Vad är introduktion av anställda? Expertguide + mall
Ett positivt första intryck är avgörande för att lägga grunden för en framgångsrik anställning.
Den här artikeln vägleder dig i hur du skapar ett effektivt introduktionsprogram för medarbetare som gör ett starkt intryck på nyanställda och gör dem redo att prestera på topp.
Vi går igenom vad introduktion innebär, varför den är viktig och de 10 främsta aktiviteterna som ditt introduktionsprogram för nyanställda bör innehålla, med några extra tips för distansarbetare.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Nu sätter vi igång.
Vad är medarbetarintroduktion?
Medarbetarintroduktion är processen där nyanställda introduceras till företagets uppdrag, kultur och struktur, samtidigt som deras arbetsroll och förväntningar tydliggörs.
Processen omfattar en genomgång av organisationens uppdrag och värderingar, företagets policyer, förmåner, presentationer och de verktyg de kommer att använda.
Ett effektivt introduktionsprogram för medarbetare:
- Gör nya teammedlemmar medvetna om företagets policyer och förväntningar
- Hjälper dem att slutföra nödvändiga dokument för nyanställningen
- Besvarar eventuella frågor eller funderingar de kan ha innan de går in i sin nya roll
- Ger möjlighet att träffa människor, umgås och börja bygga relationer.
Detta bidrar till en överlag bättre introduktionsupplevelse, hjälper nya medarbetare att snabbare komma in i arbetet och minskar personalomsättningen.
Många delar kan standardiseras, till exempel en obligatorisk introduktionspresentation och att läsa personalhandboken, men upplevelsen kommer naturligtvis att skilja sig något från person till person.
Introduktion jämfört med introduktionsprocessen för nyanställda
Den viktigaste skillnaden mellan introduktion och introduktionsprocessen för nyanställda ligger i omfattning och varaktighet:
- Introduktion av nyanställda är en engångshändelse med fokus på att presentera företaget för de nyanställda och täcker grunder som policyer, förmåner och en översikt av deras roll.
- Introduktionsprocessen är en längre process (som sträcker sig över veckor eller månader) och är utformad för att fullt ut integrera medarbetare i organisationen, hjälpa dem att bygga relationer, utveckla färdigheter och uppnå långsiktig produktivitet.
Kort sagt är introduktionen en del av introduktionsprocessen, som är bredare och mer omfattande.
| Introduktion | Introduktionsprocess |
| 1 vecka | 90+ dagar |
| Ett urval aktiviteter med fokus på socialisering | Hela omfattningen av introduktionsaktiviteter |
Fördelar med en bra medarbetarintroduktion
Föreställ dig att du har gått igenom förintroduktionen och att det är din första dag på ett nytt jobb. Men din första vecka känns oorganiserad och ovälkomnande. Inte direkt något bra första intryck, eller hur?
Ett bra introduktionsprogram leder till:
Ökat engagemang och högre arbetstillfredsställelse
Ett bra introduktionsprogram kan avsevärt öka nyanställdas engagemang och arbetstillfredsställelse genom att få dem att känna sig uppskattade, stöttade och som en del av teamet.
Snabbare produktivitet
En effektiv introduktion hjälper nyanställda att bättre förstå sina roller och ansvarsområden, vilket leder till en snabbare och mer effektiv upptrappning av produktiviteten.
De får en tydlig bild av vad som förväntas av dem, hur de passar in i organisationens större struktur, vem de kan vända sig till för stöd och vilka verktyg de kommer att använda.
Minskad personalomsättning
En rapport från Job Seeker Nation visade att 30 % av personerna slutar under de första 90 dagarna på ett nytt jobb.
Introduktionen hjälper en person att förstå sin roll och känna sig stöttad, vilket i allmänhet innebär att det är mindre sannolikt att personen slutar. Detta minskar kostnaderna och störningarna som är förknippade med hög personalomsättning.
En starkare kultur
Som vi har diskuterat introducerar introduktionsprogram nya medarbetare till företagets kultur, värderingar och normer.
