Tjekliste til nyansatte for bedre introduktion

Hvad er en onboardingproces for medarbejdere?

En onboardingproces for medarbejdere er en systematisk tilgang til at integrere nye medarbejdere i en organisation. Den indebærer at skabe en struktureret oplevelse, som hjælper nye medarbejdere med at falde problemfrit ind i deres roller og virksomhedskulturen.

Onboardingprocessen omfatter typisk flere centrale elementer, herunder:

• Introduktion
• Oplæring
• Målsætning
• Løbende feedback.

Hvorfor er en onboardingtjekliste til nye medarbejdere vigtig? 

Efter alle de anstrengelser og ressourcer, der går til at ansætte nye medarbejdere, hjælper en tjekliste til nye medarbejdere med at sikre en problemfri, organiseret og omfattende onboardingproces.

Det er vigtigt, eftersom en undersøgelse fra BambooHR bemærker: "70 % af de nyansatte afgør, om et job passer til dem inden for den første måned, og 29 % ved det allerede i den første uge. I gennemsnit har virksomheder 44 dage til at påvirke en nyansats langsigtede fastholdelse."

Ved at bruge platforme til baggrundstjek for HR som en del af din tjekliste til nye medarbejdere beskytter du din virksomhed mod potentielle problemer med overholdelse af reglerne.

Fordele ved at oprette en onboardingtjekliste:

1. Strømliner onboardingprocessen: En tjekliste sikrer, at alle nødvendige trin gennemføres, fra administrative opgaver til introduktioner, hvilket gør processen effektiv og problemfri.
2. Forbedrer medarbejderoplevelsen: En velstruktureret tjekliste hjælper nye medarbejdere med at føle sig velkomne og velinformerede, hvilket styrker deres første oplevelse og engagement i virksomheden.
3. Sikrer overholdelse af regler og ensartethed: Tjeklisten sikrer, at alle juridiske krav og politikrelaterede krav opfyldes konsekvent for hver ny medarbejder, hvilket reducerer risikoen for fejl og oversete forhold.

Praktisk råd: Sørg for, at din tjekliste dækker alle onboardingfaser – fra aktiviteter på den første dag til løbende integrationsopgaver, og opdater den regelmæssigt baseret på feedback fra nye medarbejdere samt ændringer i virksomhedens politikker eller regler.

Overvej endelig at benytte dig af softwareløsninger til onboarding, der er udviklet specifikt til at understøtte skabelsen af en effektiv onboardingproces.

Du kan også bruge vores skabelon til en tjekliste for nye medarbejdere til at komme i gang.

Tjekliste til nye medarbejdere

Det hårde arbejde i rekrutteringsprocessen bærer frugt, når du ansætter en ny medarbejder, men du er ikke helt i mål endnu. Din tjekliste til den nye medarbejder bør hjælpe dig med at skabe de bedste forudsætninger for vedkommendes succes og undgå nogle almindelige faldgruber.

Et almindeligt problem i onboardingprocessen er informations-overload. Nye medarbejdere modtager ofte store mængder information om virksomheden, deres rolle, politikker og procedurer på én gang, hvilket kan være overvældende og svært at tilegne sig effektivt.

Det kan føre til forvirring og en langsommere tilpasning til deres nye rolle, hvilket påvirker deres produktivitet og jobtilfredshed i begyndelsen. I stedet bør du skabe en bæredygtig vej gennem de første 90 dage, hvor intensiteten gradvist øges.

Så hvor begynder det?

Onboardingtjekliste til dag 1

Din tjekliste begynder med proceduren for den første dag. Det er en vigtig dag i medarbejderoplevelsen, hvor den nye medarbejder får det første indblik i virkeligheden ved at arbejde for din organisation.

Der vil være mange dage i en medarbejders tid i virksomheden, som flyder sammen, men den første dag er ikke en af dem, så lad os se på, hvilke skridt du skal tage for at sikre, at du gør det rigtigt.

Velkomst

Den første dag handler om at skabe et stærkt førstehåndsindtryk. Begynd med at byde den nye medarbejder varmt velkommen og præsentere vedkommende for teamet. En enkel gestus som en frokost med teamet eller en kaffepause kan hjælpe med at bryde isen og få den nye medarbejder til at føle sig som en del af gruppen med det samme.

Jeg husker mit første kontorjob. Jeg var ekstremt nervøs og kom fra en meget anderledes type arbejdsmiljø i mine tidligere erfaringer. Jeg blev budt velkommen med en "makker-morgenmad", hvor jeg mødtes med en udpeget mentor og et par teammedlemmer. Denne uformelle ramme hjalp med at dæmpe min nervøsitet på den første dag og opmuntrede til åben kommunikation fra starten.

