Jak skutecznie komunikować się jako dział HR

Najlepiej, gdy jest procesem dwukierunkowym, obejmującym zarówno informacje przekazywane przez HR pracownikom, jak i zapewnienie pracownikom możliwości przekazywania opinii oraz wyrażania swoich głosów.

Może obejmować komunikację typu jeden-do-wielu i jeden-do-jednego, na przykład:

• Informowanie o wydarzeniach, inicjatywach i ważnych terminach
• Przekazywanie aktualizacji dotyczących zasad i procesów organizacyjnych
• Wprowadzanie nowych pracowników do organizacji
• Przekazywanie informacji o zmianach w strukturze firmy
• Komunikacja dotycząca świadczeń
• Informowanie o nowych możliwościach zawodowych, w tym za pośrednictwem firmowych mediów społecznościowych
• Wskazówki dla menedżerów
• Zbieranie opinii pracowników i podejmowanie działań na ich podstawie.

Komunikacja HR a komunikacja wewnętrzna

Chwileczkę, czy to wszystko nie jest komunikacją wewnętrzną? Cóż, tak i nie. Zarówno komunikacja działu HR, jak i komunikacja wewnętrzna mają wspólne cele: przekazywanie komunikatów, zachęcanie do działania i wspieranie pracowników w całej organizacji. Czasami za oba obszary może odpowiadać ta sama osoba, zwłaszcza w małych firmach.

Istnieje jednak niewielka różnica w celach i zakresie działania. HR koncentruje się na komunikatach związanych z potrzebami firmy, podczas gdy komunikacja wewnętrzna sięga głębiej, niemal pełniąc funkcję wewnętrznego PR-u. Oba obszary mają na celu budowanie zaufania za pomocą narzędzi i szablonów komunikacyjnych.

„Relacja między zasobami ludzkimi a komunikacją wewnętrzną nigdy nie była ważniejsza” — mówi guru komunikacji wewnętrznej Helen Deverell. „Instytut Komunikacji Wewnętrznej (IoIC) niedawno uruchomił swój pierwszy indeks komunikacji wewnętrznej — badanie pracowników z Wielkiej Brytanii. Dwa z trzech tematów, o których pracownicy chcieli słyszeć więcej w pracy, to wynagrodzenie i świadczenia oraz możliwości rozwoju kariery — co nie powinno dziwić w kontekście obecnego kryzysu związanego z kosztami życia. Jeśli ludzie nie rozumieją, jakie wsparcie jest dla nich dostępne, jest mniej prawdopodobne, że zaangażują się w aktualizacje dotyczące strategii i działalności firmy.”

Gdzie w hierarchii firmy znajduje się ta odpowiedzialność?

Odpowiedzialność za komunikację HR może dotyczyć wielu różnych obszarów działalności firmy — mówi menedżer zespołu i konsultantka HR Raahki Vadera. 

„Jak dotąd uwzględniałam komunikację HR we wszystkim — od zaangażowania pracowników, w tym w całym cyklu życia pracownika, przez komunikację wewnętrzną, marketing rekrutacyjny, zasady i zgodność z przepisami, wszystkie wydarzenia związane z pracą, zarządzanie relacjami z interesariuszami zewnętrznymi, aż po komunikację kryzysową” — mówi. „HR często odgrywa również ważną rolę z perspektywy inkluzywności, dlatego perspektywa komunikacyjna, którą może zaoferować zespół HR, jest nieoceniona.”

Dlaczego komunikacja HR jest ważna?

Raakhi kontynuuje: „Naszą rolą w HR jest sprawienie, aby doświadczenie pracownika na każdym etapie było tak «łatwe», że poszczególne osoby mogą skupić się na roli, do której zostały zatrudnione. Celowa komunikacja z perspektywy HR odpowiada za utrzymanie pozytywnej kultury pracy, przyciąganie i zatrzymywanie talentów, rozwiązywanie problemów, spełnianie wymogów prawnych oraz wspieranie rozwoju i dobrostanu pracowników. Posunęłabym się nawet do stwierdzenia, że jest fundamentem funkcji HR, który gwarantuje, że wszyscy mają wspólne rozumienie sytuacji.”

