Software de gestión de la fuerza laboral: tipos & características clave
La gestión de la fuerza laboral es una parte fundamental de la gestión del rendimiento empresarial para cualquier organización.
Con unas condiciones de mercado que cambian rápidamente, una convulsión normativa, un aumento de la rotación de empleados, un creciente apoyo a los sindicatos y una fuerza laboral cada vez más diversa y distribuida geográficamente, la gestión de la fuerza laboral se vuelve constantemente más crucial y más compleja.
Las aplicaciones adecuadas de gestión de la fuerza laboral pueden hacer que esta compleja tarea sea más sencilla y eficiente.
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¿Qué es la gestión de la fuerza laboral?
La gestión de la fuerza laboral (WFM) hace referencia a la práctica de asignar, supervisar y optimizar estratégicamente el recurso más importante de una organización: sus personas.
Una gestión eficaz de la fuerza laboral garantiza que los empleados adecuados, con las competencias adecuadas, estén disponibles en el momento adecuado para cumplir con los requisitos de sus puestos.
Aunque cada organización tiene sus propias prioridades, la eficiencia de los recursos es un objetivo que comparten la mayoría de las empresas.
¿Por qué es importante la gestión de la fuerza laboral?
Ya sea que tu lugar de trabajo sea un entorno corporativo consolidado, una empresa emergente en crecimiento o una empresa que emplea trabajadores por turnos, la gestión de la fuerza laboral es una parte indispensable de tu estrategia de gestión empresarial.
Una gestión eficaz de la fuerza laboral ayuda a las organizaciones a mantener su fuerza laboral lo más productiva y rentable posible.
Las políticas incoherentes de gestión de la fuerza laboral y la aplicación insuficiente de estas políticas pueden dar lugar a problemas como:
- Escasez de personal
- Empleados redundantes
- Empleados con competencias insuficientes
- Aumento de los costes de los proyectos
- Retraso en la entrega de los proyectos
- Incumplimientos normativos
- Horas extra evitables
- Incidentes de seguridad en el lugar de trabajo
- Empleados poco comprometidos
- Baja moral de los empleados o agotamiento
- Alta rotación de empleados.
Por ello, la planificación de la fuerza laboral es un aspecto fundamental de la gestión del talento, ya que ayuda a los profesionales de recursos humanos a:
- Optimizar la productividad de los empleados
- Garantizar que los proyectos cuenten con recursos de manera eficiente
- Agilizar la gestión del rendimiento
- Mejorar las competencias de los empleados según sea necesario
- Abordar los desafíos de personal desde el principio
- Obtener una visión precisa de los costes laborales
- Reducir el riesgo organizativo
- Promover la seguridad en el lugar de trabajo
- Cumplir las leyes y normativas laborales
- Implementar iniciativas de planificación de la sucesión
- Mejorar el compromiso de los empleados y reducir la rotación.
El proceso de gestión de la fuerza laboral
En esencia, el proceso de gestión de la fuerza laboral consiste en identificar las principales prioridades estratégicas de la organización y asignar los recursos en consecuencia. Esto requiere anticipar posibles desafíos relacionados con los recursos humanos y tomar medidas para mantener la eficiencia y evitar responsabilidades.
El proceso de gestión de la fuerza laboral incluye tareas como:
- Alineación estratégica
- Previsión de la demanda
- Programación de empleados
- Control horario
- Seguimiento de la asistencia
- Análisis de datos
- Empoderamiento de los empleados
- Gestión de competencias
- Gestión de solicitudes de RR. HH.
- Gestión de nóminas
- Definición y elaboración del presupuesto de proyectos
- Gestión de tareas.
¡Hay mucho que abarcar!
La buena noticia es que todo esto se puede optimizar y automatizar con la ayuda del software de gestión de la plantilla laboral.
¿Qué es el software de gestión de la plantilla laboral?
Una solución de software de gestión de la plantilla laboral (WFM) es una herramienta que permite a las organizaciones organizar sus políticas de personal y automatizar muchas de las tareas y procesos de su sistema de gestión de la plantilla laboral.
