Krav til HR-software: Forstå dine behov
Det er vigtigt at forstå HR's rolle i små virksomheder og store virksomheder, når man vurderer omkostningerne ved HR-software, så man sikrer, at løsningen passer til virksomhedens budget og målsætninger.
For at imødekomme disse skiftende krav udvikler HR-software sig også. Det handler ikke længere kun om lønadministration – selvom det stadig er en vigtig kernefunktion inden for HR.
I dag er implementering af HR-software vigtigere end nogensinde for at sikre, at din virksomhed forbliver en konkurrencedygtig arbejdsgiver på et arbejdsmarked i forandring.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vigtige krav til HR-software
Alle virksomheder har forskellige behov, når det gælder funktionerne i og egenskaberne ved en HR-løsning. Der er dog nogle fælles træk, når det handler om at sikre, at den HR-software, du vælger, øger produktiviteten og tilfredsheden i hele virksomheden.
Afklarende spørgsmål ved valg af HR-software
Uanset hvilken type HR-administrationssoftware du har brug for, bør du undersøge disse overordnede forhold for at sikre, at du får alle fordelene ved HR-administrationssoftware:
- Er det nemt for både dine HR-medarbejdere og medarbejdere at bruge?
- Kan det integreres med dine andre HR-softwaresystemer?
- Er det skalerbart og fleksibelt, hvis virksomhedens behov ændrer sig?
- Er det cloudbaseret eller hostet lokalt?
- Findes der en mobilapp?
- Overholder det standarder for datasikkerhed, såsom overholdelse af GDPR?
- Vil det forbedre effektiviteten af HR-driften (dvs. eliminere regneark)?
- Tilbyder det automatiseringer af typiske tidskrævende opgaver?
Når disse spørgsmål er besvaret, kan du gå videre til næste trin i udvælgelsesprocessen og begynde at se på de enkelte softwarefunktioner.
Vigtige egenskaber ved effektiv HR-software
HR-software kan tilpasses, og der findes mange forskellige muligheder, som kan imødekomme din virksomheds specifikke behov. Der er dog nogle funktioner, som efter vores opfattelse er nyttige i næsten alle tilfælde:
- Selvbetjeningsportal for medarbejdere: Når medarbejderne får direkte adgang til at gennemgå vigtige dokumenter, se deres vagtplan, anmode om fri og følge deres uddannelse, vil de kun kontakte dit HR-team om alvorlige sager.
- Arbejdsgange til rekruttering og introduktion: Se efter indbyggede værktøjer, der hjælper med at standardisere og effektivisere rekrutterings- og introduktionsprocessen, herunder stillingsopslag, tilbudsbreve, digitale underskrifter og tjeklister for nye medarbejdere – alt samlet ét sted.
- Funktioner baseret på kunstig intelligens (AI): Mere avancerede HR-værktøjer omfatter nu AI, der kan hjælpe med opgaver som screening af CV'er, forudsigende analyser af medarbejderafgang og personlige læringsanbefalinger – så du kan træffe bedre og hurtigere beslutninger.
- Tidsstyring: Automatiseret tidsstyring kan forbedre arbejdsgangen, især når medarbejderne har direkte adgang. Mange HR-systemer omfatter teamkalendere og fraværsalarmer, som kan hjælpe med at minimere konsekvenserne af fravær.
- Administration af tilmelding til personalegoder: Selvbetjening ved tilmelding til personalegoder giver medarbejderne mulighed for at se, vælge og opdatere deres pakker med personalegoder uden at skulle gå gennem HR. Det reducerer frem-og-tilbage-kommunikation og sikrer overholdelse af frister for personalegoder.
- Læringsmuligheder: I en undersøgelse foretaget af Quantum Workplace angav medarbejderne udviklingsmuligheder som en af de vigtigste årsager til medarbejderengagement. Overvej en HR-løsning med et integreret læringsstyringssystem (LMS) eller et træningsmodul, der hjælper dine medarbejdere med at udvikle deres kompetencer over tid.
- Analyse og rapportering: HR-software indsamler mange medarbejderdata, men du bør ikke være nødt til at eksportere dem til et andet system for at finde ud af, hvad de betyder. Den bedste HR-software omfatter datadashboards og indbyggede analysefunktioner.
