Hvad er software til administration af aktiver? En komplet guide
Den gammeldags måde at administrere aktiver på er ineffektiv, især hvis du ejer mange aktiver. Manuel indtastning i regneark og hyppige menneskelige fejl er almindelige problemer, der begrænser skalerbarheden og effektiviteten af traditionelle metoder. Det er her, software til aktivstyring kommer ind i billedet – men hvad er software til aktivstyring egentlig?
I denne artikel gennemgår vi, hvad software til aktivstyring er, og hvorfor en moderne virksomhed har brug for det. Vi giver dig også et overblik over de vigtigste funktioner, du bør se efter i et system til aktivstyring, så du kan vælge det bedste værktøj til din virksomhed.
Hvad er software til aktivstyring?
Løsninger til aktivstyring centraliserer aktivdata, så det bliver lettere at holde styr på aktiver på tværs af organisationer.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Moderne virksomheder er afhængige af software til aktivstyring for at reducere de administrative omkostninger, der er forbundet med administration af aktiver. Softwaren effektiviserer aktivstyringen ved at give bedre overblik over dine aktiver, så du kan optimere udgifterne til reparationer og vedligeholdelse.
Hvad gør software til aktivstyring?
Software til aktivstyring samler aktivdata fra alle afdelinger, så du altid har realtidsoplysninger til effektiv beslutningstagning.
Her er nogle eksempler på, hvad løsninger til aktivstyring kan gøre for dig:
1. Understøtter effektiv beslutningstagning
Forestil dig, at du har købt ti computere med tilsvarende funktioner. Fem af disse computere kommer fra en anden producent end de øvrige fem.
Du indtaster disse aktiver i din løsning til aktivstyring. Fem computere købt fra producent A holdt op med at fungere i løbet af de næste 18 måneder. I samme periode holdt kun én af computerne købt fra producent B op med at fungere.
Da du har registreret oplysninger om disse aktiver i dit system, kan du se oplysningerne på dit kontrolpanel og identificere disse computere på en liste over aktiver, der kan indeholde hundredvis af andre aktiver. Du beslutter dig måske for kun at købe fra producent B fremover og spare din virksomhed for mange penge.
2. Overvåger omkostningerne ved at eje aktiver
Omkostningerne ved at eje et aktiv har tendens til at stige, efterhånden som aktiver afskrives. En maskine kan for eksempel kræve hyppigere reparationer, efter at du har brugt den i flere år. I nogle tilfælde giver det mere mening at udskifte aktivet end at reparere det igen og igen.
Du får dog brug for en nøjagtig reparationshistorik og vedligeholdelsesdata for at kunne afgøre, om du bør udskifte aktivet. For at træffe velinformerede beslutninger om udskiftning eller vedligeholdelse af aktiver kan du overveje at bruge værktøjer som systemer til håndtering af virksomhedsskatter til at analysere de samlede ejeromkostninger og potentielle skattefordele.
Hvis de samlede omkostninger ved at eje aktivet (dvs. omkostningerne ved at reparere, vedligeholde og drive det) overstiger de økonomiske fordele, det giver virksomheden, er det tid til at udskifte aktivet.
3. Nem adgang til aktivdata
Du får brug for aktivdata for at overvåge aktivets ydeevne, træffe beslutninger om reparation kontra udskiftning og forstå de skattemæssige konsekvenser af et aktiv som følge af afskrivninger samt andre forhold.
Når du bruger et system til aktivstyring, kan du hurtigere gennemgå aktivdata. Du får mulighed for at søge i aktivdata ud fra forskellige parametre såsom aktivets placering, type, garanti eller reparationshistorik.
Adgang til disse oplysninger kan spare masser af tid, som du ellers ville have brugt på at gennemgå regneark.
4. Overholder IRS- og FASB-krav
IRS kræver, at virksomheder opbevarer dokumentation, der gør det muligt at verificere visse oplysninger om virksomhedens aktiver.
Du har brug for dokumentation, der viser oplysninger såsom købspris, fradrag for afskrivninger, brug af aktiver og meget mere. Eksempler på dokumenter, der kan være med til at dokumentere disse oplysninger, omfatter købsfakturaer, annullerede checks og afsluttende dokumenter for ejendomshandler.
FASB's nye regnskabsstandarder for leasing træder i kraft for alle senest ved udgangen af 2022. Du skal være mere omhyggelig med at registrere leasede aktiver.
I stedet for at håndtere aktivdata og dokumenter manuelt forenkler et system til aktivstyring processen med at opbevare dokumenter og indsende dem til relevante parter efter behov.
Fordele ved software til aktivstyring
Her er de fordele, du kan forvente ved at implementere en robust løsning til aktivstyring:
1. Sparer tid og penge
Den primære fordel ved software til administration af aktiver er, at det sparer tid og penge. Det centraliserer alle de data, du har brug for til overvågning af aktiver og sikring af overholdelse uden at kræve manuel dataindtastning, og det er en vigtig del af ethvert helhedsorienteret digitalt kontoradministrationssystem. Det reducerer den administrative byrde, frigør teamets tid og sparer virksomheden penge.
Aktivdata giver indsigt, som hjælper dig med at identificere muligheder for at minimere omkostningerne. Du opdager eksempelvis måske aktiver med minimal udnyttelse, som kræver meget vedligeholdelse. Du kan beslutte at sælge disse aktiver og outsource de opgaver, du brugte maskinen til, for at spare penge.
