Der Recruiting-Funnel: Ein vollständiger Leitfaden
Aus vielen wird einer. Personalbeschaffung bedeutet, das Netz so weit wie möglich auszuwerfen, um einen möglichst großen und vielfältigen Pool an Kandidaten zu finden.
Der Recruiting-Funnel ist eine hilfreiche Denkweise, um sich vorzustellen, wie dieses Netz ausgeworfen wird und dann – während die Kandidaten die einzelnen Stufen durchlaufen – die Auswahl auf die besten Kandidaten eingegrenzt wird, um diese für sich zu gewinnen.
Was ist der Recruiting-Funnel?
Der Recruiting-Funnel ist ein Modell, das von Recruitern und HR-Professionals verwendet wird, um die Stationen zu beschreiben, die ein Kandidat von der ersten Wahrnehmung bis zur Einstellung als Mitarbeiter durchläuft. Er hilft dabei, den Einstellungsprozess zu visualisieren und effizienter zu managen.
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Wenn man die Personalbeschaffung mit dem Vertrieb vergleicht – wobei das Produkt eine Position in Ihrem Unternehmen ist –, dann ähnelt der Prozess stark dem Marketing-Funnel, den Marketing-Teams nutzen.
Warum ist der Recruiting-Funnel wichtig?
Der Recruiting-Funnel ist ein nützliches Hilfsmittel, um den Fluss der Kandidaten von der ersten Wahrnehmung bis zur Zusage für eine Stelle im Unternehmen zu steuern.
Personalbeschaffung ist ein berüchtigt chaotischer Prozess, doch durch die Nutzung des Funnels können sich die Recruiter und Hiring-Teams besser rund um die verschiedenen Aufgaben organisieren und Daten nutzen, um Verbesserungen in den einzelnen Funnel-Stufen zu erkennen.
Zum Beispiel ist die Geschwindigkeit des Recruiting-Funnels eine gängige Recruiting-Kennzahl, um die Länge des Einstellungsprozesses und die Verweildauer der Kandidaten in den jeweiligen Stufen im Blick zu behalten.
Wenn Kandidaten zu lange in der Interview-Phase verbringen, woran liegt das? Sind sie nicht bereit, eine von Ihnen vorgesehene Aufgabe zu absolvieren? Oder schließen sie sie ab, müssen aber zu lange auf Feedback warten?
Phasen des Recruiting-Funnels
Wahrnehmung
Jede Organisation hat zwei Marken: die allgemeine Marke (Produkt, Kundenservice, Außenauftritt) und die Arbeitgeber-marke (wie sie als Arbeitgeber wahrgenommen wird).
Die Arbeitgebermarke hat einen erheblichen Einfluss darauf, wie gut Sie Talente anziehen (und halten) können. Wenn Sie noch nicht über Ihre Arbeitgebermarke nachgedacht haben, ist es höchste Zeit.
Das Kernstück Ihrer Arbeitgebermarke ist Ihr Arbeitgeberversprechen (EVP), also das, was Sie als Gegenleistung für die Arbeit bieten. Dazu gehören Ziel, Mission und Vision, Werte, Gesamtvergütung, Entwicklungsmöglichkeiten, Unternehmenskultur, Umgang mit Menschen usw.
Wenn Sie ein starkes EVP definiert haben, können Sie dieses mit allen nach außen sichtbaren Elementen wie Logos und Visuals kombinieren, die Ihre Marke formen.
Wenn Sie eine starke Arbeitgebermarke schaffen, unterstützt Sie das dabei, Ihre Eignung als Arbeitgeber publik zu machen und es wird deutlich einfacher, passende Talente zu finden und zu binden.
Ihre Marke können Sie z. B. über Werbung, Social Media oder digitale Kanäle wie die Karriereseite auf Ihrer Website bekannt machen.
Anziehung
Mit einer klaren und starken Marke können Sie aktiv werden und Ihr Unternehmen sowie konkrete Stellenanzeigen gezielt bewerben.
Dieser Vorgang, genannt Recruitment-Marketing, umfasst Aktivitäten wie:
- Klare und ansprechende Stellenausschreibungen verfassen und veröffentlichen
- Eine ansprechende Karriereseite bereitstellen
- Aktive Ansprache von Kandidaten, z.B. Kandidatensuche
- Ein Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm starten, um Empfehlungen zu fördern.
