Cómo Elegir un Software de RRHH
Elegir el software de RRHH adecuado es fundamental para tu equipo. Ahorrarás tiempo, asegurarás precisión, te mantendrás en cumplimiento y mejorarás tu retorno de inversión. Pero si eliges el incorrecto, te arriesgas a sufrir ineficiencias, errores y costosos problemas de cumplimiento.
Esta guía es para profesionales de RRHH que desean tomar decisiones informadas. Ya seas propietario de una pequeña empresa o lideres un gran departamento de RRHH, comprender los matices de tus opciones es clave. Vamos a profundizar en cómo tomar la mejor decisión para tu organización.
6 Aspectos a Tener en Cuenta al Elegir Software de RRHH
Evalúa las soluciones de software de RRHH enfocándote en factores clave que estén alineados con las necesidades y objetivos de tu equipo. Si tienes claras tus necesidades, estarás mejor preparado para seleccionar las mejores opciones.
Sigue leyendo—y sigue liderando de manera más inteligente
Crea una cuenta gratuita para terminar este artículo y unirte a una comunidad de líderes visionarios que están desbloqueando herramientas, guías prácticas e ideas para prosperar en la era de la IA.
Have an account? Log In
Considera estos elementos durante tu proceso de selección de software:
1. Flexibilidad de Planes
La flexibilidad de los planes influye en la capacidad del software para adaptarse a los cambios de tu organización, ya sea subiendo o bajando de plan, o agregando módulos adicionales. Esto es importante porque tu equipo puede crecer o cambiar, y necesitarás una solución escalable que se adapte contigo.
Busca planes que ofrezcan mejoras sencillas sin tarifas elevadas, o soluciones que permitan combinar distintos módulos del sistema de RRHH siguiendo un enfoque flexible. Pregunta a los proveedores sobre sus políticas de actualización durante las demostraciones, y si están orientadas a pequeñas, medianas o grandes empresas.
2. Acceso a Datos e Informes
El acceso a datos y la elaboración de informes te permite generar información estratégica a partir de los datos de los empleados y tomar mejores decisiones. Es vital para la gestión de RRHH y para cumplir con la normativa.
Asegúrate de que el software ofrezca informes personalizables y opciones fáciles para la exportación de información del personal. Prueba las funciones de reporte durante la demostración para comprobar su facilidad de uso.
3. Integración con tu Ecosistema Tecnológico
La integración con tu ecosistema tecnológico de RRHH asegura que el software funcione perfectamente con tus herramientas actuales. Esto es esencial para mantener la productividad, la coherencia de los datos y optimizar los flujos de trabajo de RRHH.
Comprueba si el sistema se integra con tu software de nómina (o busca un software de RRHH que incluya procesamiento de nómina), con tu CRM o sistema de seguimiento de candidatos (ATS), y otros sistemas en la nube. Solicita demostraciones de integración para verlo en funcionamiento.
4. Implementación y Soporte
Un buen servicio de implementación y soporte puede facilitar la transición a un nuevo software. Esto favorece una mejor adopción del nuevo sistema de RRHH y la integración tanto por parte del departamento de RRHH como de los empleados.
Evalúa la disponibilidad de recursos de capacitación, soporte en vivo y foros comunitarios. Durante la demostración, pregunta por los tiempos de respuesta promedio a consultas de soporte y por la figura de encargados de cuenta dedicados.
5. Opciones de Personalización
Las opciones de personalización te permiten adaptar la plataforma de RRHH a tus necesidades específicas. Esto es importante para asegurar que la herramienta se adapte a tus flujos de trabajo centrales de RRHH. Busca herramientas de RRHH que te permitan personalizar campos, paneles y procesos, y proveedores que te apoyen durante esta personalización.
6. Funciones de automatización
Las funciones de automatización ayudan a agilizar tareas y flujos de trabajo repetitivos. Ya sea en cómo reclutas el mejor talento, incorporas nuevas contrataciones, cómo los empleados solicitan días libres, o en cualquier tarea típica de RRHH, la automatización puede marcar una gran diferencia.
La automatización ayuda a que tu equipo de RRHH ahorre tiempo y reduzca errores. Asegúrate de que el software automatice funciones clave de RRHH relevantes para tu equipo, y prueba las capacidades de automatización durante una demostración o prueba gratuita para ver su impacto.
Cómo elegir un software de RRHH: Un marco de 5 pasos
Para seleccionar el software de RRHH adecuado, comienza por identificar las necesidades y retos de tu empresa. Esto te ayudará a acotar el tipo de software de RRHH que mejor se adapta a tu negocio, ya sea un sistema HCM o HRIS, u otro tipo de SaaS de RRHH.
Luego, podrás evaluar las funcionalidades que se ajustan a estos requisitos y probarlas a través de demos o pruebas gratuitas. Aquí tienes una guía paso a paso para ayudarte a tomar una decisión informada sobre tecnología de RRHH:
Paso 1: Identifica tus necesidades
Comienza por identificar las necesidades de tu equipo para sentar las bases de la selección del mejor software de RRHH:
Recoge la opinión de los participantes
Involucra a los participantes clave como RRHH, nóminas y TI para obtener una visión completa de lo que necesitas. Organiza reuniones o envía encuestas para recopilar sus opiniones. Pregúntales qué funcionalidades consideran que faltan en el sistema actual. Da prioridad a los comentarios de quienes usarán el software a diario.
