36 características clave que debes buscar en un HRMS y por qué
Las funciones del software HRMS son herramientas que facilitan y hacen más eficiente la gestión de nóminas, beneficios, contratación, evaluaciones de empleados y capacitación. Con el HRMS adecuado, puedes aumentar la productividad, optimizar tus tareas de RR. HH. y mejorar la satisfacción en el lugar de trabajo. En este artículo, desglosaré las funciones clave del software HRMS y te mostraré cómo cada una puede ayudar a que tu empresa funcione mejor.
¿Qué es un sistema HRMS?
Los sistemas de gestión de recursos humanos son herramientas digitales utilizadas para respaldar los procesos de RR. HH. de una organización. Este tipo de software puede incluir funciones de contratación, gestión de nóminas, datos de empleados, desempeño de los empleados, funcionalidades de administración de compensaciones y beneficios, y hojas de registro de horas.
La función de un HRMS es aprovechar la tecnología para aumentar la eficiencia y ayudar a los gerentes a crear equipos más felices y productivos.
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El software HRMS moderno incluye funciones que garantizan el cumplimiento de las normas y regulaciones de contratación, lo que facilita que los equipos de RR. HH. mantengan el cumplimiento normativo.
36 funciones importantes de los HRMS
Los mejores programas y herramientas HRMS ofrecen muchas soluciones, como funciones generales de RR. HH., control horario y de asistencia, análisis, contratación, incorporación, RR. HH. social, aprendizaje y desarrollo, cumplimiento normativo y soluciones de nómina. Una solución HRMS ayuda a los profesionales de RR. HH. a desarrollar un sistema eficiente de gestión de recursos humanos y a mejorar la experiencia general de los empleados.
A. Funciones generales de RR. HH.
El software HRMS ideal ofrece funciones generales de recursos humanos, como administración de beneficios, compatibilidad móvil y herramientas de autoservicio para empleados y gerentes.
1. Base de datos centralizada
En el centro de cualquier HRMS se encuentra su base de datos centralizada, que actúa como una fuente única y segura de información veraz para todos los datos relacionados con los empleados, donde puedes almacenar, organizar y acceder a registros de empleados, detalles de nómina y documentación de cumplimiento normativo. Esto aumenta la eficiencia y garantiza la exactitud de los datos en las distintas funciones de RR. HH., lo que facilita la toma de decisiones y mejora la productividad de tu equipo de RR. HH.
2. Administración de beneficios
Gestionar los beneficios de los empleados e incorporarlos a los cálculos de nómina puede consumir mucho tiempo. Un sistema de gestión de recursos humanos permite acceder fácilmente a módulos de administración de beneficios que te conectan con beneficios como planes de pensiones, seguro médico, licencia de maternidad, licencia por enfermedad y vacaciones.
3. Compatibilidad móvil
Los proveedores de soluciones HRMS pueden ofrecer software de RR. HH. en la nube o soluciones locales. También pueden contar con aplicaciones móviles para los sistemas operativos Android e iOS. Para maximizar la eficiencia, tu software HRMS debería ofrecer soluciones accesibles desde cualquier lugar. Uno de los beneficios del software de RR. HH. en la nube y de la compatibilidad móvil (al menos desde el sitio web) es que permiten a tus empleados acceder a la información estén donde estén.
4. Autoservicio (gerencia)
Las funciones de autoservicio para gerentes te ayudan a acelerar los procesos de RR. HH. y permiten realizar diversas tareas, como revisar solicitudes de candidatos, introducir datos de evaluaciones de desempeño, aprobar solicitudes de reembolso de gastos y acceder a la información de los empleados.
5. Autoservicio (empleados)
Las funciones de autoservicio para empleados permiten que estos introduzcan sus datos personales, consulten el estado de sus beneficios y soliciten tiempo libre. Esto puede ahorrar muchísimo tiempo a tu departamento de RR. HH., ya que sus integrantes dejan de tener que actuar como intermediarios entre tu personal y esta información (este también es un beneficio clave del software de gestión de recursos humanos). Algunas herramientas avanzadas incluso pueden incluir chatbots de RR. HH. para responder consultas.
