Oprogramowanie do zarządzania personelem: rodzaje & najważniejsze funkcje

Czym jest zarządzanie personelem?

Zarządzanie personelem (WFM) odnosi się do praktyki strategicznego przydzielania, monitorowania i optymalizowania najważniejszego zasobu organizacji: jej pracowników. 

Skuteczne zarządzanie personelem gwarantuje, że odpowiedni pracownicy — dysponujący odpowiednimi zestawami umiejętności — są dostępni we właściwym czasie, aby spełniać wymagania swoich stanowisk.

Chociaż każda organizacja ma własne priorytety, efektywne wykorzystywanie zasobów jest jednym z celów wspólnych dla większości firm.  

Dlaczego zarządzanie personelem jest ważne?

Niezależnie od tego, czy Twoje miejsce pracy to ugruntowane środowisko korporacyjne, rozwijający się startup czy firma zatrudniająca pracowników zmianowych, zarządzanie personelem jest niezbędnym elementem strategii zarządzania przedsiębiorstwem.

Skuteczne zarządzanie personelem, wspierane przez oprogramowanie do optymalizacji personelu, pomaga organizacjom utrzymać możliwie najwyższą produktywność i efektywność kosztową personelu.

Niespójne zasady dotyczące personelu oraz niewystarczające egzekwowanie tych zasad mogą prowadzić do takich problemów jak:

• Niedobory kadrowe
• Zbędni pracownicy
• Pracownicy o niewystarczających kwalifikacjach
• Wyższe koszty projektów
• Opóźnienia w realizacji projektów 
• Naruszenia przepisów
• Możliwe do uniknięcia nadgodziny
• Incydenty związane z bezpieczeństwem w miejscu pracy 
• Pracownicy o niskim poziomie zaangażowania
• Niskie morale pracowników lub wypalenie zawodowe
• Wysoka rotacja pracowników.

W związku z tym planowanie personelu jest kluczowym aspektem zarządzania talentami, pomagając specjalistom ds. zasobów ludzkich:

• Optymalizować produktywność pracowników
• Zapewniać efektywne obsadzenie projektów 
• Usprawniać zarządzanie efektywnością
• Podnosić kwalifikacje pracowników zgodnie z potrzebami
• Wcześnie rozwiązywać problemy kadrowe
• Uzyskiwać dokładny obraz kosztów pracy 
• Ograniczać ryzyko organizacyjne 
• Promować bezpieczeństwo w miejscu pracy
• Przestrzegać przepisów prawa i regulacji dotyczących miejsca pracy
• Wdrażać inicjatywy związane z planowaniem sukcesji
• Poprawiać zaangażowanie pracowników i ograniczać rotację.

Proces zarządzania personelem

U podstaw procesu zarządzania personelem leży identyfikowanie kluczowych priorytetów strategicznych organizacji i odpowiednie przydzielanie zasobów. Wymaga to przewidywania potencjalnych problemów związanych z zasobami ludzkimi oraz podejmowania działań mających na celu utrzymanie efektywności i uniknięcie zobowiązań. 

Proces zarządzania personelem obejmuje takie zadania jak:

• Dostosowanie strategiczne
• Prognozowanie zapotrzebowania 
• Planowanie pracy pracowników
• Ewidencjonowanie czasu pracy 
• Śledzenie obecności
• Analiza danych
• Wzmacnianie pozycji pracowników
• Zarządzanie umiejętnościami
• Obsługa zgłoszeń HR
• Zarządzanie płacami
• Określanie zakresu i budżetu projektu 
• Zarządzanie zadaniami.

Jest wiele kwestii do omówienia! 

Dobra wiadomość jest taka, że wszystkie te działania można usprawnić i zautomatyzować za pomocą oprogramowania do zarządzania personelem. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Czym jest oprogramowanie do zarządzania personelem?

Oprogramowanie do zarządzania personelem (WFM) to narzędzie, które umożliwia organizacjom porządkowanie zasad dotyczących personelu oraz automatyzację wielu zadań i procesów w systemie zarządzania personelem. 

Pozwala to specjalistom ds. zasobów ludzkich skuteczniej zarządzać siłą roboczą, efektywniej gospodarować czasem pracowników i ostatecznie osiągać cele organizacji przy mniejszym nakładzie pracy.   

Jakie są korzyści z oprogramowania do zarządzania personelem?

Niektóre kluczowe korzyści z oprogramowania do zarządzania personelem obejmują ułatwienie kierownictwu usprawniania harmonogramów, zarządzania obecnością i ewidencją czasu pracy, śledzenia produktywności, optymalizacji zarządzania wydajnością, realizacji operacji płacowych, zapewnienia zgodności z przepisami oraz promowania bezpieczeństwa pracowników. 

