Företagsutgifter: Vad ’är avdragsgillt & vad ’är inte avdragsgillt
Oavsett om du är företagare och driver ett litet företag eller en W-2-anställd som vill göra skatteavdrag för din sidoverksamhet är det viktigt att förstå detaljerna kring företagskostnader som försäkringar, hyra och material.
I den här artikeln går jag igenom vad som är (och inte är) avdragsgillt, tillsammans med exempel som hjälper dig att inte gå miste om möjligheter till besparingar eller hamna i potentiella problem med skattemyndigheterna.
Observera att den här artikeln gäller USA-baserade företag och är avsedd som en vägledning. Rådgör med en skatteexpert och använd ett program för kostnadshantering för att säkerställa att din ekonomiska rapportering och kostnadsrapportering följer IRS:s regler.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är företagskostnader?
Företagskostnader är de kostnader som uppstår när man driver ett vinstdrivande företag. Att beräkna företagets kostnader och dra av dem från företagets intäkter, som ofta kallas avdrag, kan bidra till att minska din skattebörda.
Alla företagskostnader är dock inte likvärdiga. För att kvalificera sig som skattemässigt avdragsgilla måste dina kostnader betraktas som ”vanliga och nödvändiga” kostnader förknippade med att bedriva verksamhet, enligt den amerikanska skattelagstiftningen (IRC).
Effektiv kostnadshantering handlar inte bara om att sänka kostnaderna – det handlar om att fatta strategiska ekonomiska beslut som stödjer företagets tillväxt, medarbetarnas välbefinnande och långsiktiga hållbarhet.
Förstå olika typer av företagskostnader
Det finns två typer av företagskostnader som jag går igenom i det här avsnittet: avdragsgilla och icke avdragsgilla. För varje typ ger jag en definition tillsammans med några exempel.
Avdragsgilla företagskostnader
Avdragsgilla företagskostnader är kostnader som kan dras av från företagets skatter. Det omfattar kostnaden för sådant som företaget har använt indirekt för att tillhandahålla varor eller tjänster, men kom ihåg att kostnaden måste betraktas som ”vanlig och nödvändig”.
- Enligt IRS betraktas en vanlig kostnad som ”vanlig och accepterad” (dvs. inte ovanlig) inom din bransch eller ditt verksamhetsområde.
- IRS definierar en nödvändig kostnad som en kostnad som är ”hjälpsam och lämplig” för att bedriva verksamhet inom din bransch.
Avdragsgilla företagskostnader kan minska din skattebörda avsevärt. Genom att förstå reglerna för efterlevnad av skattelagstiftningen kan du förebygga kostsamma granskningar och sanktioner – det är viktigt att upprätthålla korrekta register. För att hantera dessa kostnader effektivt kan du överväga att använda tillförlitliga program för företagsskatt för korrekt uppföljning och efterlevnad.
Exempel på avdragsgilla företagskostnader:
Olika branscher har unika avdragsgilla kostnader, från avdrag för hemmakontor för distansarbetare till R&D-skattekrediter för teknikföretag. Exempel på avdragsgilla företagskostnader omfattar, men är inte begränsade till:
- Löneprogram och utgifter
- Förmånsprogram för anställda
- Verktyg, förbrukningsmaterial och material
- Hyra av fastigheter och utrustning
- Företagsförsäkring
- Reklam- och marknadsföringskostnader
- Donationer till välgörande ändamål
- Provisioner (kompletterande löner)
- Resekostnader i tjänsten
- Utbildningskostnader för anställda
- Fortbildningskostnader för anställda
- Hyra av utrustning
- Ränta som betalats på vissa företagslån, företagskreditkort och bolån för fastigheter som köpts av företaget (eller en enskild näringsidkare).
- Måltider
USA:s skattemyndighet (IRS) tillhandahåller detaljerade riktlinjer för vilka utgifter som kan yrkas för att minska din skatteskuld i Publikation 535 (2021), Företagsutgifter. Du kan läsa den fullständiga listan över IRS-publikationer för mer information.
Tips för småföretag: Att minska företagsutgifterna kan bidra till att förbättra lönsamheten. Investeringar i de bästa lönetjänsterna utformade för småföretag kan bidra till att sänka lönekostnaderna.
Proffstips: Överväg att använda programvarulösningar för att spåra och rapportera utgifter. Så här fungerar programvara för utgiftshantering.
En kort berättelse
För att göra detta mer konkret för dig ska jag berätta om en vän till mig, Katherine, som driver en HR-konsultverksamhet hemifrån och är den enda anställda i löneadministrationen.
Att hantera utgifter effektivt har länge varit avgörande för att upprätthålla lönsamheten i små företag som Katherines. Eftersom hon drev verksamheten hemifrån fokuserade hon inledningsvis på att hålla reda på uppenbara utgifter som kontorsmaterial och internetkostnader.
Hon insåg dock snart att det fanns ytterligare möjligheter att maximera avdragen.
