Was ist ein ERP-System—Wie funktionieren sie & warum sollte man eines nutzen?

Finn Bartram

on May 7, 2026

Menschen, die in modernen Unternehmen verschiedener Größen für das Personalmanagement verantwortlich sind, müssen mehrere Geschäftsbereiche unter einen Hut bringen. Dazu gehören Personalwesen, Lieferkettenmanagement, Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und Produktionsressourcenplanung sowie weitere Abläufe. Es kann überwältigend sein, all diese Aspekte manuell oder unabhängig voneinander zu steuern. Es ist daher verständlich, warum Systeme wie Enterprise Resource Planning (ERP) immer […]

Es ist daher verständlich, warum Systeme wie Enterprise Resource Planning (ERP) immer beliebter werden. ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, sämtliche Geschäftsbereiche zu integrieren, wodurch Arbeitsabläufe und Entscheidungsprozesse leichter zu steuern sind. So bleibt Organisationen mehr Zeit, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

Studien zeigen, dass eine ERP-Plattform jedem Unternehmen verschiedene Vorteile bringen kann. Hamidreza Vakilifard, Shahla Abbaszadeh Meinagh und Mohammad Reza Khataee führten eine Studie durch, die im European Online Journal of Natural and Social Sciences veröffentlicht wurde.

Die Ergebnisse der Studie „zeigten, dass ERP-Systeme Auswirkungen auf die Unternehmensleistung hatten.“ Sie stellen fest, dass durch die Einführung von ERP „aktuellere und genauere Informationen“ zur Verfügung stehen.

In diesem Artikel definiere ich ERP-Systeme und erkläre deren Funktionsweise. Außerdem schaue ich, warum Manager, die Automatisierung und verbesserte Funktionalität in Bereichen wie Backoffice, Produktanpassung, Buchhaltung, Finanzmanagement, CRM und Beschaffung anstreben, die Anschaffung von Enterprise Resource Planning-Software in Betracht ziehen sollten.

Was ist ein ERP-System?

ERP ist ein Akronym für Enterprise Resource Planning, eine Unternehmensverwaltungssoftware. In einem Beitrag für die Website für CIOs und Führungskräfte im Bereich Geschäftstechnologie, CIO.com, liefert der Gastautor Bart Perkins eine umfassende Definition eines ERP-Systems.

Er definiert es als ein „System integrierter Softwareanwendungen, das Geschäftsprozesse in Bereichen wie Finanzen, Personalwesen, Beschaffung, Distribution und anderen Abteilungen standardisiert, rationalisiert und integriert.“

Der amerikanische multinationale Computertechnologiekonzern Oracle definiert ERP als „eine Art von Software, die Organisationen zur Verwaltung täglicher Geschäftsaktivitäten wie Buchhaltung, Beschaffung, Projektmanagement, Risikomanagement und Compliance sowie Lieferkettenoperationen einsetzen.“

Oracle fügt hinzu, dass eine ERP-Suite nur dann als vollständig gilt, wenn sie Software umfasst, die Organisationen bei der Planung, dem Enterprise Performance Management, der Budgetierung, der Prognose und der Erstellung von Berichten mit Einzelheiten zu den Finanzergebnissen eines Unternehmens unterstützt.

ERP-Systeme können zudem durch Anwendungen von Drittanbietern erweitert werden, um Funktionen wie Produktlebenszyklusmanagement, E-Procurement, Produktdatenmanagement, Data Mining und ähnliche Funktionen zu integrieren. Die Erweiterung erfolgt in der Regel über vom Anbieter bereitgestellte Schnittstellen.

Eine kurze Geschichte des ERP

ERP-Systeme wurden um 1990 herum eingeführt und waren zunächst hauptsächlich für Produktionsunternehmen gedacht. Das Konzept stammt von Systemen wie Material Requirements Planning II (MRP II), das 1983 entwickelt wurde, MRP aus dem Jahr 1964 und dem Economic Order Quantity (EOQ), der 1913 entstand.

