10 HRIS-Funktionen, die Sie kennen sollten
Sie haben schon von HRIS-Software gehört, sind sich aber nicht ganz sicher , was das eigentlich ist oder ob sich die Investition lohnt.
Lesen Sie weiter, um alles über die Funktionen eines HRIS zu erfahren und wie diese Ihrem Unternehmen nutzen können.
Was ist ein Human Resources Information System?
Ein HRIS (Human Resource Information System) ist eine Art von HR-Software, die von Organisationen dazu verwendet wird, Mitarbeiterdaten zu speichern und zu verwalten.
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Es dient als zentrales Verzeichnis für Mitarbeiterunterlagen und hilft dabei, verschiedene HR-Aufgaben zu automatisieren und zu optimieren.
Vorteile eines HRIS
HRIS sind Schlüsselelemente der digitalen Transformation im Personalbereich. Selbst kleine Startups profitieren von einem einfachen HRIS und für größere Unternehmen sind sie unverzichtbar. Wichtige Vorteile der Nutzung eines HRIS sind unter anderem:
- Zentralisierte Daten: Bietet einen einzigen Ort für alle Recruitment-Datenbank-Systeme, wodurch die Zugänglichkeit und Organisation verbessert wird.
- Verbesserte Effizienz: Automatisiert HR-Aufgaben wie die Eingabe von Mitarbeiterinformationen, reduziert manuelle Arbeit und spart Zeit.
- Erhöhte Genauigkeit: Minimiert menschliche Fehler bei Gehaltsabrechnung, Anwesenheit und Aufbewahrung von Unterlagen.
- Bessere Entscheidungsfindung: Bietet Daten und Berichte zur Information von Talentmanagement-Strategien.
- Self-Service für Mitarbeitende: Gibt Mitarbeitenden die Möglichkeit, auf ihre eigenen Daten zuzugreifen und sie zu verwalten – das reduziert die Arbeitslast für die Personalabteilung.
- Unterstützung bei Compliance: Hilft sicherzustellen, dass das Unternehmen gesetzliche und regulatorische Anforderungen erfüllt.
- Kosteneinsparungen: Reduziert Verwaltungskosten durch die Optimierung von HR-Prozessen und weniger Papierarbeit.
- Skalierbarkeit: Hilft Unternehmen, sich mit flexiblen Modulen an Wachstum anzupassen.
- Verbesserte Mitarbeiterbindung: Steigert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch einfachen Zugang zu persönlichen Informationen und HR-Services.
10 wichtige HRIS-Funktionen
Schauen wir uns an, wie ein HRIS Ihrem Unternehmen mit diesen 10 Kernfunktionen Vorteile bringen kann.
1. Zentrales Personalmanagement
Kern-HR (Core HR) bezeichnet die grundlegenden Aufgaben, die von der Personalabteilung im Zusammenhang mit Mitarbeiterinformationen erledigt werden:
- Persönliche Angaben
- Informationen zur Position/Funktion
- Verträge
- Visa, Arbeitserlaubnisse und I-9-Formulare (in den USA)
- Schulungs- und Zertifikatsverlauf
Ein HRIS spart HR-Fachleuten Zeit, indem sämtliche Mitarbeiterinformationen zentral und einfach zugänglich gespeichert werden (in Ihrer HR-Datenbank), und sogar noch mehr Zeit durch die Möglichkeit zum Self-Service für Mitarbeitende (sie können selbst ihre Daten aktualisieren, Urlaub beantragen usw.).
Ein HRIS-Analyst (dazu später mehr) kann verschiedene Berichte erstellen, um Einblicke in das Personalwesen, Geschäftstrends und künftige Anforderungen zu gewinnen – durch die Analyse zentraler HR-Daten wie Demografie, Fluktuationsraten, Positionsanforderungen und sogar Qualifikationen.
