¿Cómo Puede una Empresa Estadounidense Contratar a un Empleado Extranjero?
Las empresas estadounidenses pueden contratar empleados extranjeros de tres maneras principales:
- Utilizando un empleador registrado (EOR)
- Contratando trabajadores independientes
- Abriendo una entidad legal local en el extranjero
Para la mayoría de las empresas, utilizar un empleador registrado (EOR) es la forma más rápida de contratar empleados internacionales de manera legal sin necesidad de crear una entidad extranjera. Sin embargo, la contratación de contratistas independientes o la apertura de una entidad local puede tener más sentido dependiendo del volumen de contrataciones, los planes de expansión a largo plazo y el país donde esté ubicado el empleado.
¿Puede una empresa estadounidense contratar a un empleado extranjero en otro país?
Sí, una empresa estadounidense puede contratar a un empleado extranjero en otro país. Esto suele ocurrir cuando las empresas deciden expandir sus operaciones en el extranjero o cuando requieren ciertas habilidades o experiencia que están más fácilmente disponibles en otros países.
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Para contratar a un trabajador extranjero, la empresa debe seguir las regulaciones laborales del país de origen del empleado extranjero, que pueden variar significativamente.
Esto normalmente implica obtener los permisos de trabajo y visados necesarios, garantizar una compensación adecuada, organizar la nómina en la moneda local y tomar las medidas necesarias para cumplir con las leyes laborales locales.
Cómo contratar empleados extranjeros: 3 métodos principales
Las empresas estadounidenses suelen contratar empleados extranjeros de una de estas tres formas: abriendo una entidad legal local, utilizando un empleador registrado (EOR) o contratando trabajadores como independientes. Cada opción conlleva diferentes costos, responsabilidades legales y niveles de complejidad administrativa. Aquí tienes un resumen rápido:
| Método de contratación | Mejor para | Riesgo de cumplimiento | Uso típico |
| Entidad legal extranjera | Operaciones internacionales permanentes | Medio | Expansión a gran escala |
| Empleador registrado (EOR) | Contratación internacional rápida y legal | Bajo | Empleados globales a largo plazo |
| Trabajador independiente | Proyectos cortos o trabajos puntuales | Alto | Freelancers y contratistas |
1. Establecer una entidad extranjera en el extranjero
Si tu organización planea contratar a varias personas extranjeras que residan en el mismo país, tiene sentido establecer una entidad extranjera en ese país. Esto implica crear una entidad comercial legal separada, como una filial o una sucursal, lo cual puede requerir una inversión considerable y trámites legales.
También requerirá un pleno entendimiento de las normativas de contratación extranjeras en el país correspondiente, lo cual puede suponer una carga de tiempo considerable para tus recursos de RR.HH. actuales.
Si decides optar por esta vía, una vez establecida tu entidad legal, puedes contratar los servicios de una Organización Profesional de Empleadores (PEO) local para ayudarte a gestionar a tus nuevos trabajadores.
¿Qué empresas deberían abrir una entidad extranjera?
Abrir una entidad legal extranjera suele ser mejor para empresas que realizan una inversión a largo plazo en un país específico.
Esta opción es más adecuada para:
- Empresas que contratan a varios empleados en el mismo país
- Negocios que planean operaciones internacionales permanentes
- Organizaciones que requieren un control operativo total
- Empresas con grandes equipos internacionales
- Empresas que se expanden a mercados globales estratégicos
2. Usar un servicio de Empleador Registrado (EOR)
Un servicio de EOR puede simplificar significativamente el proceso de contratación de empleados extranjeros, asumiendo por completo la gestión de todos los requisitos legales y administrativos. Esto se debe a que el socio EOR actúa como la entidad legal para el empleado extranjero, gestionando toda la legalidad, cumplimiento de nóminas, procesos migratorios y declaraciones fiscales en su país de origen.
