Så anställer du medarbetare: En komplett guide

Innan du anställer medarbetare

1. Juridiska och administrativa förberedelser

Innan du kan anställa någon behöver du först bocka av ett par juridiska punkter. Även om vi rekommenderar att du tar juridisk rådgivning behöver du sannolikt uppfylla följande krav:

1.1 Skatteregistrering

Du visste att det här skulle komma! För att lagligen kunna anställa någon måste du naturligtvis fylla i de nödvändiga blanketterna för att betala federala skatter och delstatsskatter i USA.

Federala blanketter (krävs för alla amerikanska företag):

1. Blankett SS-4:
   • Syfte: Ansök om ett EIN (arbetsgivaridentifikationsnummer) via IRS.
   • Var den lämnas in: IRS webbplats.
2. Blankett 940:
   • Syfte: Rapportera och betala federal arbetslöshetsskatt (FUTA).
   • Frekvens: Årligen.
3. Blankett 941:
   • Syfte: Rapportera federal inkomstskatt samt innehållen skatt för Social Security och Medicare.
   • Frekvens: Kvartalsvis.
4. Blankett W-2:
   • Syfte: Rapportera utbetalda löner och innehållna skatter för medarbetare.
   • Frekvens: Årligen (lämnas in till medarbetarna och IRS).
5. Blankett 1099-NEC (om tillämpligt):
   • Syfte: Rapportera betalningar till självständiga uppdragstagare.
   • Frekvens: Årligen.

Delstatliga skatteblanketter (varierar mellan delstater):

1. Blanketter för registrering av delstatlig löneskatt:
   • Syfte: Registrera konton för innehållen delstatlig inkomstskatt.
   • Var de lämnas in: Webbplatsen för din delstats skattemyndighet eller skatteverk.
2. Registrering för delstatlig arbetslöshetsförsäkring (SUI):
   • Syfte: Registrera dig för att betala arbetslöshetsförsäkringsskatt.
   • Var den lämnas in: Webbplatsen för delstatens arbetsmarknads- eller arbetsdepartement.
3. Registrering för delstatlig invaliditetsförsäkring (SDI) (om det krävs):
   • Berörda delstater: Kalifornien, New York, New Jersey, Rhode Island, Hawaii.
4. Blankett för rapportering av nyanställda:
   • Syfte: Rapportera nyanställda medarbetare till din delstats register över nyanställda.
   • Var den lämnas in: Webbplatsen för delstatens barnbidrags- eller arbetskontor.
5. Blanketter för lokala skatter och företagslicenser:
   • Syfte: Registrera dig för lokala krav på löneskatt eller företagsskatt, om tillämpligt.

1.2. Konfigurera lönehanteringen

Medarbetare stannar inte särskilt länge om du inte betalar dem. Att konfigurera lönehanteringen innebär att skapa en process för att beräkna och betala medarbetarnas löner och samtidigt säkerställa att federala, delstatliga och lokala skattelagar följs. 

Vi rekommenderar att du väljer en leverantör av lönetjänster eller använder löneprogramvara för att automatisera beräkningar, skattedeklarationer och direktinsättningar.

1.3 Förstå arbetsrättsliga lagar

Bekanta dig med arbetsrättsliga lagar på federal, delstatlig och lokal nivå. Dessa lagar omfattar områden som minimilön, övertidsersättning, antidiskrimineringspolicyer, säkerhetsstandarder på arbetsplatsen samt certifieringar eller bakgrundskontroller som krävs inom ditt område.

Bra ställen att hitta information på är officiella webbplatser som USA:s arbetsmarknadsdepartement (DOL), kommissionen för lika möjligheter i arbetslivet (EEOC) och arbetsmarknadsdepartementet i din delstat.

1.4 Skaffa en arbetsskadeförsäkring

Arbetsskadeförsäkring täcker anställdas sjukvårdskostnader och förlorade löner vid arbetsrelaterade skador eller sjukdomar.

De flesta delstater kräver att företag med anställda har denna försäkring (även om kraven varierar avsevärt), och underlåtenhet att ha detta skydd kan leda till betydande böter och rättsliga konsekvenser.

Kontakta en försäkringsleverantör som är licensierad i din delstat för att jämföra försäkringar och premier.

