14 fördelar med system för kandidatspårning

Viktiga ATS-funktioner omfattar kandidatspårning, publicering av jobbannonser, schemaläggning av intervjuer, automatiserad kandidatkommunikation och rekryteringsanalys.

I grunden är hur ATS-system fungerar att det är en databas som lagrar kandidatens uppgifter och information om ansökan, t.ex. CV, personligt brev och feedback från intervjuer.

Rekryteringsteam kan sedan konfigurera verktyget efter sin rekryteringsprocess och flytta kandidater framåt när de går vidare genom varje steg. 

14 viktiga fördelar med kandidatspårningssystem

ATS-system är användbara verktyg för att automatisera rekryteringen (åtminstone de irriterande delarna) och ett väl valt kandidatspårningssystem kan ge följande fördelar:

1. Förbättrad effektivitet

Ett ATS automatiserar många tidskrävande uppgifter, som att publicera jobbannonser, granska kandidater och följa upp kandidater och rekryterande chefer, vilket gör att rekryterare kan fokusera på mer strategiska aktiviteter.

2. Centraliserad databas

ATS-system hjälper till att organisera och lagra kandidatinformation i en centraliserad databas. Organisationer kan använda denna för att bygga upp en pool av potentiella kandidater som underlättar kandidatsourcing och rekryteringsmarknadsföring.

3. Enklare kandidatgranskning

ATS-programvara kan programmeras att ställa vissa frågor under ansökningsfasen och automatiskt avvisa kandidater som inte uppfyller vissa kriterier, t.ex. plats eller visumstatus.

Vissa AI-ATS-system hävdar att de kan använda artificiell intelligens för att filtrera och rangordna kandidater, men vi rekommenderar försiktighet här.

4. Effektiviserad kommunikation

Automatiserade kommunikationsverktyg i ett ATS möjliggör punktliga och konsekventa interaktioner med kandidater och rekryteringsteam, vilket förbättrar den övergripande kandidatupplevelsen och håller de sökande informerade om sin status.

5. Förbättrat samarbete och bättre samordning

Systemet möjliggör bättre samarbete mellan medlemmarna i rekryteringsteamet genom att de kan dela anteckningar, feedback och bedömningar om kandidater på ett och samma ställe.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

6. Datadrivna beslut

ATS-plattformar stödjer datadriven rekrytering genom att erbjuda analys- och rapporteringsfunktioner som ger insikter i olika delar av rekryteringsprocessen, såsom källornas effektivitet, tid till anställning och kostnad per anställning, vilket hjälper organisationer att fatta datadrivna beslut för att förbättra rekryteringen.

7. Förbättrad kandidatupplevelse

Genom att erbjuda en effektiviserad ansökningsprocess, snabba uppdateringar och användbara data bidrar ATS-system till att förbättra kandidatupplevelsen, vilket ökar sannolikheten för att talanger får ett positivt intryck av organisationen oavsett resultat.

8. Kostnadsbesparingar

Genom att automatisera och optimera olika delar av anställningsprocessen kan ett ATS leda till kostnadsbesparingar genom minskad administrativ arbetsbörda, snabbare rekryteringscykler, mindre beroende av externa konsulter och förbättrade rekryteringsresultat.

9. Efterlevnad och säkerhet

Ett ATS säkerställer att kandidatdata lagras säkert och hjälper organisationer att följa lagkrav och dataskyddsbestämmelser, vilket minskar risken för sanktioner vid bristande efterlevnad.

10. Skalbarhet

Ett ATS kan enkelt skalas för att tillgodose behoven hos växande organisationer, vilket gör det möjligt för dem att hantera ett ökande antal ansökningar och jobbannonser utan en motsvarande ökning av det manuella arbetet. När ni tar på er mer arbete i ATS:et kan ni också vända er till leverantören för ATS-utbildning för rekryterare och rekryterande team.

11. Varumärkeskonsistens

ATS-system innehåller ofta anpassningsbara mallar för karriärsidor, jobbannonser och kommunikation, vilket säkerställer att organisationens arbetsgivarvarumärke och budskap är konsekventa i alla interaktioner med kandidater.

12. Enklare efterlevnad och rapportering

Ett ATS kan bidra till att säkerställa efterlevnad av arbetslagstiftning och regler för rekrytering samt bevara detaljerade register över rekryteringsprocessen.

13. Integration med annan HR-programvara

Integrationer med andra HR-programvaruverktyg, programvara för bakgrundskontroller, bedömningsplattformar, löneprogram och kalendersystem underlättar ett smidigt dataflöde när medarbetare rör sig genom medarbetarlivscykeln. 

14. Global rekrytering

För organisationer med internationell verksamhet kan ett ATS stödja anställning av internationella medarbetare genom att hantera flera språk och tidszoner samt efterlevnad av olika lokala bestämmelser.

Funktioner som stödjer internationell rekrytering kan kosta mer, så se till att kontrollera vad som ingår i priset för ert ATS.

Potentiella nackdelar med att använda ett kandidatspårningssystem

Även om kandidatspårningssystem i allmänhet är mycket användbara finns det vissa potentiella nackdelar att ta hänsyn till:

Minskad mänsklig interaktion

Automatisering kan potentiellt minska mängden personlig interaktion mellan rekryterare och kandidater, särskilt när det gäller att ge återkoppling till kandidater och avvisa kandidater. Vissa saker kräver mänsklig kontakt!

