowy podatek dochodowy
• Podatek na ubezpieczenie społeczne i Medicare
• Składki na ubezpieczenie zdrowotne
• Składki emerytalne
• Wszelkie inne dobrowolne potrącenia
• Po uwzględnieniu wszystkich potrąceń, podatków i składek oblicz końcowe wynagrodzenie netto, które otrzyma każdy pracownik.
• Wygeneruj raporty płacowe podsumowujące zarobki pracowników, potrącenia, podatki i składki. Raporty te są niezbędne do celów ewidencyjnych i zapewnienia zgodności z przepisami.

Krok trzeci: Sprawdź swoją pracę

To prawdopodobnie najważniejszy krok: sprawdź swoją pracę. Następnie sprawdź ją ponownie. 

Rozbieżności na liście płac są częste, dlatego warto (dosłownie) dokładnie sprawdzić listę płac i zweryfikować, czy informacje w rejestrze płac są prawidłowe.

Rozważ przeprowadzenie testowego naliczenia płac dla małej grupy pracowników przed przetworzeniem pełnej listy płac. Pomoże Ci to zidentyfikować i skorygować wszelkie problemy bez wpływu na wszystkich pracowników.

Warto również, aby druga osoba przejrzała informacje na liście płac i pomogła wykryć ewentualne błędy. 

Jeśli zauważysz coś nieprawidłowego, oprogramowanie płacowe może wykazywać wynagrodzenie innego pracownika niż to znajdujące się w Twojej dokumentacji. Sprawdź niezgodności z pracownikami i członkami odpowiedzialnego zespołu, aby usunąć wszelkie rozbieżności. 

Przejdź dalej i ponownie wykonaj obliczenia.  

Krok czwarty: Zamknij listę płac

Zamknięcie listy płac jest ostatnim krokiem w cyklu przetwarzania płac. To ważny krok niezależnie od tego, czy lista płac obejmuje jednego pracownika, czy 500.

Obejmuje on zadania zapewniające prawidłowe wykonanie wszystkich wymaganych czynności związanych z płacami za bieżący okres rozliczeniowy. 

Oto szczegółowa instrukcja zamykania listy płac:

1. Zweryfikuj dane listy płac: Dokładnie sprawdź wszystkie dane listy płac, obliczenia i potrącenia, aby zapewnić ich poprawność i kompletność.
2. Wprowadź korekty: Jeśli podczas procesu weryfikacji zidentyfikujesz błędy lub rozbieżności, wprowadź niezbędne korekty w danych listy płac.
3. Uzgodnij konta: Takie jak konta zobowiązań z tytułu wynagrodzeń i konta kosztów, aby upewnić się, że odpowiadają danym listy płac.
4. Przetwórz płatności podatków od wynagrodzeń: Oblicz łączną kwotę podatków od wynagrodzeń potrąconych z wypłat pracowników w danym okresie rozliczeniowym. 
5. Przygotuj i prześlij płatności podatków od wynagrodzeń do właściwych organów podatkowych. Upewnij się, że dotrzymujesz wszystkich terminów wpłat podatków. 
6. Wygeneruj raporty płacowe za dany okres rozliczeniowy: Raporty te powinny zawierać szczegółowe informacje o zarobkach poszczególnych pracowników, potrąceniach, podatkach i składkach pracodawcy.
7. Rozdaj czeki z wynagrodzeniem lub przetwórz przelewy bezpośrednie: Przygotuj czeki dla pracowników otrzymujących wypłaty w formie papierowej lub zainicjuj przelewy bezpośrednie na rachunki bankowe pracowników.
8. Upewnij się, że wszystkie płatności są prawidłowe i realizowane terminowo.
9. Przekaż podsumowania listy płac: Przekaż pracownikom podsumowania listy płac, które przedstawiają ich zarobki, potrącone podatki, potrącenia oraz wynagrodzenie netto za dany okres rozliczeniowy. 
10. Zaktualizuj dokumentację płacową: Uwzględnij dane z ostatniego okresu rozliczeniowego, w tym przepracowane godziny, korekty wynagrodzeń i wszelkie inne zmiany. 
11. Złóż formularze podatków od wynagrodzeń: Wypełnij i złóż wszystkie wymagane formularze podatków od wynagrodzeń, takie jak formularz 941 (kwartalne federalne zeznanie podatkowe pracodawcy), formularz WH-347 dotyczący poświadczonej listy płac oraz formularze podatkowe stanowe lub lokalne.
12. Bezpiecznie przechowuj dokumentację płacową: Bezpiecznie przechowuj wszystkie dokumenty związane z listą płac — w tym odcinki wypłat, raporty płacowe, formularze podatkowe i inne dokumenty — zgodnie z wymogami prawa.
13. Przeprowadź uzgodnienie listy płac: Uzgodnij listę płac oraz wydatki firmowe i zobowiązania w systemie księgowym, aby upewnić się, że odpowiadają dokumentacji płacowej.
14. Przygotuj się do następnego okresu rozliczeniowego: Zbierz ewidencję czasu pracy pracowników, zaktualizuj wszelkie zmiany statusu pracowników i przejrzyj nadchodzące harmonogramy wypłat.

