Vad är ett ATS? Funktioner, fördelar och bästa praxis

Vad är ett ATS?

Rekryteringssystem är en typ av rekryteringsprogramvara som hjälper dig att planera, följa upp och genomföra rekryteringsplaner.

Grundläggande system innehåller en kandidatöversikt och ett verktyg för att skapa platsannonser. Mer avancerade system för talangförvärv erbjuder dock tillägg för karriärsidor, inbyggd kandidatsökning, AI-baserade verktyg för kandidatjämförelser och avancerad rekryteringsanalys.

Enligt min erfarenhet hjälper ett ATS dig att skapa en effektivare rekryteringsprocess och ger kandidaterna en bättre upplevelse när rekryteringen passerar en viss omfattning. 

Det finns även ytterligare dataskyddslagar inom EU, och många ATS-system innehåller verktyg som hjälper dig att följa lagen (vilket kalkylblad inte kan göra).

Viktiga ATS-funktioner

De viktigaste funktionerna i ett ATS är:

• Kandidatspårning: Det här är ett system där du skapar steg i ansökningsprocessen som återspeglar din rekryteringsprocess (t.ex. ”ansökt”, ”granskad”, ”första intervjun” etc.). Du kan flytta kandidater genom ansökningsprocessen och säkerställa att de får relevant kommunikation.
• Platsannonser: Inbäddade jobbannonser eller en karriärsida som du senare kan länka till jobbplattformar som LinkedIn eller Remotive.
• Meddelanden: Vissa ATS-system har inbyggda meddelande- eller e-postfunktioner, så att du kan hantera kandidatkommunikationen i systemet.
• Intervjuorganisation: En viktig funktion om du genomför flera intervjuer samtidigt och vill säkerställa att du håller reda på informationen. Du kan planera intervjuer från systemet och skicka ett intervjupaket (med kandidatens CV och frågor att ställa i det här intervjustadiet).
• Karriärsida: Det är viktigt att ha en sida där kandidater kan läsa om dina roller, din arbetsgivarberättelse och ditt varumärke. Vissa ATS-system erbjuder möjligheten att skapa din karriärsida som en del av företagets webbplats.
• Analys: Inbyggda verktyg för rekryteringsanalys hjälper dig att följa upp dina rekryteringsmått och fatta välgrundade beslut för att förbättra rekryteringsprocessen, t.ex. om personer kommer till din karriärsida men inte ansöker – varför är det så?
• HRIS-integration: De flesta ATS-system erbjuder integration med HRIS, HRMS eller introduktionsprogramvara, så att en person automatiskt kan övergå till andra system i din HR-teknikstack när personen har anställts. Det omvända kan också fungera – så snart en ledig tjänst dyker upp i HRIS öppnas en roll i ATS.
• Kandidatenkäter: Under en tillväxtperiod är det en bra idé att följa upp hur du lyckas med kandidatupplevelsen. Ofta handlar det om automatiserade e-postmeddelanden för att samla in feedback om processen.
• Databas för kundrelationer: Avancerade ATS-system kan innehålla ett CRM-system för rekrytering där du bygger upp en pool av kvalificerade kandidater och håller dem ”varma” med sporadiska e-postmeddelanden om vad som händer på företaget och om lediga tjänster.
• Sökverktyg: Dessa kombinerar flera olika källor till kandidater (t.ex. LinkedIn och GitHub) för att hjälpa dig att hitta potentiella kandidater direkt i systemet och även skicka meddelanden till dem därifrån.
• Funktioner för regelefterlevnad: Verktyg som hjälper till att upprätthålla efterlevnaden av lokala, nationella och internationella arbetsrättsliga lagar, inklusive GDPR.

Hur fungerar ATS-system?

ATS-system fungerar genom en kombination av flera viktiga tekniker för att effektivt hantera rekryteringsprocessen.

I grunden använder systemet databashantering och sökalgoritmer för att lagra och hämta kandidatinformation som namn, CV, sökta roller, ansökningsstatus, kommunikation och feedback från intervjuer.

Informationen visas sedan i ett intuitivt gränssnitt som rekryteringsteam kan använda för att följa upp sökande och automatisera rekryteringsprocessen genom funktioner som CV-granskning med hjälp av AI, intervjubokning samt automatiserade e-postmeddelanden och påminnelser.

Ytterligare funktioner i denna rekryteringsprogramvara inkluderar verktyg för att skapa karriärsidor, avancerad analys och integrationer med jobbportaler och andra HR-programvarusystem.