La presencia local y el conocimiento del mercado del EOR pueden acelerar significativamente el proceso de contratación y proteger a la organización de posibles riesgos de cumplimiento, por lo que son especialmente útiles para organizaciones que contratan a sus primeros empleados en el extranjero.
¿Qué empresas deberían usar un Empleador Registrado (EOR)?
Un empleador registrado (EOR) suele ser la mejor opción para empresas que desean contratar internacionalmente de forma rápida sin abrir entidades locales.
Esta opción es la más adecuada para:
- Empresas que contratan internacionalmente por primera vez
- Negocios sin entidades legales en el extranjero
- Organizaciones remotas que construyen equipos globales
- Startups que se expanden a nuevos países rápidamente
- Empresas que desean ayuda con nómina, impuestos y cumplimiento normativo
3. Contratar a un Contratista Independiente
Otra forma rentable para que las empresas estadounidenses contraten talento internacional de alto nivel es mediante un acuerdo de contratista independiente. Elimina las complicaciones de obtener permisos y visados de trabajo. La empresa no está obligada a ofrecer beneficios como seguro de salud y pagos de jubilación, lo que reduce significativamente los costos de la fuerza laboral.
Sin embargo, el empleador debe asegurarse de tener un acuerdo adecuado antes de que comience el trabajo. Los términos relativos al pago, confidencialidad y finalización del proyecto deben estar claramente especificados. También es recomendable trabajar con un experto legal en leyes laborales de EE. UU. para evitar la posibilidad de clasificación errónea de empleados, lo que podría generar complicaciones legales en el futuro.
¿Qué Empresas Deben Contratar Contratistas Independientes?
La contratación de contratistas independientes suele ser mejor para las empresas que necesitan flexibilidad a corto plazo o soporte basado en proyectos.
Esta opción es la más adecuada para:
- Empresas que contratan freelancers o consultores
- Negocios que necesitan talento de corto plazo o especializado
- Organizaciones con presupuestos limitados para contrataciones
- Empresas que prueban nuevos mercados antes de realizar contrataciones permanentes
- Negocios que necesitan apoyo flexible basado en proyectos
¿Qué Modelo de Contratación Internacional Deberías Elegir?
El mejor modelo de contratación internacional depende de tus objetivos de contratación, planes de expansión, presupuesto y necesidades de cumplimiento normativo.
| Si quieres… | Mejor modelo de contratación |
|---|---|
| Contratar empleados internacionales rápidamente | Employer of record (EOR) |
| Evitar abrir entidades extranjeras | Employer of record (EOR) |
| Contratar freelancers o consultores | Contratistas independientes |
| Reducir costos de contratación a corto plazo | Contratistas independientes |
| Establecer una presencia permanente en otro país | Entidad legal extranjera |
| Contratar varios empleados en un país a largo plazo | Entidad legal extranjera |
| Simplificar la nómina global y el cumplimiento normativo | Employer of record (EOR) |
| Probar nuevos mercados internacionales | Employer of record (EOR) o contratistas |
| Obtener control operacional total en el extranjero | Entidad legal extranjera |
| Contratar talento a corto plazo o por proyectos | Contratistas independientes |
En muchos casos, las empresas utilizan varios modelos de contratación al mismo tiempo, dependiendo del país, el tipo de puesto y la etapa de su expansión internacional.
¿Cuánto Cuesta Contratar a un Empleado Extranjero?
El costo de contratar a un empleado extranjero depende del país en el que contrates, el salario del empleado y el modelo de contratación que elijas. En general, puedes esperar pagar:
- 15%–40%+ por encima del salario base en impuestos, contribuciones obligatorias y beneficios para empleados
- $199–$650+ por empleado/mes cuando utilizas un employer of record (EOR)
- $5,000–$50,000+ para establecer una entidad legal extranjera
- Costos adicionales para visados, gestión de nómina y cumplimiento legal si corresponde
El costo final del empleado por hora dependerá de diversos factores. A continuación, exploro estos factores para darte una comprensión más profunda de lo que puedes esperar.