Introduktion

Efter præsentationerne er det ret almindeligt at give en rundvisning på kontoret eller arbejdspladsen, hvis I mødes fysisk. Vis dem vigtige områder som toiletter, pauserum og nødudgange. Det hjælper dem med at føle sig mere trygge ved at finde rundt i deres nye omgivelser.

Hvis I mødes virtuelt, kan du give dem nogle tips til at indrette deres arbejdsplads og dele de oplysninger, du har om bedste praksis for udstyr. Mød dem for at drøfte, om der er noget, de har brug for hjælp til. Du vil gerne hjælpe dem med at skabe et rum, hvor de kan fokusere og forblive forbundet med deres arbejde.

Medlemmer af jeres øverste ledelse/koncernledelse bør forsøge at hjælpe med introduktionen af medarbejdere og være involveret i aktiviteter som:

• Afholde en præsentation af virksomheden
• Give en rundvisning i bygningen eller på anlægget
• Præsentere et specifikt emne til oplæring
• Invitere det nye teammedlem på kaffe eller frokost

Når ledende medarbejdere deltager, viser det, at de investerer i medarbejderne, gør dem mere tilgængelige og hjælper med at give det nye teammedlem en følelse af tilhørsforhold og inklusion.

Planlæg til sidst et introduktionsmøde med deres nærmeste leder. Dette møde bør omfatte de umiddelbare opgaver og give den nyansatte en klar forståelse af, hvad deres første dag vil indebære. Ved at fastlægge tydelige forventninger fra begyndelsen undgår man forvirring og sætter tonen for et produktivt arbejdsforhold.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Opsætning af arbejdsstation

Der er ikke noget mere frustrerende for en nyansat end at ankomme til en arbejdsplads, hvor deres værktøjer ikke er klar. Sørg for, at den nyansattes arbejdsstation er fuldt opsat, inden de ankommer. Det omfatter opsætning af computeren, installation af nødvendig software, adgang til e-mail og opsætning af telefonen.

Ud over teknologien skal du sørge for, at de har alle nødvendige kontorartikler og alt nødvendigt udstyr. En velforberedt arbejdsstation viser, at virksomheden værdsætter deres ankomst og mener det alvorligt med at hjælpe dem med at få succes fra første dag.

I en virtuel situation bør dette gøres på forhånd, så udstyret er klar til brug, når de tager det ud af kassen, og det eneste, de skal gøre, er at følge nogle tydeligt beskrevne trin for at logge ind på deres nye konti.

Gennemgang af arbejdsansvar

Når du har sikret dig, at den nyansatte er tryg ved sin arbejdsstation, skal du tage dig tid til at gennemgå den nyansattes arbejdsansvar.

Dette bør ikke være ny information for den nyansatte, men det er en god idé at gennemgå jobbeskrivelsen, afklare eventuelle uklarheder og skitsere de umiddelbare opgaver, som vedkommende bør fokusere på. Ved at fastlægge de indledende forventninger og mål sikrer du, at den nyansatte ved, hvad der forventes af dem, og hvordan deres rolle bidrager til det større team.

Tip: Opfordr til spørgsmål under denne session. Det er vigtigt, at den nyansatte føler sig tryg ved at bede om afklaringer og forstår sin rolle i virksomheden.

Virksomhedens politikker og procedurer

Den første dag er også det rigtige tidspunkt at introducere den nyansatte til virksomhedens politikker og procedurer. Start med at gennemgå medarbejderhåndbogen og fremhæve vigtige politikker såsom fremmøde, dresscode og processen for at anmode om fri.

Forklar, hvordan de skal registrere deres arbejdstid, og hvilke trin de skal følge for at indberette fravær eller forsinkelser. Det hjælper med at undgå misforståelser og sikrer, at den nyansatte er fuldt ud klar over, hvad der forventes ud fra et overholdelsesperspektiv for introduktionsforløbet.

Hvis din virksomhed har mange virksomhedspolitikker, kan du overveje at udarbejde en forkortet medarbejderhåndbog til nyansatte for at mindske informationsmængden under introduktionsforløbet.

(For virksomheder med mange gældende politikker kan software til medarbejderhåndbøger også være en meget værdifuld tilføjelse til jeres HR-teknologiske værktøjskasse!)

Tjekliste til introduktion i uge 1

Den første dag er overstået, og nu er det tid til at gå videre til resten af den første uge. Forhåbentlig har du gjort et godt første indtryk og efterladt medarbejderen motiveret til at komme i gang med arbejdet.

Gennemfør rollespecifik oplæring

Den første uge er afgørende for at give den nyansatte den viden og de færdigheder, de har brug for, for at udføre deres arbejde effektivt. Sørg for omfattende oplæring i de vigtigste værktøjer og den software, der er specifik for deres rolle. Det kan omfatte CRM-systemer, projektstyringssoftware eller andre værktøjer, som de skal bruge dagligt.

At tildele en mentor eller en makker kan i høj grad forbedre denne oplæringsproces. Denne person fungerer som det første kontaktpunkt for den nyansatte og hjælper vedkommende med både at navigere i rollespecifikke opgaver og i virksomhedens bredere kultur.

Påbegynd rollespecifikke oplæringssessioner, og øg gradvist kompleksiteten. Denne tilgang hjælper den nyansatte med at opbygge selvtillid, efterhånden som vedkommende lærer og anvender nye færdigheder.

Skyggeoplevelse

“En god praksis er at lade nyansatte bruge deres første uge på at følge erfarne kolleger. Denne praktiske tilgang giver dem mulighed for at lære i realtid, stille spørgsmål og se, hvordan teori anvendes i praksis.”

Opsæt kommunikationskanaler

Sørg for, at den nyansatte bliver føjet til alle relevante kommunikationsplatforme for teamet, såsom Slack, Microsoft Teams eller virksomhedens e-mailgrupper. Introducer vedkommende til virksomhedens kommunikationsetikette, herunder bedste praksis for beskeder, svartider på e-mails og mødeprotokoller.

Dette trin er afgørende for at sikre, at den nyansatte kan holde sig informeret og være forbundet med sit team helt fra begyndelsen.

Tip: Opret en hurtig referencevejledning til kommunikationsværktøjer og -etikette, som den nyansatte kan bruge som reference, mens vedkommende falder til.

Giv en smagsprøve på virksomhedskulturen

Organiser uformelle møder med teammedlemmer både i deres egen afdeling og på tværs af organisationen. Det hjælper dem med at opbygge relationer og forstå virksomhedens bredere sammenhæng.

Forklar virksomhedens mission, vision og værdier, og drøft, hvordan disse principper styrer den daglige drift og beslutningstagning. Det er også en god måde at hjælpe den nyansatte med at føle sig som en del af fællesskabet på, ved at opmuntre vedkommende til at deltage i virksomhedens sociale arrangementer eller teambuildingaktiviteter.

Forskning fra Brandon Hall Group viser, at virksomheder med en stærk introduktionsproces, der hjælper medarbejdere med at føle sig integreret i virksomhedskulturen, øger fastholdelsesraten for nyansatte med 82 %.

“Det er nemt at fokusere på arbejdsopgaver, procedurer og processer. Ved at integrere medarbejderen i virksomhedens kultur tidligt knytter man medarbejderen til vedkommendes rolle, teams og den større organisation. Det er det fælles sprog, der forbinder alle medarbejdere og får den nyansatte til at føle sig mere tryg fra starten.” - Tamara Wilson fra FLIR System

Tjekliste for de første 30 dage

En af de største fejl, virksomheder begår, er at trappe introduktionsforløbet for hurtigt ned. En undersøgelse fra Aptitude Research i 2022 viste, at næsten halvdelen af de undersøgte virksomheder afsluttede deres introduktionsforløb efter blot to uger, hvilket er langt kortere end de ideelle 90 dage.

Her er nogle måder at holde tingene godt kørende gennem den første måned på.

Regelmæssige opfølgninger

Planlæg ugentlige eller hver anden uge 1:1-møder mellem den nyansatte og dennes leder for at drøfte, hvordan vedkommende falder til, give feedback på præstationerne og tage hånd om eventuelle bekymringer.

Disse opfølgninger giver også mulighed for at justere forventninger og mål, efterhånden som den nyansatte bliver mere fortrolig med sin rolle.

Reducer formaliteterne for at øge gennemsigtigheden

Hold opfølgningsmøder i uformelle omgivelser for at fremme en mere åben dialog og hjælpe med at opbygge en stærk relation mellem leder og medarbejder. Dette er en afgørende periode, hvor det er lettere for ledere at følge en nyansats fremskridt og håndtere de udfordringer, vedkommende måtte stå over for, før de bliver en fast del af rutinerne.

Målsætning og præstationsmålinger

Samarbejd med den nyansatte om at fastsætte både kortsigtede og langsigtede mål. En god tilgang er at skrive mål ved hjælp af SMART-rammeværket, som står for specifikke, målbare, opnåelige, relevante og tidsafgrænsede mål. Drøft, hvordan vedkommendes præstationer vil blive målt, og introducer den nyansatte til virksomhedens proces for præstationsvurderinger.