6 fördelar med att använda ett ATS

ATS-system är en gudagåva för många rekryteringsteam. Fördelarna med ATS inkluderar:

1. Högre effektivitet

Ett bra ATS bör automatisera och effektivisera din rekryteringsprocess, så att du sparar tid som du annars skulle behöva lägga på att manuellt kontrollera allt i kalkylblad, kalendrar och e-post. 

Att försöka schemalägga intervjuer, särskilt under perioder med rekrytering i stor skala, kan vara mycket tidskrävande, så ett system som kan hjälpa till med det kommer att förändra ditt liv!

2. Hjälp att hitta kandidater

Ett bra ATS bör kunna publicera dina arbetsbeskrivningar automatiskt på åtminstone några jobbportaler, vilket ökar räckvidden för dina jobbannonser. Vissa ATS-system har också verktyg som hjälper dig att hitta kandidater från flera källor, inklusive din egen kurerade kandidatpool.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

3. CV-tolkning

Det här är ett något kontroversiellt ämne eftersom CV:n kan se ut på så många olika sätt. Jag har varit med om att CV-tolkningen fungerat så dåligt att rekryteringsansvarig blev orolig för att kandidaten hade skickat in ett fruktansvärt dåligt formaterat CV! 

Som tur var visste jag att det var tolkningen som hade förstört formateringen, så jag förklarade det. Det kan hända dig också, så var uppmärksam! Bortsett från det är funktionen användbar för att samla in grundläggande uppgifter som namn, kontaktuppgifter och information om tjänsten samt skapa en kandidatprofil.

4. E-post och automatisering 

Vissa ATS-system har inbyggda meddelandefunktioner som hjälper dig att hantera all din kommunikation. Du kan till exempel ställa in en automatiserad mall som skickas till alla kandidater som har ansökt, eller till alla som får avslag i ett visst skede.

5. Förbättra kandidatupplevelsen 

Du kan lägga in mycket information i de automatiserade e-postmallarna eller på karriärsidan, samt enkelt schemalägga intervjuer och ge relevant feedback i rätt tid. 

Det här är precis vad kandidater vill ha, så du kommer att kunna göra det varje gång. Du kan också följa upp kandidatupplevelsen med en automatiserad enkät!

6. Karriärsida

Här kan du visa vilka ni är, kanske presentera några personer från teamet och även berätta lite mer om er arbetskultur.

Många HR-team utforskar fördelarna med ATS på bemanningskonferenser, där de kan se den senaste programvaran i praktiken. Att delta i konferenser hjälper ofta HR-specialister att få en omfattande förståelse för hur ATS förbättrar rekryteringens effektivitet.

Så väljer du ett ATS

Det finns så många ATS-plattformar där ute! Vissa ingår som en del av ett HRIS eller HRMS, vissa är fristående och vissa levereras med CRM-system. 

Det finns alternativ för alla typer av budgetar och krav, så hur väljer du?

Här är några frågor att besvara för att komma igång, styra dina samtal med leverantörerna i rätt riktning och välja det bästa ATS-systemet för dig.

Hur många personer behöver du anställa under de kommande 6–12 månaderna?

Det här är en bra utgångspunkt eftersom du förmodligen inte behöver ett ATS ännu om du bara planerar att anställa 5 personer under det kommande året – det är mindre än 1 person varannan månad.

Om det däremot handlar om en betydande volym behöver du överväga att skaffa ett ATS. Jag kan inte avgöra vad som är betydande för dig, men cirka 15–20 per år kan vara en grov riktlinje.

Antalet personer du behöver anställa och tiden du har på dig kan också hjälpa dig att avgöra om du behöver ett mycket funktionsrikt ATS. (Och om detta beskriver din organisation kan du också behöva veta hur man skriver en ATS RFP för att få igång processen.)

Om du till exempel är ensam och behöver anställa 100 personer på ett år kan du välja ett ATS som har funktioner för kandidatsökning och integration med jobbportaler för att öka din räckvidd, så att du kan genomföra dessa rekryteringar.

Var kommer du att rekrytera?

Allt fler rekryteringslösningar strävar efter att vara globala och kan fungera i flera jurisdiktioner. Men om du befinner dig i EU (och Storbritannien) har GDPR haft stor inverkan på hur du lagrar och behandlar kandidatuppgifter (t.ex. måste du inhämta tillstånd om du använder samma uppgifter för framtida tjänster).

