Proceso de Reclutamiento: 8 Pasos Para Contratar al Mejor Talento Hoy
Cualquiera que sea el tamaño de tu empresa, contar con un proceso de reclutamiento bien documentado es sumamente útil para explicar las particularidades del reclutamiento a gerentes, candidatos y otras partes interesadas, así como para medir y mejorar tu actividad de reclutamiento.
En este artículo, revisaré cómo puedes mapear tu proceso en comparación con un proceso básico para poder ver qué elementos son más importantes para ti, cuáles requieren más soporte y definir más fácilmente el propósito de tus actividades de reclutamiento.
Optimizar tu proceso de reclutamiento con herramientas de adquisición de talento puede ayudarte a mejorar la selección de candidatos y agilizar las contrataciones.
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¿Qué es el reclutamiento?
El reclutamiento es el proceso de atraer, filtrar y seleccionar a candidatos calificados para un puesto dentro de una organización. Es lo que todos pensamos cuando hablamos de adquisición de talento, que es una estrategia más amplia que abarca todo el ciclo de contratación: desde identificar la necesidad de nuevo talento hasta integrar a los candidatos seleccionados.
Una solución de base de datos de reclutadores puede ayudarte a seguir el progreso de los candidatos, haciendo que el proceso de reclutamiento sea más transparente y organizado.
Sin embargo, el reclutamiento no es solo cubrir vacantes. Se trata de encontrar a las personas adecuadas que contribuirán a los objetivos y la cultura de la empresa.
En el contexto más amplio de recursos humanos (RRHH) y la estrategia organizacional, el reclutamiento es integral. Una estrategia y un proceso de reclutamiento bien definidos aseguran que una organización pueda cubrir sus necesidades actuales y futuras de personal, alinearse con los objetivos empresariales y mantener una ventaja competitiva.
8 pasos del proceso de reclutamiento
La mayoría de las organizaciones pueden comenzar con estos ocho pasos básicos, aunque como puedes imaginar, el reclutamiento en pequeñas empresas es muy diferente al reclutamiento en una empresa grande con más recursos. Así que, dependiendo del tamaño de tu organización, tu diagrama de flujo del proceso de reclutamiento será distinto.
Cada uno de estos pasos sigue secuencialmente al anterior, por lo que puedes aislar cada etapa para analizarla y mejorarla. Ya sea que tengas un proceso de reclutamiento de ciclo completo u otro enfoque, al menos debe contener estos pasos.
Paso 1: Identificación de la necesidad
El primer paso en el proceso de reclutamiento es reconocer la necesidad de cubrir un puesto. Esto implica una evaluación exhaustiva de la fuerza laboral actual para determinar si existen vacíos que deben ser atendidos.
Las organizaciones proyectan necesidades futuras en función del crecimiento del negocio, demandas de proyectos o cambios estratégicos. Identificar la necesidad no es solo suplir una vacante inmediata, sino planificar la plantilla para el éxito a largo plazo y asegurar que la organización cuente con la combinación adecuada de habilidades y experiencia para alcanzar sus metas.
Paso 2: Creación de una descripción de puesto
Una vez que se identifica la necesidad de una nueva contratación, el siguiente paso es crear una descripción de puesto. Una descripción clara y precisa que esté alineada con las tácticas de SEO en reclutamiento es ideal para atraer a los candidatos correctos.
La descripción del puesto debe incluir el título del trabajo, una lista detallada de responsabilidades, las calificaciones y habilidades requeridas, y cualquier otra información relevante como la estructura de reportes y las condiciones laborales.
Este documento sirve como base para todos los esfuerzos de reclutamiento y establece expectativas tanto para el empleador como para los candidatos potenciales.
Paso 3: Búsqueda de candidatos
La búsqueda de candidatos consiste en encontrar y atraer postulantes potenciales para el puesto. Esto puede hacerse a través de diversos métodos, entre ellos:
- Anuncios de empleo—periódicos, medios en línea, en la tienda, TV, radio, redes sociales
- Agencias de reclutamiento y cazatalentos
- Página de carreras/sitio web
- Eventos y conferencias del sector
- Ferias de empleo
- Referencias
- Redes sociales—LinkedIn, Twitter, TikTok, etc.
