Personalavdelningens ansvarsområden: Vad gör HR?

Här förklarar jag vad HR ansvarar för när det gäller att stödja medarbetarna och verksamheten.

Vad är personaladministration?

Enligt Föreningen för personaladministration (SHRM) är personaladministration ”processen att hantera en organisations medarbetare. HRM omfattar alla aspekter av personalhantering för att på ett effektivt sätt uppnå en organisations mål.” 

Om det låter brett beror det på att det är det. Det som gör detta ännu mer komplext är att personaladministrationens ansvarsområden ständigt utvecklas för att möta verksamhetens behov.

HR:s roll i små företag och stora organisationer sträcker sig bortom administrativa uppgifter och omfattar att främja medarbetarnas utveckling och hantera gemenskapen på arbetsplatsen.

Nedan går jag igenom några av dessa behov och centrala ansvarsområden.

Vad gör en HR-avdelning?

Det finns många processer som en HR-avdelning antingen ansvarar för eller hjälper till med:

• Rekrytering och introduktion
• Lärande och utveckling
• Hantering av ersättningar
• Etik och efterlevnad
• Organisationsdesign och organisationsutveckling
• Prestationshantering
• Att främja en positiv företagskultur
• Lönehantering
• Hantering av förmånsregistrering
• Hantering av medarbetarrelationer och tvister
• Administration (uppdatering av medarbetarregister etc.)
• Personalplanering
• Stöd till ledningen
• Avslut av anställningar.

Listan fortsätter. För att hålla ordning på allt kan det vara bra att lägga lite tid på att utveckla checklistor för HR-processer som hjälper dig att hålla kursen beroende på vilka utmaningar en viss dag för med sig.

Eftersom kraven på HR ständigt förändras (hanterar HR löner?) kan ditt HR-team ha gått ifrån benämningen ”human resources” och i stället använda andra termer, till exempel ”people and culture” eller ”personalverksamhet”.

Denna uppdaterade benämning stämmer bättre överens med den riktning som personaladministrationens ansvarsområden utvecklas mot – ett mer strategiskt och empatiskt förhållningssätt till att skapa en medarbetarupplevelse där alla medarbetare och verksamheten kan lyckas. 

Personaladministrationens ansvarsområden 

I en strategiskt utformad HR-funktion är HR-teamet organiserat för att uppfylla sitt syfte, nå organisationens mål och skapa en bra arbetsplats.

Personaladministrationens ansvarsområden är ofta strukturerade kring medarbetarens livscykel (ibland kallad medarbetarresan), vilket syftar på de fem centrala stadier där dina medarbetare kommer att interagera med din organisation.

Med det sagt sträcker sig de ansvarsområden jag beskriver nedan bortom de fem centrala delarna i denna modell, för att hjälpa dig att bättre förstå hur HR-medarbetare stödjer chefer och deras medarbetare under anställningens olika stadier.

1. Rekrytering

Rekrytering/talanganskaffning är processen att attrahera, hitta och intervjua kandidater. Det är ett av HR:s viktigaste ansvarsområden och också ett av de mest utmanande, särskilt på dagens extremt konkurrensutsatta arbetsmarknad.

Att skapa ett magnetiskt arbetsgivarvarumärke som bygger på ett attraktivt arbetsgivarerbjudande är den heliga graalen, eftersom det gör det mycket enklare att rekrytera den kompetens ni behöver. En ytterligare fördel är att detta går hand i hand med att behålla medarbetare, vilket är en annan viktig HR-fråga.

Tack och lov hjälper tekniker som system för kandidatspårning och sourcingprogramvara till att bygga talangpooler och kandidatpipeline, publicera arbetsbeskrivningar och hantera intervjuprocessen.

2. Introduktion av medarbetare 

Introduktion är den process genom vilken nya medarbetare införlivas i organisationen. Den börjar så snart en kandidat tackar ja till ett erbjudande och kan i vissa fall ta upp till ett år.