At fastsætte klare mål og forstå præstationsmålingerne hjælper nyansatte med at holde fokus og motivationen oppe.

Tip: Brug de første 30 dage til at fastsætte realistiske og opnåelige mål, der styrker den nyansattes selvtillid og giver mulighed for tidlige succeser.

Fortsat læring og udvikling

Tilbyd yderligere oplæringsressourcer eller kurser for at hjælpe den nyansatte med fortsat at udvikle sine færdigheder.

Opfordr dem til at udforske muligheder for faglig udvikling i virksomheden, såsom at deltage i workshops, slutte sig til interessegrupper eller påtage sig små projekter uden for deres primære rolle.

Tjekliste for 60 dage

60-dagesmærket er et kritisk tidspunkt i introduktionsprocessen, hvor nyansatte bør gå fra at lære arbejdsgangene til at blive mere selvstændige og produktive i deres roller.

Fokus i denne periode af din 30-60-90-dagesplan er at uddybe deres forståelse af deres ansvarsområder, fremme relationer i teamet og begynde at yde meningsfulde bidrag til virksomheden.

Uddyb forståelsen og ansvarsområderne

Gennemgå de opgaver og mål, der blev fastsat i løbet af de første 30 dage. Vurder fremskridtene, og giv yderligere vejledning, hvis det er nødvendigt.

Efterhånden som den nyansatte bliver mere fortrolig, er det vigtigt at afklare eventuelle resterende usikkerheder om deres rolle. Det sikrer, at de er fuldt ud bevidste om deres ansvarsområder, og hvordan deres arbejde bidrager til teamets bredere mål.

Begynd at tildele mere udfordrende projekter eller ansvarsområder, der kræver en dybere forståelse af rollen. Det hjælper den nyansatte med at fortsætte på vejen mod fuld integration og styrker deres evne til at påvirke virksomheden.

Styrk integrationen i teamet

Lad den nyansatte deltage i flere samarbejdsprojekter. Det hjælper dem ikke kun med at opbygge stærkere relationer til kollegerne, men giver dem også mulighed for at se, hvordan deres arbejde indgår i det større billede.

Tid til socialisering

Noget af det, du gerne vil se i denne periode, er deltagelse i teambuildingaktiviteter, frokoster eller uformelle sammenkomster. Disse interaktioner kan hjælpe med at styrke deres plads i teamet og forbedre kommunikationen.

Kontinuerlig læring og udvikling

Giv den nyansatte mulighed for at deltage i avancerede kurser eller workshops, der er relevante for deres rolle. Det kan omfatte dybdegående introduktioner til specialiserede værktøjer, lederuddannelse eller branchespecifik viden.

Efterhånden som den nyansatte begynder at lære mere om virksomheden, kan du bruge friskheden i deres perspektiv til at udfordre antagelserne hos dit nuværende team.

Invitér den nyansatte til at dele deres viden eller nyeste læring gennem en præsentation, et fælles dokument eller et teammøde. Det kan være med til at styrke deres læring og demonstrerer deres voksende ekspertise.

Præstation og feedback

Planlæg en 60-dages opfølgningssamtale om præstationer med den nyansatte. Drøft deres fremskridt, fremhæv resultater, og identificér områder, der kræver forbedring. Denne evaluering bør være konstruktiv og fokusere på at hjælpe den nyansatte med at nå deres fulde potentiale.

Dette er også et godt tidspunkt at indhente tidlig feedback fra kolleger, der har arbejdet tæt sammen med den nyansatte. Det kan give værdifuld indsigt i, hvor godt de integreres i teamet, og hvor effektivt de udfører deres opgaver.

Gør status og justér

Baseret på midtvejsevalueringen og feedback fra kolleger skal du justere den nyansattes mål og forventninger efter behov. Sørg for, at disse mål stadig er i overensstemmelse med virksomhedens målsætninger, og at de er udfordrende, men opnåelige.

Frem engagement og initiativ

Det er nu, den nyansatte skal begynde at tage mere initiativ i sin rolle. Et tegn på, at de er begyndt at tage dette til sig, er, når de begynder at foreslå forbedringer af processer, melder sig frivilligt til nye projekter eller tilbyder løsninger på udfordringer i teamet.

Tjekliste til 90-dages evaluering

Det er tid for den nyansatte til at afslutte introduktionsforløbet. Det er en glædelig anledning, men før du sender dem ud i verden for at navigere i deres rolle på egen hånd, er det et godt tidspunkt at gennemgå, hvad der skete under introduktionsforløbet.

