Så anställer du medarbetare: en komplett guide

Innan du anställer medarbetare

1. Juridiska och administrativa förberedelser

Innan du kan anställa någon finns det ett par juridiska punkter att ta itu med först. Även om vi rekommenderar att du anlitar juridisk rådgivning behöver du sannolikt uppfylla följande krav:

1.1 Skatteregistrering

Du visste att det här skulle komma! För att lagligen kunna anställa någon måste du naturligtvis fylla i de nödvändiga blanketterna för att betala Uncle Sams federala och delstatliga skatter.

Federala blanketter (krävs för alla amerikanska företag):

1. Blankett SS-4:
   • Syfte: Ansök om ett EIN (arbetsgivaridentifikationsnummer) via IRS.
   • Var den lämnas in: IRS webbplats.
2. Blankett 940:
   • Syfte: Redovisa och betala federal arbetslöshetsskatt (FUTA).
   • Frekvens: Årligen.
3. Blankett 941:
   • Syfte: Redovisa innehållen federal inkomstskatt, skatt till Social Security och Medicare.
   • Frekvens: Kvartalsvis.
4. Blankett W-2:
   • Syfte: Redovisa utbetalda löner och innehållna skatter för medarbetare.
   • Frekvens: Årligen (lämnas till medarbetarna och IRS).
5. Blankett 1099-NEC (om tillämpligt):
   • Syfte: Redovisa betalningar till självständiga uppdragstagare.
   • Frekvens: Årligen.

Delstatliga skatteblanketter (varierar mellan delstater):

1. Blanketter för registrering av delstatlig löneskatt:
   • Syfte: Registrera konton för innehållning av delstatlig inkomstskatt.
   • Var den lämnas in: Webbplatsen för din delstats skattemyndighet eller skatteverk.
2. Registrering för delstatlig arbetslöshetsförsäkring (SUI):
   • Syfte: Registrera dig för att betala arbetslöshetsförsäkringsavgifter.
   • Var den lämnas in: Webbplatsen för delstatens arbetsmarknads- eller arbetsdepartement.
3. Registrering för delstatlig sjukförsäkring (SDI) (om så krävs):
   • Berörda delstater: Kalifornien, New York, New Jersey, Rhode Island, Hawaii.
4. Blankett för rapportering av nyanställda:
   • Syfte: Rapportera nyanställda medarbetare till din delstats register över nyanställda.
   • Var den lämnas in: Webbplatsen för delstatens barnbidrags- eller arbetsmarknadskontor.
5. Blanketter för lokala skatter och företagslicenser:
   • Syfte: Registrera dig för lokala krav på löne- eller företagsskatt, om tillämpligt.

1.2. Upprätta löneadministration

Medarbetare stannar inte särskilt länge om du inte betalar dem. Att upprätta löneadministration innebär att skapa en process för att beräkna och betala medarbetarnas löner samtidigt som du säkerställer att federala, delstatliga och lokala skattelagar följs. 

Vi rekommenderar att du väljer en löne- tjänstleverantör eller använder löneprogramvara för att automatisera beräkningar, skattedeklarationer och direkta insättningar.

1.3 Förstå arbetslagstiftningen

Bekanta dig med arbetslagstiftningen på federal, delstatlig och lokal nivå. Dessa lagar omfattar områden som minimilön, övertidsersättning, antidiskrimineringspolicyer, säkerhetsstandarder på arbetsplatsen samt certifieringar eller bakgrundskontroller som krävs inom ditt område.

Bra ställen att hitta information på är officiella webbplatser som USA:s arbetsmarknadsdepartement (DOL), kommissionen för lika möjligheter i arbetslivet (EEOC) och arbetsmarknadsdepartementet i din delstat.

1.4 Skaffa en arbetsskadeförsäkring

Arbetsskadeförsäkring täcker anställdas sjukvårdskostnader och förlorade inkomster vid arbetsrelaterade skador eller sjukdomar.

De flesta delstater kräver att företag med anställda har denna försäkring (även om kraven varierar avsevärt), och underlåtenhet att ha detta skydd kan leda till betydande böter och rättsliga konsekvenser.

Kontakta en försäkringsleverantör som är licensierad i din delstat för att jämföra försäkringar och premier.

