11 Costes de Reclutamiento y Cómo Calcularlos
La contratación es una función empresarial crucial que requiere una revisión cuidadosa. Si no se controla, los costes de contratación pueden aumentar rápidamente, así que utiliza esta guía para mantenerlos bajo control y maximizar tu retorno de inversión.
¿Qué son los costes de contratación?
Los costes de contratación se refieren a todos los gastos asociados con el proceso de atraer, buscar, entrevistar y contratar a nuevos empleados. Estos costes pueden ser directos o indirectos y pueden variar ampliamente según factores como la industria, el nivel del puesto a cubrir y las estrategias de contratación utilizadas.
Cuando se suman todos los costes y se dividen por el número de contrataciones, se obtiene el coste medio por contratación. Por supuesto, se puede profundizar más y calcular los costes por un determinado puesto o departamento.
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¿Qué factores se utilizan para calcular los costes de contratación?
Calcular los costes de contratación implica considerar una variedad de factores, cada uno de los cuales contribuye a los gastos totales asociados con el proceso de contratación. Puedes comprender mejor qué factores impulsan los costes a través de una auditoría de contratación.
Estos son los factores clave que se utilizan para calcular los costes de contratación:
1. Costes de publicidad y publicación de ofertas de empleo
- Portales de empleo y sitios web: Tarifas pagadas para publicar ofertas de trabajo en plataformas como LinkedIn, Indeed, Glassdoor, etc.
- Publicidad en redes sociales: Costes de promocionar anuncios de empleo en plataformas como Facebook, Twitter e Instagram.
- Medios impresos: Gastos por anunciar en periódicos, revistas u otras publicaciones impresas.
- Mantenimiento de la página de empleo: Costes asociados al mantenimiento y actualización del sitio de empleo de la empresa.
2. Honorarios de agencias de contratación
- Comisiones de agencia: Normalmente un porcentaje del salario del primer año del nuevo empleado si se utiliza una agencia de contratación.
- Honorarios por búsqueda directa: Para firmas de búsqueda de ejecutivos que cobran por adelantado para encontrar puestos de alto nivel.
Sin embargo, asociarse con empresas de externalización del proceso de contratación (RPO) puede permitir a los negocios reducir significativamente el coste de contratación mientras mantienen contrataciones de alta calidad.
3. Costes del programa de recomendación de empleados
- Bonos por recomendación: Pagos o incentivos dados a empleados actuales por recomendaciones exitosas de candidatos (plataformas de recomendación de empleados pueden ayudar a hacer seguimiento de estos).
4. Costes del equipo interno de contratación
- Sueldos y beneficios: Compensación para el personal de RRHH y de contratación que participa en el proceso de selección.
- Formación y desarrollo: Costes de la formación continua y el desarrollo profesional para el equipo de contratación.
- Gastos operativos: Espacio de oficina, servicios públicos y otros gastos generales relacionados con el departamento de contratación.
5. Costes de entrevistas y evaluación
- Viajes y alojamiento: Gastos para trasladar candidatos a entrevistas, incluyendo estancia en hoteles, comidas y transporte.
- Tiempo de entrevistas: El coste del tiempo que los gerentes, RRHH y miembros del equipo dedican a realizar entrevistas (a menudo calculado según su salario por hora).
- Herramientas de evaluación: Tasas por pruebas previas al empleo, evaluaciones psicométricas o pruebas de habilidades realizadas a los candidatos.
6. Tecnología y herramientas de reclutamiento
- Sistemas de seguimiento de candidatos (ATS): Costos de software de reclutamiento como los sistemas de seguimiento de candidatos que ayudan a gestionar y optimizar el proceso de reclutamiento.
- Bases de datos de currículums: Tarifas para acceder a bases de datos en línea de currículums de candidatos.
- Servicios de verificación de antecedentes: Costos asociados con la realización de verificaciones de antecedentes, consultas de crédito y pruebas de drogas.
- Infraestructura de TI: Costos asociados a la creación y mantenimiento de una página de empleos de la empresa, incluyendo software para publicar vacantes.
Psst. Muchas pequeñas empresas recurren a herramientas de RR. HH. gratuitas o sistemas de reclutamiento gratuitos para mantener bajo control los gastos de reclutamiento.
7. Ferias de empleo y eventos de reclutamiento
- Cuotas de participación en eventos: Costos para asegurar un stand o presencia en ferias de empleo, días de carrera universitaria y otros eventos de reclutamiento.
- Materiales de marketing: Gastos por folletos, carteles y artículos promocionales que se reparten en eventos.
- Costos de viaje: Costos para que los reclutadores asistan a eventos, incluyendo transporte, alojamiento y comidas.
9. Costos misceláneos
- Honorarios legales: Gastos relacionados con la redacción de contratos de trabajo u otros servicios legales.
- Gastos de reubicación: Costos cubiertos por la empresa para reubicar a los nuevos empleados en el lugar de trabajo.