Detta hjälper dem att snabbare bli en del av organisationen och anpassa sitt beteende efter företagets förväntningar, vilket främjar en mer sammansvetsad arbetskultur överlag.
Genomförande av utbildning i efterlevnad och säkerhet
Introduktionen är ett tillfälle att utbilda nyanställda om efterlevnadsfrågor, företagets policyer och säkerhetsprotokoll, vilket minskar risken för incidenter på arbetsplatsen och juridiska problem.
Bästa praxis för introduktion av nyanställda
Ha ett tydligt syfte
Var tydlig med vilken upplevelse du vill att en nyanställd ska få under den första dagen och veckan, samt vad fokus ska ligga på (t.ex. människor, produkter, kultur osv.).
Minimera överraskningar
Berätta i förväg för nyanställda hur deras första dag och vecka kommer att se ut, från vilken klädkod som gäller (eller inte gäller!), till vad de behöver ta med sig. Detta bidrar till att minska den stress som en nyanställd kan uppleva före sin första dag.
Förbered i förväg
Skapa en checklista för nyanställda, boka möten och utbildningstillfällen i förväg, gör i ordning arbetsplatsen och förbered andra teammedlemmar på att hjälpa till.
En etablerad struktur säkerställer att alla känner till sin roll och att inget viktigt missas.
Du kan använda vår checklistemall för introduktion av anställda för att komma igång.
Skapa ett välkomnande
Ett varmt och personligt välkomnande som speglar er kultur hjälper nyanställda att känna sig uppskattade.
Små gester som ett välkomstpaket eller en personligt anpassad arbetsplats kan lämna ett bestående positivt intryck.
Fokusera på kulturen
Introduktionen är ett perfekt tillfälle att låta nyanställda bli en del av företagets kultur.
Dela organisationens uppdrag, vision och värderingar, och använd verkliga berättelser eller exempel som visar dessa principer i praktiken.
Det hjälper medarbetarna att knyta an känslomässigt till företagets syfte.
Balansera informationsflödet
Undvik att överväldiga nyanställda med för mycket information under den första dagen. Dela upp innehållet i hanterbara sessioner och använd engagerande format som videor, rollspel eller interaktiva diskussioner för att hålla upplevelsen levande och givande.
Håll ett rimligt tempo och ge gott om pauser och fritid.
Ha tålamod
Var medveten om att din nya teammedlem nästan säkert kommer att göra misstag, glömma delar av sitt introduktionsprogram och missa ett eller två steg medan hen kommer in i arbetet.
Tydliggör förväntningarna
Hjälp nyanställda att komma igång genom att tydligt beskriva deras arbetsförväntningar och inledande mål. Gå igenom viktiga verktyg, arbetsflöden och processer som är nödvändiga för deras roll, så att de får den tydlighet och de resurser de behöver för att lyckas.
Främja gemenskap
Skapa möjligheter för nyanställda att bygga relationer inom organisationen. Boka presentationer av teamet, individuella möten med chefer eller informella sammankomster som fikastunder för att hjälpa dem att känna sig inkluderade och stöttade från dag ett.
Utnyttja teknik
Verktyg som HRIS-programvara, lärplattformar, utbildningsprogramvara och introduktionsverktyg erbjuder automatiserade och integrerade lösningar som hjälper till att hantera den stora mängden introduktionsuppgifter.
Samla in feedback
Feedback är avgörande för att förbättra introduktionsprocessen. Be nyanställda att berätta om sin upplevelse och använd deras insikter för att utveckla och förbättra introduktionsprogrammet för framtida medarbetare.
Utöver att samla in feedback personligen är enkäter om introduktionen användbara för att samla in synpunkter på introduktion och introduktionsprocessen i allmänhet.
Vilka är de tio viktigaste introduktionsaktiviteterna för nyanställda?
Typerna av introduktionsaktiviteter för anställda varierar mellan olika organisationer. De beror till stor del på de befintliga policyer och processer som ni har på plats och hur mycket tid ni kan avsätta för introduktionen.
Om du arbetar på ett mindre företag eller en nystartad verksamhet där tiden är begränsad och det finns få formella regler och rutiner, kanske introduktionsprogrammet bara består av en dag då den nyanställda träffar nya teammedlemmar och får sin arbetsmiljö på plats.