Laut dem Anbieter von Enterprise Resource Planning-Software QAD.Inc wurde der Begriff ERP von der Gartner Group in den 1990er Jahren geprägt, um ERP-Systeme von MRP-Systemen zu unterscheiden. QAD.Inc berichtet, dass in dieser Zeit ERP-Systeme begonnen haben, Business Intelligence einzubeziehen, „während auch andere Funktionen wie Sales Force Automation (SFA), Marketing Automation und E-Commerce gehandhabt wurden.“

Aufgrund einiger Herausforderungen mit On-Premise-ERP begannen Anbieter, cloudbasierte ERP-Lösungen zu entwickeln, um ein SaaS-ERP-System (ERP als Software-as-a-Service vom Anbieter bereitgestellt) zu ermöglichen. Zu den Nachteilen der Bereitstellung vor Ort zählen unter anderem die Implementierungskosten, Lizenzierung und lange Einführungszeiten.

Im Gegensatz dazu ist SaaS einfacher und günstiger zu implementieren, da in der Regel ein monatliches Abonnement zu zahlen ist. Nutzer können die Software auf branchenspezifische Bedürfnisse anpassen. Dadurch eignet sich das System sogar für ein kleines Unternehmen.

Die Haupteigenschaften des ERP-Systems

Ein Enterprise Resource Planning-System weist vier grundlegende Merkmale auf: modulares Design, flexible, offene und zentralisierte Datenbank sowie die automatische Erzeugung von Informationen. Diese Software arbeitet in Echtzeit aus einer gemeinsamen Datenbank, die alle Anwendungen unterstützt. Das führt zu einer durchgängigen Optik und Bedienbarkeit über alle ERP-Module hinweg.

Das Hauptziel einer ERP-Softwarelösung besteht darin, alle Einheiten des Geschäftsbetriebs zusammenzuführen, um die operativen Ziele zügig zu erreichen. Alle Unternehmensprozesse werden in den verschiedenen Bereichen integriert und zu einem Gesamtkonzept zusammengeführt, das die Prozesse und Informationen im gesamten Unternehmen optimiert.

Perkins liefert ein hervorragendes Beispiel dafür, wie ERP Echtzeitdaten nutzt, um verschiedene Geschäftsprozesse zu integrieren. Er verwendet das Beispiel eines Unternehmens, das von seinen Kunden verlangt, Online-Bestellungen aufzugeben. Sobald eine neue Bestellung abgeschlossen ist, prüft das ERP automatisch den Preis und führt bei Bedarf eine Bonitätsprüfung durch. Es prüft, ob das Produkt verfügbar ist, und benachrichtigt die Einheit, die die Lieferung einplant. Sobald die Bestellung ausgeliefert wurde, wird eine Rechnung verschickt und die Buchhaltung kann ihre Konten aktualisieren.

Werfen wir einen genaueren Blick auf die verschiedenen Funktionen eines modernen ERP-Systems:

Konsistentes Erscheinungsbild

Das konsistente Erscheinungsbild eines ERP-Systems hilft einem Unternehmen, die Schulungskosten zu senken. Perkins stellt fest, dass frühe Anbieter erkannten, dass ein einheitliches Erscheinungsbild das Unternehmen professioneller wirken lässt. Mitarbeitende in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens können sich auf die gleichen Informationen verlassen, während sie an der Erfüllung spezifischer Kundenbedürfnisse arbeiten.

Durch die ERP-Integration ist es einer Organisation möglich, sich mit einem gleichbleibenden Auftreten am Markt zu präsentieren – ganz gleich, ob es sich um Buchhaltungssoftware, Lagerverwaltungssysteme oder einfache Tabellen für manuelle Prozesse handelt.

Alle Anwendungen werden von einer gemeinsamen Datenbank unterstützt

Eine der größten Herausforderungen für Organisationen ist, dass verschiedene Abteilungen oft in Silos (abgegrenzten Einheiten) arbeiten. Das kann zu peinlichen Situationen führen, in denen unterschiedliche Abteilungen den Kunden widersprüchliche Informationen geben – das wirft ein schlechtes Licht auf die Qualität Ihres Kundenservices.

