13 tips til effektiv introduktion af fjernmedarbejdere

Gentænk din eksisterende introduktionsproces

En rapport fra Boston Consulting Group viste, at virksomheder med effektive introduktionsstrategier har 2,5 gange større omsætningsvækst end deres konkurrenter. 

Hvis du for nylig har omlagt til et fjernarbejdsmiljø, er det tid til at gennemgå jobbeskrivelser, din førintroduktionsproces, velkomstmails og personalehåndbøger for at indarbejde flere politikker for fjernarbejde, herunder mere fleksible arbejdstider, hvor det er muligt.  

En plan for introduktion af fjernansatte vil have et helt andet sæt prioriteter end din oprindelige plan, som højst sandsynligt var designet til et traditionelt kontormiljø på arbejdspladsen. Det er også værd at se på, hvordan du kan tilpasse oplevelsen til introduktion af selvstændige kontraktansatte kontra medarbejdere som en del af denne proces.

Gør din personalehåndbog egnet til fjernarbejde

Hvis du ikke allerede har gjort det, er det tid til at strømline din personalehåndbog, så den bliver digitalt tilgængelig. Her er nogle tips til at strømline processen: 

• Saml de vigtigste politikker i én PDF-pakke sammen med vigtige formularer eller links til skatter og personalegoder. 
• Brug links til at henvise til regler og ressourcer. 
• Brug dedikeret software til personalehåndbøger for at forenkle opdateringer af politikker (det hjælper med at sikre, at din personalehåndbog aldrig bliver forældet).
• Indlej links til multimedieressourcer (herunder webinarer og fokuserede digitale moduler) for at dele yderligere oplysninger. 

Hvis din eksisterende personalehåndbog er så lang, at den kan virke overvældende for dine nye kolleger, kan du overveje at oprette en forkortet personalehåndbog for nyansatte, som hjælper dem med at finde sig til rette uden at blive overvældet af information.

Analysér dit eksisterende introduktionsprogram

Introduktion af medarbejdere i fjernteams giver en god mulighed for at undersøge de nuværende introduktionsprocesser og foretage justeringer. Du bør overveje:  

• Hvad er inkluderet i din nuværende plan for introduktion af medarbejdere?
• Hvor godt fungerer din nuværende introduktionsproces? 
• Hvad har andre medarbejdere fundet nyttigt? 
• Er der ting, som medarbejderne har fundet overvældende eller unyttige?
• Har du en digital tjekliste til introduktion på plads?
• Hvad mangler fra de gamle måder at få folk til at føle sig trygge på? 
• Har et skift til fjernarbejde ændret din arbejdskultur?
• Hvad får alle medarbejdere til at føle sig virkelig værdsatte? 
• Har du inkluderet sjove aktiviteter såsom præsentationsmøder eller teambuildingaktiviteter?

Når du begynder at besvare disse spørgsmål, vil du begynde at identificere svagere områder i din introduktionsproces, som kan have brug for justeringer for at fungere for fjernansatte.

Håndtér almindelige udfordringer ved fjernarbejde

Typen og omfanget af de udfordringer, som fjernarbejdere og ledere står over for, afhænger til en vis grad af, hvor vant teammedlemmerne er til at arbejde online.  

Almindelige udfordringer, som alle kan møde i forbindelse med fjernarbejde, omfatter:  

• Manglende produktivitet eller overarbejde
• Manglende kammeratskab
• At kommunikere virksomhedens politikker og procedurer klart
• Håndtering af HR-papirarbejde, såsom tilmelding til direkte indbetaling
• Udfordringer ved videokonferencer, herunder træthed 
• En ny medarbejder føler sig måske ikke motiveret til at tale med andre medarbejdere 
• Dårlige oplæringsværktøjer og/eller -struktur
• Ledelsen er ikke tilgængelig 
• Manglende umiddelbar kontakt ansigt til ansigt 
• Manglende nonverbale signaler i samtaler
• Manglende fleksibilitet i planlægningen. 

