Süreç iyileştirme—her İK profesyonelinin en sevdiği uğraş, değil mi?
Çoğumuz için belki değil, ancak süreçlerin yürürlükte olması görevlerin düzgün ve verimli bir şekilde tamamlanmasına yardımcı olur; böylece herkes için daha iyi bir deneyim yaratılır ve daha ilgi çekici, stratejik işlere odaklanmak için zaman kazanılır.
Küçük işletmelerde ve büyük kuruluşlarda İK'nın rolü, uyumu sağlayan ve operasyonel verimliliği artıran yapılandırılmış süreçleri uygulamayı da kapsar.
İK işlevinizde muhtemelen iyileştirilebilecek birkaç süreç vardır. Stratejik insan kaynakları yönetimini kullanan kuruluşlar, çalışanların ve kuruluşun ihtiyaçlarına daha duyarlı olmak için İK süreçlerini iyileştirebilir.
İK Süreç İyileştirme Çerçevesi
İK süreçleri, işe alım ve işe alıştırmadan çalışan gelişimine ve performans yönetimine kadar geniş bir faaliyet yelpazesini kapsar.
Rekabetçi ve verimli kalabilmek için şirketler İK süreçlerini sürekli olarak geliştirmeye çalışmalıdır. İK süreçlerini bulut tabanlı İK araçlarıyla kolayca yalınlaştırabilir, böylece iş akışlarının daha sorunsuz olmasını ve verilere daha iyi erişilmesini sağlayabilirsiniz.
Süreç iyileştirmedeki en büyük engelin işe başlamak olduğunu gördüm; bu, aşılamaz bir görev gibi hissedilebilir! Süreci ayrı adımlara bölmek, işi çok daha yönetilebilir hâle getirir.
Birinci adım: Mevcut süreçleri değerlendirin
Bir şeyi tam olarak anlamıyorsanız onu iyileştirmeniz zordur. Bu zaman alabilir; bunu en baştan belirteyim, ancak normalde bu adımın yalnızca bir kez tamamlanması gerekir.
Buradaki ilk adım, iş akışlarınızı ve görevlerinizi değerlendirmek; nelerin belgelendiğini, bunların sorumlusunun kim olduğunu ve en son ne zaman gözden geçirildiğini belirlemektir. Örneğin bordrodan İK mı sorumlu ve öğrenme-gelişim faaliyetlerini de İK mı yürütüyor, yoksa bunlar şirketinizdeki başka bir departmanın sorumluluğunda mı?
Örneğin, daha önce çalıştığım bir İK departmanında çok sayıda belgelenmiş süreç vardı, ancak bunların farklı yerlerde ve güncellik açısından farklı durumlarda saklandığını gördük.
Ardından her süreçle ilgili endişe alanlarını belirlemek için İK metriklerinizi inceleyebilirsiniz; örneğin hatalı çalışan sayısı, bordro hataları veya uzun işe alım süreleri.
Bu adımın sonunda iyileştirilebilecek süreçlerin bir envanterine sahip olacaksınız.
Author's Tip
İK süreçlerinizle ilgili yaşadıkları sorunları belirlemek için daha geniş çalışan kitlesinden geri bildirim almak da iyi bir fikirdir.
İkinci adım: Önceliklendirin
Her şeyin üstesinden aynı anda gelemezsiniz; bu nedenle önce hangi süreçler üzerinde çalışmak istediğinizi eleştirel bir şekilde düşünmeniz önemlidir. Bu durum, sınırlı zaman, kaynak ve bütçeyle çalışan küçük işletme İK sistemleri için özellikle geçerlidir.
Belki birkaç erken ve kolay kazanım, daha büyük projeleri üstlenmek için zaman kazandırabilir. Belki de büyük bir otomasyon projesini gerçekleştirmek için yönetimin desteğine sahipsiniz.
Kuruluşun stratejik hedefleri, girişimleri ve değerleriyle uyumlu, iyileştirmeye yönelik açık ve belirli hedefler belirleyin.
Örneğin, şirketimin en önemli değeri yenilikçilik, ancak hâlâ can sıkıcı derecede manuel bazı İK süreçlerimiz var.
Hedefimiz, çalışanlarımızın İK işlevleri hakkında olumlu bir görüşe sahip olmasını sağlayan yenilikçi bir İK deneyimi yaratmaktır. Projeleri yenilikçilik değerimizle ilişkilendirerek birkaç temel süreci otomatikleştirdik ve İK'nın dijital dönüşümü için üst yönetimin desteğini alabildik.