Specifikke krav til forskellige typer HR-software
Selvom du måske kun søger en løsning til medarbejderadministration til problemer inden for et af disse områder, falder HR-software generelt inden for fire grundlæggende kategorier:
- Håndtering af HR-data (f.eks. informationssystemer til menneskelige ressourcer eller HRIS)
- Løn-, finans- og regnskabssoftware
- Værktøjer til rekruttering, ansættelse og introduktion
- Software til håndtering af medarbejderpræstationer
Hver type software har forskellige krav. Men hvad er kravene til hver type, og hvad skal du se efter, når du vælger din centrale HR-softwareløsning?
Krav til software til håndtering af menneskelige ressourcer
Software til håndtering af menneskelige ressourcer (HRMS) er en pakke af applikationer, der håndterer forskellige HR-processer, herunder ansættelse, præstationsvurderinger, vedligeholdelse af medarbejderoplysninger og mange andre opgaver.
HRMS-software løsninger varierer meget, fra grundlæggende HRMS-software (også kendt som HRIS-software) til meget avancerede og komplekse løsninger.
Da HRMS-software varierer så meget, skal du, før du kan evaluere den, skrive en RFP for HR-software, der definerer, hvad din virksomhed har brug for. Almindelige funktioner i HRMS-software omfatter:
- Lønbehandling
- Håndtering af medarbejdergoder
- Værktøjer til rekruttering og ansættelse
- Værktøjer til introduktion og oplæring
- Et læringsstyringssystem (LMS)
- Lagring af medarbejderdata
- Fremmøderegistrering eller digitale timesedler
- HR-målinger og analyser
Se først på din virksomheds prioriteter og mål. Hvor er din virksomhed mest effektiv? Og hvor har den svært ved at opnå effektivitet? Fokuser på de områder, hvor du har brug for hjælp, og lav en kravtjekliste for at registrere de funktioner, du har mest brug for.
Se derefter på din virksomheds tekniske krav. Hvor mange medarbejderregistre skal gemmes? Og hvor mange brugere skal din HR-software have?
Hvis du har brug for, at din HRMS-software understøtter bestemte sprog eller hjælper dig med specifikke lovgivningsmæssige forhold, skal det stå på din kravtjekliste og også indgå i din forretningscase.
Ikke alle HRMS-softwareløsninger omfatter funktioner som lønadministration eller administration af medarbejdergoder som en del af deres grundlæggende service, så hvis de er nødvendige, skal du tilføje dem til din liste.
Krav til løn- og medarbejdergodesoftware
Software til løn og medarbejdergoder hjælper dig med at følge de månedlige omkostninger til medarbejdergoder, behandle løn, beregne og indberette lønskatter samt håndtere relaterede økonomiske opgaver.
Med denne type software kan følgende spørgsmål hjælpe dig med at fastlægge din virksomheds krav:
- Hvor mange medarbejdere har du?
- Har du sæsonansatte eller midlertidigt ansatte?
- Tilbyder du medarbejdergoder?
- Hvor erfaren er din lønadministrator?
- Hvilken lovgivning skal du overholde?
- Hvilken type analyse har du brug for?
- Udbetaler du salgsbelønninger eller bonusser?
For at hjælpe dig med at sammenligne disse oplysninger fra flere leverandører anbefaler jeg, at du indhenter løntilbud fra mindst dine 3 bedste valg for at forenkle processen.
Virksomheder har ofte brug for løn- og medarbejdergodesoftware, der tilbyder følgende funktioner:
- Integration med eksisterende HR-databaser
- Understøttelse af overholdelse af skattelovgivningen
- Registrering af ferie- og sygefravær
- Selvbetjeningsadgang for medarbejdere til lønsedler og skatteblanketter
- Automatisk registrering af medarbejderes ret til medarbejdergoder
Ved skalering af lønsystemer er det afgørende at gennemføre en risikoanalyse og udarbejde en kravspecifikation, før du vælger en leverandør. Udarbejd et robust evalueringsskema for at vælge den rette partner til dine behov.
Krav til rekrutteringssoftware
Funktioner i rekrutteringssoftware omfatter ofte et system til sporing af ansøgere (ATS), kandidatrelationsstyring og software til jobsamtaler.