1.5 Förbered anställningsavtal

Utforma anställningsavtal eller erbjudandebrev som tydligt beskriver arbetsroller, ersättning, förmåner och företagets policyer.

Även om anställningsavtal inte är obligatoriska för de flesta arbeten kan de bidra till att fastställa förväntningar och minska risken för tvister.

Sådant som bör ingå är villkor om sekretess, immateriella rättigheter och uppsägningsvillkor, om det är relevant.

Överväg att använda juridiska mallar eller samarbeta med en advokat för att säkerställa att ni följer delstatlig och federal arbetslagstiftning.

2. Ekonomisk förberedelse

2.1 Budgetera för löner och förmåner

För att budgetera för löner och förmåner börjar du med att undersöka branschstandardiserade löner för varje roll utifrån erfarenhet och plats med hjälp av verktyg som Bureau of Labor Statistics (BLS) eller jobbsajter som Glassdoor.

Lägg till obligatoriska arbetsgivaravgifter som löneskatter (socialförsäkringsavgifter, Medicare och arbetslöshetsförsäkring) samt förmåner som sjukförsäkring, pensionsinbetalningar och betald ledighet.

2.2 Ordna personalförmåner

För att ordna personalförmåner bör du identifiera de obligatoriska förmåner som krävs enligt lag, till exempel arbetsskadeförsäkring, arbetslöshetsförsäkring och socialförsäkringsavgifter.

Överväg därefter vilka frivilliga förmåner ni vill erbjuda, till exempel sjukförsäkring, pensionsplaner, betald ledighet och friskvårdsprogram, baserat på branschstandarder där ni finns och er budget.

Samarbeta med välrenommerade förmånsleverantörer som har dokumenterad erfarenhet av att hjälpa företag inom er bransch eller i er företagsstorlek.

En annan sak att undersöka är hur länge de har varit verksamma och om de specialiserar sig på specifika typer av förmåner, som sjukförsäkring, pensionsplaner eller friskvårdsprogram.

3. Policyer och rutiner

3.1 Utforma en personalhandbok

Skapa en personalhandbok som beskriver företagets policyer, förväntningar på arbetsplatsen, de anställdas rättigheter och rutiner för exempelvis närvaro, uppförande och ledighet. Inkludera juridiska policyer som riktlinjer mot diskriminering, förebyggande av trakasserier och säkerhet på arbetsplatsen.

Det är viktigt att göra handboken tydlig, koncis och lättillgänglig samt uppdatera den regelbundet när policyerna ändras—Slite, Notion eller andra specialbyggda verktyg för personalhandböcker passar perfekt för detta.

Om ert företag har många personalpolicyer att hålla reda på kan ni överväga att skapa en separat personalhandbok för nyanställda för att förhindra informationsöverflöd redan första dagen i introduktionsprocessen.

3.2 Fastställ standarder för säkerhet på arbetsplatsen

Se till att arbetsplatsen uppfyller de säkerhetsbestämmelser som fastställts av OSHA eller branschspecifika myndigheter. 

Genomför säkerhetsbedömningar, tillhandahåll nödvändig skyddsutrustning, skapa rutiner för nödsituationer, utbilda medarbetarna regelbundet i säkerhetsprotokoll och dokumentera efterlevnaden för att undvika eventuella överträdelser.

4. Beredskap för rekrytering och introduktion

4.1 Skapa en arbetsbeskrivning

Skriv en detaljerad arbetsbeskrivning som tydligt definierar rollens ansvarsområden (och hur de kommer att bidra till organisationens framgång), kvalifikationer, nödvändiga färdigheter och förväntade resultat.

Se till att använda ett tydligt, handlingsinriktat och opartiskt språk för att attrahera rätt kandidater och tydliggöra förväntningarna från början. 

Läs mer om hur man utformar effektiva arbetsbeskrivningar i Mariya Hristovas utmärkta artikel om hur man skriver en arbetsbeskrivning.

4.2 Utforma en rekryteringsprocess

Börja utveckla en strukturerad rekryteringsprocess som omfattar att skapa platsannonser, granska CV:n, genomföra intervjuer och administrera färdighetsbedömningar.