Krok piąty: Podział składek i rozliczenie potrąceń

Po zamknięciu listy płac należy podzielić składki pracodawcy i rozliczyć potrącone podatki od wynagrodzeń. 

Ten krok gwarantuje, że właściwe kwoty zostaną przekazane na odpowiednie konta i do właściwych organów podatkowych. 

Oto zestawienie związanych z tym zadań:

• Podziel składki pracodawcy na przykład na ubezpieczenie zdrowotne, plany emerytalne (np. 401(k)) lub inne świadczenia dodatkowe, a następnie przypisz odpowiednie kwoty do indywidualnego konta każdego pracownika.
• Wpłać podatki od wynagrodzeń do organów podatkowych na podstawie obliczonych potrąceń podatkowych z listy płac. Podatki te zazwyczaj obejmują federalny podatek dochodowy, podatek na ubezpieczenie społeczne, podatek Medicare, stanowy podatek dochodowy oraz wszelkie obowiązujące podatki lokalne (aby uzyskać pomoc, zapoznaj się z naszym artykułem na temat podatku od wynagrodzeń a podatku dochodowego).
• Przekaż potrącone kwoty i składki pracowników właściwym organom podatkowym lub dostawcom świadczeń.  
• Wydaj pracownikom zestawienia zawierające informacje o ich łącznych zarobkach, potrąconych podatkach od wynagrodzeń oraz wszelkich składkach pracodawcy wpłaconych w ich imieniu (np. składkach na plan emerytalny).
• Przechowuj dokumentację raportów dotyczących podatków od wynagrodzeń, przekazanych kwot i składek na świadczenia pracownicze zgodnie z wymogami prawa.

Lista kontrolna listy płac na koniec roku

Prowadzenie listy płac na koniec roku obejmuje więcej niż tylko wypłatę ostatnich wynagrodzeń — chodzi o dokładne, zgodne z przepisami i terminowe zamknięcie listy płac za rok obrotowy. Oto szczegółowa lista kontrolna, która pomoże Ci przejść przez ten proces:

1. Sprawdź najważniejsze daty i terminy

• Zaznacz terminy końcowych naliczeń listy płac, składania deklaracji podatkowych i dystrybucji formularzy (np. W-2, 1099).
• Ustal, kiedy zostanie przetworzona ostatnia lista płac w danym roku.
• Sprawdź terminy IRS i stanowe dotyczące formularzy W-2, 1099 oraz składania deklaracji podatkowych (zwykle 31 stycznia w przypadku formularzy W-2/1099).
  

2. Zweryfikuj informacje o pracownikach i wykonawcach

• Potwierdź, że wszystkie imiona i nazwiska pracowników, numery ubezpieczenia społecznego oraz adresy są aktualne.
• Upewnij się, że informacje o wykonawcach/dostawcach są kompletne na potrzeby obsługi formularzy 1099 (TIN, adres itp.).
• Oznacz pracowników, których stosunek pracy został rozwiązany, i upewnij się, że uwzględniono ich końcowe wynagrodzenie.
• Sprawdź sytuacje szczególne:
  • Nowo zatrudnieni pracownicy lub pracownicy, którzy nie wypełnili formularza W-4 w momencie zatrudnienia
  • Pracownicy, których wypłaty unieważniono lub cofnięto
  • Pracownicy lub byli pracownicy, w przypadku których trwają aktywne spory dotyczące wynagrodzeń

3. Przejrzyj i uzgodnij dane płacowe od początku roku (YTD)

• Uzgodnij wynagrodzenie brutto, wynagrodzenie netto, potrącenia oraz pobrane podatki.
• Upewnij się, że zarejestrowano ręcznie wystawione czeki oraz płatności poza regularnym cyklem płacowym.
• Sprawdź, czy nie brakuje list płac ani nie ma zduplikowanych wpisów.