- Costos de salida: Si se reemplaza a un empleado, el costo de liquidación, continuación de beneficios y otros gastos relacionados con la terminación.
10. Métricas de tiempo y eficiencia
- Tiempo para contratar: El tiempo que se tarda en cubrir un puesto desde la publicación inicial de la vacante hasta la fecha de contratación, a menudo expresado como un costo en términos de productividad perdida.
- Costo por contratación: Una métrica específica que divide el costo total de reclutamiento por el número de contrataciones realizadas, proporcionando un costo promedio por cada nuevo empleado.
11. Factores económicos externos
- Condiciones de mercado: Las condiciones económicas, la escasez de mano de obra y factores específicos de la industria pueden afectar los costos de reclutamiento.
- Competencia por el talento: En industrias de alta demanda, las empresas pueden necesitar gastar más en esfuerzos de reclutamiento para atraer a los mejores talentos.
Cómo calcular tus costos de reclutamiento para la planificación presupuestaria
Aquí tienes cómo estimar tus costos totales de reclutamiento al desarrollar tu presupuesto de reclutamiento.
1. Estima tu número total de contrataciones
Empieza por determinar cuántos puestos necesitarás cubrir en cada departamento dentro de un periodo específico (por ejemplo, trimestralmente).
Idealmente, esto se acordará mediante un ejercicio colaborativo de planificación de contrataciones que también tenga en cuenta la rotación esperada.
2. Estima tus costos fijos
- Costos del equipo interno de reclutamiento: Incluye sueldos, prestaciones y demás compensaciones pagadas a tu equipo de RR. HH. y reclutamiento durante un periodo determinado. También puedes profundizar y estimar el costo del tiempo de los gerentes de contratación y otros miembros del equipo.
- Costos operativos generales: Incluye el costo del espacio de oficina, servicios y suministros utilizados por el equipo de reclutamiento.
3. Costos variables de reclutamiento
- Costos de publicidad: Estime la cantidad total que gastará en publicaciones de empleo, anuncios en línea, promociones en redes sociales y cualquier otro esfuerzo de marketing.
- Honorarios de agencias: Estime los honorarios que pagará a firmas de reclutamiento externas. Por ejemplo, si está contratando para puestos difíciles de cubrir, ¿tiene datos anteriores que indiquen cuántos fueron contratados a través de reclutadores?
- Bonos por recomendación: Usando datos anteriores, si los tiene, estime las recompensas que pagará a empleados por referencias exitosas de candidatos.
- LinkedIn y otras plataformas: Costes asociados a licencias o suscripciones a LinkedIn Recruiting y otras plataformas de reclutamiento.
4. Estime los costos tecnológicos de reclutamiento
- Sistema de seguimiento de candidatos: Incluya los honorarios de cualquier ATS u otro software de reclutamiento que utilice.
- Herramientas de evaluación: Añada los costos de cualquier software de pruebas para candidatos o herramientas de selección.
- Otros costes tecnológicos de reclutamiento: Considere cualquier otro gasto relacionado con tecnología, como acceso a bases de datos de currículums o software de verificación de antecedentes.
5. Calcule el costo por contratación
Costos totales de reclutamiento: Sume todos los costos de los pasos anteriores para obtener una estimación de sus gastos totales de reclutamiento.
Costo por contratación: Divida los costos totales de reclutamiento entre el número total de contrataciones.
Cálculo de ejemplo
- Número total de contrataciones: 20
- Costos fijos: $80,000
- Costos variables de reclutamiento: $20,000
- Costos de tecnología de reclutamiento: $10,000
Costos totales de reclutamiento:
10,000 + 80,000 + 5,000 = 95,000
Costo por contratación:
95,000/20 = 4,750
En este caso, el costo por contratación sería de $4,750.
Este método le permite obtener una visión clara de cuánto le cuesta a su organización contratar a cada nuevo empleado y puede ayudarle a identificar áreas en las que puede reducir gastos o mejorar la eficiencia. Por ejemplo: ¿algún portal de empleo está costando mucho pero no está generando candidatos?
10 buenas prácticas para reducir y controlar los costos de reclutamiento
Por supuesto, todos queremos obtener más por menos. Entonces, ¿cómo puede reducir los costos de reclutamiento sin dejar de mejorar otras métricas de reclutamiento como la calidad de las contrataciones?
1. Planificación eficaz
Contratar al talento adecuado comienza con una planificación cuidadosa, ¡y el hecho de que esté leyendo este artículo es un gran comienzo!
Un plan bien definido ayuda a asignar recursos de manera efectiva, minimizando gastos innecesarios tanto en reclutamiento como en inducción de nuevas contrataciones, y conduce a una mejor experiencia del candidato. También ayuda a evitar errores de contratación y sobrecontratación.
Además, un plan de contratación bien ejecutado considera no solo la incorporación de nuevos empleados, sino también su éxito a largo plazo y su retención dentro de la organización (lo que puede reducir la necesidad de contratar en primer lugar).