Nye medarbejdere med erfaring fra arbejdsmarkedet, hvad enten det er virtuelt eller på arbejdspladsen, vil sandsynligvis have nogle etablerede arbejdsstile og vaner.

Ledere bør tale med dem om dette og få klarhed over præferencer for arbejdsstil og arbejdstider under introduktionsforløbet.  

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Afklar forventninger under introduktionsforløbet

Virtuelle miljøer medfører ofte manglende grænser mellem hjem og arbejde, og medarbejderne kan have svært ved at opretholde en sund balance mellem arbejde og privatliv, enten fordi de ikke arbejder nok eller har svært ved at “logge af”.

Implementering af rekrutteringssoftware kan hjælpe på dette område ved at automatisere og effektivisere den fjernbaserede rekrutteringsproces og sikre, at nye fjernansatte passer godt til det fjernbaserede arbejdsmiljø og forstår vigtigheden af at opretholde denne balance.

Forventninger til planlægning, kommunikation og produktivitet kan senere blive et problem, hvis de ikke bliver afklaret med det samme. 

Derfor skal ledere fastsætte forventninger og være så specifikke som muligt om struktur og grænser under introduktionsforløbet. 

Det kan være så enkelt som: 

• At planlægge et fast dagligt eller ugentligt statusmøde  
• At tydeliggøre de specifikke tidsrum, hvor medarbejderne forventes at være online
• At dele standardfrister for projekter og opgaver
• At bekræfte de mest passende og pålidelige kommunikationskanaler til specifikke situationer    

Her er nogle yderligere tips til at hjælpe med at forbedre dine medarbejderes balance mellem arbejde og privatliv.

Tips til at hjælpe fjernansatte med at føle sig engagerede og forbundne

Det er vigtigere end nogensinde før at tilbyde nye medarbejdere et virkelig støttende miljø, især under forhold som en global pandemi.

Her er nogle flere overvejelser om, hvordan du introducerer fjernansatte, så de føler sig trygge, engagerede og inspirerede. 

Med disse forslag skal du sørge for at give medarbejderne rig mulighed for løbende at reflektere over deres egen virtuelle oplevelse. Bed regelmæssigt om feedback, og opfordr dem til at føre en personlig logbog eller dagbog for at holde styr på deres fremskridt.

Her er en tjekliste over bedste praksisser for introduktionsforløb, som kan hjælpe dig med at holde kursen, når du byder fjernansatte velkommen. 

1. Spørg, hvad der fungerer

Hvis du vil forstå, hvordan du effektivt introducerer fjernansatte, så spørg! Spørg dit team, en partnerorganisation eller andre, som du tidligere har introduceret. 

Hvis du har arbejdet i et fjernbaseret team i et stykke tid, har du sandsynligvis nogle etablerede kommunikationspræferencer. Få tidligt klarhed over: 

• Foretrukne kommunikationskanaler 
• Overvejelser vedrørende tidszoner
• Værktøjer til dokumenthåndtering og adgang
• Den virtuelle arbejdspladskultur og organisationsstruktur 
• At få den nye medarbejder sat op med den rette teknologi 
• Foretrukne projektstyringsværktøjer 
• Forventninger til planlægning og produktivitet
• Håndtering af tid og trivsel  
• Læringskurver vedrørende teknologi, software og andre værktøjer 

Sørg for, at den nye medarbejder har tilstrækkelige ressourcer og oplysninger, uden at overvælde vedkommende. 

Relateret læsning: 10 bedste værktøjer til fjernarbejde for distribuerede teams

2. Planlæg på lang sigt

Du har måske allerede en onboardingplan, der dækker en uge, en måned eller tre måneder (hvis ikke, kan du se her, hvordan du skriver en). Men husk på, at når du lærer, hvordan du onboarder fjernmedarbejdere, vil folk sandsynligvis have brug for mere støtte fremadrettet.

