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Cualquiera que sea el tamaño de tu empresa, contar con un proceso de reclutamiento bien documentado es sumamente útil para explicar los matices del reclutamiento a los gerentes, candidatos y otros interesados, así como para medir y mejorar tu actividad de contratación.

En este artículo, analizaré cómo puedes comparar tu proceso con un proceso base para poder ver qué elementos son más importantes para ti, cuáles necesitan más apoyo y definir más fácilmente el propósito de tus actividades de reclutamiento.

Optimizar tu proceso de reclutamiento con herramientas de adquisición de talento puede conducir a una mejor selección de candidatos y contrataciones más rápidas.

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¿Qué es el reclutamiento?

El reclutamiento es el proceso de atraer, filtrar y seleccionar candidatos calificados para un puesto dentro de una organización. Es lo que todos imaginamos cuando pensamos en adquisición de talento, que es una estrategia más amplia que abarca todo el ciclo de vida de la contratación, desde identificar la necesidad de nuevo talento hasta la incorporación de los candidatos seleccionados. 

Una solución de base de datos de reclutadores puede ayudarte a seguir el progreso de los candidatos, haciendo que el proceso de contratación sea más transparente y organizado.

Sin embargo, el reclutamiento no solo consiste en cubrir vacantes. Se trata de encontrar a las personas adecuadas que contribuirán a los objetivos y la cultura de la empresa.

En el contexto más amplio de los recursos humanos (RRHH) y la estrategia organizacional, el reclutamiento es fundamental. Una estrategia y proceso de reclutamiento bien definido garantiza que una organización pueda satisfacer sus necesidades actuales y futuras de personal, alinearse con los objetivos del negocio y mantener una ventaja competitiva. 

8 pasos del proceso de reclutamiento

La mayoría de las organizaciones pueden comenzar con estos ocho pasos básicos, pero como puedes imaginar, el reclutamiento en pequeñas empresas es un mundo distinto al de una gran empresa con más recursos. Por eso, dependiendo del tamaño de tu organización, tu diagrama de flujo del proceso de reclutamiento se verá diferente.

Cada uno de estos pasos se sigue secuencialmente del anterior para que puedas aislar cada paso, analizarlo y mejorarlo. Tanto si tienes un proceso de reclutamiento de ciclo completo como otra variante, al menos contendrá estos pasos.

Paso 1: Identificación de la necesidad

El primer paso en el proceso de reclutamiento es reconocer la necesidad de cubrir un puesto. Esto implica una evaluación minuciosa de la fuerza laboral actual para determinar si existen vacantes o vacíos que deban ser atendidos. 

Las organizaciones pronostican necesidades futuras con base en el crecimiento del negocio, demandas de proyectos o cambios estratégicos. Identificar la necesidad no consiste solo en cubrir una vacante inmediata, sino en planificar la fuerza laboral pensando en el éxito a largo plazo y en asegurar que la organización cuente con la combinación adecuada de habilidades y experiencia para lograr sus objetivos.

Paso 2: Creación de la descripción del puesto

Una vez identificada la necesidad de una nueva contratación, el siguiente paso es crear la descripción del puesto. Una descripción de puesto clara y precisa que se alinee con tácticas de SEO para el reclutamiento es ideal para atraer a los candidatos adecuados. 

La descripción debe incluir el título del puesto, una lista detallada de responsabilidades, las cualificaciones y habilidades requeridas, y cualquier otra información relevante como la estructura de reporte y las condiciones de trabajo.

Este documento sirve como base para todos los esfuerzos de reclutamiento y establece expectativas tanto para el empleador como para los candidatos potenciales.

Paso 3: Captación de candidatos

La captación de candidatos implica buscar y atraer postulantes potenciales para el puesto. Esto puede hacerse a través de varios métodos, entre ellos:

  • Anuncios de empleo—periódicos, medios online, en tienda, TV, radio, redes sociales
  • Agencias de reclutamiento y cazatalentos
  • Página de carreras/sitio web
  • Eventos y conferencias del sector
  • Ferias de empleo
  • Referencias
  • Redes sociales—LinkedIn, Twitter, TikTok, etc.
  • Comunidades de talento—CRM, boletines por correo electrónico, redes de exalumnos
  • Captación directa
  • Conexión B2C.

