Jak wdrożyć niezależnych wykonawców: przewodnik dla HR

• Zgodność z przepisami
• Zwiększanie produktywności
• Budowanie silnych relacji zawodowych
• Zapewnianie spójnych doświadczeń.

Właściwe wdrażanie pomaga wykonawcom zrozumieć ich role, dostosowuje ich działania do celów firmy oraz zapewnia im narzędzia i informacje potrzebne do osiągnięcia sukcesu od pierwszego dnia. 

Kwestie prawne i zgodność z przepisami

Podczas zawierania umowy z wykonawcą należy zebrać wszystkie wymagane dokumenty prawne. Najlepiej przygotować listę kontrolną dokumentów odpowiednich z punktu widzenia lokalnych i krajowych przepisów dotyczących wykonawcy, a także przepisów obowiązujących w firmie. 

Podczas gromadzenia i bezpiecznego przechowywania danych wykonawcy warto odświeżyć wiedzę na temat odpowiednich przepisów dotyczących prywatności oraz przekazać wykonawcy zasady obowiązujące w firmie. Pozwoli to uniknąć problemów prawnych związanych z regulacjami takimi jak europejskie ogólne rozporządzenie o ochronie danych (GDPR).

W umowach z wykonawcami należy jasno opisać różne kwestie prawne i związane ze zgodnością z przepisami. Umowa powinna również określać jasne oczekiwania dotyczące danej roli oraz ustalać warunki dotyczące między innymi własności intelektualnej, harmonogramu płatności, zasad obowiązujących w firmie i zakresu prac wykonawcy.

Klasyfikowanie wykonawców a pracowników

Błędne zaklasyfikowanie pracowników jako niezależnych wykonawców może prowadzić do znaczących kar.

Według IRS firmy muszą uwzględniać kontrolę nad sposobem wykonywania pracy, kontrolę finansową oraz rodzaj relacji przy ustalaniu statusu pracownika. 

Właściwa klasyfikacja wykonawców i pracowników zapewnia zgodność z przepisami prawa pracy i regulacjami podatkowymi, chroniąc firmę przed grzywnami i postępowaniami prawnymi.

Umowy i porozumienia

Umowy z niezależnymi wykonawcami powinny jasno określać zakres prac, warunki płatności, zasady poufności oraz klauzule o zakazie konkurencji.

Jeśli tworzysz różne rodzaje umów lub korzystasz z jednej umowy dla wielu różnych ról, oprogramowanie do zarządzania umowami może okazać się niezwykle wartościowym narzędziem upraszczającym tę pracę. Może w tym również pomóc sztuczna inteligencja w zarządzaniu umowami.

Przykładowo umowa może stanowić, że grafik przygotuje pięć materiałów marketingowych miesięcznie, a płatności będą realizowane co dwa tygodnie po otrzymaniu faktury. Uwzględnienie tych szczegółów pomaga zarządzać oczekiwaniami i zapewnia ochronę prawną obu stronom.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Dokumentacja podatkowa

W Stanach Zjednoczonych niezależni wykonawcy muszą wypełnić formularz W-9, który zawiera wymagane informacje podatkowe. Pod koniec roku firma będzie musiała wystawić formularz 1099-NEC do celów sprawozdawczości podatkowej. 

Zapewnienie dokładnej i terminowej dokumentacji podatkowej pomaga uniknąć komplikacji w sezonie podatkowym oraz zapewnia zgodność z wymaganiami IRS.

Jak przeprowadzić wdrażanie niezależnego wykonawcy

Po podjęciu decyzji o rozpoczęciu współpracy z wykonawcą właściwy proces wdrażania należy dostosować do charakteru tej relacji. Poziom wsparcia i zaangażowania wymagany od wykonawcy powinien być zgodny z zakresem i częstotliwością prac, które będzie wykonywać dla firmy. 

Oto kilka typowych kroków, które należy wykonać podczas wdrażania nowego wykonawcy. 

Zbierz niezbędne informacje

Zbierz od wykonawców niezbędne informacje i dokumenty, takie jak dokument tożsamości, dane kontaktowe, informacje bankowe do płatności oraz dane dotyczące płatności w formularzu wdrożeniowym. 

Zbierz niezbędne formularze podatkowe na potrzeby zgodności procesu wdrożenia i prowadzenia dokumentacji, a następnie zapisz te informacje w swoim systemie płacowym dla wykonawców, aby zapewnić sprawną obsługę administracyjną i konfigurację płatności.

Powiązany artykuł: Jak rozwiązać typowe problemy z wynagrodzeniami wykonawców

Skonfiguruj systemy płatności

Systemy i harmonogramy płatności mogą się różnić w przypadku poszczególnych wykonawców, zwłaszcza jeśli wypłacasz wynagrodzenia międzynarodowym wykonawcom. 

Podczas wdrażania nowego wykonawcy upewnij się, że zespół płacowy otrzymał niezbędne dane dotyczące płatności, w tym preferowane metody płatności, takie jak przelew bezpośredni, kryptowaluta lub internetowe platformy płatnicze. 

Przedstaw proces fakturowania, określając, kiedy i w jaki sposób wykonawca powinien przesyłać faktury. Możesz na przykład wymagać, aby faktury były przesyłane do 25. dnia każdego miesiąca, a płatność była realizowana do 1. dnia miesiąca.

Zapewnij dostęp do narzędzi i systemów

Zapewnij wykonawcom dostęp do niezbędnych narzędzi, oprogramowania i systemów. Może to obejmować oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak Asana lub Trello, platformy komunikacyjne, takie jak Slack, oraz wszelkie narzędzia związane z ich pracą.

