Cómo Elegir un Software de RRHH
Elegir el software de RRHH adecuado es fundamental para tu equipo. Ahorra tiempo, garantiza precisión, te mantiene en cumplimiento y mejora tu ROI. Pero si eliges el equivocado, corres el riesgo de ineficiencias, errores y costosos problemas de cumplimiento.
Esta guía es para profesionales de RRHH que desean tomar decisiones informadas. Ya seas dueño de una pequeña empresa o lideres un gran departamento de RRHH, comprender los matices de tus opciones es clave. Vamos a sumergirnos en cómo tomar la mejor decisión para tu organización.
6 aspectos a considerar al elegir un software de RRHH
Evalúa las soluciones de software de RRHH centrándote en los factores clave que se alineen con las necesidades y objetivos de tu equipo. Si tienes claras tus necesidades, estarás mejor preparado para escoger los mejores candidatos.
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Ten en cuenta estos elementos durante tu proceso de selección:
1. Flexibilidad de planes
La flexibilidad de planes influye en la capacidad del software de adaptarse a las necesidades cambiantes de tu organización, ya sea actualizando o reduciendo planes, o adquiriendo complementos. Esto es importante porque tu equipo puede crecer o cambiar, y necesitas una solución escalable que se adapte contigo.
Busca planes que ofrezcan mejoras sencillas sin tarifas elevadas, o soluciones que combinen diferentes módulos de RRHH de manera modular. Pregunta a los proveedores sobre sus políticas de actualización durante las demostraciones, y si se orientan más a pequeñas, medianas o grandes empresas.
2. Acceso a datos e informes
El acceso a datos y los informes te permiten generar conocimientos a partir de la información de tus empleados y tomar mejores decisiones. Es vital para la gestión de RRHH y para mantener el cumplimiento normativo.
Asegúrate de que el software ofrezca informes personalizables y opciones sencillas para exportar la información de los empleados. Prueba las funciones de informes durante un periodo de prueba para comprobar su facilidad de uso.
3. Integración con tu conjunto tecnológico
La integración con tu ecosistema tecnológico de RRHH garantiza que el software funcione sin problemas con tus herramientas actuales. Es esencial para mantener la productividad, la consistencia de los datos y optimizar los flujos de trabajo de RRHH.
Verifica si el software se integra con tu software de nómina (o busca un software de RRHH con procesamiento de nómina), CRM o sistema de seguimiento de candidatos (ATS), y otros sistemas en la nube. Solicita demostraciones de integración para verlo en acción.
4. Incorporación y soporte
Un buen servicio de onboarding y soporte puede facilitar la transición hacia un nuevo software. Esto lleva a una mejor implementación de tu nueva plataforma de RRHH y a una mayor adopción tanto por parte del departamento de RRHH como de los empleados.
Evalúa la disponibilidad de recursos de capacitación, soporte en vivo y foros comunitarios. Durante la demostración, pregunta por los tiempos de respuesta promedio ante consultas y la disponibilidad de gestores de cuenta dedicados.
5. Opciones de personalización
Las opciones de personalización te permiten adaptar la plataforma de RRHH a tus necesidades específicas. Esto es importante para asegurar que la herramienta se ajuste a los flujos de trabajo centrales de RRHH. Busca herramientas de RRHH que te permitan personalizar campos, paneles y procesos—y proveedores que te apoyen durante esta personalización.
6. Funciones de automatización
Las funciones de automatización ayudan a agilizar tareas y flujos de trabajo repetitivos. Ya sea que se trate de reclutar al mejor talento, integrar nuevas contrataciones, el modo en que las personas solicitan permisos o vacaciones, u otras tareas típicas de RRHH, la automatización puede tener un gran impacto.
La automatización ayuda a tu personal de RRHH a ahorrar tiempo y reducir errores. Asegúrate de que el software automatice funciones clave de RRHH relevantes para tu equipo, y prueba las capacidades de automatización durante una demostración o prueba gratuita para ver su impacto.
Cómo elegir un software de RRHH: un marco de 5 pasos
Para seleccionar el software de RRHH adecuado, comienza identificando las necesidades y desafíos de tu empresa. Esto te ayudará a reducir el tipo de software de RRHH que mejor se adapte a tu negocio, ya sea un HCM, un sistema HRIS u otro tipo de software de RRHH en la nube.
Luego, podrás evaluar las funciones que se alinean con estos requisitos y probarlas a través de demostraciones o pruebas. Aquí tienes una guía paso a paso para ayudarte a tomar una decisión informada sobre tecnología de RRHH:
Paso 1: Identifica tus necesidades
Comienza identificando las necesidades de tu equipo para sentar las bases de la selección del mejor software de RRHH:
Recopila opiniones de las partes interesadas
Involucra a las partes clave como RRHH, nómina y TI para tener una visión completa de tus necesidades. Organiza reuniones o envía encuestas para recoger sus opiniones. Pregúntales qué características echan de menos en el sistema actual. Da prioridad a la retroalimentación de quienes usarán el software a diario.
