O recrutamento é uma função empresarial crucial que exige uma análise cuidadosa. Se não forem controlados, os custos de recrutamento podem aumentar rapidamente, por isso utilize este guia para os acompanhar de perto e maximizar o retorno do investimento.
O que são os custos de recrutamento?
Os custos de recrutamento referem-se a todas as despesas associadas ao processo de atração, procura, entrevista e contratação de novos colaboradores. Estes custos podem ser diretos ou indiretos e podem variar significativamente dependendo de fatores como o setor de atividade, o nível da posição a preencher e as estratégias de contratação utilizadas.
Quando todos os custos são somados e divididos pelo número de contratações, obtém o custo médio por contratação. Naturalmente, pode fazer uma análise mais detalhada e calcular os custos para uma determinada função ou departamento.
Que fatores são utilizados para calcular os custos de recrutamento?
O cálculo dos custos de recrutamento envolve a consideração de vários fatores, cada um contribuindo para as despesas totais associadas ao processo de contratação. Pode compreender melhor quais os fatores que impulsionam os custos através de uma auditoria de recrutamento.
Eis os principais fatores utilizados no cálculo dos custos de recrutamento:
1. Custos de publicidade e publicação de ofertas de emprego
- Sites e plataformas de emprego: Taxas pagas para publicar ofertas de emprego em plataformas como LinkedIn, Indeed, Glassdoor, entre outras.
- Publicidade nas redes sociais: Custos de promoção de anúncios de emprego em plataformas como Facebook, Twitter e Instagram.
- Imprensa escrita: Despesas de publicidade em jornais, revistas ou outras publicações impressas.
- Manutenção da página de carreiras: Custos associados à manutenção e atualização do site de carreiras da empresa.
2. Honorários de agências de recrutamento
- Comissões das agências: Normalmente, uma percentagem do salário do primeiro ano do novo colaborador, caso seja utilizada uma agência de recrutamento.
- Honorários de pesquisa com retenção: Aplicáveis a empresas de pesquisa de executivos que cobram antecipadamente pela procura de candidatos para posições de nível sénior.
No entanto, ao estabelecer parcerias com empresas de RPO, as empresas podem conseguir reduzir significativamente o custo do recrutamento, mantendo contratações de elevada qualidade.
3. Custos dos programas de recomendação de colaboradores
- Bónus de recomendação: Pagamentos ou incentivos atribuídos aos colaboradores atuais por recomendações bem-sucedidas de candidatos (as plataformas de recomendação de colaboradores podem ajudar a acompanhar estas recomendações).
4. Custos da equipa interna de recrutamento
- Salários e benefícios: Remuneração dos profissionais de recursos humanos e de recrutamento envolvidos no processo de contratação.
- Formação e desenvolvimento: Custos da formação contínua e do desenvolvimento profissional da equipa de recrutamento.
- Despesas operacionais: Espaço de escritório, serviços públicos e outros custos gerais relacionados com o departamento de recrutamento.
5. Custos de entrevistas e avaliação
- Viagens e alojamento: Despesas com a deslocação de candidatos para entrevistas, incluindo estadias em hotéis, refeições e transportes.
- Tempo despendido em entrevistas: O custo do tempo dedicado por gestores, profissionais de recursos humanos e membros da equipa à realização de entrevistas (frequentemente calculado com base no seu salário por hora).
- Ferramentas de avaliação: Taxas relativas a quaisquer testes pré-emprego, avaliações psicométricas ou testes de competências aplicados aos candidatos.
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6. Tecnologia e ferramentas de recrutamento
- Sistemas de acompanhamento de candidaturas (ATS): Custos do software de recrutamento, como os sistemas de acompanhamento de candidaturas que ajudam a gerir e simplificar o processo de recrutamento.
- Bases de dados de currículos: Custos de acesso a bases de dados online de currículos de candidatos.
- Serviços de verificação de antecedentes: Custos associados à realização de verificações de antecedentes, verificações de crédito e testes de despistagem de drogas.
- Infraestrutura informática: Custos associados à criação e manutenção de uma página de carreiras da empresa, incluindo software de publicação de ofertas de emprego.
Psit. Muitas pequenas empresas recorrem a ferramentas gratuitas de RH ou a sistemas gratuitos de recrutamento para manter as despesas de recrutamento sob controlo.
7. Feiras de emprego e eventos de recrutamento
- Taxas de participação em eventos: Custos para garantir um espaço ou uma presença em feiras de emprego, dias de carreira universitários e outros eventos de recrutamento.
- Materiais de marketing: Despesas com brochuras, faixas e artigos promocionais distribuídos nos eventos.
- Custos de deslocação: Custos para os recrutadores participarem em eventos, incluindo transporte, alojamento e refeições.
9. Custos diversos
- Honorários jurídicos: Despesas relacionadas com a elaboração de contratos de trabalho ou com outros serviços jurídicos.
- Despesas de relocalização: Custos suportados pela empresa para relocalizar novos colaboradores para o local de trabalho.
