36 características clave de los sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS) y por qué son importantes
Las características del software HRMS son herramientas que facilitan la gestión de nómina, beneficios, contrataciones, evaluaciones de empleados y capacitación, haciendo estos procesos más sencillos y eficientes. Con el HRMS adecuado, puedes aumentar la productividad, agilizar tus tareas de recursos humanos y mejorar la satisfacción en el lugar de trabajo. En este artículo, desglosaré las características clave del software HRMS y te mostraré cómo cada una puede ayudar a que tu empresa funcione mejor.
¿Qué es un sistema HRMS?
Los sistemas de gestión de recursos humanos son herramientas digitales utilizadas para respaldar los procesos de RRHH de una organización. Este tipo de software puede incluir funciones para reclutamiento, gestión de nóminas, datos de empleados, desempeño de empleados, funcionalidades para administración de compensaciones y beneficios y control de tiempos.
La función del HRMS es aprovechar la tecnología para aumentar la eficiencia y ayudar a los gerentes a crear equipos más felices y productivos.
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El software HRMS moderno incluye características que aseguran el cumplimiento de normativas y regulaciones de reclutamiento, facilitando que los equipos de RRHH se mantengan en regla.
36 características importantes del HRMS
El mejor software y herramientas HRMS ofrecen muchas soluciones como funciones generales de RRHH, gestión de tiempo y asistencia, analítica, reclutamiento, incorporación, recursos humanos sociales, formación y desarrollo, cumplimiento y soluciones de nómina. Una solución HRMS ayuda a los profesionales de RRHH a desarrollar un sistema de gestión eficiente y mejorar la experiencia general de los empleados.
A. Características generales de RRHH
El software HRMS ideal ofrece funciones generales de recursos humanos como administración de beneficios, compatibilidad móvil y herramientas de autoservicio tanto para empleados como para la dirección.
1. Base de datos centralizada
El núcleo de cualquier HRMS es su base de datos centralizada, que sirve como una fuente segura y única de información para todos los datos relacionados con los empleados, donde se pueden almacenar, organizar y acceder a registros de empleados, detalles de nóminas y documentación de cumplimiento. Esto aumenta la eficiencia y garantiza la precisión de los datos en las diferentes funciones de RRHH, facilitando la toma de decisiones y mejorando la productividad de tu equipo de recursos humanos.
2. Administración de beneficios
Gestionar los beneficios de los empleados e incluirlos en los cálculos de nómina puede consumir mucho tiempo. Un sistema de gestión de recursos humanos permite acceder fácilmente a módulos de administración de beneficios que conectan con prestaciones como planes de pensiones, seguros médicos, licencias de maternidad, bajas por enfermedad y vacaciones.
3. Compatibilidad móvil
Los proveedores de soluciones HRMS pueden ofrecer software de RRHH en la nube o soluciones locales. También pueden contar con aplicaciones móviles para sistemas operativos Android e iOS. Para maximizar la eficiencia, tu software HRMS debe ofrecer soluciones accesibles en cualquier lugar. Uno de los beneficios del software de RRHH en la nube y la compatibilidad móvil (al menos desde la web) es que permiten a tus empleados acceder a la información estén donde estén.
4. Autoservicio (Gestión)
Las funciones de autoservicio para gerentes te ayudan a agilizar los procesos de RRHH y te permiten realizar diversas tareas, como revisar solicitudes de candidatos, registrar información de evaluaciones de desempeño, aprobar reembolsos de gastos y consultar información de empleados.
5. Autoservicio (Empleado)
Las funciones de autoservicio para empleados permiten a tus colaboradores ingresar datos personales, consultar el estado de sus beneficios y solicitar días libres. Esto puede ahorrar mucho tiempo a tu departamento de RRHH al eliminar la intermediación en el acceso a esta información (esto también es una ventaja fundamental del software de gestión de RRHH). Algunas herramientas avanzadas incluso pueden contar con chatbots de RRHH para responder consultas.
B. Características de gestión de la fuerza laboral
El software HRMS con funciones de control de tiempo y asistencia puede incluir opciones como gestión de ausencias, programación de empleados, registros de entrada y salida, cumplimiento, estimaciones de costos e integración con nóminas.
