10 HRIS-Funktionen, die Sie kennen sollten

Vorteile eines HRIS

HRIS sind wichtige Bestandteile der digitalen Transformation im HR-Bereich. Auch kleine Start-ups können von einem grundlegenden HRIS profitieren, und für größere Organisationen sind sie unverzichtbar. Zu den wichtigsten Vorteilen der Nutzung eines HRIS gehören:

• Zentralisierte Daten: Bietet einen einzigen Ort für alle Datenbanksysteme für die Personalbeschaffung und verbessert dadurch Zugänglichkeit und Organisation.
• Verbesserte Effizienz: Automatisiert HR-Aufgaben wie die Eingabe von Mitarbeiterinformationen, reduziert manuelle Arbeit und spart Zeit.
• Höhere Genauigkeit: Minimiert menschliche Fehler bei der Gehaltsabrechnung, Anwesenheit und Dokumentation.
• Bessere Entscheidungsfindung: Liefert Daten und Berichte als Grundlage für Strategien des Talentmanagements.
• Selbstverwaltung für Mitarbeiter: Ermöglicht Mitarbeitern, auf ihre eigenen Informationen zuzugreifen und diese zu verwalten, wodurch der Arbeitsaufwand für HR reduziert wird.
• Unterstützung bei der Compliance: Hilft dabei sicherzustellen, dass die Organisation gesetzliche und regulatorische Anforderungen erfüllt.
• Kosteneinsparungen: Senkt Verwaltungskosten durch die Optimierung von HR-Prozessen und die Reduzierung des Papieraufwands.
• Skalierbarkeit: Unterstützt Organisationen dabei, sich mit flexiblen Modulen an Wachstum anzupassen.
• Verbesserte Mitarbeiterbindung: Steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter durch einfachen Zugriff auf persönliche Informationen und HR-Dienste.

10 wichtige HRIS-Funktionen

Sehen wir uns an, wie ein HRIS dein Unternehmen mit diesen 10 wichtigen Funktionen unterstützen kann.

Führen Sie intelligenter im Zeitalter der KI

Werden Sie Teil der People Managing People Community und erhalten Sie Zugang zu exklusiven Inhalten, praxisnahen Vorlagen, Veranstaltungen nur für Mitglieder und wöchentlichen Führungstipps – die Teilnahme ist kostenlos.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Zentrale HR-Verwaltung

Die zentrale HR-Verwaltung umfasst die grundlegenden Funktionen der Personalabteilung im Zusammenhang mit Mitarbeiterinformationen:

• Persönliche Angaben
• Angaben zur beruflichen Rolle
• Verträge
• Visa, Arbeitserlaubnisse und I-9-Formulare (in den USA).
• Schulungs- und Zertifizierungsverlauf.

Ein HRIS spart HR-Fachkräften Zeit, indem es alle Mitarbeiterinformationen an einem zentralen, leicht zugänglichen Ort (deiner HR-Datenbank) speichert, und spart durch die Ermöglichung der Selbstverwaltung für Mitarbeiter noch mehr Zeit (Mitarbeiter können ihre eigenen Informationen aktualisieren, Urlaub buchen usw.).

Ein HRIS-Analyst (dazu später mehr) kann verschiedene Berichte erstellen, die durch die Analyse zentraler HR-Daten wie Demografie, Fluktuationsraten, Anforderungen an berufliche Rollen und sogar Kompetenzen Erkenntnisse über die Personalverwaltung, Geschäftstrends und zukünftige Anforderungen liefern.

2. Mitarbeiterplanung

Ein HRIS ermöglicht es Führungskräften, Zeitpläne zu erstellen, anzupassen und zu teilen und dabei die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, Abwesenheiten und arbeitsrechtliche Vorschriften zu berücksichtigen. 

Zu den wichtigsten Funktionen gehören häufig Tools zum Schichttausch, Warnungen bei Konflikten, Aktualisierungen in Echtzeit und Integrationen mit Zeiterfassungssystemen, um eine genaue Planung und Personalverwaltung sicherzustellen.

3. Gehaltsabrechnung

HRIS kann bei der Gehaltsabrechnung helfen, indem es Berechnungen automatisiert und Genauigkeit sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet.

Es integriert Daten zu Arbeitszeiten und Anwesenheit, wie geleistete Arbeitsstunden, Überstunden und Abzüge, um Gehaltsberechnungen und die Einhaltung steuerlicher Vorschriften zu optimieren.

