Jak zbudować bazę kandydatów: przewodnik w 5 krokach
Bazy danych kandydatów to doskonałe narzędzia pozwalające skrócić czas i obniżyć koszty zatrudnienia, znaleźć większą liczbę wykwalifikowanych kandydatów oraz usprawnić efektywność organizacji.
Jeśli chcesz wdrożyć w praktyce rozwiązanie w postaci bazy danych kandydatów do rekrutacji, chętnie Ci pomogę!
W tym artykule omówimy, jak od podstaw zbudować i prowadzić bazę danych kandydatów — zarówno w firmach, jak i agencjach — oraz przedstawimy wiele wskazówek i przykładów z życia.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Czym jest baza danych kandydatów?
Bazy danych kandydatów służą do przechowywania informacji o kandydacie, takich jak dane kontaktowe, CV, notatki itp., a także do budowania z nim relacji i zatrudniania go w przyszłości na różnych stanowiskach.
Możesz korzystać z dwóch rodzajów systemów baz danych HR:
- Wbudowane bazy danych: Możesz przeglądać i zarządzać informacjami o kandydatach, gdy publikujesz ofertę pracy na platformie takiej jak LinkedIn lub Indeed. Są to niewielkie bazy danych kandydatów przeznaczone dla konkretnych aplikacji.
- Scentralizowane bazy danych: Scentralizowana baza danych pracowników gromadzi kandydatów z wielu źródeł, takich jak zgłoszenia przychodzące, wyszukiwanie kandydatów, polecenia, wydarzenia offline itp. Z takich rozwiązań korzystają duże firmy i agencje pracy.
Scentralizowane bazy danych są droższe, ale oferują znacznie bardziej zaawansowane funkcje niż bazy wbudowane, takie jak możliwość wyszukiwania, historia komunikacji, widoczność lejka rekrutacyjnego, automatyczne porządkowanie danych i integracje z innymi aplikacjami. Najważniejsze jest jednak to, jak korzystasz z bazy danych.
Według Kirsi Maharaj, liderki ds. ludzi i kultury oraz konsultantki ds. rekrutacji, istnieją dwa podejścia do korzystania z baz danych kandydatów:
- Transakcyjne: Dodajesz do bazy danych wszystkich kandydatów ubiegających się o pracę.
- Budowanie relacji: Wybierasz osoby, które trafiają do bazy danych, a następnie budujesz z nimi długoterminowe relacje. Z tego podejścia zwykle korzystają agencje pracy. Prowadzę agencję rekrutacyjną i staram się rozmawiać z kandydatami, aby dowiedzieć się o nich więcej, poznać ich osobowość, a następnie dodawać odpowiednie osoby do bazy danych w naszym oprogramowaniu dla agencji rekrutacyjnych.
Korzyści z bazy danych kandydatów
Skoro wiesz już, „czym” jest baza danych kandydatów, przyjrzyjmy się temu, „dlaczego” jej potrzebujesz.
Pierwszą zaletą jest to, że może znacznie ułatwić wyszukiwanie kandydatów.
Nawet przy użyciu specjalistycznego oprogramowania do wyszukiwania kandydatów znalezienie odpowiednich osób może być frustrującym i czasochłonnym procesem, a nawiązanie kontaktu z kimś, kto nie zna Cię wcześniej, jest zawsze trudniejsze niż z osobą świadomą Twojego istnienia.
Dlatego posiadanie bazy kandydatów, o których masz już informacje i z którymi łączy Cię pewna relacja, jest oczywistym rozwiązaniem.
Być może ktoś przeszedł większość procesu rekrutacyjnego, ale z jakiegoś powodu ostatecznie nie dołączył do firmy. Może brakowało mu doświadczenia w określonym obszarze, a inna osoba miała lepsze kwalifikacje.
Nadal masz jednak wiele informacji na jego temat i miejmy nadzieję, że zapewniłeś mu świetne doświadczenie, więc gdy w przyszłości pojawi się odpowiednia rola, możesz ponownie się z nim skontaktować.
Drugą, ściśle powiązaną zaletą jest ogólna oszczędność zasobów, ponieważ poświęcisz mniej czasu na wyszukiwanie kandydatów, a także zmniejszysz zależność od innych kosztownych rozwiązań, takich jak agencje rekrutacyjne, portale z ofertami pracy i LinkedIn.
