Vad är ett HRMS-system? Funktioner, fördelar och bakgrund

Vad är skillnaden mellan ett HRMS och ett HRIS?

HRIS är en förkortning för system för information om mänskliga resurser och används synonymt med HRMS. Begreppet började användas på 1980-talet, när IT-lösningar vanligtvis kallades informationssystem för ledning (MIS). Senare, när systemen för HR-hantering uppgraderades, ändrades MIS till HRIS.

I dag, efter ytterligare teknisk utveckling av system för HR-hantering som går längre än lagring av medarbetarregister, används HRIS för att beskriva mer grundläggande system för HR-hantering, medan termen HRMS beskriver system med mer avancerade funktioner. För en HRMS-analytiker finns det överlappande kunskaper som är användbara, men specialiserade kunskaper för varje system krävs för att lyckas i rollen.

Trots de viktiga skillnaderna mellan HRIS och HRMS används de två termerna ofta synonymt för att beskriva den HR-programvara som en organisation använder för att hantera medarbetardata.

HRMS:s historia

HRMS-systemens historia kan spåras tillbaka till 1970-talet, när företag hoppades kunna automatisera lönehanteringen och införa bättre personalhantering. Datoranvändningen var begränsad på den tiden och företagen förlitade sig på manuell registrering vid utvärdering av medarbetare.

Stordatorer började användas för att beräkna avdrag och arbetstagares inkomster, följa upp löneskulder och skriva ut lönecheckar på papper.

Ett av de första företagen som utvecklade ett komplett HR-system var PeopleSoft år 1987. Deras system omfattade hantering av medarbetarregister, administration av förmåner, tid och närvaro, rekrytering av medarbetare, rapportering av efterlevnad, lönehantering och ersättningsuppgifter. HR-specialister kunde nu automatisera medarbetarens livscykel bättre och dessutom förbättra besluten kring personalstyrkan.

Den snabba utvecklingen av internetanvändningen mot slutet av 1990-talet förbättrade HR-processerna. Platsannonser i pappersform började snabbt fasas ut och ersättas av elektroniska jobbportaler. Lönehanteringen blev helt elektronisk år 2000, när självbetjäning för medarbetare och verktyg för direktinsättning blev vanligt förekommande. 

Molnbaserade HR-tjänster började dyka upp ungefär vid den här tiden och på 2010-talet hade tjänsten blivit etablerad och tillgänglig för organisationer av alla storlekar till överkomliga priser.

I dag har HRMS och HRIS tagit över helt och fortsätter att införliva den senaste tekniken. Exempelvis har AI-drivna HRMS-plattformar nu inbyggd prediktiv analys och artificiell intelligens, vilket hjälper organisationer med uppgifter som att upptäcka trender i personalstyrkan och analysera kandidater under rekryteringen.

Funktioner i ett HRMS

Ett HRMS hjälper din HR-funktion att arbeta mer effektivt och korrekt genom att lagra säkra register och automatisera grundläggande processer. Ett välutvecklat HRMS stödjer HR-team inom följande områden: 

Hantering av medarbetarens livscykel

Det bästa HRMS-systemet ger stöd till medarbetare under hela deras anställningslivscykel, från ansökan till löpande utbildning, befordringar och även administration av förmåner. Medarbetarhantering kan också omfatta insamling, lagring och analys av personaldokument och personaldata.

En annan populär funktion i HRMS är självbetjäning för medarbetare, vilket ger medarbetarna möjlighet att komma åt och uppdatera sina egna uppgifter, boka ledighet och så vidare.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Hantering av personalstyrkan

Funktioner för personalhantering i ett HRMS hjälper företag att effektivt hantera medarbetarnas scheman, närvaro och arbetsfördelning. Med automatisering och uppdateringar i realtid minimerar de konflikter, säkerställer efterlevnad av arbetslagstiftningen och upprätthåller personalens produktivitet. Avancerad analys möjliggör bättre prognoser för resursbehov, vilket minskar kostnaderna och förbättrar den operativa effektiviteten.

Det finns även fristående system för personalhantering, om det är allt du behöver.

Medarbetarengagemang

HRMS kan bidra till att hålla dina medarbetare engagerade genom att hjälpa dem att skaffa nya färdigheter, utveckla en karriärväg och ge erkännande (t.ex. genom omdömen eller utmärkelser) till din personal. Att anställa, avskeda och pensionera medarbetare bör inte vara de enda tillfällena att hålla kontakten med dem. Ett HRMS underlättar positiva återkopplingscykler, fortsatt utveckling och personlig tillfredsställelse.

Lönehantering

En av HRMS-programvarans huvudfunktioner sedan starten har varit lönehantering. Genom självbetjäningsfunktionerna i HRMS-systemet kan medarbetare ändra valfria avdrag, skatteavdrag och konton för direktinsättning samt hämta sina lönebesked.

