Wie funktionieren Bewerbermanagementsysteme?
Bewerbermanagementsysteme (ATS) werden von vielen Unternehmen genutzt, um die Suche nach neuen Mitarbeitern zu unterstützen und deren Fortschritt im Einstellungsprozess zu verwalten.
Wenn Sie für die Rekrutierung in einem Unternehmen oder als externer Berater zuständig sind, haben Sie sicherlich schon von Bewerbermanagementsystemen (ATS) gehört. Aber da Sie hier sind, sind Sie sich vielleicht nicht ganz sicher, wie diese funktionieren.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Bewerbermanagementsysteme funktionieren und wie sie Sie in jeder Phase des Einstellungsprozesses unterstützen können.
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Was ist ein Bewerbermanagementsystem?
Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) ist eine Art von Recruiting-Software, die darauf ausgelegt ist, den Rekrutierungsprozess effizienter zu gestalten, manuelle Arbeiten zu reduzieren und die Qualität der Einstellungen zu erhöhen, indem Unternehmen schnell qualifizierte Kandidaten identifizieren und verwalten können.
Bewerbermanagementsysteme automatisieren und optimieren verschiedene Aufgaben wie das Veröffentlichen von Stellenanzeigen, die Kommunikation mit Bewerbern, das Verfolgen von Bewerbern durch verschiedene Phasen des Einstellungsprozesses und die Organisation von Bewerberdaten in einer zentralisierten Datenbank.
Wie funktionieren Bewerbermanagementsysteme?
Im Kern ist das ATS darauf ausgelegt, Recruitern bei der Verwaltung von Bewerbern vom Erstkontakt bis zum finalen Vorstellungsgespräch und (im besten Fall) der Annahme eines Angebots zu helfen.
Je nach Anwendung können sie auch einen Personalverantwortlichen beim Veröffentlichen von Stellenanzeigen, dem Active Sourcing, dem Auslesen und Bewerten von Bewerbern, beim Interviewen sowie beim Erstellen von Angeboten während des gesamten Einstellungsprozesses unterstützen.
Das Herzstück jeder Bewerbermanagementsoftware ist eine Datenbank, die die Angaben der Bewerber sowie Informationen zur Bewerbung speichert, z. B. Lebenslauf, Anschreiben und Interview-Feedback.
Einstellungsteams können das Tool dann an ihren Recruiting-Prozess anpassen und Bewerber, sobald sie eine Phase abgeschlossen haben, in die nächste weiterleiten. Schluss mit mühsamen Tabellen!
Automatisierungen innerhalb des Programms wie Erinnerungen helfen dabei, dass keine Schritte vergessen werden und niemand “durchs Raster fällt”.
Weitere hilfreiche Funktionen sind zum Beispiel die Möglichkeit, Sammel-E-Mails für Absagen anhand bestimmter Kriterien zu versenden.
HR-Fachleute, die an Konferenzen für Personallösungen teilnehmen, gewinnen häufig ein tieferes Verständnis dafür, wie man Bewerbermanagementsysteme effektiv integriert. Die Teilnahme an solchen Summits zeigt, wie Bewerbermanagementsysteme den Rekrutierungsprozess verschlanken und helfen, Top-Talente schneller zu identifizieren.
Was sind die wichtigsten Funktionen eines Bewerbermanagementsystems?
Wie bei jeder Recruiting-Software bietet jeder ATS-Anbieter unterschiedliche Funktionen und Extras an.
Manche zum Beispiel unterstützen Sie bei der Recherche und Beschaffung von Kandidaten sowie beim Auslesen von Bewerbungen.
Andere wiederum ermöglichen es Ihnen, Recruiting-Prozesse zu automatisieren, wie etwa das Planen eines Vorstellungsgesprächs. Zu den wichtigsten Funktionen eines Bewerbermanagementsystems zählen:
Stellenanzeige veröffentlichen
Einige ATSs fungieren auch als Plattformen für Stellenanzeigen, die Ihnen ermöglichen, Jobbeschreibungen schnell auf der Unternehmenskarriereseite, auf Jobbörsen und in sozialen Netzwerken zu veröffentlichen.
Die Vorteile daraus riesige Zeitersparnis und einheitliche Stellenausschreibungen sind sofort sichtbar!
E-Mail-Kontaktaufnahme
Sobald Sie eine Liste geeigneter Kandidaten gefunden haben, können die meisten ATS Ihnen helfen, personalisierte E-Mails im Rahmen der Talentakquise zu strukturieren, zu versenden, zu verfolgen und zu optimieren.
Kandidaten-Datenbank
Informationen über Kandidaten, einschließlich sämtlicher Interaktionen, werden (je nach gesetzlicher Aufbewahrungsfrist) gespeichert, wodurch Sie eine Kandidaten-Datenbank aufbauen und Beziehungen über die Zeit pflegen können. Daher werden ATSs manchmal auch als Recruiting-Datenbanksoftware bezeichnet.
Lebensläufe importieren
Nachdem Bewerber auf Ihre Stellenausschreibung reagieren, erhalten Sie vermutlich Lebensläufe aus unterschiedlichsten Quellen.
Einige Bewerber wählen sogar den klassischen Weg und senden ihre Unterlagen per Post oder überreichen sie Ihnen persönlich.
Die beste ATS-Lösung bietet flexible Importoptionen, vom Einscannen von Papierunterlagen bis zum Einlesen von Indeed-Bewerbungen in Ihre Datenbank. (Die Nutzung ergänzender Lebenslauf-Screening-Software kann den Prozess noch effizienter machen, wenn Sie eine große Anzahl an Kandidaten haben).
