Mejorando los Procesos de RRHH: Un Proceso en 4 Pasos
La mejora de procesos: ¿la actividad favorita de todo profesional de RR. HH., verdad?
Quizás no para la mayoría de nosotros, pero contar con procesos establecidos ayuda a garantizar que las tareas se completen correctamente y de manera eficiente, creando una mejor experiencia para todos y liberando tiempo para enfocarse en temas más interesantes y estratégicos.
El papel de RR. HH. en pequeñas empresas y grandes organizaciones incluye implementar procesos estructurados que aseguren el cumplimiento normativo y mejoren la eficiencia operativa.
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Es probable que tu departamento de RR. HH. tenga más de unos pocos procesos susceptibles de mejora. Utilizando la gestión estratégica de recursos humanos, las organizaciones pueden optimizar los procesos de RR. HH. para que respondan mejor a las necesidades de los empleados y de la organización.
Marco para la mejora de procesos de RR. HH.
Los procesos de RR. HH. abarcan una amplia gama de actividades, desde la reclutación y la integración hasta el desarrollo de empleados y la gestión del desempeño.
Para mantenerse competitivas y eficientes, las empresas deben buscar continuamente mejorar sus procesos de RR. HH. Optimizar los procesos de RR. HH. es sencillo con herramientas de RR. HH. en la nube, lo que garantiza flujos de trabajo más ágiles y mejor accesibilidad a los datos.
He comprobado que el mayor obstáculo para la mejora de procesos es empezar; ¡puede parecer una tarea insuperable! Dividirlo en pasos facilita mucho su gestión.
Primer paso: evaluar los procesos actuales
Es difícil mejorar algo si no lo entiendes completamente. Puede llevar tiempo, lo reconozco desde el principio, pero normalmente este paso solo es necesario hacerlo una vez.
El primer paso aquí es evaluar tus flujos de trabajo y tareas, y determinar qué está documentado, quién es responsable y cuándo fue la última revisión. ¿RR. HH. gestiona la nómina y la formación y desarrollo, por ejemplo, o es responsabilidad de otro departamento en tu empresa?
Por ejemplo, en un departamento de RR. HH. donde trabajé antes teníamos muchos procesos documentados, pero descubrimos que estaban almacenados en lugares diferentes y en distintos estados de actualización.
A continuación, puedes profundizar en tus métricas de RR. HH. para identificar áreas de preocupación relacionadas con cada proceso, p. ej., recuento de personal inexacto, errores en la nómina o tiempos de contratación demasiado largos.
Al finalizar este paso, tendrás un inventario de los procesos susceptibles de mejora.
Segundo paso: priorizar
No podrás abordar todo a la vez, por lo que es importante pensar de manera crítica sobre en qué procesos quieres trabajar primero. Esto es especialmente cierto para los sistemas de RR. HH. de pequeñas empresas que cuentan con tiempo, recursos y presupuestos limitados.
Quizás conseguir algunas victorias tempranas y fáciles podría liberar tiempo para abordar proyectos más grandes. Tal vez cuentes con el apoyo de la dirección para emprender un gran proyecto de automatización.
Establece objetivos claros y específicos de mejora que estén alineados con los objetivos estratégicos, iniciativas y valores de la organización.
Por ejemplo, el principal valor de mi empresa es la innovación, pero aún tenemos algunos procesos de RR. HH. molestamente manuales.
Nuestro objetivo es crear una experiencia de RR. HH. innovadora que proporcione a nuestra plantilla una percepción positiva de su función de RR. HH. Logramos obtener el apoyo ejecutivo para la transformación digital de RR. HH. automatizando varios procesos fundamentales al vincular los proyectos a nuestro valor de innovación.
Este paso no es una solución universal; deberás decidir qué funciona para tu organización con los recursos disponibles.
Tercer paso: crea un plan de acción
Querrás establecer un plazo realista para finalizar y te aconsejo incluir varias revisiones de progreso.
Esto puede suponer la simplificación de flujos de trabajo, la eliminación de pasos innecesarios y la automatización de tareas repetitivas mediante software de RR. HH. específico (más sobre este paso más adelante).
Si tienes recursos disponibles para ayudar, asignar la propiedad y la responsabilidad permitirá que los miembros del equipo mantengan la toma de decisiones en sus procesos de trabajo.
Esto puede ser mucho para rastrear, y tener un documento de proyecto al que todos puedan acceder será de gran ayuda. Me gusta usar Sharepoint para este tipo de proyectos, pero hay muchas herramientas de gestión de proyectos disponibles.