De flesta organisationer tar fram en 30-60-90-dagarsplan för att säkerställa att nyanställda får bästa möjliga start, och bra programvarulösningar för introduktion hjälper till att tillhandahålla utbildningsmaterial och följa upp framsteg.

3. Underhåll av medarbetarregister

En annan viktig del av introduktionsprocessen är att skapa och underhålla medarbetarregister.

Detta är viktigt för processer som lönehantering och administration av förmåner, samt för att på ett korrekt sätt följa upp och rapportera viktiga HR-mätetal.

Generellt lagras den mesta informationen om medarbetare i ett personalhanteringssystem (HRMS) eller ett informationssystem för personalresurser (HRIS).

Genom automatisering och delad åtkomst hjälper dessa system HR-team och medarbetare att lagra och uppdatera anställningsuppgifter. De kan även innehålla andra funktioner, såsom lönehantering, prestationshantering och administration av förmåner.

Även om teknik kan hjälpa till kan du överväga att ta en certifiering inom informationshantering för att få hjälp med att hålla ordning på verksamheten.

4. Att behålla medarbetare 

När någon har introducerats går personen in i det vi hoppas ska vara den största delen av medarbetarens livscykel: att behålla medarbetare.

Detta omfattar alla aktiviteter som är utformade för att skapa en fantastisk medarbetarupplevelse och säkerställa att era medarbetare har allt de behöver för att fortsätta vara engagerade i organisationen på ett framgångsrikt sätt.

God datakvalitet för att korrekt följa upp mätetal som personalomsättning och befordringsfrekvens är avgörande för detta, liksom att lyssna på medarbetarna.

5. Att skapa en fantastisk kultur

I LinkedIns rapport Globala talangtrender från 2022 stod det att ”För att företag ska kunna attrahera, behålla och utveckla talanger som bidrar till varaktig framgång måste de finjustera – eller göra om – sin kultur för att motsvara yrkesverksammas förväntningar på att först och främst bli sedda som människor.”

Det innebär att HR, särskilt HR-ledningen, ansvarar för att samarbeta med den högsta ledningen för att både definiera och förbättra företagskulturen.

Detta omfattar att hjälpa till att definiera företagets uppdrag eller vision och värderingar, samt att säkerställa att medarbetare och ledare på alla nivåer lever efter företagets värderingar.

6. Medarbetarupplevelse 

Ett av de sätt som organisationer håller sig uppdaterade om medarbetarupplevelsen är genom pulsmätningar, lyssningssessioner eller andra metoder för datainsamling.  

Medan företagsledare spelar en central roll i att driva medarbetarengagemang inom sina delar av verksamheten är HR strategiskt positionerat för att agera som kulturambassadörer och hjälpa företagsledare att fokusera på att förfina medarbetarupplevelsen, samt identifiera förbättringsområden och föreslå och genomföra lösningar.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

7. Att hjälpa medarbetare

Om du frågar en grupp HR-professionella vad de tycker bäst om med sitt arbete kommer du ofta att höra samma svar: ”Att få möjlighet att hjälpa människor.”   

Att ge medarbetare stöd, coachning och feedback är grunden för hur HR kan bidra till att skapa en positiv arbetsmiljö i organisationen. 

Det kan handla om allt från att hjälpa medarbetare att hitta information som rör deras anställning (till exempel frågor om betald ledighet (PTO), förmåner och liknande) till mer komplexa frågor, som att hjälpa dem med deras karriärväg.

8. Strategiska partnerskap

Personalavdelningen är också en strategisk partner. Roller som HR-affärspartner (HRBP) är ofta integrerade i delar av organisationen så att en HR-specialist kan samarbeta direkt med ledningen för varje team för att bidra till att definiera deras affärsstrategier och anpassa HR-strategier för att stödja verksamhetens riktning.

Dessutom spelar HR en roll i processen för organisationsdesign när organisationer växer eller förändras: den process genom vilken team struktureras för att säkerställa att de är effektiva, ändamålsenliga och funktionellt kapabla att uppnå sina mål och målsättningar.

