36 viktiga HRMS-funktioner att hålla utkik efter och varför

Moderna HRMS-system innehåller funktioner som säkerställer efterlevnad av regler och bestämmelser för rekrytering, vilket gör det enklare för HR-team att följa gällande krav.

36 viktiga HRMS-funktioner

De bästa HRMS-programmen och verktygen erbjuder många lösningar, exempelvis allmänna HR-funktioner, tid och närvaro, analys, rekrytering, introduktion, social HR, lärande och utveckling, efterlevnad och lönelösningar. En HRMS-lösning hjälper HR-specialister att utveckla ett effektivt HR-hanteringssystem och förbättra den övergripande medarbetarupplevelsen.

A. Allmänna HR-funktioner

En idealisk HRMS-programvara erbjuder allmänna personalfunktioner som administration av förmåner, mobil kompatibilitet och självbetjäningsverktyg för medarbetare och ledning.

1. Centraliserad databas

I centrum för varje HRMS finns dess centraliserade databas, som fungerar som en säker, enda källa till sanning för all medarbetarrelaterad data. Där kan du lagra, organisera och komma åt medarbetarregister, löneuppgifter och dokumentation om efterlevnad. Detta ökar effektiviteten och säkerställer korrekta data inom olika HR-funktioner, vilket underlättar beslutsfattandet och förbättrar produktiviteten för ditt HR-team.

2. Administration av förmåner

Att hantera medarbetarförmåner och ta med dem i löneberäkningarna kan vara tidskrävande. Ett personaladministrativt system ger enkel åtkomst till moduler för förmånshantering som kopplar dig till förmåner som pensionsplaner, sjukförsäkring, föräldraledighet, sjukfrånvaro och semester.

3. Mobil kompatibilitet

Leverantörer av HRMS-lösningar kan erbjuda molnbaserad HR-programvara eller lokalt installerade lösningar. De kan också ha mobilapplikationer för operativsystemen Android och iOS. För att maximera effektiviteten bör din HRMS-programvara erbjuda lättillgängliga lösningar när du är på språng. En av fördelarna med molnbaserad HR-programvara och mobil kompatibilitet (åtminstone via webbplatsen) är att de gör det möjligt för dina medarbetare att komma åt information var de än befinner sig.  

4. Självservice (ledning)

Självservicefunktioner för chefer hjälper dig att snabba upp HR-processerna och gör det möjligt att utföra olika uppgifter, som att granska kandidatansökningar, registrera data från prestationsutvärderingar, godkänna kostnadsanspråk och komma åt medarbetarinformation.

5. Självservice (medarbetare)

Självservicefunktioner för medarbetare gör det möjligt för dina medarbetare att ange personuppgifter, kontrollera statusen för sina förmåner och begära ledighet. Detta kan spara din HR-avdelning mycket tid eftersom den inte längre behöver fungera som mellanhand mellan personalen och denna information (detta är också en viktig fördel med HR-hanteringsprogramvara). Vissa avancerade verktyg kan även ha HR-chattbotar som besvarar frågor.

B. Funktioner för personalstyrkehantering

HRMS-programvara med funktioner för tid och närvaro kan innehålla funktioner som frånvarohantering, schemaläggning av medarbetare, in- och utstämpling, efterlevnad, kostnadsberäkningar och löneintegration.

6. Frånvarohantering

HRMS-programvara kan hjälpa dig att spåra och hantera dina medarbetares frånvaro. Det gör det enkelt för chefer att se vem som är på plats och vem som inte är det, samt av vilka orsaker – vare sig det handlar om semester, sjukfrånvaro, föräldraledighet eller annan betald ledighet.

7. Schemaläggning av medarbetare

Programvara för schemaläggning av medarbetare gör det möjligt att skapa närvaromoduler, hantera scheman och ställa in aviseringar och varningar som gör att du kan kontrollera saker som närvaro eller övertid (det finns även många andra fördelar med programvara för schemaläggning av medarbetare).

