Wie funktionieren Bewerbermanagementsysteme?
Bewerbermanagementsysteme (ATS) werden von vielen Organisationen eingesetzt, um neue Mitarbeitende zu finden und deren Fortschritt im Einstellungsprozess zu steuern.
Wenn Sie in einer Organisation oder als externer Berater für die Rekrutierung verantwortlich sind, haben Sie sicher schon von Bewerbermanagementsystemen (ATS) gehört. Aber da Sie hier sind, sind Sie sich vielleicht nicht ganz sicher, wie sie funktionieren.
In diesem Artikel erläutern wir, wie Bewerbermanagementsysteme funktionieren und wie sie Sie in jeder Phase des Einstellungsprozesses unterstützen können.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wichtige Erkenntnisse
- Bewerbermanagementsysteme helfen, Kandidateninformationen in einer zentralen Datenbank zu speichern und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Einstellungsprozess
- ATSs ermöglichen es Ihnen, eine eigene Datenbank qualifizierter Kandidaten aufzubauen, die Sie über die Zeit pflegen können
- Ein ATS macht es Ihnen einfacher, wichtige Recruiting-Kennzahlen zu messen und darüber Bericht zu erstatten.
Was ist ein Bewerbermanagementsystem?
Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) ist eine Art von Recruiting-Software, die darauf ausgelegt ist, den Einstellungsprozess effizienter zu gestalten, manuelle Arbeit zu reduzieren und die Qualität der Einstellungen zu verbessern, indem Unternehmen schneller qualifizierte Kandidaten identifizieren und verwalten können.
Bewerbermanagementsysteme automatisieren und verschlanken verschiedene Aufgaben, wie das Veröffentlichen von Stellenanzeigen, die Kommunikation mit Kandidaten, die Verfolgung von Bewerbungen durch verschiedene Phasen des Einstellungsprozesses sowie die Organisation aller Kandidateninformationen in einer zentralen Datenbank.
Wie funktionieren Bewerbermanagementsysteme?
Im Kern ist das ATS darauf ausgelegt, Recruiter dabei zu unterstützen, Kandidaten vom ersten Kontakt bis zum finalen Vorstellungsgespräch und (hoffentlich) einer angenommenen Jobzusage zu begleiten.
Je nach Anwendung können sie eine Führungskraft zudem beim Veröffentlichen von Stellenanzeigen, beim aktiven Suchen von Kandidaten, beim Auslesen und Bewerten von Bewerbungen, beim Führen von Vorstellungsgesprächen und beim Unterbreiten von Angeboten im gesamten Rekrutierungsprozess unterstützen.
Das Herzstück jeder Bewerbermanagement-Software ist eine Datenbank, die die Daten des Bewerbenden und Informationen zu dessen Bewerbung speichert, z. B. Lebenslauf, Anschreiben und Interview-Feedback.
Recruiting-Teams können das Tool anschließend an ihren eigenen Bewerbungsprozess anpassen und Kandidaten mit jeder Phase weiterbewegen – ganz ohne umständliche Tabellenkalkulationen!
Automatisierungen innerhalb der Software, wie Erinnerungen, sorgen dafür, dass kein Schritt übersehen wird und niemand „durch das Raster fällt“.
Weitere nützliche Funktionen sind beispielsweise die Möglichkeit, automatische E-Mail-Absagen nach bestimmten Kriterien zu versenden.
HR-Fachleute, die an Konferenzen über Personallösungen teilnehmen, erlangen häufig ein tieferes Verständnis dafür, wie Bewerbermanagementsysteme effektiv integriert werden können. Die Teilnahme an Konferenzen zeigt auf, wie Bewerbermanagementsysteme die Rekrutierung optimieren und die Identifikation von Top-Talenten beschleunigen können.
Was sind die wichtigsten Funktionen eines Bewerbermanagementsystems?
Wie jede andere Recruiting-Software bietet auch jeder ATS-Anbieter unterschiedliche Extras und Zusatzfunktionen an.