Ein ERP-System stellt sicher, dass für alle Anwendungen eine gemeinsame Datenbank genutzt wird, um den Erfolg der Kunden zu gewährleisten. Das bedeutet, dass Mitarbeitende unterschiedlicher Einheiten sich für ihre täglichen Tätigkeiten und für jeden unternehmerischen Bedarf auf dieselben Informationen der Datenbank verlassen können.

Arbeitet in Echtzeit

Im Zeitalter des Internets der Dinge (IoT), in dem Geräte ständig z. B. über Edge Computing miteinander verbunden sind, sorgt die Echtzeitfähigkeit dafür, dass jeder Geschäftsprozess schnell auf die benötigten Informationen zugreifen kann. Edge Computing ist ein System, das Datenverarbeitung und -speicherung näher an den Ort bringt, an dem sie benötigt werden.

Die Echtzeitfähigkeit von ERP hilft, Probleme zeitnah zu erkennen und verschafft Führungskräften die Möglichkeit, rechtzeitig auf etwaige Schwierigkeiten zu reagieren.

Arten von ERP-Systemen

Grundsätzlich gibt es drei verschiedene ERP-Systeme: On-Premise-Software, Cloud-basierte Software und hybride Software. Der spezifische Typ, den eine Organisation benötigt, hängt in erster Linie von der Größe des Unternehmens, den vorhandenen Geräten und der Fähigkeit des Systems, den Unternehmensanforderungen gerecht zu werden, ab.

Werfen wir einen genaueren Blick auf die drei Typen:

On-Premise-ERP-Software

Wie der Name schon sagt, wird On-Premise-ERP-Software vor Ort im Unternehmen installiert. Sie wird nach der Installation in der Regel ausschließlich vom Unternehmen selbst oder von einem ERP-Berater verwaltet. Diese ERP-Lösung ist die richtige Wahl, wenn Sie die volle Kontrolle über die Sicherheit Ihres ERP-Systems behalten möchten. Die Einführung eines solchen ERP-Systems erfordert allerdings, dass Sie eigene IT-Ressourcen vor Ort für die Wartung der Anwendung und des Servers bereitstellen.

On-Premise-ERP-Software bietet mehrere Vorteile, darunter:

Ihre vertraulichen Daten müssen nicht von Dritten verarbeitet werden.
Jedes ERP-Modul kann an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen angepasst werden.
Bietet starke Integrationsmöglichkeiten mit Ihren anderen Systemen (einschließlich Ihrer CRM-Software).

Cloud-basiertes ERP-System

Dieser Typ von ERP-System wird oft als Software as a Service (SaaS) bezeichnet, da ein externer Anbieter die Dienstleistung bereitstellt. Durch das flexible Design können Ihre Mitarbeitenden Daten mit jedem internetfähigen Gerät speichern und abrufen. Die Kosten richten sich in der Regel nach einem regelmäßigen Abonnement.

Der Hauptnachteil dieser Art von ERP-Implementierung ist, dass Sie einem ERP-Anbieter die Verarbeitung einiger sensibler Daten anvertrauen müssen. Es gibt jedoch auch zahlreiche Vorteile. Zum Beispiel müssen Sie keine hohen Anfangsinvestitionen tätigen, um das System zu nutzen. Außerdem sind weder besondere Geräte noch spezielle Fachkenntnisse für die Einführung erforderlich.

Hybrides ERP-System

Das hybride ERP-System wird gelegentlich auch als Zwei-Ebenen-ERP-System bezeichnet. Es ermöglicht Ihrem Unternehmen, cloudbasierte und On-Premise-ERP-Systeme zu kombinieren. Diese Lösung wählen Sie, wenn Sie von beiden Welten profitieren möchten. Zum Beispiel können Sie das Know-how eines ERP-Beraters nutzen, ohne ihm Zugriff auf all Ihre Daten gewähren zu müssen.

Wie funktioniert ein ERP-System?

Ein ERP-System funktioniert, indem es die für einen optimalen Geschäftsbetrieb benötigten Ressourcen minimiert und dennoch Rentabilität sowie Verbesserungen im Unternehmen sichert.

Das ERP-System unterscheidet sich von einer einzelnen Anwendung, weil es anderen Unternehmensmodulen in Ihrem Unternehmen ermöglicht, aus einer einzigen Datenbank zu arbeiten.

