Requisitos de software de RRHH: Comprendiendo tus necesidades
Comprender el papel de RRHH en pequeñas empresas y grandes empresas es esencial al evaluar los costos del software de RRHH, asegurando que la solución se ajuste al presupuesto y los objetivos de la empresa.
Para hacer frente a estas demandas cambiantes, el software de RRHH también está evolucionando. Ya no sirve solo para gestionar las nóminas—aunque sigue siendo una función clave de RRHH.
Hoy más que nunca, implementar un software de RRHH es importante para asegurarte de que tu empresa siga siendo un empleador competitivo en una fuerza laboral en constante cambio.
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Requisitos clave para el software de RRHH
Cada empresa tendrá necesidades únicas para las funciones y características de una solución de RRHH. Sin embargo, existen algunas similitudes cuando se trata de asegurar que el software de RRHH que elijas aumente la productividad y satisfacción en toda tu empresa.
Preguntas clave para seleccionar un software de RRHH
No importa qué tipo de software de gestión de RRHH necesites, deberías considerar estos aspectos generales para asegurarte de obtener todos los beneficios del software de gestión de RRHH:
- ¿Será fácil de usar tanto para tus profesionales de RRHH como para los empleados?
- ¿Se integra con tus otros sistemas de software de RRHH?
- ¿Es escalable y flexible si cambian las necesidades de tu negocio?
- ¿Está basado en la nube o es una solución local?
- ¿Hay una app móvil disponible?
- ¿Cumple con los estándares de seguridad de datos, como la conformidad con la GDPR?
- ¿Mejorará la eficiencia de las operaciones de recursos humanos (es decir, eliminará las hojas de cálculo)?
- ¿Ofrece automatización para tareas típicas que consumen mucho tiempo?
Una vez que estas preguntas hayan sido respondidas, podrás avanzar a la siguiente etapa de tu proceso de selección y comenzar a revisar las características individuales del software.
Atributos clave de un software de RRHH efectivo
El software de RRHH es personalizable y existen muchas opciones diferentes para adaptarse a las necesidades específicas de tu empresa. Pero hay algunas funciones que consideramos beneficiosas en casi todos los casos:
- Portal de autoservicio para empleados: Dar acceso directo a los empleados para revisar documentos importantes, consultar su horario, solicitar días libres y seguir su formación significa que solo contactarán a RRHH para temas realmente relevantes.
- Flujos de trabajo para contratación e incorporación: Busca herramientas integradas que ayuden a estandarizar y agilizar los procesos de selección e incorporación, incluyendo publicación de vacantes, cartas de oferta, firmas digitales y listas de verificación para nuevos empleados, todo en un solo lugar.
- Funciones de inteligencia artificial (IA): Ahora existen herramientas de RRHH más avanzadas que incluyen IA para facilitar tareas como la preselección de currículums, análisis predictivo sobre rotación de empleados y recomendaciones personalizadas de aprendizaje—ayudándote a tomar decisiones más inteligentes y rápidas.
- Gestión de tiempos: La gestión de tiempos automatizada puede mejorar los flujos de trabajo, especialmente cuando los empleados tienen acceso directo. Muchos sistemas de RRHH incluyen calendarios para equipos y alertas de asistencia para minimizar el impacto de las ausencias.
- Gestión de inscripción a beneficios: La autoinscripción a beneficios permite a los empleados ver, seleccionar y actualizar sus paquetes de beneficios sin tener que pasar por RRHH, reduciendo idas y vueltas y asegurando el cumplimiento de los plazos de inscripción.
- Oportunidades de aprendizaje: En un estudio de Quantum Workplace, los empleados mencionaron las oportunidades de crecimiento como una de las principales razones para su compromiso laboral. Considera una solución de RRHH que tenga un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) o un módulo de formación integrado para ayudar a tus empleados a desarrollar sus habilidades a lo largo del tiempo.
- Análisis e informes: El software de RRHH recopila muchos datos de empleados, pero no querrás tener que exportarlos a otro sistema para obtener conclusiones. El mejor software de RRHH incluye paneles de datos y capacidades analíticas integradas.
