10 HRIS-Funktionen, Die Sie Kennen Sollten
Ein HRIS (Human Resources Information System) ist eine Software, die Ihnen hilft, zentrale Personalaufgaben wie Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Mitarbeiterdaten und Rekrutierung an einem Ort zu verwalten. In diesem Artikel erfahren Sie genau, welche Funktionen ein HRIS hat, wie es funktioniert und wie es Ihre täglichen HR-Prozesse einfacher und effizienter machen kann.
Was ist ein Human Resources Information System?
Ein HRIS (Human Resources Information System) ist eine Art von HR-Software, die von Unternehmen genutzt wird, um Mitarbeiterdaten zu speichern und zu verwalten.
Es dient als zentrale Ablage für Mitarbeiterakten und hilft dabei, verschiedene Personalaufgaben zu automatisieren und zu optimieren.
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Vorteile eines HRIS
HRIS-Systeme sind Schlüsselelemente der digitalen Transformation im Personalwesen. Selbst kleine Start-ups profitieren von einem einfachen HRIS und für größere Organisationen sind sie unverzichtbar. Zu den wichtigsten Vorteilen der Nutzung eines HRIS zählen:
- Zentralisierte Daten: Bietet einen einzigen Ort für alle Recruiting-Datenbank-Systeme, verbessert die Zugänglichkeit und Organisation.
- Gesteigerte Effizienz: Automatisiert HR-Aufgaben wie das Eingeben von Mitarbeiterinformationen, reduziert manuelle Arbeit und spart Zeit.
- Höhere Genauigkeit: Minimiert menschliche Fehler bei Gehaltsabrechnung, Anwesenheit und Aufbewahrung von Aufzeichnungen.
- Bessere Entscheidungsfindung: Bietet Daten und Berichte zur Unterstützung von Talentmanagement-Strategien.
- Mitarbeiter-Self-Service: Befähigt Mitarbeitende, auf ihre eigenen Informationen zuzugreifen und diese zu verwalten, wodurch die HR-Abteilung entlastet wird.
- Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften: Hilft sicherzustellen, dass das Unternehmen gesetzliche und regulatorische Anforderungen erfüllt.
- Kosteneinsparungen: Reduziert Verwaltungskosten durch die Optimierung von HR-Prozessen und den geringeren Papieraufwand.
- Skalierbarkeit: Unterstützt Unternehmen beim Wachstum mit flexiblen Modulen.
- Verbesserte Mitarbeiterbindung: Steigert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch einfachen Zugriff auf persönliche Informationen und HR-Dienste.
10 wichtige HRIS-Funktionen
Schauen wir uns an, wie ein HRIS Ihrem Unternehmen durch diese 10 zentralen Funktionen nützen kann.
1. Zentrale Personalverwaltung (Core HR)
Core HR bezieht sich auf die grundlegenden Funktionen, die die Personalabteilung im Zusammenhang mit Mitarbeiterinformationen durchführt:
- Persönliche Angaben
- Details zur Stellenbeschreibung
- Verträge
- Visa, Arbeitserlaubnisse und I-9-Formulare (in den USA).
- Schulungs- und Zertifikationshistorie.
Ein HRIS spart HR-Fachleuten Zeit, indem alle Mitarbeiterinformationen zentral an einem Ort (in Ihrer HR-Datenbank) und leicht zugänglich gespeichert werden – und noch mehr mit der Möglichkeit des Employee Self Service (Mitarbeitende können eigene Daten aktualisieren, Urlaub beantragen usw.).
Eine HRIS-Analystin oder ein HRIS-Analyst (dazu später mehr) kann verschiedene Berichte erstellen, die Einblicke in das Personalmanagement, Geschäftstrends und zukünftigen Bedarf liefern, indem sie Kerndaten wie Demografie, Fluktuationsraten, Stellenanforderungen und sogar Kompetenzen auswerten.