Enumera y prioriza los puntos débiles
Identifica los puntos débiles de tu sistema actual. ¿Qué ralentiza a tu equipo de RRHH? Haz una lista y clasifícalos según su impacto en el flujo de trabajo. Los problemas más comunes pueden incluir aspectos como:
- Entrada manual de datos: ¿La gestión de tu base de datos de RRHH está consumiendo el tiempo de tus profesionales de RRHH?
- Falta de integración: ¿La administración y el alta de beneficios, la gestión del ciclo de vida del empleado y la planificación de la plantilla se realizan en soluciones de RRHH dispersas y desconectadas?
- Capacidades limitadas de reporte: ¿Les resulta difícil a tus líderes de RRHH elaborar informes y monitorear aspectos como el compromiso, la retención y el desempeño de los empleados?
Alineación con políticas y objetivos
Asegúrate de que tus requisitos estén alineados con las políticas internas y los objetivos. Verifica si existen protocolos de seguridad de datos o requisitos regulatorios que debas cumplir. Alinea tus preferencias de proveedor con el presupuesto y la dirección estratégica de tu organización.
Diferencia lo imprescindible de lo deseable
Distingue entre funciones imprescindibles y aquellas que solo serían deseables. Las imprescindibles son esenciales para tu operación, como la gestión de nóminas y plantillas, administración de beneficios para empleados o gestión de datos de RRHH.
Lo deseable podrían ser funciones que mejoren la experiencia de usuario o potencien la experiencia del empleado. Pueden incluir aplicaciones móviles, herramientas de gestión de desempeño, un sistema de gestión de aprendizaje (LMS) o un portal de autoservicio para empleados.
Haz Estas Preguntas:
- ¿Cuáles son las quejas o bloqueos que surgen con más frecuencia?
- ¿Qué necesidades no se están cubriendo actualmente?
- ¿Qué características resolverían tus 3 principales problemas?
- ¿Qué retorno de la inversión (ROI) esperas de esta inversión?
Paso 2: Investiga Proveedores
Sumérgete en la investigación y comparación de proveedores de software de RRHH para encontrar el mejor ajuste para tu equipo:
Realiza Análisis de Proveedores
Comienza con análisis generales usando sitios de reseñas, clasificaciones y casos de estudio. Busca comentarios sobre la experiencia de usuario y soporte al cliente. Presta atención a los elogios o quejas recurrentes. Esto te dará una visión amplia de la reputación de cada proveedor.
Compara Según Tus Necesidades
Empareja las herramientas con el tamaño y necesidades de tu negocio. Considera si necesitas integraciones con sistemas actuales o una solución todo en uno, como un sistema de información de recursos humanos (HRIS) o un sistema de gestión de recursos humanos (HRMS).
Decide si la externalización es mejor que crear un modelo interno. Y, si ya has superado el sistema actual y necesitas actualizar tu software de RRHH, considera cómo será el proceso de migración o baja de tu herramienta de RRHH actual.
Cuanto más pequeño es el departamento de RRHH, menos sistemas utilizas y mejor, por lo que puede que al principio te convenga adquirir un sistema integral de RRHH y después ampliar con herramientas más especializadas según evolucionen tus necesidades. Por eso, la capacidad de integración, idealmente con API abiertas o conectores nativos, es clave.
Identifica Diferenciadores Clave
Busca diferenciadores como el soporte en la implementación y la experiencia de usuario. Considera la flexibilidad para casos de uso específicos si tu equipo tiene necesidades únicas. Revisa si los proveedores ofrecen soluciones a medida o paquetes estándar para todos.
Documenta Tus Hallazgos
Haz un seguimiento de tu investigación documentando tus hallazgos. Crea una hoja de cálculo para comparar características, precios y soporte. Esto te ayudará a tomar decisiones informadas y a mantener alineado a tu equipo.
Haz Estas Preguntas:
- ¿En qué destaca cada herramienta?
- ¿Se ajusta a tu tamaño de equipo, presupuesto y sistema tecnológico?
- ¿Qué soporte y documentación están disponibles?
- ¿Qué tan flexible es la herramienta para requerimientos específicos?
- ¿Cuáles son los diferenciadores clave?
Paso 3: Haz una Lista Corta y Contacta
Una vez que hayas realizado tu investigación, es momento de reducir tus opciones de proveedores y comenzar conversaciones con posibles socios:
Crea una Lista Corta de Proveedores
Selecciona de 2 a 4 proveedores basándote en tu investigación previa, enfocándote en aquellos que mejor se alineen con las necesidades y presupuesto de tu equipo. Esto facilita la gestión y comparación de opciones. Asegúrate de que cada proveedor cumpla con la mayoría de tus prioridades.