B. Funciones de gestión de la fuerza laboral
El software HRMS con funciones de control horario y asistencia puede incluir funciones como gestión de ausencias, programación de empleados, registro de entradas y salidas, cumplimiento normativo, estimaciones de costos e integración con la nómina.
6. Gestión de ausencias
El software HRMS puede ayudarte a realizar un seguimiento y gestionar las ausencias de tus empleados. Facilita que los gerentes sepan quién está y quién no, y por qué motivos: ya sea por vacaciones, baja por enfermedad, baja por maternidad u otro permiso remunerado.
7. Programación de empleados
El software de programación de empleados te permite crear módulos de asistencia, gestionar horarios y configurar avisos y alertas que te permiten comprobar aspectos como la asistencia o las horas extra (también existen muchas otras ventajas del software de programación de empleados).
8. Registro de entrada y salida
Los módulos de control horario y asistencia permiten a tus empleados llevar un registro de sus horas. Algunos sistemas ofrecen opciones avanzadas de registro de entrada, como códigos PIN, escáneres biométricos, lectores de tarjetas magnéticas y herramientas de reconocimiento dactilar y facial.
9. Cumplimiento normativo
Independientemente del país o la región en la que operes, debes cumplir todas las normativas y leyes relacionadas con el lugar de trabajo. Las normas laborales, por ejemplo, limitan el número de horas que las personas pueden trabajar al día o a la semana.
El software HRMS puede incluir funciones que comprueben y utilicen datos con fines de elaboración de informes y cumplimiento normativo. También proporciona avisos y notificaciones automáticos cuando no se cumplen las normas legislativas.
10. Estimaciones de costes
El software avanzado de recursos humanos utiliza datos históricos de RR. HH. para ofrecer funciones de estimación de tiempo y costes para distintos proyectos, lo que te permite prever mejor las necesidades de recursos en el futuro.
11. Integración de nóminas
El uso de software HRMS para gestionar las nóminas te permite integrar los módulos de asistencia y control horario con la funcionalidad de nóminas. De este modo, obtienes datos precisos del ciclo de nómina que puedes utilizar para calcular los salarios y beneficios de los empleados, todo en un único sistema integral.
C. Funciones de análisis
Una de las principales ventajas de un HRMS (bueno, de algunos de ellos) es que te permite recopilar todo tipo de datos útiles sobre los empleados para ayudarte a gestionarlos y pensar estratégicamente.
Algunas funciones analíticas que se encuentran en el software y los sistemas de gestión de RR. HH. incluyen paneles personalizables, informes en tiempo real, capacidades de predicción, recopilación automatizada de datos, controles de acceso y análisis financiero.
12. Paneles personalizables
Es importante adoptar un sistema personalizable que se adapte a las necesidades de tu departamento de RR. HH. Esto incluye desde permitir a los usuarios crear paneles personales hasta ofrecer distintas opciones de color y otras alternativas de personalización. Esto puede ayudar a aumentar la participación de tus empleados en el uso del software HRMS.
13. Informes en tiempo real
Tu HRMS debe ofrecer análisis e informes adaptados y personalizables a partir de los datos de tu sistema. La información y los informes en tiempo real te permiten tomar decisiones oportunas que mejoran el rendimiento en relación con los KPI.
14. Capacidades de previsión
El software HRMS ideal debe permitirte revisar los datos anteriores y ofrecer una guía sobre el rendimiento futuro de acuerdo con los KPI y objetivos deseados. Las soluciones de previsión pueden ayudarte a determinar cuántas horas requerirá una tarea o cuántos empleados deben asignarse a determinados proyectos.