1.5 Förbered anställningsavtal

Utarbeta anställningsavtal eller erbjudandebrev som tydligt beskriver arbetsroller, ersättning, förmåner och företagets policyer.

Även om anställningsavtal inte är obligatoriska för de flesta arbeten kan de bidra till att tydliggöra förväntningar och minska risken för tvister.

Saker som bör ingå är villkor om sekretess, immateriella rättigheter och uppsägningsvillkor, om det är relevant.

Överväg att använda juridiska mallar eller samarbeta med en advokat för att säkerställa att ni följer delstatliga och federala arbetslagar.

2. Ekonomisk planering

2.1 Budgetera för löner och förmåner

För att budgetera för löner och förmåner kan du börja med att undersöka branschstandarder för löner för varje roll utifrån erfarenhet och plats, med hjälp av verktyg som USA:s arbetsmarknadsstatistikbyrå (BLS) eller jobbsajter som Glassdoor.

Lägg till obligatoriska arbetsgivaravgifter som löneskatter (socialförsäkringen, Medicare och arbetslöshetsförsäkring) samt förmåner som sjukförsäkring, pensionsinbetalningar och betald ledighet.

2.2 Ordna personalförmåner

För att ordna personalförmåner bör du identifiera de lagstadgade förmåner som krävs, såsom arbetsskadeförsäkring, arbetslöshetsförsäkring och inbetalningar till socialförsäkringen.

Överväg därefter vilka frivilliga förmåner du vill erbjuda, till exempel sjukförsäkring, pensionsplaner, betald ledighet och program för välmående, baserat på branschstandarder där du bedriver verksamhet och på din budget.

Samarbeta med välrenommerade förmånsleverantörer som har dokumenterad erfarenhet av att hjälpa företag i din bransch eller av din storlek.

En annan sak att undersöka är hur länge de har varit verksamma och om de specialiserar sig på specifika typer av förmåner, såsom sjukförsäkring, pensionsplaner eller program för välmående.

3. Policyer och rutiner

3.1 Ta fram en personalhandbok

Skapa en personalhandbok som beskriver företagets policyer, förväntningar på arbetsplatsen, anställdas rättigheter och rutiner för exempelvis närvaro, uppförande och ledighet. Inkludera juridiska policyer som riktlinjer mot diskriminering, förebyggande av trakasserier och säkerhet på arbetsplatsen.

Det är viktigt att handboken är tydlig, kortfattad och lättillgänglig samt att den uppdateras regelbundet när policyerna ändras—Slite, Notion eller andra specialbyggda verktyg för personalhandböcker passar perfekt för detta.

Om ditt företag har många personalpolicyer att hålla reda på kan du överväga att skapa en separat personalhandbok för nyanställda för att undvika informationsöverflöd under den första dagen av introduktionsprocessen.

3.2 Fastställ säkerhetsstandarder på arbetsplatsen

Se till att arbetsplatsen uppfyller de säkerhetsföreskrifter som fastställts av OSHA eller branschspecifika myndigheter. 

Genomför säkerhetsbedömningar, tillhandahåll nödvändig skyddsutrustning, skapa rutiner för insatser vid nödsituationer och utbilda medarbetarna regelbundet i säkerhetsprotokoll samt dokumentera efterlevnaden för att undvika potentiella överträdelser.

4. Beredskap för rekrytering och introduktion

4.1 Skapa en arbetsbeskrivning

Skriv en detaljerad arbetsbeskrivning som tydligt definierar rollens ansvarsområden (och hur de kommer att bidra till organisationens framgång), kvalifikationer, nödvändiga färdigheter och förväntade resultat.

Se till att använda ett tydligt, handlingsinriktat och opartiskt språk för att attrahera rätt kandidater och tydliggöra förväntningarna från början. 

Läs mer om hur man utformar effektiva arbetsbeskrivningar i Mariya Hristovas utmärkta artikel om hur man skriver en arbetsbeskrivning.

4.2 Utforma en rekryteringsprocess

Börja utveckla en strukturerad rekryteringsprocess som omfattar att skapa platsannonser, granska CV:n, genomföra intervjuer och administrera färdighetstester.

Definiera tydliga rekryteringskriterier, bestäm vilka teammedlemmar som ska delta i urvalsprocessen och standardisera utvärderingsmetoderna för att säkerställa konsekvens, rättvisa och efterlevnad av arbetslagstiftningen.

Du bör också överväga att skapa en rekryteringsprocess som lämpar sig för distansarbete.

Rekryteringsprocess

5.1 Hitta kandidater

Att hitta kandidater innebär att söka efter potentiella nyanställda genom rekryteringsmarknadsföring och aktiva sourcingstrategier. 

Rekryteringsmarknadsföring omfattar att marknadsföra ert arbetsgivarvarumärke genom platsannonser, sociala medier och företagets webbplats samt att regelbundet publicera uppdateringar, till exempel medarbetarberättelser och företagsvideor, för att visa värdet av er organisation som potentiell arbetsgivare.

Aktiv sourcing innebär att söka efter kandidater direkt genom ert nätverk, eventuella befintliga medarbetarrekommendationer, LinkedIn, yrkesforum och branschspecifika jobbsajter.

 5.2 Granska kandidater

Granskningsprocessen för kandidater börjar med att granska CV:n och ansökningar för att utvärdera kandidaternas arbetslivserfarenhet, färdigheter och utbildningsbakgrund. 

Moderna system för hantering av jobbansökningar kan hjälpa till att automatisera detta steg genom att filtrera CV:n och poängsätta dem utifrån jobbspecifika nyckelord eller krav, till exempel behörighet. 

Efter den inledande granskningen kan en kort telefon- eller videointervju hjälpa rekryterande chefer att bedöma kandidaternas kommunikationsförmåga, tillgänglighet och intresse för rollen.

Under detta samtal bör du tydliggöra förväntningarna på rollen och säkerställa att kandidaten förstår företagets värderingar.

Därefter följer en kortlista, där kandidaterna rangordnas utifrån kvalifikationer och resultat från granskningen. Detta steg begränsar urvalet till de kandidater som är bäst lämpade för vidare utvärdering.

5.3 Genomföra intervjuer

Intervjuer innebär att träffa kandidaterna på kortlistan för att bedöma deras kvalifikationer, färdigheter och kulturella passform. 

En välstrukturerad intervju innehåller frågor som riktar in sig på teknisk kompetens, problemlösningsförmåga och beteendemässiga egenskaper.

Beteendebaserade intervjufrågor kan vara användbara för att ge insikt i hur en kandidat har tillämpat sina färdigheter och hanterat verkliga situationer – en stark indikator på hur personen kommer att agera i liknande situationer i framtiden och hur hen skulle fungera inom er organisation.

Intervjuer kan genomföras individuellt, virtuellt eller som en panelintervju med viktiga teammedlemmar och beslutsfattare.

För att upprätthålla rättvisa bör utvärderarna använda ett standardiserat poängsystem eller ett feedbackformulär. Detta säkerställer att varje kandidat bedöms utifrån samma kriterier och främjar en objektiv och inkluderande urvalsprocess.

Läs mer i Hristovas utmärkta artikel om hur man intervjuar någon.

5.4 Lämna ett erbjudande

Du har hittat en matchning, och nu kommer det något nervpirrande steget att lägga fram erbjudandet. Som Hristova påpekar i sin utmärkta artikel om hur man lämnar ett jobberbjudande är det bäst att först ringa personen för att meddela detta innan du skickar ett formellt brev med tjänstens titel, lön, startdatum, förmåner och anställningsvillkor med mera.

Jag rekommenderar starkt att du läser Hristovas artikel för att få hjälp med att hantera detta avgörande steg och anställa fler av de kandidater du vill ha.

5.5 Bakgrunds- och behörighetskontroller

Innan anställningen blir officiell bör du genomföra bakgrunds- och behörighetskontroller för att verifiera kandidatens meriter och lagliga rätt att arbeta.

Anställnings- och utbildningshistorik bör bekräftas genom officiella register eller välrenommerade verifieringstjänster.

Referenskontroller ger insikt i kandidatens tidigare arbetsprestationer, arbetsmoral och karaktär genom kontakt med tidigare arbetsgivare eller yrkesmässiga kontakter.