Al analizar estos métodos, es importante profundizar en las métricas e identificar cuáles son las mejores fuentes de candidatos para tu empresa, es decir, cuáles te proporcionan a los mejores candidatos en relación al esfuerzo y recursos invertidos.

Con el tiempo, descubrirás cuáles son los más impactantes según tu combinación única de marketing de candidatos y alcance. Luego podrás afinarlos y asegurarte de mostrar tu marca empleadora/propuesta de valor al empleado (EVP) de la mejor manera posible.

La siguiente tabla toma los métodos que enumeramos arriba como las principales categorías y destaca en qué partes de ese proceso puedes enfocarte en mejorar aumentando la automatización, mejorando la experiencia del candidato o añadiendo recursos.

He dividido estos en personas, procesos y sistemas.

FuenteMejoras en PersonasMejoras en ProcesosMejoras en Sistemas
Anuncios de empleoFormar a tu equipo en la redacción de anuncios de empleo—es una habilidad específica.
Habla con gerentes y candidatos sobre dónde buscan puestos y anúnciate allí también.
Guarda los anuncios para tus puestos más habituales.  
Recuerda que un anuncio de empleo no es sólo la descripción del puesto. 
Subcontrata este trabajo a un comprador de medios.
Haz seguimiento de la fuente de contratación para poder optimizar tu inversión.
Vincula tu ATS a tus plataformas más habituales de publicación, algunos sistemas ATS tienen muy buena funcionalidad aquí.
Enlaces de seguimiento en anuncios para saber cuál medio funciona mejor.
Agencia de reclutamiento/ Headhunter¿Cuál es el nivel de involucramiento del equipo interno con el candidato—hay un pre-filtro?Configurar una lista definida de proveedores preferentes.
Elaborar una ficha informativa para que los reclutadores compartan con los candidatos sobre tu empresa.
Coordinar llamadas informativas de agencias con gerentes.
Protocolos claros de comunicación con agencias.
Términos y condiciones estandarizados para agencias de reclutamiento para evitar revisiones para cada proveedor nuevo.
Vincular agencias directamente con tu ATS para mantener consistente la experiencia de los gerentes.
Uso de herramientas de marketplace de agencias como Hiring Hub (esto solo está disponible en Reino Unido, pero es fácil investigar si existe algo similar en tu región)
Sitio web de empleosActualizaciones regulares con contenido nuevoUn aspecto clave aquí es si tu sitio de empleos forma parte de tu ATS o es una entidad separada y cómo interactúa tu sitio corporativo con tu página de empleos.
En la reunión de definición de vacante comparte el enlace al gerente de contratación para que lo difunda en sus redes.
Publicación automática de vacantes directamente en tu sitio de empleos una vez aprobadas
Enlaces a las redes sociales de la empresa
Eventos y conferencias del sector
La asistencia de tu equipo de reclutamiento a la mayor cantidad de eventos posible, recopilando nombres, haciendo seguimiento y comprometiéndose con candidatos potencialesContar con los materiales adecuados: stands, folletos, panfletos, etc., que puedas reutilizar en varios eventos para que no sean esfuerzos "de una sola vez"Publicar la participación en eventos en tu sitio de empleos
Ferias de empleoAsistencia de tu equipo de reclutamiento a los eventos apropiados.
¿Necesitas un equipo dedicado de reclutamiento universitario si este es un canal clave de contratación?
Contar con los materiales adecuados:  stands, folletos, panfletos, etc. que puedas reutilizar para varios eventos y que no sean esfuerzos “de una sola vez”Publicar la participación en eventos en tu sitio de empleos y redes sociales
ReferenciasDedica tiempo con tus empleados, háblales sobre a quiénes conocen en sus empleos anteriores y a quiénes recomendarían.
Actualiza regularmente a la empresa destacando vacantes disponibles para referencias.
Revisa tu metodología y política de incentivos para referencias.Existe software específico que gestiona y rastrea incentivos por referencias. Muchos proveedores de ATS también ofrecen esta funcionalidad.
¿Puede tu ATS rastrear referencias?
Redes sociales - LinkedIn, Twitter, TikTok, etc.Publicaciones regulares que muestren la cultura empresarial y destaquen vacantes
Responsabilidad clara de a qué equipo pertenece esto, es decir Comms vs Adquisición de talento vs Marketing
Asegurar que los gerentes publiquen sus vacantes en redesCreación de enlaces de seguimiento para redes desde tu ATS
Publicación automática en redes desde tu ATS
Comunidades de talento - CRM, boletines por correo, alumni, etc.Crear un boletín personalizado para candidatos y enviarlo a distintos grupos
Revisar buenos candidatos entrevistados y ver si sirven para otros puestos y desean mantener el contacto
Captar alumni como parte del proceso de salida — desarrollar programas específicos de referencias para incentivarlos.
Enlaces automáticos para unirse a comunidades de talento en tu sitio de empleos, páginas de aplicación, firmas automáticas del reclutador, etc.
Alertas automáticas de empleos y campañas de marketing por correo a la base de candidatos
Enlaces de seguimiento para cada comunidad para medir la efectividad de los canales.
Captación directaAñadir recursos al equipo de captación directa
Desarrollar roles específicos de sourcing.
Mapeo de talento: ¿Qué puestos necesitarás cubrir en el futuro (por crecimiento programado o rotación esperada) e implicar personas con anticipación para acelerar el proceso?
Sentarse con los gerentes de contratación y usar juntos LinkedIn Recruiter, involucrándolos en esta etapa del proceso.
Compra de LinkedIn Recruiter, Cord u otras herramientas similares de búsqueda