Du kan indarbejde dette i en fast tidsplan, men sørg for, at du også rækker ud og følger regelmæssigt op ud over enhver formel plan.  

3. Fastlæg nogle vigtige onboardingmål

I et fjernarbejdsmiljø kan inklusion, selvstændiggørelse og trivsel være emner, der spiller en større rolle. Du kan få brug for at formalisere ting, der typisk tidligere var uformelle, som f.eks. virtuelle kaffepauser, for at etablere gode rutiner og fremme engagement. 

Sørg for, at virtuelle teammedlemmer forstår deres rolle og bidrag til virksomhedens vision og mission som en del af introduktionen af den nye medarbejder.

Author's Tip

Du kan også følge målepunkter som personaleomsætning blandt nyansatte, tid til produktivitet og testresultater for at måle, hvor succesfuld din onboardingoplevelse er og optimere onboarding for fremtidige nyansatte.

4. Følg regelmæssigt op 

Hvis du stadig afholder traditionelle medarbejderudviklingssamtaler, er det måske tid til at ændre dem til hyppigere og mindre formelle møder.  

Spørg, hvordan din nye medarbejder har det, og sørg for, at vedkommende føler sig tryg både i sin sociale rolle og med hensyn til forventninger og opgaver. 

Det vil sandsynligvis indebære en række videosamtaler, hvor andre relevante teammedlemmer deltager. 

Idéen her er at sikre, at de oprigtigt føler sig glade og motiverede (det gælder selvfølgelig for alle, ikke kun nye teammedlemmer!). 

5. Formalisér “uformelle” aktiviteter 

Tilhørsforhold og samarbejde bør være centrale mål her. 

Uanset om du har interne onboardingprocesser på plads, som er tilpasset en onboardingsoftwareplatform, kræver det at forstå, hvordan man onboarder fjernmedarbejdere, et reelt fokus på bevidst at designe sociale strukturer og læringsstrukturer – i praksis at “placere” folk i bestemte sammenhænge, så de automatisk knytter kontakt og samarbejder.

Etablér strukturer (forestil dig dem som bogstavelige rum), der fungerer som samlingssteder med et formål. 

Sørg for, at de har de rette ressourcer til rådighed, så de kan: 

• Lære på egen hånd og sammen med andre 
• Opbygge en følelse af selvstændiggørelse i deres rolle 
• Føle, at de hører til 
• Samarbejde nemt med andre.  

Folk plejede at kunne tale sammen i frokoststuen eller andre naturlige sammenhænge, men det sker ikke automatisk i fjernarbejdsmiljøer. 

Organisér derfor spil og lignende for at sikre, at folk interagerer og føler sig godt tilpas (det gælder alt personale). 

Engagementsaktiviteter skal være noget, din nye medarbejder føler sig tryg ved, og de må ikke være unødigt besværlige. De bør også være “intensive” -- personlige og sjove.  

6. Skab samtalerum med fokus på trivsel 

Nogle virksomheder har indført dokumenter med felter, hvor man kan rapportere om den overordnede balance mellem arbejdsliv og privatliv, herunder emner som ernæring og søvnmål samt professionelle arbejdsmål. 

Et andet forslag er at bruge en app til sundhed eller produktivitet med en social funktion og få teammedlemmerne til at komme i kontakt med hinanden via appen. 

Du kan betragte dette som en erstatning for en yogatime i frokostpausen eller et trivselsseminar, men med større vægt på at skabe naturlig kontakt.

Idéen her er ikke at presse folk til at dele personlige helbredsoplysninger, men at opmuntre til og støtte balancen mellem arbejdsliv og privatliv, mens folk vænner sig til at arbejde hjemmefra.  

7. Opret og faciliter virtuelle rum til oplæring & support 

Den primære måde, du vil oplære og introducere fjernmedarbejdere på, er gennem videoopkald og instruktionsvideoer. Du bør også inkludere emner som trivsel, produktivitet og planlægning.