Jeśli zostanie prawidłowo wdrożone i wykorzystywane, odpowiednie rozwiązanie do zarządzania personelem może pomóc pracodawcom:

• Automatyzować zadania wykonywane ręcznie, aby oszczędzać czas, usuwać wąskie gardła i ograniczać liczbę błędów.
• Gromadzić dokładne i aktualne dane o personelu oraz podejmować lepsze decyzje na podstawie analizy danych w czasie rzeczywistym.
• Wdrażać wielokanałowe zarządzanie personelem, aby zapewnić większy dostęp do hybrydowego lub mobilnego zespołu. 
• Poprawiać efektywność współpracy między zespołami, aby usprawniać współpracę i zaangażowanie pracowników, jednocześnie eliminując silosy i ograniczając dublowanie pracy.
• Obniżać koszty operacyjne (wynikające z nadmiernego zatrudnienia, nadgodzin i outsourcingu) dzięki dokładniejszemu prognozowaniu i przydzielaniu zasobów. Zaawansowane rozwiązania WFM mogą nawet aktualizować budżety na podstawie zmian w harmonogramach.
• Optymalizować obsługę klienta dzięki kierowaniu opartemu na umiejętnościach, które łączy klientów z właściwym specjalistą centrum kontaktowego
• Rozkładać obciążenie administracyjne dzięki portalom samoobsługowym dla menedżerów i pracowników, które zapewniają użytkownikom dostęp do wybranych funkcji

• Poprawiać dokładność naliczania płac poprzez automatyczne uzgadnianie ewidencji czasu pracy, płatnych urlopów, zarejestrowanych nadgodzin itp., ograniczając liczbę błędów ludzkich, które mogą wynikać z ręcznego wprowadzania danych i wykonywania obliczeń. 
• Proaktywnie oznaczać i rozwiązywać problemy z harmonogramami z wyprzedzeniem, konsultując dane dotyczące harmonogramów pracowników w czasie rzeczywistym i wprowadzając zmiany, aby uniknąć problemów, takich jak niedobór personelu. Najlepsze oprogramowanie do zarządzania personelem umożliwia nawet menedżerom tworzenie inteligentnych harmonogramów poprzez filtrowanie według działu, projektu, stanowiska lub lokalizacji.
• Prowadzić dokładną i szczegółową dokumentację, która pomaga wykazać zgodność z przepisami w przypadku audytu. 

Jakie są rodzaje oprogramowania do zarządzania personelem?

Dostępna jest szeroka gama różnych narzędzi WFM. Niektóre z nich to samodzielne produkty oferujące jedną lub więcej funkcji wymienionych poniżej, podczas gdy inne zapewniają bardziej kompleksowe, zintegrowane rozwiązanie.

• Oprogramowanie do planowania pracy
• Oprogramowanie do ewidencji obecności
• Narzędzia do zarządzania projektami (Kanban itp.) i komunikacji
• Oprogramowanie do ewidencji czasu pracy
• Rozwiązania do zarządzania nieobecnościami
• Oprogramowanie płacowe
• Narzędzia do angażowania pracowników
• Narzędzia do zarządzania relacjami z klientami
• Rozwiązania do obsługi zgłoszeń dotyczących obsługi klienta i wsparcia
• Oprogramowanie do śledzenia incydentów związanych z bezpieczeństwem w miejscu pracy.

Duże organizacje mogą potrzebować oprogramowania do zarządzania personelem w przedsiębiorstwie, zaprojektowanego do koordynowania tych funkcji w złożonych lub rozproszonych zespołach pracowników.

Jakie są najważniejsze funkcje oprogramowania do zarządzania personelem?

Najlepsze rozwiązania do zarządzania personelem pozwalają nowoczesnym firmom organizować i śledzić wszystkie działania związane z utrzymaniem odpowiednio licznego, opłacalnego i produktywnego zespołu pracowników. 

Istnieją różne opcje cenowe oprogramowania do zarządzania personelem, które odblokują dostęp do większej liczby użytkowników i/lub różnych funkcji.

Poniżej przedstawiono niektóre z najważniejszych funkcji, na które należy zwrócić uwagę podczas wyboru oprogramowania do zarządzania personelem.

Prognozowanie zapotrzebowania na pracowników

Przyzwoite rozwiązanie WFM powinno pomagać w wykrywaniu trendów i prognozowaniu czynników wpływających na zapotrzebowanie na pracowników i ich dostępność, takich jak zmieniające się harmonogramy projektów, sezonowe zmiany dostępności pracowników, wahania popytu konsumentów/klientów i inne. Przewidując te scenariusze, można lepiej planować budżety pracownicze i efektywniej przydzielać pracowników. 