En mi ejemplo anterior de documentación dispersa, decidimos poner todo en una ubicación central en lugar de los silos donde estaba alojada la información y nos dimos 6 meses para actualizar cada documento.
Este cronograma era realista y alcanzable para nosotros como un pequeño equipo de RRHH. Tuvimos una breve reunión mensual para comprobar nuestro progreso y mantenernos responsables.
Paso cuatro: Mejora continua
Establece un sistema para el monitoreo y la evaluación continua de los procesos de RRHH. Facilita la retroalimentación de empleados y personal de RRHH para identificar problemas o posibles áreas de mejora.
Por ejemplo, puedes enviar una encuesta puntual a los empleados después de que contacten a RRHH con solicitudes específicas para recibir comentarios inmediatos, o enviar una encuesta de deseos a tu equipo de RRHH una vez al año para obtener ideas más amplias de mejora.
Puedes usar los comentarios y datos recolectados para hacer ajustes continuos en los procesos de RRHH.
Los departamentos de RRHH pueden optimizar sus procesos integrando plataformas de gestión de casos de RRHH para resolver problemas más rápido.
6 Ejemplos de mejora de procesos de RRHH
Veamos algunos ejemplos de formas comunes en que puedes mejorar los procesos de RRHH.
Automatiza flujos de trabajo
En la etapa de evaluación, probablemente identificarás tareas manuales y repetitivas como ingreso de datos, programación de citas y envío de correos electrónicos rutinarios.
Puedes automatizar estos procesos construyendo una infraestructura tecnológica de RRHH (piensa en tu HRMS o HRIS más herramientas de comunicación) que automatice gran parte de estos procesos y permita el flujo de datos entre diferentes aplicaciones y funciones.
Digitaliza la incorporación
La incorporación de empleados es un proceso repetitivo que en la mayoría de las empresas está pidiendo a gritos una actualización y es una de las partes más impactantes en la experiencia del empleado de un nuevo ingreso.
Digitaliza el proceso de incorporación proporcionando a los nuevos empleados formularios electrónicos, módulos de capacitación y recursos de la empresa. Esto puede reducir el papeleo, ahorrar tiempo y garantizar la consistencia en la experiencia de integración de todos los nuevos empleados.
Un software especializado de incorporación puede ayudarte mucho en este aspecto.
Agiliza el reclutamiento
Si el proceso de reclutamiento no se incluyó en tu inventario en el Paso 1, debería estarlo. Si aún no lo has hecho, considera implementar un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) para gestionar publicaciones de empleo, solicitudes y la comunicación con los candidatos.
El software ATS puede filtrar candidatos, dar seguimiento a su progreso e incluso ayudar a crear una cartera de candidatos para puestos difíciles de cubrir. Muchos de estos programas también pueden aportar métricas valiosas sobre tu proceso de selección y la experiencia de los candidatos.
Ofrece opciones de autoservicio
Los profesionales de RRHH pueden gastar mucha energía innecesaria respondiendo preguntas y actualizando información de los empleados. Aquí tienes algunas sugerencias para ayudar con eso:
Autoservicio para empleados y gerentes
Es posible que ya existan opciones en tu software HRIS para el autoservicio de empleados y gerentes.
Utilízalas, ya que pueden proporcionar a los empleados acceso para actualizar información personal, ver recibos de pago, solicitar días libres e inscribirse en beneficios. Esto reduce la carga de trabajo del equipo de RR.HH. y empodera a los empleados para gestionar su propia información.
Las opciones de autoservicio para gerentes dentro de tu HRIS son otro lugar donde buscar mejoras de procesos. Puede que haya funciones que puedes habilitar fácilmente para los gerentes, para que ellos mismos puedan gestionar cambios rutinarios de empleados, como realizar cambios en los reportes y aprobar solicitudes de tiempo libre.
Base de conocimientos centralizada
Crea un repositorio centralizado de políticas de RR.HH., procedimientos, preguntas frecuentes y recursos. Esto ayuda a empleados y gerentes a encontrar respuestas a sus preguntas sin tener que contactar directamente a RR.HH. Hacer que este repositorio sea fácilmente accesible y buscable para todos los empleados es clave.
Hay muchas opciones de intranet disponibles para una variedad de presupuestos y esfuerzos. Muchas plataformas HRIS también cuentan con esta función.
Gestión electrónica de documentos
Si aún no lo has hecho, comienza a almacenar digitalmente los documentos de RR.HH. en un sistema seguro. Esto facilita la recuperación y el intercambio de documentos y datos de empleados, reduciendo la necesidad de documentos físicos.