Efter sitt första möte med en ny revisor insåg hon att hon kunde göra avdrag för en del av hushållsutgifterna, såsom bolåneränta, verktyg och fastighetsskatt, som företagsutgifter.
Det förändrade allt. Hon beräknade noggrant ytan på sitt hemmakontor i förhållande till den totala ytan i hemmet för att fastställa den avdragsgilla andelen.
Katherine började också registrera körsträckan för tjänsteresor, något hon tidigare hade förbisett, och inkluderade affärsrelaterade måltider och nätverksevenemang. Till en början var det lite omständligt att hålla reda på alla dessa kvitton.
Men efter att jag hade visat henne några lösningar för utgiftshantering hittade hon så småningom en lösning som gjorde det enklare att kategorisera och dokumentera utgifterna korrekt, utan att behöva en enorm pärm med papperskvitton.
Detta proaktiva sätt att hantera utgifter förbättrade inte bara Katherines möjlighet att följa sin ekonomi och hantera medel i realtid, utan minskade också hennes beskattningsbara inkomst avsevärt, vilket gjorde det möjligt för henne att återinvestera mer i att utveckla verksamheten.
Råd om avdragsgilla företagsutgifter
När du gör avdrag för utgifter är det värt att komma ihåg att vissa utgifter är fullt avdragsgilla, medan andra endast är delvis avdragsgilla och andra inte kan dras av under samma år som de uppstod.
Vissa utgifter (t.ex. aktiverade företagstillgångar) måste skrivas av över flera år genom avskrivningar (eller amorteringar för immateriella tillgångar).
Det är också viktigt att notera att vilka utgifter som är avdragsgilla beror på företagets struktur. Det innebär att de tillåtna avdragen och kraven på finansiella HR-rapporteringssystem varierar mellan enskilda firmor, handelsbolag, aktiebolag med begränsat ansvar (LLC) och bolag (s-bolag och c-bolag).
Att förstå de relativa skattefördelarna och den administrativa bördan – samt tillhörande kostnader – för var och en av dessa företagsstrukturer kan vara avgörande när du startar ditt företag, så att du balanserar skatteeffektivitet med tillgängliga resurser.
Ej avdragsgilla företagsutgifter
Ej avdragsgilla företagsutgifter är sådana som inte kan dras av från företagets skatter. Allt som rör personliga aktiviteter eller privata utgifter är en ej avdragsgill utgift. Nedan har jag listat exempel på sådana utgifter.
Exempel på ej avdragsgilla utgifter
- Förväntade skulder (eller reserver för förväntade skulder)
- Vissa juridiska kostnader (t.ex. sådana som uppstår vid förvärv av en tillgång)
- Klubbavgifter och medlemsavgifter (med vissa undantag)
- Rivningskostnader eller -förluster
- Utbildningskostnader som uppstår för att uppfylla de minimala lagstadgade kraven för att bedriva verksamhet
- Statliga böter (t.ex. avgifter för försenad inlämning)
- Olagliga aktiviteter (t.ex. mutor och olagliga provisioner)
- Lobbykostnader
- Privata utgifter (såvida utgiften inte delvis är för affärsändamål)
- Politiska donationer
Varför du bör hålla koll på företagets utgifter
Det finns stora fördelar med att regelbundet granska företagets intäkter och utgifter (och inte bara under skattesäsongen):
- Det är lättare att komma ihåg de exakta detaljerna och omständigheterna kring en transaktion
- Det är mindre sannolikt att du förlorar viktiga underlag, till exempel papperskvitton
- Att ha korrekta uppgifter gör att du kan planera för framtida utgifter och hålla budgeten
- Det är lättare att prognostisera företagets lönsamhet (eller brist på lönsamhet) och göra justeringar
Förutom att minska den administrativa bördan under skattesäsongen kan det också innebära snabbare hantering av ersättningar till anställda, vilket bidrar till bättre arbetsmoral.
Att använda gratis HR-programvara eller programvara för utgiftshantering för småföretag kan hjälpa dig att hålla noggrann koll på HR-relaterade utgifter utan att, ja, ådra dig ytterligare utgifter!
Så rapporterar du företagets utgifter
En tydlig och transparent policy för ersättning av utgifter säkerställer att anställda får rättvis ersättning för arbetsrelaterade kostnader samtidigt som reglerna följs. Så här gör du på egen hand:
Steg 1: Upprätta resultaträkningen
Företagets utgifter rapporteras i företagets resultaträkning, som ska redovisa alla intäkter och utgifter. Detta är en finansiell resultat- och förlustredovisning (P&L) som används för att beräkna företagets ekonomiska hälsa. För att skapa den gör du helt enkelt följande:
- Välj en rapporteringsperiod: vanligtvis årsvis, kvartalsvis eller månadsvis.
- Generera en standardiserad rapport över saldobalansen: använd ditt bokföringsprogram för att lista slutsaldot för varje konto i huvudboken för rapporteringsperioden.
- Beräkna dina intäkter: beräkna alla pengar som tjänats in för dina tjänster under rapporteringsperioden, även om du ännu inte har fått in alla betalningar.
