Sådan opbygger du en introduktionsarbejdsgang for medarbejdere: Guide + skabelon
Forskning har vist, at omkring 30 % af medarbejderne har sagt deres job op inden for de første 90 dage, og at organisationer i gennemsnit har 44 dage til at påvirke en nyansats langsigtede fastholdelse.
Onboarding handler om mere end papirarbejde og introduktioner; det er grundlaget for at integrere nyansatte i virksomhedskulturen, afstemme forventninger og gøre dem i stand til at få succes i deres roller. På trods af vigtigheden har mange organisationer dog udfordringer med onboarding, såsom manglende struktur, dårlig kommunikation eller overbelastning af nyansatte med information.
I denne artikel undersøger vi, hvorfor optimering af jeres onboardingarbejdsgang er en afgørende faktor for både medarbejdernes succes og organisationens vækst, hvilke almindelige udfordringer virksomheder står over for, og hvordan I skaber en arbejdsgang, der giver både nyansatte og jeres team de bedste forudsætninger for succes.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvad er onboardingarbejdsgangen?
En onboardingarbejdsgang for medarbejdere er en struktureret proces, der guider nyansatte gennem deres første tid i en virksomhed og sikrer en smidig og effektiv overgang til deres roller.
Den beskriver de trin, opgaver og målsætninger, som nye medarbejdere skal gennemføre for at blive integreret i organisationen på succesfuld vis.
Som vi kommer ind på, begynder onboardingarbejdsgangen i organisationer i verdensklasse, efter at den nyansatte har accepteret tilbuddet, og den kan i nogle tilfælde vare op til et år.
Almindelige aktiviteter omfatter grundlæggende administration, såsom udfyldelse af det nødvendige papirarbejde for nyansatte, og helt frem til dimitteringsceremonier.
Vigtige faser i onboardingarbejdsgangen
For at gøre det nemmere kan onboardingarbejdsgangen opdeles i forskellige faser med en eller anden form for opfølgning eller undersøgelse i slutningen af hver fase.
Forberedelse før onboarding
Kan I huske, at jeg sagde, at organisationer i verdensklasse begynder onboarding, før den nyansatte officielt starter? Fasen før onboarding handler om at få den nyansatte til at føle sig forberedt på sin første dag og klar til at komme godt fra start – eller i det mindste i et roligt trav.
Denne fase omfatter administrative opgaver som underskrivelse af kontrakter, udfyldelse af papirarbejde og klargøring af IT-opsætning (f.eks. e-mailkonti og softwareadgang).
Det handler også om de små ting, der kan dæmpe nervøsiteten og skabe et godt førstehåndsindtryk, såsom at sende den nyansatte et velkomstbrev, en plan for den første uge eller en medarbejderhåndbog for at sikre, at vedkommende føler sig informeret og begejstret.
En velforberedt fase før onboarding viser organisationens professionalisme og reducerer nervøsiteten på den første dag.
Introduktion
Den første uge fokuserer på at skabe et stærkt førstehåndsindtryk og hjælpe den nyansatte med at føle sig velkommen og værdsat.
Aktiviteterne kan omfatte en rundvisning på arbejdspladsen, en introduktion til virksomhedens mission, værdier og politikker samt møder med teamet og vigtige interessenter.
Målet er at skabe en positiv og engagerende oplevelse og sikre klarhed over den nyansattes rolle og om, hvordan den bidrager til organisationens mål.
Undersøgelser bekræfter, at medarbejdere, der føler sig velkomne på den første dag, har større sandsynlighed for at forblive engagerede og loyale på lang sigt.
Ved tidligt at skabe en forbindelse til virksomhedskulturen lægger I fundamentet for et meningsfuldt engagement.
Mike Gibbons' artikel om medarbejderintroduktion er en god ressource her.
0-30 dage
Lad os se nærmere på, hvad der bør indgå i arbejdsgangen i løbet af de første 30 dage af en nyansats rolle, ud over introduktionen.
Den første måned handler om at hjælpe nyansatte med at vænne sig til deres rolle, teamet og arbejdspladskulturen.
Ledere giver praktisk vejledning, sikrer introduktioner på tværs af afdelinger og planlægger regelmæssige feedbacksamtaler for at håndtere tidlige spørgsmål og udfordringer.
Der vil også være størst overlap i det, der gennemgås, uanset rolle eller anciennitet, så denne del vil være nemmest, når det gælder om at skabe genanvendelige elementer.