Requisitos específicos para diferentes tipos de software de RRHH
Aunque quizá solo busques una solución de gestión de empleados para problemas en una de estas áreas, el software de RRHH central generalmente se clasifica en cuatro categorías básicas:
- Gestión de datos de RRHH (por ejemplo, sistemas de información de recursos humanos, o HRIS)
- Software de nóminas, finanzas y contabilidad
- Software para reclutamiento, contratación y integración de personal
- Software de gestión del desempeño de empleados
Cada tipo de software tiene diferentes requisitos. Pero, ¿cuáles son los requisitos de cada uno y qué deberías tener en cuenta al elegir tu solución principal de software de RRHH?
Requisitos del software de gestión de recursos humanos
El software de gestión de recursos humanos (HRMS) es un conjunto de aplicaciones que gestionan varios procesos de RRHH, incluyendo la contratación, las evaluaciones de desempeño, el mantenimiento de la información de los empleados y muchas otras tareas.
Las soluciones de software HRMS varían ampliamente, desde software HRMS básico (también conocido como software HRIS) hasta soluciones altamente avanzadas y complejas.
Dado que el software HRMS es tan variado, antes de poder evaluarlo, necesitas escribir un RFP de software de RRHH que defina lo que tu empresa necesita de él. Las características comunes del software HRMS incluyen:
- Procesamiento de nóminas
- Gestión de beneficios para empleados
- Herramientas para reclutamiento y contratación
- Herramientas para incorporación y formación
- Un sistema de gestión del aprendizaje (LMS)
- Almacenamiento de datos de empleados
- Registros de asistencia o hojas de tiempo digitales
- Métricas y análisis de RRHH
Primero, revisa las prioridades y objetivos de tu empresa. ¿Dónde es más eficiente tu organización? ¿Y en qué áreas tiene dificultades para lograr eficiencia? Concéntrate en los lugares donde necesitas ayuda y haz una lista de requisitos para captar las características que más necesitas.
Luego, revisa los requisitos técnicos de tu empresa. ¿Cuántos registros de empleados tendrán que almacenarse? ¿Y cuántos usuarios tendrá tu software de RRHH?
Si necesitas que tu software HRMS sea compatible con ciertos idiomas o te ayude con cuestiones regulatorias particulares, eso también debe ir en tu lista de requisitos y en tu caso de negocio.
No todas las soluciones de software HRMS incluyen funciones como gestión de nóminas o administración de beneficios como parte de su servicio básico, así que si son necesarias, agrégalas a tu lista.
Requisitos del software de nóminas y beneficios
El software de nóminas y beneficios para empleados te ayuda a rastrear los costos mensuales de beneficios, procesar nóminas, calcular y declarar impuestos sobre nómina, y gestionar tareas financieras relacionadas.
Con este tipo de software, las siguientes preguntas te ayudarán a determinar los requisitos de tu empresa:
- ¿Cuántos empleados tienes?
- ¿Tienes empleados temporales o de temporada?
- ¿Ofreces beneficios?
- ¿Qué nivel de experiencia tiene tu administrador de nómina?
- ¿Con qué legislación necesitas cumplir?
- ¿Qué tipo de análisis necesitas?
- ¿Pagas recompensas por ventas o bonificaciones?
Para ayudarte a comparar estos detalles entre varios proveedores, te recomiendo solicitar propuestas de nóminas a al menos tus tres opciones principales, para simplificar el proceso.
Las empresas suelen requerir software de nóminas y beneficios que ofrezca las siguientes características:
- Integración con bases de datos de RRHH existentes
- Soporte para cumplimiento fiscal
- Seguimiento del tiempo de vacaciones y ausencias por enfermedad
- Acceso de autoservicio para empleados a recibos de sueldo y formularios fiscales
- Seguimiento automático de la elegibilidad de beneficios para empleados
Al escalar los sistemas de nómina, es fundamental realizar un análisis de riesgos y una especificación de requisitos antes de elegir un proveedor. Elabora una hoja de puntuación robusta para seleccionar el socio adecuado según tus necesidades.