Por ejemplo, ayuda a definir roles y responsabilidades y abre conversaciones sobre movilidad interna y desarrollo.
2. Construya una marca empleadora sólida
Invertir en su marca empleadora le ayudará a atraer candidatos y reducir la necesidad de publicidad costosa, logrando un mayor número de solicitudes de calidad.
En el centro de su marca empleadora está su propuesta de valor para el empleado (EVP), o lo que ofrece como empleador a cambio del trabajo de una persona.
Una EVP bien definida le ayudará a retener a sus empleados actuales y atraer a los candidatos apropiados para sus puestos.
3. Automatice
Aunque gran parte del reclutamiento implica ser creativo y conectar con los candidatos a nivel personal, hay una cantidad considerable de tareas repetitivas e ineficiencias.
La automatización del reclutamiento automatiza muchas de estas tareas para reducir la gestión administrativa y liberar a los equipos de reclutamiento para que se centren en cosas más importantes como hablar con candidatos y seguir optimizando el proceso de reclutamiento.
Buenos candidatos para la automatización incluyen:
- Publicación de descripciones de puestos
- Comunicación, por ejemplo, rechazos, información o recordatorios
- Programación de entrevistas
- Generación de informes.
Consulta nuestro resumen sobre el mejor software de reclutamiento automatizado para conocer sistemas que destacan en este aspecto.
4. Aprovecha a los empleados actuales
Los empleados actuales son una excelente fuente para atraer candidatos porque conocen tus puestos y tu organización.
Si tu marca empleadora y tu EVP son fuertes, esto no debería ser demasiado difícil, pero siempre se pueden añadir incentivos y facilitar el proceso manteniendo actualizadas a las personas sobre los puestos vacantes y compartiendo descripciones de puestos.
También puedes aprovechar a los trabajadores actuales para que participen en tus esfuerzos de marketing de reclutamiento y compartan historias y testimonios en tu sitio web y redes sociales para mostrar la cultura de tu empresa.
5. Implementa una buena higiene de datos
Reducir los costos de reclutamiento depende totalmente de monitorear tu proceso de reclutamiento y detectar ineficiencias. Para ello necesitas datos de buena calidad que reflejen la realidad.
La mejor forma de lograr esto es hacer seguimiento regularmente y consultar con tu equipo y los responsables de contratación para ayudarles a desarrollar el hábito de ingresar y actualizar los datos.
Por ejemplo, para asegurarte de que las llamadas de preselección se ingresan en el sistema, establece un KPI alrededor de ellas y haz un seguimiento regular.
Si quieres asegurarte de que los responsables de contratación ingresan sus comentarios, verifica después de cada entrevista y revisa que los comentarios sean de buena calidad.
6. Optimiza las publicaciones de empleo
Vas a querer que tus ofertas de trabajo lleguen al mayor número posible de candidatos potenciales. Desarrollar una buena estrategia de SEO para reclutamiento te ayudará mucho a aprovechar cada publicación.
Además, redactar descripciones de puestos claras y específicas ayudará a atraer a los candidatos más adecuados y reducir el volumen de postulaciones no calificadas.
Para obtener orientación, consulta la excelente guía de Mariya Hristova cómo escribir una descripción de puesto.
7. Formación
Invierte en la formación de los equipos internos para mejorar sus habilidades en áreas como búsqueda de candidatos, entrevistas y negociación. Esto debería dar frutos a largo plazo.
8. Contratación interna
Tal vez el talento que necesitas ya se encuentra en tu organización, sin necesidad de ir al mercado laboral externo.
Una forma de responder a las necesidades de talento de manera interna es mediante la implementación de estrategias efectivas de formación y desarrollo, y convirtiéndose en una organización basada en competencias.
En lugar de centrarse en títulos de puestos y cargos, el enfoque principal se traslada a las habilidades y capacidades únicas de tus empleados y cómo pueden desarrollarse y aprovecharse de la manera más eficaz para cubrir las necesidades del negocio.
9. Subcontrata
La subcontratación del proceso de reclutamiento puede ayudar a reducir costos al ahorrar tiempo y recursos relacionados con la búsqueda de candidatos y, normalmente, los reclutadores también colaboran en el proceso de entrevistas, ayudando así a ambas partes a determinar si se trata de un buen encaje.
Las opciones aquí incluyen un servicio profesional de reclutamiento, una organización profesional de empleadores o un empleador oficial registrado.
10. Utiliza herramientas gratuitas o de bajo costo
El uso de herramientas gratuitas o de bajo costo puede reducir significativamente los gastos de reclutamiento sin sacrificar la eficiencia. Por ejemplo, reduce los gastos generales con una solución de nómina gratuita que ayuda a optimizar la gestión de nómina junto con las tareas de reclutamiento.
Al aprovechar plataformas en línea y software con tarifas nulas o bajas, las empresas pueden reducir los pagos a agencias de reclutamiento, los costos de marketing y las tareas administrativas, facilitando la gestión del reclutamiento con un presupuesto ajustado.