9. Ersättning och förmåner

En viktig del av att öka personalens kvarstannande är att skapa en struktur för ersättning och förmåner som hjälper medarbetarna att känna sig uppskattade för sina bidrag. Detta görs genom att betala en rättvis och skälig ersättning för det värde de skapar.

Din ersättningsfilosofi, ditt förmånsprogram och processen för administration av förmåner är viktiga delar i att säkerställa att dina medarbetare förblir friska och får det stöd de behöver.

När de hanteras rätt kan både ersättning och förmåner vara viktiga drivkrafter för att främja medarbetarengagemang, lojalitet och kvarstannande.

10. Hantering av löneutbetalningar

Utöver de filosofiska delarna av ett ersättnings- och förmånsprogram är det lika viktigt att medarbetarna konsekvent får sina löner i tid, med korrekt ersättning och i enlighet med skattelagstiftningen. 

Personalteam har delvis ansvar för att använda HR-programvara för lönehantering och säkerställa att organisationen har en ansvarskultur där medarbetarna kan lita på att de får korrekt ersättning i tid. Detta omfattar grundlön, andra incitament, bonusar, betald ledighet (PTO) och avdrag.

För bredare ekonomiska överväganden finns det även HR-lösningar för redovisning.

11. Skapa företagspolicyer

HR-policyer är de regler och processer som styr anställningsrelationen mellan dig och dina teammedlemmar.

När organisationer växer blir policydokumentation avgörande för att ge medarbetare och chefer stöd genom självbetjäning.

Dessa etablerade HR-policyer och rutiner ger dina medarbetare möjlighet att hantera komplexa frågor på ett etiskt sätt och säkerställer att alla behandlas rättvist, jämlikt och konsekvent.

Det finns många exempel på HR-policyer som omfattar områden som medarbetares uppförande, användning av teknik, betald ledighet samt hälso- och säkerhetsstandarder. 

12. Etik och efterlevnad

Verkligheten i att driva vilken verksamhet som helst är att det är avgörande att ha en etiskt driven arbetsstyrka som följer reglerna, och HR-team spelar en viktig roll i att fastställa dessa standarder för etik och efterlevnad. 

Detta omfattar att bidra till att hantera utformning av policyer, medarbetarutbildning, incidenthantering och revisioner av tredje part.

Efterlevnad är avgörande för att upprätthålla organisationens anseende inom branschen, minska organisationens risker och förhindra oönskade kostnader förknippade med överträdelser av regelverk. 

Etik och efterlevnad kan bidra till att bygga en ansvarskultur och säkerställa att medarbetarna lever efter företagets värderingar. Jessica Cieslinkis guide till HR-efterlevnad är en utmärkt resurs i detta sammanhang.

13. Medarbetarrelationer

Att förbättra medarbetarrelationerna är ytterligare ett viktigt personalansvar. Det innebär att hantera frågor som påverkar medarbetarnas prestationer, deras samspel med andra medarbetare eller andra frågor som rör den övergripande arbetsupplevelsen på ett företag.

HR spelar en viktig roll som opartisk moderator vid hantering av konflikter mellan kollegor eller mellan medarbetare och ledning, vid hantering av prestationsproblem och vid tillsyn av organisatoriska disciplinstandarder. 

Detta kräver att man fastställer utredningsprotokoll och disciplinpolicyer samt fungerar som en resurs för både medarbetare och chefer utifrån de frågor som en individ tar upp.

14. Utbildning och utveckling

Utbildning och utveckling (även kallat lärande och utveckling) är processen att anpassa dina medarbetares kompetenser så att de motsvarar organisationens strategi och vision. 

HR-team har en strategiskt fördelaktig position för att bidra med rådgivning om medarbetarnas utvecklingsbehov och hjälpa till att utforma strategier som stödjer utvecklingen och tillväxten hos dina medarbetare. Beroende på komplexiteten kan detta variera, men omfattar ofta:

• Ge råd till ledningen om utvecklingsbehov och bidra till att utforma L&D-strategier som stödjer medarbetarnas utveckling
• Coacha medarbetare och ledare genom framtagandet av individuella utvecklingsplaner (IDP:er) för att hjälpa medarbetarna att ta ansvar för sin utveckling
• Skapa utbildningsplaner, inklusive utformning och genomförande av kursmaterial (lärarledd utbildning, webbaserad utbildning, arbetsplatsförlagt lärande)
• Utveckla interna lösningar för karriärmobilitet som ska hjälpa till att koppla samman medarbetare med nya utvecklingsmöjligheter, såsom nästa roll och mentorskap.

