Mejorando los procesos de RRHH: Un proceso en 4 pasos
La mejora de procesos: ¿el pasatiempo favorito de todo profesional de RRHH, verdad?
Quizás no para la mayoría de nosotros, pero contar con procesos establecidos ayuda a asegurar que las tareas se realicen correctamente y de forma eficiente, creando una mejor experiencia para todos y liberando tiempo para centrarse en aspectos más interesantes y estratégicos.
El papel de RRHH en las pequeñas empresas y grandes organizaciones incluye la implementación de procesos estructurados que aseguren el cumplimiento y mejoren la eficiencia operativa.
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Es probable que tu función de RRHH cuente con más de algunos procesos que podrían mejorarse. Mediante el uso de gestión estratégica de recursos humanos, las organizaciones pueden perfeccionar los procesos de RRHH para que sean más receptivos a las necesidades del personal y de la organización.
Aquí compartiré mi proceso para mejorar procesos (sí, es muy meta) y daré algunos ejemplos de cómo optimizar procesos como la selección y la integración de personal.
Marco para la Mejora de Procesos de RRHH
Los procesos de RRHH abarcan una amplia gama de actividades, desde la captación de talento y la integración de empleados hasta el desarrollo profesional y la gestión del desempeño.
Para mantenerse competitivas y eficientes, las empresas deben buscar continuamente maneras de mejorar sus procesos de RRHH. Simplificar estos procesos es sencillo con herramientas de RRHH en la nube, lo que garantiza flujos de trabajo más ágiles y mayor accesibilidad a los datos.
He visto que el mayor obstáculo para la mejora de procesos es empezar; ¡puede parecer una tarea insuperable! Dividirlo en pasos separados lo hace mucho más manejable.
Primer paso: Evaluar los procesos actuales
Es difícil mejorar algo si no lo entiendes completamente. Puede ser un proceso que lleve tiempo, lo reconozco desde el principio, pero normalmente este paso solo debe hacerse una vez.
El primer paso aquí es evaluar tus flujos de trabajo y tareas y determinar qué está documentado, quién es el responsable y cuándo fue la última revisión. ¿RRHH es responsable de la nómina y de L&D, por ejemplo, o eso corresponde a otro departamento de tu empresa?
Por ejemplo, en un departamento de RRHH donde trabajé antes, teníamos una gran cantidad de procesos documentados, pero descubrimos que estaban almacenados en lugares diferentes y en distintos estados de actualización.
Luego puedes profundizar en tus métricas de RRHH para identificar áreas problemáticas relacionadas con cada proceso, por ejemplo: recuento de personal inexacto, errores en la nómina o tiempos de contratación excesivamente largos.
Al finalizar este paso, tendrás un inventario de procesos que se pueden mejorar.
Segundo paso: Priorizar
No podrás abordarlo todo de una vez, así que es importante pensar de manera crítica sobre qué procesos quieres mejorar primero. Esto es especialmente relevante para los sistemas de RRHH de pequeñas empresas, que cuentan con tiempo, recursos y presupuesto limitados.
Tal vez obtener algunos logros tempranos y sencillos pueda liberar tiempo para acometer proyectos más grandes. Quizás cuentes con el apoyo del liderazgo para emprender un gran proyecto de automatización.
Establece metas de mejora claras y específicas que estén alineadas con los objetivos estratégicos, iniciativas y valores de la organización.
Por ejemplo, el principal valor de mi empresa es la innovación, aunque todavía tenemos procesos de RRHH manuales que resultan molestos.
Nuestro objetivo es crear una experiencia de RRHH innovadora que ofrezca a la plantilla una visión positiva de la función de RRHH. Logramos obtener el apoyo de la dirección para la transformación digital del área de RRHH automatizando varios procesos clave y vinculando estos proyectos con nuestro valor de innovación.
Este paso no es universal, así que tendrás que decidir qué funciona para tu organización con los recursos disponibles.
Tercer paso: Crea un plan de acción
Deberás establecer un cronograma realista para la finalización y te recomiendo incluir varias verificaciones de progreso.
Esto puede implicar simplificar los flujos de trabajo, eliminar pasos innecesarios y automatizar tareas repetitivas utilizando software de RRHH específico (volveremos a este punto más adelante).
Si cuentas con recursos disponibles para ayudar, asignar la responsabilidad y la titularidad permitirá a los miembros del equipo mantener la toma de decisiones en sus procesos de trabajo.
Pueden ser muchas cosas para controlar, y disponer de un documento del proyecto al que todos puedan acceder ayudará. Me gusta usar SharePoint para este tipo de proyectos, pero existen muchas herramientas de gestión de proyectos disponibles.
