4 måder at automatisere introduktionsprocessen for medarbejdere

Svar: Automatiseret onboarding.

I denne artikel vil jeg dele, hvordan du kan effektivisere onboarding af nyansatte ved at fjerne nogle gentagne opgaver fra HR's og ledernes skuldre. En automatiseret onboardingproces vil få dine nye medarbejdere til at føle sig velkomne, integrerede og klar til at komme godt fra start.

Hvad er automatiseret onboarding?

Automatiseret onboarding henviser til processen med at onboarde medarbejdere ved hjælp af en kombination af digitale arbejdsgange og automatiseringssoftware.

Du kan opnå automatiseret onboarding ved hjælp af en række forskellige softwaresystemer, herunder dedikeret onboardingsoftware, HR-ledelsessystemer eller nogle gange endda rekrutteringssoftware.

Grundlæggende kan du bruge disse platforme til at automatisere onboarding af medarbejdere ved at udløse foruddefinerede handlinger, der er knyttet til vigtige begivenheder i den nye medarbejders livscyklus.

Du kan bruge dem til at underrette nyansatte, ledere eller hele din HR-afdeling om onboardingopgaver, der ikke er færdige, og på en nænsom måde minde dem om dem for at hjælpe dem med at få succes.

Andre gange anmoder automatiseret onboardingsoftware til medarbejdere integrerede apps om at ændre data. Samlet set er det en nem måde at øge ROI'en fra din onboardingproces.

Her er nogle eksempler på onboardingopgaver, som software nemt kan automatisere:

• Oprette nye brugerkonti i virksomhedens katalog
• Give adgang til apps eller andre softwaresystemer
• Anmode om det udstyr, som nyansatte har brug for
• Planlægge introduktionsmøder
• Anmode om underskrifter på onboardingdokumenter
• Etablere forbindelsen mellem nye medarbejdere og deres mentorer
• Udsende feedbackundersøgelser om onboardingprocessen.

Enhver proces, der kan automatiseres gennem et HR-system eller et projektstyringssystem, bør automatiseres. Det øger effektiviteten og mindsker risikoen for, at ting falder mellem to stole og påvirker den nyansattes opfattelse af organisationen negativt.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Alice Ferretti

Grundlægger af HumansROpens new window

Men før vi dykker dybt ned i hvorfor automatiseret onboarding er vigtigt, så lad os opsummere, hvorfor det overhovedet er et problem.

Udfordringer ved manuel onboarding af medarbejdere

Hvis det er et stykke tid siden, du har gjort det, men du forbereder dig på en kommende tsunami af nyansatte, er det dette, du skal undgå:

1. Lavere effektivitet

En manuel onboardingproces er tidskrævende for alle involverede. Fra HR-medarbejdere til IT-supportteams og ledere tager det tid at gennemgå onboardingtjeklisten for hver nyansat.

Desuden er onboarding af medarbejdere ikke en prioritet, når du har så travlt med projekter, der genererer store indtægter. Og det vil kun sluge endnu mere af din tid at lægge store kræfter i at tilpasse onboardingoplevelsen for nye medarbejdere.

Traditionelt manuelle processer er også besværlige for mindre modne virksomheder med begrænset bemanding. For eksempel tager dokumentation af medarbejderdata og tildeling af onboardingopgaver meget af deres tid.

Automatisering er en måde at optimere onboarding på ved at reducere mængden af manuelle opgaver.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Mindre begejstring hos nyansatte

Hvis nye medarbejdere bruger den første dag eller uge på at få adgang til apps, lede efter dokumenter blandt alle virksomhedens systemer og bede lederen om at gennemgå forventningerne til rollen, har du et problem.

Du kan se, at nyansatte får momentum i deres nye job. Og hvis du forsøger manuelt at skabe en motiverende introduktionsoplevelse, risikerer du at ofre tilpasning for hastighed, hvilket dræber de nyansattes begejstring.

Derfor er det også fornuftigt at tilføje et personligt præg til din introduktionsproces.

3. Flere menneskelige fejl

Manuelle introduktionsopgaver er fejlbehæftede. HR-teamet kan for eksempel komme for sent med at indsamle og gemme alle de nødvendige medarbejderoplysninger til løn og personalegoder samt overholdelse af krav i forbindelse med medarbejderintroduktion.

Eller de kan glemme at gemme disse data alle de nødvendige steder eller endda glemme, hvor de gemte dem.

Disse fejl påvirker også din evne til at måle succesen af medarbejderintroduktionen.