- Comunidades de talento—CRM, boletines por correo electrónico, redes de exalumnos
- Búsqueda directa
- Conexión B2C.
Al analizar estos métodos, necesitas profundizar en las métricas e identificar cuáles son las mejores fuentes de candidatos para tu negocio, es decir, cuáles te proporcionan los mejores candidatos en relación al esfuerzo y recursos invertidos.
Con el tiempo, descubrirás cuáles son los más impactantes en función de tu combinación única de marketing para candidatos y alcance. Después podrás afinar y asegurarte de mostrar tu marca empleadora/propuesta de valor para empleados (EVP) de la mejor manera posible.
La siguiente tabla toma los métodos que mencionamos arriba como las principales categorías y resalta en qué partes de ese proceso puedes enfocarte para mejorar mediante el aumento de la automatización, el perfeccionamiento de la experiencia del candidato, o la adición de recursos.
He dividido estos en personas, procesos y sistemas.
| Fuente | Mejoras en Personas | Mejoras de Procesos | Mejoras en Sistemas |
|---|---|---|---|
| Anuncios de empleo | Formar a tu equipo en redacción de anuncios de empleo—es una habilidad específica. Habla con gerentes y candidatos sobre dónde buscan trabajo y publica allí también. | Guarda anuncios de tus puestos más habituales. Recuerda que un anuncio de empleo no es solo la descripción del puesto. Externaliza esto a un comprador de medios. Rastrea la fuente de contratación para poder optimizar el gasto. | Vincula tu ATS a tus canales más habituales de publicación de vacantes; algunos sistemas ATS tienen excelente funcionalidad aquí. Enlaces de seguimiento en los anuncios de empleo para tener certeza de qué medio funciona mejor. |
| Agencia de reclutamiento/ Headhunter | ¿Cuál es el nivel de interacción del equipo interno con el candidato—hay una preselección? | Establecimiento de una lista definida de proveedores preferidos. Elaboración de una hoja informativa para que los reclutadores compartan con los candidatos acerca de tu empresa. Organizar llamadas de briefing con gerentes y agencias. Definir protocolos claros de comunicación con agencias. Términos y condiciones estandarizados para agencias de reclutamiento, así no tienes que revisarlos por cada nuevo proveedor. | Vincular las agencias directamente a tu ATS para que la experiencia del gerente sea consistente. Uso de herramientas de marketplace como Hiring Hub (esto es solo para Reino Unido, pero puedes investigar si existe un producto similar en tu región) |
| Sitio web de empleos | Actualizaciones regulares con contenido nuevo | Un aspecto importante es revisar si tu sitio de empleos forma parte de tu ATS o es independiente y cómo interactúa tu web corporativa con la página de empleos. Asegúrate en tu reunión de intake de vacante de compartir el enlace con el responsable de contratación para que lo comparta en sus redes. | Publicación automatizada de vacantes directamente en tu portal de empleos una vez aprobadas Enlaces a redes sociales de la empresa |
| Eventos y conferencias de la industria | Participación de tu equipo de reclutamiento en tantos eventos como sea posible, recopilando nombres, haciendo seguimiento y contactando a posibles candidatos | Preparar materiales adecuados: stands, folletos, panfletos, etc. que puedas utilizar en múltiples eventos para que no sean esfuerzos "puntuales" | Listar la asistencia a eventos en tu portal de empleos |
| Ferias de empleo | Participación de tu equipo de reclutamiento en los eventos correctos. ¿Necesitas un equipo dedicado de reclutamiento universitario si esta es una fuente clave? | Disponer de materiales adecuados: stands, folletos, panfletos, etc. que puedas usar en múltiples eventos, convirtiéndolos en esfuerzos repetibles | Publicar la asistencia a ferias en tu página de empleos y redes |