Hvis du for eksempel bruger et samarbejdsværktøj som Slack, kan du oprette en eller flere kanaler, der specifikt er dedikeret til emner om oplæring og produktivitet. Du kan vælge at udpege nogen til at administrere hver af disse kanaler og holde dem aktive. 

Selv det at have en “vejleder”, der følger op i kanalen, kan hjælpe med at holde hele teamet på rette spor. De kan for eksempel bruge en kanal til at sende spørgsmål til opfølgning som: 

• Hvad er din yndlingsaktivitet i en 5-minutters pause?  
• Hvad er dit bedste produktivitetstip? 
• Del din yndlingssjove video!

Pointen er her at skabe et virtuelt kontormiljø, hvor ressourcer og støtte løbende tilbydes af både ledere og teammedlemmer. Det vil hjælpe nye medarbejdere med at etablere regelmæssige rutiner og føle sig mere trygge, mens de falder til.

8. Opret et fælles dokument til spørgsmål 

Et enkelt Google-dokument kan oprettes, så folk kan skrive spørgsmål, noter og svar ned. Del det med alle, du har tillid til kan stille den nye medarbejder relevante spørgsmål, og sørg for, at den nye medarbejder forstår, hvordan vedkommende skal underrette andre, hvis der er noget, der haster. 

Sørg for at holde det nøgternt og uformelt—alvorlige samtaler bør holdes ved personlige videoopkald. 

9. Giv nyansatte en introduktionsmakker

En introduktionsmakker er en person, der har tid og overskud til både at være en venlig primær kontakt for den nye medarbejder og har den nødvendige viden til at tilbyde arbejdsrelateret vejledning. 

Denne Harvard Business Review-artikel fremhæver effekten af at have en “introduktionsmakker”. Forfatterne, som implementerede et makkerprogram hos Microsoft, fandt, at nyansatte med makkere var 23% mere tilfredse med introduktionen end personer, der var blevet ansat uden en makker, efter den første uge. Desuden hang højere produktivitet sammen med hyppigere møder med deres makker.  

Dette kan være til gensidig fordel, da makkeren får mulighed for at fungere som leder og underviser. 

Sørg for, at makkeren har tid og er tydelig over for det nye teammedlem om grænser. Ideelt set bør det også være en person, der har et klart kendskab til den nyansattes rolle. 

10. Opret en velkomstkanal, så nye medarbejdere føler sig som en del af teamet

Hvis du bruger et projektstyringsværktøj som Slack, er en velkomstkanal en god måde at skabe en forbindelse mellem den nye medarbejder og resten af teamet. 

Inkluder en biografi som introduktion, og etabler en beskedrutine, hvor nye medarbejdere bydes velkommen med en “GIF”-storm. Du vil måske blive overrasket over, hvor nemt det er at få folk til at chatte med nogle få animerede billeder! 

Brug denne kanal som et udgangspunkt for at koordinere introduktioner mellem personer med lignende roller eller interesser. Opfordr nogle få teammedlemmer til at starte 1:1-chats med den nyansatte. 

Den eneste egentlige “regel” er at holde dette rum helt uformelt og sjovt!

11. Skab forbindelser mellem kolleger

Selvom mange måske nyder at arbejde hjemmefra, kan den isolation, der følger med fjernarbejde, være en stor hindring for både socialt engagement og produktivitet. 

Nye medarbejdere vil næsten uundgåeligt føle sig akavede og begå fejl i løbet af de første uger og måneder i et job, og nogle vil måske trække sig, hvis de ikke føler sig trygge i et miljø med fjernarbejde. 

Ledere og andre teammedlemmer bør gøre en ekstra indsats for at række ud til nyere medarbejdere så ofte som muligt under introduktionsfasen, men det behøver ikke at være en formel øvelse! Vi har oplistet nogle kreative forslag nedenfor. 