- Profile auf Plattformen zum Recruiting anlegen
- Aktiv in sozialen Medien sein, z.B. soziales Recruiting.
Das ist Ihre Chance, sich von Ihrer besten Seite zu zeigen und zu präsentieren, was Sie besonders macht. Manchmal kann es jedoch sinnvoller sein, Recruiting-Agenturen einzuschalten, um mehr oder besser passende Bewerber zu finden oder schwer zu besetzende Positionen zu besetzen.
Technologien wie Recruitment-Marketing-Software und Bewerbermanagementsysteme (ATS) unterstützen dabei, Karriereseiten zu erstellen und Stellenanzeigen zu veröffentlichen.
Bewerbung
Diese Phase beschreibt den Zeitraum zwischen der Entscheidung eines Kandidaten, sich zu bewerben, und dem tatsächlichen Eingang der Bewerbung.
Es ist wichtig, dass der Bewerbungsprozess reibungslos verläuft, Dopplungen entfernt, schnell abgeschlossen werden kann und nur relevante Fragen gestellt werden (diese können je nach Position unterschiedlich ausfallen). Wenn hier Fehler gemacht werden, können sich Bewerbende ausgelaugt fühlen und das Unternehmen vergrault Talente.
Nach den Worten des Recruiting-Experten Liam Reese:
"Die einzigen Informationen, die Sie an diesem Punkt wirklich benötigen, sind das absolute Minimum an Daten, um eine Entscheidung darüber zu treffen, ob Sie die Person zum Vorstellungsgespräch einladen möchten, sowie Kontaktinformationen, um mit dem Bewerbenden kommunizieren zu können—Sie benötigen nichts weiter, also fragen Sie auch nichts weiter ab."
ATS-Systeme können hierbei helfen, indem sie bestimmte Aspekte des Bewerbungsprozesses standardisieren und sicherstellen, dass alle Informationen eines Bewerbenden erfasst werden, sodass sie verfolgt und beantwortet werden können.
Ein weiteres praktisches ATS-Feature ist die Möglichkeit, sie so zu programmieren, dass Bewerbende automatisch abgelehnt werden, wenn sie bestimmte Kriterien – wie Standort oder Visastatus – nicht erfüllen, und entsprechendes Informationsmaterial zu den nächsten Schritten an diejenigen gesendet wird, die die Anforderungen erfüllen.
Vorselektion
Die Kandidatenvorauswahl ist der Prozess, bei dem Bewerbungsunterlagen geprüft und entschieden wird, wer zu einem Vorstellungsgespräch mit dem zuständigen Manager eingeladen wird.
Der Vorselektionsprozess beinhaltet das Prüfen aller zur Verfügung stehenden Informationen über einen Bewerbenden (Lebenslauf, Anschreiben, LinkedIn-Profil usw.) und die Entscheidung, ob er oder sie gut passen könnte.
Unternehmen, die Lebenslauf-Screening-Tools einsetzen, erleben oft schnellere Einstellungsprozesse und eine höhere Qualität der Bewerbenden.
Wenn die Person vielversprechend erscheint, folgt normalerweise ein erstes Telefongespräch zwischen Bewerber und einer HR-Person, das sogenannte "Screening-Gespräch", um Details zu klären und die Position genauer zu besprechen.
Zu diesem Zeitpunkt ist oft vielleicht nur eine Person in den Prozess eingebunden, aber das wird sich wahrscheinlich ändern.
Wenn weitere Personen hinzukommen, ist es sinnvoll, ein Ablaufdiagramm des Bewerbungsprozesses zu haben, dem alle folgen, sowie einen zentralen Ansprechpartner für die Bewerbenden, mit dem sie durchgehend kommunizieren – normalerweise die Person, die die erste Vorselektion vorgenommen hat. Dies wird als Full-Cycle-Recruiting bezeichnet.
Interviews und Assessments
Jetzt kommen wir zum eigentlichen Kern des Recruiting-Prozesses, bei dem die meisten Personen involviert sind.