Zatem komunikacja HR jest całkiem ważna! Aby przyjrzeć się temu bliżej, poprosiłam grupę ekspertów zajmujących się różnymi aspektami HR i komunikacji o ich przemyślenia na temat znaczenia komunikacji HR; ich opinie znajdziesz w całym artykule.

Konsultantka ds. komunikacji Imogen Hitchcock nie ma wątpliwości: „Czy możesz sobie wyobrazić dział HR, który w ogóle się nie komunikuje? Żadnych informacji o podstawowych kwestiach, takich jak wynagrodzenie, świadczenia, urlopy itd. Żadnych informacji o ważnych zmianach zachodzących w firmie. Żadnych informacji o oczekiwaniach dotyczących zachowania i kultury organizacyjnej. Żadnego doceniania różnych osób tworzących siłę roboczą. Czy pracowałbyś w takiej firmie? Nie, ja też nie…”

„HR, ściśle współpracując z działem komunikacji, odgrywa kluczową rolę w kształtowaniu kultury organizacji. Jest głosem pracowników. Pomaga tworzyć produktywny, proaktywny i zadowolony ze swojej pracy zespół. Jeśli HR nie komunikuje się z osobami, które mają największe znaczenie (swoimi pracownikami i potencjalnymi pracownikami), firma w gruncie rzeczy poniesie porażkę.”

Partnerstwo w komunikacji

HR nie może działać w izolacji. Aby być skutecznym, musi współpracować z interesariuszami na wszystkich szczeblach, którzy mogą następnie wspierać promowanie zasad, nowych inicjatyw lub zmian.

Oznacza to silne relacje z zespołem kierowniczym, zespołami kreatywnymi i kadrą średniego szczebla.

Następnie są relacje międzyzespołowe między L&D, działem dobrostanu, DE&I i innymi obszarami. Jednak w skutecznej komunikacji HR kluczowy jest głos przy najwyższym kierownictwie; bez poparcia ze strony kadry kierowniczej specjaliści HR będą napotykać przeszkody na każdym kroku. 

„Zakres komunikacji kształtowanej przez perspektywę HR jest ogromny i wymaga wielu partnerstw – szczególnie z zespołem komunikacji wewnętrznej, kadrą kierowniczą wyższego szczebla i menedżerami pierwszej linii” – mówi Danny Wareham, założyciel firmy Firgun, specjalizującej się w kulturze pracy.

Relacja z szerszym zespołem komunikacji jest równie ważna – mówi Imogen Hitchcock: „Nie chodzi tylko o wysyłanie wszystkim nieskończonej liczby e-maili w nadziei, że zostaniecie usłyszani. Wasza komunikacja musi być ukierunkowana, istotna i zawierać jasne wezwanie do działania. Co chcecie, aby ludzie pomyśleli, poczuli lub zrobili w wyniku tego, co powiedzieliście? Jeśli nie wiecie… dlaczego się komunikujecie?” Więcej na ten temat, gdy przejdziemy do wskazówek dotyczących strategii!

Na koniec warto podkreślić znaczenie komunikacji HR dla dobrostanu pracowników i osób nowo zatrudnionych. To obszar specjalizacji Georgii Emms. Jak mówi, HR może mieć do przekazania informacje o programie pomocy pracownikom, ale jego rola wykracza poza tego rodzaju działania. Ważne jest, aby zastanowić się, w jaki sposób mówi się o zdrowiu psychicznym i dobrostanie oraz jak normalizuje się te tematy w miejscu pracy.

„Sposób wdrażania i komunikowania nowych zasad lub zmian w zasadach może mieć duży wpływ na ich wykorzystanie” – mówi Georgia. „Nie ma sensu wprowadzać nowej polityki dotyczącej zwolnień z powodu zdrowia psychicznego lub urlopu ojcowskiego, jeśli korzystanie z niej budzi obawy. Nadal rozmawiam z osobami, które niechętnie biorą w pracy zwolnienie z powodu zdrowia psychicznego, ponieważ obawiają się, co inni o nich pomyślą, albo martwią się, że zostaną przedstawione jako osoby, które „nie potrafią radzić sobie pod presją”, i zamiast tego wolą po prostu założyć maskę i działać dalej.”