Darüber hinaus reduziert es Fehler, unterstützt Direktüberweisungen und stellt detaillierte Gehaltsabrechnungsberichte für ein effizientes Finanzmanagement bereit.

4. Verwaltung von Zusatzleistungen 

HRIS-Software bietet Selbstbedienungsoptionen, mit denen Mitarbeitende ihre Informationen zu Zusatzleistungen einsehen können, und vereinfacht die Zeiträume für die offene Einschreibung.

Mitarbeitende können genehmigte Änderungen an ihren Informationen zu Zusatzleistungen vornehmen, wenn sich ihre Lebensumstände ändern.

Diese Funktion ermöglicht es Mitarbeitenden außerdem, Informationen zu Zusatzleistungen abzurufen, wenn sie Fragen zu Themen haben wie:

• Krankenversicherungsschutz
• Lebensversicherung
• Leistungen bei Erwerbsunfähigkeit
• Informationen zu Leistungen für Angehörige.

5. Schulung und Entwicklung

HRIS-Schulungsmodule helfen dabei, erforderliche Schulungen zu erstellen und zu verbreiten sowie Qualifikationen, Zertifizierungen und Fähigkeiten von Teammitgliedern im Blick zu behalten.

Die Schulungsfunktionen eines HRIS ermöglichen außerdem die schnelle Verteilung aktualisierter Richtlinien und Verfahren.

Lösungen wie das nachstehende Lattice ermöglichen die Erstellung von Entwicklungspfaden für Führungskräfte und erleichtern die Einführung individueller Karriereentwicklungspläne, die mit einem kontinuierlichen Leistungsmanagement verknüpft sind.

Darüber hinaus können Werkzeuge in ein (Lernmanagementsystem) integriert werden, um verfügbare Schulungen und Schulungsnachweise an einem einzigen, leicht zugänglichen Ort zu bündeln.

6. Leistungsmanagement

Anforderungen des Leistungsmanagements wie Zielsetzung, Selbsteinschätzungen und anonyme Umfragen sind über ein HRIS verfügbar.

Diese Funktionen ermöglichen es Teams, Leistungsbeurteilungen durchzuführen, Feedback zu teilen und Ziele festzulegen.

Auch wenn es wichtig ist, engagierte Bewertungsgespräche mit Ihren Mitarbeitenden zu führen, können einige Bereiche von Leistungsbeurteilungen von den Mitarbeitenden selbst erledigt werden – eine effektive Möglichkeit, ehrliche Reflexion und eine stärkere Beteiligung zu fördern.

Darüber hinaus sparen Sie Zeit und optimieren den Prozess.

Für einen umfassenderen Ansatz im Personalmanagement können Sie unsere sorgfältig zusammengestellte Liste von HR-Softwareplattformen erkunden, die sich nahtlos in Ihr HRIS integrieren lassen.

7. Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung

HRIS-Software ermöglicht eine einfache und genaue Zeiterfassung sowie die Erfassung der genommenen Abwesenheitszeiten.

Diese Funktion ermöglicht zusätzliche Selbstständigkeit. Teammitglieder reichen ihre eigenen Abwesenheitsanträge zur Genehmigung ein, und durch den geringeren Bedarf an wechselseitigem E-Mail-Verkehr, Telefonaten und persönlichen Anfragen wird Zeit gespart.

8. Personalbeschaffung 

Die Implementierung eines HRIS ist bei der Personalbeschaffung ein echter Wendepunkt, da sie Kandidatengewinnung und Funktionen zur Bewerberverfolgung umfasst:

• Stellenanzeigen erstellen und automatisch auf mehreren Stellenbörsen veröffentlichen
• Auswahlstandards auf eingegangene Bewerbungen anwenden
• Lebensläufe und Bewerberdaten zusammentragen
• Den Fortschritt der Bewerber im Bewerbungsprozess verfolgen
• Eine Bewerberdatenbank für zukünftige Einstellungen erstellen.

Funktionen von Recruiting-Software machen HRIS-Software besonders vorteilhaft für Unternehmen mit hohen Fluktuationsraten, da Sie Ihre Einstellungspraktiken und Erwartungen an die Standards für Mitarbeitende verbessern können, ohne viel Zeit und Ressourcen investieren zu müssen.

9. Einarbeitung

Ein HRIS optimiert den Einarbeitungsprozess durch die Automatisierung der Dokumentensammlung und ermöglicht es neuen Mitarbeitenden, Formulare und Unterlagen online auszufüllen.