Kolejną zaletą jest możliwość udoskonalenia procesu rekrutacyjnego. Oprogramowanie do analityki rekrutacyjnej może dostarczyć cennych informacji, które pozwolą lepiej zoptymalizować stosowane strategie.
Gaurav Bhardwaj, lider ds. rekrutacji w Innovaccer, uważa, że „bazy danych kandydatów są doskonałym źródłem szczegółowych analiz i raportów. Możesz odpowiednio dostosować swój proces rekrutacyjny. Możesz na przykład określić źródła, które prowadzą do pozyskania kandydatów najwyższej jakości, i skupić się na nich, ograniczając jednocześnie korzystanie z pozostałych”.
Osobiście w mojej agencji zauważyłem, że najlepszych kandydatów pozyskuję ze społeczności związanych z branżą, takich jak grupy na Slacku i subreddity w serwisie Reddit. Publikowanie tam ofert pracy jest często bezpłatne, a źródła te nie są jeszcze wykorzystywane w takim stopniu jak Indeed czy LinkedIn.
Dane z bazy kandydatów umożliwiły mi to ustalić.
Jak zbudować i prowadzić bazę danych kandydatów
Zanim przejdziemy do szczegółów dotyczących budowania bazy danych kandydatów, musimy omówić temat, o którym powinno mówić się częściej: przygotowanie uzasadnienia biznesowego dla utworzenia bazy danych kandydatów.
Wiesz, że Twoja organizacja musi zainwestować w bazę danych. Nie stanie się to jednak, dopóki nie przedstawisz tego pomysłu kadrze kierowniczej.
A jedyny język, który rozumieją, to liczby!
W swojej poprzedniej firmie Kirsi zauważa, że wydali ponad $150,000 na opłaty dla rekruterów. Gdyby przeznaczyli te środki na bazę danych, zmniejszyliby swoją zależność od LinkedIn, agencji itp. i odnotowaliby poprawę w zakresie kluczowych wskaźników efektywności rekrutacji.
Bum! Jej dyrektor generalny zatwierdził inwestycję w zaawansowany system bazy danych kandydatów!
W porządku, zbudujmy teraz naszą bazę danych!
Krok pierwszy: ustalenie, jakich narzędzi użyć
Bazy danych kandydatów mogą być od niezwykle prostych po niewiarygodnie złożone. Można je wdrażać na różne sposoby.
Korzystam z systemu śledzenia kandydatów (ATS) o nazwie Zoho Recruit do publikowania ofert pracy, przyjmowania aplikacji i przechowywania danych potencjalnych kandydatów.
Na rynku dostępnych jest również wiele systemów CRM do rekrutacji, a nawet platform marketingu rekrutacyjnego, które oferują podobną usługę i pomogą w marketingu rekrutacyjnym.
Jeśli naprawdę masz ograniczony budżet, możesz rozważyć użycie Arkusza Google jako bazy danych kandydatów, ale nie polecałbym tego rozwiązania. Korzystanie z niego na większą skalę jest czasochłonne, będziesz potrzebować osobnego oprogramowania do automatyzacji rekrutacji, a także nie oferuje ono dodatkowych narzędzi, które są dostępne w dedykowanym oprogramowaniu rekrutacyjnym.
Jeśli jednak Twój budżet jest ograniczony, oprogramowanie rekrutacyjne zaprojektowane dla małych firm jest zazwyczaj bardziej przystępne cenowo, a z pewnością bardziej zaawansowane niż Arkusze Google lub Excel.
Krok drugi: gromadzenie danych kandydatów
Dane kandydatów możesz dodawać do swojej bazy z różnych źródeł. Aplikacje na oferty pracy, polecenia, wyszukiwanie kandydatów i kontaktowanie się z nimi, CV otrzymane od agencji, portale z ofertami pracy itp. to tylko niektóre z popularnych źródeł.
Im dalej dana osoba przechodzi przez proces rekrutacyjny, tym więcej informacji na jej temat będziesz mieć, dlatego zadbaj o ich prawidłowe rejestrowanie i przechowywanie.