Esto permite a los profesionales de recursos humanos desplegar su fuerza laboral de manera más eficaz, gestionar el tiempo de los trabajadores de forma más productiva y, en última instancia, alcanzar sus objetivos organizativos con menos complicaciones.
¿Cuáles son los beneficios del software de gestión de la plantilla laboral?
Algunos beneficios clave del software de gestión de la plantilla laboral incluyen facilitar que la dirección optimice la programación, gestione la asistencia y el control horario, supervise la productividad, optimice la gestión del rendimiento, realice operaciones de nómina, garantice el cumplimiento normativo y promueva la seguridad de los empleados.
Cuando se implementa y utiliza eficazmente, la solución adecuada de gestión de la plantilla laboral puede ayudar a los empleadores a:
- Automatizar las tareas manuales para ahorrar tiempo, eliminar cuellos de botella y reducir errores.
- Recopilar información precisa y actualizada y tomar mejores decisiones basadas en el análisis de datos en tiempo real.
- Implementar una gestión omnicanal de la plantilla laboral para ofrecer un mayor acceso a la plantilla híbrida o móvil.
- Mejorar la eficiencia entre equipos para mejorar la colaboración y el compromiso de los empleados, al tiempo que se eliminan los silos y se reduce la redundancia.
- Reducir los costes operativos (derivados del exceso de personal, las horas extraordinarias excesivas y la externalización) mediante previsiones y asignaciones de recursos más precisas. Las soluciones WFM avanzadas incluso actualizan los presupuestos en función de los cambios en la programación.
- Optimizar la experiencia del cliente mediante un enrutamiento basado en competencias que pone a los clientes en contacto con el experto adecuado del centro de contacto
- Distribuir la carga administrativa mediante portales de autoservicio para gerentes y empleados que proporcionan a los usuarios acceso a determinadas funciones
- Mejorar la precisión de las nóminas conciliando automáticamente el control horario, las vacaciones pagadas, las horas extraordinarias registradas, etc., y reduciendo los errores humanos que pueden producirse por la introducción y los cálculos manuales de datos.
- Detectar y abordar de forma proactiva los problemas de programación con antelación mediante la consulta de datos de programación del personal en tiempo real y la realización de ajustes para evitar problemas como la falta de personal. El mejor software de gestión de la plantilla laboral incluso permite a los gerentes crear horarios inteligentes filtrando por departamento, proyecto, puesto o ubicación.
- Mantener registros precisos y detallados que ayuden a demostrar el cumplimiento normativo en caso de auditoría.
¿Cuáles son los tipos de software de gestión de la plantilla laboral?
Existe una amplia variedad de herramientas de software WFM. Algunas son productos independientes que ofrecen una o más de las funciones enumeradas a continuación, mientras que otras ofrecen una solución más integral e integrada.
- Software de programación
- Software de control de asistencia
- Herramientas de gestión de proyectos (Kanban, etc.) y comunicación
- Software de control horario
- Soluciones de gestión de ausencias
- Software de nóminas
- Herramientas de compromiso de los empleados
- Herramientas de gestión de relaciones con los clientes
- Soluciones de gestión de tickets de atención y soporte al cliente
- Software de seguimiento de incidentes de seguridad en el lugar de trabajo.
¿Cuáles son las características clave del software de gestión de la fuerza laboral?
Las mejores soluciones de software de gestión de la fuerza laboral permiten a las empresas modernas organizar y realizar un seguimiento de todas las actividades involucradas en mantener una fuerza laboral con una dotación de personal eficiente, rentable y productiva.
Existen diversas opciones de precios del software de gestión de la fuerza laboral que desbloquearán más usuarios o diferentes funciones.
A continuación se indican algunas de las características clave que debes buscar al elegir un software de gestión de la fuerza laboral.
Previsión de las necesidades de mano de obra
Una solución WFM adecuada debería ayudarte a detectar tendencias y prever factores que afectan a las necesidades y la disponibilidad de personal, como los cambios en los plazos de los proyectos, las variaciones estacionales en la disponibilidad de los trabajadores, las fluctuaciones en la demanda de los consumidores o clientes, entre otros. Al anticipar estos escenarios, puedes planificar mejor tus presupuestos de mano de obra y asignar al personal de forma más eficiente.
