Mantén tu nómina a tiempo, siempre
Hay mucho que implica pagar a las personas a tiempo y estoy seguro de que no es algo que tu empresa, ni ninguna empresa, se atrevería a arriesgarse a hacer.
Pagar siempre a las personas a tiempo no es una habilidad que se aprenda fácilmente, ni algo que todo el mundo posea. Y si esas habilidades recaen en una sola persona, podrías meterte en serios problemas.
Evita una catástrofe en las nóminas haciéndote estas preguntas:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- ¿Cuántos responsables de nóminas tienes?
- ¿Sabes si tu empresa es propensa a sufrir el riesgo asociado a una persona clave?
- ¿Depende tu proceso de nóminas de una sola persona?
- ¿Hay algún otro miembro de tu personal capacitado para procesar las nóminas, generar informes críticos de nóminas, pagar impuestos e informar a la ATO?
Consejos para mantener las nóminas al día
Aquí tienes 6 consejos sencillos para mantener las nóminas al día cada mes:
- Establece un recordatorio - Utiliza tu teléfono o calendario para recordarte cuándo vence el plazo de las nóminas.
- Mantén actualizada la información de los empleados - Asegúrate de que las direcciones, las horas trabajadas y las tarifas salariales sean correctas.
- Organiza tu documentación - Guarda todas las hojas de horas, los formularios fiscales y los registros de los empleados en un solo lugar.
- Comprueba dos veces los cálculos - Revisa siempre las horas, las deducciones y los totales antes de realizar los pagos.
- Utiliza un software de nóminas - Una herramienta de nóminas puede ahorrar tiempo y reducir los errores.
- Sigue un calendario - Procesa las nóminas el mismo día de cada mes para evitar retrasos.
Integraciones de nóminas para un procesamiento puntual
¡Consejo profesional! Las integraciones de nóminas ayudan a mantener los procesos de nóminas al día mediante la automatización del flujo de datos y la reducción de las tareas manuales. Así es como lo hacen:
- Calendarios coherentes. Al reducirse los retrasos provocados por los cuellos de botella manuales, las nóminas se procesan de forma fluida y puntual en cada ciclo.
- Transferencia de datos optimizada. Las integraciones conectan directamente sistemas como los de RR. HH. y control horario con las nóminas, garantizando que los datos precisos estén siempre disponibles.
- Reducción de errores. La sincronización automatizada de datos reduce los errores causados por la introducción manual, lo que ahorra tiempo en las correcciones.
- Procesamiento más rápido. Con todos los datos necesarios en un solo lugar, las nóminas pueden calcularse de forma rápida y eficiente.
- Automatización del cumplimiento normativo. Las integraciones garantizan que los cálculos de impuestos y las deducciones se actualicen automáticamente, evitando retrasos causados por normas obsoletas.
- Actualizaciones en tiempo real. Los cambios en los datos de los empleados, las horas o las tarifas se sincronizan al instante, manteniendo todo actualizado y listo para su procesamiento.
Esto es aún más importante cuando las nóminas dependen de datos procedentes de software específico del sector. En las clínicas dentales, por ejemplo, los datos de producción y cobros pueden encontrarse en el software de gestión de la clínica y tener que conciliarse con las nóminas antes de poder pagar a los empleados de forma precisa y puntual.
Cómo evitar el riesgo asociado a una persona clave
Como responsable de remuneración y beneficios, responsable de RR. HH. o CHRO encargado de remunerar y recompensar a las personas, estas son algunas cosas que debes asegurarte de tener preparadas:
- Haz que tu responsable o gerente de nóminas documente todo lo que sabe. Al documentar todo lo que sabe sobre el procesamiento de nóminas, el orden en que se realizan las tareas de nóminas, las listas de comprobación de nóminas, los requisitos de elaboración de informes y sus mapas de interacción con las partes interesadas, estarás un paso más cerca de evitar el riesgo asociado a una persona clave en tu departamento de nóminas. ¿Parece excesivo? Bueno, me lo agradecerás cuando el responsable de nóminas enferme, se marche inesperadamente o necesite ausentarse durante el periodo de nóminas.
- Comprende los periodos de pago y los plazos, prestando especial atención a los periodos límite para el envío y la actualización de datos, la gestión de permisos, la determinación de las obligaciones por permisos, las asignaciones, los periodos de apertura y cierre de los sistemas de autoservicio, los plazos bancarios y los procesos relacionados con la liberación de fondos. Cada persona que conozca y, a ser posible, domine estos detalles se vuelve inmediatamente indispensable.
- Si aún no lo has hecho, forma internamente a alguien para que sea el respaldo de nóminas. Ahora que lo tienes todo documentado, aprender a gestionar las nóminas por tu cuenta es tan sencillo como organizar un programa de formación. Al contar con otra persona en el departamento que conozca todo el proceso, reduces casi a cero el riesgo asociado a una persona clave.
- Habla con tu proveedor del sistema o servicio de nóminas; lo más probable es que ofrezca un servicio de continuidad empresarial y recuperación ante desastres para nóminas, aunque esto puede aumentar tus costes de nóminas generales. Realiza un análisis de costes y beneficios para suscribirte a un servicio de este tipo frente a formar internamente a alguien u optar por otras alternativas. Estos servicios se ofrecen tanto como un porcentaje de los empleados incluidos en las nóminas como mediante modelos de coste fijo. Si ya externalizas tus nóminas, asegúrate de preguntarles por sus procesos de continuidad empresarial y recuperación ante desastres.
- Por último, recuerda que la complejidad de la solución de respaldo dependerá del número de personas a las que pagues. Cuanto mayor sea el número, mayor será el grado de riesgo y, por tanto, mayores serán los requisitos del proceso de respaldo y recuperación ante desastres. Por eso, te interesará buscar soluciones que te permitan hacer más por más personas y mantenerte al día.
Lectura relacionada: 10 mejores organizaciones empleadoras de registro (EOR) que puedes considerar para externalizar los RR. HH.
Software de nóminas en línea
Si realizar el trabajo manualmente resulta demasiado costoso, existen soluciones de software de nóminas que harán el trabajo. También tenemos dos listas útiles: los 10 mejores programas de nóminas en línea y los 10 mejores programas de nóminas, revisados y comparados, que puedes consultar para encontrar la opción que mejor se adapte al tamaño y las necesidades de tu empresa, así como a cualquier función específica que puedas estar buscando.
Pero ¿qué ocurre si tu empresa no es tan grande, aunque sigue teniendo los mismos problemas preocupantes? Lee nuestra guía sobre cómo gestionar las nóminas de una pequeña empresa.
¿Necesitas más ayuda?
Como siempre, si necesitas asesoramiento sobre la documentación del proceso de nóminas, la representación de los procesos de nóminas o quieres hablar sobre cómo establecer procesos de respaldo y recuperación ante desastres, no dudes en dejar tus comentarios a continuación.
Para obtener aún más información, novedades y nuevos conocimientos, suscríbete al boletín de People Managing People.
Asegúrate de que tu equipo esté bien equipado con las herramientas adecuadas. Estos son algunos recursos adicionales que pueden ayudarte:
