Die 10 besten KI-Softwares zur Mitarbeitereinsatzplanung im Test 2026

Factorial ist eine KI-gestützte Plattform für Personal- und Belegschaftsmanagement, die Mitarbeiterplanung, Schichtplanung, Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Talentmanagement in einem einzigen System abdeckt.

Für wen eignet sich Factorial am besten?

Factorial eignet sich gut für mittelgroße Unternehmen, die Planung, Zeiterfassung und Personalverwaltung für mehrere Teams oder Standorte an einem Ort verwalten müssen.

Warum ich Factorial ausgewählt habe

Factorial gehört zu meinen Favoriten, weil mir die enge Verzahnung der Dokumentenverwaltung mit dem restlichen System besonders gut gefällt. Jeder Mitarbeiter verfügt über einen privaten digitalen Bereich, in dem Verträge, Gehaltsabrechnungen und Compliance-Dokumente zusammen mit den Daten zu Schichtplan und Zeiterfassung an einem Ort gespeichert sind. Besonders praktisch finde ich die Funktion für Massenanfragen von Dokumenten: Damit können Sie mehrere Mitarbeiter gleichzeitig zum Hochladen von Dateien auffordern, anstatt jeden einzeln darum zu bitten. Auch das System für automatisch ausgefüllte Dokumentvariablen ist eine gute Ergänzung. Es übernimmt vorhandene Mitarbeiterdaten direkt in Formulare, sodass Sie dieselben Informationen nicht zweimal eingeben müssen.

Die wichtigsten Funktionen von Factorial

• KI-Schichtplaner: Erstellt automatisch Wochenpläne auf Grundlage der Verfügbarkeit und Fähigkeiten der Mitarbeiter sowie vordefinierter Arbeitsregeln.
• Zeiterfassung per Geolokalisierung: Ermöglicht Mitarbeitern, sich über eine mobile App per GPS oder QR-Codes ein- und auszustempeln, um ihre Anwesenheit vor Ort zu überprüfen.
• Integration des Abwesenheitskalenders: Überträgt genehmigte Urlaubsanträge direkt in den Schichtplan, sodass Manager in Echtzeit sehen können, wo Verfügbarkeitslücken bestehen.
• Warnungen zur Einhaltung des Arbeitsrechts: Kennzeichnet Planungskonflikte wie unzureichende Ruhezeiten oder überschrittene Wochenarbeitszeiten, bevor ein Dienstplan veröffentlicht wird.

Factorial-Integrationen

Factorial bietet über seinen App-Marktplatz mehr als 90 Integrationen, darunter Slack, Google Workspace, Microsoft Outlook, Microsoft Dynamics 365, Microsoft Azure, Microsoft Power BI, Okta, JumpCloud, LinkedIn, Teamtailor und Workable. Außerdem lässt sich Factorial mit Zapier verbinden und bietet eine API für individuelle Integrationen.

monday AI Workspace ist eine flexible Arbeitsmanagement-Plattform, die KI-gesteuerte Automatisierung, anpassbare Planungsboards und Zeitachsen-Ansichten kombiniert, um Team-Workflows und operative Planung zu koordinieren.

Für wen ist monday AI Workspace am besten geeignet?

Es eignet sich besonders für funktionsübergreifende Teams und Betriebsleiter, die flexible, anpassbare Workflows benötigen, statt starre, schichtbasierte Planungsstrukturen.

Warum ich mich für monday AI Workspace entschieden habe

Ich habe mich für monday AI Workspace entschieden, weil der KI-Workflow-Builder ermöglicht, mehrstufige Planungsautomationen zu orchestrieren, die Boards, Auslöser und KI-Agenten verbinden, ohne auch nur eine einzige Zeile Code zu schreiben. Die KI-Spalten-Funktion übernimmt wiederkehrende Planungstätigkeiten direkt innerhalb der Boards, wie z.B. das automatische Zuweisen von Verantwortlichen, wenn sich ein Schichtstatus ändert. Besonders praktisch finde ich die Logik für wiederkehrende Aufgaben, die Planungseinträge in festgelegten Intervallen erzeugt, ohne dass jede Runde manuelle Eingaben erforderlich sind.