Enumera y prioriza los puntos problemáticos
Identifica los puntos problemáticos de tu sistema actual. ¿Qué es lo que ralentiza al equipo de RRHH? Haz una lista y clasifícalos según su impacto en el flujo de trabajo. Los problemas más comunes pueden incluir aspectos como:
- Ingreso manual de datos: ¿La gestión de tu base de datos de RRHH consume demasiado tiempo del personal de RRHH?
- Falta de integración: ¿La administración y alta de beneficios, la gestión del ciclo de vida del empleado y la planificación de la plantilla se realizan en tecnologías de RRHH dispersas y desconectadas?
- Capacidades limitadas de reportes: ¿A los líderes de RRHH les cuesta preparar informes y monitorear aspectos como el compromiso, la retención y el rendimiento de los empleados?
Alinea con políticas y objetivos
Asegúrate de que tus requisitos estén alineados con las políticas internas y los objetivos. Revisa si hay protocolos de seguridad de datos o requisitos regulatorios que debas cumplir. Alinea tus preferencias de proveedor con el presupuesto y la dirección estratégica de tu organización.
Diferencia lo imprescindible de lo deseable
Diferencia las funciones imprescindibles de las deseables. Las imprescindibles son esenciales para tu operación, como la gestión de nóminas y personal, la administración de beneficios o la gestión de datos de RRHH.
Las funciones deseables pueden ser aquellas que mejoran la experiencia de usuario o potencian la de los empleados. Esto puede incluir aplicaciones móviles, herramientas para la gestión del desempeño, un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) o un portal de autoservicio para empleados.
Haz Estas Preguntas:
- ¿Cuáles son las quejas o bloqueos que surgen con más frecuencia?
- ¿Qué necesidades no se están cubriendo hoy en día?
- ¿Qué funciones resolverían tus 3 principales puntos de dolor?
- ¿Qué retorno de inversión (ROI) esperas de esta inversión?
Paso 2: Investiga Proveedores
Profundiza en la investigación y compara proveedores de software de RRHH para encontrar la mejor opción para tu equipo:
Realiza Un Escaneo de Proveedores
Comienza con análisis de alto nivel utilizando sitios de reseñas, clasificaciones y estudios de caso. Busca opiniones sobre la experiencia de usuario y el soporte al cliente. Presta atención a los elogios o quejas recurrentes. Esto te dará una visión general de la reputación de cada proveedor.
Compara Según Tus Necesidades
Empareja las herramientas según el tamaño y las necesidades de tu empresa. Considera si necesitas integraciones con sistemas actuales o una solución todo en uno, como un sistema de información de recursos humanos (HRIS) o un sistema de gestión de recursos humanos (HRMS).
Decide si la subcontratación es mejor que crear un modelo interno. Y, si tu sistema actual se ha quedado pequeño y necesitas actualizar tu software de RRHH, valora cómo será el proceso de migración o baja de tu herramienta de RRHH existente.
Cuanto más pequeño es el departamento de RRHH, menos sistemas uses, mejor. Por eso, talvez quieras adquirir un sistema de RRHH todo en uno al principio y luego ampliar con herramientas especializadas a medida que surjan nuevas necesidades. Por ello, la capacidad de integrarse bien, idealmente con APIs abiertas o conectores nativos, es clave.
Identifica Diferenciadores Clave
Busca diferenciadores como el soporte en la implementación y la experiencia de usuario. Considera la flexibilidad para casos de uso específicos si tu equipo tiene necesidades particulares. Verifica si los proveedores ofrecen soluciones personalizadas o paquetes estándar.
Documenta Tus Hallazgos
Lleva un registro de tu investigación documentando tus hallazgos. Crea una hoja de cálculo para comparar funciones, precios y soporte. Esto te ayudará a tomar decisiones informadas y a mantener a tu equipo alineado.
Haz Estas Preguntas:
- ¿En qué destaca cada herramienta?
- ¿Se adapta a tu tamaño de equipo, presupuesto y stack?
- ¿Qué soporte y documentación están disponibles?
- ¿Qué tan flexible es la herramienta para requerimientos específicos?
- ¿Cuáles son los diferenciadores clave?
Paso 3: Haz una lista corta y contacta
Una vez que hayas hecho tu investigación, es momento de reducir tus opciones de proveedores y comenzar conversaciones con posibles socios:
Selecciona proveedores finalistas
Selecciona de 2 a 4 proveedores basándote en tu investigación previa, enfocándote en aquellos que mejor se adapten a las necesidades y presupuesto de tu equipo. Esto facilita la gestión y comparación de opciones. Asegúrate de que cada proveedor cubra la mayoría de tus prioridades.