8. Stämpling in och ut

Tids- och närvaromoduler gör det möjligt för dina medarbetare att registrera sina arbetstimmar. Vissa system erbjuder avancerade incheckningsalternativ som PIN-koder, biometriska skannrar, magnetkortläsare samt verktyg för fingeravtrycks- och ansiktsigenkänning. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

9. Efterlevnad

Oavsett vilket land eller vilken region du är verksam i måste du följa alla arbetsplatsrelaterade regler och lagar. Arbetsrättsliga bestämmelser begränsar exempelvis hur många timmar människor får arbeta per dag eller vecka. 

HRMS-programvara kan innehålla funktioner som kontrollerar och använder data för rapporterings- och efterlevnadsändamål. Den ger också automatiska varningar och aviseringar när lagstadgade normer inte uppfylls.

10. Kostnadsuppskattningar

Avancerad personaladministrativ programvara använder historiska HR-data för att erbjuda funktioner för tids- och kostnadsuppskattningar för olika projekt, vilket gör att du bättre kan prognostisera framtida resursbehov.

Löneintegrering 

Genom att använda HRMS-programvara för att hantera löner kan du integrera dina närvaro- och tidsmoduler med lönefunktionen. På så sätt får du korrekta data för lönecykeln som du kan använda för att beräkna medarbetarnas löner och förmåner, allt i ett heltäckande system.

C. Analysfunktioner

En stor fördel med ett HRMS (nåja, vissa av dem) är att det gör det möjligt att samla in alla typer av användbara medarbetardata för att hjälpa dig att hantera medarbetare och tänka strategiskt.

Vissa analysfunktioner som finns i HR-hanteringsprogramvara och -system omfattar anpassningsbara instrumentpaneler, rapportering i realtid, prognostiseringsfunktioner, automatiserad datainsamling, åtkomstkontroller och ekonomisk analys. 

12. Anpassningsbara instrumentpaneler

Det är viktigt att välja ett system som kan anpassas efter HR-avdelningens behov. Det omfattar allt från att låta användare skapa personliga vyer på instrumentpanelen till att erbjuda olika färgalternativ och andra personliga inställningar. Detta kan bidra till att öka dina medarbetares engagemang i HRMS-programvaran.

13. Rapportering i realtid

Ditt HRMS bör erbjuda skräddarsydda och anpassningsbara analyser och rapporter baserade på systemets data. Information och rapportering i realtid gör det möjligt för dig att fatta beslut i rätt tid som förbättrar resultaten i förhållande till KPI:er.

14. Prognostiseringsfunktioner

Den idealiska HRMS-programvaran bör göra det möjligt för dig att gå igenom historiska data och erbjuda vägledning om framtida resultat utifrån önskade KPI:er och mål. Prognostiseringslösningar kan hjälpa dig att ta reda på hur många timmar en uppgift kommer att kräva eller hur många medarbetare som bör tilldelas vissa projekt. 

15. Automatiserad datainsamling

HRMS-programvara med HR-analysverktyg gör det möjligt för dig att få tillgång till den information du behöver, när du behöver den, för att samla in de insikter du behöver. Det omfattar åtkomst till information och data utanför den egna databasen samt integrering med CRM, ERP och andra källor för att skapa avancerad rapportering.

16. AI-drivna analyser och insikter

I takt med att artificiell intelligens spelar en allt större roll inom HR-teknik kan organisationer använda AI-driven HRMS-programvara för att få djupare insikter i medarbetarnas prestationer, personalomsättningens trender och personalplanering. Detta kan hjälpa till att förutse framtida HR-behov, optimera bemanningen och identifiera medarbetare i riskzonen för tidiga insatser.

17. Åtkomstkontroller

Åtkomst till information, rapporter och data kommer att anges som antingen privat eller offentlig. Den bästa HRMS-programvaran har administrationsfunktioner för att tilldela åtkomstnivåer eller åtkomstskikt till olika resurser. Detta bidrar till att förbättra datasäkerheten och förhindra att sekretessbelagd information delas med obehöriga användare.

18. Ekonomisk analys

Idealisk HRMS-programvara kan innehålla analyspaket som kan samla in och bedöma olika typer av ekonomiska data för att hjälpa ledningen i beslutsprocesser. 

D. Funktioner för rekrytering och introduktion

Många HRMS-system innehåller funktioner för rekrytering och introduktion för att effektivisera rekryteringsprocessen och skapa en smidig upplevelse för kandidater som anställs.