Wir führen Interviews mit Bewerbenden und geben ihnen Aufgaben, um ihre Qualifikationen, Kommunikationsfähigkeiten und Motivation festzustellen und gleichzeitig die Richtigkeit der Bewerbungsangaben zu prüfen.
Im Gegenzug können Jobsuchende ihre Fähigkeiten zeigen, das Aufgabengebiet besser verstehen und einen guten Draht zum potenziellen Arbeitgeber aufbauen.
Beide Parteien können Erwartungen klären, Rahmenbedingungen verhandeln und auf fundierter Basis entscheiden, wie es weitergeht.
Ziel ist es letztlich, durch Interviews und Assessments die notwendigen Kompetenzen, Verhaltensweisen und Motivationen umfassend zu prüfen und unabhängig vom Ergebnis eine positive Kandidatenerfahrung sicherzustellen.
Eine klare Struktur für Interviews ist wichtig. In ihrem hervorragenden Artikel über das Führen von Vorstellungsgesprächen empfiehlt Mariya Hristova den Aufbau eines trichterförmigen Interviewprozesses: Zu Beginn die wichtigsten Muss-Kriterien abfragen und in späteren Phasen zu den optionalen Kompetenzen übergehen.
Beispiel:
- Phase eins: Eingehende Befragung zu speziellen Erfahrungen mit Fokus auf die Muss-Kriterien, anschließend auf die optionalen Erfahrungen.
- Phase zwei: „Technisches“ Interview, eventuell mit praktischer Aufgabe, um die wichtigsten Fähigkeiten zu bewerten und – basierend auf der ersten Interviewphase – einen Eindruck von den Nice-to-have-Skills zu gewinnen.
- Phase drei: Fokus auf den Kulturbeitrag und die Verhaltenspassung.
Unbedingt lesenswert für tiefergehende Einblicke!
Angebot
Auch wenn das Arbeitsangebot das formelle Ende des Einstellungsprozesses bedeutet, beginnt das Closing (also sicherstellen, dass Bewerbende das Angebot annehmen) bereits im ersten Gespräch und sobald ihre Daten in Ihre Recruiting-Software eingepflegt werden.
Alle Maßnahmen, die Sie in den einzelnen Prozessphasen treffen, helfen Ihnen, die Person in einen "abschlussbereiten“, „Ja, ich will bei diesem Unternehmen arbeiten!“-Zustand zu versetzen (oder im Gegenteil: dazu, dass sie sich selbst aus dem Prozess nimmt).
Eine gute Beziehung zum Bewerbenden ist entscheidend, um die Annahmequote für Angebote (OAR) hoch zu halten (eine gute OAR liegt meist bei etwa 90%).
Im Laufe des Prozesses erfahren Sie mehr über die Person und können dieses Wissen gezielt in der Verhandlungsphase nutzen.
Wenn ein Entwickler beispielsweise mehr Erfahrung mit einer bestimmten Technologie sammeln möchte und Sie dies auch tatsächlich anbieten können, sollten Sie genau das besonders hervorheben.
Weitere Informationen finden Sie in Mariyas tollem Artikel über das Erstellen eines Jobangebots.
So erstellen Sie einen Recruiting-Funnel
Hier ein schneller Prozess, um einen Recruiting-Funnel zu erstellen:
- Entwickeln Sie Ihr EVP und die Arbeitgebermarke
- Definieren Sie Ihre Recruiting-Ziele
- Definieren Sie Ihren idealen Kandidaten
- Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen für jede Recruiting-Funnel-Phase, um die Kandidatenkommunikation zu optimieren.
- Schreiben und veröffentlichen Sie einige Stellenbeschreibungen
- Suchen und prüfen Sie Kandidaten
- Entwickeln Sie einen Interviewprozess
- Machen Sie ihnen ein Angebot, das sie nicht ablehnen können
- Entwickeln Sie nützliche Recruiting-Kennzahlen, die Ihnen helfen, Ihren Funnel zu optimieren.
Profi-Tipp: Kostenlose Recruiting-Tools helfen dabei, Ihren Recruiting-Funnel zu visualisieren und zu optimieren, um bessere Einstellungen zu erzielen.