| Referencias | Dedica tiempo con tus empleados, habla con ellos sobre a quién conocen de su empleo anterior y a quién recomendarían. Comunica regularmente sobre vacantes para potenciar recomendaciones. | Revisa la metodología y política de incentivos. | software específico para gestionar y rastrear incentivos de referidos. Muchos ATS lo ofrecen. ¿Tu ATS puede rastrear referencias? |
| Redes sociales – LinkedIn, Twitter, TikTok, etc. | Publicaciones periódicas mostrando la cultura de la empresa y destacando vacantes Responsabilidad clara sobre qué equipo gestiona esto: Comunicaciones vs Adquisición de Talento vs Marketing | Garantizar que los gerentes publiquen sus vacantes en redes sociales | Creación de enlaces de seguimiento desde tu ATS para redes sociales Publicación automática de vacantes en redes sociales desde el ATS |
| Comunidades de talento – CRM, boletines, exempleados, etc. | Crear boletines personalizados para candidatos a distintos grupos Revisar candidatos entrevistados para ver si se ajustan a otros puestos e invitarles a mantener el contacto | Captar exempleados como parte del proceso de salida: desarrollar programas de referidos exclusivos para ellos. Enlaces automáticos para unirse a comunidades de talento, útiles en tu site de empleos, en las páginas de postulación, firmas automáticas de los reclutadores, etc. | Alertas automáticas de empleo y campañas de email a la base de datos de candidatos Enlaces de seguimiento en cada comunidad para medir la eficacia de cada canal. |
| Búsqueda directa | Añade recursos adicionales al equipo de búsqueda directa. Desarrolla roles específicos de búsqueda. | Mapeo de talento: ¿Qué puestos planeas cubrir en el futuro (por crecimiento o rotación) y empieza a interactuar con candidatos por adelantado para acelerar el proceso? Siéntate con los gerentes y examina juntos LinkedIn Recruiter, involucrándolos en esta fase. | Adquisición de herramientas como LinkedIn Recruiter, Cord, u otras similares |
En cuanto a los cambios en sistemas, puede que descubras que te gustaría hacer cosas que tu actual sistema de seguimiento de candidatos (ATS), u otro software de reclutamiento, no hace.
Reserva esas funcionalidades como parte de tu "lista de deseos" tecnológica y volveremos sobre ellas más adelante, cuando analicemos cómo escoger el proveedor de tecnología más adecuado para ti.
Consejo: Las plataformas de reclutamiento gratuitas son invaluables para agilizar y hacer seguimiento de cada paso del proceso de selección.
Paso 4: Filtrado y preselección
Después de buscar candidatos, el siguiente paso es evaluar a los postulantes y crear una lista corta de opciones prometedoras. Este proceso implica revisar currículos y aplicaciones para identificar a quienes cumplen con los criterios del puesto.
Las soluciones para el filtrado de currículos son esenciales cuando se contrata para puestos gerenciales, asegurando que te centres en los candidatos adecuados.
Las características del software de reclutamiento moderno pueden ayudar a optimizar este proceso filtrando a los candidatos no calificados y clasificando a los más prometedores. El filtrado es fundamental para garantizar que solo los candidatos más adecuados avancen en el proceso de selección.
No hay nada peor que darte cuenta, cinco minutos después de haber empezado una entrevista, de que el candidato no es adecuado porque sus expectativas salariales están totalmente fuera de rango, o de que no comprenden un aspecto fundamental del puesto que entra en conflicto con su vida personal, como los turnos, expectativas de viaje o días esperados en la oficina, o de que realmente no cuentan con las habilidades necesarias.
Puedes apoyarte en software de reclutamiento con IA para perfeccionar este proceso, analizando automáticamente los datos y resaltando potenciales conflictos o habilidades y experiencias deseables.
Veamos cuáles son los asuntos clave y cómo los verificamos.