- Custos de saída: Se estiver a substituir um colaborador, o custo de indemnizações, continuidade de benefícios e outras despesas relacionadas com a cessação do contrato.
10. Métricas de tempo e eficiência
- Tempo até à contratação: O tempo necessário para preencher uma posição, desde a publicação inicial da oferta de emprego até à data de contratação, frequentemente expresso como um custo em termos de perda de produtividade.
- Custo por contratação: Uma métrica específica que divide os custos totais de recrutamento pelo número de contratações efetuadas, fornecendo um custo médio por novo colaborador.
11. Fatores económicos externos
- Condições do mercado: As condições económicas, a escassez de mão de obra e os fatores específicos do setor podem afetar os custos de recrutamento.
- Concorrência pelo talento: Em setores com elevada procura, as empresas podem ter de gastar mais nos esforços de recrutamento para atrair os melhores talentos.
Como calcular os seus custos de recrutamento para o planeamento orçamental
Eis como estimar os seus custos totais de recrutamento ao elaborar o seu orçamento de recrutamento.
1. Estime o número total de contratações
Comece por determinar quantas posições terá de preencher em cada departamento durante um período específico (por exemplo, trimestralmente).
Esperemos que isto seja acordado através de um exercício colaborativo de planeamento de contratações que também tenha em conta a rotatividade esperada.
2. Estime os seus custos fixos
- Custos da equipa interna de recrutamento: Inclui os salários, benefícios e outras compensações pagas à sua equipa de RH e recrutamento durante um período definido. Também pode aprofundar a análise e estimar o custo do tempo dos responsáveis pela contratação e de outros membros da equipa.
- Custos operacionais gerais: Tenha em conta o custo do espaço de escritório, dos serviços públicos e dos materiais utilizados pela equipa de recrutamento.
3. Custos variáveis de recrutamento
- Custos de publicidade: Estime o montante total que irá gastar em anúncios de emprego, publicidade online, promoções nas redes sociais e quaisquer outros esforços de marketing.
- Honorários de agências: Estime quaisquer honorários que irá pagar a empresas de recrutamento externas, por exemplo, se estiver a contratar para funções difíceis de preencher, tem dados anteriores que indiquem quantas pessoas foram contratadas através de recrutadores?
- Contabilize os prémios de referência: Mais uma vez, utilizando dados anteriores, se os tiver, estime quaisquer recompensas que irá pagar aos colaboradores por referências bem-sucedidas de candidatos.
- LinkedIn e outras plataformas: Custos de lugares ou subscrições do LinkedIn para recrutamento e de outras plataformas de contratação.
4. Estime os custos da tecnologia de recrutamento
- Sistema de acompanhamento de candidatos: Inclua os custos de qualquer ATS ou outro software de recrutamento que utilize.
- Ferramentas de avaliação: Adicione os custos de qualquer software de avaliação de candidatos ou ferramentas de triagem.
- Outros custos de tecnologia de recrutamento: Considere quaisquer despesas adicionais relacionadas com tecnologia, como o acesso a bases de dados de currículos ou software de verificação de antecedentes.
5. Calcule o custo por contratação
Custos totais de recrutamento: Some todos os custos das etapas anteriores para obter uma estimativa das suas despesas totais de recrutamento.
Custo por contratação: Divida os custos totais de recrutamento pelo número total de contratações.
Exemplo de cálculo
- Número total de contratações: 20
- Custos fixos: $80,000
- Custos variáveis de recrutamento: $20,000
- Custos da tecnologia de recrutamento: $10,000
Custos totais de recrutamento:
10,000 + 80,000 + 5,000 = 95,00
Custo por contratação:
95,000/20 = 4,750
Neste caso, o seu custo por contratação seria de $4,750.
Este método permite-lhe obter uma visão clara do custo da contratação de cada novo colaborador para a sua organização e pode ajudá-lo a identificar áreas onde pode reduzir custos ou melhorar a eficiência; por exemplo, determinado portal de emprego está a ser dispendioso, mas não está a gerar candidatos?
10 melhores práticas para reduzir e controlar os custos de recrutamento
É claro que todos queremos obter mais por menos, por isso, como pode reduzir os seus custos de recrutamento e, ao mesmo tempo, melhorar outras métricas de recrutamento, como a qualidade da contratação?
1. Planeamento eficaz
A contratação do talento certo começa com um planeamento cuidadoso, e o facto de estar a ler este artigo é um ótimo começo!
Um plano bem definido ajuda a alocar recursos de forma eficaz, minimizando gastos desnecessários com o recrutamento e a integração de novos colaboradores, e conduz a uma melhor experiência do candidato. Também ajuda a evitar contratações inadequadas e excessivas.
Além disso, um plano de contratação bem executado considera não só o recrutamento de novos colaboradores, mas também o seu sucesso e retenção a longo prazo na organização (o que pode reduzir, desde logo, a necessidade de recrutar).
Por exemplo, ajuda a definir funções e responsabilidades e promove conversas sobre mobilidade interna e desenvolvimento.
