Mejora de los procesos de RR. HH.: un proceso de 4 pasos
Mejora de procesos: el pasatiempo favorito de todo profesional de RR. HH., ¿verdad?
Quizá no para la mayoría de nosotros, pero contar con procesos establecidos ayuda a garantizar que las tareas se completen de forma adecuada y eficiente, creando una mejor experiencia para todos y liberando tiempo para centrarse en asuntos más interesantes y estratégicos.
El papel de RR. HH. en las pequeñas empresas y las grandes organizaciones incluye implementar procesos estructurados que garanticen el cumplimiento y mejoren la eficiencia operativa.
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Probablemente, tu función de RR. HH. tenga más de unos cuantos procesos que podrían mejorarse. Mediante la gestión estratégica de los recursos humanos, las organizaciones pueden mejorar los procesos de RR. HH. para responder mejor a las necesidades de los empleados y de la organización.
Marco de mejora de procesos de RR. HH.
Los procesos de RR. HH. abarcan una amplia variedad de actividades, desde la contratación y la incorporación hasta el desarrollo de los empleados y la gestión del desempeño.
Para seguir siendo competitivas y eficientes, las empresas deben buscar continuamente mejorar sus procesos de RR. HH. Simplificar los procesos de RR. HH. es fácil con las herramientas de RR. HH. en la nube, lo que garantiza flujos de trabajo más fluidos y un mejor acceso a los datos.
He descubierto que el mayor obstáculo para mejorar los procesos es empezar; ¡puede parecer una tarea insuperable! Dividirla en pasos separados la hace mucho más manejable.
Paso uno: Evaluar los procesos actuales
Es difícil mejorar algo si no lo comprendes plenamente. Esto puede llevar tiempo —lo aclaro desde el principio—, pero normalmente este paso solo debe completarse una vez.
El primer paso consiste en evaluar tus flujos de trabajo y tareas, y determinar qué está documentado, quién es responsable y cuándo se revisó por última vez. ¿RR. HH. se encarga de la nómina y del aprendizaje y desarrollo (L&D), por ejemplo, o es responsabilidad de otro departamento de tu empresa?
Por ejemplo, en un departamento de RR. HH. anterior en el que trabajé había una gran cantidad de procesos documentados, pero descubrimos que estaban almacenados en lugares dispersos y en distintos estados de actualización.
A continuación, puedes profundizar en tus métricas de RR. HH. para identificar cualquier área problemática relacionada con cada proceso, como un recuento inexacto de empleados, errores en la nómina o un tiempo de contratación prolongado.
Al finalizar este paso, tendrás un inventario de procesos que pueden mejorarse.
Paso dos: Establecer prioridades
No podrás abordar todo a la vez, por lo que es importante pensar detenidamente en qué procesos quieres trabajar primero. Esto es especialmente cierto en los sistemas de RR. HH. de pequeñas empresas, que trabajan con tiempo, recursos y presupuesto limitados.
Quizá conseguir algunas victorias tempranas y sencillas te permita liberar tiempo para abordar proyectos más grandes. Tal vez cuentes con el apoyo de la dirección para emprender un gran proyecto de automatización.
Establece objetivos claros y específicos de mejora que estén alineados con los objetivos, las iniciativas y los valores estratégicos de la organización.
Por ejemplo, el principal valor de mi empresa es la innovación, pero aún tenemos algunos procesos de RR. HH. manuales y frustrantes.
Nuestro objetivo es crear una experiencia innovadora de RR. HH. que ofrezca a nuestros empleados una percepción positiva de su función de RR. HH. Logramos obtener el apoyo de la dirección para la transformación digital de RR. HH. mediante la automatización de varios procesos clave, vinculando los proyectos con nuestro valor de innovación.
Este paso no sigue un enfoque universal, así que tendrás que decidir qué funciona para tu organización con los recursos disponibles.
Paso tres: Crear un plan de acción
Deberás establecer un calendario realista para la finalización, y recomiendo incluir varias revisiones del progreso.
Esto puede implicar simplificar los flujos de trabajo, eliminar pasos innecesarios y automatizar tareas repetitivas mediante un software específico de RR. HH. (hablaremos más de este paso más adelante).
Si tienes recursos disponibles para ayudar, asignar la propiedad y la responsabilidad permitirá que los miembros del equipo mantengan la capacidad de tomar decisiones en sus procesos de trabajo.
Puede ser difícil hacer un seguimiento de todo esto, y disponer de un documento del proyecto al que todos puedan acceder será de ayuda. Me gusta usar SharePoint para este tipo de proyectos, pero hay muchas herramientas de gestión de proyectos disponibles.