Rolą strategii komunikacji HR jest normalizowanie bezpieczeństwa psychologicznego i dobrostanu pracowników, a nie doprowadzanie ich do granic wytrzymałości w imię produktywności i zysku.

Jak opracować skuteczną strategię komunikacji HR

Ustaliliśmy już znaczenie komunikacji HR oraz potrzebę współpracy z innymi obszarami firmy w celu tworzenia skutecznej komunikacji HR.

Przejdziemy teraz do tego, jak stworzyć strategię komunikacji HR — coś, co będzie drogowskazem dla wszystkich działań komunikacyjnych HR i pomoże wszystkim wracać do głównego celu i misji.

Oto kilka wskazówek dotyczących opracowania skutecznego planu komunikacji HR od podstaw, tak aby był zgodny z celami biznesowymi i założeniami firmy.

Psst! Korzystaj z platform do zarządzania dokumentami, aby ułatwiać lepszą komunikację i udostępnianie dokumentów w zespołach HR.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Podziel pracowników na segmenty

Segmentacja odbiorców to proces dzielenia ludzi na podgrupy na podstawie określonych kryteriów. 

Segmentacja może opierać się na stanowisku, dziale, lokalizacji biura lub uczestnictwie w konkretnym programie L&D.

Pozwala to dostosować komunikację do grupy docelowej; na przykład możesz korzystać z intranetu w przypadku osób mających dostęp do komputera, ale pracownicy pierwszej linii, kierowcy, operatorzy maszyn i inne osoby nie spędzają całego dnia przed komputerem.

W przypadku tego segmentu pracowników możesz udostępnić im aplikację do komunikacji, z której będą mogli korzystać na telefonie, albo polegać na odprawach prowadzonych przez menedżerów i spotkaniach zespołu, aby przekazywać ważne informacje. 

Warto również pomyśleć o tradycyjnych materiałach drukowanych! Mogą one pomóc w zwiększeniu satysfakcji pracowników, zwłaszcza tych, którzy nie pracują przy biurku.

Wybierz kanały

Kanały wykorzystywane do komunikacji będą się różnić w zależności od jej rodzaju oraz dostępnych możliwości, a w rzeczywistości zazwyczaj najlepiej jest korzystać z wielu kanałów, aby mieć pewność, że komunikat dotrze do odbiorców.

Na przykład przypomnienie o nadchodzącej przerwie w działaniu systemów IT powinno być opublikowane w intranecie, wysłane e-mailem do wszystkich osób, których dotyczy, a menedżerowie powinni przypominać o nim pracownikom. Możesz również rozważyć wiadomość błyskawiczną lub alert na pulpicie. 

Będziesz mieć również do dyspozycji bardziej uporządkowane kanały przeznaczone do przekazywania informacji tylko dla zainteresowanych, takie jak oprogramowanie do rezerwacji sal na spotkania i wydarzenia, dzięki czemu wszyscy korzystający z tych zasobów będą mogli na bieżąco śledzić ich dostępność, awarie lub zmiany wprowadzane w ostatniej chwili.

Co ważne, zadbaj o to, aby wiadomości można było znaleźć na żądanie na różnych platformach komunikacyjnych — mówi Jonathan Davies: „Tak jak rozrywka stała się dostępna na żądanie, tak samo powinno być z wiadomościami. Intranet firmy świetnie się do tego nadaje — pod warunkiem że ma skuteczną funkcję wyszukiwania. Z kolei poczta elektroniczna sprawdza się fatalnie”.

Zdefiniuj relacje

Jakie zespoły musisz zaangażować w tę strategię? Na kim będziesz polegać przy rozpowszechnianiu komunikatów? Kto musi uczestniczyć w ich zatwierdzaniu? Przypomnij sobie o ważnych partnerstwach, o których rozmawialiśmy wcześniej w tym artykule.

Cele i wskaźniki: jak wygląda sukces?

Żadna strategia nie jest kompletna, dopóki nie zdecydujesz, jak będzie wyglądał sukces i nie wdrożysz procesu doskonalenia — mówi Imogen Hitchcock.

„Jedynym sposobem oceny skuteczności komunikacji jest uzyskanie opinii odbiorców. To oni zdecydują, czy przekaz jest angażujący, czy ma sens i czy podejmą na jego podstawie działanie”, mówi, dodając, że należy uwzględnić metody oceny w całym planie i stale je monitorować. Pomaga to korygować i udoskonalać komunikację, aby rzeczywiście realizowała założone cele. 

Zaplanuj kluczowe działania

Niezależnie od tego, czy korzystasz z arkusza kalkulacyjnego, kalendarza czy dedykowanej platformy, przygotuj plan treści. Twój zespół ds. komunikacji HR będzie Ci wdzięczny.

Zaznacz w kalendarzu najważniejsze daty w roku — takie jak dzień wypłaty wynagrodzeń, zamknięcia biura, dni poza biurem i tym podobne. Na tym etapie jest to plan wyłącznie dla Ciebie, dlatego uwzględnij również wydarzenia, które mogą powodować potrzebę komunikacji, takie jak posiedzenia zarządu i daty przejścia na emeryturę.

Po szczegółowym określeniu najważniejszych dat możesz przejść do kampanii. Czy będziesz prowadzić działania z okazji Tygodnia Świadomości Zdrowia Psychicznego? Czy na horyzoncie jest zmiana, która będzie wymagała odpowiedniego przygotowania? Dodaj je również do kalendarza.

Od tego momentu możesz zacząć planować, jak będziesz komunikować te kluczowe działania, z wykorzystaniem jakich kanałów i mediów oraz do którego segmentu odbiorców kierując przekaz. Rozważ ustalenie stałego i regularnego terminu, na przykład wysyłki biuletynu przez zespół zarządzania zasobami ludzkimi, aby pracownicy wiedzieli, kiedy mogą się go spodziewać.

Regularnie przeglądaj również swoje treści — mówi liderka L&D Helen Bailey: „Zastanów się, jak długo komunikat jest już dostępny i czy nadal pozostaje aktualny”. Te daty również wpisz do kalendarza!

Jakich zasobów potrzebujesz?

Plan komunikacji pomoże Ci również zrozumieć, jakich zasobów potrzebujesz — od budżetu, przez platformy, po liczbę pracowników. 

Helen Bailey sugeruje, że należy uwzględnić wewnętrzną markę HR, aby pracownicy mogli od razu rozpoznawać komunikaty HR, a jednocześnie zadbać o jej spójność z szerszą marką organizacji. Potrzebny zasób: czas zespołu marketingu i komunikacji.

Mając strategię i plan, będziesz w stanie określić budżet, o który musisz poprosić, nowych pracowników, których możesz chcieć zatrudnić do swojego zespołu, oraz nowe technologie, które pomogą zwiększyć Twoją efektywność. Potrzebujesz czasu od innego zespołu? Pamiętaj, aby uwzględnić go również.

Skuteczna komunikacja HR ma kluczowe znaczenie, podobnie jak korzystanie z oprogramowania, takiego jak systemy zbierania opinii pracowników, bezpieczne wewnętrzne platformy do przesyłania wiadomości (więcej informacji na temat korzyści płynących z narzędzi do komunikacji wewnętrznej znajdziesz tutaj), a nawet narzędzia takie jak narzędzia do zarządzania rozmowami kwalifikacyjnymi.

Stwórz pętlę informacji zwrotnej

To prawdopodobnie najważniejsza część strategii komunikacji HR: musi to być proces dwukierunkowy. 