ATS-Software erleichtert es, alle Bewerbungen an einem Ort zu sammeln.
Elektronische Lebensläufe werden schnell ins System importiert, Papierkopien werden in digitale Dokumente umgewandelt, die nach passenden Schlüsselwörtern und Erfahrungswerten durchsucht werden können, und Daten von externen Webseiten werden in etwas Nützliches und Lesbares für den Endnutzer transformiert.
Lebensläufe auslesen
Die Lebenslauf-Parsing-Funktion ist ideal, wenn Sie eine Vielzahl von Bewerbungen erhalten, da Sie hunderte Lebensläufe schnell anhand vorab ausgewählter Kriterien auslesen können.
Ein ATS-Scan hilft auch dabei, relevante Informationen unabhängig von deren Position auf dem Dokument zu finden.
Obwohl es einige Standards für Lebenslauf-Formate gibt, ist jeder Lebenslauf unterschiedlich. Zum Beispiel listen einige Personen ihre Fähigkeiten bei jeder Berufserfahrung auf, während andere am Ende eine eigene Überschrift dafür wählen.
Die Lebenslauf-Parsing-Funktion extrahiert Schlüsselwörter aus jedem Lebenslauf, unabhängig vom Format, und kategorisiert jede:n Bewerber:in danach, wer am besten zur Stellenbeschreibung passt.
Vorstellungsgespräche koordinieren
Das ATS kann sich mit Kalendern synchronisieren und integrierte Software zur Interviewplanung verwenden, um Vorstellungsgespräche automatisch zu terminieren sowie die notwendigen Informationen und Erinnerungen zu versenden.
Kandidatenverfolgung
Ein ATS-System hilft dem Personalteam dabei, den Überblick zu behalten, wen sie kontaktiert haben, wer sich in welcher Phase befindet und wann ein guter Zeitpunkt für eine Nachverfolgung wäre. Das trägt dazu bei, den Einstellungsprozess zu optimieren und sorgt für eine gute Candidate Experience.
Datenanalyse
Wenn Ihr HR-Team bestimmte Zielvorgaben erfüllen muss, sollte die ATS-Plattform diese ebenfalls verfolgen und auswerten können.
Sie können wichtige Einblicke zu Kennzahlen im Recruiting gewinnen, zum Beispiel welche Quellen am effektivsten sind und in welcher Phase die meisten Kandidat:innen abspringen.
Erweiterte Analysen können zusätzliche Kosten verursachen, deshalb lohnt sich ein Blick darauf, was in Ihrem ATS-Preis enthalten ist.
Was sind die Vorteile der Nutzung eines ATS?
Wir behandeln dieses Thema ausführlicher in unserem Artikel zu den Vorteilen von ATS, aber zusammengefasst profitieren Sie durch den Einsatz eines ATS auf folgende Weise:
- Effizienz und Zeitersparnis: Zentralisiert die Datenverwaltung und beschleunigt den Einstellungsprozess.
- Verbesserte Candidate Experience: Vereinfacht den Bewerbungsprozess und automatisiert die Kommunikation, was zu einer besseren Candidate Experience beiträgt.
- Bessere Organisation und Zusammenarbeit: Standardisiert Prozesse und verbessert die Teamarbeit.
- Erweiterte Berichte und Analysen: Integrierte Analysetools fürs Recruiting liefern datengestützte Einblicke und sorgen für Compliance.
- Skalierbarkeit: Bewältigt große Mengen und bietet anpassbare HR-Workflows.
- Kostenreduktion: Verringert die Abhängigkeit von Recruitern und senkt Verwaltungskosten.
- Bessere Kandidatenqualität: Optimiert Stellenausschreibungen und verbessert das Matching von Fähigkeiten.
Insgesamt optimiert ein ATS die Rekrutierung, verbessert Einstellungsentscheidungen und stärkt die Recruiting-Strategie.
Nutzen viele Unternehmen ATS-Software?
Mindestens 40% der Unternehmen setzen aktuell eine ATS-Plattform ein. Dieser Trend nimmt zu, da Unternehmen weltweit bestrebt sind, in Zeiten von Internet, Big Data und digitalen Ökosystemen technologisch auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Die meisten großen Konzerne nutzen bereits seit langem ATS oder andere Arten von Recruiting-Software, entweder als externe Systeme oder als Kandidatenportale, die in ihre eigene HR-Software integriert sind.
Glücklicherweise gibt es inzwischen Möglichkeiten für kleine und mittelständische Unternehmen, in diese Systeme zu investieren und die Vorteile zu nutzen.
Deshalb haben wir diese hilfreiche Liste der besten Bewerbermanagementsysteme für kleine Unternehmen zusammengestellt.
Ein besseres Bewerbungserlebnis für beide Seiten
Bewerbermanagement-Software kann Ihnen Zeit und damit Geld sparen, indem sie viele Schritte im Prozess der Mitarbeitersuche automatisiert.
Das gilt besonders für moderne, KI-gestützte Bewerbermanagementsysteme, da sie den Auswahlprozess für Kandidat:innen deutlich beschleunigen können.
Was für die Einstellenden effizienter ist, ist auch für Bewerber:innen effizienter, und Bewerbermanagementsysteme verbessern in der Regel das Bewerbererlebnis und sorgen dafür, dass keine Person verloren geht. Es ist jedoch wichtig, das passende System für Ihre Bedürfnisse auszuwählen.
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