Her er nogle ting, som I gerne vil have, at nyansatte gennemgår i løbet af de første 30 dage:
- Få klarhed over rollen og ansvarsområderne (supervigtigt)
- Vær bekendt med medarbejderpolitikker og forventet adfærd
- Få en forståelse af den teknologi, software og de værktøjer, som organisationen bruger, samt de processer, de skal følge
- Lær om organisationens mission, vision, værdier, produkter, forretningsmodel og kunder
- Få en forståelse af organisationens interessenter
- Få en forståelse af de aktuelle projekter, som organisationen fokuserer på, og hvad de skal fokusere på i deres rolle
- Hold ugentlige møder med deres leder
- Opbyg en forståelse af jeres virksomhedskultur og teamnormer
- Lær deres teammedlemmer at kende, og hvem de skal gå til med hvad
- Identificer kompetencegab, og udarbejd nogle kortsigtede og langsigtede mål for resten af planen.
Da de første 30 dage vil være den nyansattes første tid på kontoret (fysisk eller virtuelt), er det værd at udvikle nogle genanvendelige introduktionsaktiviteter for medarbejdere, såsom velkomstpræsentationer, læsning af medarbejderhåndbogen og frokoster med teamet.
Perioden fra dag 30 til 60
Nu hvor de nyansatte har passeret tærsklen på 30 dage, er det tid til, at de får fødderne længere ned i vandet og bliver mere involverede.
Den viden, der er opnået i løbet af de første 30 dage, bliver nu udbygget og omsat til praksis, og de kan blive mere involverede i projekter og begynde at bidrage mere med deres tanker og idéer.
De roller og ansvarsområder, som de nyansatte gennemgik, da de begyndte? De kan nu begynde at gøre fremskridt på dette område.
De KPI'er, mål og milepæle, som du fastsatte i de foregående 30 dage? De vil begynde at gøre fremskridt med dem.
Det er denne del af 30-60-90-dagesplanen, hvor planerne begynder at variere afhængigt af afdeling, person eller anciennitetsniveau.
Perioden fra dag 60 til 90
På dette tidspunkt fortsætter den nyansatte med at gøre fremskridt med de KPI'er, specifikke mål og milepæle, der blev fastlagt i løbet af de første 30 dage.
Da denne periode har et langt større fokus på selvstændighed, vil denne del af planen være langt mere åben og tilpasset den enkelte.
Nyansatte vil arbejde på projekter med mindre opsyn, være mere involverede i deres teams og organisationen som helhed og følge op med deres ledere for at sikre, at de når deres måltal.
På dette tidspunkt kan teammedlemmer begynde at henvende sig til den nyansatte for at få del i vedkommendes ekspertise. Måske danner de et nyt team til et projekt, de arbejder på.
Der vil stadig blive begået fejl, og det er helt i orden. De er stadig nye i organisationen og har fortsat meget at lære.
Der skal dog være et højere niveau af ansvarlighed sammenlignet med tidligere i 90-dagesplanen, og det vil kun fortsætte med at vokse, som tiden går.
Efter 90 dage
Undersøgelser viser, at omkring 72 % af de nyansatte har fundet sig til rette i deres nye rolle inden for 3 måneder, 22 % inden for 9 måneder og resten omkring 10-12 måneder.
Så selvom de vil være forholdsvis selvstændige, kan nogle personer stadig have brug for lidt ekstra overbærenhed og vejledning.
Generelt skifter ledere dog nu fokus til at støtte langsigtede karriereambitioner ved at tilbyde videreuddannelse, ledelsesmuligheder eller mentorroller.
Regelmæssige 1:1-opfølgninger, præstationsvurderinger og karrieresamtaler sikrer fortsat overensstemmelse med virksomhedens mål.
Forskning bekræfter, at fokus på løbende udvikling ikke kun øger fastholdelsen, men også forbedrer medarbejdernes overordnede tilfredshed og bidrag.
En af de bedste ting, som din organisation kan implementere efter de første 90 dage, er en fastholdelsessamtale.
En fastholdelsessamtale går ud på at spørge medarbejderne om, hvad der fungerer godt, og hvor der kan foretages forbedringer.
En fastholdelsessamtale er en fremragende måde at forbedre din introduktionsproces på. Det er et godt tidspunkt at stille spørgsmål om, hvor godt planen var udarbejdet, hvordan den blev gennemført, og hvor den kan forbedres.
Feedback fra fastholdelsessamtaler kan understøttes af en anden feedbackmetode, såsom introduktionsundersøgelser.
Trin til at skabe en effektiv introduktionsarbejdsgang
Hvis du ligesom jeg tænker på medarbejderoplevelsen som et produkt, som folk abonnerer på, når de tilslutter sig en organisation, så minder introduktionen for eksempel om det, der sker, når man køber en ny pakke med HR-software.