2. Mitarbeitereinsatzplanung
Ein HRIS ermöglicht es Vorgesetzten, Dienstpläne unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit der Mitarbeitenden, Abwesenheiten und Arbeitszeitregelungen zu erstellen, anzupassen und zu teilen.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören oft Tools zum Schichttausch, Konfliktwarnungen, Echtzeit-Updates und Integrationen mit Zeiterfassungssystemen, um eine exakte Einsatzplanung und Personalverwaltung zu gewährleisten.
3. Gehaltsabrechnung
HRIS kann bei der Gehaltsabrechnung unterstützen, indem Berechnungen automatisiert und Genauigkeit sowie Compliance sichergestellt werden.
Es integriert Zeit- und Anwesenheitsdaten, wie geleistete Arbeitsstunden, Überstunden und Abzüge, um Gehaltsabrechnungen und die Einhaltung von Steuervorschriften zu vereinfachen.
Außerdem reduziert es Fehler, unterstützt Direktüberweisungen und liefert detaillierte Gehaltsabrechnungsberichte für ein effizientes Finanzmanagement.
4. Leistungsverwaltung
HRIS-Software bietet Self-Service-Optionen, damit Mitarbeitende ihre Leistungsinformationen einsehen können, und vereinfacht Zeiträume für offene Anmeldungen.
Beschäftigte haben die Möglichkeit, bei Lebensveränderungen genehmigte Änderungen an ihren Leistungsinformationen vorzunehmen.
Diese Funktion ermöglicht es Mitarbeitenden auch, Leistungsinformationen nachzuschlagen, wenn sie Fragen zu Themen wie beispielsweise:
- Krankenversicherung
- Lebensversicherung
- Invaliditätsleistungen
- Informationen zu Leistungen für Angehörige.
5. Schulung und Entwicklung
HRIS-Schulungsmodule helfen bei der Erstellung und Verbreitung von verpflichtenden Schulungen und verfolgen Qualifikationen, Zertifizierungen und Fähigkeiten von Teammitgliedern.
HRIS-Schulungsfunktionen ermöglichen außerdem eine schnelle Verteilung aktualisierter Richtlinien und Verfahren.
Lösungen wie Lattice unten ermöglichen die Erstellung von Entwicklungspfaden für Führungskräfte und erleichtern die Einführung individueller Karriereentwicklungspläne, die mit kontinuierlichem Leistungsmanagement verknüpft sind.
Zusätzlich können Tools mit einem (Lernmanagementsystem) integriert werden, sodass verfügbare Schulungen und Nachweise an einem leicht zugänglichen Ort zusammengeführt werden.
6. Leistungsmanagement
Leistungsmanagement-Anforderungen wie Zielvorgaben, Selbsteinschätzungen und anonyme Umfragen sind allesamt Funktionen, die ein HRIS bietet.
Diese Funktionen ermöglichen Teams, Leistungsbeurteilungen durchzuführen, Feedback zu geben und Ziele zu setzen.
Auch wenn es wichtig ist, engagierte Evaluationsgespräche mit Ihren Mitarbeitenden zu führen, können einige Bereiche der Leistungsbeurteilung auch eigenständig vom Mitarbeitenden erledigt werden – eine effektive Methode, ehrliche Reflexionen zu fördern und die Beteiligung zu erhöhen.
Das spart Ihnen zudem Zeit und vereinfacht den Prozess.
Für einen umfassenderen Ansatz im Personalmanagement sehen Sie sich unsere kuratierte Liste von HR-Softwareplattformen an, die sich nahtlos in Ihr HRIS integrieren lassen.
7. Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung
Mit HRIS-Software lassen sich Arbeitszeiten und die Anzahl der genommenen Urlaubstage einfach und präzise erfassen.
Diese Funktion sorgt für zusätzliche Eigenständigkeit. Teammitglieder reichen ihre eigenen Abwesenheitsanträge zur Genehmigung ein, wodurch weniger E-Mails, Telefonate und persönliche Nachfragen nötig sind und Zeit gespart wird.