Requisitos para software de reclutamiento
Las características de los software de reclutamiento a menudo incluyen un sistema de seguimiento de candidatos (ATS), gestión de relaciones con candidatos y software para entrevistas.
Las funciones comunes en muchos subtipos de software de reclutamiento incluyen la publicación automática de vacantes en sitios web y redes sociales, la opción de aceptar currículums en línea y herramientas para filtrar candidatos no calificados y comparar candidatos que sí cumplen con los requisitos entre sí.
Según Business News Daily, las empresas deben buscar software de reclutamiento que cumpla con los siguientes requisitos:
- Que pueda publicar en bolsas de trabajo específicas
- Que cuente con una interfaz compatible con dispositivos móviles
- Que ofrezca precios flexibles
- Que tenga un proceso de postulación rápido
- Que garantice la cumplimiento con las leyes de contratación
Además, si el precio es un factor limitante para la inversión en software, las herramientas de contratación más asequibles suelen ser los sistemas de reclutamiento para pequeñas empresas.
Requisitos para software de gestión del desempeño
El software de gestión del desempeño ayuda a las empresas a comprender mejor el rendimiento de sus empleados. Uno de los principales beneficios de las herramientas de gestión del desempeño es que permiten a los líderes de la empresa hacer seguimiento y analizar los datos de los empleados y evaluar a cada individuo.
Para este tipo de software, los requisitos clave incluyen los siguientes:
- Facilidad de uso
- Capacidad para definir objetivos
- Capacidad de seguimiento del progreso
- Capacidad para brindar retroalimentación continua
- Recordatorios automáticos de las fechas de revisión del desempeño
- Facilita la comunicación entre empleados y gerentes
Por supuesto, también querrás que tu software de gestión del desempeño sea flexible, adaptable y que sea compatible con otros sistemas que utilices. El costo de los sistemas de gestión del desempeño también es crucial, ya que necesitas una solución que se ajuste a tu presupuesto. ¡Esto mismo aplica a cualquier software de RRHH que consideres!
A continuación, exploraremos estos requisitos y cómo evaluarlos.
Cómo evaluar software de RRHH
¿Cómo puedes evaluar una solución de RRHH en cuanto a flexibilidad y adaptabilidad? ¿Y qué debes considerar al determinar el costo total de una solución de RRHH? Vamos a profundizar.
Compatibilidad con los sistemas de RRHH existentes
Implementar una solución de gestión de RRHH probablemente implique integrarla con otros sistemas ya existentes, como ERP, software de gestión financiera y CRM. Esto te permitirá compartir la información de forma más eficiente y obtener una visión mucho más completa de la analítica de tu negocio.
El proveedor debe poder informarte si su software es compatible con otros sistemas que utilizas y permitirte probarlo antes de comprometerte a comprarlo. También querrás confirmar que el proveedor brindará soporte y actualizaciones continuos para asegurar la compatibilidad con cualquier sistema que puedas implementar en el futuro.
Flexibilidad y adaptabilidad
Las empresas no son estáticas, por lo que tu software de RRHH tampoco puede serlo. Debe crecer (o reducirse) según tus necesidades. Al buscar una solución de RRHH, considera qué características clave y qué alcance prevés necesitar en el futuro. Si el software incluye las funciones adicionales que deseas, ¿cuánto costará implementarlas cuando llegue el momento?
La flexibilidad es fundamental. Tus procesos de RRHH pueden evolucionar con el tiempo, y el sistema debe permitirte adaptarte sin necesidad de una renovación completa. Quieres tener la capacidad de personalizar flujos de trabajo e informes para adaptarlos a tus necesidades cambiantes.
Factores de costo a considerar
El costo del software de RRHH puede calcularse de diferentes maneras y es importante tenerlo en cuenta al momento de comprar.