| Ítem | Verificación con personas | Verificación de proceso | Verificación del sistema |
|---|---|---|---|
| Alineación de expectativas salariales | Conversación para establecer expectativas | Asegurarse de que el salario esté publicado en el proceso de postulación (aunque es una medida muy general, ya que no representa el paquete completo), el candidato puede realizar su propio chequeo. | |
| Cualificaciones requeridas para el puesto | Conversación para confirmar y reafirmar que se solicitará documentación en la etapa de Oferta. | Requisitos claramente definidos en la descripción del puesto. Preguntas en la etapa de postulación. | Capacidad para rechazar candidatos si no cumplen con la calificación. |
| Condiciones de trabajo (turnos, horarios, viajes, presencial/híbrido) | Conversación para confirmar. | Claramente especificado en la descripción del puesto. Preguntas en la etapa de postulación. | Capacidad para rechazar candidatos si no cumplen con las condiciones de trabajo. |
| Habilidades de comunicación | Conversación para establecer habilidades comunicativas. | CV/ Carta de presentación Cualquier pregunta incluida en el proceso de postulación. | |
| Requisitos básicos para el puesto (idioma, capacidad de programación, aclaraciones sobre el CV, etc.) | Revisión del CV. Conversación para establecer capacidades básicas. | Pruebas básicas. | Capacidad para rechazar candidatos si no superan las pruebas. |
| Motivación | Carta de presentación. Conversación para establecer motivación. | Realizar preguntas acerca de la motivación. |
Paso 5: Realización de entrevistas
Las entrevistas son un componente clave del proceso de selección. Permiten al empleador evaluar las cualificaciones, experiencia y encaje del candidato con el puesto. Utilizar un software de coordinación de entrevistas garantiza que el proceso de contratación fluya sin problemas y sin conflictos de agenda.
Diferentes tipos de entrevistas—como entrevistas telefónicas, videollamadas y entrevistas presenciales—cumplen diferentes propósitos. Por ejemplo, las entrevistas telefónicas pueden usarse para una preselección inicial, mientras que las entrevistas presenciales suelen reservarse para los candidatos finales.
Prepararse para las entrevistas es esencial. Los entrevistadores deben comprender claramente el puesto y los criterios que están evaluando.
En mi opinión, el principio más simple y directo es que debes evaluar todos y cada uno de los requisitos que tienes en la descripción del puesto, tanto las tareas a realizar como las habilidades y experiencia necesarias, y asignar cada una a una etapa del proceso (o a más de una, si es necesario).
Por ejemplo:
- 5 años de experiencia en desarrollo de software puede evaluarse durante la revisión de candidaturas y la llamada telefónica de filtrado.
- Liderar el departamento de Recursos Humanos en la región EMEA debería cubrirse en la llamada telefónica de preselección y en la entrevista, explicando al candidato lo que implica y entendiendo su enfoque para hacerlo.
- Ojo para el diseño y el detalle (para un puesto de diseñador) puede evaluarse revisando un portafolio y utilizando una prueba asignada de empleo.
Ya captas la idea: no incluyas nada en la descripción del puesto que no desees evaluar y asegúrate de que evaluas absolutamente todo lo que incluyes en la descripción a lo largo del proceso (si no, elimínalo).
Así que un proceso ejemplo de entrevista podría ser así (he añadido al reclutador como entrevistador, pero eso queda a tu criterio).
| Etapa | Quién | A cubrir |
|---|---|---|
| 1ª | Responsable de selección (junto con otras personas que puedan participar si la entrevista es en pares o grupos). | Habilidades necesarias para desempeñar el puesto (esto debe ser claramente la valoración principal del jefe directo: ¿pueden hacer el trabajo?). Química: ¿podremos trabajar juntos? Motivación: ya deberíamos tener una idea pero se puede profundizar. Cultura y valores: alineados con la química pero esto es más bien un encaje con la organización. |
| 2ª (parte uno) | Reclutador (si este es el papel de la función de Adquisición de Talento, si no probablemente va a la 1ª entrevista). | Cultura y valores: ¿esta persona encaja con la organización? Revisión de cualquier aspecto señalado en la 1ª entrevista o que no se haya tratado. Verificación de expectativas de salario y condiciones laborales. |
| 2ª (parte dos) | Jefe/a del responsable de selección | Motivación Alineación con el equipo Revisión de cualquier punto señalado en la 1ª entrevista o que no se haya cubierto Cualquier presentación requerida |
Este es un modelo estándar que he utilizado como punto de partida para planificar tu proceso de entrevistas pero, obviamente, no todos los puestos son iguales y puede que quieras optar por un proceso de selección colaborativo.
En algunos mercados y culturas, tener demasiadas fases ralentiza demasiado el proceso, así que intento limitarlo a un máximo de dos, pero para algunos puestos está bien que haya más.
Incluir dos entrevistas en el proceso te aporta ventajas evidentes y disponer de tiempo para reflexionar y comparar candidatos antes de volver a verles resulta útil.
He estado en muchos procesos donde nuestras expectativas sobre lo que podíamos contratar no se correspondían con la realidad.