15. Recopilación automatizada de datos
El software HRMS con paquetes de análisis de RR. HH. te permitirá acceder a cualquier información que necesites, cuando la necesites, para ayudarte a obtener la información clave que buscas. Esto incluye acceder a información y datos más allá de su propia base de datos, integrándose con CRM, ERP y otras fuentes para generar informes avanzados.
16. Análisis e información basados en IA
A medida que la inteligencia artificial desempeña un papel cada vez más importante en la tecnología de RR. HH., las organizaciones pueden utilizar software HRMS basado en IA para descubrir información más detallada sobre el rendimiento de los empleados, las tendencias de rotación y la planificación de la plantilla. Esto puede ayudar a predecir las necesidades futuras de RR. HH., optimizar la dotación de personal e identificar a los empleados en riesgo para intervenir de forma temprana.
17. Controles de acceso
El acceso a la información, los informes y los datos se designará como privado o público. El mejor software HRMS cuenta con funciones de administración para asignar niveles o categorías de acceso a diferentes recursos. Esto mejora la seguridad de los datos y prohíbe compartir información clasificada con usuarios no autorizados.
18. Análisis financiero
El software HRMS ideal puede incluir paquetes de análisis capaces de recopilar y evaluar distintos grados de datos financieros para ayudar a la dirección en los procesos de toma de decisiones.
D. Características de contratación e incorporación
Muchos sistemas HRMS incluyen funciones de contratación e incorporación para agilizar el proceso de selección y crear una experiencia fluida para los candidatos contratados.
Esto incluye funciones clave como plantillas de ofertas de empleo, un sistema de seguimiento de candidatos, formularios e informes sin papel, capacidades de gamificación, recordatorios automatizados y herramientas de gestión del periodo de prueba.
19. Funciones de contratación
Al centralizar la contratación dentro de un HRMS, los equipos pueden reducir el tiempo de contratación y mejorar la colaboración entre departamentos.
Entre las herramientas de contratación que suelen encontrarse en un HRMS se incluyen un sistema de seguimiento de candidatos, el análisis de currículums y las integraciones para publicar ofertas de empleo en bolsas de trabajo populares. Algunos sistemas también ofrecen herramientas de puntuación de candidatos y programación de entrevistas para simplificar el proceso de selección inicial.
20. Funciones sin papel
Las funciones de incorporación basadas en la tecnología del software HRMS son cada vez más digitales y prescinden del papel, ya que son más rentables, respetuosas con el medioambiente y seguras. Actualmente existen contratos laborales, formularios fiscales, solicitudes de prestaciones y solicitudes de permisos sin papel, entre otros.
21. Capacidades de gamificación
Gamificar las funciones de incorporación o de evaluación del desempeño puede crear un entorno laboral más interactivo y atractivo para el personal. No es una función imprescindible para la mayoría de los programas HRMS, pero sin duda supone una gran ventaja si está disponible.
22. Recordatorios automatizados
El mejor software HRMS contiene funciones para programar recordatorios que notifiquen a los responsables y empleados sobre tareas pendientes o excesos en el uso de recursos. Los recordatorios pueden configurarse para llegar a la bandeja de entrada del correo electrónico o al teléfono inteligente, de modo que nunca se pase nada por alto.
23. Funciones de gestión del periodo de prueba
Recursos Humanos somete a los nuevos empleados a un periodo de prueba, cuya superación depende de una conducta, asistencia y desempeño laboral adecuados. La función de incorporación de su software HRMS debe contar con una función de establecimiento de objetivos que pueda utilizar para acordar medidas y metas durante los primeros meses de empleo.
E. Funciones de cumplimiento normativo
Los sistemas HRMS suelen presumir de funciones de cumplimiento normativo, como el cumplimiento automatizado de la normativa de contratación, el cumplimiento automatizado de la EEOC y el cumplimiento automatizado de la normativa sobre prestaciones sanitarias.
