Så bygger du en kandidatdatabas: guide i 5 steg
Kandidatdatabaser är utmärkta verktyg för att minska tiden och kostnaden för att anställa, hitta fler kvalificerade kandidater och effektivisera organisationens arbete.
Om du vill implementera en kandidatdatabaslösning för rekrytering i verkligheten kan jag hjälpa dig!
I den här artikeln går vi igenom hur du kan bygga upp och underhålla en kandidatdatabas från grunden – både för företag och byråer – tillsammans med många tips och exempel från verkligheten.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är en kandidatdatabas?
Kandidatdatabaser är verktyg för att lagra information om kandidater, såsom kontaktuppgifter, CV, anteckningar med mera, samt för att bygga en relation med dem och senare anställa dem för olika roller.
Du kan använda två typer av HR-databassystem:
- Inbyggda databaser: Du kan visa och hantera information om sökande när du publicerar en jobbannons på en plattform som LinkedIn eller Indeed. Det är små kandidatdatabaser som är specifika för dessa appar.
- Centraliserade databaser: En centraliserad bemanningsdatabas sammanställer sökande från flera källor, såsom inkommande ansökningar, kandidatsökning, rekommendationer, evenemang på plats med mera. Stora företag och bemanningsbyråer använder dessa lösningar.
Centraliserade databaser är dyrare, men de har mycket mer avancerade funktioner än inbyggda databaser, såsom sökfunktioner, kommunikationshistorik, överblick över rekryteringstratten, automatiserad datahantering och integrationer med andra appar. Det viktigaste är dock hur du använder databasen.
Enligt Kirsi Maharaj, ledare inom People & Culture och rekryteringskonsult, finns det två sätt att använda kandidatdatabaser:
- Transaktionellt: Du lägger till alla arbetssökande i databasen.
- Relationsskapande: Du väljer noggrant vilka som ska läggas till i databasen och bygger sedan långsiktiga relationer med dem. Bemanningsbyråer använder vanligtvis detta tillvägagångssätt. Jag driver en rekryteringsbyrå och försöker boka in samtal med kandidater för att lära känna dem bättre, få en känsla för deras personligheter och så småningom lägga till de bästa kandidaterna i databasen i vår programvara för rekryteringsbyråer.
Fördelar med en kandidatdatabas
Nu när du har koll på ”vad”, låt oss utforska ”varför” du behöver en kandidatdatabas.
Den första fördelen är att den kan göra kandidatsökningen mycket enklare.
Även med specialiserad programvara för kandidatsökning kan det vara frustrerande och tidskrävande att hitta kandidater, och att kontakta någon utan tidigare kontakt är alltid svårare än att kontakta någon som redan känner till att du finns.
Att ha en databas med kandidater som du redan har information om och någon form av relation till är därför en självklarhet.
Det kan vara någon som tog sig nästan hela vägen genom din rekryteringsprocess men som av någon anledning inte började den gången. Kanske saknade personen erfarenhet inom ett visst område och någon annan var bättre kvalificerad.
Du har fortfarande mycket information om personen och har förhoppningsvis gett personen en bra upplevelse, så när en lämplig roll blir ledig i framtiden kan du ta kontakt igen.
Den andra och närbesläktade fördelen är att det sparar resurser överlag, eftersom du inte behöver lägga lika mycket tid på kandidatsökning och blir mindre beroende av andra kostnader, såsom rekryteringsbyråer, jobbportaler och LinkedIn.
En annan fördel är möjligheten att förbättra din rekryteringsprocess. Analysprogramvara för rekrytering kan ge värdefulla insikter som hjälper dig att optimera dina strategier ytterligare.
Gaurav Bhardwaj, rekryteringsansvarig på Innovaccer, anser att ”kandidatdatabaser är utmärkta källor till omfattande analyser och rapporter. Du kan justera din rekryteringsprocess därefter. Du kan till exempel identifiera de källor som leder till kandidater av högst kvalitet och satsa ännu mer på dem, samtidigt som du minskar insatserna på övriga källor.”
På min byrå har jag personligen märkt att jag får de bästa kandidaterna från branschrelaterade gemenskaper, såsom Slack-grupper och subreddits på Reddit. Det är ofta gratis att publicera lediga jobb där, och de är outnyttjade källor till skillnad från Indeed eller LinkedIn.
Det var data från kandidatdatabasen som gjorde det möjligt att identifiera detta.
Så bygger och hanterar du en kandidatdatabas
Innan vi går in på detaljerna kring hur man bygger en kandidatdatabas måste vi ta upp ett ämne som borde diskuteras mer: att ta fram ett affärsunderlag för en kandidatdatabas.
Du vet att din organisation behöver investera i en databas. Men det kommer inte att hända om du inte kommunicerar behovet till företagsledningen.
Och det enda språk de förstår är siffror!
På hennes tidigare företag konstaterar Kirsi att de hade spenderat över $150,000 på rekryteringsavgifter. Om de omfördelade det till en databas skulle de minska sitt beroende av LinkedIn, byråer och så vidare, samt se en förbättring av viktiga KPI:er för rekrytering.
