Hvad er et ERP-system – hvordan fungerer det & hvorfor bruge et?
ERP, eller virksomhedsressourceplanlægning, er et softwaresystem, der samler vigtige forretningsfunktioner som HR, forsyningskæde, CRM og økonomi på én platform. Hvis du er træt af at håndtere disse opgaver separat, hjælper ERP-systemer dig med at automatisere processer, øge effektiviteten og få realtidsbaserede, nøjagtige oplysninger, så du kan fokusere på det, der betyder noget.
I denne artikel forklarer jeg, hvad ERP er, hvordan det fungerer, og hvorfor det kan gøre dit arbejde meget lettere.
Hvad er et ERP-system?
ERP er et akronym for virksomhedsressourceplanlægning, som er software til virksomhedsstyring. I en artikel udarbejdet til nyhedswebstedet for CIO'er og ledere inden for forretningsteknologi, CIO.com, giver den bidragende klummeskribent Bart Perkins en omfattende definition af et ERP-system.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Han definerer det som et “system af integrerede softwareapplikationer, der standardiserer, effektiviserer og integrerer forretningsprocesser på tværs af økonomi, menneskelige ressourcer, indkøb, distribution og andre afdelinger.”
Den amerikanske multinationale virksomhed inden for computerteknologi, Oracle, definerer ERP som “en type software, som organisationer bruger til at håndtere daglige forretningsaktiviteter såsom regnskab, indkøb, projektstyring, risikostyring og overholdelse af regler samt forsyningskædeaktiviteter.”
Oracle tilføjer, at en ERP-pakke for at kunne defineres som komplet skal indeholde software, der hjælper organisationer med planlægning, styring af virksomhedens resultater, budgetlægning, prognoser og udarbejdelse af rapporter med oplysninger om en organisations økonomiske resultater.
ERP-systemer kan også udvides med tredjepartsapplikationer for at få adgang til funktioner som styring af produkters livscyklus, elektroniske indkøb, produktdatastyring, dataudvinding og andre lignende funktioner. ERP-systemet udvides normalt gennem leverandørleverede grænseflader.
En kort historie om ERP
ERP-systemer blev introduceret omkring 1990 primært til brug i produktionsvirksomheder. Konceptet udsprang af systemer som materialebehovsplanlægning II (MRP II), der blev udviklet i 1983, MRP i 1964 og økonomisk ordrestørrelse (EOQ), som blev udviklet i 1913.
Ifølge leverandøren af software til virksomhedsressourceplanlægning, QAD.Inc, blev betegnelsen ERP opfundet af Gartner Group for at skelne ERP-systemer fra MRP-systemer i 1990'erne. QAD.Inc oplyser, at ERP-systemer i denne periode begyndte at blive udviklet til at omfatte forretningsanalyse “samtidig med at de håndterede andre funktioner såsom automatisering af salgsstyrken (SFA), marketingautomatisering og e-handel.”
På grund af nogle af udfordringerne ved ERP på egne servere begyndte leverandører at udvikle cloudbaseret ERP for at tilbyde et SaaS-ERP-system (ERP leveret som en softwaretjeneste af leverandører). Nogle af ulemperne ved implementering af ERP på egne servere omfatter blandt andet omkostningerne ved implementering, licenser og den lange implementeringsperiode.
I modsætning hertil er SaaS enkelt og billigere at implementere, da du normalt betaler et månedligt abonnement. Brugerne kan tilpasse softwaren efter branchespecifikke behov. Det gør systemet velegnet selv til en lille virksomhed.
De vigtigste egenskaber ved ERP-systemet
Et system til virksomhedsressourceplanlægning har fire primære egenskaber: modulært design, fleksibilitet, en åben og centraliseret database samt automatisk generering af oplysninger. Dette softwaresystem fungerer i realtid fra en fælles database, der understøtter al software. Det resulterer i et ensartet udseende og en ensartet brugeroplevelse på tværs af alle ERP-moduler.
Det primære mål med en ERP-softwareløsning er at samle alle enheder i virksomhedens drift for hurtigt at nå de operationelle mål. Alle virksomhedsprocesser integreres på tværs af alle forretningsenheder i en komplet tilgang, der effektiviserer processer og informationsflow i hele organisationen.