En mi ejemplo anterior de documentación dispersa, decidimos ponerlo todo en una ubicación central en lugar de mantenerlo en los silos donde estaba alojado, y nos dimos 6 meses para actualizar cada documento.
Este plazo era realista y alcanzable para nosotros como un equipo pequeño de RR. HH. Teníamos una breve reunión fija una vez al mes para comprobar nuestro progreso y asegurarnos de cumplir con nuestras responsabilidades.
Paso cuatro: Mejora continua
Establece un sistema para supervisar y evaluar continuamente los procesos de RR. HH. Facilita los comentarios de los empleados y del personal de RR. HH. para identificar cualquier problema o nuevas áreas de mejora.
Por ejemplo, podrías enviar una encuesta rápida a los empleados después de que contacten con RR. HH. con determinadas solicitudes para obtener comentarios inmediatos, o enviar una encuesta de deseos a tu equipo de RR. HH. una vez al año para recopilar ideas de mejora más completas.
Puedes utilizar los comentarios y los datos recopilados para realizar mejoras continuas en los procesos de RR. HH.
Los departamentos de RR. HH. pueden optimizar los procesos integrando plataformas de gestión de casos de RR. HH. para resolver los problemas más rápidamente.
6 ejemplos de mejora de procesos de RR. HH.
Veamos algunos ejemplos de formas habituales de mejorar los procesos de RR. HH.
Automatiza los flujos de trabajo
En la etapa de evaluación, probablemente identificarás tareas manuales y repetitivas, como la introducción de datos, la programación de citas y el envío de correos electrónicos rutinarios.
Puedes automatizar estos procesos creando una pila tecnológica de RR. HH. (piensa en tu HRMS o HRIS, además de las herramientas de comunicación) que automatice muchos de estos procesos y permita el flujo de datos entre distintas aplicaciones y funciones.
Digitaliza la incorporación
La incorporación de empleados es un proceso repetible que en la mayoría de las empresas necesita urgentemente una actualización y constituye una de las partes más importantes de la experiencia del empleado de una nueva incorporación.
Digitaliza el proceso de incorporación proporcionando a las nuevas incorporaciones formularios electrónicos, módulos de formación y recursos de la empresa. Esto puede reducir el papeleo, ahorrar tiempo y garantizar la coherencia en la experiencia de incorporación de todos los empleados nuevos.
Un software especializado de incorporación puede ayudarte enormemente en este aspecto.
Agiliza la contratación
Si el proceso de contratación no se incluyó en tu inventario del paso 1, debería incluirse. Si aún no lo has hecho, considera implementar un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) para gestionar las ofertas de empleo, las solicitudes y la comunicación con los candidatos.
El software ATS puede ayudarte a seleccionar candidatos, hacer un seguimiento de su progreso e incluso crear un proceso de contratación para puestos difíciles de cubrir. Muchos de estos programas también pueden proporcionar métricas valiosas sobre tu proceso de contratación y la experiencia de los candidatos.
Ofrece opciones de autoservicio
Los profesionales de RR. HH. pueden dedicar mucha energía innecesaria a responder preguntas y actualizar la información de los empleados. Estas son algunas sugerencias que pueden ayudar:
Autoservicio para empleados y gerentes
Es posible que ya haya opciones disponibles en tu software HRIS para el autoservicio de empleados y gerentes.
Utilízalas, ya que pueden proporcionar a los empleados acceso para actualizar su información personal, consultar sus recibos de nómina, solicitar permisos y darse de alta en las prestaciones. Esto reduce la carga de trabajo del equipo de RR. HH. y permite a los empleados gestionar su propia información.
Las opciones de autoservicio para gerentes dentro de tu HRIS son otro lugar donde buscar mejoras de procesos. Puede haber funciones que puedas activar fácilmente para los gerentes, de modo que puedan procesar por su cuenta cambios rutinarios de los empleados, como modificar las líneas de reporte y aprobar solicitudes de permisos.
Base de conocimientos centralizada
Crea un repositorio centralizado de políticas, procedimientos, preguntas frecuentes y recursos de RR. HH. Esto puede ayudar a los empleados y gerentes a encontrar respuestas a sus preguntas sin tener que ponerse en contacto directamente con RR. HH. Es fundamental que este repositorio sea fácilmente consultable y accesible para todos los empleados.
Hay muchas opciones de intranet disponibles, con distintos niveles de coste y esfuerzo. Muchas plataformas HRIS también cuentan con esta función.
Gestión electrónica de documentos
Si aún no lo has hecho, comienza a almacenar digitalmente los documentos de RR. HH. en un sistema seguro de gestión documental. Esto facilita la recuperación y el intercambio de documentos y datos de los empleados, reduciendo la necesidad de usar documentación física.
