Um HRMS (sistema de gestão de recursos humanos) é um software que ajuda a simplificar tarefas de RH, como o processamento salarial, a gestão de benefícios, o recrutamento e o acompanhamento do desempenho. Neste artigo, vou explicar o que é um HRMS, como funciona e mostrar exatamente como pode tornar os seus processos de RH mais simples e eficientes.
O que é um HRMS?
Um sistema de gestão de recursos humanos (HRMS) é uma aplicação de software utilizada por profissionais de RH na gestão dos recursos humanos, ou seja, das pessoas. Estes sistemas funcionam através da integração de várias funções de RH relacionadas numa única plataforma.
Os sistemas HRMS foram concebidos para apoiar diferentes funções do seu departamento de RH, como a gestão do processamento salarial, o recrutamento, a administração de benefícios, a gestão dos dados dos funcionários, a gestão do desempenho dos funcionários, a formação e o acompanhamento das competências.
Qual é a diferença entre um HRMS e um HRIS?
HRIS é um acrónimo de sistema de informação de recursos humanos e é utilizado como sinónimo de HRMS. A sua utilização remonta à década de 1980, quando as soluções de TI eram habitualmente designadas por sistemas de informação de gestão (MIS). Mais tarde, quando os sistemas de gestão de RH foram atualizados, MIS passou a HRIS.
Atualmente, após uma maior evolução tecnológica do sistema de gestão de RH para além do armazenamento de registos dos funcionários, HRIS é utilizado para descrever sistemas básicos de gestão de RH, enquanto o termo HRMS descreve sistemas com funcionalidades mais avançadas. Para alguém como um analista de HRMS, existe conhecimento transversal útil, mas é necessário ter conhecimentos especializados de cada sistema para ter sucesso na função.
Apesar das principais diferenças entre HRIS e HRMS, os dois termos são frequentemente utilizados como sinónimos para descrever o software de RH utilizado por uma organização para gerir os dados dos funcionários.
História dos HRMS
A história dos sistemas HRMS remonta à década de 1970, quando as empresas procuravam automatizar o processamento salarial e implementar uma melhor gestão da força de trabalho. A utilização de computadores era então limitada e as empresas dependiam da introdução manual de dados para realizar avaliações dos funcionários.
Surgiram os computadores de grande porte, que eram utilizados para calcular deduções e rendimentos dos trabalhadores, acompanhar responsabilidades relacionadas com o processamento salarial e imprimir cheques em papel.
Uma das primeiras empresas a desenvolver um sistema completo de RH foi a PeopleSoft, em 1987. O seu sistema incluía a gestão dos registos dos funcionários, a administração de benefícios, o controlo do tempo e da assiduidade, o recrutamento de funcionários, relatórios de conformidade, o processamento salarial e dados de remuneração. Os profissionais de RH passaram a conseguir automatizar melhor o ciclo de vida dos funcionários e melhorar também as decisões relativas à força de trabalho.
A rápida evolução da utilização da Internet no final da década de 1990 melhorou os processos de RH. Os anúncios de emprego em papel foram rapidamente eliminados e substituídos por bolsas de emprego eletrónicas. A gestão do processamento salarial tornou-se totalmente eletrónica até ao ano 2000, quando o autoatendimento dos funcionários e as ferramentas de depósito direto se generalizaram.
Os serviços de RH alojados na nuvem surgiram nesta altura e, na década de 2010, este serviço tornou-se generalizado e acessível a organizações de todas as dimensões a preços acessíveis.
Atualmente, os HRMS e os HRIS assumiram um papel dominante e continuam a incorporar as tecnologias mais recentes. Por exemplo, as plataformas HRMS com tecnologia de IA incluem agora análise preditiva integrada e inteligência artificial, ajudando as organizações em tarefas como a deteção de tendências da força de trabalho e a análise de candidatos durante o recrutamento.
Funcionalidades de um HRMS
Um HRMS ajuda a sua função de RH a trabalhar de forma mais eficiente e precisa, mantendo registos seguros e automatizando processos básicos. Um HRMS bem desenvolvido apoiará as equipas de RH nas seguintes áreas:
Gestão do ciclo de vida dos funcionários
O melhor sistema HRMS fornecerá apoio aos funcionários ao longo do seu ciclo de vida profissional, desde a candidatura até à formação contínua, promoções e até à administração de benefícios. A gestão dos funcionários pode também incluir a recolha, o armazenamento e a análise de documentos e dados do pessoal.
Outra funcionalidade popular dos HRMS é o autoatendimento dos funcionários, que permite aos funcionários aceder e atualizar as suas próprias informações, marcar dias de ausência, etc.
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Gestão da força de trabalho
As funcionalidades de gestão da força de trabalho num HRMS ajudam as empresas a gerir eficazmente os horários dos colaboradores, a assiduidade e a distribuição da carga de trabalho. Com automatização e atualizações em tempo real, minimizam conflitos, asseguram o cumprimento da legislação laboral e mantêm a produtividade da força de trabalho. As análises avançadas permitem uma melhor previsão das necessidades de recursos, reduzindo custos e melhorando a eficiência operacional.
