11 Costes de Reclutamiento y Cómo Calcularlos
La contratación es una función empresarial crucial que requiere un escrutinio cuidadoso. Si no se controla, los costes de contratación pueden dispararse rápidamente, así que utiliza esta guía para mantenerlos bajo control y maximizar tu retorno de la inversión.
¿Qué son los costes de contratación?
Los costes de contratación se refieren a todos los gastos asociados con el proceso de atraer, buscar, entrevistar y contratar nuevos empleados. Estos costes pueden ser directos o indirectos y pueden variar ampliamente según factores como la industria, el nivel del puesto a cubrir y las estrategias de selección utilizadas.
Cuando se suman todos los costes y se dividen por el número de contrataciones, obtienes tu coste medio por contratación. Por supuesto, puedes ser más específico y calcular los costes para un determinado puesto o departamento.
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¿Qué factores se utilizan para calcular los costes de contratación?
Calcular los costes de contratación implica considerar una variedad de factores, cada uno contribuyendo a los gastos totales asociados con el proceso de selección. Puedes comprender mejor qué factores impulsan los costes a través de una auditoría de contratación.
Estos son los factores clave que se utilizan para calcular los costes de contratación:
1. Costes de publicidad y publicación de ofertas
- Portales de empleo y sitios web: Tarifas pagadas por publicar vacantes en plataformas como LinkedIn, Indeed, Glassdoor, etc.
- Publicidad en redes sociales: Costes de promocionar anuncios de empleo en plataformas como Facebook, Twitter e Instagram.
- Medios impresos: Gastos de anunciar en periódicos, revistas u otras publicaciones impresas.
- Mantenimiento de la página de empleo: Costes asociados a mantener y actualizar el sitio de empleo de la empresa.
2. Tarifas de agencias de selección
- Comisiones de agencia: Normalmente un porcentaje del salario del primer año del nuevo empleado si se utiliza una agencia de contratación.
- Honorarios de búsqueda retenida: Para firmas de búsqueda ejecutiva que cobran por adelantado por encontrar puestos de alto nivel.
Sin embargo, al asociarse con empresas de RPO, las organizaciones pueden reducir significativamente el coste de la contratación, manteniendo al mismo tiempo contrataciones de alta calidad.
3. Costes de programas de recomendación interna
- Bonos por recomendación: Pagos o incentivos otorgados a empleados actuales por recomendaciones exitosas de candidatos (plataformas de recomendación de empleados pueden ayudar a hacer seguimiento de estos).
4. Costes del equipo interno de selección
- Sueldos y beneficios: Remuneración para el personal de RR.HH. y selección involucrado en el proceso de contratación.
- Capacitación y desarrollo: Costes de la formación continua y el desarrollo profesional para el equipo de selección.
- Gastos operativos: Espacio de oficina, servicios y otros costes generales relacionados con el departamento de selección.
5. Costes de entrevistas y evaluación
- Viaje y alojamiento: Gastos de vuelos para candidatos para entrevistas, incluyendo hotel, comidas y transporte.
- Tiempo de entrevistas: El coste del tiempo de gerentes, RR.HH. y miembros del equipo realizando entrevistas (a menudo calculado según su salario por hora).
- Herramientas de evaluación: Tarifas por cualquier prueba previa al empleo, evaluaciones psicométricas o pruebas de habilidades administradas a los candidatos.
6. Tecnología y herramientas de selección
- Sistemas de seguimiento de candidatos (ATS): Costos de software de reclutamiento como los sistemas de seguimiento de candidatos que ayudan a gestionar y agilizar el proceso de reclutamiento.
- Bases de datos de currículums: Tarifas por acceder a bases de datos en línea de currículums de candidatos.
- Servicios de verificación de antecedentes: Costos asociados con la realización de verificaciones de antecedentes, revisiones de crédito y pruebas de drogas.
- Infraestructura informática: Tarifas asociadas con la construcción y el mantenimiento de una página de empleos de la empresa, incluyendo software de publicación de vacantes.
Psst. Muchas pequeñas empresas recurren a herramientas de RR. HH. gratuitas o sistemas de reclutamiento gratuitos para mantener los gastos de reclutamiento bajo control.
7. Ferias de empleo y eventos de reclutamiento
- Tarifas de participación en eventos: Costos para asegurar un stand o presencia en ferias de empleo, jornadas universitarias de carreras y otros eventos de reclutamiento.
- Materiales de marketing: Gastos de folletos, pancartas y productos promocionales distribuidos en eventos.
- Costos de viaje: Costos para que los reclutadores asistan a los eventos, incluyendo transporte, alojamiento y comidas.
9. Costos diversos
- Honorarios legales: Gastos relacionados con la redacción de contratos laborales u otros servicios jurídicos.
- Gastos de reubicación: Costos cubiertos por la empresa para reubicar nuevas contrataciones al lugar de trabajo.
- Costos de salida: Si se reemplaza a un empleado, el costo de indemnización, continuidad de beneficios y otros gastos asociados a la terminación.