Para muchos tipos de software, las empresas pagan una tarifa mensual por usuario o por empleado además de una cuota mensual básica. Algunos sistemas también pueden cobrar una tarifa de implementación para configurar el software de acuerdo con los requisitos de tu propio sistema. Entender los modelos de precios de HRIS puede ayudarte a presupuestar de manera efectiva tu inversión en tecnología de RRHH.
Las soluciones dirigidas a empresas más grandes son más propensas a ofrecer una compra única a un precio determinado, usualmente basado en el tamaño de la empresa. También debes tener en cuenta que aumentar la capacidad de almacenamiento, implementar funciones adicionales y acceder a soporte personalizado del proveedor de software probablemente conllevará costos extra.
Las empresas más pequeñas pueden encontrar que el software gratuito o de código abierto es una mejor opción, aunque tendrá limitaciones. El software de RRHH de código abierto solo te da acceso al código fuente, por lo que necesitarás a alguien que sepa de programación para convertirlo en una solución utilizable.
Algunos proveedores pueden ofrecer software de RRHH gratuito o de bajo costo que resulta asequible para comenzar, pero solo incluye funciones muy básicas. Con estos planes, agregar funciones adicionales te saldrá más caro.
Para un análisis detallado de los costos de la tecnología de RRHH, consulta nuestro artículo "¿Está tu organización lista para la tecnología de RRHH?"
Cómo lanzar un nuevo software de RRHH
Introducir un nuevo software es complicado. De hecho, un informe de McKinsey reveló que solo el 16% de los encuestados pensaba que la transformación digital en sus empresas había tenido éxito. Pero un lanzamiento exitoso de software trae grandes recompensas. El software de RRHH puede aumentar la eficiencia, reducir costos y mejorar la satisfacción y retención de los empleados. Para obtener estos beneficios del software HCM o de RRHH, es fundamental contar con un buen plan.
Implementando tu software de RRHH
Una vez que has elegido tu software de RRHH, es momento de implementarlo. PeopleGoal recomienda un ciclo de implementación de seis semanas.
Esto incluye tiempo para la configuración de cuentas y pruebas piloto por parte del departamento de RRHH antes de lanzar el software a toda la empresa.
Siguiendo un proceso bien planificado y documentando cada paso, puedes asegurarte de encontrar la menor cantidad de contratiempos posible.
Un equipo piloto formado por miembros de todos los niveles de la empresa y con diferentes niveles de conocimientos técnicos te ayudará a solucionar problemas durante el lanzamiento.
Diferentes tipos de empleados tendrán diferentes necesidades para tu software de RRHH y diferentes dificultades al utilizarlo.
Tener en cuenta sus opiniones te ayudará a que tu transformación digital de RRHH sea un éxito.
Introduciendo el software de RRHH a tu equipo
Una vez que hayas configurado tu software, lo hayas probado y solventado cualquier problema detectado por el equipo piloto, es momento de presentarlo al resto de la empresa.
En este proceso, una buena comunicación es vital para crear una experiencia positiva para los empleados. Asegúrate de que tus empleados estén al tanto de los detalles del lanzamiento y sepan a dónde acudir para obtener soporte al utilizar tu nueva solución de RRHH.
Tu equipo debe sentirse emocionado por los beneficios que ofrece tu nuevo software de RRHH. ¿Les ayudará a solicitar vacaciones fácilmente? ¿O ayudará a mantener segura su información confidencial como empleados? ¿Se asegurarán de recibir sesiones de coaching programadas regularmente, mejorando así su desarrollo profesional?
Si tus empleados sienten que la herramienta aporta algo para ellos, tendrás mayor compromiso de los empleados y un mejor apoyo por parte de toda la empresa.
En particular, es importante para la satisfacción de los empleados que sepan que los estás escuchando.
Si un empleado siente que no cuenta con las habilidades necesarias para utilizar el nuevo software, asegúrate de que tenga oportunidades de capacitación adaptadas a él.
O, si un empleado ha tenido una mala experiencia con implementaciones anteriores de software, escucha sus inquietudes y abórdalas.
Cada empleado satisfecho con tu solución de RRHH influirá en otros, contribuyendo a la satisfacción general de los empleados.
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