Om du arbetar i en mer etablerad organisation kommer det sannolikt att omfatta ett större antal introduktionsaktiviteter.
- Ha ett enskilt möte med närmaste chef
- Lär känna nya kollegor
- Träffa ledningsgruppen
- Para ihop personen med en kollega eller mentor
- Fylla i obligatoriska formulär och dokument
- Gå igenom personalhandboken och företagets policyer
- Rundtur i lokalerna eller på kontoret
- Förbereda arbetsytan och arbetsplatsen
- Få praktisk erfarenhet av företagets produkter och/eller tjänster
- Sätta mål och samordna utbildning
1. Ha ett enskilt möte med närmaste chef
Enskilda möten (1:1) är en viktig del av att utveckla och främja positiva och produktiva relationer mellan dig och medlemmarna i ditt team.
Du kan använda ditt första 1:1-möte till att gå igenom introduktionsprogrammets agenda, skapa en överenskommelse om förtroende, förklara vissa teamnormer och till och med gå igenom personens arbetsbeskrivning.
Du kan också använda mötet till att få den nya teammedlemmen att känna sig trygg genom att ta upp eventuella frågor eller farhågor och samtidigt entusiasmera personen!
Proffstips: Börja med era enskilda möten direkt och överväg att låta det vara det allra första du gör under den nyanställdas första dag.
2. Lär känna nya kollegor
Det kan vara svårt att vara den nya på arbetsplatsen. Det finns många sätt att stödja din nya medarbetare i arbetet med att lära känna sina nya teammedlemmar och stärka känslan av tillhörighet och inkludering. Tveka inte att vara kreativ i hur du gör detta!
Proffstips: Nyanställda på den Vancouver-baserade programvaruleverantören Thinkific fyller i ett frågeformulär före sin första dag med ett par roliga fakta, till exempel sin favoritmat och den prestation de är mest stolta över. När de börjar delas deras svar i företagets Slack-kanal, så att alla får större inblick i deras personlighet. Befintliga teammedlemmar kan sedan gå in i tråden och ge sitt eget varma välkomnande.
3. Träffa ledningsgruppen
Att involvera en senior ledare, till exempel vd:n eller grundaren, i introduktionen – oavsett om det handlar om att ledaren håller i en rundtur på kontoret eller en företagspresentation – ger personen möjlighet att hjälpa nyanställda att förstå företagskulturen, lära dem om företagets historia, förklara företagets värderingar och förväntade beteenden samt gå igenom företagets mål.
Det hjälper också den nya medarbetaren att känna sig uppskattad av och ha en koppling till ledningen.
Proffstips: I mitt tidigare liv som senior chef brukade jag tillbringa en timme med varje nyanställd under introduktionen (detta kan göras virtuellt i dag) för att förklara vår vision och verksamhetsidé, hur våra produkter användes av våra kunder och hur den nya teammedlemmen bidrar till att nå våra mål.
4. Para ihop personen med en kollega eller mentor
Enligt Greenhouse, en leverantör av plattformar för rekryteringsprogramvara, är ”ett sätt att hjälpa dina nyaste medarbetare att känna sig mer bekväma att skapa ett kollegastödssystem där varje nyanställd paras ihop med någon som har arbetat lite längre på företaget.”
På Greenhouse paras varje ny medarbetare ihop med någon från en annan avdelning. Kollegorna tar med sig den nyanställda på en rundtur på kontoret direkt efter det första introduktionstillfället, och sedan går alla kollegor och deras respektive nyanställda ut och äter lunch tillsammans den första dagen.
Det bidrar till att de nyanställda har ett vänligt ansikte på kontoret och en kollega att vända sig till med vardagliga frågor.
5. Fylla i obligatoriska formulär och dokument
Dokumentarbete är en nödvändig, men ofta tråkig, del av introduktionsprocessen för nyanställda, så det är bäst att låta din nya teammedlem fylla i så många av de obligatoriska formulären som möjligt innan sin första dag.