10. Métricas de tiempo y eficiencia
- Tiempo de contratación: El tiempo que se tarda en cubrir una vacante desde la publicación inicial hasta la fecha de contratación, a menudo expresado como costo en función de la pérdida de productividad.
- Costo por contratación: Una métrica específica que divide el costo total de reclutamiento entre el número de contrataciones realizadas, proporcionando así un costo promedio por nuevo empleado.
11. Factores económicos externos
- Condiciones de mercado: Las condiciones económicas, la rigidez del mercado laboral y los factores específicos de la industria pueden afectar los costos de reclutamiento.
- Competencia por talento: En industrias de alta demanda, las empresas pueden necesitar invertir más en esfuerzos de reclutamiento para atraer al mejor talento.
Cómo calcular tus costos de reclutamiento para la planificación presupuestaria
Aquí te mostramos cómo estimar tus costos totales de reclutamiento al desarrollar tu presupuesto de reclutamiento.
1. Estima tu número total de contrataciones
Comienza por determinar cuántos puestos necesitarás cubrir en cada departamento durante un período específico (por ejemplo, trimestralmente).
Idealmente, esto se acordará mediante un ejercicio colaborativo de planificación de contrataciones que también tenga en cuenta la rotación prevista.
2. Estima tus costos fijos
- Costos del equipo interno de reclutamiento: Incluye salarios, prestaciones y otra compensación pagada a tu equipo de RR. HH. y reclutamiento durante un periodo determinado. También puedes profundizar y estimar el costo del tiempo de los gerentes de contratación y otros miembros del equipo.
- Gastos generales operativos: Incluye el costo del espacio de oficina, servicios públicos y suministros utilizados por el equipo de reclutamiento.
3. Costos variables de reclutamiento
- Costos de publicidad: Estima el monto total que gastarás en publicaciones de ofertas de trabajo, anuncios en línea, promociones en redes sociales y cualquier otro esfuerzo de marketing.
- Honorarios de agencia: Calcula cualquier tarifa que pagarás a empresas de reclutamiento externas, por ejemplo, si estás contratando para vacantes difíciles de cubrir, ¿tienes datos previos sobre cuántas contrataciones se hicieron mediante agencias?
- Bonificaciones por recomendación: De nuevo, usando datos anteriores si los tienes, estima las recompensas que pagarás a empleados por referir candidatos que resulten contratados.
- LinkedIn y otras plataformas: Costos de licencias o suscripciones para reclutamiento en LinkedIn y otras plataformas de contratación.
4. Estima los costos tecnológicos de reclutamiento
- Sistema de seguimiento de candidatos: Incluye las tarifas de cualquier ATS u otro software de reclutamiento que utilices.
- Herramientas de evaluación: Agrega los costos de cualquier software para pruebas de candidatos o herramienta de filtrado.
- Otros costos tecnológicos de reclutamiento: Considera cualquier otro gasto relacionado con tecnología, como acceso a bases de datos de currículums o software de verificación de antecedentes.
5. Calcula el costo por contratación
Costos totales de reclutamiento: Suma todos los costos de los pasos anteriores para obtener una estimación de tus gastos totales en reclutamiento.
Costo por contratación: Divide el costo total de reclutamiento entre el número total de contrataciones.
Ejemplo de cálculo
- Número total de contrataciones: 20
- Costos fijos: $80,000
- Costos variables de reclutamiento: $20,000
- Costos tecnológicos de reclutamiento: $10,000
Costos totales de reclutamiento:
10,000 + 80,000 + 5,000 = 95,000
Costo por contratación:
95,000/20 = 4,750
En este caso, el costo por contratación sería de $4,750.
Este método te permite tener una visión clara de cuánto le cuesta a tu organización contratar a cada nuevo empleado y puede ayudarte a identificar áreas donde puedes reducir gastos o mejorar la eficiencia, por ejemplo, ¿una bolsa de trabajo determinada genera muchos gastos pero no candidatos?
10 mejores prácticas para reducir y controlar los costos de reclutamiento
Por supuesto, todos queremos más por menos, así que ¿cómo puedes reducir tus costos de reclutamiento mientras mejoras otras métricas de reclutamiento como la calidad de la contratación?
1. Planificación efectiva
Contratar el talento adecuado empieza por una planificación cuidadosa, y el hecho de que leas este artículo es un gran inicio.
Un plan bien definido ayuda a asignar recursos de manera eficaz, minimizando gastos innecesarios en reclutamiento y integración de nuevos empleados, y conduce a una mejor experiencia del candidato. También ayuda a evitar malas contrataciones o exceso de contrataciones.
Además, un plan de contratación bien ejecutado considera no solo el reclutamiento de nuevos empleados, sino también su éxito a largo plazo y su permanencia en la organización (lo que puede reducir la necesidad de reclutar en primer lugar).
Por ejemplo, ayuda a definir los roles y responsabilidades y abre conversaciones sobre movilidad interna y desarrollo.
