Bir HRIS (insan kaynakları bilgi sistemi), bordro, yan haklar, çalışan verileri ve işe alım gibi temel İK görevlerini tek bir yerde yönetmenize yardımcı olan bir yazılımdır. Bu makalede HRIS işlevlerinin tam olarak neler olduğunu, nasıl çalıştıklarını ve günlük İK süreçlerinizi nasıl daha basit ve verimli hâle getirebileceklerini öğreneceksiniz.
İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi Nedir?
Bir HRIS (insan kaynakları bilgi sistemi), kuruluşlar tarafından çalışan verilerini depolamak ve yönetmek için kullanılan bir İK yazılımı türüdür.
Çalışan kayıtları için merkezi bir depo görevi görür ve çeşitli İK görevlerinin otomatikleştirilmesine ve kolaylaştırılmasına yardımcı olur.
HRIS'in Faydaları
HRIS'ler, İK'nın dijital dönüşümünün temel bileşenleridir. Küçük girişimler bile temel bir HRIS'ten faydalanabilir ve daha büyük kuruluşlar için bu sistemler vazgeçilmezdir. HRIS kullanmanın temel faydaları şunlardır:
- Merkezi veriler: Tüm işe alım veritabanı sistemleri için tek bir konum sağlayarak erişilebilirliği ve düzeni iyileştirir.
- Geliştirilmiş verimlilik: Çalışan bilgilerinin girilmesi gibi İK görevlerini otomatikleştirerek manuel çalışmayı azaltır ve zaman kazandırır.
- Artırılmış doğruluk: bordro, devam takibi ve kayıt tutma süreçlerindeki insan hatalarını en aza indirir.
- Daha iyi karar alma: yetenek yönetimi stratejilerine yön vermek için veri ve raporlama sağlar.
- Çalışanların kendi işlemlerini yapabilmesi: Çalışanların kendi bilgilerine erişip bunları yönetmesini sağlayarak İK'nın iş yükünü azaltır.
- Uyumluluk desteği: Kuruluşun yasal ve düzenleyici gereklilikleri karşılamasına yardımcı olur.
- Maliyet tasarrufu: İK süreçlerini kolaylaştırarak ve evrak işlerini azaltarak idari maliyetleri düşürür.
- Ölçeklenebilirlik: Esnek modüller sayesinde kuruluşların büyümeye uyum sağlamasına yardımcı olur.
- Geliştirilmiş çalışan bağlılığı: Kişisel bilgilere ve İK hizmetlerine kolay erişim sağlayarak çalışan memnuniyetini artırır.
10 Temel HRIS İşlevi
Bu 10 temel işlevle bir HRIS'in işletmenize nasıl fayda sağlayabileceğine göz atalım.
Have an account? Log In
1. Temel İK
Temel İK, İK departmanı tarafından çalışan bilgileriyle ilgili olarak gerçekleştirilen temel işlevleri ifade eder:
- Kişisel bilgiler
- Görev ve pozisyon bilgileri
- Sözleşmeler
- Vizeler, çalışma izinleri ve I-9 formları (ABD'de).
- Eğitim ve sertifika geçmişi.
Bir HRIS, tüm çalışan bilgilerini merkezi ve kolayca erişilebilen bir konumda (İK veritabanınızda) depolayarak İK profesyonellerinin zaman kazanmasını sağlar; ayrıca çalışanların kendi bilgilerini güncellemesi, izin ayırtması vb. işlemleri yapabilmesini sağlayarak daha da fazla zaman kazandırır.
Bir HRIS analisti (bununla ilgili daha fazla bilgiyi ilerleyen bölümde bulabilirsiniz), demografik bilgiler, çalışan devir oranları, görev gereklilikleri ve hatta yetkinlikler gibi temel İK verilerini analiz ederek iş gücü yönetimi, işletme eğilimleri ve gelecekteki ihtiyaçlar hakkında içgörü sağlamak amacıyla çeşitli raporlar hazırlayabilir.
2. Çalışan planlaması
Bir HRIS, çalışanların uygunluk durumunu, izinlerini ve iş gücü düzenlemelerini dikkate alarak yöneticilerin çalışma programları oluşturmasına, düzenlemesine ve paylaşmasına olanak tanır.