Definiera tydliga rekryteringskriterier, besluta vilka teammedlemmar som ska delta i urvalsprocessen och standardisera bedömningsmetoderna för att säkerställa konsekvens, rättvisa och efterlevnad av arbetsrättsliga lagar.

Du bör också överväga att skapa en rekryteringsprocess som är anpassad för distansarbete.

Rekryteringsprocess

5.1 Hitta kandidater

Att hitta kandidater innebär att söka potentiella nyanställda genom rekryteringsmarknadsföring och aktiva strategier för kandidatsökning. 

Rekryteringsmarknadsföring omfattar att marknadsföra arbetsgivarvarumärket genom jobbportaler, sociala medier och företagets webbplats samt att publicera regelbundna uppdateringar, som vittnesmål från medarbetare och företagsvideor, för att visa värdet av organisationen som potentiell arbetsgivare.

Aktiv kandidatsökning innebär att söka efter kandidater direkt genom ditt nätverk, befintliga medarbetarrekommendationer, LinkedIn, yrkesforum och branschspecifika jobbsajter.

 5.2 Granska kandidater

Kandidaturvalsprocessen börjar med att granska CV:n och ansökningar för att utvärdera kandidaternas arbetslivserfarenhet, färdigheter och utbildningsbakgrund. 

Moderna system för hantering av jobbansökningar kan hjälpa till att automatisera detta steg genom att filtrera CV:n och poängsätta dem utifrån jobbspecifika nyckelord eller krav, till exempel behörighet. 

Efter den första granskningen kan ett kort telefon- eller videosamtal hjälpa rekryterande chefer att bedöma kandidaternas kommunikationsförmåga, tillgänglighet och intresse för rollen.

Under samtalet bör du tydliggöra förväntningarna på rollen och säkerställa att kandidaten förstår företagets värderingar.

Därefter följer en gallring där kandidaterna rangordnas utifrån kvalifikationer och resultat från den inledande granskningen. Detta steg begränsar urvalet till de kandidater som är bäst lämpade för vidare bedömning.

5.3 Intervjuer

Intervjuer innebär att träffa kandidater som gått vidare i urvalet för att bedöma deras kvalifikationer, färdigheter och kulturella passform. 

En välstrukturerad intervju innehåller frågor som riktar in sig på teknisk kompetens, problemlösningsförmåga och beteendeegenskaper.

Beteendebaserade intervjufrågor kan ge värdefulla insikter i hur en kandidat har tillämpat sina färdigheter och hanterat situationer i verkligheten – en stark indikator på hur personen kommer att agera i liknande situationer framöver och hur hen skulle fungera inom organisationen.

Intervjuer kan genomföras individuellt, virtuellt eller som en panelintervju med viktiga teammedlemmar och beslutsfattare.

För att upprätthålla rättvisa bör bedömarna använda ett standardiserat poängsystem eller återkopplingsformulär. Detta säkerställer att varje kandidat bedöms utifrån samma kriterier och främjar en objektiv och inkluderande urvalsprocess.

Läs mer i Hristovas utmärkta artikel om hur man intervjuar någon.

5.4 Lämna ett erbjudande

Du har hittat en matchning, och nu kommer det något nervösa steget att lämna ett erbjudande. Som Hristova påpekar i sin utmärkta artikel om hur man lämnar ett jobberbjudande är det bäst att ringa personen först för att informera honom eller henne innan du skickar ett formellt brev med tjänstens titel, lön, startdatum, förmåner och anställningsvillkor med mera.

Jag rekommenderar starkt att du läser Hristovas artikel för att få hjälp med att hantera detta avgörande steg och anställa fler av de kandidater du vill ha.

5.5 Bakgrunds- och behörighetskontroller

Innan anställningen blir officiell bör du genomföra bakgrunds- och behörighetskontroller för att verifiera kandidatens meriter och lagliga arbetsstatus.

Anställnings- och utbildningshistorik bör bekräftas genom officiella register eller välrenommerade verifieringstjänster.

Referenskontroller ger insikt i kandidatens tidigare arbetsprestationer, arbetsmoral och karaktär genom att tidigare arbetsgivare eller yrkeskontakter kontaktas.

Kontroller av laglig behörighet omfattar verifiering av rätten att arbeta med hjälp av Form I-9 i USA eller att säkerställa att lämpliga visum och tillstånd finns på plats.