Manche Systeme ermöglichen es Ihnen zum Beispiel, direkt den Markt zu sondieren und Kandidaten zu finden sowie Bewerbungen auszulesen.
Andere erlauben Ihnen, Abläufe im Recruiting zu automatisieren, beispielsweise das Planen von Vorstellungsgesprächen mit Bewerbenden. Wichtige Funktionen eines Bewerbermanagementsystems sind:
Stellenanzeigen veröffentlichen
Einige ATS fungieren zugleich als Plattformen für Stellenanzeigen, über die Sie Jobbeschreibungen schnell sowohl auf der Karriereseite Ihres Unternehmens als auch auf Jobbörsen und in sozialen Netzwerken veröffentlichen können.
Der Vorteil liegt auf der Hand: sofortige Zeitersparnis und einheitliche Stellenanzeigen!
E-Mail-Kontaktaufnahme
Sobald Sie eine Liste potenzieller Kandidaten erstellt haben, können Ihnen die meisten ATS dabei helfen, personalisierte E-Mails im Rahmen des Talentgewinnungsprozesses zu strukturieren, zu versenden, nachzuverfolgen und zu optimieren.
Kandidatendatenbank
Kandidateninformationen, einschließlich aller Interaktionen mit ihnen, werden gespeichert (wobei Sie prüfen sollten, wie lange Sie diese rechtlich aufbewahren dürfen), sodass Sie eine Kandidatendatenbank aufbauen und Beziehungen über Zeit pflegen können. Deshalb werden ATS auch manchmal als Recruitment-Datenbank-Software bezeichnet.
Import von Lebensläufen
Nachdem Bewerber begonnen haben, auf Ihre Stellenanzeige zu antworten, werden Sie wahrscheinlich Lebensläufe aus vielen unterschiedlichen Quellen erhalten.
Einige Kandidaten wählen vielleicht sogar den altmodischen Weg und schicken ihren Lebenslauf per Post oder übergeben Ihnen eine ausgedruckte Version.
Die beste ATS-Lösung bietet flexible Importoptionen – vom Scannen von Papierunterlagen bis hin zur Übernahme von Indeed-Bewerbungen in Ihre Datenbank. (Die Verwendung ergänzender Lebenslauf-Screening-Software kann diesen Prozess ebenfalls effizienter machen, insbesondere wenn Sie es mit großen Mengen an Bewerbungen zu tun haben).
ATS-Software macht es einfach, alle Ihre Bewerbungen an einem Ort zu sammeln.
Elektronische Lebensläufe werden zügig ins System importiert, Papierunterlagen werden in digitale Dokumente umgewandelt, die auf passende Stichwörter und Erfahrungswerte durchsucht werden können, und Daten von externen Webseiten werden so aufbereitet, dass sie für den Endnutzer sinnvoll und lesbar sind.
Lebensläufe analysieren
Das Lebenslauf-Parsing-Feature ist besonders praktisch, wenn Sie sehr viele Bewerbungen erhalten. Es ermöglicht Ihnen, Hunderte von Lebensläufen mithilfe vordefinierter Kriterien rasch zu analysieren.
Eine ATS-Prüfung hilft außerdem, relevante Informationen unabhängig davon zu finden, wo sie im Dokument stehen.
Es gibt zwar gewisse Standards beim Lebenslauf-Format, dennoch sieht jeder etwas anders aus. Manche Personen führen ihre Fähigkeiten zum Beispiel bei jeder einzelnen Arbeitserfahrung auf, während andere eine eigene Überschrift dafür am Ende anlegen.
Die Parsing-Funktion extrahiert aus jedem Lebenslauf, unabhängig vom Format, relevante Stichwörter und kategorisiert jeden Bewerber passend zur Stellenbeschreibung.
Interviews planen
Das ATS kann sich mit Kalendern synchronisieren und integrierte Interviewplanungssoftware nutzen, um Interviewtermine automatisch zu koordinieren und die notwendigen Informationen sowie Erinnerungen zu versenden.