Imogen Hitchcock mówi: „Nie zapominaj o słuchaniu. Komunikacja nie polega wyłącznie na mówieniu. Komunikacja to zadawanie pytań, dzielenie się pomysłami, słuchanie opinii innych, zmienianie sposobu postrzegania i skłanianie do działania. Zadbaj o wystarczające mechanizmy zbierania informacji zwrotnej. Choć firma nie jest do końca demokracją, nie powinna być też dyktaturą”.

Testuj i wyciągaj wnioski

Jedyny sposób, aby odnieść sukces i sprawdzić, czy strategia komunikacji HR jest skuteczna, to wyjść do ludzi i zacząć działać. Stosuj zasadę „testuj i ucz się”—wypróbuj coś, zmierz skuteczność, dokonaj ponownej oceny i wyciągnij wnioski, aby przyszła komunikacja była jeszcze skuteczniejsza.

„Zróbcie krok wstecz i spójrzcie na siebie również jak na pracowników”, mówi Raakhi Vadera. „Bardzo łatwo jest po prostu potraktować komunikację jako odhaczenie zadania przy wdrożeniu lub komunikacie dotyczącym HR, ale jeśli chcecie wywrzeć wpływ i sprawić, by komunikat dotarł do odbiorców, musicie zadbać o jego dostępność i jasność. Nie zapominajcie, że oczekuje się od was reprezentowania interesów pracowników i poprawiania ich doświadczeń w organizacji, której sami jesteście częścią. Kierujcie swoją strategią komunikacji, stawiając na jasność i życzliwość, a reszta przyjdzie sama!”.

Najlepsze praktyki komunikacji HR

Strategia jest już gotowa; co z realizacją? Nasi eksperci przedstawili wiele najlepszych praktyk, które pomogą zwiększyć skuteczność komunikacji HR.

Wykorzystuj pełne spektrum komunikacji

Pamiętaj, że komunikacja HR to coś więcej niż wysłanie wiadomości e-mail do wszystkich pracowników lub zorganizowanie spotkania całej firmy. Istnieją cztery rodzaje komunikacji:

• W górę, gdy pracownicy mogą wyrazić swoje zdanie 
• W dół, gdy kadra kierownicza lub dział HR przekazuje informacje pracownikom
• Diagonalna, gdy komunikują się osoby na różnych szczeblach hierarchii
• Pozioma, gdy komunikacja odbywa się między działami

Istnieje również komunikacja jeden na jeden lub jeden do wielu—różnica polega na tym, czy jest to osobista wiadomość wysłana bezpośrednio do pojedynczego pracownika, czy komunikat przekazywany w stylu transmisji z góry do dołu.

Upewnij się, że oceniasz, który sposób komunikacji najlepiej sprawdzi się przy przekazywaniu twojego komunikatu. Może to być wspomniane spotkanie całej firmy, ale może też chodzić o zaangażowanie menedżerów w przekazywanie informacji dalej, aby zapewnić bardziej bezpośrednie doświadczenie. Może to być również połączenie pytań dotyczących informacji zwrotnych przekazywanych z dołu do góry i zachęt kierowanych do pracowników.

Podejście wielokanałowe

To prowadzi nas do różnych dostępnych obecnie kanałów. E-mail przez bardzo długi czas był podstawowym kanałem komunikacji HR, ale obecnie ryzykujemy powstaniem bałaganu w skrzynkach odbiorczych. 

Przeciętnie pracownicy otrzymują 74 wiadomości e-mail w ciągu dnia pracy. Jakie jest prawdopodobieństwo, że wiadomość e-mail od działu HR zostanie przeczytana przed ważnymi wiadomościami od klientów?

„Uznaj, że podobnie jak w wielu innych kwestiach, jedno uniwersalne podejście nie zadziała”, mówi konsultantka ds. zaangażowania i dobrostanu Georgia Emms. „Wszyscy szukamy sposobów na jak najlepsze przekazywanie informacji w angażujący sposób, za pośrednictwem wielu różnych kanałów komunikacji, a dla niektórych z nas staje się to przytłaczające. Istnieje cienka granica między informowaniem pracowników, utrzymywaniem ich w kontakcie i na bieżąco a zasypywaniem ich kolejną wiadomością e-mail, która ostatecznie pozostanie nieprzeczytana”.