Detta omfattar viktiga funktioner som mallar för jobbannonser, ett system för kandidatspårning, papperslösa formulär och rapporter, spelifieringsfunktioner, automatiska påminnelser och verktyg för hantering av provanställningar.

19. Rekryteringsfunktioner

Genom att centralisera rekryteringen i ett HRMS-system kan team minska tiden till anställning och förbättra samarbetet mellan avdelningar.

Viktiga rekryteringsverktyg som ofta finns i ett HRMS-system omfattar ett system för kandidatspårning, CV-tolkning och integrering av jobbannonser med populära jobbplattformar. Vissa system erbjuder även verktyg för kandidatrangordning och schemaläggning av intervjuer för att förenkla urvalsprocessen.

20 Papperslösa funktioner

Teknikdrivna introduktionsfunktioner i HRMS-programvara blir allt oftare papperslösa eftersom det är mer kostnadseffektivt, miljövänligt och säkert. Det finns nu papperslösa anställningsavtal, skatteblanketter, förmånsansökningar, ledighetsansökningar och mycket mer. 

21. Spelifieringsfunktioner

Genom att spelifiera introduktions- och/eller prestationsfunktionerna kan du skapa en mer interaktiv och engagerande arbetsmiljö för din personal. Detta är inte en nödvändig funktion i de flesta HRMS-program, men det är definitivt en stor bonus om den finns tillgänglig. 

22. Automatiska påminnelser

Den bästa HRMS-programvaran innehåller funktioner för att schemalägga påminnelser som meddelar chefer och anställda om väntande uppgifter eller överskriden resursanvändning. Påminnelser kan konfigureras så att de skickas till din e-postinkorg eller smartphone, så att du aldrig missar något. 

23. Funktioner för hantering av provanställningar 

HR-avdelningen låter nyanställda genomgå en provanställningsperiod, och att klara den beror på lämpligt beteende, närvaro och arbetsprestation. Introduktionsfunktionen i din HRMS-programvara bör ha en funktion för målsättning som du kan använda för att komma överens om mått och mål under de första anställningsmånaderna.

E. Efterlevnadsfunktioner

HRMS-system har ofta efterlevnadsfunktioner som automatiserad efterlevnad vid rekrytering, automatiserad EEOC-efterlevnad och automatiserad efterlevnad av regler för vårdförmåner.

24. Automatiserad efterlevnad vid rekrytering

En viktig aspekt under rekryteringsprocessen är att undvika diskriminerande metoder som kan göra att ditt företag utsätts för anspråk. Jobbannonser, referenskontroller och intervjufrågor kan präglas av fördomar baserade på ras, kön, etnicitet, könsidentitet, religion, status och fysisk & psykisk funktionsnedsättning, bland annat.

Ditt HRMS-system kan hjälpa till med funktioner som säkerställer att all kommunikation förblir korrekt och inte lämnar utrymme för fördomar.

25. Automatiserad EEOC-efterlevnad

De flesta företag behöver att nyanställda undertecknar ett frågeformulär för självidentifiering enligt EEO för att skydda sig mot diskriminerande metoder. HRMS kan innehålla frågeformulär som uppfyller alla krav och säkerställer att informationen används på lämpligt sätt.

26. Automatiserad efterlevnad av vårdförmåner

Efterlevnad av hälsorelaterade regler är fortfarande avgörande i många länder. I USA måste företag exempelvis följa federal lagstiftning som lagen om sjukförsäkringens överförbarhet och ansvarsskyldighet (HIPAA), lagen om icke-diskriminering på grund av genetisk information, lagen om överkomlig vård (ACA) och bestämmelser om likvärdighet för psykisk hälsa, bland annat.

Rätt programvara samlar in de uppgifter som krävs för rapportering till IRS och håller dem uppdaterade vid förändringar i lagstiftningen.

F. Funktioner för lärande och medarbetarutveckling

Funktioner för medarbetarutveckling att hålla utkik efter i nästa HRMS-programvara inkluderar prestationshantering, certifieringsadministration, utbildningskataloger, funktioner för medarbetarengagemang, funktioner för utvärderingsdata samt företagets policyer och mål.