Heldigvis kan automatiseringssoftware håndtere disse fejlbehæftede dataindtastninger og andre administrative opgaver for dig.

4. Manuelt = ikke skalerbart

Hvis din virksomhed, ligesom de fleste andre, planlægger at vokse, vil du gerne eliminere mange manuelle processer for at gøre tingene skalerbare.

De processer, du brugte til at introducere dine første 10 eller 20 medarbejdere, fungerede måske dengang, men tingene kommer hurtigt ud af kontrol, når du introducerer større antal medarbejdere.

Tag i stedet et skridt tilbage, og se efter måder at redesigne dit introduktionsprogram på, så du gør bedre brug af automatiserede arbejdsgange, selvbetjeningsfunktioner og processer, der nemt kan gentages, såsom udsendelse af undersøgelser om medarbejderintroduktionen eller skabeloner til forskellige anvendelsesscenarier for medarbejdere.

Som den primære HR-kontakt for medarbejderintroduktionen ville ingen vide, hvordan den skulle håndteres, hvis jeg var væk. Automatisering af centrale dele af processen hjalp virkelig med at få dette til at fungere problemfrit. Så snart en kandidat havde underskrevet sin ansættelseskontrakt, underrettede en række automatiserede arbejdsgange de vigtigste interessenter om alle deres nødvendige opgaver, hvilket betød, at intet faldt mellem to stole på grund af manuelle processer.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Kim Behnke

tidligere senior HR-administratorOpens new window

Lad os nu se nærmere på de specifikke detaljer, der forklarer hvad du kan automatisere, og hvordan.

4 trin til at automatisere medarbejderintroduktionen

Hvis du spekulerer på, hvilke trin du skal tage for at automatisere din manuelle introduktionsproces, har vi løsningen.

Nedenfor har jeg fremhævet flere vigtige områder, hvor du kan automatisere din ansættelsesproces, uanset om du introducerer nye fjernmedarbejdere eller medarbejdere, der arbejder fysisk på arbejdspladsen.

1. Definer opgaver før introduktionen

Du gør som regel nogle få ting, før de nye medarbejderes startdato, ikke? Automatisering af medarbejderintroduktionen kan hjælpe dig enormt meget med dette. Følg blot de næste trin.

Det første trin består i at opliste de opgaver før introduktionen, som du normalt udfører, såsom:

• Oprettelse af medarbejderprofilen i dit informationssystem til menneskelige ressourcer (HRIS) for at registrere medarbejderens rolle, kontaktoplysninger, bankoplysninger og skatteoplysninger
• Udsendelse af en velkomstmail og en formular til den nyansatte for at indsamle oplysninger som tøjstørrelser (til firmagaver!), så du kan forberede en velkomstpakke
• Tilføjelse af en ny brugerkonto til din platform til identitetsstyring (f.eks. Active Directory, Okta osv.)
• Opsætning af den nyansattes konto i dit system til administration af IT-tjenester
• Orientering af de vigtigste interessenter om den nyansattes oplysninger
• Tilføjelse af den nye medarbejder til de relevante kanaler på din platform til virksomhedsmeddelelser
• Bed medarbejderens leder om at angive de apps, som medarbejderen får brug for til at udføre sit arbejde (samt adgangsniveauet)
• Underretning af IT-supportteamet, så de kan kontrollere de tilgængelige licenser og give adgang
• Underretning af den nyansattes leder og kolleger, så de kan afsætte tid i deres kalendere til introduktionsopkald.

På dette tidspunkt i introduktionsprocessen er du klar til de nyansattes første dag. Det betyder, at du er et skridt tættere på at have en ny arbejdsstyrke, der vil være produktiv 

2. Standardisér introduktionstrinnene

Under en introduktion af en ny medarbejder anbefaler vi, at du:

• Planlægger et introduktionsmøde med de nyansatte på deres første dag
• Forbinder de nyansatte med hinanden
• Sørger for, at de møder deres nye teammedlemmer individuelt
• Udsender papirarbejde for nyansatte og
• Giver de nyansatte en komplet medarbejderhåndbog eller specifikt en forkortet håndbog til nye medarbejdere.

Det kan måske lyde uoverskueligt i starten. Men med en automatiseret introduktionsproces behøver du ikke at gøre alt dette manuelt. I stedet kan du bruge automatiserede arbejdsgange til at hjælpe dig.

Du skal blot vide præcis, hvilke trin der indgår i din introduktionsarbejdsgang, så du kan konfigurere den rigtige softwareløsning til at følge dem. Sådan fremskynder du processen og opnår ensartethed ved at udføre præcis de samme trin, hver gang du introducerer en ny medarbejder.