Programación inteligente
Cualquier herramienta de software para la fuerza laboral que merezca la pena debería incluir funciones inteligentes de programación que permitan a los responsables elegir al personal para turnos o proyectos basándose en criterios como disponibilidad, habilidades, coste, experiencia, preferencias, ubicación y otros. Las herramientas de programación de turnos también deberían ofrecer acceso de autoservicio para empleados, de modo que el personal pueda intercambiar turnos entre sí y garantizar una cobertura completa de los turnos. Algunas herramientas también pueden incluir funciones que incorporen IA para la gestión de la fuerza laboral y la programación.
Seguimiento del tiempo
Una herramienta de gestión de la fuerza laboral debería incluir o poder integrarse con dispositivos y herramientas de seguimiento del tiempo, como escáneres de acceso, software de seguimiento del tiempo basado en la nube, quioscos, dispositivos de punto de venta (POS), aplicaciones móviles u hojas de horas en línea, para recopilar datos de seguimiento del tiempo y procesarlos automáticamente con el fin de gestionar las nóminas con precisión. Otro beneficio del software de seguimiento del tiempo son las alertas de horas extra, otra función útil que proporciona a los empleadores un mayor control sobre la aprobación y asignación de horas extra.
Gestión de la asistencia y las ausencias
El software de gestión de la fuerza laboral debería realizar un seguimiento de la asistencia de los empleados, automatizar las aprobaciones de las solicitudes de tiempo libre y conciliar el absentismo de los empleados con las políticas de la empresa sobre las licencias (como el tiempo libre remunerado (PTO)) y las normativas gubernamentales.
Análisis de datos y generación de informes
La mayoría de las herramientas de gestión de la fuerza laboral ofrecen a los usuarios una visión en tiempo real de los datos de la fuerza laboral mediante paneles personalizables. Esto facilita la detección de posibles problemas de programación o dotación de personal y su corrección mucho antes de que se conviertan en problemas.
Las mejores herramientas de gestión y análisis de la fuerza laboral también permiten a los usuarios generar informes utilizando parámetros específicos, mejorando la inteligencia empresarial y la planificación de la fuerza laboral mediante el análisis de datos históricos.
Gestión móvil de la fuerza laboral
Las herramientas WFM que ofrecen acceso desde dispositivos móviles facilitan la gestión de horarios y la cobertura de turnos sobre la marcha, ayudando a garantizar una cobertura óptima de personal incluso en situaciones de emergencia. Estos son solo algunos de los numerosos beneficios del software móvil de gestión de la fuerza laboral.
Autoservicio del empleado
Tu conjunto de herramientas o solución para la fuerza laboral debería ofrecer idealmente un portal de autoservicio para empleados que les permita introducir rápidamente sus propios datos siempre que sea posible, con el fin de liberar tiempo de RR. HH. y reducir errores.
Potentes integraciones con herramientas empresariales
Cualquiera que sea la solución WFM que elijas, debería poder integrarse sin problemas con el software de RR. HH. y las herramientas empresariales que tu organización ya utiliza. Esto es especialmente importante si no dispones de un conjunto integral de herramientas de gestión de la fuerza laboral y utilizas diversas herramientas especializadas.
El software adecuado hará que el proceso de implementación, seguimiento y mejora de tu sistema de gestión de la fuerza laboral sea mucho más eficiente y gratificante.
Una fuerza laboral feliz es clave para un negocio exitoso
Una gestión eficaz de la fuerza laboral buscará mantener satisfechos a los empleados y, al mismo tiempo, satisfacer las necesidades estratégicas de tu empresa.
Las empresas que logren dominar este aspecto de sus operaciones serán más eficientes, innovadoras y resilientes.
Se recomienda el uso de tecnología para todas las empresas, excepto las más pequeñas. Para ayudarte a empezar, consulta nuestra lista breve del mejor software de gestión de la fuerza laboral y nuestras recomendaciones de software de control horario y asistencia para gestionar y optimizar eficazmente el tiempo y la asistencia de tu fuerza laboral.
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