Bam! Hennes vd godkände investeringen i ett avancerat kandidatdatabassystem!
Okej, låt oss bygga vår databas nu!
Steg ett: att ta reda på vilka verktyg som ska användas
Kandidatdatabaser kan variera från extremt enkla till otroligt komplexa. Det finns olika sätt att gå till väga när du implementerar dem.
Jag använder ett system för hantering av jobbansökningar (ATS) som heter Zoho Recruit för att publicera jobb, ta emot ansökningar och lagra potentiella kandidaters uppgifter.
Det finns också en mängd olika CRM-system för rekrytering och till och med plattformar för rekryteringsmarknadsföring som erbjuder en liknande tjänst och hjälper dig med din rekryteringsmarknadsföring.
Om du har en mycket begränsad budget kan du överväga att använda ett Google-kalkylark som kandidatdatabas, men jag skulle inte rekommendera det. Det är tidskrävande att använda i större skala, du behöver separat programvara för automatisering av rekrytering, och det har inte de stödverktyg som följer med dedikerad rekryteringsprogramvara.
Om din budget däremot är begränsad är rekryteringsprogramvara utformad för små företag i allmänhet billigare och definitivt mer avancerad än Google Kalkylark eller Excel.
Steg två: att samla in kandidatdata
Du kan lägga till kandidatdata i din databas från olika källor. Jobbansökningar, rekommendationer, sökning och uppsökande arbete, CV:n från byråer, jobbportaler och så vidare är några av de vanligaste.
Ju längre en person kommer i din rekryteringsprocess, desto mer information kommer du att ha om personen, så se till att den fångas upp och lagras korrekt.
Ett ”hemligt” tips jag använder för att hitta passiva kandidater är att skapa ”öppna ansökningar” på företagets karriärsida. På så sätt kan personer skicka in sina uppgifter även om det inte finns några lediga tjänster, och dessa kan läggas in i din databas.
För att hjälpa dig att konfigurera detta bör du leta efter ett rekryteringssystem som erbjuder användarvänliga verktyg för hantering av jobbportaler.
Steg tre: datahygien
Datahygien är en avgörande faktor för hur du använder rekryteringsdatabasen. För mycket data eller dåligt hanterad data gör det svårare att hitta rätt kandidater och ta fram insikter.
Definiera först strikta kriterier för vem som får läggas in i din databas. Till exempel kan endast nya kandidater som uppfyller alla krav som anges i jobbannonsen läggas in i databasen, eller endast personer som har genomfört ett provprojekt och så vidare.
Därefter bör du regelbundet kontrollera att alla fält är ifyllda och att rätt datatyp används. Se också till att kandidatens CV och kontaktuppgifter är uppdaterade.
Det är viktigt att utbilda personer i din organisation i detta, eftersom du använder databasens fält och data för uppföljning och rapportering.
Slutligen är det en bra idé att tagga kandidater utifrån deras färdigheter eller andra egenskaper för att göra det enklare att senare genomföra booleska frågor (ja/nej-frågor) och avancerade sökningar.
De bästa HRIS-certifieringarna ger viktiga färdigheter för att organisera och dra nytta av kandidatdatabaser.
Steg fyra: att följa lagar och regler
Hantering av användaruppgifter är ett mycket känsligt ämne. Det kan leda till höga böter om det görs fel.
Om din databas innehåller kandidater från EU eller Storbritannien måste du följa GDPR och CCPA för invånare i Kalifornien.
Du måste alltid inhämta samtycke från kandidater innan du lägger till deras uppgifter, erbjuda en möjlighet att ta bort deras information på begäran och radera deras information i enlighet med lagstiftningen.
Du måste till exempel radera kandidatens uppgifter vartannat år i Kanada.
Steg fem: att regelbundet hålla kontakt med kandidater
Att regelbundet hålla kontakt med kandidater på ett lämpligt sätt är det bästa sättet att bygga relationer med dem. Här är några metoder du kan använda:
- Lägg till dem i företagets nyhetsbrev och dela relevant information, till exempel företagsuppdateringar, berättelser om medarbetare och liknande.
- Arrangera fysiska evenemang och webbinarier
- Genomför enkäter under hela ansökningsprocessen för att hålla dem engagerade och samla in data
- Delta i nätverkssamtal med de mest lovande kandidaterna, särskilt kandidater på seniornivå
Jag lägger till lovande kandidater i vissa av mina Slack-grupper för att hålla kontakten med dem. Det går snabbare och är smidigare än e-post, och leder till en mer personlig kandidatupplevelse.
Du kan också kontakta kandidater var sjätte till tolfte månad med GDPR som förevändning.
Avslutning
En kandidatdatabas är en viktig del av rekryteringsverktygen. Och det bästa är att det är ganska enkelt att bygga en sådan, samtidigt som det finns gott om verktyg som kan hjälpa till.
Kom ihåg att det inte räcker att bara ha en databas. Det viktiga är hur du använder den. Det är ett utmärkt verktyg för att göra ditt arbete mindre stressigt och förbättra dina KPI:er.