Præstationsvurdering

Gennemfør en formel præstationsvurdering for at drøfte deres resultater i løbet af de første 90 dage, områder med udviklingspotentiale og de samlede fremskridt. Denne vurdering er en mulighed for at styrke positiv adfærd og rette op på eventuelle problemer, før de bliver fastgroede.

Tip: Brug en struktureret skabelon til medarbejdersamtaler, der dækker vigtige resultatindikatorer, opnåelse af mål samt feedback fra kolleger eller mentorer.

Feedbacksession

Det er lige så vigtigt at indsamle feedback fra den nyansatte om onboardingprocessen som at evaluere vedkommendes præstation. Spørg ind til deres oplevelse, eventuelle udfordringer, de har mødt, og forslag til, hvordan onboardingprocessen kan forbedres. Denne feedback kan give værdifuld indsigt, som kan bruges til at finjustere jeres onboardingprogram for fremtidige nyansatte.

Langsigtet integration

Beskriv til sidst de næste skridt for den nyansattes fortsatte succes i rollen. Det kan for eksempel omfatte opstilling af nye mål eller opfordring til at påtage sig yderligere ansvar.

Tilskynd til deltagelse i projekter eller initiativer på tværs af afdelinger, hvilket kan hjælpe dem med at udvikle en bredere forståelse af virksomheden og opbygge et netværk uden for deres nærmeste team.

“En ting, vi gør hos Jostle, som virkelig hjælper, er en samtale på 15 minutter med det nye teammedlem og en person fra hver afdeling eller hvert forretningsområde for at høre, hvad det pågældende team laver, og hvordan de arbejder sammen med andre. Det betyder, at personen (a) møder omkring 12 mennesker, som vedkommende normalt ikke ville komme i kontakt med; (b) lærer om virksomheden og om, at vi alle har et ansvar for den; og (c) begynder at forstå, hvor vedkommende passer ind, og hvad deres bidrag betyder.” Bev Attfield hos Jostle

Udarbejd en plan for træning og udvikling

En vigtig del af onboarding er at give det nye teammedlem de værktøjer, den træning og de ressourcer, som vedkommende får brug for for at få succes.

Ifølge Tamara Wilson fra FLIR Systems er der seks vigtige trin, man skal følge for at opbygge en vellykket plan for træning og udvikling og implementere programmet for sine teammedlemmer:

1. Vurder målgruppens / teamets / den lærendes behov
2. Identificer målene / de forventede resultater
3. Udform en oversigt over træningsplanen
4. Opbyg programmet
5. Optimer engagementet
6. Evaluer træningens succes

Relateret læsning: Den bedste software til medarbejdertræning

Ved at integrere et trænings- og udviklingsprogram i onboardingprocessen får nyansatte de nødvendige færdigheder og den nødvendige viden til deres roller, hvilket fremskynder deres produktivitet og kompetenceudvikling.

For deres ledere giver det en forståelse af, hvordan de kan støtte personens karrierevej, og hvilke former for vurderinger af medarbejdernes færdigheder der vil være nødvendige undervejs for at hjælpe dem med at nå deres mål.

Endelig viser det også, at virksomheden investerer i deres professionelle udvikling, hvilket øger arbejdsglæden og det langsigtede engagement.

Metoder til træningsprogrammer

Tilpas indholdet, så det stemmer overens med specifikke krav til rollen og virksomhedens værdier, og brug en blanding af læringsmetoder såsom workshops, e-læring og mentorordninger. Du bør løbende opdatere programmet baseret på feedback og ændrede behov i jobbet for at sikre, at det fortsat er relevant og effektivt.

Få vores tjekliste til nyansatte

Husk: Du kan hente min tjekliste til nyansatte nedenfor, så den kan guide dig gennem alle disse trin.

X/Twitter

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Email*

By submitting you agree to receive occasional emails and acknowledge our privacy policy. You can unsubscribe at any time.

Skab en bedre onboardingoplevelse for nyansatte

Hvilke andre kritiske trin bør inkluderes i en onboardingtjekliste for nyansatte? 

Hvor omfattende er jeres introduktionsprogram for nye medarbejdere? Det er spørgsmål, hvor svarene kan variere. Søg råd hos andre inden for jeres branche eller fagområde, og brug den feedback, I får fra medarbejderne, til at skabe jeres onboardingoplevelse for nyansatte.

Arbejdsgivere, der ansætter for første gang, kan få glæde af konferencer om bemanding, hvor de lærer effektive strategier til at foretage deres første ansættelse.

Vil du drøfte dine idéer med en gruppe ligesindede, der står over for de samme udfordringer? Deltag i People Managing People-fællesskabet!