15. Prestationshantering

HR:s uppgifter omfattar också att definiera och upprätthålla processer för prestationshantering som gör det möjligt för företaget och dess medarbetare att nå organisationens mål.  

En väl utformad process för prestationshantering skapar transparens kring företagets mål och en djupare förståelse för hur alla medarbetare bidrar till dessa mål. Den skapar också en samarbetsprocess där medarbetare och deras chefer kan arbeta tillsammans för att förbättra prestationen.  

Prestationshantering är också vanligtvis kopplad till en organisations ersättningsfilosofi. I en prestationsbaserad ersättningsmodell är löneökningar, bonusar och andra incitament ofta direkt kopplade till både företagets och/eller medarbetarens individuella prestation under kalenderåret.

16. Successionsplanering 

Successionsplanering, eller processen att ”bygga system och processer för att säkerställa kontinuitet i organisationens framtida ledarskap”, är ett viktigt sätt för organisationer att identifiera och investera i talanger med hög potential.  

Ofta är successionsplanering en del av den bredare processen för talangplanering, ibland kallad en ”talangöversyn”, där ledare och HR-partners samarbetar för att bedöma medarbetare utifrån deras prestation och potential (9-rutorsbedömning).  

Regelbundna HR-understödda samtal om talanger med hög potential och luckor i ledarskapet säkerställer att organisationer utvecklar en pipeline av talanger som är redo att fylla morgondagens lediga ledarpositioner.

17. Mångfald, jämlikhet och inkludering 

Mångfald, jämlikhet och inkludering (DEI) är fortfarande både ett centralt HR-ansvar och ett arbete som måste drivas av alla medlemmar i ledningsgruppen.

Det finns många delar, men syftet med DEI-arbetet är att bygga mer inkluderande och jämlika organisationer som speglar de samhällen där vi lever och verkar. 

Det är viktigt att notera att DEI-insatser är nära sammanflätade med alla delar av medarbetarens livscykel och HR:s ansvarsområden, från att rekrytera medarbetare med olika bakgrunder till att utveckla en lista över efterträdare i ledningen som speglar organisationens medarbetargrupp.  

Ett vanligt sätt för organisationer att uppmärksamma mångfald och bygga mer empatiska medarbetarrelationer är att underlätta medarbetarresursgrupper. Dessa är ett utmärkt sätt för underrepresenterade grupper av medarbetare att samlas för att uppmärksamma sina intressen och på ett naturligt sätt påverka förändring.

18. Avslut av medarbetares anställning 

HR:s ansvarsområden omfattar även avslut av medarbetares anställning, det vill säga att skilja medarbetare från organisationen eller avsluta deras anställning. Generellt ansvarar HR-funktionen för att definiera en process för avslut av anställning (som ofta presenteras som en checklista för avslut av anställning) och vägleda medarbetarna genom denna händelse. 

Beroende på omständigheterna kring medarbetarens utträde ur organisationen kan ytterligare ansvarsområden omfatta avgångssamtal eller enkäter.

Vid uppsägningar på grund av arbetsbrist eller när en tjänst tas bort ingår ytterligare uppgifter, till exempel att ta fram ett avgångsvederlag för att stödja medarbetarna när de lämnar företaget och minska organisationens juridiska risk.  

19. Talangplanering och strategi

En väl genomförd talangplanering och strategi är avgörande för organisationens framgång, och HR ansvarar för att samarbeta med ledare för att säkerställa att deras team har rätt talanger på plats för att nå sina mål.

HR spelar en viktig roll i att hjälpa team att fastställa vilka talanger de behöver och använda sin interna och externa kunskap för att täppa till eventuella kompetensluckor.