27. Prestationshantering

Ett robust HRMS bör erbjuda verktyg för prestationshantering som gör det möjligt för HR-team att följa prestationer i realtid, fastställa mål och övervaka framsteg. Dessa verktyg standardiserar utvärderingar, ger kontinuerlig feedback och stödjer medarbetarutveckling. Genom att effektivisera målsättningen och erbjuda insikter om produktivitet hjälper ett HRMS till att skapa personliga utvecklingsplaner för att behålla de bästa talangerna.

28. Certifieringsadministration

Kurshantering, nomineringar till utbildningar, säkerställande av efterlevnad och uppdatering av material kan vara tidskrävande om det inte hanteras väl. HRMS-programvara med en modul för utbildningshantering minskar bördan av löpande utbildning och utveckling.

29. Utbildningskataloger

Det ideala HRMS-systemet erbjuder ett komplett utbud av lärandealternativ som kan hanteras från ett och samma gränssnitt. Detta inkluderar att koppla aktiviteter till kompetensramverk för kompetensbaserad prestationshantering och att koppla läranderesultat till önskad kompetensutveckling. 

30. Funktioner för medarbetarengagemang

Verktyg för medarbetarengagemang i ett HRMS kan omfatta pulsmätningar, feedbackmekanismer och program för erkännande som ger medarbetarna en röst och hjälper HR-team att mäta engagemangsnivåerna. Ett HRMS med fokus på engagemang bidrar till att skapa en mer sammanhållen arbetsstyrka, främjar en positiv företagskultur och förbättrar medarbetarnas kvarstannande genom att hantera problem innan de eskalerar.

31. Företagets policyer och mål

Pengar som läggs på utbildningsprogram, utveckling och certifieringar är en investering i att uppnå verksamhetens mål. Ditt HRMS-system bör kunna analysera dina utvecklingsstrategier och jämföra dem med dina förutbestämda policyer och mål.

G. Lönelösningar

De flesta HRMS-system har lönelösningar med funktioner som flexibla löneperioder, massbearbetning och ombearbetning, lönespecifikationer online, global efterlevnad av löneregler, lönejusteringar och övertidsregister.

32. Flexibla löneperioder

Medarbetare och uppdragstagare kan få sina löner utbetalda under olika perioder – varje vecka, varannan vecka eller varje månad. Ett HRMS-system med lönefunktioner som kan hantera olika betalningsperioder påskyndar lönehanteringen och minskar risken för dataregistreringsfel vid betalning.

33. Massbearbetning och ombearbetning

Din HRMS-programvara bör ha funktioner som gör det möjligt för HR-team att automatisera många medarbetarutbetalningar under en längre tidsperiod. Avancerade verktyg har en funktion för ”avbearbetning” som gör det möjligt att ångra och korrigera betalningsfel.

34. Lönespecifikationer online

De flesta HRMS-system förenklar medarbetarnas vardag genom att säkerställa att aktuella och tidigare lönespecifikationer alltid finns tillgängliga för visning eller nedladdning.

35. Global efterlevnad av löneregler

Efterlevnaden av löneregler varierar från delstat till delstat. Om din verksamhet därför bedrivs på många platser kan efterlevnad och hantering bli förvirrande. Rätt HRMS-programvara automatiserar lönehanteringen så att den följer de bestämmelser som gäller på din geografiska plats.

36. Lönejusteringar och övertidsfunktioner

Många HRMS-system innehåller lönelösningar som gör det möjligt för HR- och redovisningspersonal att ändra och justera medarbetarnas löner, ta hänsyn till avdrag eller bonusar, registrera obetald ledighet, pensionsinbetalningar, ersättningar och andra nödvändiga justeringar.

H. Prisvärdhet

Självklart spelar din budget roll när du väljer det idealiska HRMS-systemet. Hur står sig systemets pris i förhållande till dess funktioner, egenskaper och användarvänlighet? Behöver du verkligen alla finesser?

Överväg HRM-verktyg och programvara med tydlig, flexibel och transparent prissättning.

Finns det olika typer av HRMS?

Det finns många listor över HR-programvara, men de mest populära verktygen fokuserar på bemanning, medarbetarutveckling och engagemang, introduktion, ersättning och personalstyrning för att effektivisera företagets centrala HR-team.