Bu adım herkese uyan tek bir yaklaşım değildir; bu nedenle mevcut kaynaklarınızla kuruluşunuz için neyin işe yarayacağına karar vermeniz gerekir.
Üçüncü adım: Bir yol haritası oluşturun
Tamamlanma için gerçekçi bir zaman çizelgesi belirlemek isteyeceksiniz; ayrıca birkaç ilerleme kontrolü eklemenizi öneririm.
Bu, iş akışlarını basitleştirmeyi, gereksiz adımları ortadan kaldırmayı ve tekrarlayan görevleri belirli İK yazılımlarını kullanarak otomatikleştirmeyi içerebilir (bu adım hakkında ileride daha fazla bilgi verilecektir).
Yardımcı olabilecek kaynaklarınız varsa, sahiplik ve sorumluluk atamak, ekip üyelerinin iş süreçlerinde karar alma yetkisini korumasını sağlayacaktır.
Takip edilmesi gereken çok fazla şey olabilir ve herkesin erişebileceği bir proje belgesine sahip olmak yardımcı olacaktır. Bu tür projelerde Sharepoint kullanmayı seviyorum, ancak birçok proje yönetimi aracı da mevcut.
Farklı yerlerde tutulan belgelerle ilgili önceki örneğimde, her şeyi bulundukları yalıtılmış konumlar yerine merkezi bir konuma taşımaya ve her belgeyi güncellemek için kendimize 6 ay süre vermeye karar verdik.
Bu zaman çizelgesi, küçük bir İK ekibi olarak bizim için gerçekçi ve ulaşılabilirdi. İlerlemenizi kontrol etmek ve birbirimize karşı sorumluluğumuzu korumak için ayda bir kez kısa bir rutin toplantı yaptık.
Dördüncü adım: Sürekli iyileştirme
İK süreçlerinin sürekli izlenmesi ve değerlendirilmesi için bir sistem oluşturun. Her türlü sorunu veya iyileştirme yapılabilecek ek alanları belirlemek için çalışanlardan ve İK personelinden geri bildirim alın.
Örneğin, çalışanlar belirli taleplerle İK'ya başvurduktan sonra anında geri bildirim almak için onlara kısa bir anket gönderebilir veya daha kapsamlı iyileştirme fikirleri toplamak amacıyla İK ekibinize yılda bir kez dilek ve öneri anketi gönderebilirsiniz.
İK süreçlerinde sürekli iyileştirmeler yapmak için toplanan geri bildirimleri ve verileri kullanabilirsiniz.
İK departmanları, sorunları daha hızlı çözmek için İK vaka yönetimi platformlarını entegre ederek süreçleri optimize edebilir.
Have an account? Log In
İK Süreci İyileştirmesine İlişkin 6 Örnek
İK süreçlerini iyileştirmenin yaygın yollarından birkaç örneği inceleyelim.
İş akışlarını otomatikleştirin
Değerlendirme aşamasında veri girişi, randevu planlama ve rutin e-postalar gönderme gibi manuel ve tekrarlayan görevleri muhtemelen belirleyeceksiniz.
Bu süreçlerin çoğunu otomatikleştiren ve farklı uygulamalar ile işlevler arasında veri akışına olanak tanıyan bir İK teknoloji yığını (örneğin İKYS veya İKBS ile iletişim araçlarınız) oluşturarak bu süreçleri otomatikleştirebilirsiniz.
Yazarın İpucu
Otomatikleştiremiyorsanız en azından standartlaştırın. performans değerlendirmeleri, iş tanımları ve mülakat kılavuzları gibi görevler için standartlaştırılmış süreçler ve şablonlar geliştirmek tutarlılığı sağlar ve materyalleri sıfırdan oluşturmak için harcanan zamanı azaltır.
İşe alıştırma sürecini dijitalleştirin
Çalışanların işe alıştırılması, çoğu şirkette güncellenmeyi bekleyen, tekrarlanabilir bir süreçtir ve yeni işe alınan bir çalışanın çalışan deneyiminin en etkili bölümlerinden biridir.
Yeni işe alınan çalışanlara elektronik formlar, eğitim modülleri ve şirket kaynakları sunarak işe alıştırma sürecini dijitalleştirin. Bu, evrak işlerini azaltabilir, zamandan tasarruf sağlayabilir ve tüm yeni çalışanların işe alıştırma deneyiminde tutarlılık sağlayabilir.