Steg 2: Kategorisera resultaträkningen
När du har förberett större delen av resultaträkningen ska du registrera företagets kostnader efter kategori. Dessa kategorier omfattar:
- Direkta kostnader eller kostnad för sålda varor (COGS) såsom arbetskraftskostnader, materialkostnader, kostnader för företagets lokaler, lagring med mera. Dessa dras av från företagets totala intäkter för att fastställa bruttointäkten eller bruttovinsten.
- Indirekta kostnader såsom allmänna kostnader, marknadsföringskostnader och ersättning till företagsledningen dras av från bruttovinsten för att fastställa rörelseresultatet.
- Avskrivningar används för att kostnadsföra materiella respektive immateriella företagstillgångar över flera år. Dessa tillgångar omfattar fastigheter, möbler, utrustning, fordon med mera (materiella) samt patent, varumärken, licenser för immateriella rättigheter, programvara för företagsstyrning med mera (immateriella).
4. Ränta är den sista kostnaden som dras av från företagets intäkter.
Steg 3: Välj en bokföringsmetod
Du behöver också bestämma vilken bokföringsmetod du ska använda när du rapporterar dina intäkter och kostnader. De två grundläggande bokföringsmetoderna är kontantmetoden och periodiseringsmetoden:
- Kontantmetoden: du rapporterar intäkter under samma skatteår som du fick dem och drar vanligtvis av och/eller aktiverar kostnader under samma skatteår.
- Periodiseringsmetoden: du rapporterar vanligtvis intäkter under det skatteår då du tjänar in dem, även om du faktiskt får betalningen först under ett senare år. På samma sätt drar du i allmänhet av och/eller aktiverar kostnader under det skatteår då du ådrog dig dem, oavsett om du betalade dem det året eller inte.
För detaljerad information om de olika bokföringsmetoderna (och perioderna) som erkänns av IRS kan du läsa denna PDF av publikation 583 (reviderad januari 2022). För att se aktuella uppdateringar kan du bokmärka Om publikation 583 som en aktiv resurs.
Så spårar du företagskostnader
Även om avdrag för företagskostnader är det bästa sättet att minska din skatteskuld är det viktigt att du noggrant dokumenterar alla dina transaktioner. IRS kan besluta att granska dig för att kontrollera om dina rapporter överensstämmer med dina faktiska utgifter.
Utöver att använda någon form av programvara för kostnadshantering följer här några tips och bästa praxis för att spåra företagskostnader på rätt sätt:
- Håll företagets ekonomi åtskild från dina privata utgifter. Ett separat företagsbankkonto gör det enklare att hålla koll på företagets utgifter.
- Beräkna användningsfördelningen och gör avdrag för företagsdelen om en utgift delvis gäller företaget och delvis privat användning (t.ex. ditt hemmakontor eller räkningen från din mobiloperatör).
- Spara alla dina kvitton och digitalisera dem. För att minska risken att tappa bort dem kan du fotografera dem och lagra dem online. Med de flesta moderna HR- och bokföringsprogram kan du ta ett foto och ladda upp det direkt.
- Håll dina fakturor och kvitton organiserade. Sortera dem helst först efter månad och sedan efter utgiftskategori. Då blir det enkelt att hitta detaljer och underlag för varje transaktion senare.
- För detaljerade anteckningar. Även om du tror att du kommer att minnas alla detaljer kring varje transaktion bör du anteckna datum, utgiftskategori och vad utgiften avsåg, t.ex. att bjuda en kund, bensin till företagsbilen osv.
- Gå igenom dina register så ofta som möjligt. Även om du använder programvara som automatiserar mycket av processen är det en god idé att regelbundet kontrollera dina register, verifiera att de är korrekta och omkategorisera sådant som har märkts fel.
- Skapa ett formellt arbetsflöde för att registrera utgifter och stämma av dina register. Kartlägg vilka uppgifter som behöver utföras dagligen/omedelbart (t.ex. uppladdning av kvitton), veckovis, månadsvis, kvartalsvis, halvårsvis och årligen.
- Överväg att investera i programvara för utgiftsrapportering. Den registrerar utgifter, lagrar kvitton, kategoriserar transaktioner automatiskt och låter dig se din ekonomi i instrumentpaneler och diagram. Det gör det också enklare att skapa rapporter.
Mer information om hur du håller koll på företagets utgifter finns i IRS Publication 583 (01/2021), Starta ett företag och föra register.
Gå vidare och gör avdrag (eller inte)
Allt detta innebär att beräkna företagets utgifter och dra av dem från företagets intäkter kan bidra till en viss skattelättnad – pengar som kan investeras tillbaka i företaget. Kom ihåg följande:
- Det finns två typer av företagsutgifter: avdragsgilla och icke avdragsgilla
- Dina företagsutgifter redovisas i resultaträkningen
- Gå regelbundet igenom dina utgifter och håll allt extremt välorganiserat
Om du hade nytta av den här artikeln kan du prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People för mer djupgående innehåll om organisationsutveckling.