Prestationshantering

HRMS-plattformar innehåller ofta verktyg för att sätta tydliga mål för medarbetarna, anpassa dem efter företagets mål och genomföra regelbundna prestationsbedömningar. Dessa system tillhandahåller strukturerade mekanismer för återkoppling och hjälper chefer att identifiera styrkor och förbättringsområden i realtid. Genom att främja kontinuerlig utveckling stöder de karriärutveckling och säkerställer att medarbetarna förblir engagerade och motiverade.

Personalplanering

För att behålla de främsta talangerna och förbättra medarbetarengagemanget tar de flesta företag ansvar för att optimera sin personalstyrka så att den förblir motståndskraftig under förändringar (ibland kallat hantering av humankapital eller personalplanering). HRMS-system kan ge dig den affärsinformation och de data du behöver för att se vad som fungerar inom personalstyrkan och vad som behöver förbättras. 

Fördelar med ett HRMS

HRMS-system räknas som en typ av kärn-HR-programvara. De bidrar till att underlätta driften av välfungerande företag i dag. Fördelar med ett HRMS inkluderar:

Tidsbesparande

HR-specialister behöver inte längre ägna lika mycket tid åt rutinuppdateringar, som att manuellt uppdatera medarbetarinformation. HRMS-system registrerar och integrerar all information i systemet på ett korrekt sätt.

Noggrannhet

Felfri rapportering av ekonomiska data är en av de många fördelar som organisationer har kunnat dra nytta av genom att använda moderna HRMS-system.

Självbetjäning för medarbetare

Säkra självbetjäningsfunktioner som är integrerade i HRMS-system har lett till högre produktivitet. Mindre tid går till spillo på att rådfråga HR-specialister om sådant som redan är tillgängligt i HRMS-systemen. Medarbetare kan till exempel enkelt få tillgång till formulär som W-2 på egen hand och även skapa lönebesked.

Centraliserad lagring

Alla medarbetardata integreras på en och samma plats, vilket gör det enkelt att hämta och dela information med bara några få klick. Detta förbättrar säkerheten för känslig information eftersom åtkomsten till olika filer och olika typer av information kan krypteras och döljas bakom tilldelade behörigheter.

Rapportering på begäran

Att dela rapporter med andra avdelningar är lika enkelt som ett klick med datormusen. Inget mödosamt arbete med att behöva sortera olika Excel-ark.

Främjar en självbetjäningskultur

Medarbetarna kan själva utföra olika uppgifter, som att skapa lönebesked och W-2-formulär.

Förbättrad datahantering

HR-specialister kan navigera bland och hantera stora mängder data med hjälp av en HRMS-lösning. Det blir också mycket enklare att söka efter, filtrera och rapportera om data.

Färre system att hantera

Ett bra HRMS räcker för att betjäna en hel organisation för en mängd viktiga ändamål. HR-processerna är enhetliga i stället för att ha separata verktyg för lönehantering, rekrytering, förmånshantering och så vidare. Genom att förstå kostnadsstrukturen för HRMS-lösningar kan organisationer fatta välgrundade beslut om detta enhetliga arbetssätt.

Snabba introduktionsprocesser

HR-experter kan förlita sig på lösningar för automatisering av introduktionen som minskar en del av den administrativa belastningen vid introduktionen av nyanställda utan att kompromissa med rekryteringsprocessen.

HRMS-säkerhet

Säkerhet är en av de viktigaste HRMS-funktionerna som företag inte bör förbise. Ditt HRMS bör ha rollbaserad åtkomst till personaldata, systemsegmentering för olika avdelningar, tvåfaktorsautentisering, datakryptering och ett starkt lösenord med bra rutiner för återställning.

Att välja ett HRMS

Jag hoppas att du nu har ett bra svar på frågan ”Vad är ett HRMS-system?” samt på vilka funktioner och fördelar det har. Nu är du redo för nästa steg, nämligen att ta reda på hur du väljer det bästa HRMS-systemet för dina behov. 

Som tur är har vi redan gjort grovjobbet åt dig. Ta därför en titt på vår lista över de bästa HRMS-systemen eller de bästa HRMS-systemen för småföretag härnäst. Dessa listor hjälper dig att enkelt jämföra de bästa systemen på marknaden och identifiera det alternativ som bäst passar dina behov. 

Håll kontakten

Bloggen och podden People Managing People finns till för att hjälpa dig att bli en bättre ledare för människor och en katalysator för en sund företagskultur. 

Du kan också prenumerera på nyhetsbrevet för att få uppdateringar när vi publicerar nya artiklar och poddavsnitt med de senaste insikterna inom HR från ledarskaps- och managementexperter från hela världen.