Perkins giver et fremragende eksempel på, hvordan ERP bruger realtidsdata til at integrere forskellige forretningsprocesser. Han bruger eksemplet med en virksomhed, der kræver, at kunderne afgiver onlineordrer. Så snart en ny ordre er gennemført, kontrollerer ERP automatisk prisen og igangsætter om nødvendigt et kredittjek. Systemet kontrollerer, om produktet er tilgængeligt, og underretter den enhed, der skal planlægge leveringen. Så snart ordren er leveret, sendes en faktura, og bogholderiet kan opdatere sine konti.
Lad os se nærmere på de forskellige funktioner i et moderne ERP-system:
Ensartet udseende og brugeroplevelse
Det ensartede udseende og den ensartede funktionalitet i ERP hjælper en virksomhed med at reducere omkostningerne til oplæring. Perkins bemærker, at tidlige leverandører indså, at et ensartet udseende og en ensartet funktionalitet hjælper organisationen med at fremstå mere professionel. Medarbejdere, der arbejder inden for forskellige områder af en virksomhed, kan stole på de samme oplysninger, når de arbejder på at imødekomme kundernes specifikke behov.
ERP-integrationen gør det muligt for en organisation at præsentere et ensartet ansigt udadtil, uanset om man ser på dens regnskabssoftware, lagerstyringssystem eller simple regneark over de manuelle processer.
Alle applikationer understøttes fra en fælles database
En af de væsentlige udfordringer, som organisationer står over for, er, at forskellige afdelinger arbejder i siloer (usammenhængende enheder). Dette kan føre til pinlige situationer, hvor forskellige afdelinger giver kunder modstridende oplysninger, hvilket afspejler kvaliteten af kundeservicen negativt.
Et ERP-system sikrer, at en fælles database understøtter alle applikationer for at sikre kundernes succes. Det betyder, at medarbejdere i forskellige enheder kan være afhængige af de samme oplysninger fra databasen i deres daglige aktiviteter og til ethvert forretningsbehov.
Fungerer i realtid
I denne tidsalder med tingenes internet (IoT), hvor enheder konstant forbindes ved hjælp af teknologier som kantbaseret databehandling, sikrer realtidsfunktionen, at hver forretningsproces hurtigt kan få adgang til de oplysninger, den har brug for. Kantbaseret databehandling er et system, der flytter datalagring og databehandling tættere på det sted, hvor det skal bruges.
ERP's realtidsfunktion hjælper med hurtigt at identificere problemer og giver virksomhedens ledere tid til at løse eventuelle problemer.
Typer af ERP-systemer
Der findes grundlæggende tre forskellige ERP-systemer: software på egne servere, cloudbaseret software og hybridsoftware. Den specifikke type, en organisation har brug for, afhænger primært af virksomhedens størrelse, tilgængelige computerenheder og systemets evne til at opfylde virksomhedens behov.
Lad os se nærmere på de tre typer:
ERP-software på egne servere
Som navnet antyder, implementeres ERP-software på egne servere lokalt. Det kontrolleres hovedsageligt af din virksomhed efter installationen eller af en ERP-konsulent. Dette er den ERP-løsning, du har brug for, hvis du ønsker fuld kontrol over sikkerheden i dit ERP-system. Implementering af denne type ERP-applikation kræver dog, at du har dedikerede IT-ressourcer på stedet til at håndtere vedligeholdelsen af applikationen og serveren.
ERP-software på egne servere har flere fordele, herunder:
- Dine fortrolige data behøver ikke at blive håndteret af en tredjepart.
- Hvert ERP-modul kan tilpasses dine specifikke forretningsbehov.
- Giver stærke integrationsmuligheder med dine andre systemer (herunder din CRM-software).
Cloudbaseret ERP-system
Denne type ERP-system omtales ofte som software som en tjeneste (SaaS), hvilket indebærer, at en tredjepart administrerer tjenesten. Det fleksible design gør det muligt for dine medarbejdere at gemme og gennemse data via enhver enhed med internetforbindelse. Prisen er normalt baseret på et periodisk abonnement.
Den største ulempe ved denne type ERP-implementering er, at du er nødt til at stole på, at en ERP-leverandør håndterer nogle af dine følsomme data. Den har dog flere fordele. Du behøver for eksempel ikke foretage en betydelig indledende investering for at få systemet. Du har heller ikke brug for specialiseret udstyr eller særlige færdigheder, før du implementerer systemet.