Calendario de cumplimiento y lista de comprobación de fin de año
Hablé un poco sobre el calendario de cumplimiento en un artículo anterior sobre el cumplimiento normativo de RR. HH., y no puedo elogiarlo lo suficiente.
El calendario que utilizo está vinculado a un calendario compartido de RR. HH. en Outlook, y cada elemento del calendario está vinculado a un evento del calendario de RR. HH. Estos recordatorios “a la vista” funcionan bien para impulsar las acciones relacionadas con el cumplimiento.
Aprovecha una lista de comprobación de fin de año integrándola en tu calendario de cumplimiento. Como parte de la lista de comprobación de fin de año de mi equipo, revisamos la documentación de los procesos y realizamos tareas de mantenimiento periódicas.
Esto permite mantener un ciclo de mejora continua sin tener que volver a empezar desde cero, como expliqué anteriormente en el paso 4.
Nota: La lista de comprobación de fin de año no debe combinarse con tus otras listas de comprobación de procesos de RR. HH. ni sustituirlas.
Desafíos de la mejora de los procesos de RR. HH.
Aunque en la práctica todo suena bien, es poco probable que mejorar los procesos de RR. HH. sea un camino de rosas. Los desafíos habituales son:
- Resistencia al cambio: Los empleados y gerentes pueden resistirse a los cambios por miedo a lo desconocido, comodidad con los procesos actuales o escepticismo sobre los beneficios de los nuevos sistemas. Por eso, cualquier cambio importante necesita un plan adecuado de gestión del cambio y una estrategia de comunicación.
- Falta de una visión clara: Sin un objetivo y una estrategia bien definidos, las mejoras de los procesos de RR. HH. pueden perder el enfoque, lo que conduce a un desperdicio de esfuerzos y recursos.
- Recursos limitados: Las restricciones presupuestarias, el personal limitado y las herramientas tecnológicas inadecuadas pueden dificultar la implementación de nuevos procesos de RR. HH. Por eso es importante priorizar de forma eficaz y establecer plazos realistas. La optimización de los procesos de RR. HH. puede comenzar con la adopción de soluciones gratuitas de RR. HH. para las tareas administrativas básicas.
- Mantenimiento del cumplimiento: Los procesos de RR. HH. deben cumplir diversos requisitos legales y normativos, y garantizar el cumplimiento mientras se implementan cambios puede jugarte una mala pasada.
- Escalabilidad global: Los procesos de RR. HH. pueden tener que abordar distintas consideraciones locales, dependiendo de dónde contrates. Recurrir a servicios multinacionales de RR. HH. puede garantizar procesos optimizados que se adapten tanto a los equipos locales como a los internacionales
Buenas prácticas para mejorar los procesos de RR. HH.
Por último, teniendo en cuenta los desafíos mencionados anteriormente, estas son algunas buenas prácticas que conviene tener presentes al mejorar los procesos de RR. HH.
- Establece objetivos claros: Define objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos (SMART) para el proceso de mejora.
- Participación de los empleados: Involucra a los empleados en las etapas de planificación e implementación. Recopila sus comentarios y aborda sus inquietudes para fomentar su apoyo y reducir la resistencia al cambio.
- Comunicación abierta: Fomenta una comunicación abierta y transparente dentro del equipo de RR. HH. y en toda la organización para comunicar el cambio de manera eficaz y recopilar comentarios.
- Evaluación comparativa: Compara tus procesos de RR. HH. con los estándares del sector y las mejores prácticas. Utiliza la evaluación comparativa para identificar brechas y oportunidades de mejora.
- Métricas de rendimiento: Define y supervisa los indicadores clave de rendimiento (KPIs) de tus procesos de RR. HH.
- Adopta una mentalidad centrada en el cliente: La nueva forma de pensar consiste en considerar las operaciones de personas como un producto, en el que los empleados son tratados como clientes y el objetivo es mejorar su experiencia con los procesos de RR. HH. Averigua qué podría mejorar su experiencia, ya sea la integración de sistemas, la simplificación de tareas o la reducción al mínimo de las reuniones.
Una cultura de mejora continua
La mejora de los procesos de RR. HH. es una parte natural del fortalecimiento de tu función de recursos humanos.
Al seguir un enfoque estructurado que incluya la evaluación, el análisis, el rediseño y la supervisión continua, puedes optimizar tus procesos de RR. HH., reducir costes, mejorar la satisfacción de los empleados y, en última instancia, contribuir mejor al logro de los objetivos estratégicos de la organización.
Adoptar una cultura de mejora continua en RR. HH. puede conducir al éxito a largo plazo en el dinámico entorno empresarial actual y proporcionar a los empleados una experiencia eficaz de RR. HH.
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