Temel özellikler genellikle vardiya değiştirme araçlarını, çakışma uyarılarını, gerçek zamanlı güncellemeleri ve doğru planlama ile iş gücü yönetimini sağlamak için zaman takip sistemleriyle entegrasyonları içerir.
3. Bordro
HRIS, hesaplamaları otomatikleştirip doğruluk ve uyumluluk sağlayarak maaş bordrosu işlemlerine yardımcı olabilir.
Maaş hesaplamalarını ve vergi uyumluluğunu kolaylaştırmak için çalışılan saatler, fazla mesai ve kesintiler gibi zaman ve devam verilerini entegre eder.
Ayrıca hataları azaltır, doğrudan para yatırma işlemlerini destekler ve verimli finansal yönetim için ayrıntılı maaş bordrosu raporları sunar.
4. Yan hakların yönetimi
HRIS yazılımı, çalışanların yan haklarıyla ilgili bilgilerini incelemesi için self servis seçenekleri sunar ve açık kayıt dönemlerini kolaylaştırır.
Çalışanlar, yaşamlarında değişiklikler meydana geldiğinde yan haklarıyla ilgili onaylanmış değişiklikleri yapabilir.
Bu işlev ayrıca çalışanların aşağıdakiler gibi konularla ilgili soruları olduğunda yan hak bilgilerini aramasına olanak tanır:
- Sağlık sigortası kapsamı
- Hayat sigortası
- Maluliyet yan hakları
- Bakmakla yükümlü olunan kişilere ilişkin yan hak bilgileri.
5. Eğitim ve gelişim
HRIS eğitim modülleri, gerekli eğitimlerin oluşturulmasına ve dağıtılmasına yardımcı olur; ekip üyelerinin niteliklerini, sertifikalarını ve becerilerini takip eder.
HRIS eğitim işlevleri ayrıca güncellenen politika ve prosedürlerin hızlı bir şekilde dağıtılmasına olanak tanır.
Aşağıdaki Lattice gibi çözümler, liderlik gelişimi yol haritalarının oluşturulmasını sağlar ve sürekli performans yönetimiyle bağlantılı bireysel kariyer gelişim planlarının başlatılmasını kolaylaştırır.
Ayrıca araçlar, mevcut eğitimleri ve eğitim kayıtlarını kolayca erişilebilen tek bir konumda toplamak için bir (öğrenme yönetim sistemi) ile entegre edilebilir.
6. Performans yönetimi
Hedef belirleme, öz değerlendirmeler ve anonim anketler gibi performans yönetimi ihtiyaçlarının tümü bir HRIS üzerinden kullanılabilir.
Bu özellikler ekiplerin performans değerlendirmeleri yapmasına, geri bildirim paylaşmasına ve hedefler belirlemesine olanak tanır.
Çalışanlarınızla etkileşimli değerlendirme toplantıları yapmak önemli olsa da performans değerlendirmelerinin bazı bölümleri bir çalışan tarafından bağımsız olarak tamamlanabilir – dürüst bir değerlendirmeyi ve daha fazla katılımı teşvik etmenin etkili bir yolu.
Ayrıca bu, zamandan tasarruf etmenizi ve süreci kolaylaştırmanızı sağlar.
İnsan kaynakları yönetimine daha kapsamlı bir yaklaşım için HRIS'inizle sorunsuz bir şekilde entegre olabilen İK yazılımı platformlarından derlediğimiz listeyi inceleyin.
7. Zaman takibi ve izin yönetimi
HRIS yazılımı, zamanın ve kullanılan izin miktarının kolay ve doğru bir şekilde takip edilmesini sağlar.
Bu işlev, daha fazla öz yeterlilik sağlar. Ekip üyeleri onay için kendi izin taleplerini girer; böylece e-postalarla gidip gelme, telefon görüşmeleri yapma ve yüz yüze taleplerle ilgilenme ihtiyacı azalır ve zamandan tasarruf edilir.
8. İşe alım
HRIS uygulaması, aday bulma ve aday takip özellikleri sayesinde işe alım söz konusu olduğunda oyunun kurallarını değiştirir:
- İş ilanları oluşturun ve bunları birden fazla iş ilanı panosunda otomatik olarak yayınlayın
- Alınan başvurulara seçim standartlarını uygulayın
- Özgeçmişleri ve aday verilerini derleyin
- Adayların işe alım sürecindeki ilerlemesini takip edin
- Gelecekteki işe alımlar için bir aday veritabanı oluşturun.