Produktchefer taler med slutbrugeren og gennemgår dataene for at skabe problemfri introduktionsoplevelser for deres kunder, så det er tid til at tage den rolle på sig!
1. Definer mål
For at skabe en meningsfuld introduktionsarbejdsgang skal du starte med tydeligt at definere, hvad du ønsker at opnå.
Målene kan for eksempel være at gøre nyansatte bekendt med regler for overholdelse af lovgivning og interne krav, integrere dem i virksomhedskulturen eller sikre, at al påkrævet træning i nye værktøjer og processer bliver gennemført.
Bedste praksis:
- Identificer centrale resultatindikatorer (KPI'er) for at følge succesen, såsom gennemførelsesgraden for træning eller en bestemt eNPS.
- Tilpas introduktionsmålene til virksomhedens overordnede mål, såsom at øge fastholdelsen eller forbedre samarbejdet i teamet.
- Inddrag input fra ledere, HR og nyligt ansatte for at sikre, at målene imødekommer udfordringer fra den virkelige verden.
2. Design processen
Design af introduktionsarbejdsgangen bør være et samarbejde mellem HR, ledere og L&D-teamet, da de alle bidrager med ekspertise inden for medarbejderudvikling og rollespecifikke behov.
Ved at inddrage interessenter på tværs af afdelinger sikrer man, at processen er omfattende og tilpasset organisationens mål, og det bliver nemt at tildele HR, ledere og andre interessenter tydelige ansvarsområder for at forebygge flaskehalse.
Sørg for eksempel for, at en person med relevant viden har ansvaret for træningen i overholdelse af lovgivning og interne krav, og at den relevante dokumentation er let tilgængelig.
For hvert trin bør du så vidt muligt forsøge at specificere de nødvendige opgaver, mål og materialer.
Bedste praksis:
- Opret en introduktionstjekliste for at bidrage til at standardisere processen og sikre, at intet overses.
- Forbered ressourcer som en medarbejderhåndbog, træningsmaterialer og vejledninger til IT-opsætning på forhånd. Gør dem let tilgængelige på for eksempel et medarbejderintranet.
- Indarbejd fleksibilitet, så introduktionen kan tilpasses forskellige roller, såsom tekniske stillinger og lederstillinger.
3. Implementer arbejdsgangen
En problemfri implementering kræver koordinering på tværs af afdelinger for at give nyansatte alt, hvad de har brug for.
Brug teknologi såsom platforme til IT-serviceadministration (ITSM) (f.eks. Jira) til effektivt at administrere adgangen til hardware, software og netværk samt introduktionssoftware, HRMS eller LMS til at følge fremskridt og hjælpe med at administrere arbejdsgangen.
Disse værktøjer kan hjælpe med at automatisere introduktionenopgaver såsom at sende papirarbejde eller underrette interessenter om udestående opgaver og dermed sikre ensartethed på tværs af introduktionsoplevelser.
De er en forholdsvis enkel måde at øge introduktions-ROI på.
Bedste praksis:
- Planlæg og kommuniker introduktionsopgaver i god tid for at undgå problemer i sidste øjeblik.
- Hav en fast kontaktperson for nyansatte, som hurtigt kan besvare spørgsmål eller håndtere bekymringer.
4. Overvåg og indhent feedback
Indhent regelmæssigt feedback fra nyansatte og deres ledere for at vurdere, hvor effektiv introduktionsprocessen er.
Sammenhold data fra introduktionsundersøgelser, individuelle samtaler og præstationsmålinger for at identificere områder, der kan forbedres.
Vær særligt opmærksom på, om nyansatte føler sig rustet til at få succes og trygge ved at bede om hjælp.
Bedste praksis:
- Brug præstationsmålinger som tiden frem til produktivitet eller fastholdelsesprocenter for de første 90 dage til at vurdere resultatet.
- Afhold regelmæssige opfølgninger med ledere for at drøfte den nyansattes fremskridt og indsamle viden om, hvad der fungerer godt.
5. Evaluer og tilpas
Brug feedback og præstationsdata til at måle, hvor godt introduktionsprocessen opfylder sine oprindelige mål.
Identificer svagheder, såsom mangler i oplæringen eller uklare forventninger, og tilpas arbejdsgangen derefter.
Feedback fra medarbejdere, der fratræder, kan også give værdifuld indsigt til forbedringer.
More Articles
Bedste praksis:
- Planlæg kvartalsvise gennemgange af introduktionsprocessen for at sikre, at den forbliver relevant og effektiv.
- Involver alle interessenter—HR, ledere og selv nyansatte—i idéudviklingen af løsninger på identificerede problemer.