2. Crie uma marca empregadora forte
Investir na sua marca empregadora ajudá-lo-á a atrair candidatos e a reduzir a necessidade de publicidade dispendiosa, conduzindo a um maior volume de candidaturas de qualidade.
No centro da sua marca empregadora está a sua proposta de valor para o colaborador (EVP), ou seja, aquilo que oferece enquanto empregador em troca do trabalho de uma pessoa.
Uma EVP bem definida ajudá-lo-á a reter os colaboradores atuais e a atrair os candidatos certos para as suas funções.
3. Automatize
Embora uma grande parte do recrutamento envolva criatividade e o estabelecimento de uma ligação pessoal com os candidatos, existe uma quantidade significativa de tarefas repetitivas e ineficiências.
A automação do recrutamento automatiza muitas destas tarefas para reduzir o trabalho administrativo e permitir que as equipas de recrutamento se concentrem em aspetos mais importantes, como falar com os candidatos e otimizar ainda mais o processo de recrutamento.
As tarefas que mais se prestam à automação incluem:
- Publicação de descrições de emprego
- Comunicação, por exemplo, rejeições, informações ou lembretes
- Agendamento de entrevistas
- Geração de relatórios.
Leia a nossa compilação dos melhores softwares de recrutamento automatizado para conhecer os sistemas que se destacam nesta área.
4. Aproveitar os colaboradores existentes
Os colaboradores existentes são uma excelente forma de encontrar candidatos, porque conhecem as suas funções e a sua organização.
Se a sua marca empregadora e a sua EVP forem fortes, isto não deverá ser demasiado difícil, mas pode sempre acrescentar incentivos e facilitar o processo, mantendo as pessoas informadas sobre as funções em aberto e fornecendo-lhes descrições de emprego para partilharem.
Também pode aproveitar os colaboradores atuais para participarem nos seus esforços de marketing de recrutamento e partilharem histórias e testemunhos no seu website e nas redes sociais, de modo a mostrar a cultura da sua empresa.
5. Garantir uma boa qualidade dos dados
Reduzir os custos de recrutamento passa por monitorizar o seu processo de recrutamento e identificar ineficiências. Para isso, precisa de dados de boa qualidade que representem a realidade.
A melhor forma de o fazer é acompanhar regularmente o processo e verificar com a sua equipa e com os responsáveis pela contratação, ajudando-os a criar o hábito de introduzir e atualizar dados.
Por exemplo, para garantir que as chamadas de triagem são introduzidas no sistema, defina um KPI para as mesmas e verifique regularmente o seu cumprimento.
Se quiser garantir que os responsáveis pela contratação introduzem o seu feedback, verifique essa informação após cada entrevista e confirme que se trata de feedback de boa qualidade.
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6. Otimizar os anúncios de emprego
Vai querer apresentar os seus anúncios de emprego ao maior número possível de potenciais candidatos. Desenvolver uma boa estratégia de SEO para recrutamento contribuirá muito para tirar o máximo partido de cada anúncio.
Além disso, escrever descrições de emprego claras e direcionadas ajudará a atrair os candidatos mais adequados e a reduzir o volume de candidaturas não qualificadas.
Para obter orientação, consulte o excelente guia de Mariya Hristova sobre como escrever uma descrição de emprego.
7. Formação
Invista na formação das equipas internas para melhorar as suas competências em áreas como a procura de candidatos, as entrevistas e a negociação. Esperemos que este investimento produza resultados positivos a longo prazo.
8. Contratar internamente
Os talentos de que precisa podem já estar presentes na sua organização, eliminando a necessidade de procurar no mercado em geral.
Uma forma de ajudar a satisfazer internamente as necessidades de talento é implementar estratégias eficazes de aprendizagem e desenvolvimento e tornar-se uma organização baseada em competências.
Em vez de se concentrar nos títulos e cargos, o foco principal passa a ser as competências e capacidades únicas dos seus colaboradores, bem como a forma como podem ser desenvolvidas e utilizadas da maneira mais eficaz para satisfazer as necessidades da empresa.
9. Externalizar
A externalização do processo de recrutamento pode ajudar a reduzir os custos ao poupar tempo e recursos relacionados com a procura de candidatos. Normalmente, os recrutadores também ajudam no processo de entrevistas, ajudando ambas as partes a determinar se existe uma boa correspondência.
As opções incluem um serviço profissional de recrutamento, uma organização profissional de empregadores ou uma entidade empregadora oficial.
10. Aproveitar ferramentas gratuitas ou de baixo custo
A utilização de ferramentas gratuitas ou de baixo custo pode reduzir significativamente as despesas de recrutamento sem sacrificar a eficiência. Por exemplo, reduza as suas despesas gerais com uma solução de processamento salarial gratuita que ajuda a otimizar o processamento salarial a par dos esforços de recrutamento.
Ao tirar partido de plataformas online e de software sem custos ou com custos reduzidos, as empresas podem diminuir as despesas com agências de recrutamento, os custos de marketing e as tarefas administrativas, facilitando a gestão do recrutamento com um orçamento limitado.