1. Expectativas Salariales y Tarifas del Mercado Local
La compensación de los empleados varía significativamente según el país, el tipo de puesto y el nivel de experiencia del trabajador a contratar. Necesitarás contar con expertos en contratación internacional, como un EOR o una agencia global de contratación, para comprender la base de compensación de tu sector en cualquier país donde consideres contratar.
Por ejemplo, contratar a un ingeniero de software en India o Filipinas normalmente costará menos que contratar talento equivalente en Alemania, Canadá o el Reino Unido. La demanda local del mercado, la competencia en la industria y las expectativas del costo de vida también influyen en los puntos de referencia salariales.
2. Impuestos Patronales y Contribuciones Obligatorias
En muchos países, los empleadores deben contribuir a impuestos locales sobre la nómina, programas de seguro social, sistemas de pensiones o fondos de salud además de pagar los salarios de los empleados.
Estos costes obligatorios para el empleador varían ampliamente según el país y pueden aumentar significativamente el coste total del empleo más allá de la compensación base.
Para las empresas estadounidenses que contratan internacionalmente, cumplir con las leyes laborales y fiscales locales suele ser una de las partes más complejas de la contratación global.
3. Modelo de Contratación
El modelo de contratación que elijas tiene un gran impacto en los costes totales.
- Employer of record (EOR): Añade una tarifa de servicio mensual pero simplifica la nómina, los impuestos y el cumplimiento
- Contratistas independientes: Costos iniciales más bajos, pero mayor riesgo de clasificación errónea de trabajadores
- Entidad legal extranjera: Costos de configuración y operación más altos, pero mayor control a largo plazo
La opción adecuada depende de tu volumen de contratación, planes de expansión a largo plazo y el nivel de apoyo de cumplimiento que necesites.
4. Beneficios para Empleados
Muchos países requieren que los empleadores proporcionen beneficios legales como seguro de salud, permisos remunerados, aportes para la jubilación o protecciones ante despido. Más allá de los requisitos legales, las empresas también pueden necesitar ofrecer paquetes de beneficios competitivos para atraer y retener talento internacional.
5. Costos de Visado e Inmigración
Los costos de patrocinio de visados y los gastos de inmigración pueden aplicarse si un empleado necesita autorización para trabajar en un país específico.
Estos costos pueden incluir:
- Tarifas gubernamentales de solicitud
- Honorarios de abogados de inmigración
- Solicitudes de permisos de trabajo
- Apoyo para reubicación
Sin embargo, muchos empleados internacionales remotos que trabajan desde sus países de origen no requieren visados de trabajo en los Estados Unidos.
6. Costo de Vida y Competitividad del Mercado
El costo de vida influye en las expectativas salariales, la competitividad para contratar y los requisitos de beneficios en diferentes países. Los empleados ubicados en regiones con mayor costo de vida normalmente esperan una compensación y paquetes de beneficios más sólidos en comparación con los trabajadores de mercados más económicos.
¿Cómo Pueden las Empresas de EE. UU. Pagar a Empleados Extranjeros?
Las empresas estadounidenses pueden pagar a empleados extranjeros a través de servicios Employer of record (EOR), nómina internacional directa, proveedores de nómina global, transferencias bancarias o plataformas de pago para contratistas.
Para evitar complicaciones de cumplimiento con las leyes laborales extranjeras y las regulaciones tributarias locales, recomiendo asociarse con un servicio EOR o aprovechar un servicio global de nómina para asegurar pagos conformes para tus empleados extranjeros.
1. Asociarse con un Servicio EOR
Cuando te asocias con un servicio EOR, ellos gestionan la nómina, las obligaciones fiscales y el cumplimiento legal en el país de origen del empleado. El EOR actuará como empleador local a efectos legales, mientras que la empresa estadounidense sigue manteniendo el control sobre las tareas y responsabilidades laborales del empleado extranjero.