En mi ejemplo anterior sobre la documentación dispersa, decidimos colocar todo en una ubicación central, en lugar de los silos en los que se almacenaban, y nos dimos 6 meses para actualizar cada documento.
Este plazo era realista y alcanzable para nosotros como un pequeño equipo de RRHH. Tuvimos una breve reunión periódica una vez al mes para revisar nuestro progreso y mantenernos responsables.
Paso cuatro: Mejora continua
Establece un sistema para la supervisión y evaluación continuas de los procesos de RRHH. Facilita la retroalimentación de los empleados y del personal de RRHH para identificar posibles problemas o nuevas áreas de mejora.
Por ejemplo, puedes enviar una encuesta rápida a los empleados después de que contacten RRHH con ciertas solicitudes para recibir retroalimentación inmediata, o enviar una encuesta de deseos a tu equipo de RRHH una vez al año para ideas de mejora más completas.
Puedes usar los comentarios y datos recopilados para realizar ajustes continuos en los procesos de RRHH.
Los departamentos de RRHH pueden optimizar procesos integrando plataformas de gestión de casos de RRHH para resolver incidencias más rápido.
6 ejemplos de mejora de procesos de RRHH
Veamos algunos ejemplos comunes de cómo puedes mejorar los procesos de RRHH.
Automatiza flujos de trabajo
En la etapa de evaluación, probablemente identificarás tareas manuales y repetitivas como la entrada de datos, la programación de citas y el envío de correos electrónicos rutinarios.
Puedes automatizar estos procesos construyendo una infraestructura tecnológica de RRHH (piensa en tu HRMS o HRIS junto a herramientas de comunicación) que automatice muchos de estos procesos y permita el flujo de datos entre distintas aplicaciones y funciones.
Digitaliza la incorporación
La incorporación de empleados es un proceso repetitivo que está pidiendo ser actualizado en la mayoría de las empresas y es una de las partes más impactantes de la experiencia del empleado para una nueva contratación.
Digitaliza el proceso de incorporación proporcionando a los nuevos empleados formularios electrónicos, módulos de formación y recursos corporativos. Esto puede reducir el papeleo, ahorrar tiempo y asegurar la coherencia en la experiencia de incorporación de todos los empleados nuevos.
Un software especializado en incorporación puede ayudarte enormemente en este aspecto.
Racionaliza el reclutamiento
Si el proceso de reclutamiento no se incluyó en tu inventario en el Paso 1, debería estar. Si aún no lo has hecho, considera implementar un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) para gestionar publicaciones de empleo, solicitudes y comunicación con candidatos.
El software ATS puede ayudar a filtrar candidatos, rastrear su progreso e incluso ayudar a crear un flujo de selección para puestos difíciles de cubrir. Muchos de estos programas también pueden aportar métricas valiosas sobre tu proceso de contratación y la experiencia del candidato.
Ofrece opciones de autoservicio
Los profesionales de RRHH pueden invertir mucha energía innecesaria respondiendo preguntas y actualizando información de empleados; aquí algunas sugerencias para ayudar con eso:
Autoservicio de empleados y gerentes
Pueden existir opciones dentro de tu software HRIS para el autoservicio de empleados y gerentes.
Utilízalas, ya que pueden ofrecer a los empleados acceso para actualizar su información personal, ver recibos de pago, solicitar tiempo libre e inscribirse en beneficios. Esto reduce la carga de trabajo del equipo de RR.HH. y da poder a los empleados para gestionar su propia información.
Las opciones de autoservicio para gerentes dentro de tu HRIS son otra área en la que buscar mejoras de procesos. Puede haber funciones que puedas habilitar fácilmente para que los gerentes procesen cambios rutinarios de empleados por su cuenta, como realizar cambios de reportes y aprobar solicitudes de tiempo libre.
Base de conocimientos centralizada
Crea un repositorio centralizado de políticas de RR.HH., procedimientos, preguntas frecuentes y recursos. Esto puede ayudar a empleados y gerentes a encontrar respuestas a sus preguntas sin tener que contactar directamente a RR.HH. Hacer que este repositorio sea fácilmente accesible y se pueda buscar es fundamental.
Hay muchas opciones de intranet disponibles con diferentes costos y esfuerzos. Muchas plataformas de HRIS también tienen esta función disponible.
Gestión electrónica de documentos
Si aún no lo has hecho, comienza a almacenar los documentos de RR.HH. digitalmente en un sistema seguro. Esto facilita la recuperación y el intercambio de documentos y datos de empleados, reduciendo la necesidad de papeleo físico.