Hauptfunktionen von monday AI Workspace

• Mehrere Board-Ansichten: Wechseln Sie zwischen Kalender-, Kanban-, Gantt- und Zeitachsen-Ansichten, um Teampläne in verschiedenen Formaten zu visualisieren.
• Individuelle Automatisierungen: Richten Sie Wenn/Dann-Automatisierungsregeln ein, um den manuellen Aufwand bei Aufgabenverteilung oder Planungsänderungen zu verringern.
• API- und Integrationsoptionen: Verknüpfen Sie Workflows mit Tools wie Slack, Gmail und Outlook oder nutzen Sie die monday-API für eigene Integrationen.
• Zugriff per mobiler App: Ermöglichen Sie Teammitgliedern, auf dem Laufenden zu bleiben und Planungsboards auf iOS- und Android-Geräten zu betrachten.

monday AI Workspace Integrationen

monday AI Workspace bietet native Integrationen mit Slack, Google Drive, Gmail, Outlook und GitHub. Für eigene Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Hybrid Hero ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform für hybride Büros, die Schreibtischbuchung, Besprechungsraumreservierungen, Besuchermanagement, Parkplätze, interaktive Grundrisse und Analysen zur Flächennutzung abdeckt.

Für wen ist Hybrid Hero am besten geeignet?

Hybrid Hero eignet sich besonders für HR- und Workplace-Operations-Teams, die hybride Arbeitsrichtlinien in mittelständischen bis großen Unternehmen mit gemeinsam genutzten Büroräumen verwalten.

Warum habe ich Hybrid Hero ausgewählt?

Ich habe Hybrid Hero auf meine Top-Liste gesetzt, weil es die Buchung von Schreibtischen und Räumen über eine zentrale Plattform ermöglicht, wodurch die Notwendigkeit entfällt, zwei getrennte Tools zu verwenden. Besonders gut gefällt mir, dass bei der Besprechungsraum-Buchung automatische Freigabe bei Nichterscheinen und Echtzeit-Verfügbarkeit enthalten sind, sodass Räume nicht ungenutzt bleiben, wenn jemand die Buchung vergisst zu stornieren. Auf der Schreibtischseite kann ich Hot Desks, feste Plätze oder Team-Bereiche mit nur zwei Klicks über Web, iOS oder Android buchen, dank Live-Grundrissansicht, die genau zeigt, wer wo auf jeder Etage sitzt.

Wichtige Funktionen von Hybrid Hero

• Hybride Anwesenheitsverfolgung: Täglicher Plan mit Übersicht, welche Teammitglieder im Büro, remote oder abwesend sind – unternehmensweit.
• Besuchermanagement: Gäste im Voraus registrieren, Gastgeber bei Ankunft benachrichtigen und ein digitales Besuchsprotokoll führen.
• Parkplatzreservierung: Mitarbeitende können zeitgleich mit der Schreibtischbuchung auch einen Parkplatz für denselben Arbeitstag reservieren.
• Mehrere Standorte: Verwaltung von Buchungen und Flächenverfügbarkeit verschiedener Bürostandorte über ein Admin-Dashboard.

Hybrid Hero-Integrationen

Hybrid Hero integriert sich mit Microsoft 365, Teams, Google Workspace, Slack und SSO-Anbietern wie Azure Active Directory und Okta. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Homebase ist eine KI-gestützte Mitarbeitereinsatzplanungs-Softwareplattform, die automatisierte Schichtplanung, Zeiterfassung, Personalbedarfsprognosen und Teamkommunikation in einem System vereint.

Für wen ist Homebase am besten geeignet?

Homebase eignet sich besonders für kleine Unternehmen im Einzelhandel, Gastgewerbe und Dienstleistungsbereich, die stundenweise Teams an mehreren Standorten verwalten müssen.

Warum ich Homebase gewählt habe

Ich habe Homebase als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich Mitarbeitereinsatzplanung und Lohnabrechnung in einer einzigen Plattform verwalten kann. Das integrierte Lohnabrechnungs-Add-on ermöglicht es mir, die Lohnabrechnung direkt aus den Arbeitszeittabellen auszuführen, wobei Löhne, Steuern und Überstunden automatisch berechnet werden. Mir gefällt, dass ich die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie Steuererklärungen erledigen kann, ohne Daten in ein anderes System exportieren zu müssen.

Wichtige Funktionen von Homebase

• KI-gestützte Einsatzplanung: Schlägt optimale Schichten auf Basis der Teamverfügbarkeit und Personalprognosen vor.
• Schichttausch: Ermöglicht Mitarbeitern das Tauschen von Schichten und Managern die sofortige Genehmigung von Änderungen in Echtzeit.
• Zeiterfassungs-App: Erfasst Arbeits- und Pausenzeiten der Mitarbeiter per Mobilgerät oder Tablet.
• Team-Messaging: Stellt einen integrierten Chat für Mitteilungen zu Dienstplanänderungen und Schichtupdates bereit.