Funktioner, der er almindelige på tværs af mange undertyper af rekrutteringssoftware, omfatter automatisk offentliggørelse af jobopslag på websteder og sociale medier, muligheden for at modtage CV'er online samt værktøjer til at frasortere ukvalificerede kandidater og sammenligne kvalificerede kandidater med hinanden.
Ifølge Business News Daily bør virksomheder søge efter rekrutteringssoftware, der opfylder følgende krav:
- Kan offentliggøre opslag på specifikke jobportaler
- Har en mobilvenlig grænseflade
- Har fleksible priser
- Har en hurtig ansøgningsproces
- Sikrer overholdelse af ansættelseslovgivningen
Hvis prisen desuden er en begrænsende faktor for din softwareinvestering, er de mest prisvenlige ansættelsesværktøjer som regel rekrutteringssystemer til små virksomheder.
Krav til software til resultatstyring
Software til resultatstyring hjælper virksomheder med bedre at forstå medarbejdernes resultater. En af de vigtigste fordele ved værktøjer til resultatstyring er, at de giver virksomhedsledere mulighed for at spore og analysere medarbejderdata samt evaluere individuelle medarbejdere.
For denne type software omfatter de vigtigste krav følgende:
- Brugervenlighed
- Mulighed for at opstille mål
- Funktioner til sporing af fremskridt
- Mulighed for at give løbende feedback
- Automatiske påmindelser om frister for resultatevaluering
- Nem kommunikation mellem medarbejdere og ledere
Du vil naturligvis også gerne have, at din software til resultatstyring er fleksibel, tilpasningsdygtig og kompatibel med dine øvrige systemer. Prisen på systemer til resultatstyring er også afgørende, eftersom du har brug for noget, der passer til dit budget. Det samme gælder for al den HR-software, du udvælger!
Dernæst undersøger vi disse krav og ser på, hvordan du kan evaluere dem.
Sådan evaluerer du HR-software
Hvordan kan du evaluere en HR-løsning med hensyn til fleksibilitet og tilpasningsevne? Og hvad bør du overveje, når du fastlægger de samlede omkostninger ved en HR-løsning? Lad os se nærmere på det.
Kompatibilitet med eksisterende HR-systemer
Implementering af en HR-managementløsning vil sandsynligvis betyde, at den skal integreres med andre systemer, der allerede er i brug, såsom ERP-, økonomistyrings- og CRM-software. Det giver dig mulighed for at dele oplysninger mere effektivt og få et langt mere komplet billede af din virksomheds analyser.
En leverandør bør kunne fortælle dig, om softwaren er kompatibel med de andre systemer, du bruger, og give dig mulighed for at teste den, før du forpligter dig til et køb. Du bør også bekræfte, at leverandøren tilbyder løbende support og opdateringer for at sikre kompatibilitet med systemer, som du eventuelt implementerer i fremtiden.
Fleksibilitet og tilpasningsevne
Virksomheder står ikke stille, så din HR-software kan heller ikke stå stille. Den skal vokse (eller skrumpe) i takt med dine behov. Når du leder efter en HR-løsning, bør du overveje, hvilke nøglefunktioner og hvilket omfang du forventer at få brug for i fremtiden. Hvis softwaren har de ekstra funktioner, du ønsker, hvor meget vil det så koste at implementere dem, når tiden kommer?
Fleksibilitet er afgørende. Dine HR-processer kan udvikle sig over tid, og systemet bør give dig mulighed for at tilpasse dig uden at have brug for en komplet omlægning. Du skal kunne tilpasse arbejdsgange og rapporter, så de passer til dine skiftende behov.
Omkostningsfaktorer, du bør overveje
Omkostningerne ved HR-software kan beregnes på forskellige måder, og det er vigtigt at have dette in mente, når du undersøger mulighederne.
For mange typer software betaler virksomheder et månedligt gebyr pr. bruger eller medarbejder ud over et grundlæggende månedligt gebyr. Nogle systemer opkræver også et implementeringsgebyr for at konfigurere softwaren i henhold til dine systemkrav. En forståelse af prismodeller for HRIS kan hjælpe dig med at lægge et effektivt budget for din investering i HR-teknologi.