2. Mitarbeitereinsatzplanung
Mit einem HRIS können Führungskräfte Einsatzpläne erstellen, anpassen und teilen und dabei die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden, Urlaube und arbeitsrechtliche Vorgaben berücksichtigen.
Wichtige Funktionen sind oft Tools zum Schichttausch, Konfliktwarnungen, Echtzeit-Updates und Integrationen mit Zeiterfassungssystemen zur Gewährleistung einer exakten Einsatzplanung und Personalverwaltung.
3. Gehaltsabrechnung
Ein HRIS kann bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung helfen, indem es Berechnungen automatisiert und Genauigkeit sowie Compliance gewährleistet.
Es integriert Daten zu Arbeitszeiten und Anwesenheit, wie geleistete Stunden, Überstunden und Abzüge, um Gehaltsberechnungen und die Steuerkonformität zu vereinfachen.
Außerdem werden Fehler reduziert, direkte Einzahlungen unterstützt und detaillierte Lohnabrechnungsberichte für ein effizientes Finanzmanagement bereitgestellt.
4. Verwaltung von Zusatzleistungen
Mit HRIS-Software können Mitarbeitende ihre Leistungsdaten im Self-Service einsehen und die offenen Einschreibungsphasen werden vereinfacht.
Mitarbeitende können bei Lebensereignissen genehmigte Änderungen an ihren Leistungsinformationen vornehmen.
Diese Funktion ermöglicht es Mitarbeitenden außerdem, Informationen zu ihren Leistungen zu recherchieren, wenn sie Fragen haben zu:
- Krankenversicherung
- Lebensversicherung
- Invaliditätsleistungen
- Informationen zu Leistungen für Angehörige.
5. Schulung und Entwicklung
HRIS-Trainingsmodule unterstützen bei der Erstellung und Verteilung vorgeschriebener Schulungen und behalten die Qualifikationen, Zertifizierungen und Fähigkeiten der Teammitglieder im Blick.
HRIS-Schulungsfunktionen ermöglichen zudem eine schnelle Verteilung aktualisierter Richtlinien und Verfahren.
Lösungen wie Lattice unten ermöglichen die Entwicklung von Führungslaufbahnen und das einfache Erstellen individueller Karriereentwicklungspläne, die in ein kontinuierliches Performance Management eingebunden sind.
Darüber hinaus können Tools mit einem (Lernmanagementsystem) integriert werden, um verfügbare Schulungen und Nachweise an einem einfach zugänglichen Ort zu bündeln.
6. Leistungsmanagement
Bedarfe im Leistungsmanagement wie Zielsetzungen, Selbsteinschätzungen und anonyme Umfragen sind allesamt Funktionen, die ein HRIS bereitstellen kann.
Diese Funktionen ermöglichen Teams das Durchführen von Leistungsbeurteilungen, das Teilen von Feedback und das Setzen von Zielen.
Auch wenn persönliche Evaluationsgespräche mit Ihren Mitarbeitenden wichtig sind, lassen sich bestimmte Bereiche der Leistungsbewertung durch die Mitarbeitenden selbst erledigen – eine effektive Möglichkeit, ehrliche Reflexionen und höhere Beteiligung zu fördern.
Außerdem sparen Sie damit Zeit und machen den Prozess effizienter.
Für einen umfassenderen Ansatz beim Personalmanagement finden Sie in unserer kuratierten Übersicht HR-Software-Plattformen, die sich nahtlos in Ihr HRIS integrieren lassen.
7. Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement
Mit HRIS-Software lassen sich Arbeitszeiten und genommene Abwesenheiten einfach und genau erfassen.
Diese Funktion erhöht die Selbstständigkeit: Teammitglieder stellen ihre eigenen Abwesenheitsanträge zur Genehmigung ein, und der Zeitaufwand für E-Mails, Telefonate und persönliche Anfragen wird reduziert.