Cuando has conocido a cinco personas bien seleccionadas, ninguna de las cuales es perfecta pero todas exigen el techo de tu rango salarial, eso indica que quizá tengas que ceder en algo.
Paso 6: Evaluación y selección de candidatos
Una vez realizadas las entrevistas, el siguiente paso es evaluar y seleccionar a la mejor persona candidata. Esto implica valorar a los candidatos según su formación, experiencia y cómo encajan en la cultura de la empresa.
Herramientas adicionales como la comprobación de referencias, sistemas de verificación de antecedentes de RRHH y pruebas de empleo pueden aportar información complementaria sobre la idoneidad del candidato. El proceso de selección debe ser exhaustivo para asegurar la mejor contratación posible.
Necesitas alguna medida objetiva de los candidatos que entrevistas, pero soy cauteloso ante el peligro de enfocarse demasiado en una puntuación, ya que puede dar demasiado peso a quien dice lo correcto frente a quien hace lo correcto.
Una puntuación es útil para descartar a quien claramente no encaja, pero es arriesgado pensar que necesariamente hay que ofrecer el puesto a quien obtiene la nota más alta.
Termina con un cierre colectivo y valoración de las personas candidatas (sugiero revisarlas desde la de menor puntuación), algunos principios para ello:
- Entrega las puntuaciones al reclutador después de la entrevista
- Evita conversaciones al margen sobre los candidatos antes de la reunión final (es difícil pero se corre el riesgo de generar pensamiento de grupo)
- El reclutador recopila las valoraciones y comienza con la menor, según este esquema:
- El reclutador comparte la puntuación global, aporta su opinión y un "contrataría/no contrataría/podría contratar"
- El jefe/a del responsable de selección aporta su valoración y su postura: sí/no/tal vez
- El responsable de selección hace lo mismo
- Decidir quién dará el feedback y recopilar los comentarios correspondientes
- Repetir para todos los candidatos
- Revisar aquellos que han obtenido más "síes" y acordar a quién hacer la oferta (dejar claro quién toma la decisión final).
Etapa 7: Oferta
Tras elegir a la mejor persona candidata, la organización necesita presentar una oferta de trabajo. Esta fase implica negociar los términos y condiciones del empleo, incluyendo salario, beneficios y fecha de incorporación.
La comunicación clara es crucial en esta etapa para asegurar que ambas partes coinciden en sus expectativas. Una oferta laboral bien preparada, que tenga en cuenta las necesidades y preocupaciones del candidato, ayuda a asegurar su aceptación y a comenzar la relación laboral de manera positiva.
Una lección que he aprendido con los años es que esta parte del proceso es muy emocional.
Hemos pasado por un proceso de selección largo, que afecta a ambas partes, y ahora hablamos de dinero.
He visto responsables de selección que quieren ofrecer a la persona mucho menos de lo que pide porque el propio responsable aceptó ese salario cuando se incorporó, o porque quieren probar al candidato con una oferta baja para evaluar su interés, o que rechazan subir sólo un par de puntos porcentuales por temas de presupuesto de selección o equidad interna.
Aquí las cosas pueden torcerse muy rápido y, si las emociones se enfrentan entre el candidato y el responsable de selección, una futura relación laboral clave puede quedar dañada.
Aprendí algunas de estas lecciones por las malas. Cuando el mercado laboral se movía rápido y estábamos rezagados respecto a lo que deberíamos estar pagando, nuestro equipo de Adquisición de Talento (TA) tenía una opinión, el equipo de Recursos Humanos tenía otra, y los gerentes tenían opiniones individuales propias.
Esto se volvió caótico rápidamente y, al medir nuestra tasa de ofertas aceptadas, utilizamos rápidamente la evidencia para que todos estuvieran alineados y solucionamos el problema.
Soy un firme creyente de que los equipos de TA deben tener una voz fuerte en estas discusiones, ya que hablan con el mercado en tiempo real. Aquí tienes un proceso esquemático que involucra al gerente de contratación, al reclutador y al candidato.
De nuevo, esto es solo una sugerencia y tu organización funcionará de manera diferente, pero este esquema es un buen punto de partida y los elementos clave de los pasos son bastante universales.