24. Cumplimiento automatizado de la normativa de contratación
Una consideración fundamental durante el proceso de contratación es evitar prácticas discriminatorias que expongan a su empresa a posibles reclamaciones. Los anuncios de empleo, las comprobaciones de referencias y las preguntas de las entrevistas pueden estar sujetos a prejuicios por motivos de raza, sexo, etnia, género, religión, estado civil y discapacidad física & mental, entre otros.
Su HRMS puede ayudar mediante funciones que garanticen que todas las comunicaciones sean adecuadas y no dejen margen para los prejuicios.
25. Cumplimiento automatizado de la EEOC
La mayoría de las empresas necesitan que los nuevos empleados firmen un cuestionario de autoidentificación EEO para protegerse frente a prácticas discriminatorias. El HRMS puede incluir cuestionarios totalmente conformes con la normativa y garantizar que la información se utilice adecuadamente.
26. Cumplimiento automatizado de la normativa sobre prestaciones sanitarias
El cumplimiento de la normativa relacionada con la salud sigue siendo crucial en muchos países. Por ejemplo, en EE. UU., las empresas deben cumplir leyes federales como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA), la Ley contra la Discriminación por Información Genética, la Ley de Atención Médica Asequible (ACA) y las disposiciones sobre paridad en la salud mental, entre otras.
El software adecuado recopila los datos necesarios para los informes al IRS y los mantiene actualizados en caso de cambios legislativos.
F. Funciones de aprendizaje y desarrollo de empleados
Entre las funciones de desarrollo de empleados que conviene buscar en tu próximo software HRMS se incluyen la gestión del desempeño, la administración de certificaciones, los directorios de capacitación, las capacidades de compromiso de los empleados, las funciones de datos de evaluación y las políticas y objetivos de la empresa.
27. Gestión del desempeño
Un HRMS sólido debería ofrecer herramientas de gestión del desempeño que permitan a los equipos de RR. HH. realizar un seguimiento del desempeño en tiempo real, establecer objetivos y supervisar el progreso. Estas herramientas estandarizan las evaluaciones, proporcionan comentarios continuos y apoyan el desarrollo de los empleados. Al agilizar el establecimiento de objetivos y ofrecer información sobre la productividad, un HRMS ayuda a crear planes de desarrollo personalizados para retener al mejor talento.
28. Administración de certificaciones
La gestión de cursos, las nominaciones para capacitaciones, el cumplimiento normativo y la actualización de materiales pueden consumir mucho tiempo si no se gestionan adecuadamente. El software HRMS con un módulo de gestión del aprendizaje facilita la carga de la capacitación y el desarrollo continuos.
29. Directorios de capacitación
El sistema HRMS ideal ofrece una gama completa de opciones de aprendizaje que se pueden gestionar desde una sola interfaz. Esto incluye vincular las actividades con marcos de competencias para la gestión del desempeño basada en competencias y conectar los resultados del aprendizaje con el desarrollo de habilidades deseables.
30. Capacidades de compromiso de los empleados
Las herramientas de compromiso de los empleados dentro de un HRMS pueden incluir encuestas rápidas, mecanismos de comentarios y programas de reconocimiento que dan voz a los empleados y ayudan a los equipos de RR. HH. a medir los niveles de compromiso. Un HRMS centrado en el compromiso ayuda a crear una fuerza laboral más conectada, promueve una cultura empresarial positiva y mejora la retención de empleados al abordar las inquietudes antes de que se agraven.
31. Políticas y objetivos de la empresa
El dinero invertido en programas de capacitación, desarrollo y certificaciones es una inversión para alcanzar los objetivos empresariales. Tu sistema HRMS debería ser capaz de analizar tus estrategias de desarrollo y compararlas con tus políticas y objetivos preestablecidos.
G. Soluciones de nómina
La mayoría de los HRMS cuentan con soluciones de nómina con funciones como períodos de nómina flexibles, procesamiento y reprocesamiento masivos, recibos de nómina en línea, cumplimiento global de la nómina, ajustes salariales y registros de horas extra.