En cuanto a cambios de sistema, puede que te des cuenta de que quieres hacer cosas que tu actual sistema de seguimiento de candidatos (ATS), u otro software de reclutamiento, no permite.

Mantén esas funcionalidades aparte como tu lista de deseos tecnológica y volveremos a ellas más adelante cuando veamos cómo analizar el mejor proveedor tecnológico para ti.

Consejo: las plataformas gratuitas de reclutamiento son invaluables para agilizar y hacer seguimiento de cada paso del proceso de selección.

Paso 4: Filtrado y preselección

Tras buscar candidatos, el siguiente paso es filtrar a los postulantes y crear una lista corta de opciones prometedoras. Este proceso implica revisar currículums y solicitudes para identificar a quienes cumplen con los criterios del puesto. 

Las soluciones de cribado de currículums son esenciales al contratar para puestos directivos, ya que aseguran que te centres en los candidatos adecuados.

Las capacidades del software de reclutamiento moderno pueden ayudar a agilizar este proceso filtrando a los candidatos no calificados y clasificando a los más prometedores. La selección es fundamental para garantizar que solo los candidatos más adecuados avancen en el proceso de reclutamiento.

No hay nada peor que darte cuenta, cinco minutos después de empezar una entrevista, de que el candidato no es adecuado porque sus expectativas salariales están totalmente fuera de rango, porque no entiende un aspecto fundamental del puesto que choca con su vida personal como los turnos, requisitos de viaje o días esperados en la oficina, o porque realmente no tiene las habilidades necesarias.

Puedes apoyarte en el software de reclutamiento con IA para perfeccionar este proceso, analizando automáticamente los datos y resaltando posibles conflictos o habilidades y experiencia deseables.

Veamos cuáles son las cuestiones clave y cómo comprobarlas.

ElementoComprobación por parte de personasComprobación del procesoComprobación de sistemas
Alineación de expectativas salarialesConversación para establecer la expectativaAsegurarse de que el salario se publique en el proceso de postulación (aunque es una medida muy general, ya que no representa el paquete completo), el candidato puede comprobarlo por sí mismo.
Cualificaciones requeridas para el puestoConversación para confirmar y reafirmar que se solicitará documentación en la etapa de Oferta.Requisitos claramente establecidos en la descripción del puesto.
Preguntas realizadas en la etapa de postulación.
Capacidad de rechazar candidatos si no cuentan con las cualificaciones.
Condiciones de trabajo (turnos, horarios, viajes, presencial/híbrido)Conversación para confirmar.Claramente indicado en la descripción del puesto.
Preguntas realizadas en la etapa de postulación.
Capacidad de rechazar candidatos si no están alineados con las condiciones de trabajo.
Habilidades de comunicaciónConversación para evaluar las habilidades de comunicación.CV/carta de presentación
Cualquier pregunta realizada como parte de la postulación.
Requisitos básicos del puesto (idioma, conocimientos de programación, aclaraciones respecto al CV, etc.)Revisión del CV.
Conversación para evaluar capacidades básicas.
Pruebas básicas.Capacidad de rechazar candidatos si no superan las pruebas.
MotivaciónCarta de presentación.
Conversación para conocer la motivación.
Preguntar sobre la motivación.