Korzystaj z wielu kanałów—od skrzynki odbiorczej po intranet, komunikatory internetowe, fora i grupy dyskusyjne—ale także z kanałów funkcjonujących w świecie rzeczywistym, takich jak briefingi dla menedżerów i indywidualne spotkania z pracownikami, plakaty na ścianach pomieszczeń socjalnych, materiały promocyjne przy uruchamianiu nowych inicjatyw i tym podobne.

Wyjaśniaj, dlaczego

Odkąd Simon Sinek wystąpił na scenie TED i powiedział nam, aby „zacząć od dlaczego”, komunikatorzy na całym świecie skupiają się na dodawaniu pytania „dlaczego” do strategii komunikacji. Komunikacja HR nie jest wyjątkiem. Dlaczego więc przekazujesz ten komunikat? Dlaczego jest ważny? I dlaczego pracowników powinno to obchodzić?

„Upewnij się, że nie jest to niejasne ani mgliste”, mówi Jonathan Davies. „Najlepiej, jeśli będzie ściśle powiązane z czymś mierzalnym albo samo będzie mierzalne. Jeśli jest to deklaracja celu, upewnij się, że ten cel wyznacza kierunek. Jeśli ktoś musi podjąć decyzję, powinien móc porównać jej wynik z celem. Jeśli wynik nie jest zgodny z celem, będzie wiadomo, że nie należy podejmować takiej decyzji”.

Zawsze mierz rezultaty

Jeśli nie sprawdzisz, jak poszło, skąd będziesz wiedzieć, czy w przyszłości warto zrobić to ponownie? Jak mawiał jeden z moich byłych menedżerów: jeśli zawsze robisz to, co zawsze robiłeś, zawsze otrzymasz to, co zawsze otrzymywałeś! Testuj, ucz się i wprowadzaj kolejne iteracje, opierając decyzje na solidnych danych z rzeczywistego świata.

Do sposobów mierzenia skuteczności komunikacji należą:

• Wyniki ankiet dotyczących zaangażowania pracowników
• eNPR, czyli wskaźniki rekomendacji netto pracowników
• Wskaźniki otwarć wiadomości e-mail
• Statystyki odczytów w intranecie
• Odsetek wykonania wymaganych zadań
• Liczba odwiedzin stron lub logowań
• Wskaźniki przyjęcia nowych programów lub inicjatyw.

Pozwól, aby głos pracowników został usłyszany

„Najważniejsze jest, aby ludzie czuli, że zostali wysłuchani, a ich punkt widzenia został wzięty pod uwagę — nawet jeśli rezultat nie jest tym, na co dana osoba liczyła. Bezpośrednia rozmowa, przejrzystość, słuchanie innych punktów widzenia i uwzględnianie ich — wszystkie te kwestie prowadzą do skuteczniejszych rezultatów, niezależnie od problemu” — mówi Jill Aburrow z Heartfelt HR, autorka książki Redukcja zatrudnienia z empatią. 

Z praktycznego punktu widzenia oznacza to, że należy zapewnić pracownikom możliwość przekazywania opinii działowi HR, niezależnie od tego, czy odbywa się to za pośrednictwem strony intranetowej, regularnych spotkań, ankiet czy dowolnej innej metody komunikacji dwukierunkowej. 

Warto wyraźnie pokazać pracownikom, że ich głos został usłyszany. Pamiętam, jak w jednym z miejsc pracy prowadziłam kampanie „Powiedzieliście, zrobiliśmy”, aby pokazać, że głos pracowników został usłyszany i uwzględniony. 

Postaw na prostotę

Helen Bailey, szefowa działu uczenia się i rozwoju w Strategi Solutions, zachęca osoby zajmujące się komunikacją HR, aby „stawiały na prostotę”.