Kandidaten verfolgen
Ein ATS-System hilft dem HR-Team dabei, den Überblick zu behalten, mit wem sie bereits Kontakt aufgenommen haben, wer sich in welcher Phase befindet und wann ein günstiges Datum für eine Rückmeldung ist. Das trägt dazu bei, den Einstellungsprozess zu optimieren und sorgt für eine großartige Kandidatenerfahrung.
Datenanalyse
Falls Ihr HR-Team bestimmte Ziele erfüllen muss, sollte die ATS-Plattform auch diese verfolgen und auswerten können.
Sie können Einblicke in wichtige Recruiting-Kennzahlen erhalten, etwa welche Quellen am effektivsten sind und in welcher Phase die meisten Kandidaten abspringen.
Fortgeschrittene Analysen könnten mehr kosten, daher sollten Sie prüfen, welche Funktionen in Ihrem ATS-Preismodell enthalten sind.
Was sind die Vorteile der Nutzung eines ATS?
Wir behandeln dieses Thema ausführlicher in unserem Artikel zu den Vorteilen von ATS. Zusammenfassend kann Ihr Unternehmen von einem ATS auf folgende Weise profitieren:
- Effizienz und Zeitersparnis: Zentralisiert das Datenmanagement und verschlankt den Einstellungsprozess.
- Verbesserte Kandidatenerfahrung: Vereinfacht den Bewerbungsprozess und automatisiert die Kommunikation, was zu einer besseren Kandidatenerfahrung beiträgt.
- Bessere Organisation und Zusammenarbeit: Standardisiert Abläufe und fördert die Teamzusammenarbeit.
- Verbesserte Berichte und Analysen: Integrierte Recruiting-Analytics-Tools liefern datengestützte Einblicke und sorgen für Compliance.
- Skalierbarkeit: Bewältigt hohe Volumina und anpassbare HR-Workflows.
- Kostenreduktion: Verringert die Abhängigkeit von Recruitern und senkt Verwaltungskosten.
- Bessere Kandidatenqualität: Gezielt platzierte Stellenanzeigen und bessere Passgenauigkeit der Fähigkeiten.
Insgesamt sorgt ein ATS für einen schlanken Rekrutierungsprozess, bessere Einstellungsentscheidungen und eine optimierte Recruiting-Strategie.
Verwenden viele Unternehmen ATS-Software?
Mindestens 40 % der Unternehmen nutzen aktuell eine ATS-Plattform. Dieser Trend nimmt jedoch weiter zu, da Unternehmen weltweit zunehmend Wert auf technologische Relevanz im Zeitalter von Internet, Big Data und Online-Ökosystemen legen.
Die meisten großen Unternehmen nutzen seit langem ATS oder andere Arten von Recruiting-Software – sei es ein externes System oder ein Kandidatenportal, das in die eigene HR-Software integriert ist.
Doch erfreulicherweise gibt es inzwischen auch für kleine und mittelständische Unternehmen die Möglichkeit, in solche Systeme zu investieren und von deren Vorteilen zu profitieren.
Deshalb haben wir diese hilfreiche Liste der besten Bewerbermanagement-Systeme für kleine Unternehmen zusammengestellt.
Ein besseres Bewerbungserlebnis für beide Seiten
ATS-Software kann Ihnen Zeit – und damit Geld – sparen, indem sie viele Schritte im Einstellungsprozess für neue Mitarbeitende automatisiert.
Dies gilt insbesondere für moderne, KI-gestützte ATS-Systeme, da sie den Auswahlprozess für Kandidaten erheblich beschleunigen können.
Was für das Recruiting-Team effizient ist, ist auch für Kandidaten effizient – und ATS verbessern vermutlich auch deren Erlebnis und helfen, dass niemand übersehen wird. Es ist jedoch wichtig, das beste ATS für Ihre Bedürfnisse zu wählen.
Weitere Einblicke und Best Practices rund um HR-Software finden Sie, wenn Sie den People Managing People Newsletter abonnieren.