Kontroller av laglig behörighet omfattar verifiering av rätten att arbeta med hjälp av formulär I-9 i USA, eller att nödvändiga visum och tillstånd finns på plats.

Om kontroller av brottslig bakgrund krävs ska du säkerställa att relevanta lagar följs och att kontrollerna är lämpliga för tjänsten (programvara för bakgrundskontroller eller tjänster för drogtestning kan vara till hjälp här).

Transparens kring processen bygger förtroende och säkerställer att kandidaterna hålls informerade under hela processen.

Efter att du har anställt medarbetare

6.1 Rapportera nyanställda

Mer administration, hurra! Här är det du och den nyanställda behöver göra ur ett juridiskt perspektiv:

För arbetsgivaren (ditt ansvar):

• Fyll i formulär I-9 (verifiering av rätt att arbeta):
  • Du måste verifiera den anställdas identitet och lagliga tillstånd att arbeta i USA.
  • Granska och spara styrkande dokument som pass eller körkort.
• Rapportera den nyanställda till din delstat:
  • Registrera den anställda i din delstats program för rapportering av nyanställda inom 20 dagar från anställningen (eller tidigare, beroende på delstat).
• Ordna lönehanteringen:
  • Registrera dig för federala och delstatliga löne­skatte­konton om du inte redan har gjort det.
• Skaffa en arbetsskadeförsäkring:
  • Köp denna försäkring om det krävs i din delstat. Den täcker arbetsrelaterade skador eller sjukdomar.
• Sätt upp obligatoriska arbetsplatsanslag:
  • Sätt upp federala och delstatliga arbetsrättsliga meddelanden på en synlig plats. De ska omfatta minimilön, säkerhet på arbetsplatsen och policyer mot diskriminering.
• Skapa en personalakt:
  • Förvara en konfidentiell akt för den anställda med ifyllda formulär, undertecknade anställningserbjudanden och prestationsdokumentation.
• Erbjud obligatoriska förmåner (om tillämpligt):
  • Erbjud förmåner som sjukförsäkring, pensionsplaner och betald ledighet om det krävs enligt lag eller företagets policy.

För den anställda (den anställdas ansvar)

1. Fyll i blankett W-4 (anställdas skatteavdragsintyg):
   • Denna blankett avgör hur mycket federal inkomstskatt som ska dras från deras löner.
2. Fyll i blanketter för statligt skatteavdrag (om tillämpligt):
   • Beroende på delstat kan anställda behöva fylla i delstatsspecifika blanketter för skatteavdrag.
3. Tillhandahåll dokument för blankett I-9:
   • Den anställda måste inom tre dagar efter anställningen tillhandahålla giltiga dokument som styrker deras identitet och rätt att arbeta.
4. Anslut dig till förmåner (om sådana erbjuds):
   • Anställda bör granska och ansluta sig till företagsfinansierade förmåner som sjukförsäkring, pensionsplaner och betald ledighet.
5. Underteckna erbjudandebrevet/anställningsavtalet:
   • Om det krävs bör de formellt tacka ja till rollen genom att underteckna anställningsavtalet eller erbjudandebrevet.
6. Bekräfta företagets policyer:
   • Anställda bör underteckna bekräftelser av viktiga policyer, såsom policyer mot trakasserier, sekretess och arbetsplatssäkerhet, om tillämpligt.

6.2 Introduktion

Introduktionen omfattar vissa av de juridiska och administrativa krav som anges ovan, men handlar egentligen om att se till att den nyanställda får bästa möjliga start.

Det innebär att ge dem de verktyg, den kunskap och det stöd som behövs för att lyckas. Vanliga delar är rollspecifik utbildning, introduktioner till teammedlemmar samt en översikt över företagskulturen, värderingarna och förväntningarna. 

Ett välstrukturerat introduktionsprogram förbättrar medarbetarnas engagemang, arbetstillfredsställelse och långsiktiga kvarstannande. Läs mer i vår artikel om att skapa ett effektivt introduktionsprogram för de första 30–60–90 dagarna.

Så anställer du medarbetare: 5 bästa metoder

Människor är människor och de gör märkliga saker. Det som motiverar dem är inte alltid tydligt, och livet händer.

Framgångsrik rekrytering genom hela processen bygger på förtroende, transparens, organisation, uthållighet och kommunikation.