Envía un RFI o RFP
Considera enviar un RFP o RFI de software de RRHH para recopilar información detallada de los proveedores preseleccionados. Esto te ayuda a entender las ofertas y capacidades de cada uno y les da la oportunidad de adaptar su propuesta a tus necesidades específicas. Aprovecha este paso para aclarar dudas y obtener detalles sobre precios y características.
Agenda Demos y Haz Preguntas
Agenda demostraciones con los proveedores preseleccionados y prepara preguntas concretas. Usa este tiempo para ver el software en acción y evaluar la experiencia de usuario. Pregunta por funcionalidades específicas y cómo abordan tus puntos de dolor.
Utiliza Criterios de Evaluación Consistentes
Aplica los mismos criterios de evaluación para todos los proveedores. Esto garantiza una comparación justa y te ayuda a identificar la mejor opción. Crea una lista de verificación o tabla de puntuación para registrar los puntos fuertes y débiles de cada proveedor.
Haz Estas Preguntas:
- ¿Puedes mostrarme un caso real de un cliente similar al nuestro?
- ¿Qué recursos de soporte u onboarding ofreces?
- ¿Qué características requieren una actualización?
- ¿Cómo maneja tu software los puntos de dolor específicos que tenemos?
- ¿Hay costos ocultos que debamos conocer?
Paso 4: Construye el Caso de Negocio
Convierte tu investigación de proveedores en un sólido caso de negocio que tu equipo directivo pueda entender y respaldar:
Resume los Puntos de Dolor y los Resultados
Comienza resumiendo los puntos de dolor que enfrenta tu equipo y el impacto que tienen en la productividad, el rendimiento o la eficiencia de tus operaciones de RRHH. Resalta los resultados que esperas del nuevo software y cómo estos abordarán los problemas que has planteado. Usa ejemplos específicos para mostrar los beneficios y mejoras esperadas.
Presenta Estimaciones de Costos y Plazos
Busca estimaciones básicas de costos y plazos de implementación a partir de tu investigación de proveedores. Presenta estos detalles claramente a tu equipo directivo. Utiliza guías de precios de software de RRHH para aportar un rango de costes. Incluye los plazos para mostrar cuándo comenzarán los beneficios.
Articula el ROI y los Riesgos
Expón el ROI y las mejoras en eficiencia que traerá el software. Resalta los riesgos financieros y operativos de no realizar un cambio, y demuestra cómo el software ahorrará tiempo y reducirá errores, mejorando la productividad general.
Haz Estas Preguntas:
- ¿Qué problema empresarial resolverá esto?
- ¿Cuáles son los riesgos de no hacer nada?
- ¿Cuáles son los beneficios financieros y operativos?
- ¿En cuánto tiempo veremos el retorno de la inversión?
- ¿Qué métricas indicarán el éxito?
Paso 5: Implementar e incorporar
Una vez que hayas seleccionado un proveedor de software de RRHH, planifica un proceso de incorporación fluido para tu equipo:
Comunica el plan de implementación
Comunica claramente el plan de implementación a todos los usuarios, no solo al departamento de RRHH. Comparte los plazos y qué implica cada fase, especialmente si la migración requiere actualizaciones en los documentos o datos de los empleados.
Asegúrate de que todos comprendan su papel en la transición. Usa correos electrónicos o reuniones de equipo para mantener a todos informados, organiza sesiones de preguntas y respuestas y optimiza la transición al nuevo sistema.
Asignar responsables internos
Asigna responsables internos y puntos de contacto para el software. Esto puede incluir líderes de RRHH, directivos y mandos intermedios. El proceso de selección de estos responsables debe considerar su nivel de influencia y cobertura para que todos los empleados tengan una persona de referencia.
Estas personas gestionarán la implementación y resolverán dudas, así que asegúrate de que estén formados y listos para guiar a sus equipos. Esto ayuda a mantener una transición fluida.
Garantizar formación y adopción
Asegúrate de que los equipos completen la formación y adopten la herramienta de forma consistente. Utiliza recursos proporcionados por el proveedor cuando sea posible y fija fechas límite para finalizar la capacitación. Supervisa el uso y afronta cualquier resistencia o desafío que surja.
Crea canales de retroalimentación
Establece canales de retroalimentación durante la implementación para recabar opiniones de los usuarios y mejorar los procesos en tiempo real. Las reuniones regulares con tu equipo ayudarán a perfeccionar el proceso de implantación y fomentarán la adopción generalizada.
Hazte estas preguntas:
- ¿Cuál es el plan de gestión del cambio?
- ¿Quién es responsable del despliegue?
- ¿Cómo se hará el seguimiento del éxito inicial?
- ¿Qué recursos de formación están disponibles?
- ¿Cómo gestionarás la retroalimentación de los usuarios?
¿Qué sigue?
Si necesitas ayuda extra para decidir el mejor software de RRHH para tu empresa, vale la pena revisar nuevamente tu lista de requisitos de software de RRHH para ver dónde puedes reducir tus opciones. También puedes crear una RFP de software de RRHH para obtener más información de los proveedores potenciales sobre lo que ofrecen.