Homebase-Integrationen

Homebase bietet native Integrationen mit Square, Clover, Toast, Shopify, PayAnywhere, Talech, Lightspeed, Revel, ADP RUN, Gusto, QuickBooks Online Plus und Rippling. Es verbindet sich außerdem mit Stellenbörsen wie Indeed, ZipRecruiter und Google Jobs und stellt eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Deputy hilft Ihnen, Schichten und Personal mit Echtzeit-Einblicken zu verwalten.

Deputy ist eine KI-gestützte Mitarbeitereinsatzplanungssoftware, die für Unternehmen entwickelt wurde, die eine effiziente Schichtverwaltung benötigen. Sie wird häufig von Branchen eingesetzt, die eine dynamische Dienstplanung verlangen, und bietet Funktionen zur Optimierung des Personaleinsatzes und zur Kostenkontrolle durch die Analyse von Echtzeitdaten.

Warum ich Deputy gewählt habe: Deputy bietet Managern eine verlässliche Möglichkeit, auf ständige Änderungen beim Personalbedarf zu reagieren. Die Fähigkeit, die Schichtabdeckung in Echtzeit anzupassen, hilft Teams dabei, auch in schnelllebigen Umgebungen exakte Zeitpläne zu halten. Unternehmen, die ihre Personalausstattung laufend anpassen müssen, erhalten eine transparente Übersicht, was Stress verringert und die allgemeine Planungsgenauigkeit verbessert.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen sind Zeiterfassung, automatische Dienstplanung und Urlaubsverwaltung. Das zentrale Dashboard liefert Einblicke, mit denen Sie Planungsineffizienzen erkennen können. Individuelle Arbeitsmodelle ermöglichen es, die Software auf die besonderen Anforderungen Ihres Unternehmens abzustimmen.

Integrationen umfassen Xero, ADP, Gusto, QuickBooks, Square, MYOB, Vend und Paychex.

Oracle bietet ein cloudbasiertes Enterprise Resource Planning (ERP) System, das für Organisationen entwickelt wurde, die höchste Anforderungen an Compliance und regulatorische Vorgaben stellen. Es richtet sich an große Unternehmen, indem es KI-gestützte Einblicke bereitstellt, um Geschäftsprozesse zu optimieren und die Einhaltung von Vorschriften in der Einsatzplanung und anderen Abläufen sicherzustellen.

Warum ich Oracle gewählt habe: Oracle eignet sich hervorragend für große Organisationen, die Personalplanung, Einsatzplanung, Compliance und Analytik in einem einzigen Unternehmenssystem vereinen müssen. Die KI von Oracle erkennt Compliance-Risiken frühzeitig, unterstützt komplexe Planungsvorgaben und verschafft Führungskräften klarere Einblicke in die Leistung der Belegschaft. Dies macht es zu einer praktischen Lösung, wenn Präzision und Steuerung entscheidend sind.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Finanzmanagement, Lieferkettenmanagement und Personalmanagement. Die Echtzeitanalysen der Plattform bieten Einblicke in die operative Effizienz. Dank individuell anpassbarer Dashboards lassen sich Compliance- und Performance-Kennzahlen überwachen.

Integrationen umfassen Oracle Fusion Cloud Apps, PeopleSoft, JD Edwards, SAP über Konnektoren, Microsoft Active Directory und Azure AD, UKG, REST- und SOAP-API-Verbindungen für Lohnabrechnungs- und HRIS-Systeme.

Timehero ist ein Aufgabenmanagement- und Planungstool, das für Teams entwickelt wurde, die ihre Arbeitsabläufe organisieren müssen. Es konzentriert sich darauf, die Aufgabenplanung rund um Fristen und Prioritäten zu automatisieren und unterstützt Nutzer mit KI-gesteuerten Einblicken dabei, ihre Verantwortlichkeiten im Blick zu behalten.

Warum ich Timehero gewählt habe: Timehero hilft Teams, über einfache Aufgabenlisten hinauszugehen, indem es Arbeiten in verfügbare Zeitfenster einordnet. Während es nicht zur Planung von Mitarbeiterschichten gedacht ist, eignet es sich gut für wissensbasierte Teams oder Manager, die mit Projektfristen und wechselnden Prioritäten jonglieren. Die Automatisierung reduziert den Planungsaufwand und stellt sicher, dass die Arbeit erledigt wird.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen automatische Aufgabenplanung, Projektplanung und Fristenmanagement. Sie können wiederkehrende Aufgaben erstellen, um bei Routinearbeiten Zeit zu sparen. Die visuelle Zeitleiste hilft Ihnen, Fortschritte und Fristen mühelos zu verfolgen.