USA har specifika krav från delstat till delstat (New York och Colorado, där löneinformation krävs, är två exempel). Därför behöver du tänka på var du kommer att anställa och om ATS:et kan stödja dina efterlevnadsbehov.

Ytterligare anmärkning: Om du anställer på distans bör du se till att diskutera detta med leverantören, så att du kan kontrollera om de har aktiverat integrationer med jobbsajter för distansarbete och om du generellt kan publicera din tjänst som en distanstjänst.

Hur ser din intervjuprocess ut?

Har du ganska raka intervjuer i två eller tre steg, med en person varje gång i ungefär en timme och utan uppgifter och så vidare? I så fall kan en enklare struktur och intervjubokning fungera.

Om din intervjuprocess däremot behöver involvera seniora personer och två personer samtidigt, till exempel, eller två personer från en grupp tillsammans med tekniska tester, är den mer komplex!

Nu bör du anteckna dina krav på intervjuprocessen och diskutera dem med leverantörerna under samtalet (kanske fråga dem om du kan skicka tester automatiskt eller använda intervjupaket).

Vem kommer att vara den huvudsakliga användaren av ATS:et?

Kommer det att vara personalavdelningen, ett särskilt talangteam eller rekryterande chefer direkt?

Om det är det sistnämnda kan kanske en mer visuell form av en Kanban-tavla med simbanor och en enkel kandidatöversikt, som hjälper de rekryterande cheferna att arbeta snabbare, vara användbar. 

Ditt ATS måste också vara lätt att använda tillsammans med andra funktioner, som spårning av intervjuer och återkoppling samt schemaläggning av intervjuer, så att människor använder det konsekvent, upprätthåller bättre data och fortsätter att följa reglerna.

Om det finns ett talangteam blir mer avancerade funktioner som analys och resultat allt viktigare, så att teamet kan hålla koll på hur effektiva deras insatser är. Du bör också komplettera deras tillgång till verktyget med specifik utbildning i ATS.

Anonymisering

En kort anmärkning om anonymisering, det vill säga när ATS:et tar bort en kandidats namn och andra uppgifter för att minimera partiskhet.

Det kan vara användbart om du inte har haft tid att utbilda alla rekryterande chefer i hur man minimerar partiskhet, men personligen anser jag att detta är en tillfällig lösning och att mer generell, kontinuerlig utbildning behövs inom detta område.

Hur välutvecklat är ditt arbetsgivarvarumärke?

Om du har ett avancerat arbetsgivarvarumärke kan du vilja kontrollera hur verktyget för att skapa karriärsidan fungerar och om ATS:et har möjlighet att bädda in karriärsidan direkt på din webbplats i stället för att ha den på deras domän.

Om det inte är lika välutvecklat kan kanske ett mindre anpassningsbart men mer robust och bättre supportat verktyg för att skapa karriärsidor vara till hjälp.

Om detta inte är ditt första ATS, vad behöver förändras?

Det kan mycket väl vara så att du redan har ett system, men att det helt enkelt inte hjälper dig att uppnå det du behöver. 

Om så är fallet är det viktigt att du innan du ger dig ut på marknaden funderar på vad som fungerar bra, vad du vill behålla och vad som behöver förändras. Det gör dina samtal med de nya leverantörerna smidigare och mer fokuserade.

Vänd frågan till dem: vilka är deras unika säljfördelar?

Det är alltid bra att se vad varje leverantör har valt att fokusera på när de skapade systemet och upptäcka vilka funktioner de har som du inte ens hade övervägt som möjliga!

6 bästa metoder för ATS

ATS är bara verktyg; det är hur du använder dem som räknas mest. Här är några bästa metoder som hjälper dig att få ut så mycket som möjligt av ditt ATS.

1. Främja användningen

Ju fler som använder ATS:et, desto bättre blir datan och desto bättre blir upplevelsen för dig och dina kandidater. Se till att hjälpa människor att förstå att all kommunikation med kandidater, återkoppling och information måste finnas samlad i ATS:et.

2. Avsätt tillräckligt med tid och resurser för att konfigurera det korrekt

Se till att du tar dig tid i början av konfigurationsprocessen och arbetar tillsammans med leverantören för att ställa in systemet precis som du behöver det. De flesta system har någon form av anpassningsmöjligheter, så se till att ditt är anpassat efter organisationens behov.

3. Räkna med tid för introduktion

När du väl har bestämt dig för att köpa ett ATS kommer implementeringen eller övergången (om du byter system) sannolikt att ta mellan 2 och 6 veckor. Prata med varje leverantör individuellt, men detta bör göra dig medveten om att du behöver börja tidigare än när du faktiskt behöver anställa.

4. Använd mallar och automatisering

De flesta moderna ATS-system har mallar som du kan skicka till kandidater, till exempel så snart de ansöker, om du vill skicka mer information till dem eller efter ett avslag. Du kan också ställa in systemet så att dessa meddelanden skickas automatiskt från en gemensam inkorg eller din egen inkorg i vissa steg.

Var försiktig med automatisering eftersom den också kan slå tillbaka. Se till att veta när du ska använda den och när du ska avstå. Ju längre en kandidat till exempel har kommit i din rekryteringsprocess, desto mindre bör du förlita dig på automatisering, särskilt om du behöver avvisa kandidaten!

5. Se upp för företag som talar om automatisk poängsättning av kandidater

Vissa har ett automatiserat system för granskning av CV:n som försöker hitta relevanta nyckelord och ge kandidaten ett poäng innan du granskar det.

Detta kan dock begränsa ditt kandidatunderlag avsevärt, och du kan gå miste om fantastiska kandidater, så se till att hålla koll på den här funktionen och att du kan stänga av den.

6. Följ upp resultatet för tjänsterna och teamen

Rekryteringsmått som konverteringsgrad visar om du behöver ändra något i tjänsten eller intervjuprocessen.

Framtiden för system för kandidatspårning

Precis som många HR-programvaruverktyg kommer framtiden för system för kandidatspårning (ATS) att i hög grad påverkas av framsteg inom artificiell intelligens och maskininlärning, vilket leder till mer avancerad kandidatmatchning och prediktiv analys.

Den här tekniken gör det möjligt för ATS-plattformar att lära sig av tidigare anställningsbeslut och göra mer träffsäkra prognoser för personalbehovet, vilket förbättrar precisionen i att identifiera de bästa kandidaterna och minskar omedvetna fördomar. 

Dessutom kommer kandidatens upplevelse att bli mer personlig och mobilanpassad, med ökad integration mellan olika HR-verktyg, vilket gör hela rekryteringsprocessen effektivare och enklare att använda.

Vanliga frågor om system för kandidatspårning

Vad är skillnaden mellan ett ATS och ett CRM?

Ett ATS hanterar rekryteringsprocessen och fokuserar på uppgifter som att publicera platsannonser, granska CV:n och föra kandidater genom rekryteringsstegen.

Ett CRM-system (hantering av kandidatrelationer) är däremot utformat för att bygga upp och vårda långsiktiga relationer med potentiella kandidater, även sådana som inte aktivt söker jobb.

Medan ett ATS handlar om att hantera aktiva sökande är ett CRM inriktat på att engagera och underhålla en talangpool för framtida rekryteringsbehov.

Hur fungerar en CV-granskare i ett ATS?

En CV-granskare i ett ATS använder teknik för CV-tolkning för att skanna och extrahera viktig information från en kandidats CV, till exempel kontaktuppgifter, arbetslivserfarenhet, utbildning och färdigheter.

Därefter jämförs den extraherade informationen med platsannonsen med hjälp av nyckelordsmatchning och fördefinierade kriterier för att avgöra hur väl CV:t motsvarar tjänstens krav.

Systemet rangordnar eller poängsätter CV:t utifrån förekomsten av relevanta nyckelord, kvalifikationer och den övergripande matchningen, vilket hjälper rekryterare att snabbt identifiera de lämpligaste kandidaterna.

Vem använder ett system för kandidatspårning?

ATS är den främsta marknaden för rekryteringsprogramvara och används av organisationer av varierande storlek över hela världen. Inom organisationer används ATS främst av HR-specialister och rekryterare, även om rekryterande chefer också använder ATS-plattformar för att granska kandidatprofiler, ge feedback och samarbeta med rekryteringsteamet.

Dessutom använder bemannings- och rekryteringsföretag ofta ATS-system för att hantera de stora mängder ansökningar som de behandlar för flera kunders räkning.

Är ATS-system AI?

Även om system för kandidatspårning och program för artificiell intelligens i grunden är olika tekniker använder vissa ATS artificiell intelligens för att utföra vissa uppgifter, till exempel kandidatscreening, drift av chattbotar och skapande av intervjufrågor. Läs mer i vår artikel om AI-rekrytering.