Du kan for eksempel fastslå, at introduktionsarbejdsgangen omfatter tilføjelse af hver ny medarbejder til dit Microsoft SharePoint-arbejdsområde eller en forretningskommunikationskanal for nyansatte.

3. Strukturér introduktionsarbejdsgangen

Indtil videre har vi talt om introduktionen, men introduktionsarbejdsgangen stopper ikke der. Processen omfatter andre arbejdsgange, såsom 

• Dokumentationsarbejdsgange (herunder tilladelser til brugerkonti)
• Uddannelsesarbejdsgange (herunder opfølgende vurderingsquizzer)
• Arbejdsgange til sporing af fremskridt (herunder regelmæssige opfølgninger)
• Feedbackarbejdsgange (herunder tilfredshedsundersøgelser)

Men først og fremmest skal du udforme en klar proces, der standardiserer introduktionsoplevelsen så meget som muligt og giver en tjekliste over HR-processen, som de ansvarlige for introduktionen kan følge. Vi anbefaler, at du udvikler en 30-60-90-dagesplan.

Hvis du ikke ved, hvad det er, eller hvordan du gør, kan du læse vores vejledning om at skrive en 30-60-90-dagesplan for introduktionen i din organisation, som også indeholder en skabelon.

Hvis du allerede har oprettet din 30-60-90-dages introduktionsplan, er næste skridt at definere dette for hvert trin i planen. Den bør indeholde følgende elementer: 

• Dokumentationsmapper og dokumenter, som de nyansatte skal have adgang til
• Uddannelseskurser eller interne oplæringsvejledninger, som de skal gennemføre
• Opfølgningsmøder, som de skal deltage i
• Tilfredshedsundersøgelser, som de skal udfylde

Når det er gjort, er du klar til at automatisere de introduktionsopgaver, du netop har struktureret og beskrevet.

4. Investér i den rigtige software

Overvej trinnene og tidsplanen i din 30-60-90-dagesplan samt de roller, der indgår i hvert trin. Det er de input, du skal bruge til at konfigurere den automatiserede software til medarbejderintroduktion, så den kan køre de arbejdsgange, du netop har defineret.

Faktisk har du også brug for en passende værktøjsstak med automatiserede introduktionsfunktioner. Med andre ord har du brug for nogle af eller alle følgende systemer:

• Et ansøgerstyringssystem (ATS)
• Et HRIS
• En løsning til software til elektroniske underskrifter
• En platform til forretningskommunikation
• En platform til medarbejderhåndbøger eller et dokumenthåndteringssystem
• En app til opbygning af onlineformularer
• En app til cloudlager
• Et læringsstyringssystem (LMS)
• En løsning med software til automatisering af arbejdsgange, der integrerer alle ovenstående apps

Du vil måske opdage, at nogle systemer allerede er indbygget i eller integreret med hinanden. Nogle HRIS-systemer har f.eks. indbygget software til elektroniske underskrifter, og nogle LMS-systemer integreres med platforme til virksomhedskommunikation.

Det er op til dig at vurdere, om du har brug for et helt nyt værktøj, eller om du kan klare dig med de HR-løsninger, du allerede har. Du skal også vælge, hvilken type introduktionssoftware det er bedst at anskaffe: platforme med så meget indbygget funktionalitet som muligt eller selvstændige HR-systemer.

Du skal også vurdere prisen på introduktionssoftware for at finde den bedste løsning til dit budget.

Hvad kan disse softwaresystemer automatisere?

Uanset hvad du beslutter dig for, er dette eksempler på, hvad en platform til automatisering af arbejdsgange kan gøre for dig (automatisk):

• Udløse introduktionsarbejdsgangen, så snart du markerer en kandidat som ansat i dit ATS
• Bede din software til elektroniske underskrifter om at
  • Sende medarbejderkontrakter til gennemgang og underskrift hos alle de nødvendige parter i en foruddefineret rækkefølge (dette er også noget, som AI i kontraktstyring kan hjælpe med)
  • Minde disse parter om fristerne
  • Underrette dem om indsamlede underskrifter i realtid
• Videresende de underskrevne kontrakter til din app til skylagring
• Instruere dit HRIS i at sende onlineformularer for at indsamle medarbejderdata fra nyansatte
• Bede din platform til virksomhedskommunikation om at
  • Tilføje nye medarbejdere til en introduktionskanal
  • Introducere dem for deres respektive introduktionspartnere
  • Foreslå, at de nyansatte ser virksomhedsvideoerne, bøgerne med politikker og procedurer, dokumentationen om medarbejderfordele og organisationsdiagrammerne i appen til skylagring
• Kommunikere med dit LMS for at
  • Tilmeldе nye medarbejdere til de relevante læringsforløb
  • Dele links til de relevante kurser eller moduler, når tidspunktet er inde
  • Underrette de tilsvarende introduktionspartnere om de nyansattes fremskridt i introduktionsuddannelsesprogrammet