Om brottsliga bakgrundskontroller krävs ska du säkerställa att relevanta lagar följs och att kontrollerna är lämpliga för tjänsten (programvara för bakgrundskontroller eller tjänster för drogtestning kan vara till hjälp här).

Transparens kring processen bygger förtroende och säkerställer att kandidaterna är informerade under hela processen.

Efter att du har anställt personal

6.1 Rapportera nyanställda

Mer administration, hurra! Här är det som du och den nyanställda behöver slutföra ur ett juridiskt perspektiv:

För arbetsgivaren (ditt ansvar):

• Fyll i Form I-9 (verifiering av anställningsbehörighet):
  • Du måste verifiera den anställdas identitet och lagliga tillstånd att arbeta i USA.
  • Granska och behåll styrkande dokument som pass eller körkort.
• Rapportera den nyanställda till din delstat:
  • Registrera den anställda i din delstats rapporteringsprogram för nyanställda inom 20 dagar efter anställningen (eller tidigare, beroende på delstat).
• Upprätta löneadministration:
  • Registrera dig för federala och delstatliga lönekattekonton om du inte redan har gjort det.
• Skaffa en arbetsskadeförsäkring:
  • Köp denna försäkring om din delstat kräver det. Den täcker arbetsrelaterade skador eller sjukdomar.
• Sätt upp obligatoriska arbetsplatsanslag:
  • Sätt upp federala och delstatliga arbetsrättsliga meddelanden på en synlig plats. De ska omfatta information om minimilön, arbetsplatssäkerhet och policyer mot diskriminering.
• Skapa en personalakt:
  • Förvara en konfidentiell akt för den anställda med ifyllda formulär, undertecknade anställningserbjudanden och prestationsdokumentation.
• Tillhandahåll obligatoriska förmåner (om tillämpligt):
  • Erbjud förmåner som sjukförsäkring, pensionsplaner och betald ledighet om det krävs enligt lag eller företagets policy.

För den anställda (dennes ansvar)

1. Fyll i Form W-4 (intyg om skatteavdrag för anställd):
   • Detta formulär avgör hur mycket federal inkomstskatt som ska dras från lönen.
2. Fyll i formulär för statligt skatteavdrag (om tillämpligt):
   • Beroende på delstat kan anställda behöva fylla i delstatsspecifika formulär för skatteavdrag.
3. Tillhandahåll dokument för Form I-9:
   • Den anställda måste inom tre dagar från anställningen tillhandahålla giltiga dokument som styrker identitet och rätt att arbeta.
4. Anslut dig till förmåner (om sådana erbjuds):
   • Anställda bör gå igenom och ansluta sig till företagsfinansierade förmåner som sjukförsäkring, pensionsplaner och betald ledighet.
5. Underteckna anställningserbjudandet/anställningsavtalet:
   • Om det krävs bör de formellt tacka ja till rollen genom att underteckna anställningsavtalet eller anställningserbjudandet.
6. Bekräfta företagets policyer:
   • Anställda bör underteckna bekräftelser för viktiga policyer, till exempel policyer mot trakasserier, om konfidentialitet och om säkerhet på arbetsplatsen, om tillämpligt.

6.2 Introduktion

Introduktionen omfattar vissa av de juridiska och administrativa krav som anges ovan, men handlar egentligen om att säkerställa att din nyanställda får bästa möjliga start.

Det innebär att ge personen de verktyg, den kunskap och det stöd som behövs för att lyckas. Vanliga delar är rollspecifik utbildning, presentationer av teammedlemmar samt en översikt över företagets kultur, värderingar och förväntningar. 

Ett välstrukturerat introduktionsprogram förbättrar medarbetarengagemanget, arbetstillfredsställelsen och den långsiktiga personalretentionen. Läs mer i vår artikel om att skapa ett effektivt introduktionsprogram för de första 30–60–90 dagarna.

Så anställer du medarbetare: 5 bästa metoder

Människor är människor och de gör märkliga saker. Vad som motiverar dem är inte alltid tydligt, och livet händer.

Framgångsrik rekrytering genom hela processen bygger på förtroende, transparens, organisation, uthållighet och kommunikation.