Também existem sistemas autónomos de gestão da força de trabalho, caso seja tudo o que necessita.
Envolvimento dos colaboradores
O HRMS pode ajudar a manter os seus colaboradores envolvidos, apoiando a aquisição de novas competências, o desenvolvimento de um percurso profissional e o reconhecimento (ou seja, através de avaliações ou prémios) do seu pessoal. A contratação, o despedimento e a reforma não devem ser as únicas oportunidades para contactar os colaboradores. Um HRMS facilita ciclos de feedback positivo, crescimento contínuo e satisfação pessoal.
Gestão de salários
Uma das principais funções do software HRMS desde a sua criação tem sido a gestão de salários. Através das funções de autosserviço do sistema HRMS, os colaboradores podem alterar deduções opcionais, retenções de impostos e contas de depósito direto, além de consultar os seus recibos de vencimento.
Gestão do desempenho
As plataformas HRMS incluem frequentemente ferramentas para definir objetivos claros para os colaboradores, alinhá-los com os objetivos da empresa e realizar avaliações regulares de desempenho. Estes sistemas fornecem mecanismos estruturados de feedback, ajudando os gestores a identificar pontos fortes e áreas de melhoria em tempo real. Ao promoverem o desenvolvimento contínuo, apoiam o crescimento profissional e garantem que os colaboradores se mantêm envolvidos e motivados.
Planeamento da força de trabalho
Para reter os melhores talentos e melhorar o envolvimento dos colaboradores, a maioria das empresas assume a responsabilidade de otimizar a sua força de trabalho para se manter resiliente durante períodos de mudança (por vezes referido como gestão do capital humano ou planeamento da força de trabalho). Os sistemas HRMS podem fornecer os dados de informação empresarial necessários para perceber o que está a funcionar na sua força de trabalho e o que precisa de ser melhorado.
Vantagens de um HRMS
Os HRMS são considerados um tipo de software de RH central. Ajudam a manter o funcionamento eficiente das empresas atuais. As vantagens de um HRMS incluem:
Poupança de tempo
Os especialistas de RH já não têm de dedicar tanto tempo a atualizações de rotina, como atualizar manualmente as informações dos colaboradores. Os sistemas HRMS capturam e integram com precisão todas as informações no sistema.
Precisão
A elaboração de relatórios financeiros sem erros é uma das muitas vantagens de que as organizações têm podido usufruir através da utilização de sistemas HRMS modernos.
Autosserviço dos colaboradores
As funcionalidades seguras de autosserviço integradas nos sistemas HRMS aumentaram a produtividade. Perde-se menos tempo a consultar profissionais de RH sobre informações que já estão acessíveis nos sistemas HRMS. Por exemplo, os colaboradores podem aceder facilmente a formulários como os W-2 por si próprios e também gerar recibos de vencimento.
Armazenamento centralizado
Todos os dados dos colaboradores são integrados num único local, o que facilita a sua consulta e partilha com apenas alguns cliques. Isto melhora a segurança das informações sensíveis, uma vez que o acesso a diferentes ficheiros e informações pode ser encriptado e protegido por permissões atribuídas.
Relatórios a pedido
Partilhar relatórios com outros departamentos é tão fácil como clicar com o rato do computador. Já não é necessário o trabalho fastidioso de ordenar diferentes folhas de Excel.
Promove uma cultura de autosserviço
Os colaboradores dependem de si próprios para realizar várias tarefas, como gerar recibos de vencimento e formulários W-2.
Melhor gestão de dados
Os profissionais de RH podem consultar e gerir grandes quantidades de dados com a ajuda de uma solução HRMS. Pesquisar, filtrar e elaborar relatórios sobre os dados também se torna muito mais fácil.
Menos sistemas para gerir
Um bom HRMS é suficiente para servir uma organização inteira para uma variedade de finalidades cruciais. Os processos de RH são unificados, em vez de existirem ferramentas separadas para salários, recrutamento, administração de benefícios e muito mais. Compreender a estrutura de custos das soluções HRMS ajuda as organizações a tomar decisões informadas sobre esta abordagem unificada.
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Processos rápidos de integração
Os profissionais de RH podem contar com soluções de automatização da integração que eliminam parte dos encargos administrativos da integração de novos colaboradores sem comprometer o processo de recrutamento.
Segurança do HRMS
A segurança é uma das funcionalidades mais importantes do HRMS que as empresas não devem descurar. O seu HRMS deve dispor de acesso baseado em funções à sua força de trabalho, segmentação do sistema para os vários departamentos, autenticação de dois fatores, encriptação de dados e uma palavra-passe forte com boas políticas de reposição.
Escolher um HRMS
Espero que agora tenha uma boa resposta à pergunta “O que é um sistema HRMS?”, bem como conhecimento das suas funcionalidades e benefícios. Agora está preparado para o passo seguinte: perceber como escolher o melhor sistema HRMS para as suas necessidades.
Felizmente, já fizemos esse trabalho por si. Por isso, consulte a nossa lista dos melhores HRMS ou dos melhores HRMS para pequenas empresas. Estas listas vão ajudá-lo a comparar facilmente os melhores sistemas disponíveis, para identificar a opção que melhor se adapta às suas necessidades.
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