Hybridt ERP-system
Det hybride ERP-system kaldes nogle gange et tostrenget ERP-system. Det giver din virksomhed mulighed for at kombinere cloudbaserede ERP-systemer med ERP-systemer på egne servere. Dette er et system, du ville vælge, hvis du ønsker det bedste fra begge verdener. Du kan for eksempel benytte ERP-konsulentens ekspertise uden at skulle give konsulenten adgang til alle dine oplysninger.
Hvordan fungerer et ERP-system?
Et ERP-system fungerer ved at reducere antallet af ressourcer, der kræves for at drive virksomheden optimalt, samtidig med at det sikrer rentabilitet og forretningsudvikling.
ERP-systemet adskiller sig fra en enkelt applikation, fordi det giver andre virksomhedsmoduler i din virksomhed mulighed for at arbejde fra én database.
Systemet indsamler data fra forskellige dele af virksomheden. Det placerer dataene på et centralt sted, hvor de medarbejdere, der har brug for dem, kan få adgang til dem. Det nedbryder de siloer, som mange virksomheder lider under, og sikrer, at tilstrækkelige oplysninger er tilgængelige for dem, der har brug for dem.
Forestil dig, at din virksomheds ERP-system er næsten fuldt automatiseret. ERP-systemet udfører dataindtastningen for dig i bagenden og udveksler også oplysningerne med andre enheder, der har brug for dem.
For eksempel skal lagerstyringsmodulerne registrere oplysningerne og informere de relevante afdelinger, når der oprettes en forsendelsesordre på den sidste vare på lageret, så lagerbeholdningen kan genopfyldes. Salgsteamet vil også blive informeret, så det ikke afgiver løfter, som det ikke kan holde.
Læs mere om, hvordan ERP fungerer, og hvordan du kan bruge det til din fordel her.
Hvorfor har du måske brug for et ERP-system?
Lad os se på nogle af årsagerne til, at virksomheder af forskellige størrelser kan drage fordel af at implementere ERP.
Deling af oplysninger: ERP-systemet kan automatisk dele vigtige oplysninger på tværs af virksomhedens forskellige afdelinger, og som følge heraf fremmer det samarbejde gennem integreret informationsdeling.
Forbedret forretningsresultat: Det integrerede system sikrer, at afdelingerne bruger tiden på at styre deres kerneforretning i stedet for at forsøge at skaffe de oplysninger, der kan hjælpe dem med det. Et ERP-system kan for eksempel forbedre virksomhedens salgsprognoser gennem ordresporing, omsætningssporing og generering af indkøbsordrer.
Nem administration: Med den hurtige teknologiske udvikling bliver ERP-systemer stadig nemmere at administrere og bruge. Dette gælder især for virksomheder, der måske ikke har de kompetencer eller ressourcer, der skal til for at integrere deres systemer. For store virksomheder kan ERP reducere de ressourcer, der kræves for at drive usammenhængende systemer.
Standardiseret rapportering: Hvis du ønsker, at din organisation skal kommunikere med markedet, skal alle i organisationen læse fra samme bog. ERP sikrer, at de oplysninger, din organisation leverer, er sammenhængende.
Reducerede omkostninger: Ifølge Business Automation Specialists, en leverandør af ERP-, regnskabs- og automatiseringsløsninger, kunne “produktionsvirksomheder med førende praksis, der anvendte ERP-systemer, reducere lagerbeholdningen med 22 %.” De tilføjer: “De samme virksomheder oplevede også en reduktion i de samlede omkostninger på næsten 20 %.”
Hvis du vil dykke endnu dybere ned i emnet, kan du læse denne artikel om 9 fordele ved ERP-software.
Leder du efter mere?
Hvis du leder efter anden software end ERP-software, kan du se nærmere på følgende:
- Software til forvaltning af menneskelig kapital (HCM) — software, der er udviklet til at administrere medarbejdere, planlægge arbejdsstyrken, gennemføre talentstyring og optimere arbejdsstyrken.
- Software til præstationsstyring — software til styring af individuelle medarbejderes præstationer og arbejdsadfærd i en organisation.
- Software til arbejdsstyring — software til styring af aspekter af en organisations arbejdsstyrke, herunder vagtplanlægning, fremmøde, orlov, introduktion og meget mere.
Hvis du til sidst er i tvivl om, hvorvidt du har brug for et ERP- eller CRM-system, kan det faktisk være, at du har brug for begge dele! Denne artikel gennemgår lighederne og forskellene mellem ERP- og CRM-software for at hjælpe dig med at afklare det.