- Opdater løbende oplæringsmaterialer og arbejdsgange, så de afspejler ændringer i virksomhedens politikker eller værktøjer.
Bedste praksis for introduktionsarbejdsgangen
Introduktion indebærer en lang række aktiviteter med flere involverede, så det er let at overse noget eller skabe ineffektivitet.
Det kan dog gøre processen mere smidig og effektiv at følge nogle få bedste praksisser:
- Start tidligt: Begynd introduktionen før den nyansattes første dag ved at udlevere velkomstmaterialer, oprette konti og dele en tidsplan for at reducere stress på den første dag.
- Fordel ansvaret tydeligt: Sørg for, at HR, ledere og teamledere kender deres ansvar på hvert trin for at forhindre forsinkelser eller forvirring.
- Tilpas oplevelsen: Tilpas så vidt muligt processen til individuelle roller og præferencer. Et godt ekstra tiltag kan være at bruge et spørgeskema til for eksempel at finde ud af, hvilken mad eller snack den nyansatte foretrækker, og derefter tilpasse en velkomstfrokost eller velkomstgave derefter.
- Udnyt teknologien: Brug værktøjer som introduktionssoftware, læringsstyringssystemer (LMS), platforme til it-servicestyring (ITSM) og HRIS til at automatisere opgaver og følge fremskridt.
- Prioritér integration i kulturen: Forsøm ikke aktiviteter, der fremviser virksomhedens værdier, såsom teambuildingarrangementer, mentorprogrammer og åbne drøftelser af organisationens mål.
- Giv regelmæssig feedback: Planlæg løbende opfølgninger for at vurdere fremskridt, besvare spørgsmål og justere introduktionsplanerne efter behov.
- Fortsæt ud over 90 dage: Betragt introduktion som en løbende proces, hvor der tilbydes langsigtede udviklingsmuligheder, avanceret oplæring og samtaler om karriereudvikling for at holde medarbejderne engagerede.
Værktøjer og ressourcer:
Til sidst får du her en oversigt over nyttige værktøjer og ressourcer, der kan hjælpe dig med at udforme en god introduktionsarbejdsgang:
- Introduktionssoftware: De fordele ved introduktionsplatforme som Sapling, Enboarder eller Rippling er, at de tilbyder introduktionsløsninger fra start til slut og integrerer HR-opgaver, medarbejderengagement og automatiserede arbejdsgange.
- Læringsstyringssystemer (LMS): Værktøjer som Leapsome, Docebo eller TalentLMS hjælper med at levere undervisningsmateriale, følge fremskridt og sikre, at medarbejderne gennemfører de påkrævede kurser.
- HRIS/HRMS: Platforme som BambooHR, Workday eller UKG effektiviserer administrative opgaver som dokumenthåndtering, tilmelding til personalegoder og opsætning af løn.
- Opgavestyringssoftware: Værktøjer som Asana, Trello eller Monday organiserer introduktionstjeklister og følger færdiggørelsen af opgaver på tværs af afdelinger.
- Platforme til IT-serviceadministration (ITSM): Løsninger som Jira Service Management sikrer en problemfri opsætning af hardware, software og netværksadgang for nyansatte.
- Medarbejderfeedback og -undersøgelser: Værktøjer til medarbejder undersøgelser som SurveyMonkey, Qualtrics eller Culture Amp indsamler indsigt i introduktionsoplevelsen for at forbedre processerne.
- Platforme til digitale signaturer: Tjenester som DocuSign eller Adobe Sign gør det nemmere at underskrive kontrakter, fortrolighedsaftaler og andet introduktionsrelateret papirarbejde eksternt.
- Værktøjer til videndeling: Wikier eller intranetplatforme som Confluence eller Notion samler introduktionsmateriale ét sted og gør det tilgængeligt for nyansatte.
- Værktøjer til mentorordninger og samarbejde: Apps som Together Platform eller MentorcliQ gør det nemmere at etablere mentor-mentee-par og fremmer samarbejde under introduktionen.
Hvis du føler dig overvældet af mulighederne, kan vi også give dig råd om hvordan du vælger introduktionssoftware . Du kan også downloade vores nyttige skabelon til en 30-60-90-dages plan, som kan hjælpe dig med at komme i gang med at udforme din introduktionsarbejdsgang:
Få vores introduktionsskabelon!
Tilmeld dig People Managing People-nyhedsbrevet
Hvis du vil have mere indsigt i introduktion, kan du tilmelde dig vores ugentlige nyhedsbrev for HR- og virksomhedsledere. Du modtager alt vores nyeste indhold, som kan hjælpe dig med at udvikle din karriere og skabe større indflydelse i din organisation.