6. Gestión de ausencias
El software HRMS puede ayudarte a rastrear y gestionar las ausencias de tus empleados. Facilita a los gerentes saber quién está presente y quién no, y por qué motivos, ya sea por vacaciones, baja por enfermedad, licencia de maternidad u otro tipo de permiso remunerado.
7. Programación de empleados
El software de programación de empleados te permite crear módulos de asistencia, gestionar horarios y establecer notificaciones y alertas que te permiten verificar aspectos como la asistencia o las horas extra (además, existen muchos otros beneficios del software de programación de empleados).
8. Registro de entrada y salida
Los módulos de tiempo y asistencia permiten a tus empleados llevar un registro de sus horas. Algunos sistemas ofrecen opciones avanzadas de registro como PIN, escáneres biométricos, lectores de tarjetas magnéticas y herramientas de reconocimiento de huellas dactilares y facial.
9. Cumplimiento
Independientemente del país o región donde operes, debes cumplir con todas las normativas y legislaciones relacionadas con el ámbito laboral. Las regulaciones laborales, por ejemplo, limitan la cantidad de horas que las personas pueden trabajar por día o por semana.
El software HRMS puede incluir funciones que verifican y utilizan datos para fines de informes y cumplimiento legal. También proporcionan alertas y notificaciones automáticas cuando no se cumplen las normas legislativas.
10. Estimaciones de costos
El software avanzado de recursos humanos utiliza datos históricos del área para ofrecer funciones de estimación de tiempo y costos para diversos proyectos, lo que te permite prever mejor los requerimientos de recursos en el futuro.
11. Integración de nómina
Utilizar un software HRMS para gestionar tu nómina te permite integrar los módulos de asistencia y tiempo con la funcionalidad de nómina. De este modo, obtienes datos precisos del ciclo de nómina que puedes usar para calcular salarios y beneficios de los empleados, todo dentro de un sistema holístico.
C. Características analíticas
Un importante beneficio de un HRMS (bueno, en algunos de ellos) es que te permite recopilar todo tipo de datos útiles de empleados para ayudar a gestionarlos y pensar estratégicamente.
Algunas funciones analíticas que se encuentran en el software y los sistemas de gestión de RRHH incluyen paneles personalizables, informes en tiempo real, capacidades de predicción, recopilación automática de datos, controles de acceso y análisis financiero.
12. Paneles personalizables
Es importante adoptar un sistema que sea personalizable para adaptarse a las necesidades de tu departamento de RRHH. Esto incluye desde permitir a los usuarios crear sus propios paneles personalizados, hasta ofrecer diferentes funciones de colores y otras opciones de personalización. Esto puede ayudar a incrementar el compromiso de tus empleados con el software HRMS.
13. Informes en tiempo real
Tu HRMS debe ofrecer análisis e informes personalizados y adaptables a partir de los datos del sistema. Obtener información e informes en tiempo real te permite tomar decisiones oportunas que mejoren el rendimiento frente a los KPIs.
14. Capacidades de pronóstico
El software HRMS ideal debe permitirte revisar los datos históricos y ofrecerte una guía de desempeño futura acorde a los KPIs y metas deseadas. Las soluciones de pronóstico pueden ayudarte a estimar cuántas horas se requerirán para una tarea, o cuántos empleados asignar a determinados proyectos.
15. Recopilación automática de datos
El software HRMS con paquetes de análisis de RRHH te permitirá acceder a cualquier información que requieras, cuando la necesites, para ayudarte a obtener los conocimientos necesarios. Esto incluye acceder a información y datos más allá de su propia base de datos, integrándose con CRM, ERP y otras fuentes para producir informes sofisticados.
16. Análisis e insights impulsados por IA
Con el auge de la inteligencia artificial en la tecnología de RRHH, muchas plataformas HRMS ofrecen ahora análisis impulsados por IA para obtener perspectivas más profundas sobre el desempeño de los empleados, tendencias de rotación y la planificación de la fuerza laboral. Esta función puede ayudar a predecir futuras necesidades de RRHH, optimizar la dotación de personal e identificar empleados en riesgo para intervenir a tiempo.
17. Controles de acceso
El acceso a la información, informes y datos será designado como privado o público. El mejor software HRMS tiene funciones de administración para asignar niveles o jerarquías de acceso a diferentes recursos. Esto contribuye a mejorar la seguridad de los datos y a prohibir el intercambio de información clasificada con usuarios no autorizados.