İşe alım yazılımı özellikleri, yüksek çalışan devir oranlarına sahip şirketler için İKYS yazılımını özellikle faydalı kılar; çünkü çok fazla zaman ve kaynak yatırımı yapmadan işe alım uygulamalarınızı ve çalışan standartlarına ilişkin beklentilerinizi geliştirebilirsiniz.
9. İşe Alıştırma
Bir İKYS, belge toplama işlemini otomatikleştirerek ve yeni işe alınanların formları ve evrakları çevrim içi olarak tamamlamasına olanak tanıyarak işe alıştırma sürecini kolaylaştırır.
Tutarlı işe alıştırma iş akışlarını kolaylaştırır; geçmiş kontrolleri ve eğitim gibi gerekli tüm görevlerin zamanında tamamlanmasını sağlamaya ve ilerlemeyi takip etmeye yardımcı olur.
Sistem ayrıca yeni çalışanlara temel şirket politikalarına ve kaynaklarına erişim sağlayarak rollerini ve şirket kültürünü daha iyi anlamalarına yardımcı olur.
More Articles
10. Uyumluluk
Bir İKYS, düzenleyici değişikliklerle ilgili güncellemeler sağlayarak, kuruluşu yeni gerekliliklerden haberdar ederek ve denetimler için ayrıntılı raporlar oluşturarak kuruluşların İK uyumluluğunu sürdürmesine yardımcı olur.
Ayrıca İKYS, çalışanların gerekli nitelikleri ve güvenlik standartlarını karşılamasını sağlamak için sertifikaları, eğitimleri ve yasal belgeleri takip eder.
İKYS Seçimi
İKYS çözümleri, işletmenizin özel ihtiyaçlarına göre seçenekler sunar. Sizin için en iyi İKYS çözümünü seçmenize yardımcı olmak için İKYS fiyatlandırması gibi unsurları göz önünde bulundurmak ve şu soruları sormak isteyebilirsiniz:
- Kaç çalışanınız var? Belki de küçük işletmeler için bir İKYS daha iyi bir seçenek olabilir.
- İşletmenizin ihtiyaçları neler? Örneğin, idari görevlerde zaman kazanmak ve daha iyi bir çalışan deneyimi sunmak mı? Bu, özellik listenizi tanımlamanıza yardımcı olur
- Büyüme planlarınız neler?
- Bütçeniz ne kadar?
- Yatırım getirisinin (ROI) ne düzeyde olmasını bekliyorsunuz?
- Yeni aracı kimler kullanacak? Araç birden fazla yargı bölgesini kapsamalı mı?
- İK teknoloji yığınınızdaki hangi araçların yerini bu yazılım alacak veya yazılımın hangi araçlarla entegre olması gerekecek?
İK yazılımı seçimi hakkındaki makalemizde sürecin tamamını görebilir veya ihtiyaçlarınıza en uygun İK yönetimi yazılımı türü hakkında daha iyi fikir edinmek için İKYS, İKYYS ve İKY sistemleri arasındaki farkları daha derinlemesine inceleyebilirsiniz.
Ayrıca bir İKYS sertifikası edinmek, İKYS sistemlerinin olanaklarından tam olarak yararlanmanızı sağlayabilir.
10 En İyi İKYS Sistemleri Kısa Listesi
İncelediğim 30 seçenek arasından temel İK işlevlerinizi kolaylaştıracak en iyi İKYS sistemlerinin kısa listesi:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Önemli ipucu: Gereksinimleriniz karmaşıksa veya bunları hâlâ tanımlıyorsanız, gereksinimleri belirlemenize ve tedarikçilerden daha iyi teklifler almanıza yardımcı olması için bir İKYS teklif talebi oluşturmayı düşünebilirsiniz.
People Managing People Bültenine Abone Olun
HRIS'ler ve diğer İK yazılımı türleri hakkında daha fazla tavsiye için, İK ve iş dünyası liderlerine yönelik haftalık bültenimize abone olun. Kariyerinizde ilerlemenize ve kuruluşunuzda daha büyük bir etki yaratmanıza yardımcı olacak en güncel içeriklerimizin tamamını alacaksınız.