Existen numerosos servicios EOR, incluidos algunos que se especializan en mercados de talento específicos. Si estás interesado en contratar personal canadiense, nuestra lista de las mejores empresas EOR canadienses es un buen lugar para empezar. O, si quieres contratar talento al otro lado del Atlántico, esta lista incluye los mejores servicios EOR en el Reino Unido.
2. Usar un Servicio Global de Nómina
Otra forma de gestionar pagos para empleados internacionales es mediante un servicio global de nómina. Estos servicios especializados también garantizan el cumplimiento de las leyes fiscales y regulaciones de nómina específicas del país de residencia del empleado extranjero. Esto incluye el cálculo preciso de los salarios brutos, las deducciones fiscales y el pago neto en la moneda designada del empleado extranjero.
Además, los servicios globales de nómina ofrecen otros beneficios como la elaboración de informes consolidados para empresas multinacionales y la capacidad de gestionar distintos beneficios para empleados. Al aprovechar un servicio global de nómina, las empresas pueden mitigar el riesgo de sanciones o multas por incumplimiento, aunque es importante señalar que estos servicios no asumen responsabilidades legales de la misma manera que los servicios EOR, por lo que esas obligaciones seguirán recayendo sobre tu empresa.
6 Consideraciones legales al contratar empleados extranjeros
Contratar empleados extranjeros implica más que solo la nómina y la compensación. Las empresas estadounidenses también deben cumplir con las leyes laborales locales, las regulaciones fiscales, las normas de clasificación de empleados y los requisitos de contratación específicos de cada país. Algunas de las consideraciones legales más importantes incluyen:
1. Reglas de clasificación de empleo
Las empresas deben clasificar correctamente a los trabajadores como empleados o contratistas independientes según las leyes laborales locales. Una clasificación incorrecta puede resultar en multas, impuestos retroactivos, penalizaciones y obligaciones de proporcionar prestaciones obligatorias a los empleados.
2. Cumplimiento de nómina e impuestos
La contratación internacional a menudo requiere que los empleadores gestionen:
- Impuestos de nómina locales
- Retención de impuestos sobre la renta
- Contribuciones a la seguridad social
- Obligaciones de pensión
- Informes de nómina específicos por país
Los requisitos varían notablemente según el país y pueden complicarse rápidamente al contratar en varias regiones.
3. Contratos de trabajo
En muchos países es obligatorio por ley contar con acuerdos laborales escritos que especifiquen la compensación, las horas de trabajo, los términos de terminación, los preavisos y los beneficios legales.
Los requisitos de los contratos locales también pueden incluir el idioma, formato o protecciones laborales específicas del país.
4. Requisitos de prestaciones para empleados
Algunos países exigen prestaciones como:
- Vacaciones pagadas
- Licencia por enfermedad
- Contribuciones a la atención médica
- Contribuciones a la jubilación o pensión
- Licencia de maternidad y paternidad
Los empleadores deben asegurarse de que sus paquetes de prestaciones cumplan con las normativas locales.
5. Leyes de terminación y despido
Las reglas para la terminación del empleo suelen ser más estrictas fuera de EE. UU. En algunos países, es posible que los empleadores deban otorgar preavisos obligatorios, pagos por despido o una causa documentada antes de finalizar a los empleados.
6. Riesgo de establecimiento permanente
Contratar empleados en el extranjero a veces puede crear un “establecimiento permanente”, lo que potencialmente expone a la empresa a obligaciones fiscales corporativas locales y al requisito de registrar el negocio en el país.
Dado que las leyes laborales internacionales varían considerablemente entre jurisdicciones, muchas empresas recurren a proveedores de employer of record (EOR) o socios de empleo global para ayudar a gestionar el cumplimiento de las obligaciones.
7 Errores comunes al contratar empleados extranjeros
La contratación internacional puede generar desafíos operativos y de cumplimiento que muchas empresas subestiman, especialmente al expandirse a varios países por primera vez. Los errores más frecuentes incluyen:
- Elegir el modelo de contratación incorrecto: Algunas empresas emplean contratistas cuando necesitan empleados a tiempo completo, mientras que otras crean entidades extranjeras demasiado pronto en lugar de utilizar un EOR.