Es unterstützt einheitliche Einarbeitungsabläufe, hilft dabei, den Fortschritt zu verfolgen und stellt sicher, dass alle erforderlichen Aufgaben, wie etwa Hintergrundüberprüfungen und Schulungen, rechtzeitig abgeschlossen werden. 

Das System ermöglicht neuen Mitarbeitenden außerdem den Zugriff auf wichtige Unternehmensrichtlinien und Ressourcen und verbessert dadurch ihr Verständnis ihrer Rolle und der Unternehmenskultur.

More Articles

• Der schwierige Teil beginnt, nachdem KI funktioniert
• Was ist ein HRIS? Funktionen, Vorteile & Beispiele
• Die wichtigste KI-Entscheidung, die das Personalwesen treffen wird, ist, was nicht automatisiert werden sollte

10. Einhaltung von Vorschriften

Ein HRIS unterstützt Organisationen bei der Einhaltung von HR-Vorschriften, indem es über regulatorische Änderungen informiert, die Organisation über neue Anforderungen auf dem Laufenden hält und detaillierte Berichte für Prüfungen erstellt.

Darüber hinaus erfasst ein HRIS Zertifizierungen, Schulungen und rechtliche Dokumente, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende die erforderlichen Qualifikationen und Sicherheitsstandards erfüllen.

Auswahl eines HRIS

HRIS-Lösungen bieten Optionen, die auf den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens basieren. Um die beste HRIS-Lösung auszuwählen, sollten Sie Aspekte wie die HRIS-Preise berücksichtigen und Fragen stellen wie:

• Wie viele Mitarbeitende haben Sie? Vielleicht wäre ein HRIS für kleine Unternehmen die bessere Option?
• Welche Anforderungen hat Ihr Unternehmen, z. B. Zeitersparnis bei Verwaltungsaufgaben und eine bessere Mitarbeitererfahrung? Dies hilft Ihnen, Ihre Liste der benötigten Funktionen zu definieren.
• Welche Wachstumspläne haben Sie?
• Wie hoch ist Ihr Budget?
• Welche Rendite würden Sie erwarten?
• Wer wird das neue Tool nutzen? Muss es mehrere Rechtsgebiete abdecken?
• Welche Tools in Ihrem HR-Technologie-Stack wird die Software ersetzen oder in welche muss sie integriert werden?

Eine vollständige Vorgehensweise finden Sie in unserem Artikel zur Auswahl von HR-Software. Alternativ können Sie sich eingehender mit den Unterschieden zwischen HRIS-, HRMS- und HCM-Systemen befassen, um besser einschätzen zu können, welche Art von HR-Management-Software für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist. 

Auch eine HRIS-Qualifikation kann Sie dazu befähigen, die Möglichkeiten von HRIS-Systemen vollständig zu nutzen.

10 Auswahlliste der besten HRIS-Systeme

Hier ist eine Auswahlliste der besten HRIS-Systeme zur Optimierung Ihrer zentralen HR-Funktionen aus den 30 von mir geprüften Optionen:

Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Prüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Transparenz gewährleisten.

1. 1. Deel HR — Bestes All-in-one-HRIS für internationale Teams
2. 2. Justworks — Am besten für integrierte Zeiterfassung
3. 3. Factorial — Am besten für kleine Unternehmen geeignet
4. 4. Paycor — Am besten für kombinierte Lohnabrechnung und HR
5. 5. TalentHR — Am besten für intuitive, KI-gestützte HR-Arbeitsabläufe
6. 6. Leapsome — Am besten geeignet für Leistungsmanagement und Personalentwicklung
7. 7. Paylocity — Optimal für HR, Lohnabrechnung und Integrationen in einem System
8. 8. HiBob — Am besten mit automatisierten Workforce-Planning-Tools
9. 9. Workable HR — Am besten für anpassbare Mitarbeiterprofile
10. 10. BambooHR® — Bestes HRIS in einem umfassenden HR-System

Top-Tipp: Wenn Ihre Anforderungen komplex sind oder Sie sie noch definieren, sollten Sie die Erstellung einer HRIS-Ausschreibung in Betracht ziehen, um Ihre Anforderungen zu formulieren und bessere Angebote von Anbietern einzuholen.

Den Newsletter von People Managing People abonnieren

Für weitere Tipps zu HRIS und anderen Formen von HR-Software abonnieren Sie unseren wöchentlichen Newsletter für HR- und Unternehmensleiter. Sie erhalten alle unsere neuesten Inhalte, die Ihnen dabei helfen, Ihre Karriere voranzubringen und in Ihrer Organisation mehr zu bewirken.