Här är några bästa metoder som hjälper dig att attrahera och behålla den kompetens du behöver:

1. Skapa ett EVP 

Ett arbetsgivarerbjudande (EVP) är en uppsättning unika förmåner och erbjudanden som en arbetsgivare lovar att ge sina anställda i utbyte mot deras färdigheter, expertis och engagemang.

Det är i grunden det värde som en organisation erbjuder sina anställda i utbyte mot deras bidrag.

EVP:t hjälper till att attrahera, behålla och engagera kompetenta medarbetare genom att effektivt kommunicera och tydliggöra vad som gör organisationen till en attraktiv arbetsplats. Det omfattar olika delar, såsom:

• Syfte, vision och uppdrag
• Organisatoriska värderingar
• Total ersättning
• Kultur
• Möjligheter till karriärutveckling
• Flexibilitet
• Balans mellan arbete och privatliv
• Den övergripande medarbetarupplevelsen. 

För en djupare genomgång rekommenderar jag Hristovas utmärkta guide om att skapa ett EVP.

2. Bygg ett starkt arbetsgivarvarumärke

Efter att du har skapat ditt EVP är nästa steg att bygga ditt arbetsgivarvarumärke.

I grund och botten är ditt arbetsgivarvarumärke ditt rykte som arbetsgivare. Det handlar om hur du presenterar dig i sociala medier, platsannonser, intervjuer och allt som riktar sig till kandidater.

Det handlar också om hur du agerar som företag. Är ni etiska, behandlas medarbetarna väl och lever ni efter era värderingar?

Ett citat om varumärkesbyggande som alltid har fastnat hos mig kommer från Warren Buffet: “Det tar 20 år att bygga upp ett rykte och fem minuter att förstöra det. Om du tänker på det kommer du att göra saker annorlunda.”

För en djupare genomgång kan du läsa Mariyas guide till arbetsgivarvarumärkesbyggande.

3. Använd en strukturerad intervjuprocess

Vi berörde vikten av intervjuer ovan och jag upprepar det här.

Det är viktigt att skapa en konsekvent intervjustruktur för att säkerställa att alla kandidater bedöms utifrån samma kriterier. Det bidrar till att skapa en konsekvent kandidatupplevelse och kan bidra till att minska partiskhet och göra processen rättvisare.

4. Dra nytta av teknik

I början kan du förmodligen klara dig med ett enkelt system för personalhantering som hjälper dig att bygga ditt team. Det finns många fördelar med system för personalhantering i sig.

Om rekryteringen däremot tar fart finns det användbara verktyg som kan bidra till att förbättra processen för alla inblandade parter och följa upp KPI:er för rekrytering som håller dina insatser i linje med verksamhetens mål.

Den oomtvistade kungen eller drottningen bland rekryteringsprogram är systemet för spårning av sökande (ATS). Dessa system använder verktyg för automatisering av rekrytering för att hjälpa till att publicera lediga tjänster, boka intervjuer, följa upp och kommunicera med kandidater under hela rekryteringsprocessen, granska CV:n och tolka feedback.

5. Ta hjälp av experter

Rekrytering är notoriskt svårt, särskilt när det gäller att hitta kandidater, så ibland kan det vara fördelaktigt att anställa eller anlita en expert. Du har några alternativ här beroende på din budget för rekrytering:

• Bygg upp ett internt rekryteringsteam.
• Anlita en specialiserad rekryteringsbyrå, antingen på retainerbasis eller med betalning vid leverans. Dessa är särskilt användbara vid rekrytering av chefer eller svårrekryterade kandidater.
• Använd en professionell arbetsgivarorganisation eller en registrerad arbetsgivare. Dessa är särskilt användbara vid rekrytering av talanger utanför din hemjurisdiktion.

För mer information kan du läsa vår artikel om hur du anställer en rekryterare, hur du anställer en chef eller hur du anställer en assistent.

Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People

Håll dig uppdaterad om den senaste utvecklingen inom rekrytering genom att prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare.

Du får allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i karriären och skapa större genomslag i din organisation.

Vanliga frågor om hur man anställer medarbetare

Vilka tecken visar att det är dags att anställa medarbetare?

Vilka är några fördelar med att anställa?