32. Períodos de nómina flexibles
Los empleados y contratistas pueden recibir sus salarios en diferentes períodos: semanal, quincenal o mensual. Contar con un sistema HRMS cuyas funciones de nómina se adapten a distintos períodos de pago agiliza el procesamiento de la nómina y reduce los errores de introducción de datos durante el pago.
33. Procesamiento y reprocesamiento masivos
Tu software HRMS debería contar con funciones que permitan a los equipos de RR. HH. automatizar numerosos pagos a empleados durante un período prolongado. Las herramientas avanzadas incluyen una función para revertir el procesamiento, que permite deshacer y corregir errores en los pagos.
34. Recibos de nómina en línea
La mayoría de los sistemas HRMS facilitan la vida de los empleados al garantizar que los recibos de nómina recientes y anteriores estén disponibles para consultar o descargar en cualquier momento.
35. Cumplimiento global de la nómina
El cumplimiento de la nómina varía de un estado a otro. Por lo tanto, si tu empresa opera en varias ubicaciones, el cumplimiento y la gestión de las normativas pueden volverse confusos. El software HRMS adecuado automatiza tu nómina para cumplir las normativas que rigen en tu ubicación geográfica.
36. Ajustes salariales y funciones de horas extra
Muchos sistemas HRMS incorporan soluciones de nómina que permiten al personal de RR. HH. y contabilidad modificar y ajustar el salario de los empleados; tener en cuenta reducciones o bonificaciones; registrar permisos no remunerados, aportaciones a pensiones y prestaciones; así como otros ajustes necesarios.
H. Relación calidad-precio
Por supuesto, tu presupuesto es importante al elegir el HRMS ideal. ¿Cómo se compara el precio del sistema con sus capacidades, funciones y facilidad de uso? ¿Realmente necesitas todas las funciones adicionales?
Considera herramientas y software de gestión de recursos humanos cuyos precios sean claros, flexibles y transparentes.
¿Existen diferentes tipos de HRMS?
Existen muchas listas de software de recursos humanos, pero las herramientas más populares se centran en la dotación de personal, el desarrollo y la participación de los empleados, la incorporación, la remuneración y la gestión de la fuerza laboral para ayudar a mejorar la eficiencia del equipo central de recursos humanos de una empresa.
Gestión del personal
Las funciones de dotación de personal incluyen funciones de planificación de la fuerza laboral, como software de programación y gestión de empleados, gestión del ciclo de vida de los empleados, software de seguimiento del tiempo, gestión de permisos y búsqueda de candidatos, ya sea mediante un sistema de seguimiento de candidatos o una tecnología más avanzada de adquisición de talento.
Incorporación y desvinculación
Los sistemas de incorporación incluyen software de incorporación y desvinculación. Las herramientas de incorporación pueden ayudar a guiar a las nuevas contrataciones a través de los requisitos de documentación, la creación de credenciales de acceso al software, la verificación del formulario I-9, las presentaciones sociales y otras responsabilidades.
Desarrollo de los empleados
El desarrollo consiste en ayudar a los empleados a crecer y mantener la satisfacción del personal. Los HRMS pueden incluir software de satisfacción de los empleados, software de gestión del desempeño, software de evaluación de 360 grados y software de gestión del talento. Este es uno de los beneficios clave del software de gestión del talento.
Gestión de la remuneración
Los sistemas de remuneración incluyen software de administración, software de gestión de beneficios y software de nóminas. El autoservicio de remuneración es útil para que los empleados consulten sus propios beneficios de salud o sus métricas de tiempo libre remunerado.
Gestión de la fuerza laboral
Los sistemas de gestión de la fuerza laboral incluyen software de recursos humanos, sistemas de información de recursos humanos (HRIS), herramientas de registro de empleados, software de gestión del capital humano y software de registro y supervisión de empleados.
Lectura relacionada: Reseñas de los mejores sistemas de software central de recursos humanos
Preguntas frecuentes sobre el software HRMS
¿Listo para dar los siguientes pasos, pero no tienes del todo claro cómo proceder? Estas respuestas a preguntas frecuentes podrían ayudarte.