4. Potwierdź potrącenia i świadczenia

• Zweryfikuj sumy na koniec roku dla:
  • Ubezpieczenia zdrowotnego
  • Składek na 401(k)
  • Potrąceń na HSA/FSA
  • Świadczeń komunikacyjnych lub dodatkowych
• Sprawdź dochód doliczony (np. grupowe ubezpieczenie na życie obejmujące kwotę powyżej $50,000).
• Uzgodnij potrącenia przed opodatkowaniem i po opodatkowaniu.

5. Przeprowadź ostatnią wypłatę wynagrodzeń w roku

• Przetwórz ostatnie wypłaty dokładnie, uwzględniając wszystkie premie na koniec roku i korekty.
• Upewnij się, że premie są prawidłowo traktowane pod względem podatkowym (stawka stała lub metoda zagregowana).
• Pobierz wszelkie odroczone podatki od wynagrodzeń (jeśli ma to zastosowanie).

6. Przygotuj i rozprowadź formularze na koniec roku

• Wygeneruj i przekaż pracownikom formularze W-2 do 31 stycznia.
• Prześlij wykonawcom formularze 1099-NEC i złóż je w IRS (również do 31 stycznia).
• Złóż formularz W-3 (podsumowanie formularzy W-2) w SSA.
• Przekaż formularze ACA (1095-C), jeśli są wymagane w celu spełnienia obowiązków pracodawcy.

7. Złóż roczne deklaracje podatkowe

• Dokonaj końcowych płatności podatków federalnych i stanowych.
• Złóż kwartalny formularz 941 (Q4) oraz roczny formularz 940 dotyczący podatku FUTA.
• Dokładnie sprawdź lokalne obowiązki podatkowe, jeśli prowadzisz działalność w wielu jurysdykcjach.
  

8. Utwórz kopie zapasowe i zarchiwizuj dokumentację płacową

• Zapisz wszystkie raporty na koniec roku: podsumowanie płac, deklaracje podatkowe, raporty potrąceń itp.
• Przechowuj dokumentację zgodnie z wymogami prawnymi (zazwyczaj przez 3–7 lat).
• Ogranicz dostęp do poufnych dokumentów i zapewnij ich bezpieczne przechowywanie.
  

9. Komunikuj się z pracownikami

• Poinformuj pracowników, kiedy i w jaki sposób otrzymają formularze W-2 (pocztą lub cyfrowo).
• Podaj osobę kontaktową, do której można kierować pytania związane z wynagrodzeniami.

10. Zaplanuj nowy rok

• Zaktualizuj tabele podatkowe i stawki świadczeń na nowy rok.
• Zweryfikuj zmiany dotyczące płacy minimalnej i zgodności z lokalnymi przepisami.
• Przenieś lub zresetuj salda PTO i świadczeń w razie potrzeby.
• To dobry moment, aby przeanalizować i określić zasady dotyczące wynagrodzeń na nowy rok — być może chcesz zaoferować większą elastyczność.

Jak zapewnić sprawny proces naliczania wynagrodzeń

Chcesz nieco usprawnić naliczanie wynagrodzeń? Wszyscy tego chcemy. Czytaj dalej.

Dokładne prowadzenie dokumentacji

Jest to niezwykle ważne, ponieważ jeśli dokumentacja zawiera błędy, błędne będzie również naliczanie wynagrodzeń.

Niektóre najlepsze praktyki dotyczące naliczania wynagrodzeń związane z dokładnym prowadzeniem dokumentacji obejmują:

• Prowadzenie dokumentacji pracowników: Twórz indywidualne akta pracowników zawierające najważniejsze informacje dotyczące wynagrodzeń. 
• Niezwłoczne wprowadzanie danych: Sprawdzaj, czy dokumentacja odzwierciedla najbardziej aktualne informacje dla każdego okresu rozliczeniowego. 
• Przeprowadzanie regularnych audytów: Audyty pomagają identyfikować i korygować wszelkie rozbieżności lub błędy oraz zachować integralność danych. 
• Zabezpieczanie danych dotyczących wynagrodzeń: Wdrażaj procedury dotyczące poufnych informacji, takie jak ochrona hasłem, bezpieczne przechowywanie i kontrola dostępu. 
• Dokumentowanie zmian: Wprowadzaj zmiany natychmiast po ich wystąpieniu — na przykład korekty wynagrodzeń, aktualizacje świadczeń lub zmiany statusu zatrudnienia.  