8. Personalbeschaffung
Die Einführung eines HRIS ist ein echter Wendepunkt im Recruiting mit Kandidatensuche und Bewerbermanagement-Funktionen:
- Erstellen Sie Stellenanzeigen und veröffentlichen Sie diese automatisch auf mehreren Jobbörsen
- Wenden Sie Auswahlstandards auf eingegangene Bewerbungen an
- Sammeln Sie Lebensläufe und Kandidatendaten
- Verfolgen Sie den Fortschritt der Kandidaten durch den Recruiting-Prozess
- Erstellen Sie eine Kandidatendatenbank für zukünftige Einstellungen.
Recruiting-Software-Funktionen machen HRIS-Software besonders vorteilhaft für Unternehmen mit hoher Fluktuation, da Sie Ihre Einstellungspraktiken und Erwartungen an Mitarbeiterstandards verbessern können, ohne viel Zeit und Ressourcen investieren zu müssen.
9. Onboarding
Ein HRIS rationalisiert den Onboarding-Prozess, indem es die Dokumentensammlung automatisiert und neuen Mitarbeitenden ermöglicht, Formulare sowie Unterlagen online auszufüllen.
Es ermöglicht konsistente Onboarding-Workflows, hilft bei der Nachverfolgung des Fortschritts und stellt sicher, dass alle notwendigen Aufgaben wie Background-Checks und Schulungen zeitgerecht abgeschlossen werden.
Das System stellt neuen Mitarbeitenden außerdem Zugang zu wichtigen Unternehmensrichtlinien und Ressourcen bereit und verbessert dabei ihr Verständnis für ihre Rolle und die Unternehmenskultur.
10. Compliance
Ein HRIS hilft Organisationen dabei, die HR-Compliance einzuhalten, indem es über regulatorische Änderungen informiert, das Unternehmen auf neue Anforderungen hinweist und detaillierte Berichte für Audits erstellt.
Darüber hinaus verfolgt ein HRIS Zertifizierungen, Schulungen und rechtliche Dokumentationen, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende die notwendigen Qualifikationen und Sicherheitsstandards erfüllen.
So wählen Sie ein HRIS aus
HRIS-Lösungen bieten Optionen, die auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Um Ihnen bei der Auswahl der besten HRIS-Lösung zu helfen, sollten Sie Aspekte wie HRIS-Preise berücksichtigen und Fragen stellen wie:
- Wie viele Mitarbeitende haben Sie? Vielleicht ist ein HRIS für kleine Unternehmen besser geeignet?
- Was sind Ihre geschäftlichen Anforderungen, z. B. Zeitersparnis bei administrativen Aufgaben und Verbesserung der Employee Experience? Dies hilft Ihnen, Ihre Feature-Liste zu definieren
- Was sind Ihre Wachstumspläne?
- Wie hoch ist Ihr Budget?
- Welchen Return on Investment (ROI) würden Sie erwarten?
- Wer wird das neue Tool benutzen? Muss es mehrere Rechtssysteme abdecken?
- Welche Tools in Ihrem HR-Tech-Stack sollen durch die Software ersetzt oder eingebunden werden?
Den vollständigen Auswahlprozess finden Sie in unserem Artikel über HR-Software-Auswahl oder vertiefen Sie sich in die Unterschiede zwischen HRIS-, HRMS- und HCM-Systemen, um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, welche Art von HR-Management-Software am besten für Ihre Anforderungen geeignet ist.
Durch den Erwerb eines HRIS-Zertifikats können Sie außerdem lernen, alle Funktionen eines HRIS voll auszuschöpfen.
10 Beste HRIS-Systeme Kurzliste
Hier finden Sie eine Kurzliste der besten HRIS-Systeme, um Ihre zentralen HR-Funktionen zu optimieren, aus den 30 Optionen, die ich geprüft habe:
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Top-Tipp: Wenn Ihre Anforderungen komplex sind oder Sie sie noch definieren, sollten Sie erwägen, ein HRIS-RFP zu erstellen, um Anforderungen festzulegen und bessere Angebote von Anbietern einzuholen.
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