- Suponer que las leyes laborales de EE. UU. aplican en todas partes: Las leyes laborales, las normas de terminación, los requisitos de licencias y las protecciones para empleados varían significativamente por país.
- Enfocarse solo en los costos salariales: Los impuestos para empleadores, beneficios legales, administración de nómina, tarifas de EOR y los costos de cumplimiento pueden aumentar considerablemente el gasto total de empleo.
- Contratar contratistas para roles de largo plazo: Los acuerdos a largo plazo con contratistas pueden representar riesgos de clasificación si los contratistas operan como empleados a tiempo completo.
- Expandirse internacionalmente demasiado rápido: Gestionar nómina, impuestos, beneficios y cumplimiento en varios países puede ser difícil sin los sistemas y procesos adecuados.
- Ignorar las expectativas de compensación locales: Los salarios de referencia y las expectativas sobre prestaciones difieren ampliamente entre regiones e industrias.
- Retrasar la planificación de cumplimiento: Esperar hasta después de contratar para abordar la nómina, los contratos, los impuestos y los requisitos legales puede generar problemas legales y operativos posteriormente.
Preguntas frecuentes sobre la contratación de empleados extranjeros
Aquí tienes respuestas a algunas de las preguntas frecuentes que tal vez también te estés planteando:
¿Cuántos empleados extranjeros puede contratar una empresa estadounidense?
Generalmente, no existe un límite fijo sobre cuántos empleados extranjeros puede contratar internacionalmente una empresa estadounidense. El número depende del presupuesto de la empresa, el modelo de contratación, la capacidad operativa y la habilidad para gestionar la nómina internacional y los requisitos de cumplimiento.
¿Cuál es la forma más segura de contratar un número reducido de empleados internacionales?
Para la mayoría de las empresas que contratan a pocos empleados internacionales, usar un employer of record (EOR) suele ser la opción más segura y sencilla.
Un EOR gestiona:
- Nómina
- Cumplimiento fiscal
- Contratos laborales
- Administración de beneficios
- Requisitos de la legislación laboral local
Esto te permite contratar internacionalmente sin abrir entidades legales extranjeras ni gestionar internamente obligaciones de cumplimiento complejas.
¿Cuánto tiempo lleva contratar empleados internacionalmente?
Contratar empleados internacionales puede demorar desde unos pocos días hasta varios meses, dependiendo del modelo de contratación, país y requisitos de cumplimiento involucrados.
Los plazos típicos incluyen:
- Contratistas independientes: Suele ser la opción más rápida, normalmente tarda unos días hasta una semana
- Employer of record (EOR): Por lo general, toma 1–3 semanas para la incorporación conforme, configuración de nómina y contratos laborales
- Apertura de una entidad legal extranjera: Suele tomar 2–6+ meses dependiendo de los requisitos locales de registro, banca, nómina y configuración fiscal
Factores adicionales como patrocinio de visas, verificación de antecedentes, legislación laboral local y requisitos específicos de incorporación por país también pueden afectar los plazos de contratación.
¿Los trabajadores remotos extranjeros deben pagar impuestos en EE. UU.?
Los trabajadores remotos extranjeros para una empresa estadounidense, que viven y trabajan fuera de EE. UU., normalmente no tienen que pagar impuestos estadounidenses sobre los ingresos provenientes de ese empleo. Sin embargo, si cumplen ciertos criterios, como estar presentes en EE. UU. durante más de 183 días al año, pueden estar sujetos a obligaciones fiscales en EE. UU. Recomiendo consultar con un profesional fiscal para comprender cualquier obligación relacionada con tu situación específica.
¿Tendrá mi empresa que pagar impuestos en el país de origen del empleado extranjero?
Si tu empresa debe pagar impuestos en el país de origen del empleado extranjero depende de varios factores, incluidas las leyes locales del país del empleado, la naturaleza del trabajo realizado y si existe un tratado fiscal entre el país del empleado y EE. UU.