Calendario de cumplimiento y lista de verificación de fin de año
Mencioné un poco sobre un calendario de cumplimiento en un artículo anterior sobre cumplimiento de RR.HH., y realmente no puedo recomendarlo lo suficiente.
El calendario que utilizo está vinculado a un calendario compartido de RR.HH. en Outlook, y cada elemento del calendario está enlazado a un evento en el calendario de RR.HH. Estos recordatorios "frente a ti" funcionan bien para motivar la acción sobre el cumplimiento.
Aprovecha una lista de verificación de fin de año incorporándola en tu calendario de cumplimiento. Como parte de la lista de mi equipo para fin de año, revisamos la documentación de procesos y realizamos mantenimiento regular.
Esto permite un ciclo de mejora continua sin el esfuerzo de empezar desde cero, como mencioné en el Paso 4 arriba.
Nota: La lista de verificación de fin de año no debe combinarse ni reemplazar a tus otras listas de procesos de RR.HH..
Desafíos de la mejora de procesos de RR.HH.
Aunque en la teoría todo suena bien, mejorar los procesos de RR.HH. rara vez es un camino sencillo. Los desafíos más comunes son:
- Resistencia al cambio: Los empleados y gerentes pueden resistirse a los cambios debido al miedo a lo desconocido, comodidad con los procesos actuales o escepticismo sobre los beneficios de los nuevos sistemas. Por eso, cualquier cambio importante necesita un adecuado plan de gestión del cambio y estrategia de comunicación.
- Falta de visión clara: Sin una meta y estrategia bien definidas, la mejora de los procesos de RR.HH. puede volverse desenfocada, llevando a esfuerzos y recursos desperdiciados.
- Recursos limitados: Las restricciones presupuestarias, el personal limitado y las herramientas tecnológicas inadecuadas pueden dificultar la implementación de nuevos procesos de RR.HH. Por eso es importante priorizar de manera efectiva y establecer plazos realistas. La optimización de procesos de RR.HH. puede comenzar adoptando soluciones gratuitas de RR.HH. para tareas administrativas básicas.
- Mantenimiento del cumplimiento: Los procesos de RR.HH. deben cumplir con una variedad de requisitos legales y regulatorios, y garantizar el cumplimiento mientras se implementan cambios puede tomarte por sorpresa.
- Escalabilidad global: Los procesos de RR.HH. pueden requerir consideraciones específicas según el lugar donde contrates. Contratar servicios de RR.HH. multinacionales puede garantizar procesos optimizados que se adapten tanto a equipos locales como internacionales.
Mejores prácticas para la mejora de procesos de RR.HH.
Por último, teniendo en cuenta los desafíos mencionados arriba, estas son algunas mejores prácticas a tener en cuenta al mejorar los procesos de RR.HH.
- Establecer objetivos claros: Definir metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo determinado (SMART) para el proceso de mejora.
- Participación de los empleados: Involucrar a los empleados en las etapas de planificación e implementación. Recoger sus comentarios y abordar sus inquietudes para fomentar la aceptación y reducir la resistencia al cambio.
- Comunicación abierta: Fomentar una comunicación abierta y transparente dentro del equipo de RR. HH. y en toda la organización para comunicar los cambios de manera efectiva y recoger retroalimentación.
- Benchmarking: Comparar tus procesos de RR. HH. con estándares de la industria y mejores prácticas. Utiliza el benchmarking para identificar brechas y oportunidades de mejora.
- Métricas de desempeño: Definir y supervisar los indicadores clave de rendimiento (KPIs) para tus procesos de RR. HH.
- Tener una mentalidad centrada en el cliente: La nueva tendencia es pensar en people ops como un producto donde los empleados son tratados como clientes, poniendo el foco en mejorar su experiencia con los procesos de RR. HH. Descubre qué podría mejorar su experiencia, ya sea mediante la integración de sistemas, la simplificación de tareas o la minimización de reuniones.
Una cultura de mejora continua
La mejora de procesos de RR. HH. es una parte natural de la optimización de la función de recursos humanos.
Siguiendo un enfoque estructurado que incluya evaluación, análisis, rediseño y monitoreo continuo, puedes optimizar tus procesos de RR. HH., reducir costos, mejorar la satisfacción de los empleados y, en última instancia, contribuir mejor al logro de los objetivos estratégicos de la organización.
Adoptar una cultura de mejora continua en RR. HH. puede conducir al éxito a largo plazo en el entorno empresarial dinámico actual, y proporcionar a los empleados una experiencia efectiva de recursos humanos.
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