8. Rekrutierung
Die Implementierung eines HRIS ist beim Recruiting ein Wendepunkt dank Kandidatensuche und Bewerbermanagement-Funktionen:
- Erstellen Sie Stellenanzeigen und veröffentlichen Sie diese automatisch auf mehreren Jobbörsen
- Wenden Sie Auswahlkriterien auf eingehende Bewerbungen an
- Sammeln Sie Lebensläufe und Kandidatendaten
- Verfolgen Sie den Fortschritt der Kandidaten im Bewerbungsprozess
- Erstellen Sie eine Kandidatendatenbank für künftige Einstellungen.
Funktionen von Recruiting-Software machen HRIS-Software besonders vorteilhaft für Unternehmen mit hoher Fluktuationsrate, weil Sie Ihre Einstellungspraktiken und Erwartungen an Mitarbeiterstandards verbessern können, ohne viel Zeit und Ressourcen investieren zu müssen.
9. Onboarding
Ein HRIS optimiert den Onboarding-Prozess, indem es die Dokumentensammlung automatisiert und neuen Mitarbeitenden ermöglicht, Formulare und Unterlagen online auszufüllen.
Es ermöglicht konsistente Onboarding-Workflows, unterstützt die Nachverfolgung des Fortschritts und stellt sicher, dass alle erforderlichen Aufgaben wie Background-Checks und Schulungen zeitgerecht abgeschlossen werden.
Das System stellt neuen Mitarbeitenden außerdem Zugriff auf wichtige Unternehmensrichtlinien und Ressourcen bereit, was ihr Verständnis ihrer Rolle und der Unternehmenskultur verbessert.
10. Compliance
Ein HRIS unterstützt Organisationen bei der Einhaltung von Arbeitsrecht-Vorschriften, indem es über regulatorische Änderungen informiert, das Unternehmen über neue Anforderungen auf dem Laufenden hält und detaillierte Berichte für Audits erstellt.
Darüber hinaus überwacht das HRIS Zertifizierungen, Schulungen und rechtliche Dokumente, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter die erforderlichen Qualifikationen und Sicherheitsstandards erfüllen.
Die Wahl eines HRIS
HRIS-Lösungen bieten Optionen, die auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Um Ihnen bei der Suche nach der besten HRIS-Lösung zu helfen, sollten Sie Aspekte wie HRIS-Preise berücksichtigen und Fragen wie die folgenden stellen:
- Wie viele Mitarbeitende haben Sie – vielleicht ist ein HRIS für kleine Unternehmen eine bessere Option?
- Was sind Ihre Geschäftsanforderungen, z.B. Zeitersparnis bei Verwaltungstätigkeiten und besseres Mitarbeitenderlebnis? Dies hilft Ihnen, Ihre Feature-Liste zu definieren.
- Was sind Ihre Wachstumspläne?
- Wie hoch ist Ihr Budget?
- Welche Rendite auf Ihre Investition (ROI) erwarten Sie?
- Wer wird das neue Tool nutzen und muss es verschiedene Rechtsräume abdecken?
- Welche Tools in Ihrem HR-Tech-Stack werden durch die Software ersetzt oder müssen integriert werden?
Den vollständigen Prozess finden Sie in unserem Artikel zur Auswahl von HR-Software oder Sie informieren sich eingehender über die Unterschiede zwischen HRIS-, HRMS- und HCM-Systemen, um eine bessere Vorstellung vom für Ihre Anforderungen passenden Personalmanagementsystem zu bekommen.
Außerdem kann Ihnen eine HRIS-Zertifizierung dabei helfen, das volle Potenzial von HRIS-Systemen auszuschöpfen.
10 Beste HRIS-Systeme Auswahlliste
Hier ist eine Auswahlliste der besten HRIS-Systeme, um Ihre zentralen HR-Funktionen zu optimieren – aus den 30 von mir geprüften Optionen:
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Top-Tipp: Wenn Ihre Anforderungen komplex sind oder Sie diese noch definieren, sollten Sie in Betracht ziehen, ein HRIS-Lastenheft (RFP) zu erstellen, um Ihre Anforderungen zu formulieren und bessere Angebote von Anbietern zu erhalten.
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