18. Análisis financiero
El software HRMS ideal puede incluir paquetes analíticos capaces de recopilar y evaluar distintos grados de datos financieros para ayudar a la dirección en los procesos de toma de decisiones.
D. Funciones de contratación y bienvenida
Muchos sistemas HRMS incluyen funciones para la contratación y la bienvenida de personal, con el objetivo de agilizar el proceso de reclutamiento y crear una experiencia fluida para los candidatos que son contratados.
Esto incluye características clave como plantillas para publicación de vacantes, un sistema de seguimiento de candidatos, formularios y reportes sin papel, funciones de gamificación, recordatorios automatizados y herramientas de gestión para el periodo de prueba.
19. Funciones de reclutamiento
Centralizando el proceso de reclutamiento en un HRMS, los equipos pueden reducir el tiempo de contratación y mejorar la colaboración entre departamentos.
Entre las herramientas clave de reclutamiento que suelen encontrarse en un HRMS están el sistema de seguimiento de candidatos, el análisis de currículums y la integración de ofertas de trabajo con los portales de empleo más populares. Algunos sistemas también ofrecen puntuación de candidatos y herramientas para programar entrevistas, simplificando así el proceso de selección.
20. Funciones sin papel
Las funciones de bienvenida impulsadas por tecnología en el software HRMS son cada vez más digitales, ya que es más rentable, ecológico y seguro. Ahora existen contratos de trabajo, formularios fiscales, solicitudes de prestaciones, solicitudes de días libres y otros documentos completamente sin papel.
21. Capacidades de gamificación
Gamificar la bienvenida o las funciones de desempeño puede generar un entorno laboral más interactivo y atractivo para el personal. No es una función imprescindible para la mayoría del software HRMS, pero sin duda es un gran plus si está disponible.
22. Recordatorios automatizados
El mejor software HRMS cuenta con funciones para programar recordatorios que notifiquen a los gerentes y empleados sobre tareas pendientes o excesos en el uso de recursos. Los recordatorios pueden configurarse para que lleguen a tu bandeja de correo electrónico o a tu smartphone para que nunca pierdas nada de vista.
23. Funciones de gestión del periodo de prueba
Recursos humanos guía a las nuevas contrataciones a través de un periodo de prueba, y superarlo depende de la conducta, la asistencia y el desempeño laboral. La función de bienvenida de tu software HRMS debería contar con una herramienta de establecimiento de objetivos para acordar medidas y metas durante los primeros meses de empleo.
E. Funciones de cumplimiento normativo
Los sistemas HRMS a menudo presumen funciones de cumplimiento, como cumplimiento automatizado en la contratación, cumplimiento automatizado con la EEOC y cumplimiento automatizado con los beneficios de salud.
24. Cumplimiento automatizado en la contratación
Una consideración vital durante el proceso de contratación es evitar prácticas discriminatorias que expongan a la empresa a reclamaciones. Los anuncios de empleo, referencias y preguntas de entrevista pueden ser objeto de prejuicios por motivos de raza, sexo, etnia, género, religión, estado civil y discapacidades físicas o mentales, entre otros.
Tu HRMS puede ayudar con funciones que aseguran que todas las comunicaciones se mantengan imparciales y no dejen lugar a prejuicios.
25. Cumplimiento automatizado con la EEOC
La mayoría de las empresas solicitan a los nuevos empleados completar un cuestionario de autoidentificación EEO para protegerse frente a prácticas discriminatorias. Un HRMS puede incluir cuestionarios totalmente conformes y asegurar que la información se use adecuadamente.
26. Cumplimiento automatizado con los beneficios de salud
El cumplimiento en materia de salud sigue siendo fundamental en muchos países. Por ejemplo, en Estados Unidos, las empresas deben seguir la legislación federal como la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), Genetic Information Nondiscrimination Act, Affordable Care Act (ACA) y las disposiciones de Paridad en Salud Mental, entre otras.
El software adecuado recopila los datos requeridos para los reportes al IRS y los mantiene actualizados en caso de que cambie la legislación.
F. Funcionalidades de Aprendizaje y Desarrollo de Empleados
Las funcionalidades de desarrollo de empleados que debes buscar en tu próximo software HRMS incluyen gestión del desempeño, administración de certificaciones, directorios de formación, capacidades de compromiso de empleados, funciones de evaluación de datos y políticas y objetivos de la compañía.