En algunos casos, tener un empleado que trabaja en un país extranjero puede crear un ‘establecimiento permanente’, lo que podría someter a tu empresa a impuestos corporativos en ese país. Es fundamental consultar con un profesional fiscal o experto legal especializado en derecho fiscal internacional para resolver estas complejidades y asegurar el cumplimiento.
¿Necesito proporcionar beneficios como seguro médico a empleados extranjeros?
Sí, debes considerar brindar a los empleados extranjeros beneficios alineados con sus leyes y costumbres locales, incluyendo seguro médico. Los requisitos para ofrecer beneficios pueden variar considerablemente de un país a otro. Es esencial investigar y cumplir con las leyes laborales del país de origen del empleado para asegurarte de cumplir con las obligaciones legales y los estándares competitivos de beneficios para empleados en su mercado local.
¿Un empleado internacional necesitará una visa de trabajo estadounidense?
Un empleado internacional solo necesitará una visa de trabajo estadounidense si planea residir y trabajar físicamente en Estados Unidos. Sin embargo, si permanece en su país de origen y trabaja en remoto para una empresa estadounidense, no es necesario contar con una visa de trabajo estadounidense.
¿Qué es la mala clasificación de empleados?
La mala clasificación de empleados ocurre cuando una empresa categoriza incorrectamente a los trabajadores como contratistas independientes en lugar de empleados. Esta distinción es crucial, ya que afecta la elegibilidad para beneficios, implicaciones fiscales y protecciones legales.
La mala clasificación puede dar lugar a sanciones legales, impuestos retroactivos y la obligación de proporcionar beneficios de forma retroactiva. Sin embargo, trabajar con un socio EOR puede ayudarte a reducir estos riesgos.
¿Cuáles son los beneficios de contratar empleados internacionales?
La contratación de empleados internacionales brinda a las empresas acceso a una mayor reserva de talento, experiencia en mercados locales y mayor flexibilidad operativa.
Los principales beneficios de contratar empleados extranjeros incluyen:
- Acceso a talento global: Las empresas pueden contratar habilidades y experiencia especializadas que pueden ser difíciles o costosas de encontrar localmente.
- Expansión a nuevos mercados: Los empleados internacionales a menudo aportan conocimientos de idiomas locales, cultura y perspectivas de negocios regionales que apoyan la expansión global.
- Menores costos de contratación: En algunas regiones, las empresas pueden reducir costos laborales mientras siguen accediendo a profesionales altamente cualificados.
- Cobertura empresarial ampliada en zonas horarias: Los equipos globales pueden dar soporte a atención al cliente, operaciones y colaboración en varias regiones y horarios laborales.
- Mayor diversidad en la fuerza laboral: La contratación internacional introduce diferentes perspectivas, experiencias y enfoques para la resolución de problemas que pueden mejorar la innovación y la colaboración.
- Mayor conocimiento del mercado local: Los empleados ubicados en mercados internacionales pueden ayudar a las empresas a comprender mejor las expectativas de los clientes locales, las prácticas de contratación y los entornos empresariales.
Asóciate con un servicio EOR para contratar empleados extranjeros con facilidad
Contratar empleados extranjeros ofrece varias ventajas estratégicas para las empresas estadounidenses, incluyendo acceso a un talento global, mayor diversidad cultural y expansión a nuevos mercados.
No obstante, los desafíos administrativos y legales del empleo internacional pueden ser abrumadores. En mi opinión, por esto deberías considerar seriamente trabajar con un servicio EOR. Al hacerlo, eliminarás estas obligaciones de los hombros de tu empresa y tendrás la tranquilidad de que tus operaciones globales permanecerán en cumplimiento en adelante.
Servicios EOR Específicos por País
¿Estás interesado en contratar talento dentro de un país específico? Si es así, echa un vistazo a mis listas de los mejores servicios EOR para los siguientes países:
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