Derudover tager software til automatisering af arbejdsgange disse opgaver fra dine skuldre:

• Bede IT-supportteamet om at klargøre software til den nye medarbejder
• Tildele introduktionspartnere til hver nyansat
• Underrette disse partnere om tildelingen
• Planlægge introduktionsmøder, møder, hvor teamet møder den nye medarbejder, og regelmæssige opfølgninger med nye medarbejdere i de involveredes kalendere
• Sende rettidige påmindelser til disse personer

Sådan automatiserer du medarbejderes fratrædelse

Ligesom automatisering forbedrer introduktionen, kan den også forenkle og effektivisere din fratrædelsesproces.

Brug af automatisering og AI ved medarbejderes fratrædelse i denne sidste del af medarbejderlivscyklussen reducerer både de administrative byrder og sikrer, at intet vigtigt falder mellem to stole.

Her er flere måder, hvorpå du kan automatisere fratrædelsesprocessen ved hjælp af HR-software:

• Planlæg en fratrædelsessamtale. Opsæt en automatisering, der automatisk sender fratrædende medarbejdere en invitation til en fratrædelsessamtale komplet med et link til tidsbestilling og en kopi af dit spørgeskema til fratrædelsessamtalen. Det hjælper dit team med at indsamle værdifuld feedback, samtidig med at overgangen bliver nem for medarbejderen.
• Giv medarbejderne besked om, hvornår deres personalegoder ophører. Dine fratrædende medarbejdere vil gerne vide, hvornår deres personalegoder ophører, og om de har mulighed for at fortsætte deres dækning privat, såsom COBRA i USA eller tilsvarende ordninger i andre lande. Det sikrer gennemsigtighed og hjælper medarbejderne med at træffe velinformerede beslutninger om deres dækning.
• Tilbagekald automatisk adgang til systemer og brugerkonti. Du kan bruge automatisering til at deaktivere den fratrædende medarbejders konti i alle virksomhedens systemer, herunder e-mail, projektstyringsværktøjer og HR-software, på den sidste arbejdsdag. Det forebygger sikkerhedsrisici og sikrer overholdelse af politikker for databeskyttelse.
• Generér standarddokumenter til fratrædende medarbejdere. Hvis din virksomhed har fortrolige oplysninger, som du ønsker at beskytte, kan du bede fratrædende medarbejdere om at udfylde en fortrolighedsaftale. Du kan automatisere denne proces for at sikre, at alle medarbejdere med adgang til fortrolige oplysninger modtager denne formular.
• Hold styr på og få virksomhedens aktiver tilbage. Opsæt et automatiseret workflow, der giver IT- og facilitetsafdelingerne besked om virksomhedsejet udstyr (f.eks. bærbare computere, adgangskort og mobile enheder), som skal afleveres. Det holder registreringerne af aktiver opdaterede og forebygger tab af værdifulde ressourcer.
• Fjern medarbejderen fra interne registre og teamstrukturer. Brug en automatisering i HR-softwaren til automatisk at opdatere organisationsdiagrammer, e-mailgrupper, Slack-kanaler og interne registre. Det holder kommunikationsværktøjerne korrekte og forebygger forvirring om medarbejderens status.
• Send en afskedsmeddelelse. Automatisér en afskedsmail til hele virksomheden eller et specifikt team for at anerkende medarbejderens bidrag og kommunikere oplysninger om fratrædelsen. Det skaber en positiv oplevelse ved fratrædelsen og hjælper de tilbageværende medarbejdere med at forberede sig på eventuelle overgange.

For at koordinere trin som disse ét sted kan teams bruge software til introduktion og fratrædelse til at automatisere workflows, administrere ændringer af adgange, tildele opgaver og følge fremskridt.

Hvad er det næste?

Hvis du vil have flere råd om introduktion af medarbejdere, kan du tilmelde dig vores ugentlige nyhedsbrev til HR- og virksomhedsledere. Du får alt vores nyeste indhold, som kan hjælpe dig med at udvikle dig i din karriere og skabe større gennemslagskraft i din organisation.