„Jeśli korzystasz ze strony internetowej, zastanów się, ile kliknięć będzie potrzebować osoba, aby uzyskać dostęp do potrzebnych informacji. Pomyśl o praktycznych aspektach tego, jak łatwe będzie jej utrzymanie.” Zaleca korzystanie z różnych metod — „filmów, animacji, obrazów” — aby Twoje treści były „świeże i dynamiczne”.

Jonathan Davies mówi również, aby w miarę możliwości automatyzować procesy, wykorzystując bogactwo technologii opartych na AI, które są obecnie dostępne na rynku.

Pamiętaj o różnorodności

Jeśli nie masz zwyczaju zatrudniać klonów, każdy pracownik jest inny. Oznacza to, że należy uwzględnić różne style uczenia się i preferencje komunikacyjne — niektórzy ludzie na przykład nie potrafią skupić się na dźwięku, dlatego po rozmowach telefonicznych trzeba przesyłać pisemne notatki lub zapewnić transkrypcję filmów.

Nie chodzi jednak wyłącznie o styl. Georgia Emms przypomina nam, że w każdej grupie pracowników znajdziemy również różne poglądy i różne pochodzenie. Mówi, że wykorzystywanie przykładów z życia i siły opowiadania historii może być „zabawnym, angażującym i bardziej osobistym sposobem komunikacji”.

„Współpracowałam z klientem nad wykorzystaniem siły opowiadania historii do promowania korzystania z przysługującej pracownikom wydłużonej polityki urlopu ojcowskiego” — mówi. „Jeden z członków zespołu kierowniczego nagrał krótki film przed rozpoczęciem urlopu, otwarcie opowiadając o tym, dlaczego było to ważne dla niego, jego żony i rodziny.  Film został opublikowany na wewnętrznym kanale komunikacyjnym wraz z dalszymi informacjami i przypomnieniem o polityce ze strony działu HR.  Oprócz przypomnienia o samej polityce film miał największe znaczenie w zapewnieniu innym pracownikom „przyzwolenia” na zrobienie tego samego i rozwianiu obaw, że skorzystanie z wydłużonego urlopu może mieć negatywne konsekwencje dla ich roli.”

Spraw, aby odbiorcy poczuli potrzebę działania i podjęli działanie

Jak chcesz, aby odbiorcy poczuli się w wyniku tej komunikacji? Jakie działanie mają podjąć? Te pytania powinny być podstawą każdej komunikacji HR — mówi Danny Wareham:

• Ustal, czy komunikacja jest potrzebna. Jeśli jej cel nie wymaga, aby odbiorcy poczuli lub działali inaczej albo zrozumieli lub zapamiętali informacje, czy ta komunikacja jest w ogóle potrzebna?
• Określ, jak wygląda pożądany rezultat. Zapewnia to możliwość rozliczenia z pomiaru osiągnięcia tego rezultatu.
• Wyłącz kanał i treść z procesu. Dzięki temu osoba odpowiedzialna za komunikację może określić najlepsze podejście, kanał, harmonogram i proces przekazania konkretnego komunikatu konkretnej grupie odbiorców, z konkretnym, mierzalnym rezultatem.

Wykorzystaj technologię, aby wspierać strategię komunikacji HR

Nic dziwnego, że Jonathan Davies, pracujący w obszarze technologii komunikacyjnych, ma wiele do powiedzenia na temat tego, jak technologia może być niezbędnym wsparciem dla działu HR.

„W Twojej firmie już funkcjonuje niezliczona liczba kanałów komunikacji, a każdy z nich ma swoje mocne i słabe strony” — mówi. „E-maile są oczekiwaną formą komunikacji, ale nie angażują i zdecydowanie nie ułatwiają komunikacji cyfrowej ani dwukierunkowej. Slack, Teams i inne narzędzia do obsługi wiadomości błyskawicznych świetnie sprawdzają się w przypadku mniej formalnych treści oraz komunikacji jeden do grupy lub jeden do wielu, ale często zapełniają się krótkimi wiadomościami i szybko odchodzą od tematu. Intranet może pomieścić większą różnorodność typów wiadomości w jednym miejscu, ale może mieć trudności z poziomem wykorzystania, aktualnością informacji lub po prostu z zapewnieniem użytkownikom pozytywnych doświadczeń.

„Cokolwiek robisz, nie wysyłaj po prostu jednego biuletynu HR na kwartał i nie oczekuj, że to wystarczy. Marketing dostosowuje swoje komunikaty do różnych kanałów, aby dotrzeć do odbiorców i sprawić, by coś zapadło im w pamięć. Ty również możesz tak robić.”

Uważaj na wyzwania

Niezależnie od tego, jak dobra jest Twoja strategia, wyzwania będą zawsze obecne. Nasi eksperci opowiedzieli mi o niektórych lukach i problemach, z którymi spotkali się w swojej karierze, w tym o:

• Braku spójności w procesach
• Braku jasno określonych intencji
• Nieporozumieniach, które mogą prowadzić do utraty zaufania lub narastania urazy
• Rozpadzie relacji między współpracownikami
• Niespójności przekazu, która może prowadzić do dezorientacji
• Poleganiu na strategii odgórnej
• Komunikowaniu się wyłącznie po to, by coś powiedzieć, co tylko zwiększa szum informacyjny
• Nieuwzględnianiu pracowników w całym procesie
• Napięciach między HR a szerszym zespołem ds. komunikacji dotyczących tego, kto za co odpowiada
• Utrzymywaniu statycznej komunikacji, przez co schodzi ona na dalszy plan
• Nadmiernym koncentrowaniu się na zasadach i procedurach bez uwzględniania całego człowieka
• Działaniu w silosach, prowadzącym do słabej komunikacji
• Braku koordynacji ze strategią komunikacji wewnętrznej podczas opracowywania planu komunikacji HR

Jak mówi Danny Wareham: „Komunikacja ma miejsce, niezależnie od tego, czy ją publikujemy, czy nie. 

W próżni informacyjnej ludzie sami tworzą własne interpretacje. Bez silnej, celowej strategii komunikacji ryzykujemy utratę kontroli nad przekazem — a odkręcenie tego, co zostało opublikowane za pośrednictwem „poczty pantoflowej”, jest znacznie trudniejsze.”

Koniec komunikacji

Skuteczna komunikacja sprawia, że świat się kręci, i jest szczególnie ważna dla zespołów HR, które muszą skutecznie komunikować zmiany, dbać o kulturę organizacyjną i angażować pracowników.

Komunikacja HR może dotyczyć czegoś więcej niż tylko ewidencji czasu pracy i świadczeń; wyjdź poza dział i buduj relacje z kadrą zarządzającą, zespołem ds. komunikacji wewnętrznej oraz marketingiem. 

Stwórz własną grupę ambasadorów komunikacji HR, którzy pomogą Ci rozpowszechniać przekaz. Pamiętaj też, aby dać pracownikom możliwość wyrażania opinii — głos pracowników nigdy nie był ważniejszy, a tworząc cyfrowe społeczności pracowników, HR może pomóc zapewnić warunki do rozwoju komunikacji dwukierunkowej.

Ten temat jest tak ważny, że poświęciliśmy mu wiele materiałów. Posłuchaj naszego podcastu o tym, jak usprawnić działalność firmy dzięki komunikacji wewnętrznej, albo zapoznaj się z naszą najnowszą listą najlepszego oprogramowania do komunikacji z pracownikami lub oprogramowania i aplikacji do komunikacji.

Możesz także dołączyć do dyskusji w społeczności People Managing People — wspierającej społeczności liderów HR i biznesu, których łączy pasja do budowania organizacji przyszłości.

Dalsze materiały:

• Jak podnieść rolę HR do rangi strategicznego partnera biznesu
• Jak lepiej słuchać — spojrzenie na różne poziomy słuchania
• 5 strategii, metod i najlepszych praktyk słuchania pracowników
• 8 skutecznych sposobów na uzyskanie opinii pracowników (+ zalety i wady)
• 18 najlepszych podcastów o komunikacji wewnętrznej.