Många HRIS-system stöder digital ifyllnad av viktiga introduktionsformulär, vilket gör det enkelt för nyanställda att fylla i dem innan de ens börjar. Genom att göra så kan du fokusera på de viktigare och mer spännande delarna av deras nya jobb när de väl är redo att börja.
Under introduktionen kan personalavdelningen hjälpa din nya medarbetare att kontrollera och fylla i eventuella återstående dokument.
Proffstips: En idé från Jordan Boogaard på Eddy HR är att använda information som samlas in från medarbetare under introduktionen för att belöna nyanställda när de fyller i sina dokument. Om du till exempel vet vilken restaurang som är deras favorit kan du ge dem ett presentkort.
6. Gå igenom personalhandboken och företagets policyer
Personalhandboken är ett viktigt verktyg för introduktionen av nyanställda och bör gås igenom av medarbetaren och dig (eller HR) som en del av introduktionsprocessen.
Den används för att utbilda nya medarbetare om de regler och processer som styr anställningsrelationen, samt arbetsgivarens och medarbetarens rättigheter, skyldigheter och förväntade beteenden.
Vissa medarbetare kanske inte vet vad en registrerad arbetsgivare är eller vad en professionell arbetsgivarorganisation är, så handboken måste beskriva relationens struktur och vem medarbetarna bör vända sig till i olika situationer.
Proffstips: Personalhandboken och viktiga HR-policyer, såsom policyer för trakasserier, mångfald och jämlikhet, ledighet samt hälsa och säkerhet, bör skickas ut i förväg som en del av välkomstpaketet för nyanställda. Då kan tiden under introduktionen ägnas åt att besvara frågor eller ta itu med eventuella funderingar. Programvara för personalhandböcker kan hjälpa dig att utveckla och underhålla en effektiv handbok.
7. Ordna en rundtur i lokalerna eller på kontoret
Beroende på organisationens storlek kanske ni har ett litet kontor eller en hel byggnad.
Oavsett vilket är det viktigt att ta med din nya teammedlem på en rundtur i arbetsmiljön så att personen lär sig var olika faciliteter finns. Det är också ett bra tillfälle att träffa nya kollegor (kom bara ihåg att inte överväldiga personen med ansikten och namn).
Proffstips: Tveka inte att vara kreativ med rundturen på kontoret. Du kan till exempel göra den till en rolig skattjakt med hjälp av en tjänst som Strayboots eller Goosechase.
8. Förbered arbetsmiljön och arbetsplatsen
Oavsett om det handlar om något så enkelt som en bärbar dator som levereras till en distansmedarbetares hem för virtuellt arbete, eller ett särskilt kontorsutrymme som är fullt utrustat med möbler, dator, skrivare och mobiltelefon, är det viktigt att i förväg ha allt klart som din nya teammedlem behöver för att lyckas.
Proffstips: Lägg in en fullständig lista över alla verktyg och all utrustning som krävs i checklistan för nyanställda, så att inget glöms bort (jag minns ett tillfälle då en chef jag arbetade med glömde att beställa en bärbar dator till sin nya medarbetare, som därför fick vänta två veckor på att en skulle levereras!)
9. Lär känna företagets produkter och/eller tjänster genom praktisk erfarenhet
Det finns inget bättre sätt att lära någon vad en organisation levererar till sina användare och kunder än att låta personen uppleva det själv.
Baristor på Starbucks förväntas till exempel kunna förklara skillnaderna mellan ett brett utbud av drycker. Under sin första arbetsdag får nyanställda delta i kaffeprovningar som leds av butikschefen.
På samma sätt fick alla nyanställda på mitt tidigare företag koppla in och prova en av våra industriella digitalkameror och ta en rundtur i produktionslokalerna.
10. Sätt upp mål och samordna utbildning och utveckling
Introduktionsprogrammet för nyanställda är bara en del av medarbetarens hela introduktionsresa. För att skapa en bra grund för resten av resan kan du samarbeta med din nya teammedlem för att:
- Fastställa prestationsmål för 30, 60 och 90 dagar;
- Samordna arbetsutbildning och kompetensutveckling; och
- Fortsätta integreras i kulturen och teamet.