2. Construye una marca empleadora sólida
Invertir en tu marca empleadora te ayudará a atraer candidatos y a reducir la necesidad de publicidad costosa, lo que conlleva un mayor volumen de aplicaciones de calidad.
En el centro de tu marca empleadora está tu propuesta de valor para el empleado (EVP), es decir, lo que ofreces como empleador a cambio del trabajo de alguien.
Una EVP bien definida te ayudará a retener a los empleados actuales y a atraer a los candidatos adecuados para tus puestos.
3. Automatiza
Si bien gran parte del reclutamiento implica ser creativo y conectar con los candidatos a un nivel personal, existe una cantidad considerable de tareas repetitivas e ineficiencias.
La automatización del reclutamiento automatiza muchas de estas tareas para reducir la carga administrativa y permitir que los equipos de reclutamiento se centren en cosas más importantes, como hablar con los candidatos y seguir optimizando el proceso de selección.
Algunas de las tareas con mayor potencial para ser automatizadas incluyen:
- Publicación de descripciones de puestos
- Comunicación, por ejemplo, rechazos, información o recordatorios
- Programación de entrevistas
- Generación de informes.
Consulta nuestro resumen del mejor software automatizado de reclutamiento para sistemas que sobresalen en este ámbito.
4. Aprovecha a los empleados existentes
Los empleados actuales son una excelente fuente de candidatos porque conocen tus funciones y tu organización.
Si tu marca empleadora y tu propuesta de valor al empleado son fuertes, no debería ser demasiado difícil, pero siempre puedes agregar incentivos y facilitarles la tarea manteniéndolos informados sobre los puestos disponibles con descripciones de cargos para compartir.
También puedes aprovechar a los trabajadores actuales para que participen en tus esfuerzos de marketing de reclutamiento y compartan historias y testimonios en tu sitio web y redes sociales para mostrar la cultura de tu empresa.
5. Implementa buenas prácticas de higiene de datos
Reducir los costos de reclutamiento depende por completo de monitorear tu proceso de selección y detectar ineficiencias. Para ello necesitas datos de buena calidad que reflejen la realidad.
La mejor forma de lograrlo es hacer seguimientos regulares y hablar con tu equipo y los responsables de contratación para ayudarlos a adquirir el hábito de ingresar y actualizar los datos.
Por ejemplo, para asegurarte de que las llamadas de filtrado se registran en el sistema, establece un KPI al respecto y realiza seguimientos periódicos.
Si deseas asegurarte de que los responsables de contratación ingresen sus comentarios, haz un seguimiento después de cada entrevista y verifica que los comentarios sean de buena calidad.
6. Optimiza las publicaciones de empleo
Quieres que tus publicaciones de empleo lleguen al mayor número posible de candidatos potenciales. Desarrollar una buena estrategia de SEO para reclutamiento te ayudará mucho a sacar el máximo provecho de cada anuncio.
Además, redactar descripciones de puesto claras y específicas ayudará a atraer a los candidatos más adecuados y reducir el volumen de postulaciones no calificadas.
Para obtener orientación, consulta la excelente guía de Mariya Hristova sobre cómo redactar una descripción de puesto.
7. Formación
Invierte en capacitar a los equipos internos para mejorar sus habilidades en áreas como búsqueda de candidatos, entrevistas y negociación. Esto debería dar frutos a largo plazo.
8. Contrata internamente
El talento que necesitas podría estar ya presente en tu organización, eliminando la necesidad de buscarlo fuera en el mercado.
Una forma de satisfacer las necesidades de talento internamente es implementando estrategias efectivas de aprendizaje y desarrollo y convirtiéndote en una organización basada en habilidades.
En lugar de centrarse en los títulos de los puestos y las posiciones, la atención principal recae en las habilidades y capacidades únicas de tus empleados y en cómo pueden desarrollarse y aprovecharse de la manera más efectiva para satisfacer las necesidades del negocio.
9. Externaliza
La externalización del proceso de reclutamiento puede ayudar a reducir costos al ahorrar tiempo y recursos en la captación de candidatos y, normalmente, los reclutadores también ayudan en el proceso de entrevistas, ayudando a ambas partes a determinar si es una buena combinación.
Las opciones aquí incluyen un servicio profesional de reclutamiento, una organización profesional de empleadores o un empleador registrado.
10. Aprovecha herramientas gratuitas o de bajo coste
El uso de herramientas gratuitas o de bajo coste puede reducir significativamente los gastos de reclutamiento sin sacrificar la eficiencia. Por ejemplo, reduce tus gastos generales utilizando una solución de nómina sin coste que ayuda a agilizar el pago de nóminas junto con los esfuerzos de reclutamiento.
Al aprovechar plataformas en línea y software con tarifas bajas o nulas, las empresas pueden reducir los honorarios de las agencias de reclutamiento, los costos de marketing y las tareas administrativas, facilitando la gestión del reclutamiento con un presupuesto ajustado.