Envía un RFI o RFP
Considera enviar una RFP o RFI de software de RRHH para recopilar información detallada de los proveedores preseleccionados. Esto te ayuda a comprender las ofertas y capacidades de cada uno y les da la oportunidad de ajustar su propuesta a tus necesidades específicas. Usa este paso para aclarar cualquier duda y obtener detalles sobre precios y funcionalidades.
Agenda demostraciones y realiza preguntas
Programa demostraciones con los proveedores seleccionados y prepara preguntas concretas. Usa este momento para ver el software en acción y evaluar la experiencia de usuario. Pregunta sobre características específicas y cómo resuelven tus principales retos.
Utiliza criterios de evaluación consistentes
Aplica los mismos criterios de evaluación para todos los proveedores. Esto garantiza una comparación justa y te ayuda a identificar la mejor opción. Crea una lista de verificación o una hoja de puntuación para registrar las fortalezas y debilidades de cada proveedor.
Haz estas preguntas:
- ¿Puedes mostrarme un caso real de un cliente similar al nuestro?
- ¿Qué tipo de soporte o recursos de incorporación ofrecen?
- ¿Qué características requieren una actualización de plan?
- ¿Cómo maneja tu software los retos específicos que tenemos?
- ¿Existen costos ocultos que debamos conocer?
Paso 4: Construye el caso de negocio
Convierte tu investigación de proveedores en un caso de negocio sólido que tu equipo directivo comprenda y apoye:
Resume los retos y los resultados esperados
Comienza resumiendo los retos que enfrenta tu equipo y el impacto que tienen en la productividad, el rendimiento o la eficiencia de tus operaciones de RRHH. Destaca los resultados que esperas del nuevo software y cómo estos resolverán los problemas planteados. Utiliza ejemplos específicos para mostrar los beneficios y las mejoras esperadas.
Presenta estimaciones de costos y tiempos
Investiga estimaciones básicas de costos y tiempos de implementación a partir de tu búsqueda de proveedores. Presenta estos detalles de manera clara a tu equipo directivo. Utiliza guías de precios de software de RRHH para mostrar un rango de costos. Incluye cronogramas para mostrar cuándo se empezarán a ver los beneficios.
Expón el ROI y los riesgos
Explica el retorno de inversión (ROI) y las mejoras en eficiencia que traerá el software. Señala los riesgos financieros y operativos de no hacer un cambio y muestra cómo el software ahorrará tiempo y reducirá errores, mejorando así la productividad general.
Haz estas preguntas:
- ¿Qué problema empresarial resolverá esto?
- ¿Cuáles son los riesgos de no hacer nada?
- ¿Cuáles son los beneficios financieros y operativos?
- ¿En cuánto tiempo veremos un retorno de la inversión?
- ¿Qué métricas indicarán el éxito?
Paso 5: Implementa y Capacita
Una vez que hayas seleccionado un proveedor de software de RR. HH., planea un proceso de incorporación fluido para tu equipo:
Comunica el Plan de Implementación
Comunica claramente el plan de implementación a todos los usuarios, no solo al departamento de RR. HH. Comparte los plazos y lo que implica cada fase, especialmente si la migración requiere actualizaciones de documentos o datos de empleados.
Asegúrate de que todos comprendan su rol en la transición. Utiliza correos electrónicos o reuniones de equipo para mantener a todos informados, organiza sesiones de preguntas y respuestas, y optimiza la transición al nuevo sistema.
Asigna Responsables Internos
Asigna responsables internos y puntos de contacto para el software. Esto puede incluir líderes de RR. HH., ejecutivos y mandos intermedios. Tu proceso de selección para estos responsables debe considerar su nivel de influencia y alcance para que todos los empleados cuenten con una persona de referencia.
Estas personas gestionarán la implementación y atenderán cualquier consulta, así que asegúrate de que estén formadas y preparadas para guiar a sus equipos. Esto ayuda a mantener una transición sin problemas.
Asegura la Capacitación y la Adopción
Asegúrate de que los equipos completen la capacitación y adopten la herramienta de manera constante. Utiliza los recursos proporcionados por el proveedor cuando sea posible y establece fechas límite para finalizar las formaciones. Monitorea el uso y aborda cualquier resistencia o desafío a medida que surjan.
Crea Ciclos de Retroalimentación
Establece ciclos de retroalimentación durante la implementación para recopilar opiniones de los usuarios y mejorar los procesos en tiempo real. Las revisiones regulares con tu equipo ayudarán a perfeccionar el proceso de implementación y fomentar una adopción generalizada.
Hazte Estas Preguntas:
- ¿Cuál es el plan de gestión del cambio?
- ¿Quién es responsable de la implementación?
- ¿Cómo se rastreará el éxito inicial?
- ¿Qué recursos de capacitación están disponibles?
- ¿Cómo se gestionará la retroalimentación de los usuarios?
¿Qué sigue?
Si necesitas un poco más de ayuda para decidir cuál es el software de RR. HH. adecuado para tu empresa, vale la pena revisar de nuevo tu lista de requisitos de software de RR. HH. para ver dónde puedes acotar tus opciones. También puedes crear un RFP de software de RR. HH. para obtener más información de los posibles proveedores sobre lo que ofrecen.