¿Cuál es la diferencia entre un HRMS, HRIS o HCM?
Un \u003cstrong\u003eHRMS\u003c/strong\u003e (Sistema de Gestión de Recursos Humanos) y un \u003cstrong\u003eHRIS\u003c/strong\u003e (Sistema de Información de Recursos Humanos) son similares, pero un HRMS normalmente incluye una gama más amplia de funciones. Un HRIS se centra en funciones básicas de RR. HH., como la gestión de datos de los empleados, las nóminas y la administración de beneficios. Un \u003cstrong\u003eHRMS\u003c/strong\u003e amplía estas funciones al incorporar características adicionales, como la gestión del desempeño, el seguimiento del tiempo y la asistencia, y herramientas para fomentar el compromiso de los empleados.\r\n\r\nPor otro lado, los sistemas \u003cstrong\u003eHCM\u003c/strong\u003e (Gestión del Capital Humano) adoptan un enfoque más estratégico de los RR. HH., centrándose no solo en gestionar los datos de los empleados y las tareas administrativas, sino también en optimizar la plantilla en su conjunto. Los sistemas HCM suelen incluir gestión del talento, aprendizaje y desarrollo, y planificación de la sucesión, lo que los hace más completos para las organizaciones que buscan alinear las funciones de RR. HH. con los objetivos empresariales.\r\n\r\nEn resumen:\r\n\u003cul\u003e\r\n \t\u003cli\u003e\u003cstrong\u003eHRIS\u003c/strong\u003e se centra en los datos básicos de RR. HH. y las tareas administrativas.\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli\u003e\u003cstrong\u003eHRMS\u003c/strong\u003e ofrece funciones más amplias, incluida la gestión del compromiso y el desempeño de los empleados.\u003c/li\u003e\r\n \t\u003cli\u003e\u003cstrong\u003eHCM\u003c/strong\u003e integra las funciones de RR. HH. con la gestión y el desarrollo estratégicos de la plantilla.\u003c/li\u003e\r\n\u003c/ul\u003e\r\nPara obtener más información, lee a continuación nuestra \u003ca href=\u0022https://peoplemanagingpeople.com/topics/how-to-choose-between-a-hris-and-hcm/\u0022 style=\u0022font-weight: bold;\u0022\u003ecomparación de los sistemas HRIS, HRMS y HCM\u003c/a\u003e.
¿Cómo elijo el HRMS adecuado para mi empresa?
\u003ca href=\u0022https://peoplemanagingpeople.com/articles/hr-software-selection/\u0022\u003eElegir el HRMS adecuado\u003c/a\u003e depende del tamaño, las necesidades y el presupuesto de tu empresa. Entre los factores clave que debes considerar se encuentran la facilidad de uso, la escalabilidad, las integraciones con el software existente y si la plataforma admite las funciones específicas que necesita tu organización, como la gestión del desempeño o el seguimiento del cumplimiento normativo.\r\n\r\nSi tu presupuesto es ajustado o tu equipo es pequeño, considera un \u003ca href=\u0022https://peoplemanagingpeople.com/tools/best-hrms-for-small-business/\u0022\u003esistema HRMS diseñado para pequeñas empresas\u003c/a\u003e, que podría adaptarse mejor a tus necesidades y resultar más asequible.
¿Cuál es el costo de implementar un HRMS?
El \u003ca href=\u0022https://peoplemanagingpeople.com/how-to-guide/hr-software-cost/\u0022\u003ecosto de un HRMS\u003c/a\u003e puede variar según las funciones de la plataforma, el tamaño de la empresa y el nivel de personalización necesario. Muchos proveedores de HRMS ofrecen planes de precios escalonados, por lo que puedes elegir un plan que se ajuste a tu presupuesto. También es importante tener en cuenta los costos a largo plazo, como las actualizaciones, el soporte y las funciones adicionales.