27. Gestión del Desempeño
Un HRMS robusto debe ofrecer herramientas de gestión del desempeño que permitan a los equipos de RRHH rastrear el rendimiento en tiempo real, establecer objetivos y monitorear el progreso. Estas herramientas estandarizan las evaluaciones, ofrecen retroalimentación continua y apoyan el desarrollo de empleados. Al agilizar el establecimiento de metas y proporcionar información sobre productividad, un HRMS ayuda a crear planes de desarrollo personalizados para retener al mejor talento.
28. Administración de Certificaciones
La gestión de cursos, nominaciones de formación, aseguramiento del cumplimiento y actualización de materiales puede absorber mucho tiempo si no se maneja correctamente. El software HRMS con un módulo de gestión de aprendizaje facilita la gestión de la formación y el desarrollo continuo.
29. Directorios de Formación
El sistema HRMS ideal ofrece una gama completa de opciones de aprendizaje gestionables desde una sola interfaz. Esto incluye mapear actividades frente a marcos de competencias para gestión del desempeño basada en competencias y conectar los resultados del aprendizaje con la adquisición de habilidades deseables.
30. Capacidades de Compromiso de Empleados
Las herramientas de compromiso de empleados dentro de un HRMS pueden incluir encuestas cortas de opinión, mecanismos de retroalimentación y programas de reconocimientos que dan voz a los empleados y ayudan a los equipos de RRHH a medir los niveles de compromiso. Un HRMS que se enfoca en el compromiso ayuda a construir una fuerza laboral más conectada, promueve una cultura empresarial positiva y mejora la retención del personal al abordar preocupaciones antes de que se agraven.
31. Políticas y Objetivos de la Empresa
El dinero invertido en programas de formación, desarrollo y certificaciones es una apuesta hacia el logro de los objetivos empresariales. Tu sistema HRMS debe ser capaz de analizar tus estrategias de desarrollo y compararlas con tus políticas y objetivos preestablecidos.
G. Soluciones de Nómina
La mayoría de los HRMS disponen de soluciones de nómina con funcionalidades como periodos de pago flexibles, procesamiento masivo y reprocesamiento, acceso a recibos de nómina en línea, cumplimiento de nómina global, ajustes de pago y registros de horas extra.
32. Periodos de Nómina Flexibles
Los empleados y contratistas pueden recibir sus salarios en diferentes periodos: semanal, quincenal o mensual. Contar con un sistema HRMS que permita varios periodos de pago agiliza el procesamiento de nómina y reduce los errores en la entrada de datos en los pagos.
33. Procesamiento Masivo y Reprocesamiento
Tu software HRMS debe contar con funciones que permitan a los equipos de RRHH automatizar múltiples pagos a empleados durante un periodo prolongado. Las herramientas avanzadas incluyen una función de ‘desprocesamiento’ que permite deshacer y corregir errores en los pagos.
34. Recibos de Nómina en Línea
La mayoría de los sistemas HRMS facilitan la vida de los empleados al garantizar que los recibos de nómina recientes y anteriores estén disponibles para ser visualizados o descargados en cualquier momento.
35. Cumplimiento de Nómina Global
El cumplimiento de nómina varía según el estado o región. Por ello, si tu empresa opera en varias ubicaciones, la gestión y cumplimiento puede ser confusa. El software HRMS indicado automatiza tus nóminas conforme a las regulaciones que rigen tu ubicación geográfica.
36. Funciones de Ajustes de Pago y Horas Extra
Muchos sistemas HRMS incorporan soluciones de nómina que permiten al personal de RRHH y contabilidad modificar y ajustar el pago de empleados; aplicar reducciones o bonificaciones; registrar ausencias, contribuciones a pensiones, asignaciones y otros ajustes necesarios.
H. Relación Calidad-Precio
Por supuesto, el presupuesto es importante al elegir el HRMS ideal. ¿Cómo se compara el precio del sistema con sus capacidades, características y facilidad de uso? ¿Realmente necesitas todas las prestaciones posibles?
Considera herramientas y software de gestión de recursos humanos (HRM) cuyos precios sean claros, flexibles y transparentes.
¿Existen diferentes tipos de HRMS?
Existen muchas listas de software de recursos humanos, pero las herramientas más populares se centran en la dotación de personal, el desarrollo y compromiso del empleado, la incorporación, la compensación y la gestión de la fuerza laboral para apoyar la eficiencia del equipo central de RRHH de una empresa.