Zapewnienie im dostępu do tych zasobów od samego początku pozwala im od razu sprawnie rozpocząć pracę.

Włączanie wykonawców do zespołu

W miarę realizacji programu obejmującego pierwsze 30, 60 i 90 dni coraz ważniejsze staje się, aby wykonawcy wypracowali rytm pracy z zespołami i menedżerami, którym podlegają. 

Aby zapewnić sprawny przebieg tego procesu, poniższa grafika przedstawia kilka sposobów, które mogą im w tym pomóc. 

Szkolenia i rozwój

Szkolenie wstępne i orientacja, które mają pomóc wykonawcom szybko wdrożyć się w pracę, powinny obejmować sesje dotyczące następujących kwestii:  

• Oprogramowanie używane w firmie
• Przegląd procesów
• Przedstawienie kluczowych członków zespołu. 

Celem jest stworzenie podstaw udanej współpracy.

Ocena wyników pracy wykonawców

Należy ustalić wskaźniki wydajności i KPI dla wykonawców, tak jak w przypadku każdego innego pracownika, nawet jeśli wskaźniki te mogą być nieco inne. 

Możesz na przykład wyznaczyć cele dotyczące czasu realizacji projektów, ocen jakości pracy i przestrzegania terminów.

Jasne wskaźniki stanowią podstawę oceny wyników pracy i zapewniają, że wykonawcy spełniają Twoje standardy.

Przeprowadzanie ocen wyników pracy

Regularnie przeprowadzaj oceny wyników pracy, aby przekazywać konstruktywną informację zwrotną. Oceny te mogą odbywać się co kwartał lub dwa razy w roku, w zależności od długości i zakresu umowy. 

Omów osiągnięcia i obszary wymagające poprawy oraz wyznacz cele dotyczące przyszłych wyników pracy.

Rozwiązywanie problemów i uwzględnianie obaw

Jeśli wyniki pracy wykonawcy są niezadowalające, przeprowadź szczerą rozmowę, aby zidentyfikować przyczynę problemu i opracować plan poprawy, jeśli uważasz, że wnosi on wartość do firmy i chcesz kontynuować z nim współpracę. 

Ostatecznie jedną z korzyści współpracy z wykonawcami jest możliwość ciągłego ponownego oceniania potrzeby dalszej współpracy z nimi oraz zakończenia relacji w naturalny i uporządkowany sposób, zamiast przeprowadzania zwolnienia grupowego. 

Najlepsze praktyki zapewniające sprawny proces wdrożenia

Najważniejszą rzeczą, którą należy zrobić podczas opracowywania dostosowanego do potrzeb procesu wdrożenia wykonawcy, jest stworzenie listy kontrolnej wdrożenia inspirowanej bardziej ustandaryzowanymi procesami wdrażania pracowników. 

Poza listą kontrolną warto pamiętać jeszcze o kilku innych kwestiach.

Wykorzystaj technologię i usługi w procesie wdrażania

Korzystaj z narzędzi i oprogramowania, aby usprawnić proces wdrażania. Platformy takie jak Gusto do obsługi płac i HR, DocuSign do umów oraz Trello do zarządzania zadaniami mogą uprościć zadania administracyjne i zwiększyć efektywność.

Istnieją narzędzia zaprojektowane specjalnie po to, aby Ci w tym pomóc — od oprogramowania do wdrażania po narzędzia do zarządzania wydajnością. 

Jeśli współpracujesz z renomowanym pracodawcą formalnym lub globalnym dostawcą usług HR, powinien on również być w stanie pomóc Ci w zadaniach związanych z wdrażaniem. 

Decyzję o skorzystaniu z oprogramowania lub usługodawcy, z których wielu korzysta z wiodących narzędzi programowych, należy podjąć na podstawie budżetu, zakresu usług HR, które chcesz zlecić na zewnątrz, oraz częstotliwości zapotrzebowania. 

Stwórz ścieżkę ciągłego doskonalenia

Stale udoskonalaj proces wdrażania na podstawie opinii i zmieniających się potrzeb. Regularnie zbieraj od wykonawców opinie na temat ich doświadczeń związanych z wdrażaniem i w razie potrzeby wprowadzaj zmiany. 

Rzeczywistość nieustannie się zmienia, a wraz ze wzrostem liczby niezależnych wykonawców przepisy dotyczące świadczeń zdrowotnych i wynagrodzeń zmieniają się równie szybko jak konkurencyjne warunki rekrutacji. 

Najważniejsze wnioski

• Skuteczne wdrażanie niezależnych wykonawców zapewnia jasność, zgodność z przepisami i efektywność. Ten uporządkowany proces pomaga wykonawcom zrozumieć ich role, dopasowuje ich do celów firmy oraz zapewnia narzędzia i informacje potrzebne do osiągnięcia sukcesu od pierwszego dnia.
• Wdrażanie wykonawców obejmuje zebranie niezbędnych dokumentów prawnych, zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi prywatności oraz jasne określenie oczekiwań w umowach z wykonawcami. Pomaga to zapobiegać problemom prawnym i chroni zarówno firmę, jak i wykonawcę.
• Proces wdrażania powinien obejmować przedstawienie wykonawców członkom zespołu, ustanowienie kanałów komunikacji oraz przekazanie informacji o kulturze firmy. Ponadto określenie wskaźników wydajności i przeprowadzanie regularnych ocen zapewnia, że wykonawcy spełniają standardy i skutecznie przyczyniają się do rozwoju firmy.

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi trendami i najlepszymi praktykami dotyczącymi zatrudniania niezależnych wykonawców? Zapisz się do newslettera People Managing People, aby otrzymywać najnowsze informacje od ekspertów ds. rekrutacji i doświadczeń pracowników.