Personaladministration

Bemanningsfunktioner omfattar personalplaneringsfunktioner som schemaläggning av medarbetare och personaladministrationsprogramvara, medarbetarnas livscykel, programvara för tidsregistrering, ledighetshantering och kandidatsökning, antingen genom ett kandidatspårningssystem eller mer avancerad teknik för talangförvärv.

Introduktion och avslut

Introduktionssystem omfattar programvara för introduktion och avslut. Introduktionsverktyg kan hjälpa nyanställda att gå igenom krav på dokumentation, skapa inloggningar till programvara, verifiera I-9, presentera sig för kollegor och hantera andra ansvarsområden. 

Medarbetarutveckling

Utveckling handlar om att hjälpa dina medarbetare att växa och att hålla personalen nöjd. HRMS kan omfatta programvara för medarbetarnöjdhet, programvara för prestationshantering, programvara för 360-gradersfeedback och programvara för talanghantering. Detta är en av de viktigaste fördelarna med programvara för talanghantering.

Ersättningshantering

Ersättningssystem omfattar administrationsprogramvara, programvara för förmånshantering och löneprogramvara. Självservice för ersättning är användbart för medarbetare som vill kontrollera sina egna sjukförmåner eller PTO-mått. 

Personalstyrning

System för personalstyrning omfattar personalprogramvara, personalinformationssystem (HRIS), verktyg för personalregister, programvara för hantering av humankapital samt programvara för registrering och övervakning av medarbetare.

Relaterad läsning: Recensioner av de bästa systemen för central HR-programvara

Vanliga frågor om HRMS-programvara

Redo för nästa steg, men inte helt säker på vad du ska göra härifrån? Dessa svar på vanliga frågor kan hjälpa dig.

Vad är skillnaden mellan ett HRMS, HRIS och HCM?

Ett HRMS (system för personaladministration) och ett HRIS (informationssystem för personaladministration) liknar varandra, men ett HRMS innehåller vanligtvis ett bredare utbud av funktioner. Ett HRIS fokuserar på centrala HR-funktioner som hantering av medarbetardata, löneadministration och förvaltning av personalförmåner. Ett HRMS bygger vidare på detta genom att inkludera ytterligare funktioner som prestationshantering, tid- och närvaroregistrering samt verktyg för medarbetarengagemang.

Å andra sidan har HCM-system (strategisk personal- och kompetenshantering) ett mer strategiskt förhållningssätt till HR. De fokuserar inte bara på att hantera medarbetardata och administrativa uppgifter, utan även på att optimera hela arbetsstyrkan. HCM-system omfattar vanligtvis talanghantering, lärande och utveckling samt successionsplanering, vilket gör dem mer heltäckande för organisationer som vill anpassa HR-funktionerna efter verksamhetens mål.

Kort sagt:

• HRIS fokuserar på centrala HR-data och administrativa uppgifter.
• HRMS erbjuder bredare funktioner, inklusive medarbetarengagemang och prestationshantering.
• HCM integrerar HR-funktioner med strategisk arbetsstyrkehantering och utveckling.

Läs vår jämförelse av HRIS-, HRMS- och HCM-system härnäst för en djupare genomgång.

Hur väljer jag rätt HRMS för mitt företag?

Att välja rätt HRMS beror på företagets storlek, behov och budget. Viktiga faktorer att ta hänsyn till är användarvänlighet, skalbarhet, integrationer med befintlig programvara samt om plattformen stöder de specifika funktioner som organisationen behöver, såsom prestationshantering eller efterlevnadsspårning.

Om budgeten är begränsad eller teamet är litet kan du överväga ett HRMS-system utformat för småföretag, vilket kan passa dina behov bättre och vara mer kostnadseffektivt.

Vad kostar det att implementera ett HRMS?

Kostnaden för ett HRMS kan variera beroende på plattformens funktioner, företagets storlek och hur omfattande anpassning som krävs. Många HRMS-leverantörer erbjuder prisplaner i olika nivåer, så att du kan välja en plan som passar din budget. Det är också viktigt att ta hänsyn till långsiktiga kostnader som uppdateringar, support och ytterligare funktioner.