Gestión de Personal
Las funciones de dotación de personal incluyen herramientas de planificación de la fuerza laboral como la programación de empleados y software de gestión, ciclo de vida del empleado, software de seguimiento de tiempo, gestión de ausencias y búsqueda de candidatos, ya sea mediante un sistema de seguimiento de candidatos o mediante una tecnología de adquisición de talento más avanzada.
Incorporación y Salida de Personal
Los sistemas de incorporación incluyen software tanto para el ingreso como para la salida de empleados. Las herramientas de onboarding pueden ayudar a guiar a los nuevos empleados a través de los requisitos de documentación, la creación de accesos de software, la verificación I-9, las presentaciones sociales y otras responsabilidades.
Desarrollo de Empleados
El desarrollo tiene como objetivo ayudar a los empleados a crecer y mantener la satisfacción del equipo. Los HRMS pueden incluir software para la satisfacción laboral, software de gestión del desempeño, software de evaluación de 360 grados y programas de gestión del talento. Este es uno de los beneficios clave del software de gestión del talento.
Gestión de la Compensación
Los sistemas de compensación incluyen software de administración, herramientas para la gestión de beneficios y software de nóminas. El autoservicio de compensaciones es útil para que los empleados consulten sus propios beneficios de salud o métricas de PTO.
Gestión de la Fuerza Laboral
Los sistemas de gestión de la fuerza laboral incluyen soluciones de recursos humanos, sistemas de información de recursos humanos (HRIS), herramientas de registro de empleados, software de gestión del capital humano y software para registro y monitoreo de empleados.
Lectura relacionada: Reseñas de los mejores sistemas de software de recursos humanos principales
Preguntas frecuentes sobre software HRMS
¿Listo para los siguientes pasos, pero no estás seguro de cómo avanzar desde aquí? Estas respuestas a preguntas comunes pueden ayudarte.
¿Cuál es la diferencia entre un HRMS, HRIS o HCM?
Un HRMS (Sistema de Gestión de Recursos Humanos) y un HRIS (Sistema de Información de Recursos Humanos) son similares, pero un HRMS normalmente incluye una gama más amplia de funciones. Un HRIS se centra en las funciones clave de RRHH como la gestión de datos de empleados, nómina y administración de beneficios. Un HRMS amplía esto incorporando funciones adicionales como gestión del desempeño, control de tiempo y asistencia, y herramientas de compromiso del empleado.
Por otro lado, los sistemas HCM (Gestión de Capital Humano) adoptan un enfoque más estratégico a RRHH, centrándose no solo en la gestión de datos de empleados y tareas administrativas, sino también en optimizar la fuerza laboral en general. Los sistemas HCM suelen incluir gestión del talento, aprendizaje y desarrollo, y planificación de sucesión, lo que los hace más completos para organizaciones que buscan alinear las funciones de RRHH con los objetivos empresariales.
En resumen:
- HRIS se centra en datos clave de RRHH y tareas administrativas.
- HRMS ofrece funciones más amplias, incluyendo compromiso del empleado y gestión del rendimiento.
- HCM integra las funciones de RRHH con la gestión y desarrollo estratégico de la fuerza laboral.
Si quieres profundizar, lee nuestra comparativa de sistemas HRIS vs HRMS vs HCM a continuación.
¿Cómo elijo el HRMS adecuado para mi empresa?
Elegir el HRMS adecuado depende del tamaño de tu empresa, sus necesidades y presupuesto. Los factores clave a considerar incluyen la facilidad de uso, la escalabilidad, las integraciones con el software existente y si la plataforma soporta las funciones específicas que tu organización necesita, como gestión del desempeño o control de cumplimiento.
Si tu presupuesto es ajustado o tu equipo es pequeño, considera un sistema HRMS diseñado para pequeñas empresas, que puede ser una opción mejor y más asequible según tus necesidades.
¿Cuál es el coste de implementar un HRMS?
El coste de un HRMS puede variar según las funciones de la plataforma, el tamaño de la empresa y el nivel de personalización requerido. Muchos proveedores de HRMS ofrecen planes de precios escalonados, para que puedas elegir el que mejor se adapte a tu presupuesto. También es importante tener en cuenta los costes a largo plazo, como actualizaciones, soporte y funciones adicionales.