Paso 5: Realización de entrevistas

Las entrevistas son un componente clave del proceso de selección. Permiten al empleador evaluar las cualificaciones, experiencia y compatibilidad del candidato con el puesto. Utilizar software de coordinación de entrevistas asegura que tu proceso de selección funcione sin problemas y sin conflictos de agenda. 

Diferentes tipos de entrevistas—como telefónicas, por videollamada y presenciales—cumplen diferentes funciones. Por ejemplo, las entrevistas telefónicas pueden usarse para una primera criba, mientras que las entrevistas presenciales suelen reservarse para los candidatos finales. 

Prepararse para las entrevistas es fundamental. Los entrevistadores deben tener una comprensión clara del puesto y de los criterios que van a evaluar.

Desde mi punto de vista, el principio más sencillo y directo a seguir es que necesitas evaluar cada requisito que incluyas en la descripción del puesto, tanto las tareas a realizar como las habilidades y experiencia requeridas para ellas, y asignarlo a una etapa del proceso (puedes asignarlo a más de una).

Por ejemplo:

  • 5 años de experiencia en desarrollo de software se puede comprobar en la revisión de la solicitud y en la entrevista telefónica.
  • Dirigir el departamento de Recursos Humanos en la región EMEA debe abordarse en la entrevista telefónica y presencial, explicando al candidato en qué consiste y entendiendo su enfoque para gestionarlo.
  • Ojo para el diseño y el detalle (para un puesto de diseñador) puede evaluarse revisando un portafolio y mediante el uso de una prueba de empleo.

Ya te haces una idea—no incluyas nada en la descripción del puesto que no quieras evaluar y asegúrate de evaluar todo lo que esté en la descripción durante el proceso (de lo contrario, elimínalo).

Así que un ejemplo de proceso de entrevistas podría ser así (he añadido al reclutador como entrevistador, pero eso depende de ti).

EtapaQuiénA cubrir
PrimeraResponsable de selección (con otras personas potencialmente involucradas si la entrevista es en pareja o en grupo).Habilidades requeridas para el puesto (esto claramente debe ser la evaluación principal del jefe directo—¿puede desempeñar el trabajo?).
Compatibilidad personal—¿podremos trabajar juntos?
Motivación—deberíamos tener una idea previa pero se puede profundizar más.
Cultura y valores—aunque están alineados con la compatibilidad, aquí el enfoque es el encaje con la organización.
Segunda (parte uno)Reclutador (si este es el rol de la función de Adquisición de Talento, en caso contrario esto probablemente pasa a la primera entrevista).Cultura y valores—¿es esta persona un buen encaje para la organización? 
Revisión de cualquier aspecto detectado en la primera entrevista o que no se haya tratado.
Comprobación de expectativas salariales y condiciones laborales.
Segunda (parte dos)Superior del responsable de selecciónMotivación
Alineación con el equipo
Revisión de cualquier aspecto detectado en la primera entrevista o que no se haya tratado
Cualquier presentación requerida

Esta es una plantilla estándar que he utilizado como punto de partida para planificar tu proceso de entrevistas pero, obviamente, no todos los puestos son iguales y quizá prefieras un proceso de contratación colaborativo.

En algunos mercados y culturas, tener demasiadas etapas ralentiza mucho el proceso, por eso intento mantenerlo en un máximo de dos, aunque para algunos puestos está bien tener más.

Tener dos entrevistas en un proceso sí te da algunas ventajas evidentes y disponer de tiempo para reflexionar y comparar candidatos antes de volver a verlos resulta útil.

He estado en muchos procesos donde nuestras expectativas sobre a quién podríamos contratar no se correspondían con la realidad. 

Cuando has entrevistado a cinco personas muy bien seleccionadas, ninguna de las cuales es perfecta pero todas exigen el salario máximo del rango, esto indica que quizá debas ceder en algún aspecto.  

Paso 6: Evaluación y selección de candidatos

Una vez realizadas las entrevistas, el siguiente paso es evaluar y seleccionar al mejor candidato. Esto implica valorar a los candidatos en función de sus calificaciones, experiencia y el grado en que encajan con la cultura de la empresa.

