Was ist ein ERP-System – Wie funktionieren sie & warum sollte man eines nutzen?
ERP oder Enterprise Resource Planning ist ein Softwaresystem, das zentrale Geschäftsbereiche wie Personalwesen, Lieferkette, CRM und Finanzen auf einer Plattform zusammenführt. Wenn Sie es leid sind, diese Aufgaben einzeln zu jonglieren, helfen ERP-Systeme Ihnen, Prozesse zu automatisieren, die Effizienz zu steigern und bieten Ihnen in Echtzeit genaue Informationen, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
In diesem Artikel erkläre ich, was ERP ist, wie es funktioniert und warum es Ihren Arbeitsalltag erheblich erleichtern könnte.
Was ist ein ERP-System?
ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning, eine Unternehmensmanagement-Software. In einem Artikel für die CIO- und Wirtschaftstechnologie-News-Website CIO.com liefert der beitragende Kolumnist Bart Perkins eine umfassende Definition eines ERP-Systems.
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Er definiert es als ein „System integrierter Softwareanwendungen, das Geschäftsprozesse wie Finanzen, Personalwesen, Einkauf, Vertrieb und andere Abteilungen standardisiert, rationalisiert und integriert.“
Das amerikanische multinationale Computertechnologie-Unternehmen Oracle definiert ERP als „eine Art von Software, mit der Unternehmen tägliche Geschäftsaktivitäten wie Buchhaltung, Beschaffung, Projektmanagement, Risikomanagement und Compliance sowie Abläufe in der Lieferkette verwalten.“
Oracle ergänzt, dass eine ERP-Suite nur dann als vollständig gilt, wenn sie Software umfasst, die Unternehmen bei der Planung, Enterprise Performance Management, Budgetierung, Prognose und Berichterstellung über die finanziellen Ergebnisse des Unternehmens unterstützt.
ERP-Systeme lassen sich zudem durch Drittanbieteranwendungen erweitern, um Funktionen wie Produktlebenszyklusmanagement, E-Procurement, Produktdatenmanagement, Data Mining und weitere Prozesse abzudecken. Üblicherweise werden diese Erweiterungen durch vom Anbieter bereitgestellte Schnittstellen integriert.
Eine kurze Geschichte der ERP-Systeme
ERP-Systeme wurden um 1990 eingeführt, hauptsächlich für den Einsatz bei Produktionsunternehmen. Das Konzept entwickelte sich aus Systemen wie Material Requirements Planning II (MRP II) aus dem Jahr 1983, MRP aus 1964 und dem Economic Order Quantity (EOQ), das bereits 1913 entstand.
Laut dem Anbieter von Enterprise Resource Planning-Software QAD.Inc wurde der Begriff ERP von der Gartner Group geprägt, um ERP-Systeme von MRP-Systemen in den 1990er Jahren abzugrenzen. QAD.Inc berichtet, dass ERP-Systeme in diesem Zeitraum begannen, Business Intelligence zu integrieren und gleichzeitig weitere Funktionen wie Sales Force Automation (SFA), Marketing Automation und E-Commerce zu übernehmen.
Aufgrund verschiedener Herausforderungen mit lokalen (On-Premise) ERP-Systemen begannen Anbieter, Cloud-basierte ERP-Lösungen zu entwickeln und stellten ERP als SaaS (Software as a Service) zur Verfügung. Zu den Nachteilen lokaler ERP-Installationen zählen unter anderem Implementierungskosten, Lizenzgebühren und lange Einführungszeiten.
Im Gegensatz dazu ist SaaS unkomplizierter und kostengünstiger zu implementieren, da meist eine monatliche Gebühr gezahlt wird. Nutzer können die Software an branchenspezifische Anforderungen anpassen. Das macht das System auch für ein kleines Unternehmen geeignet.
Die wichtigsten Merkmale des ERP-Systems
Ein Enterprise Resource Planning-System zeichnet sich durch vier Hauptmerkmale aus: modulares Design, Flexibilität, eine offene und zentralisierte Datenbank sowie die automatische Informationsgenerierung. Dieses Softwaresystem arbeitet in Echtzeit und nutzt eine zentrale Datenbank, die alle Module unterstützt. Das führt zu einer einheitlichen Benutzeroberfläche in jedem ERP-Modul.
Das Hauptziel einer ERP-Softwarelösung ist es, sämtliche Unternehmensbereiche zusammenzuführen, um die betrieblichen Ziele schnell zu erreichen. Alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens werden bereichsübergreifend integriert, sodass Prozesse und Informationen im gesamten Unternehmen optimiert werden.
Perkins liefert ein ausgezeichnetes Beispiel dafür, wie ERP Echtzeitdaten nutzt, um verschiedene Geschäftsprozesse zu integrieren. Er verwendet das Beispiel eines Unternehmens, das Kunden Online-Bestellungen ermöglicht. Sobald eine neue Bestellung abgeschlossen wurde, prüft das ERP automatisch den Preis und führt, falls nötig, eine Bonitätsprüfung durch. Das System prüft, ob das Produkt verfügbar ist, und informiert die zuständige Abteilung über die geplante Lieferung. Sobald die Bestellung ausgeliefert ist, wird eine Rechnung verschickt und die Buchhaltung kann die Konten aktualisieren.