Szkolenia

Rozważ specjalistyczne szkolenie z zakresu naliczania wynagrodzeń, aby zaktualizować swoje umiejętności. Niektórzy dostawcy oferują:

• Certyfikowany specjalista ds. wynagrodzeń — obejmujący wszystkie aspekty naliczania wynagrodzeń, w tym zgodność z przepisami, prowadzenie dokumentacji, raportowanie, opodatkowanie i zgodność z przepisami. 
• Podstawowy certyfikat z zakresu wynagrodzeń — przeznaczony dla początkujących specjalistów ds. wynagrodzeń.

Dostępnych jest również wielu internetowych dostawców szkoleń z zakresu wynagrodzeń, którzy oferują certyfikaty z zakresu wynagrodzeń realizowane we własnym tempie.

Korzystaj z oprogramowania

Jeśli samodzielnie naliczasz wynagrodzenia, odpowiednie oprogramowanie do naliczania wynagrodzeń dla małych firm może poprawić dokładność i efektywność.

Kiedy wybierzesz odpowiednie oprogramowanie do naliczania wynagrodzeń, możesz płacić pracownikom na czas (i we właściwych kwotach) bez korzystania z rozbudowanej listy kontrolnej dotyczącej wynagrodzeń.

Co robi oprogramowanie do naliczania wynagrodzeń? Oprogramowanie do naliczania wynagrodzeń zostało zaprojektowane tak, aby bezproblemowo obsługiwać proces naliczania wynagrodzeń, z łatwością uzasadniając wszelkie powiązane koszty rozwiązań płacowych. 

W zależności od dostawcy oprogramowania do naliczania wynagrodzeń może on oferować szeroki zakres funkcji, które upraszczają proces naliczania wynagrodzeń w firmach każdej wielkości i umożliwiają wprowadzenie elastycznych rozwiązań płacowych, takich jak wypłata na żądanie.

Zasadniczo specjalistyczne oprogramowanie automatyzuje wszystko, o czym wspomniano powyżej. Niektóre zintegrowane systemy kadrowo-płacowe integrują się również z narzędziami do ewidencji czasu pracy i obecności. Nie wspominając już o sprawnej współpracy z programami księgowymi, dzięki której przesyłanie danych płacowych staje się niezwykle proste. 

W przypadku zespołów, które chcą mieć internetowy dostęp do tego procesu, internetowe oprogramowanie do naliczania wynagrodzeń może umożliwić zarządzanie wynagrodzeniami z dowolnego miejsca, w którym pracują.

A jeśli dopiero zaczynasz zajmować się naliczaniem wynagrodzeń, niektórzy dostawcy oprogramowania oferują nawet specjalistyczne rozwiązania płacowe dla startupów.

Zleć obsługę na zewnątrz

Najczęściej dział HR nadzoruje procesy związane z wynagrodzeniami albo zajmuje się tym wyspecjalizowany dział księgowo-płacowy. Niektóre firmy nie chcą jednak brać na siebie tego obciążenia.

Inną opcją jest zlecenie naliczania wynagrodzeń zewnętrznemu dostawcy usług płacowych. Wielu właścicieli firm właśnie tak robi. I bardzo sobie to chwali.

Dostawcy usług płacowych są ekspertami w swojej dziedzinie. Czym zajmuje się dostawca usług płacowych? Jego zadaniem jest śledzenie najnowszych przepisów i regulacji podatkowych. Dzięki temu otrzymujesz dokładne i zgodne z przepisami raporty z procesu naliczania wynagrodzeń, przy znacznie mniejszym ryzyku błędów.

Zlecenie naliczania wynagrodzeń na zewnątrz z pewnością pozwala zaoszczędzić cenny czas, dzięki czemu możesz skupić się na kluczowych działaniach biznesowych. Ponadto wraz z rozwojem firmy naliczanie wynagrodzeń nieuchronnie staje się bardziej złożonym zadaniem. 

Przekazanie tego zadania zewnętrznemu podmiotowi pozwala łatwo skalować proces oraz uwzględniać zmiany liczby pracowników i dodatkowe potrzeby płacowe bez zakłóceń.

Jeśli chodzi o mnie, zapoznaj się z naszym artykułem na temat zalet i wad outsourcingu obsługi płac.

Śmiało, zajmij się obsługą płac 

Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem firmy, czy specjalistą ds. zasobów ludzkich, masz teraz wiedzę potrzebną do pewnego prowadzenia listy płac. 

Co dalej? Możesz wyświadczyć innej firmie przysługę i udostępnić tę listę kontrolną w swoich mediach społecznościowych. W końcu dzielenie się to troska o innych!

Aby otrzymywać najnowsze treści od People Managing People, zapisz się do naszego cotygodniowego newslettera dla liderów HR i biznesu. Otrzymasz wszystkie nasze najnowsze treści, które pomogą Ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ w swojej organizacji.