Das System sammelt Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen. Es stellt die Daten an einem zentralen Ort bereit, wo Mitarbeitende, die sie benötigen, darauf zugreifen können. Es durchbricht die Silos, unter denen viele Unternehmen leiden, und stellt sicher, dass diejenigen, die es brauchen, Zugang zu den notwendigen Informationen haben.

Nehmen wir an, das ERP-System Ihres Unternehmens ist nahezu vollständig automatisiert. Das ERP übernimmt die Dateneingabe für Sie im Hintergrund und tauscht die Informationen auch mit anderen Einheiten aus, die sie benötigen.

Wenn beispielsweise eine Versandbestellung für den letzten Artikel im Lager ausgelöst wird, müssen die Module zur Lagerverwaltung diese Information erfassen und die relevanten Abteilungen informieren, damit das Lager wieder aufgefüllt werden kann. Auch das Verkaufsteam wird informiert, damit es keine Versprechen macht, die es nicht halten kann.

Lesen Sie mehr darüber, wie ein ERP funktioniert und wie Sie es zu Ihrem Vorteil nutzen können, hier.

Warum könnte Ihr Unternehmen ein ERP-System benötigen?

Schauen wir uns einige Gründe an, warum Unternehmen verschiedenster Größe vom Einsatz eines ERP-Systems profitieren können.

Informationsaustausch: Das ERP-System kann wichtige Informationen automatisch über die verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens hinweg teilen und fördert dadurch die Zusammenarbeit durch integrierten Informationsaustausch.

Verbesserte Unternehmensleistung: Das integrierte System stellt sicher, dass Abteilungen ihre Zeit damit verbringen, ihr eigentliches Geschäft zu steuern, anstatt Informationen zu beschaffen, die ihnen dabei helfen würden. Ein ERP-System kann beispielsweise die Unternehmensleistung im Vertriebsforecast durch Auftragsverfolgung, Umsatzverfolgung und Erstellung von Bestellungen verbessern.

Einfach zu verwalten: Mit dem schnellen technologischen Fortschritt werden ERP-Systeme immer einfacher zu verwalten und zu bedienen. Das gilt insbesondere für Unternehmen, die nicht die Fähigkeiten oder Ressourcen haben, ihre Systeme selbst zu integrieren. Für große Unternehmen kann ERP die zur Betreuung verschiedener Einzellösungen benötigten Ressourcen reduzieren.

Standardisierte Berichterstellung: Wenn Ihr Unternehmen mit einer Stimme am Markt kommunizieren soll, müssen alle im Unternehmen die gleichen Informationen verwenden. Das ERP stellt sicher, dass die von Ihrem Unternehmen bereitgestellten Informationen kohärent sind.

Reduzierte Kosten: Laut den Business Automation Specialists, einem Anbieter von ERP-, Buchhaltungs- und Automationslösungen, „konnten Fertigungsunternehmen mit Best-in-Class-Praktiken und ERP-Systemen ihre Lagerbestände um 22 % senken.“ Weiterhin heißt es: „Diese Unternehmen konnten ihre Gesamtkosten ebenfalls um fast 20 % reduzieren.“

Für einen noch tieferen Einblick lesen Sie diesen Artikel zu den 9 Vorteilen von ERP-Software.

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Wenn Sie nach anderer Software als ERP suchen, sehen Sie sich folgende Optionen an:

Human Capital Management (HCM)-Software — Software zur Verwaltung von Mitarbeitern, zur Personalplanung, für Talentmanagement und zur Optimierung des Personaleinsatzes.
Leistungsmanagement-Software — Software zur Steuerung der Leistung und des Arbeitsverhaltens einzelner Mitarbeitender innerhalb einer Organisation.
Workforce-Management-Software — Software zur Verwaltung verschiedener Aspekte der Belegschaft eines Unternehmens, einschließlich Dienstplanung, Anwesenheit, Urlaubsverwaltung, Onboarding und mehr.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie ein ERP- oder ein CRM-System benötigen, dann brauchen Sie vielleicht sogar beides! In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen ERP- und CRM-Software, um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern.

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