Werfen wir einen genaueren Blick auf die verschiedenen Funktionen eines modernen ERP-Systems:
Einheitliche Benutzeroberfläche
Das einheitliche Erscheinungsbild von ERP hilft einem Unternehmen, die Schulungskosten zu senken. Perkins stellt fest, dass frühe Anbieter erkannten, dass ein einheitliches Erscheinungsbild das Unternehmen professioneller wirken lässt. Mitarbeitende in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens können auf dieselben Informationen zugreifen, während sie daran arbeiten, die spezifischen Kundenbedürfnisse zu erfüllen.
Die ERP-Integration ermöglicht es einer Organisation, ein konsistentes Auftreten am Markt zu präsentieren – unabhängig davon, ob es sich um die Buchhaltungssoftware, das Lagerverwaltungssystem oder einfache Tabellenkalkulationen der manuellen Prozesse handelt.
Alle Anwendungen werden von einer gemeinsamen Datenbank unterstützt
Eine der größten Herausforderungen für Organisationen ist, dass verschiedene Abteilungen oft isoliert (in Silos) arbeiten. Dies kann zu peinlichen Situationen führen, in denen unterschiedliche Abteilungen den Kunden widersprüchliche Informationen geben, was sich negativ auf die Qualität des Kundenservices auswirkt.
Ein ERP-System stellt sicher, dass eine zentrale Datenbank alle Anwendungen unterstützt, um den Kunden zum Erfolg zu verhelfen. Das bedeutet, dass Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen für ihre täglichen Aufgaben und für jeden geschäftlichen Bedarf auf dieselben Informationen aus der Datenbank zurückgreifen können.
Arbeitet in Echtzeit
Im Zeitalter des Internets der Dinge (IoT), in dem Geräte ständig durch Technologien wie Edge Computing vernetzt werden, stellt die Echtzeit-Fähigkeit sicher, dass jeder Geschäftsprozess schnell auf benötigte Informationen zugreifen kann. Edge Computing ist ein System, das Datenspeicherung und Verarbeitung näher an den Ort bringt, an dem sie benötigt werden.
Die Echtzeit-Funktion von ERP hilft, Probleme schnell zu identifizieren und verschafft den Geschäftsleitungen Zeit, etwaige Probleme zu beheben.
Arten von ERP-Systemen
Im Grunde gibt es drei verschiedene ERP-Systeme: On-Premise-Software, Cloud-basierte Software und Hybrid-Software. Die spezifische Art, die ein Unternehmen benötigt, hängt in erster Linie von der Größe des Unternehmens, den verfügbaren IT-Geräten und der Fähigkeit des Systems ab, die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.
Werfen wir einen genaueren Blick auf die drei Typen:
On-Premise-ERP-Software
Wie der Name schon sagt, wird On-Premise-ERP-Software vor Ort installiert. Nach der Implementierung wird sie hauptsächlich vom eigenen Unternehmen oder von einem ERP-Berater verwaltet. Diese ERP-Lösung eignet sich, wenn Sie die volle Kontrolle über die Sicherheit Ihres ERP-Systems behalten möchten. Allerdings erfordert die Umsetzung dieser ERP-Variante, dass Sie spezielle IT-Ressourcen in Ihrem Unternehmen vorhalten, die sich um die Wartung von Anwendung und Server kümmern.
On-Premise-ERP-Software bietet mehrere Vorteile, darunter:
- Ihre vertraulichen Daten müssen nicht von Dritten verarbeitet werden.
- Jedes ERP-Modul kann individuell an Ihre geschäftlichen Anforderungen angepasst werden.
- Bietet umfassende Integrationsmöglichkeiten mit Ihren anderen Systemen (inklusive Ihrer CRM-Software).
Cloud-basiertes ERP-System
Diese Art von ERP-System wird oft als Software as a Service (SaaS) bezeichnet, was bedeutet, dass ein Drittanbieter den Service verwaltet. Das flexible Design ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden, Daten mit beliebigen Geräten mit Internetzugang zu speichern und zu durchsuchen. In der Regel wird die Preisgestaltung anhand eines regelmäßigen Abonnements festgelegt.
Der Hauptnachteil dieser ERP-Implementierungsvariante besteht darin, dass Sie einem ERP-Anbieter die Verwaltung einiger Ihrer sensiblen Daten anvertrauen müssen. Dennoch hat sie mehrere Vorteile. Zum Beispiel müssen Sie keine erhebliche Anfangsinvestition tätigen, um das System zu erhalten. Sie benötigen außerdem keine besondere Ausstattung oder spezielle Kenntnisse, bevor das System eingesetzt werden kann.