Dessa aktiviteter är dock omfattande arbetsuppgifter, och introduktionen kan vara en hektisk tid, så oroa dig inte alltför mycket om du inte hinner med dem under den nyanställdas första dag eller ens första vecka. Se bara till att de blir gjorda så snart som möjligt för att hålla introduktionen igång!
BONUS: Så gör du en introduktion på distans/virtuellt rolig och engagerande
Det kan vara en utmaning att skapa en engagerande miljö som möjliggör relationsbyggande. Något du bör ha i åtanke är er organisationskultur – på så sätt kan du inkludera relevanta och lämpliga inslag i den virtuella introduktionen.
Här är fem sätt att göra introduktionen på distans mer effektiv och engagerande:
1. Skicka ett ”välkomst-/överlevnadspaket”
Skicka ett välkomstpaket hem till medarbetare som arbetar på distans för att börja bygga en relation med dem före den första dagen. Det hjälper dem att snabbt känna sig som en del av organisationen. Saker du kan inkludera i paketet är bland annat:
- Företagsprodukter (om det är relevant), till exempel tröjor med företagets logotyp och andra profilprodukter
- En ringbelysning för eventuella videokonferenssamtal
- En företagsprofilerad, vakuumisolerad flaska (till exempel en termos)
- En personlig hälsning från vd:n/avdelningschefen som välkomnar dem till organisationen
2. Skicka ett elektroniskt presentkort
Köp frukost eller lunch till den nyanställda som arbetar på distans under introduktionen och ät lunch tillsammans med alla nyanställda för att lära känna varandra bättre.
Var självklart uppmärksam på kostbegränsningar och önskemål. För att undvika överraskningar kan du skicka ett frågeformulär före introduktionsdagen, på ett diskret sätt fråga om deras favoritmat eller favoritrestaurang och sedan skicka ett presentkort.
3. Se till att introduktionen inkluderar gästtalare
Inkludera några gästtalare från det egna teamet eller den egna avdelningen samt från andra delar av organisationen som de kommer att vara beroende av:
- En del av introduktionen kan vara att varje nyanställds respektive chef deltar i den virtuella introduktionen och går in i ett grupprum under en bestämd tidsperiod (till exempel 30 minuter). Det hjälper de nyanställda att lära känna sina nya chefer redan första dagen
- Låt medlemmar i HR-teamet delta i samtal om information som är relevant för deras roller (det vill säga att en medlem av förmånsteamet pratar om personalförmåner)
- Låt högre chefer turas om att samtala om organisationskulturen, eller spela in och visa en video där högre chefer pratar om företagets uppdrag, värderingar och så vidare.
- Planera in virtuella fikastunder med högre chefer under hela introduktionen. En högre chef kan vara värd för ett virtuellt spel eller ett roligt samtal mellan genomgångar av dokumentation och policyer för att hålla deltagarna engagerade
4. Dela ett digitalt bibliotek för nyanställda
Inkludera standardiserade arbetsrutiner, användbara råd, tips och guider som hjälper nyanställda att snabbare hitta rätt.
Det kan till exempel vara en företagsordlista med termer, förkortningar och så vidare samt användbara utbildningar och videor om företaget och dess kultur
5. Genomför en virtuell skattjakt
Senare under introduktionen kan du använda en virtuell skattjakt för att förstärka viktig information.
Saker som kan ingå är sådant som rör företagskulturen och företagets historia, inslag där deltagarna ska identifiera medlemmar i den högsta ledningen samt information om eller exempel på de produkter och tjänster som företaget erbjuder
Gör det hela mer levande genom att utforma skattjakten kring en kommande högtid, ett evenemang eller en film, samtidigt som du förstärker viktig information om företaget och teamet.
Checklista för introduktion av medarbetare
Före den första dagen
- Förberedelser
- Ordna arbetsplats, verktyg och utrustning (dator, telefon, e-post och programvaruåtkomst).
- Skapa ett schema för introduktionsprocessen.
- Informera teamet om den nyanställdas startdatum.