Calendario de cumplimiento y lista de verificación de fin de año
Hablé un poco sobre un calendario de cumplimiento en un artículo anterior sobre cumplimiento de RR.HH., y no puedo dejar de recomendarlo.
El calendario que uso está vinculado a un calendario compartido de RR.HH. en Outlook, y cada elemento del calendario está enlazado a un evento en el calendario. Estos recordatorios “en la cara” funcionan muy bien para impulsar la acción en materia de cumplimiento.
Saca partido de una lista de verificación de fin de año incorporándola en tu calendario de cumplimiento. Como parte de la lista de verificación de fin de año de mi equipo, revisamos la documentación de procesos y realizamos un mantenimiento regular.
Esto permite un ciclo de mejora continua sin el gran esfuerzo de empezar desde cero otra vez, como mencioné en el Paso 4 anterior.
Nota aparte: La lista de verificación de fin de año no debe combinarse ni sustituir a tus otras listas de verificación de procesos de RR.HH..
Desafíos en la mejora de procesos de RR.HH.
Aunque en la práctica todo suena bien, mejorar los procesos de RR.HH. rara vez es un camino libre de obstáculos. Los desafíos comunes son:
- Resistencia al cambio: Los empleados y gerentes pueden resistirse a los cambios debido al miedo a lo desconocido, la comodidad con los procesos actuales o el escepticismo sobre los beneficios de los nuevos sistemas. Por eso, cualquier cambio importante necesita un adecuado plan de gestión del cambio y una estrategia de comunicación.
- Falta de visión clara: Sin un objetivo y estrategia bien definidos, las mejoras en los procesos de RR.HH. pueden perder foco, lo que conduce a esfuerzos y recursos desperdiciados.
- Recursos limitados: Las restricciones presupuestarias, el personal limitado y la falta de herramientas tecnológicas pueden dificultar la implementación de nuevos procesos de RR.HH. Por eso, es importante priorizar de manera efectiva y establecer cronogramas realistas. La optimización de procesos de RR.HH. puede comenzar adoptando soluciones gratuitas de RR.HH. para tareas administrativas básicas.
- Mantenimiento del cumplimiento: Los procesos de RR.HH. deben cumplir con diferentes requisitos legales y normativos; garantizar el cumplimiento mientras se implementan cambios puede ser complicado.
- Escalando globalmente: Los procesos de RR.HH. pueden necesitar abordar consideraciones locales diferentes, dependiendo de dónde contrates. Contratar servicios multinacionales de RR.HH. puede asegurar procesos optimizados que sirvan tanto a equipos locales como internacionales.
Mejores prácticas para la mejora de procesos de RR.HH.
Por último, en vista de los desafíos mencionados anteriormente, aquí tienes algunas mejores prácticas para tener en cuenta al mejorar procesos de RR.HH.
- Establecer objetivos claros: Define metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos determinados (SMART) para el proceso de mejora.
- Participación de los empleados: Involucra a los empleados en las etapas de planificación e implementación. Recoge sus comentarios y atiende sus inquietudes para fomentar su compromiso y reducir la resistencia al cambio.
- Comunicación abierta: Promueve una comunicación abierta y transparente dentro del equipo de RRHH y en toda la organización para comunicar los cambios de forma efectiva y recopilar retroalimentación.
- Comparación con estándares (Benchmarking): Compara tus procesos de RRHH con los estándares de la industria y las mejores prácticas. Utiliza la comparación para identificar brechas y oportunidades de mejora.
- Métricas de desempeño: Define y supervisa los indicadores clave de desempeño (KPIs) para tus procesos de RRHH
- Adoptar una mentalidad centrada en el cliente: La nueva corriente de pensamiento es considerar las operaciones de personas como un producto, donde los empleados son tratados como clientes, enfocándose en mejorar su experiencia con los procesos de RRHH. Descubre qué podría mejorar su experiencia, ya sea la integración de sistemas, simplificar tareas o minimizar reuniones.
Una cultura de mejora continua
La mejora de procesos de RRHH es una parte natural para potenciar tu función de recursos humanos.
Siguiendo un enfoque estructurado que incluya evaluación, análisis, rediseño y monitoreo constante, puedes optimizar tus procesos de RRHH, reducir costos, mejorar la satisfacción de los empleados y, en última instancia, contribuir mejor al logro de los objetivos estratégicos de la organización.
Adoptar una cultura de mejora continua en RRHH puede conducir a un éxito a largo plazo en el dinámico entorno empresarial actual y proporcionar a los empleados una experiencia eficaz con RRHH.
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