Hybrides ERP-System
Das hybride ERP-System wird manchmal auch als Zwei-Tier-ERP-System bezeichnet. Es ermöglicht Ihrem Unternehmen, Cloud-basierte ERP- und On-Premise-ERP-Systeme zu kombinieren. Für diese Variante würden Sie sich entscheiden, wenn Sie das Beste aus beiden Welten nutzen möchten. Beispielsweise können Sie die Expertise eines ERP-Beraters nutzen, ohne ihm Zugriff auf all Ihre Informationen geben zu müssen.
Wie funktioniert ein ERP-System?
Ein ERP-System funktioniert, indem es die für den optimalen Betrieb Ihres Unternehmens erforderlichen Ressourcen verringert und dabei dennoch Rentabilität und Geschäftsentwicklung sicherstellt.
Das ERP-System unterscheidet sich von einer Einzellösung, weil es allen anderen Unternehmensmodulen ermöglicht, mit einer gemeinsamen Datenbank zu arbeiten.
Das System sammelt Daten aus verschiedenen Geschäftsbereichen und stellt sie an einem zentralen Ort zur Verfügung, sodass Mitarbeitende, die sie benötigen, darauf zugreifen können. Es beseitigt die Silos, unter denen viele Unternehmen leiden, und stellt sicher, dass diejenigen, die die Informationen benötigen, auch Zugriff darauf haben.
Nehmen wir an, das ERP-System Ihres Unternehmens ist nahezu vollständig automatisiert. Das ERP übernimmt die Dateneingabe im Backend für Sie und tauscht außerdem die Informationen mit den anderen Abteilungen aus, die diese benötigen.
Zum Beispiel müssen die Module für das Bestandsmanagement eine Versandbestellung für den letzten Artikel im Lager erfassen und die entsprechenden Abteilungen informieren, damit der Bestand wieder aufgefüllt werden kann. Auch das Vertriebsteam wird informiert, damit es keine Versprechen macht, die es nicht halten kann.
Lesen Sie hier mehr darüber, wie ein ERP funktioniert und wie Sie es zu Ihrem Vorteil nutzen können.
Warum könnten Sie ein ERP-System benötigen?
Schauen wir uns einige Gründe an, warum Unternehmen verschiedener Größen von der Einführung eines ERP-Systems profitieren können.
Informationsaustausch: Das ERP-System kann automatisch wichtige Informationen zwischen den verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens teilen und dadurch die Zusammenarbeit durch integrierten Informationsaustausch fördern.
Verbesserte Unternehmensleistung: Das integrierte System stellt sicher, dass die Abteilungen ihre Zeit damit verbringen, ihr Kerngeschäft zu steuern, anstatt nach den Informationen zu suchen, mit denen sie dies tun könnten. Zum Beispiel könnte ein ERP-System die Unternehmensleistung im Bereich der Absatzprognosen durch Auftragsverfolgung, Umsatzverfolgung und Erstellung von Bestellaufträgen verbessern.
Einfach zu verwalten: Mit dem rasanten technologischen Fortschritt werden ERP-Systeme immer einfacher zu verwalten und zu nutzen. Dies gilt besonders für Unternehmen, die möglicherweise nicht über die Fähigkeiten oder Ressourcen verfügen, ihre Systeme zu integrieren. Für große Unternehmen können durch ERP die zur Verwaltung getrennter Systeme benötigten Ressourcen verringert werden.
Standardisierte Berichterstattung: Wenn Ihr Unternehmen eine einheitliche Kommunikation auf dem Markt sicherstellen will, müssen alle im Unternehmen die gleichen Informationen verwenden. Ein ERP sorgt dafür, dass die von Ihrer Organisation bereitgestellten Informationen stimmig sind.
Reduzierte Kosten: Laut den Business Automation Specialists, einem Anbieter von Lösungen für ERP, Buchhaltung und Automatisierung, „konnten Fertigungsunternehmen mit Best-Practice-ERP-Systemen ihre Lagerbestände um 22% senken.“ Weiter heißt es: „Diese Unternehmen konnten darüber hinaus nahezu 20% ihrer Gesamtkosten reduzieren.“
Für einen noch tieferen Einblick lesen Sie diesen Artikel zu den 9 Vorteilen von ERP-Software.
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Wenn Sie nach anderen Softwarelösungen als ERP-Software Ausschau halten, schauen Sie sich Folgendes an:
- Human Capital Management (HCM) Software — Software zur Verwaltung von Mitarbeitern, für die Personalplanung, das Talentmanagement und die Optimierung des Personaleinsatzes.
- Leistungsmanagement-Software — Software zur Steuerung der Leistung und des Arbeitsverhaltens einzelner Mitarbeiter innerhalb einer Organisation.
- Personaleinsatzplanung-Software — Software zur Verwaltung von Aspekten der Personalarbeit einer Organisation, einschließlich Dienstplänen, Anwesenheit, Urlaub, Onboarding und mehr.
Und falls Sie sich nicht sicher sind, ob Sie ein ERP- oder ein CRM-System brauchen, könnte es tatsächlich sein, dass Sie beide benötigen! Dieser Artikel erklärt Ihnen die Ähnlichkeiten und Unterschiede zwischen ERP- und CRM-Software und hilft Ihnen bei der Entscheidung.