Løsninger målrettet større virksomheder kræver oftere et engangskøb til en fast pris, som ofte er baseret på virksomhedens størrelse. Husk også, at øget lagerkapacitet, implementering af yderligere funktioner og adgang til tilpasset support fra softwareudbyderen sandsynligvis vil medføre ekstra omkostninger.
Mindre virksomheder vil måske opleve, at gratis eller open source-software passer bedre, men der vil være begrænsninger. Open source-HR-software giver dig kun adgang til softwarekoden, så du får brug for en person med programmeringskendskab til at omdanne den til en brugbar løsning.
Nogle leverandører tilbyder muligvis gratis eller billig HR-software, som er overkommelig at komme i gang med, men som kun indeholder meget grundlæggende funktioner. Med disse abonnementer vil det koste dig mere at tilføje ekstra funktioner.
Hvis du vil gå i dybden med omkostningerne ved HR-teknologi, kan du læse vores artikel "Er din organisation klar til HR-teknologi?"
Sådan lancerer du ny HR-software
Det er svært at introducere ny software. Faktisk viste en McKinsey-rapport, at kun 16 % af respondenterne mente, at deres virksomheders digitale transformationer var vellykkede. Men en vellykket softwarelancering giver store gevinster. HR-software kan øge effektiviteten, reducere omkostningerne og forbedre medarbejdernes tilfredshed og fastholdelse. For at opnå disse fordele ved HCM-software eller HR-software er det afgørende at have en solid plan.
Implementering af din HR-software
Når du har valgt din HR-software, er det tid til at implementere den. PeopleGoal anbefaler en implementeringscyklus på seks uger.
Dette omfatter tid til konfiguration af konti og pilottest udført af din HR-afdeling, før du lancerer softwaren i hele virksomheden.
Ved at følge en velplanlagt proces og dokumentere hvert trin kan du sikre, at du støder på så få problemer som muligt.
Et pilotteam bestående af medarbejdere fra alle niveauer i virksomheden og med forskellige grader af teknisk kunnen vil hjælpe dig med at fejlfinde under lanceringen.
Forskellige typer medarbejdere vil have forskellige krav til din HR-software og forskellige udfordringer, når det kommer til at bruge den.
Hvis du tager deres feedback i betragtning, kan det hjælpe med at gøre din digitale HR-transformation til en succes.
Introduktion af HR-software til dit team
Når du har konfigureret din software, testet den og håndteret eventuelle problemer, som dit pilotteam har rejst, er det tid til at introducere den for resten af virksomheden.
I denne proces er god kommunikation afgørende for at skabe en positiv medarbejderoplevelse. Sørg for, at dine medarbejdere er bekendt med lanceringens detaljer og ved, hvor de kan få support, når de bruger din nye HR-løsning.
Dit team bør føle sig begejstret over de fordele, som din nye HR-software tilbyder. Vil den gøre det nemt for dem at anmode om ferie? Eller vil den hjælpe med at holde deres følsomme medarbejderoplysninger sikre? Vil den sikre, at de modtager regelmæssig coaching og dermed forbedre deres karriereudvikling?
Hvis dine medarbejdere føler, at der er noget at vinde for dem, vil du opnå højere medarbejderengagement og større opbakning fra virksomheden som helhed.
Det er især vigtigt for medarbejdertilfredsheden, at dine medarbejdere ved, at du lytter til dem.
Hvis en medarbejder føler, at vedkommende ikke har de nødvendige færdigheder til den nye software, skal du sørge for, at medarbejderen får adgang til træningsmuligheder, der passer til vedkommende.
Eller hvis en medarbejder har haft en dårlig oplevelse med tidligere softwarelanceringer, skal du lytte til vedkommendes bekymringer og håndtere dem.
Hver medarbejder, der er tilfreds med din HR-løsning, vil påvirke andre og dermed bidrage til medarbejdertilfredsheden som helhed.
Hvad er det næste?
Vil du holde dig opdateret om alt inden for HR-software? Så sørg for at tilmelde dig People Managing People-nyhedsbrevet for at få alle de seneste tendenser og indsigter om HR-teknologi direkte i din indbakke.