- Skicka ett välkomstmejl med information om den första dagen (ankomsttid, klädkod och kontaktperson).
- Dokumentation
- Förbered anställningsdokument (avtal, skatteblanketter och blanketter för direktinsättning).
- Ordna material för registrering av personalförmåner.
Första dagen
- Välkomsthälsning och introduktion
- Hälsa den nyanställda varmt välkommen vid ankomsten.
- Presentera den nyanställda för chefen och teammedlemmarna.
- Överlämna ett välkomstpaket (t.ex. företagsprodukter, handbok och kontaktlista).
- Översikt över introduktionen
- Gå igenom dagens eller veckans agenda.
- Förklara syftet med introduktionsprocessen.
- Företagsöversikt
- Presentera företagets historia, uppdrag, vision och värderingar.
- Lyft fram organisationsstrukturen och den viktigaste ledningen.
- Policyer och rutiner
- Gå igenom personalhandboken.
- Diskutera arbetsplatsens policyer (närvaro, klädkod och distansarbete).
- Rundtur på arbetsplatsen
- Visa runt på kontoret eller gå igenom verktygen för den virtuella arbetsplatsen.
- Visa viktiga områden (pausrum, toaletter och nödutgångar).
Första veckan
- Arbetsroll och förväntningar
- Förklara den nyanställdas roll, ansvarsområden och mål.
- Ge en översikt över verktyg, arbetsflöden och viktiga arbetsuppgifter.
- Förmåner och ersättning
- Gå igenom förmåner, personalförmåner och löneprocesser.
- Hjälp till med registrering av förmåner vid behov.
- Utbildning och resurser
- Presentera obligatoriska utbildningsprogram och material.
- Tilldela inledande uppgifter eller projekt för att börja lära sig genom praktiskt arbete.
- Relationsbyggande
- Ordna möten med teammedlemmar, chefer och viktiga intressenter.
- Planera informella sammankomster eller teambuildingaktiviteter.
Exempelmall för en introduktionsagenda för nyanställda
Nu bör du ha en god uppfattning om vad introduktion för anställda innebär, varför den är viktig och vilka aktiviteter som vanligtvis ingår i ett introduktionsprogram. Men du kanske ändå frågar dig: ”Hur sätter jag ihop allt, och vilka aktiviteter bör komma först, sedan och så vidare??”
För att hjälpa dig med det har vi tagit fram en exempelagenda för ett tvådagars introduktionsprogram, som du kan ladda ner nedan. Du kan använda den som en slags checklista för introduktion av nyanställda för att säkerställa att inget missas.
Hämta vår mall för introduktion av anställda!
Till introduktion av anställda och vidare
Introduktion av anställda är ett viktigt steg i ditt introduktionsarbetsflöde, ett av dessa ”sanningens ögonblick”, för att låna ett uttryck från området medarbetarupplevelse.
Om det görs rätt kommer det i slutändan att bidra till förbättrad produktivitet, engagemang och kvarhållningsgrad bland medarbetarna samt ge bättre avkastning på introduktionen.
Viktigaste slutsatserna
- Påbörja introduktionen av anställda redan innan den nyanställdas första dag för att maximera effekten
- Se till att nyanställda får gott om tid tillsammans med sin chef och sina kollegor
- Att tilldelas en fadder eller mentor leder till snabbare inlärning och högre engagemang.
Om man zoomar ut är det viktigt att nyanställda får så mycket stöd som möjligt under de första månaderna i sin nya roll.
Detta inkluderar regelbundna avstämningar med deras chef, och du kan även överväga aktiviteter som att para ihop dem med en kollega eller erbjuda mentorskap.
Det anses vara bästa praxis att skapa en 30-, 60- och 90-dagarsplan som innehåller standardelement men kan anpassas för varje roll och individ.
Utöver det bör du titta på hur man mäter framgången med introduktionen så att du kan finjustera din process och fortsätta förbättra den.
Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People
För fler råd om introduktion av anställda och introduktion i allmänhet kan du prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare. Du får allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i karriären och skapa större resultat i din organisation.