2. Adgang til aktivregistre i realtid
Forestil dig, at du er producent. Du ved, at et program for forebyggende vedligeholdelse er afgørende for at minimere maskinnedbrud og reparationsomkostninger for fysiske aktiver.
Det kan dog være udfordrende at sikre programmets ensartethed, når du har mange aktiver. Det er her, et system til administration af aktiver kan hjælpe.
På samme måde kan en softwarevirksomhed have aktiver som computere, servere og digitale aktiver såsom en softwarelicens. Et system til administration af aktiver kan give dig de oplysninger, du har brug for til at overvåge disse aktiver, og spare dig for mange penge.
En gennemsnitlig virksomhed bruger eksempelvis dobbelt så meget på softwareaktiver som nødvendigt på grund af manglende overblik over virksomhedens softwarelandskab.
3. Effektiv administration af aktivernes livscyklus
Et aktiv har en begrænset brugstid. Slitage kan gøre dine nuværende aktiver ineffektive eller endda ubrugelige.
Softwareløsninger til administration af aktiver kan levere historiske data om en aktivtypes livscyklus. Adgang til disse data kan hjælpe med at estimere nye aktivers levetid, så du kan planlægge skatter, ejerskabsomkostninger og udskiftning af aktiver.
Hvis du vil spore og overvåge aktiver som skriveborde og udstyr til konferencerum, kan software til booking af mødelokaler hjælpe med at identificere, hvem der brugte hvad, hvornår og hvor ofte.
4. Optimerede vedligeholdelsesprogrammer
Forebyggende vedligeholdelse er afgørende for at forlænge et aktivs brugstid og minimere reparationsomkostningerne. Software til administration af aktiver kan levere vedligeholdelsesdata, så du altid er opmærksom på aktiver, der nærmer sig slutningen af deres brugstid.
Du kan optimere vedligeholdelsesprogrammet ved at ændre vedligeholdelsesrutinen for specifikke aktiver baseret på vedligeholdelsesdataene. Det kan være med til at forlænge aktivets brugstid. Alternativt kan du vælge at køre maskinen, indtil den bryder sammen.
5. Hjælper interne og eksterne revisorer
Revisorer skal blandt andet kontrollere aktivers eksistens, værdi og placering. Aktivregistre spiller en afgørende rolle i at hjælpe eksterne revisorer med at kontrollere validiteten af aktiver, som de fremgår af virksomhedens regnskaber.
Desuden kan interne revisorer bruge aktivregistre til at sikre, at der ikke har fundet uberettiget tilegnelse af aktiver sted, og at der findes passende interne kontroller til at beskytte virksomhedens aktiver.
Softwareløsninger til administration af aktiver kan også indeholde en funktion, der gør det muligt for interne revisorer at modtage statusopdateringer om aktiver, så de kan overvåge aktiver effektivt.
Vigtige funktioner i software til administration af aktiver
De bedste softwareløsninger til administration af aktiver har følgende funktioner:
- Brugervenlig grænseflade: Et komplekst system modarbejder ofte formålet med at implementere det. Du kan måske spare penge på den reducerede administrative arbejdsbyrde, men du kan være nødt til at bruge ekstra på at oplære dit team i at bruge systemet, hvis det er komplekst. Du har brug for et system, der er intuitivt og har en blid læringskurve.
- Understøttelse af flere platforme: Vælg et system, der fungerer på alle populære operativsystemer, især hvis dit team udfører meget feltarbejde. En mobilapp giver medarbejderne mulighed for at opdatere aktiveregistre på farten, så dataene altid er opdaterede.
- Vedligeholdelsesstyring: Dit værktøj til aktivstyring bør have et indbygget modul til vedligeholdelsesstyring eller kunne integreres med et eksternt vedligeholdelsesværktøj som et computeriseret vedligeholdelsesstyringssystem (CMMS). Du bør kunne planlægge vedligeholdelse af aktiver, udstede arbejdsordrer og følge fremskridt ved hjælp af dit aktivstyringssystem. Med det bedste produkt inden for software til styring af virksomhedsaktiver kan du også overvåge aktivernes ydeevne for at implementere et prædiktivt vedligeholdelsesprogram.
- Sporing af aktiver: Virksomheder sporer aktiver ved hjælp af forskellige teknologier som stregkoder, Bluetooth-sporing og RFID. Dit aktivstyringssystem skal understøtte disse teknologier og de nødvendige enheder, såsom stregkodescannere og RFID-scannere.
- Aktivrapportering i realtid: Når du har samlet dataene, skal du fortolke dem. Et tæt pakket regneark kan virke skræmmende. Et aktivstyringssystem gør det dog lettere at fortolke dataene ved at rapportere aktivdata visuelt. Dataene opdateres i realtid, så du kan træffe smarte beslutninger hurtigt.
- Ind- og udtjekning af aktiver: Ofte kan flere afdelinger have brug for at bruge et aktiv. Du skal kunne spore aktivet, når det bevæger sig på tværs af afdelinger, og til dette har dit system brug for en funktion til ind- og udtjekning.
Administrér aktiver på moderne vis
Hvorfor bruge al den tid på manuelt at indtaste data i et regneark? Spar tid, og opnå langt større datanøjagtighed med et robust produkt inden for software til aktivstyring.
Ud over at spare tid og penge får du adgang til forskellige funktioner, der letter indsigtsfuld beslutningstagning og effektiviserer dine processer for aktivstyring.
Hvis du er klar til at begynde at evaluere dine muligheder, anbefaler jeg, at du som det næste gennemgår vores prisguide til software til aktivstyring.
Yderligere ressourcer:
