11 costes de contratación y cómo calcularlos
La contratación es una función empresarial crucial que requiere una revisión minuciosa. Si no se controla, los costes de contratación pueden dispararse rápidamente, así que utiliza esta guía para mantenerlos bajo control y maximizar tu retorno de inversión.
¿Qué son los costes de contratación?
Los costes de contratación se refieren a todos los gastos asociados al proceso de atraer, buscar, entrevistar y contratar nuevos empleados. Estos costes pueden ser directos o indirectos y pueden variar enormemente dependiendo de factores como la industria, el nivel del puesto a cubrir y las estrategias de contratación utilizadas.
Cuando se suman todos los costes y se dividen entre el número de contrataciones, se obtiene el coste medio por contratación. Por supuesto, puedes ser más específico y calcular los costes para un determinado rol o departamento.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
¿Qué factores se utilizan para calcular los costes de contratación?
Calcular los costes de contratación implica tener en cuenta una variedad de factores, cada uno de los cuales contribuye al gasto total asociado al proceso de selección. Puedes comprender mejor qué factores impulsan los costes a través de una auditoría de contratación.
A continuación se muestran los factores clave que se utilizan para calcular los costes de contratación:
1. Costes de publicidad y publicación de ofertas
- Portales y sitios web de empleo: Tarifas pagadas para publicar ofertas laborales en plataformas como LinkedIn, Indeed, Glassdoor, etc.
- Publicidad en redes sociales: Costes de promocionar ofertas de empleo en plataformas como Facebook, Twitter e Instagram.
- Medios impresos: Gastos de anunciarse en periódicos, revistas u otras publicaciones impresas.
- Mantenimiento de la página de empleo: Costes asociados al mantenimiento y actualización del sitio de empleo de la empresa.
2. Honorarios de agencias de selección
- Comisiones de agencia: Normalmente, un porcentaje del salario anual del nuevo empleado si se utiliza una agencia de selección.
- Honorarios por búsqueda retenida: Para firmas de búsqueda ejecutiva que cobran por adelantado para encontrar posiciones de alto nivel.
Sin embargo, asociándose con empresas de RPO, las organizaciones pueden reducir significativamente el coste de contratación manteniendo un alto nivel de calidad en el proceso.
3. Costes de programas de recomendación de empleados
- Bonos de recomendación: Pagos o incentivos otorgados a empleados actuales por referir candidatos exitosos (las plataformas de recomendación pueden ayudar a hacer el seguimiento de esto).
4. Costes del equipo interno de selección
- Salarios y beneficios: Remuneración para el personal de RRHH y selección involucrados en el proceso de contratación.
- Formación y desarrollo: Costes de la formación continua y el desarrollo profesional para el equipo de selección.
- Gastos operativos: Espacio de oficina, servicios y otros gastos generales relacionados con el departamento de selección.
5. Costes de entrevistas y evaluación
- Viajes y alojamiento: Gastos para traer a los candidatos a entrevistas, incluidos estancias en hoteles, comidas y transporte.
- Tiempo de entrevistas: El coste del tiempo dedicado por gerentes, RRHH y miembros del equipo a realizar entrevistas (normalmente calculado según su salario por hora).
- Herramientas de evaluación: Tarifas por pruebas previas al empleo, evaluaciones psicométricas o pruebas de habilidades realizadas a los candidatos.
6. Tecnología y herramientas de selección
- Sistemas de seguimiento de candidatos (ATS): Costes de software de reclutamiento como sistemas de seguimiento de candidatos que ayudan a gestionar y agilizar el proceso de reclutamiento.
- Bases de datos de currículums: Tarifas por acceder a bases de datos en línea de currículums de candidatos.
- Servicios de verificación de antecedentes: Costes asociados con la realización de verificaciones de antecedentes, comprobaciones de crédito y pruebas de drogas.
- Infraestructura informática: Tarifas asociadas con la construcción y el mantenimiento de una página de carreras de la empresa, incluyendo software para publicar ofertas de trabajo.
Psst. Muchas pequeñas empresas recurren a herramientas de RRHH gratuitas o sistemas de reclutamiento gratuitos para mantener los gastos de reclutamiento bajo control.
7. Ferias de empleo y eventos de reclutamiento
- Cuotas de participación en eventos: Costes para asegurar un stand o presencia en ferias de empleo, jornadas universitarias de orientación y otros eventos de reclutamiento.
- Materiales de marketing: Gastos en folletos, pancartas y artículos promocionales distribuidos en los eventos.
- Costes de viaje: Gastos para que los reclutadores asistan a eventos, incluidos transporte, alojamiento y comidas.
9. Costes varios
- Honorarios legales: Gastos relacionados con la redacción de contratos de trabajo u otros servicios legales.
- Gastos de reubicación: Costes cubiertos por la empresa para reubicar a los nuevos empleados en el lugar de trabajo.
- Costes de salida: Si se reemplaza a un empleado, el coste de la indemnización, la continuación de beneficios y otros gastos relacionados con la terminación.
10. Métricas de tiempo y eficiencia
- Tiempo para contratar: El tiempo necesario para cubrir una vacante desde la publicación inicial del puesto hasta la fecha de contratación, a menudo expresado como un coste en términos de productividad perdida.
- Coste por contratación: Métrica específica que divide los costes totales de reclutamiento por el número de contrataciones realizadas, proporcionando un coste medio por nuevo empleado.
11. Factores económicos externos
- Condiciones del mercado: Las condiciones económicas, la rigidez del mercado laboral y los factores específicos del sector pueden afectar los costes de reclutamiento.
- Competencia por el talento: En sectores de alta demanda, las empresas pueden necesitar gastar más en sus esfuerzos de reclutamiento para atraer a los mejores talentos.
Cómo calcular tus costes de reclutamiento para la planificación presupuestaria
Aquí tienes cómo estimar tus costes totales de reclutamiento cuando desarrollas tu presupuesto de reclutamiento.
1. Estima tu número total de contrataciones
Comienza determinando cuántos puestos necesitarás cubrir en cada departamento dentro de un periodo específico (por ejemplo, trimestralmente).
Esperemos que esto se acuerde mediante un ejercicio colaborativo de planificación de contrataciones que también tenga en cuenta la rotación esperada.
2. Estima tus costes fijos
- Costes internos del equipo de reclutamiento: Incluye los salarios, beneficios y otras compensaciones pagadas a tu equipo de RRHH y reclutamiento durante un periodo determinado. También puedes profundizar y estimar el coste del tiempo de los responsables de contratación y otros miembros del equipo.
- Gastos operativos generales: Ten en cuenta el coste del espacio de oficina, servicios y suministros utilizados por el equipo de reclutamiento.
3. Costes variables de reclutamiento
- Costos de publicidad: Estime el monto total que gastará en publicaciones de empleo, anuncios en línea, promociones en redes sociales y cualquier otro esfuerzo de marketing.
- Honorarios de agencias: Estime los honorarios que pagará a empresas externas de reclutamiento; por ejemplo, si está contratando puestos difíciles de cubrir, ¿tiene datos previos que le indiquen cuántos fueron contratados a través de reclutadores?
- Bonificaciones por referidos: De nuevo, utilizando datos previos si los tiene, estime las recompensas que pagará a empleados por referencias exitosas de candidatos.
- LinkedIn y otras plataformas: Costos por licencias o suscripciones a LinkedIn Recruiting y otras plataformas de contratación.
4. Estimar costos de tecnología para reclutamiento
- Sistema de seguimiento de candidatos: Incluya tarifas de cualquier ATS u otro software de reclutamiento que utilice.
- Herramientas de evaluación: Sume los costos de cualquier software de pruebas de candidatos o herramientas de filtrado.
- Otros costos tecnológicos de reclutamiento: Considere cualquier otro gasto relacionado con tecnología, como acceso a bases de datos de currículums o software de verificación de antecedentes.
5. Calcule el costo por contratación
Costos totales de reclutamiento: Sume todos los costos de los pasos anteriores para obtener una estimación de sus gastos totales de reclutamiento.
Costo por contratación: Divida los costos totales de reclutamiento entre el número total de personas contratadas.
Ejemplo de cálculo
- Número total de contrataciones: 20
- Costos fijos: $80,000
- Costos variables de reclutamiento: $20,000
- Costos de tecnología de reclutamiento: $10,000
Costos totales de reclutamiento:
10,000 + 80,000 + 5,000 = 95,000
Costo por contratación:
95,000/20 = 4,750
En este caso, su costo por contratación sería de $4,750.
Este método le permite obtener una imagen clara de cuánto le cuesta a su organización contratar a cada nuevo empleado y puede ayudarle a identificar áreas donde puede reducir costos o mejorar la eficiencia, por ejemplo, ¿hay alguna bolsa de empleo que tenga un alto costo pero no proporcione candidatos?
10 mejores prácticas para reducir y controlar los costos de reclutamiento
Por supuesto, todos queremos más por menos, entonces, ¿cómo puede reducir sus costos de reclutamiento mientras mejora otros indicadores de reclutamiento como la calidad de la contratación?
1. Planificación efectiva
Contratar al talento adecuado comienza con una planificación cuidadosa, ¡y el hecho de que esté leyendo este artículo es un excelente comienzo!
Un plan bien definido ayuda a asignar recursos de manera eficiente, minimizando gastos innecesarios en reclutamiento y integración de nuevos empleados, y conduce a una mejor experiencia del candidato. También ayuda a evitar malas contrataciones y contrataciones excesivas.
Además, un plan de contratación bien ejecutado considera no solo el reclutamiento de nuevos empleados, sino también su éxito y permanencia a largo plazo dentro de la organización (lo que puede reducir la necesidad de reclutar en primer lugar).