Está claro que las expectativas, el feedback de las entrevistas y el análisis comparativo de salarios son puntos de datos necesarios para esto.
Debes tener claro quién es la persona que toma la decisión final, pero considero que la opinión del reclutador es fundamental aquí para evitar una oferta demasiado baja y garantizar que haya coherencia en toda la empresa de acuerdo con tu filosofía de compensación.
Etapa 8: Incorporación
La incorporación de empleados es el paso final en el proceso de reclutamiento. La incorporación incluye la orientación, la formación y la integración del nuevo empleado en la cultura de la empresa.
Un proceso de incorporación integral les ayuda a comprender su rol, construir relaciones con sus compañeros y convertirse en miembros productivos del equipo. Una incorporación efectiva también puede aumentar la retención y satisfacción del personal.
Lo más importante en este punto es dejar claro quién será el punto de contacto principal para tu nueva contratación, quién se comunicará con el candidato y qué documentación debe completarse antes de que alguien se incorpore.
La estructura de tu proceso y el nivel de automatización que exista deberían indicar quién es el mejor punto de contacto en tu organización, pero creo que hay algunos puntos a considerar.
- El gerente debe estar en contacto regular con la nueva contratación.
- Debe haber alguien en Recursos Humanos que asegure que se complete la mayor cantidad posible de documentación antes de que la persona se incorpore. Debe ser una persona que entienda bien los beneficios y la incorporación y, en mi opinión, no debería ser el reclutador, ya que este debería estar contratando a la siguiente persona.
- Asegúrate de explicar (no solo por mensaje o correo) al candidato esta parte del proceso. Esperar para comenzar un nuevo empleo es un momento extraño, así que mantén el contacto con ellos.
- Automatiza tanto como sea posible en esta etapa del proceso según lo permitan tus sistemas.
- Deja muy claro a la nueva persona qué sucederá durante su primer día/semana/mes.
Beneficios de un proceso de reclutamiento efectivo
Evidentemente, implementar algo así supone mucho trabajo. Entonces, ¿por qué hacerlo? Aquí tienes algunos beneficios que probablemente experimentarás al mejorar tu proceso de reclutamiento.
Mejor calidad de las contrataciones
Un proceso de selección bien estructurado conduce directamente a mejores decisiones de contratación. Al seguir un proceso definido, las organizaciones pueden asegurarse de que están seleccionando candidatos que no solo cuentan con las habilidades y experiencia adecuadas, sino que también encajan con la cultura de la empresa.
Esto da como resultado empleados de mayor calidad que probablemente desempeñarán bien su trabajo y contribuirán positivamente a la organización.
Mayor retención y ahorro de costos
Optimizar el proceso de reclutamiento ahorra tiempo y recursos, lo que puede reducir significativamente los costos de contratación. Además, contratar a las personas adecuadas desde el principio disminuye las tasas de rotación, lo que supone ahorros a largo plazo.
Según Gallup, reemplazar a un empleado puede costar entre la mitad y el doble de su salario anual. Para una empresa de 100 personas que prioriza la retención del talento, esto podría traducirse en más de $2 millones en ahorros anuales.
Una alta retención de empleados también fomenta un entorno laboral más estable y comprometido, lo que es beneficioso para la productividad general.
Mejora de la marca empleadora
El proceso de reclutamiento suele ser el primer punto de contacto entre un posible empleado y la organización. Una experiencia de reclutamiento positiva puede mejorar la reputación de la empresa como un lugar atractivo para trabajar. Esto, a su vez, puede atraer a más talento de alto nivel en el futuro y fortalecer la marca empleadora.
Para terminar
Tener un proceso de reclutamiento claro y comprendido beneficiará a tu empresa mediante la repetición. Esto no significa que tu proceso se vuelva robótico; si todos realizan las mismas acciones una y otra vez, se volverán más eficientes y rápidos, y tomarán decisiones de contratación mejores y más consistentes.
También te volverás experto en el uso de datos y análisis de reclutamiento para identificar oportunidades de optimizar tu proceso de selección y descubrir oportunidades de automatización del reclutamiento.
Ten valentía para escuchar, usa tus mapas de procesos para conversar sobre dónde salieron mal las cosas y trabaja con las partes interesadas para mejorarlos. Un enfoque interactivo siempre dará mejores resultados.