Kostnader

Att implementera och underhålla ett ATS kan vara dyrt, särskilt för småföretag eller nystartade företag med begränsade budgetar, vilket är anledningen till att vi har sammanställt en lista över kandidatspårningssystem för småföretag.

Överdrivna påståenden

Som nämnts ovan hävdar vissa ATS att de kan använda AI för att filtrera, rangordna och kanske till och med avvisa kandidater. Men som rekryteringsexperten Mariya Hristova uttrycker det:

“Jag har ännu inte sett ett ATS med en väl genomförd ”AI”- eller ens ”maskininlärningsmodell” för att bedöma CV:n per roll. Även roller med samma titel kan vara så olika att jag inte ser något aktuellt verktyg som kan bedöma kandidaters CV:n på ett tillförlitligt sätt. De flesta slutar helt enkelt som SEO-fångare, det vill säga att de letar efter nyckelord och hur ofta de används.

Av denna anledning undviker jag dessa verktyg, även om det kan vara frestande att använda dem för att hjälpa till att dela på arbetsbördan. I stället är min lösning att inte låta CV:n hopa sig och att regelbundet gå igenom dem (avsätt 30 minuter varje dag).”

Vissa system har också problem med att skanna och tolka CV:n som har en oregelbunden formatering.

Så fungerar kandidatspårningssystem

ATS fungerar genom att automatisera och effektivisera olika delar av rekryteringsprocessen:

1. Publicering och distribution av jobbannonser

• Skapande: Rekryterare skapar jobbannonser i ATS:et med information om arbetsbeskrivningar, krav och annan relevant information.
• Distribution: ATS:et innehåller verktyg för jobbannonser som distribuerar dessa jobbannonser till olika jobbportaler, företagets karriärsidor och sociala medieplattformar för att nå en bredare målgrupp.

2. Insamling av ansökningar

• Ansökningar online: Kandidater ansöker till tjänster via ATS-systemet genom att skicka in sina CV:n, personliga brev och andra obligatoriska dokument.
• Ansökningar via e-post: Vissa ATS-plattformar kan även fånga upp ansökningar som skickas via e-post och automatiskt importera dem till systemet.

4. Urval av kandidater

• Nyckelordsmatchning: ATS-systemet jämför kandidatens kvalifikationer och erfarenhet med tjänstens krav genom nyckelordsmatchning och andra kriterier.
• Automatisk rangordning: I teorin rangordnas kandidater automatiskt utifrån hur väl de passar för tjänsten, så att rekryterare kan prioritera de mest kvalificerade sökande.
• Urvalsfrågor: Vissa ATS-plattformar innehåller anpassningsbara urvalsfrågor som hjälper till att ytterligare filtrera kandidater utifrån specifika kvalifikationer eller kriterier.

5. Kandidatadministration

• Profiler: ATS-systemet skapar individuella profiler för varje kandidat och lagrar all relevant information, dokument och kommunikationshistorik.
• Spårning av rekryteringsprocessen: Rekryterare kan följa kandidater genom olika steg i rekryteringsprocessen, till exempel granskning av ansökningar, schemaläggning av intervjuer och hantering av erbjudanden.

6. Kommunikation och engagemang

• Automatiserade e-postmeddelanden: ATS-systemet kan skicka automatiserade e-postmeddelanden till kandidater i olika skeden av rekryteringsprocessen, till exempel bekräftelser på ansökningar, intervjukallelser och avslagsmeddelanden.
• Schemaläggning av intervjuer: Rekryterare kan använda ATS med integrerad programvara för intervjuschemaläggning som integreras med kalendrar för att undvika schemakonflikter.

7. Samarbete och återkoppling

• Teamsamarbete: Medlemmar i rekryteringsteamet kan dela anteckningar, återkoppling och bedömningar om kandidater i ATS-systemet, vilket underlättar en gemensam beslutsprocess.
• Betyg och kommentarer: Rekryterare och rekryterande chefer kan betygsätta kandidater och lämna kommentarer, vilket bidrar till att skapa en heltäckande bild av varje sökande.

8. Rapportering och analys

• Dataanalys: ATS-systemet tillhandahåller verktyg för rekryteringsanalys som ger insikter i olika delar av rekryteringsprocessen, till exempel källornas effektivitet, tid till anställning och kandidatkvalitet.
• Anpassade rapporter: Rekryterare kan skapa anpassade rapporter för att följa specifika mätvärden och fatta datadrivna beslut.

9. Efterlevnad och säkerhet

• Dataskydd: ATS-systemet säkerställer att kandidatdata lagras på ett säkert sätt och att dataskyddsbestämmelser följs.
• Granskningsspår: Systemet upprätthåller detaljerade granskningsspår som dokumenterar alla åtgärder som utförs i ATS-systemet för att säkerställa efterlevnad och ansvarsskyldighet.

10. Integration med andra system

• HRIS-integration: ATS-systemet kan integreras med personaladministrativa system (HRMS) och andra HR-verktyg för att säkerställa en smidig övergång från kandidat till nyanställd.
• Tredjepartstjänster: Vissa ATS-plattformar integreras med tjänster för bakgrundskontroller, bedömningsverktyg och andra tredjepartsleverantörer för att förbättra rekryteringsprocessen.

Få expertråd

För att hjälpa dig komma igång med att välja ett nytt ATS-system har vi sammanställt en praktisk lista över de bästa systemen för hantering av ansökningar. Du kan också prata med någon av våra experter på HR-programvara.