Här är några bästa metoder som hjälper dig att attrahera och behålla den kompetens du behöver:

1. Skapa ett EVP 

Ett arbetsgivarvärdeerbjudande (EVP) är en uppsättning unika förmåner och erbjudanden som en arbetsgivare lovar att ge sina anställda i utbyte mot deras färdigheter, expertis och engagemang.

Det är i grunden det värde som en organisation ger sina anställda i utbyte mot deras bidrag.

EVP:t hjälper till att attrahera, behålla och engagera kompetens genom att effektivt kommunicera och driva det som gör organisationen till en attraktiv arbetsplats. Det omfattar olika delar, till exempel:

• Syfte, vision och uppdrag
• Organisatoriska värderingar
• Total ersättning
• Kultur
• Möjligheter till karriärutveckling
• Flexibilitet
• Balans mellan arbete och privatliv
• Den övergripande medarbetarupplevelsen. 

För en djupare genomgång rekommenderar jag Hristovas utmärkta guide om att skapa ett EVP.

2. Odla ett starkt arbetsgivarvarumärke

Nästa steg efter att du har skapat ditt EVP är att utveckla ditt arbetsgivarvarumärke.

I grunden är ditt arbetsgivarvarumärke ditt rykte som arbetsgivare. Det handlar om hur du presenterar dig i sociala medier, platsannonser, intervjuer och allt som riktar sig till kandidater.

Det handlar också om hur du agerar som företag. Är ni etiska, behandlas medarbetarna väl och lever ni efter era värderingar?

Ett citat om varumärkesbyggande som alltid har fastnat hos mig kommer från Warren Buffet: ”Det tar 20 år att bygga upp ett rykte och fem minuter att förstöra det. Om du tänker på det kommer du att göra saker annorlunda.”

För en djupare genomgång kan du läsa Mariyas guide till arbetsgivarvarumärkesarbete.

3. Använd en strukturerad intervjuprocess

Vi berörde vikten av intervjuer ovan och jag upprepar det här.

Det är viktigt att skapa en konsekvent intervjustruktur för att säkerställa att alla kandidater bedöms utifrån samma kriterier. Det bidrar till att skapa en konsekvent kandidatupplevelse och kan bidra till att minska partiskhet och göra processen mer rättvis.

4. Dra nytta av teknik

Under de första dagarna kan du förmodligen klara dig med ett enkelt system för personaladministration som hjälper dig att bygga ditt team. Det finns många fördelar med system för personaladministration i sig.

Om rekryteringen ökar finns det dock några användbara verktyg som kan bidra till att förbättra processen för alla involverade parter och följa upp KPI:er för rekrytering, vilket håller dina insatser i linje med verksamhetens mål.

Den oomstridda kungen eller drottningen inom rekryteringsprogramvara är systemet för kandidatspårning (ATS). Dessa system använder verktyg för automatiserad rekrytering för att hjälpa till att publicera lediga tjänster, boka intervjuer, följa upp och kommunicera med kandidater under hela rekryteringsprocessen, granska CV:n och tolka återkoppling.

5. Ta hjälp av yrkesverksamma

Rekrytering är ökänd för att vara svår, särskilt när det gäller att hitta kandidater, så ibland kan det vara fördelaktigt att anlita eller kontraktera en yrkesverksam. Du har några alternativ här beroende på din rekryteringsbudget:

• Bygg upp ett internt rekryteringsteam.
• Anlita en specialiserad rekryteringsbyrå, antingen på retainerbasis eller mot betalning vid leverans. Dessa är särskilt användbara vid rekrytering av chefer eller kandidater som är svåra att hitta.
• Använd en extern arbetsgivarorganisation eller en registrerad arbetsgivare. Dessa är särskilt användbara vid rekrytering av talanger utanför den jurisdiktion där du är baserad.

Läs mer i vår artikel om hur du anlitar en rekryterare, hur du anställer en chef eller hur du anställer en assistent.

Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People

Håll dig uppdaterad om den senaste utvecklingen inom rekrytering genom att prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare.

Du får allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i din karriär och skapa större genomslag i din organisation.

Vanliga frågor om hur man anställer medarbetare

Vilka tecken tyder på att det är dags att anställa medarbetare?

Vilka är några fördelar med att anställa?