Herramientas adicionales como las comprobaciones de referencias, sistemas de verificación de antecedentes de RR.HH. y pruebas laborales pueden aportar más información sobre la idoneidad del candidato. El proceso de selección debe ser riguroso para asegurar la mejor contratación posible.

Necesitas alguna medida objetiva de los candidatos entrevistados, pero me preocupa el peligro de enfocarse demasiado en la puntuación porque puede sobresalir quien dice lo correcto sobre quien hace lo correcto.

La puntuación es útil para descartar a quienes claramente no encajan, pero es arriesgado pensar que debes ofrecer el puesto a la persona con mayor puntuación.

Termina con un resumen colectivo y una valoración de los candidatos (mi recomendación es revisarlos desde la menor puntuación en adelante), algunos principios para hacerlo:

  • Dar las puntuaciones de feedback al reclutador tras la entrevista
  • Evitar conversaciones paralelas sobre candidatos antes de la reunión de cierre (es difícil pero existe riesgo de pensamiento de grupo)
  • El reclutador recopila las puntuaciones y empieza por la más baja con el siguiente orden del día:
    • El reclutador comparte la puntuación global, aporta su opinión y si contrataría/no contrataría/quizás contrataría
    • El superior del responsable de selección da su opinión y si sí/no/quizás
    • El responsable de selección hace lo mismo
    • Recopilar el feedback a trasladar y quién lo dará
    • Repetir la dinámica con todos los candidatos
    • Revisar a quienes tienen más "síes" y acordar a quién se le ofrece el puesto (tener claro quién toma la última decisión).

Etapa 7: Oferta

Tras seleccionar al candidato principal, la organización debe extender una oferta de trabajo. Este paso implica negociar las condiciones de empleo, incluyendo salario, beneficios y fecha de incorporación.

La comunicación clara es fundamental en esta etapa para garantizar que ambas partes estén alineadas en cuanto a expectativas. Una oferta laboral bien planteada, que tenga en cuenta las necesidades y preocupaciones del candidato, ayuda a asegurar su aceptación y a iniciar positivamente la relación laboral.

Una lección que he aprendido a lo largo de los años es que esta parte del proceso es muy emocional.

Hemos pasado por un proceso de selección largo, involucrado y agotador para ambas partes, y ahora hay dinero sobre la mesa.

He visto responsables de selección querer ofrecer a candidatos muy por debajo de lo que han pedido porque el responsable aceptó el puesto por esa cantidad cuando se incorporó, o querer ponerles a prueba con una oferta baja para medir su compromiso, o negarse a ofrecer un poco más por limitaciones presupuestarias o por equidad interna del equipo.  

Aquí las cosas pueden torcerse rápidamente y, si surgen tensiones entre el candidato y el responsable, la futura relación laboral crítica puede verse dañada.  

Aprendí algunas de estas lecciones por las malas. Cuando los mercados laborales se movían rápido y nos habíamos quedado atrás en cuanto a lo que debíamos estar pagando, nuestro equipo de adquisición de talento (TA) tenía una opinión, nuestro equipo de RRHH tenía otra, y los gerentes tenían sus propios puntos de vista individuales.

Esto se volvió caótico rápidamente y, al medir nuestra tasa de aceptación de ofertas, pronto utilizamos evidencia para lograr que todos estuvieran alineados y solucionar el problema.

Soy un firme creyente de que los equipos de TA deben tener una voz fuerte en estas discusiones, ya que dialogan con el mercado en tiempo real. Aquí tienes un proceso básico que involucra al gerente de contratación, al reclutador y al candidato.

recruitment process stage 5

De nuevo, esto es solo una sugerencia y tu organización funcionará de manera diferente, pero este esquema es un buen punto de partida y los puntos clave en los pasos son bastante universales.

Claramente, las expectativas, la retroalimentación de las entrevistas y el análisis comparativo de salarios son datos necesarios para esto.

Debes tener claro quién es la persona que toma la decisión final, pero considero que el aporte del reclutador es fundamental aquí para evitar hacer ofertas demasiado bajas y asegurar que haya coherencia en toda la empresa, en línea con tu filosofía de compensación.

Etapa 8: Incorporar 

La incorporación de empleados es el paso final en el proceso de reclutamiento. La inducción incluye la orientación, la capacitación y la integración del nuevo empleado en la cultura de la empresa.

Un proceso de incorporación integral les ayuda a comprender su rol, construir relaciones con los compañeros y convertirse en miembros productivos del equipo. Una incorporación eficaz también puede aumentar la retención y la satisfacción de los empleados.

Las cosas más importantes en las que debes centrarte aquí son ser claro sobre quién es el principal punto de contacto para tu nueva contratación, quién estará en contacto con el candidato y qué documentación debe ser completada antes de que alguien se incorpore.

La configuración que tengas y el nivel de automatización en el proceso, etc., deberían indicar quién es el mejor punto de contacto en tu empresa, pero creo que hay algunos puntos a tener en cuenta.

  • El gerente debe estar en contacto regular con la nueva contratación.
  • Debe haber alguien de RRHH asegurándose de que se complete la mayor cantidad posible de documentación antes de que el empleado se incorpore. Debe ser alguien que entienda de beneficios y de procesos de incorporación, y en mi opinión, no debería ser el reclutador, ya que este debería estar contratando a la siguiente persona.
  • Asegúrate de hablar (no solo enviar un mensaje o un email) con el candidato durante esta parte del proceso. Esperar para comenzar en un nuevo trabajo es un momento extraño, así que involúcrate con ellos.
  • Automatiza al máximo esta parte del proceso, tanto como lo permitan tus sistemas.
  • Deja muy claro a la nueva persona lo que sucederá en su primer día/semana/mes.

Beneficios de un proceso de reclutamiento eficaz

Obviamente, implementar algo así requiere mucho trabajo. ¿Por qué molestarse? Bueno, aquí tienes algunos beneficios que probablemente experimentarás al mejorar tu manera de reclutar.

Mejor calidad de las contrataciones

Un proceso de reclutamiento bien estructurado conduce directamente a mejores decisiones de contratación. Al seguir un proceso definido, las organizaciones pueden asegurarse de seleccionar candidatos que no solo posean las habilidades y experiencia adecuadas, sino que también encajen con la cultura de la empresa.

Esto da como resultado empleados de mayor calidad, que tienen más probabilidades de rendir bien y contribuir positivamente a la organización.

Mayor retención y ahorro de costos

Racionalizar el proceso de reclutamiento ahorra tiempo y recursos, lo que puede reducir significativamente los costos de contratación. Además, contratar a los candidatos adecuados desde el inicio disminuye las tasas de rotación, generando ahorros a largo plazo.

Según Gallup, reemplazar a un empleado puede costar entre la mitad y el doble de su salario anual. Para una empresa de 100 personas que prioriza la retención de talento, esto podría traducirse en más de 2 millones de dólares de ahorro anual.

Una alta retención de empleados también fomenta una fuerza laboral más estable y comprometida, lo cual es beneficioso para la productividad general.

Mejor imagen de empleador

El proceso de reclutamiento suele ser el primer punto de contacto entre un posible empleado y la organización. Una experiencia de reclutamiento positiva puede mejorar la reputación de la empresa como un lugar deseable para trabajar. Esto, a su vez, puede atraer más talento de alto nivel en el futuro y fortalecer la marca empleadora.

Conclusión

Tener un proceso de reclutamiento claramente entendido beneficiará a tu empresa mediante la repetición. Esto no significa que tu proceso se vuelva robótico: si todo el equipo sigue los mismos pasos una y otra vez, lograrán ser más eficientes, reducirán el tiempo y tomarán mejores decisiones, de forma más coherente, en torno a la contratación.  

Además, te volverás experto en el uso de datos y analítica de reclutamiento para identificar oportunidades de optimización de tu proceso de selección y descubrir posibilidades de automatización del reclutamiento.

Ten el valor de escuchar, usa tus mapas de procesos para analizar dónde ocurren los errores y colabora con los interesados para mejorarlos. Un enfoque interactivo siempre dará mejores resultados.

Preguntas frecuentes

Liam Reese

Liam lleva 15 años desarrollando equipos de RR. HH. escalables en empresas tecnológicas. Le apasiona el impacto de las personas en una empresa y el papel que desempeñan los recursos humanos en este proceso.