Recruiting-Funnel-Kennzahlen
Es gibt ein altes Sprichwort: „Was gemessen wird, wird auch gemanagt.“ Das bedeutet, dass das Überwachen der Effektivität mit klaren Kennzahlen entscheidend für Verbesserungen ist.
Bei der Messung der Effektivität des Recruiting-Funnels gibt es eine ganze Reihe von Kennzahlen zur Auswahl:
Recruiting-Funnel-Kennzahlen sind entscheidend, um die Effektivität zu prüfen und Ihren Einstellungsprozess zu optimieren.
Hier sind einige wichtige Kennzahlen, die Sie berücksichtigen sollten:
- Time to Fill: Misst die Anzahl der Tage, die benötigt werden, um eine Stelle zu besetzen – vom Ausschreiben der Position bis zur Annahme des Angebots.
- Time to Hire: Misst die Anzahl der Tage vom Eintritt eines Kandidaten in die Pipeline (z. B. Bewerbung oder Direktansprache) bis zur Annahme des Jobangebots.
- Source of Hire: Verfolgt, woher die Kandidaten kommen (z. B. Jobbörsen, soziale Medien, Mitarbeiterempfehlungen, Personalvermittler).
- Bewerbungsabschlussrate: Misst den Prozentsatz der Kandidaten, die den Bewerbungsprozess nach dem Start tatsächlich abschließen.
- Screen-to-Interview-Verhältnis: Vergleicht die Anzahl der gescreenten Kandidaten mit der Anzahl der geführten Vorstellungsgespräche.
- Interview-to-Offer-Verhältnis: Vergleicht die Anzahl der geführten Vorstellungsgespräche mit der Anzahl der unterbreiteten Jobangebote.
- Annahmequote von Angeboten: Misst den Prozentsatz der Jobangebote, die von Kandidaten angenommen werden.
Glücklicherweise können Sie auf Ihr Recruiting-System zurückgreifen, um diese Kennzahlen nachzuverfolgen, da viele Systeme bereits integrierte oder individuell anpassbare Berichte dafür bieten.
Best Practices für den Recruiting-Funnel
Befolgen Sie diese Best Practices, um Ihren Recruiting-Funnel zu erstellen und zu optimieren:
- Ständiges Branding: Ihre Marke ist wertvoll, führen Sie mit Ihren Werten und schützen Sie sie um jeden Preis!
- Entwicklung von Kandidaten-Personas: Erstellen Sie detaillierte Profile Ihrer idealen Kandidaten, einschließlich Fähigkeiten, Erfahrungen und kultureller Passung, um Ihre Sourcing- und Screeningmaßnahmen zu leiten.
- Aktuelle Mitarbeitende einbinden: Nutzen Sie bestehende Mitarbeitende, um Kandidaten zu empfehlen und an Ihren Recruiting-Marketingmaßnahmen teilzunehmen.
- Ein ATS implementieren: Wenn Ihr Recruiting aktiver wird, verwenden Sie ein ATS, um den Bewerbungsprozess zu verwalten und zu optimieren, Kandidaten zu verfolgen und organisierte Unterlagen zu führen. Hier ist unsere Auswahl der besten Bewerbermanagementsysteme.
- Häufige Kommunikation und Zusammenarbeit: Die Personalauswahl sollte eine gemeinschaftliche Aufgabe zwischen Recruitern und Fachabteilungen sein.
- Vielfältiger Talentpool und Interviewteam: Wichtig, um verschiedene Ideen und Perspektiven auf beiden Seiten des Interviewtisches einzubringen.
- Screening- und Interviewprozesse standardisieren: Entwickeln Sie einheitliche Bewertungskriterien und Interviewfragen, um Fairness und Objektivität zu gewährleisten, und sorgen Sie dafür, dass Interviewer in Best Practices für effektive und unvoreingenommene Interviews geschult sind.
- Seien Sie transparent und ehrlich: Offenheit und Ehrlichkeit schaffen Raum für viele Fragen, mit deren Hilfe Sie einschätzen können, ob die Person wirklich gut zur Rolle passt.
Sie können Ihren Recruiting-Funnel optimieren, indem Sie Recruiting-Systeme für kleine Unternehmen nutzen, die diese wichtigen Prozesse automatisieren.
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