Integrationen umfassen Google Kalender, Microsoft Outlook, Slack, Trello, Asana, Todoist, ClickUp, Jira und Microsoft Teams.

Workday ist eine Enterprise-Management-Cloud-Lösung, die in erster Linie für große Unternehmen konzipiert ist, die eine umfassende Plattform für Personalwesen, Finanzen und Planung benötigen. Sie liefert KI-gesteuerte Einblicke, um das Workforce Management zu optimieren und die Entscheidungsfindung zu verbessern.

Warum ich Workday gewählt habe: Workday bietet eine einheitliche Plattform, die fortschrittliche Einsatzplanung, Zeiterfassung und Workforce Management in einem einzigen, unternehmensweiten System vereint. Für große Unternehmen mit mehreren Standorten, komplexen Arbeitszeitregelungen und umfangreichen Compliance-Anforderungen erleichtern die KI-basierten Analysen von Workday die Abstimmung der Personaleinsatzplanung mit den strategischen Unternehmenszielen und die Kontrolle der Arbeitskosten. Die integrierten Funktionen für Prognosen, Einsatzplanung und Analysen sind auf globale Großbetriebe ausgelegt.

Besondere Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Workforce-Planung, Talentmanagement und Finanzmanagement. Die Berichtsoptionen liefern detaillierte Einblicke in verschiedene Geschäftsbereiche. Das benutzerfreundliche Design der Plattform erleichtert die Navigation und das Management.

Integrationen sind unter anderem Salesforce, Microsoft Azure, SAP, Oracle, Google Workspace, Slack, Microsoft Teams, ServiceNow, Okta und Zoom.

Motion ist ein KI-gesteuertes Produktivitätstool, das für Fachleute entwickelt wurde, die ihre Aufgaben effizient verwalten müssen. Es hilft den Nutzern, ihre täglichen Aufgaben und Termine durch intelligente Automatisierung zu priorisieren, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Warum ich Motion ausgewählt habe: Motion ist hervorragend darin, die tägliche Arbeit für Manager und wissensbasierte Mitarbeiter zu organisieren, die mit wechselnden Prioritäten umgehen müssen. Motion erstellt dynamische Pläne, die Aufgaben neu ordnen, sobald sich Fristen oder Verfügbarkeiten ändern. Das macht es zu einem nützlichen Ergänzungstool für Führungskräfte, die Meetings, Projektarbeit und zeitkritische Verantwortlichkeiten ausbalancieren und dennoch ihren Tag strukturiert halten möchten.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Aufgabenmanagement, Kalendersynchronisierung und Fristenüberwachung. Die intelligente Terminplanung sorgt dafür, dass Ihre Aufgaben nach Priorität organisiert werden. Automatische Erinnerungen halten Sie über bevorstehende Fristen auf dem Laufenden.

Integrationen umfassen Google Kalender, Outlook Kalender, Erfassung von Gmail-Aufgaben, Zapier, Slack, Notion und Asana über Zapier-Verbindungen.

Reclaim AI ist ein intelligenter Terminplanungsassistent, der für Berufstätige entwickelt wurde, die ihre Zeit optimal nutzen möchten. Er konzentriert sich auf die automatisierte Kalenderverwaltung und hilft Nutzern dabei, Arbeits- und Privatleben durch intelligente Terminplanung in Einklang zu bringen.

Warum ich Reclaim AI gewählt habe: Reclaim AI bietet intelligente Kalenderautomatisierung, die Teams hilft, Fokuszeiten zurückzugewinnen und zersplitterte Zeitpläne zu vermeiden. Die Fähigkeit, Aufgaben, Blöcke und Gewohnheiten über verschiedene Kalender hinweg zu synchronisieren, bietet sowohl für Führungskräfte als auch für einzelne Nutzer eine praktische Möglichkeit, Überlastung durch Meetings zu reduzieren und konzentriertes Arbeiten zu schützen. Da es sich in verschiedene Produktivitätstools integrieren lässt, eignet sich Reclaim hervorragend als ergänzendes Werkzeug für Teams, die die Terminplanung effizienter gestalten möchten.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen das Blocken von Aufgabenzeiten, intelligente Terminverschiebungen und das Teilen der Verfügbarkeit. Mit der Zeitblockierungsfunktion können Sie bestimmten Aufgaben explizit Zeitfenster widmen. Die Funktion zum Teilen der Verfügbarkeit ermöglicht es Ihrem Team zu sehen, wann Sie für Meetings zur Verfügung stehen.

Integrationen sind unter anderem Google Kalender, Outlook Kalender, Slack-Status-Synchronisation, Zoom, Asana, ClickUp, Jira, Linear, Google Tasks, Todoist und Zapier.