Por ejemplo, ayuda a definir roles y responsabilidades y abre conversaciones sobre la movilidad interna y desarrollo.
2. Construya una marca empleadora sólida
Invertir en su marca empleadora le ayudará a atraer candidatos y reducir la necesidad de publicidad costosa, resultando en un mayor volumen de aplicaciones de calidad.
En el centro de su marca empleadora está su propuesta de valor como empleador (EVP), es decir, lo que ofrece como empleador a cambio del trabajo de una persona.
Un EVP bien definido le ayudará a retener a los empleados actuales y atraer a los candidatos adecuados para sus puestos.
3. Automatizar
Aunque gran parte del reclutamiento implica ser creativo y conectar con los candidatos a nivel personal, existe una cantidad considerable de tareas repetitivas e ineficiencias.
La automatización del reclutamiento automatiza muchas de estas tareas para reducir la administración y liberar al equipo de reclutamiento para que se centre en cosas más importantes, como hablar con los candidatos y seguir optimizando el proceso de selección.
Algunas de las mejores tareas para automatizar incluyen:
- Publicación de descripciones de puestos
- Comunicación, por ejemplo: rechazos, información o recordatorios
- Programación de entrevistas
- Generación de informes.
Consulta nuestro resumen del mejor software de automatización de reclutamiento para conocer sistemas que destacan en este ámbito.
4. Aprovecha a los empleados actuales
Los empleados actuales son una excelente manera de encontrar candidatos porque conocen tus puestos y tu organización.
Si tu marca empleadora y tu propuesta de valor para el empleado (EVP) son sólidas, esto no debería ser difícil, pero siempre puedes añadir incentivos y facilitar el proceso manteniéndolos informados sobre vacantes abiertas con descripciones de puestos para compartir.
También puedes aprovechar a los trabajadores actuales para que participen en tus iniciativas de marketing de reclutamiento y compartan historias y testimonios en tu sitio web y redes sociales para mostrar la cultura de tu empresa.
5. Implanta una buena gestión de datos
Reducir los costes de reclutamiento implica monitorear tu proceso de contratación y destacar las ineficiencias. Para esto necesitas datos de calidad que reflejen la realidad.
La mejor manera de lograrlo es hacer un seguimiento regular y consultar a tu equipo y a los responsables de contratación para ayudarles a crear el hábito de introducir y actualizar los datos.
Por ejemplo, para asegurarte de que las llamadas de preselección se registren en el sistema, establece un KPI al respecto y haz un seguimiento con regularidad.
Si quieres que los responsables de contratación introduzcan sus comentarios, haz un control después de cada entrevista y asegúrate de que la retroalimentación sea de calidad.
6. Optimiza las ofertas de empleo
Querrás que tus vacantes lleguen a la mayor cantidad posible de candidatos potenciales. Desarrollar una buena estrategia de SEO para reclutamiento te ayudará a sacar el máximo provecho de cada oferta.
Además, redactar descripciones de puestos claras y específicas te permitirá atraer a los candidatos más adecuados y reducir la cantidad de postulaciones no calificadas.
Para más orientación, consulta la excelente guía de Mariya Hristova sobre cómo escribir una descripción de puesto.
7. Formación
Invierte en la formación de los equipos internos para mejorar sus habilidades en áreas como búsqueda de talento, entrevistas y negociación. Eso, a largo plazo, debería darte buenos resultados.
8. Contrata internamente
El talento que buscas puede que ya esté presente en tu organización, evitando así la necesidad de salir al mercado externo.
Una forma de satisfacer necesidades de talento internamente es implementar estrategias efectivas de aprendizaje y desarrollo y convertirte en una organización basada en habilidades.
En lugar de centrarse en títulos y cargos, el enfoque principal pasa a ser las habilidades y competencias únicas de tus empleados y cómo pueden desarrollarse y utilizarse de la manera más eficaz para satisfacer las necesidades del negocio.
9. Externaliza
La externalización del proceso de selección puede ayudar a reducir costes al ahorrar tiempo y recursos dedicados a la búsqueda de candidatos. Normalmente, los reclutadores también ayudan en el proceso de entrevistas, ayudando a ambas partes a determinar si es una buena coincidencia.
Entre las opciones se incluyen un servicio profesional de selección, una organización profesional de empleadores o un empleador de registro.
10. Aprovecha herramientas gratuitas o de bajo coste
El uso de herramientas gratuitas o de bajo coste puede reducir significativamente los gastos de reclutamiento sin sacrificar la eficiencia. Por ejemplo, reduce tus costes generales con una solución de nómina gratuita que ayuda a optimizar el pago junto con los esfuerzos de selección de personal.
Al aprovechar plataformas en línea y software con tarifas nulas o bajas, las empresas pueden reducir los costos de agencias de reclutamiento, los gastos de marketing y las tareas administrativas, facilitando la gestión del reclutamiento con un presupuesto limitado.