At lede virtuelle teams gennem regelmæssige opfølgninger sikrer, at nye medarbejdere føler sig forbundet, selv om de arbejder på afstand.

12. Gør det sjovt med multimedier 

Når du onboarder nye fjernmedarbejdere, bliver de sandsynligvis trætte af Zoom-møder og træningsvideoer, så det er vigtigt at tilbyde andre muligheder for at komme i kontakt med andre. 

Overvej at arrangere kaffemøder, en hyggestund eller andre uformelle videoopkald, hvor du kan inddrage aktiviteter, der ryster folk sammen, og simple spil.

Her er nogle forslag: 

• Del Spotify-playlister 
• Tal om et yndlingsfoto eller et yndlingskunstværk 
• Send overraskelsesgaver med almindelig post, og lad alle åbne dem på et møde  
• Opret en filmaften eller bogklub for medarbejderne 
• Overvej spil baseret på Pictionary eller Ord med venner 
• Overvej et spilbaseret program, der passer til virksomhedskulturen og medarbejdernes mål.

13. Automatiser rutineopgaverne, så du kan fokusere på det sjove

Automatisering af gentagne onboardingopgaver frigiver tid for HR-teams, så de kan fokusere på at skabe engagerende og kreative oplevelser for nye medarbejdere.

Ved at tage dig af rutineprocesser som indsamling af dokumenter, opfølgning på opgaver og e-mailpåmindelser kan du prioritere aktiviteter, der skaber forbindelser, fremmer virksomhedskulturen og gør onboarding behageligt for alle.

Software til HR-arbejdsgange kan automatisere dine kedelige administrative opgaver, såsom:

• Indsamling af dokumenter: Anmod automatisk om og gem medarbejdernes dokumenter.
• Opgavetildeling: Tildel onboardingopgaver til de relevante interessenter.
• Velkomstmails: Send automatisk personlige beskeder til nye medarbejdere.
• Planlægning af træning: Automatiser booking og påmindelser om træningssessioner.
• Bekræftelse af politikker: Følg op på færdiggørelse af håndbogs- og politikbekræftelser.
• Systemadgang: Automatiser opsætningen af konti og softwaretilladelser.
• Opfølgning på fremskridt: Overvåg automatisk færdiggørelsen af opgaver og onboardingmilepæle.
• Indsamling af feedback: Planlæg og send onboardingundersøgelser for at indsamle feedback om onboarding.

Få disse ting af vejen, så du kan fokusere på de typer interaktioner, som software ikke kan håndtere: at skabe meningsfulde forbindelser og få dem til at vare.

Hvis du har brug for tips til hvordan du vælger den bedste onboardingsoftware, kan vi også hjælpe dig med det.

Onboarding definerer medarbejderoplevelsen

Onboarding er en af de vigtigste udfordringer ved at lede fjernmedarbejdere.

Det er en nyere udfordring på HR-området at etablere en vellykket onboardingoplevelse for fjernmedarbejdere, så det er ikke ualmindeligt, at HR-fagfolk stadig leder efter svar på dette. Et kursus i onboarding af medarbejdere, så du kan holde dig opdateret om de nyeste tendenser og metoder til onboarding af fjernarbejdere, vil være en hjælp.

Når du har etableret en onboardingproces for fjernmedarbejdere, kan du også bruge dele af den som inspiration til hvordan du onboarder selvstændige kontrahenter.

Hvis du plejer dine bedste talenter helt fra starten, vil de føle sig vigtige og værdsatte, hvilket skaber grundlaget for høj tilfredshed og en følelse af at høre til. Hvis du gerne vil gå mere i dybden, indeholder denne artikel endnu flere tips til at optimere din onboardingproces fra start til slut.

Du kan også benytte en registreret arbejdsgiver eller en professionel arbejdsgiverorganisation til at tage sig af en stor del af det administrative arbejde og sikre, at du overholder reglerne.