Inteligentne planowanie grafiku

Każde wartościowe narzędzie do zarządzania personelem powinno oferować inteligentne funkcje planowania, które pozwalają menedżerom wybierać pracowników do zmian lub projektów na podstawie takich kryteriów jak dostępność, umiejętności, koszt, doświadczenie, preferencje, lokalizacja i inne. Narzędzia do planowania zmian powinny również zapewniać pracownikom samoobsługowy dostęp, umożliwiając im wymianę zmian między sobą, aby zapewnić pełne obsadzenie zmian. Niektóre narzędzia mogą również zawierać funkcje wykorzystujące AI w zarządzaniu personelem i planowaniu.

Ewidencjonowanie czasu pracy

Narzędzie do zarządzania personelem powinno oferować integrację z urządzeniami i narzędziami do ewidencjonowania czasu pracy, takimi jak skanery dostępu, oprogramowanie do ewidencjonowania czasu pracy w chmurze, kioski, urządzenia kasowe (POS), aplikacje mobilne lub internetowe karty czasu pracy, aby rejestrować dane dotyczące czasu pracy i automatycznie je przetwarzać na potrzeby dokładnego zarządzania płacami. Kolejną zaletą oprogramowania do ewidencjonowania czasu pracy są alerty dotyczące nadgodzin, które stanowią kolejną przydatną funkcję zapewniającą pracodawcom większą kontrolę nad zatwierdzaniem i przydzielaniem nadgodzin.

Zarządzanie obecnością i nieobecnościami

Oprogramowanie do zarządzania personelem powinno śledzić obecność pracowników, automatyzować zatwierdzanie wniosków o czas wolny oraz uzgadniać nieobecności pracowników z zasadami firmy dotyczącymi urlopów (takich jak płatny czas wolny (PTO)) i przepisami rządowymi.   

Analiza danych i raportowanie

Większość narzędzi do zarządzania personelem zapewnia użytkownikom dostęp do danych dotyczących pracowników w czasie rzeczywistym za pośrednictwem konfigurowalnych pulpitów nawigacyjnych. Ułatwia to wykrywanie potencjalnych problemów z planowaniem lub obsadą oraz ich rozwiązywanie, zanim staną się rzeczywistymi problemami.

Najlepsze narzędzia do zarządzania personelem i analizy danych dotyczących pracowników umożliwiają również użytkownikom generowanie raportów z wykorzystaniem określonych parametrów, usprawniając analizę biznesową i planowanie zatrudnienia dzięki analizie danych historycznych. 

Mobilne zarządzanie personelem

Narzędzia WFM oferujące dostęp za pośrednictwem urządzeń mobilnych ułatwiają zarządzanie grafikami i obsadzanie zmian w dowolnym miejscu, pomagając zapewnić optymalną obsadę nawet w sytuacjach awaryjnych. To tylko niektóre z wielu zalet mobilnego oprogramowania do zarządzania personelem.

Samoobsługa pracowników 

Pakiet lub narzędzie do zarządzania personelem powinno w idealnym przypadku zapewniać portal samoobsługowy dla pracowników, który pozwala im szybko wprowadzać własne dane, gdy tylko jest to możliwe, aby odciążyć dział HR i ograniczyć liczbę błędów. 

Zaawansowane integracje z narzędziami biznesowymi

Wybrane rozwiązanie WFM powinno bezproblemowo współpracować z oprogramowaniem HR i narzędziami biznesowymi, z których Twoja organizacja już korzysta. Jest to szczególnie ważne, jeśli nie masz kompleksowego pakietu do zarządzania personelem i korzystasz z różnych wyspecjalizowanych narzędzi.

Odpowiednie oprogramowanie znacznie usprawni i ułatwi proces wdrażania, śledzenia oraz doskonalenia systemu zarządzania personelem. 

Zadowoleni pracownicy są kluczem do sukcesu firmy

Skuteczne zarządzanie pracownikami powinno dążyć zarówno do zapewnienia pracownikom zadowolenia, jak i do zaspokojenia strategicznych potrzeb firmy.

Firmy, które opanują ten aspekt swojej działalności, będą bardziej wydajne, innowacyjne i odporne.

Technologia jest zalecana dla wszystkich firm z wyjątkiem najmniejszych. Aby ułatwić Ci rozpoczęcie, zapoznaj się z naszą krótką listą najlepszego oprogramowania do zarządzania pracownikami oraz naszymi rekomendacjami dotyczącymi oprogramowania do ewidencji czasu pracy i obecności, które pomoże skutecznie zarządzać czasem pracy i obecnością pracowników oraz je optymalizować.

Powiązany artykuł: Najlepsze oprogramowanie do zarządzania urlopami i śledzenia PTO