Som en del av detta ansvarar HR för att utveckla en effektiv process för personalplanering.

Så stöder HR verksamheten

HR stöder organisationer genom att bidra till att de har rätt kompetens på plats för att nå sina mål och att denna kompetens är frisk, engagerad och har allt den behöver för att prestera och nå sin fulla potential.

Det låter enkelt när man sammanfattar det i en mening, men som vi har diskuterat ovan omfattar det mycket. Förhoppningsvis får personer utanför HR som läser detta en ny förståelse för och respekt för funktionen och det vi gör!

En dag kanske vi coachar chefer i hur de kan ge bättre återkoppling och nästa dag hjälper vi till att uppdatera ersättningsstrukturen. Ingen dag är den andra lik, men den gemensamma nämnaren är att hjälpa organisationen att nå sina mål genom effektiva strategier för kompetenshantering.

Som nämnts stöder HR också verksamheten genom att säkerställa efterlevnad av relevanta lagar och bestämmelser.

Så stöder HR medarbetarna

När det gäller medarbetare stöder HR dem genom att:

• Säkerställa att deras lagliga rättigheter som anställda respekteras
• Hjälpa dem med frågor som rör deras anställning
• Säkerställa att de får rätt lön i tid
• Hjälpa till med registrering av förmåner
• Välkomna dem till organisationen och hjälpa dem att nå sin fulla potential under sin anställningstid
• Bidra till att säkerställa en trygg och trivsam arbetsmiljö som stöder deras behov
• Coacha och ge mentorskap.

Jobb inom HR

HR erbjuder många möjliga karriärvägar, och listan växer ständigt. Roller sträcker sig från HR-generalist, som arbetar med i stort sett allt, till mycket specialiserade roller som specialist på fusioner och förvärv.

Här har jag delat upp jobbtitlar inom HR efter funktion.

Generalist- och chefsroller

• HR-assistent
• HR-generalist
• HR-specialist
• HR-chef
• HR-partner
• HR-direktör
• Vicepresident för HR
• Personalchef (CHRO)

Rekrytering och kompetensanskaffning

• Rekryterare
• Specialist på kompetensanskaffning
• Specialist på kandidatsökning
• Rekryteringskoordinator
• Rekryteringschef

Utbildning och utveckling

• Utbildningskoordinator
• Specialist på lärande och utveckling
• Företagsutbildare
• Utbildningschef
• Direktör för lärande och utveckling

Ersättning och förmåner

• Ersättningsanalytiker
• Förmånsadministratör
• Lönespecialist
• Chef för ersättning och förmåner

Medarbetarrelationer

• Specialist på medarbetarrelationer
• Specialist på arbetsmarknadsrelationer
• Chef för medarbetarrelationer

HR-informationssystem (HRIS)

• HRIS-analytiker
• HRIS-koordinator
• HR-teknikspecialist

Prestationshantering

• Prestationschef
• Specialist på prestationsförbättring

Efterlevnad och riskhantering

• HR-ansvarig för regelefterlevnad
• Arbetsmiljöansvarig

Mångfald och inkludering

• Specialist på mångfald och inkludering
• Mångfaldsansvarig

Organisationsutveckling

• Specialist på organisationsutveckling
• Specialist på förändringsledning
• Konsult inom organisationsutveckling

HR-kompetenser

Som du kan se är HR:s ansvarsområden ganska varierade, och HR-personal utvecklar ett brett spektrum av hårda och mjuka kompetenser under sina karriärer. Det är ett av glädjeämnena med att arbeta inom området.