Uzmanlaşmış işe alıştırma yazılımları bu konuda size büyük ölçüde yardımcı olabilir.
İşe alım sürecini kolaylaştırın
İşe alım süreci 1. Adımda envanterinize dahil edilmediyse bunu yapmalısınız. Henüz yapmadıysanız, iş ilanlarını, başvuruları ve aday iletişimini yönetmek için bir aday takip sistemi (ATS) uygulamayı değerlendirin.
ATS yazılımları adayları elemenize, ilerlemelerini takip etmenize ve hatta doldurulması zor pozisyonlar için bir işe alım süreci oluşturmanıza yardımcı olabilir. Bu programların çoğu, işe alım süreciniz ve aday deneyiminiz hakkında değerli ölçümler de sağlayabilir.
Kendi kendine hizmet seçenekleri sunun
İK profesyonelleri, soruları yanıtlamak ve çalışan bilgilerini güncellemek için gereksiz yere çok fazla enerji harcayabilir. Bu konuda yardımcı olabilecek birkaç öneriyi aşağıda bulabilirsiniz:
Çalışan ve yönetici self servis hizmeti
Çalışan ve yönetici self servis hizmeti için seçenekler HRIS yazılımınızın içinde zaten bulunabilir.
Çalışanlara kişisel bilgilerini güncelleme, maaş bordrolarını görüntüleme, izin talep etme ve yan haklara kaydolma erişimi sağlamak için çalışan self servis araçlarından yararlanın. Bu, İK ekibinin iş yükünü azaltır ve çalışanların kendi bilgilerini yönetmesini sağlar.
HRIS'iniz içindeki yönetici self servis seçenekleri, süreç iyileştirmeleri için bakılabilecek başka bir yerdir. Yöneticilerin rutin çalışan değişikliklerini kendi başlarına işleme koyabilmeleri için kolayca etkinleştirebileceğiniz işlevler olabilir; örneğin raporlama değişiklikleri yapmak ve izin taleplerini onaylamak gibi.
Merkezi bilgi tabanı
İK politikaları, prosedürleri, sıkça sorulan sorular ve kaynaklardan oluşan merkezi bir arşiv oluşturun. Bu, çalışanların ve yöneticilerin doğrudan İK ile iletişime geçmek zorunda kalmadan sorularının yanıtlarını bulmalarına yardımcı olabilir. Bu arşivin kolayca aranabilir ve tüm çalışanların erişimine açık olması kritik öneme sahiptir.
Farklı maliyet ve çaba düzeylerinde kullanılabilecek birçok intranet seçeneği vardır. Birçok HRIS platformunda da bu özellik bulunur.
Elektronik belge yönetimi
Henüz yapmadıysanız İK belgelerini güvenli bir belge yönetim sisteminde dijital olarak saklamaya başlayın. Bu, belgelerin ve çalışan verilerinin alınmasını ve paylaşılmasını kolaylaştırarak fiziksel evrak ihtiyacını azaltır.
Uyumluluk takvimi ve yıl sonu kontrol listesi
Önceki bir İK uyumluluğu makalesinde uyumluluk takviminden biraz bahsetmiştim ve bu uygulamayı ne kadar övsem azdır.
Kullandığım takvim, Outlook'ta paylaşılan bir İK takvimine bağlıdır ve takvimdeki her öğe İK takvimindeki bir etkinliğe bağlanmıştır. Bu “göz önünde olan” hatırlatıcılar, uyumluluk konusunda harekete geçilmesini sağlamada etkili olur.
Yıl sonu kontrol listesini uyumluluk takviminize ekleyerek bundan yararlanın. Ekibimin yıl sonu kontrol listesinin bir parçası olarak süreç belgelerini gözden geçirir ve düzenli bakım gerçekleştiririz.
Bu, yukarıda 4. Adımda bahsettiğim gibi her şeye yeniden başlamak için büyük bir çaba harcamadan sürekli iyileştirme döngüsüne olanak tanır.
Not: Yıl sonu kontrol listesi diğer İK süreç kontrol listelerinizle birleştirilmemeli veya onların yerine kullanılmamalıdır.
İK süreçlerini iyileştirmenin zorlukları
Uygulamada kulağa ne kadar iyi gelse de İK süreçlerini iyileştirmek muhtemelen sorunsuz ilerlemeyecektir. Yaygın zorluklar şunlardır:
- Değişime direnç: Çalışanlar ve yöneticiler bilinmeyenden korkmaları, mevcut süreçlere alışmış olmaları veya yeni sistemlerin faydaları konusunda şüphe duymaları nedeniyle değişikliklere direnebilir. Bu nedenle, her büyük değişiklik için uygun bir değişim yönetimi planı ve iletişim stratejisi gerekir.