Jedną z „sekretnych” wskazówek, które stosuję, aby pozyskiwać biernych kandydatów, jest tworzenie „otwartych aplikacji” na stronie kariery mojej firmy. Dzięki temu ludzie mogą przesyłać swoje dane nawet wtedy, gdy nie ma otwartych stanowisk, a informacje te mogą trafić do Twojej bazy danych.
Aby pomóc Ci to skonfigurować, poszukaj systemu rekrutacyjnego oferującego przyjazne dla użytkownika narzędzia do zarządzania portalami z ofertami pracy.
Krok trzeci: higiena danych
Higiena danych ma kluczowe znaczenie dla korzystania z bazy danych rekrutacyjnych. Zbyt duża ilość danych lub ich nieprawidłowe zarządzanie utrudni znalezienie odpowiednich kandydatów i wyciąganie wniosków.
Najpierw określ ścisłe kryteria dotyczące tego, kto może trafić do Twojej bazy danych. Na przykład do bazy mogą trafiać wyłącznie nowi kandydaci, którzy spełniają wszystkie wymagania określone w ofercie pracy, albo tylko osoby, które wykonały projekt próbny itp.
Następnie należy okresowo sprawdzać, czy wszystkie pola są wypełnione i czy zastosowano właściwy typ danych. Upewnij się również, że CV kandydatów i ich dane kontaktowe są aktualne.
Przeszkolenie pracowników organizacji w tym zakresie jest niezbędne, ponieważ pola i dane z bazy służą do monitorowania i raportowania.
Na koniec warto oznaczać kandydatów na podstawie ich umiejętności lub innych cech, aby późniejsze przeprowadzanie zapytań logicznych (pytań typu tak/nie) i wyszukiwania zaawansowanego było łatwiejsze.
Najlepsze certyfikaty HRIS zapewniają niezbędne umiejętności do organizowania baz danych kandydatów i efektywnego korzystania z nich.
Krok czwarty: zachowanie zgodności z przepisami
Przetwarzanie danych użytkowników to bardzo wrażliwy temat. Nieprawidłowe postępowanie może prowadzić do wysokich kar.
Jeśli w Twojej bazie znajdują się kandydaci z UE lub Wielkiej Brytanii, musisz przestrzegać RODO, a w przypadku mieszkańców Kalifornii — CCPA.
Zawsze musisz uzyskać zgodę kandydatów przed dodaniem ich danych, zapewnić możliwość usunięcia informacji na żądanie oraz usuwać ich dane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Na przykład w Kanadzie dane kandydata muszą zostać usunięte co dwa lata.
Krok piąty: regularne utrzymywanie kontaktu z kandydatami
Regularne kontaktowanie się z kandydatami w odpowiedni sposób to najlepszy sposób na budowanie z nimi relacji. Oto kilka metod, które możesz wykorzystać:
- Dodaj ich do firmowych biuletynów i udostępniaj im istotne informacje, takie jak aktualizacje dotyczące firmy, historie pracowników itp.
- Organizuj wydarzenia stacjonarne i webinary
- Przeprowadzaj ankiety na różnych etapach procesu rekrutacyjnego, aby utrzymać ich zaangażowanie i gromadzić dane
- Organizuj rozmowy networkingowe z najbardziej obiecującymi kandydatami, zwłaszcza z osobami na stanowiskach wyższego szczebla
Dodaję obiecujących kandydatów do niektórych moich grup na Slacku, aby pozostawać z nimi w kontakcie. Jest to szybsze i wygodniejsze niż poczta elektroniczna, a także prowadzi do bardziej spersonalizowanych doświadczeń kandydatów.
Możesz również kontaktować się z kandydatami co 6 - 12 miesięcy, wykorzystując GDPR jako pretekst.
Podsumowanie
Baza danych kandydatów jest niezbędnym elementem zestawu narzędzi rekrutacyjnych. Najlepsze jest to, że jej utworzenie jest dość łatwe, a do dyspozycji jest wiele narzędzi, które mogą w tym pomóc.
Pamiętaj, że samo posiadanie bazy danych nie wystarczy. Liczy się sposób, w jaki z niej korzystasz. To świetne narzędzie, które pozwala zmniejszyć stres związany z pracą i poprawić wskaźniki KPI.