Några viktiga HR-kompetenser är:

• Kommunikationsförmåga: Effektiv muntlig och skriftlig kommunikation är avgörande för att interagera med medarbetare, ledning och externa samarbetspartner.
• Social kompetens: Förmågan att bygga upp och upprätthålla goda relationer är avgörande för att hantera medarbetarrelationer och navigera i dynamiken på arbetsplatsen.
• Konfliktlösning: HR-personal måste vara skicklig på att lösa konflikter mellan medarbetare eller mellan medarbetare och ledning på ett rättvist och effektivt sätt.
• Kompetens inom organisation och projektledning: Att effektivt hantera flera uppgifter, tidsfrister och projekt är avgörande i den snabbföränderliga HR-miljön.
• Omdöme och sekretess: Att hantera känslig information med omdöme och säkerställa sekretess är avgörande inom HR.
• Empati: Att förstå och dela andras känslor är viktigt för att bemöta medarbetares frågor och skapa en stödjande arbetsplats.
• Förhandlingsförmåga: Förhandling om löner, förmåner och konflikter på arbetsplatsen kräver takt och diplomati.
• Efterlevnad av lagar och regler: Kunskap om arbetsrätt och bestämmelser är avgörande för att säkerställa att organisationen uppfyller alla lagkrav.
• Anpassningsförmåga: Förmågan att anpassa strategier och arbetssätt efter förändringar i affärsmiljön och personalens behov.
• Affärsförståelse: Att förstå det bredare affärssammanhanget och anpassa HR-strategierna efter organisationens mål.
• Dataanalys: Förmågan att samla in, analysera och tolka HR-data för att fatta välgrundade beslut och förbättra processer.
• Teknisk kompetens: Kännedom om HR-informationssystem (HRIS), löneprogram och andra tekniska verktyg som används inom HR-hantering.
• Prestationshantering: Kompetens i att utveckla och implementera system för prestationsbedömning som är rättvisa, effektiva och förenliga med verksamhetens mål.
• Rekrytering och urval: Förmågan att identifiera, attrahera och välja ut de bästa talangerna för att möta organisationens behov.
• Utbildning och utveckling: Att utforma och genomföra utbildningsprogram som förbättrar medarbetarnas kompetenser och organisationens resultat.
• Kulturell medvetenhet: Att förstå och uppskatta mångfald för att främja en inkluderande arbetsmiljö.
• Ledarskap: Att ge vägledning och riktning åt HR-teamet och fungera som en förebild för företagets värderingar.
• Förändringsledning: Att leda och hantera förändringsinitiativ i organisationen på ett sätt som minimerar motstånd och maximerar engagemanget.
• Problemlösning: Att snabbt identifiera problem och utforma effektiva lösningar för att lösa dem.
• Ekonomisk förståelse: HR:s ekonomiska förståelse förbises ofta, men ekonomisk förståelse inom HR är viktig för att få projekt godkända.

Är det bättre att outsourca HR?

Det står klart att HR-ansvaret är omfattande, komplext och avgörande för organisationens framgång. Hur hanterar man allt detta?

Ett vanligt tillvägagångssätt är att outsourca vissa (eller potentiellt alla) HR-funktioner. Min rekommendation är dock att behålla åtminstone en liten, strategisk HR-funktion inom organisationen.

Jag anser att ett internt HR-team är avgörande för att förstå medarbetarnas behov, fungera som ett strategiskt bollplank och ge chefer och ledare stöd, samt säkerställa att HR-ansvaret hjälper företaget att uppfylla sitt syfte, nå organisationens mål och skapa en fantastisk arbetsplats för människor.  

Att utveckla relationerna

Även om HR kan ha självständiga ansvarsområden finns det många gemensamma mål mellan personalansvariga chefer och HR-personal.

I slutändan bör HR-personal ha förutsättningar att bidra till en bättre hantering av medarbetarnas hela livscykel och ge strategiska synpunkter för att hjälpa till att uppfylla verksamhetens leveranser.

Ytterligare resurser som kan hjälpa dig på din resa:

• Positionera HR som en strategisk partner
• Jobbtitlar inom personalområdet
• Hantera HR i små och medelstora företag

Gå med i People Managing People-gemenskapen 

För ytterligare råd om HR-funktionens ansvarsområden och hur du effektivt hanterar personalresurser i din organisation kan du gå med i vår stödjande gemenskap av HR- och företagsledare som delar kunskap och expertis för att hjälpa dig att utvecklas i din karriär och skapa större genomslag i din organisation.