- Net bir vizyonun olmaması: İyi tanımlanmış bir hedef ve strateji olmadan İK süreç iyileştirmeleri odağını kaybedebilir ve bu da çabaların ve kaynakların boşa harcanmasına yol açabilir.
- Sınırlı kaynaklar: Bütçe kısıtlamaları, sınırlı personel ve yetersiz teknolojik araçlar yeni İK süreçlerinin uygulanmasını engelleyebilir. Bu nedenle etkili bir şekilde önceliklendirme yapmak ve gerçekçi zaman çizelgeleri belirlemek önemlidir. İK süreçlerini kolaylaştırmaya, temel idari görevler için ücretsiz İK çözümlerini benimseyerek başlanabilir.
- Uyumluluğun sürdürülmesi: İK süreçleri çeşitli yasal ve düzenleyici gerekliliklere uymalıdır ve değişiklikleri uygularken uyumluluğu sağlamak sizi zor durumda bırakabilir.
- Küresel ölçekte büyüme: İşe alım yaptığınız yere bağlı olarak İK süreçlerinin farklı yerel hususları ele alması gerekebilir. Çok uluslu İK hizmetlerinden yararlanmak, hem yerel hem de uluslararası ekiplere uygun, optimize edilmiş süreçler sağlayabilir
İK süreçlerini iyileştirmeye yönelik en iyi uygulamalar
Son olarak, yukarıda vurgulanan zorluklar ışığında İK süreçlerini iyileştirirken akılda tutulması gereken bazı en iyi uygulamalar şunlardır.
- Açık hedefler belirleyin: İyileştirme süreci için spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamana bağlı (SMART) hedefler tanımlayın.
- Çalışan katılımı: Çalışanları planlama ve uygulama aşamalarına dahil edin. Değişime sahip çıkmalarını teşvik etmek ve değişime karşı direnci azaltmak için geri bildirimlerini alın ve endişelerini giderin.
- Açık iletişim: Değişimi etkili bir şekilde iletmek ve geri bildirim toplamak için İK ekibi içinde ve kuruluş genelinde açık ve şeffaf iletişimi teşvik edin.
- Karşılaştırmalı değerlendirme: İK süreçlerinizi sektör standartları ve en iyi uygulamalarla karşılaştırın. Gelişim alanlarını ve iyileştirme fırsatlarını belirlemek için karşılaştırmalı değerlendirmeden yararlanın.
- Performans ölçütleri: İK süreçleriniz için temel performans göstergelerini (KPI'lar) tanımlayın ve izleyin
- Müşteri odaklı bir anlayış benimseyin: Yeni düşünce yaklaşımı, çalışanların müşteri gibi ele alındığı ve İK süreçleriyle ilgili deneyimlerini iyileştirmeye odaklanılan insan operasyonlarını bir ürün gibi düşünmektir. Deneyimlerini nelerin iyileştirebileceğini öğrenin; bu, sistem entegrasyonu, görevleri basitleştirme veya toplantıları en aza indirme olabilir.
Sürekli İyileştirme Kültürü
İK süreçlerinin iyileştirilmesi, insan kaynakları işlevinizi geliştirmenin doğal bir parçasıdır.
Değerlendirme, analiz, yeniden tasarım ve sürekli izlemeyi içeren yapılandırılmış bir yaklaşımı izleyerek İK süreçlerinizi kolaylaştırabilir, maliyetleri azaltabilir, çalışan memnuniyetini artırabilir ve nihayetinde kuruluşun stratejik hedeflerine ulaşılmasına daha iyi katkıda bulunabilirsiniz.
Günümüzün dinamik iş ortamında İK'da sürekli iyileştirme kültürünü benimsemek uzun vadeli başarı sağlayabilir ve çalışanlara etkili bir İK deneyimi sunabilir.
People Managing People Topluluğuna Katılın
İK süreçlerini iyileştirme ve yetenek yönetiminde en iyi uygulamalar hakkında daha fazla bilgi edinmek için kariyerinizde ilerlemenize ve kuruluşunuza daha fazla değer katmanıza yardımcı olmak üzere bilgi paylaşan destekleyici İK ve iş liderleri topluluğumuza katılın.