¿Cómo Puede una Empresa Estadounidense Contratar a un Empleado Extranjero?
Las empresas estadounidenses pueden contratar empleados extranjeros de tres formas principales:
- Usando un employer of record (EOR)
- Contratando trabajadores independientes
- Abriendo una entidad legal local en el extranjero
Para la mayoría de las empresas, usar un employer of record (EOR) es la forma más rápida de contratar empleados internacionales de manera conforme sin establecer una entidad extranjera. Sin embargo, la contratación de contratistas o abrir una entidad local puede tener más sentido dependiendo de su volumen de contrataciones, planes de expansión a largo plazo y el país donde se encuentre el empleado.
¿Puede una empresa estadounidense contratar a un empleado extranjero en otro país?
Sí, una empresa estadounidense ciertamente puede contratar a un empleado extranjero en otro país. Esto ocurre a menudo cuando las empresas deciden expandir sus operaciones en el extranjero, o cuando requieren ciertas habilidades o experiencia que son más accesibles en otros países.
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Para contratar a un trabajador extranjero, la empresa deberá seguir las normativas laborales del país de origen del empleado extranjero, que pueden variar significativamente.
Esto normalmente implica obtener los permisos de trabajo y visados necesarios, garantizar una compensación adecuada, establecer la nómina en la moneda extranjera y tomar medidas para cumplir con las leyes laborales locales.
Cómo contratar empleados extranjeros: 3 métodos principales
Las empresas estadounidenses suelen contratar empleados extranjeros de una de estas tres maneras: abriendo una entidad legal local, usando un employer of record (EOR), o contratando trabajadores como independientes. Cada opción tiene diferentes costos, responsabilidades de cumplimiento y niveles de complejidad administrativa. Aquí tienes un resumen rápido:
| Método de contratación | Mejor para | Riesgo de cumplimiento | Uso habitual |
| Entidad legal extranjera | Operaciones internacionales permanentes | Medio | Expansión a gran escala |
| Employer of record (EOR) | Contratación internacional rápida y conforme | Bajo | Empleados globales a largo plazo |
| Trabajador independiente | Trabajo a corto plazo o por proyecto | Alto | Freelancers y contratistas |
1. Establecer una entidad en el extranjero
Si su organización planea contratar a múltiples personas extranjeras residentes en el mismo país, establecer una entidad extranjera en ese país tiene sentido. Esto implica crear una entidad comercial legal separada, como una filial o una sucursal, lo que puede requerir una inversión considerable y trámites legales.
También requerirá una comprensión total de las regulaciones de contratación extranjeras en el país en cuestión, lo que puede ser un drenaje de tiempo para los recursos de RR. HH. existentes.
Si decide seguir este camino, una vez que se establezca su entidad legal, puede recurrir a los servicios de una organización profesional de empleadores (PEO) local para ayudarle a gestionar a sus nuevos trabajadores.
¿Qué empresas deberían abrir una entidad extranjera?
Abrir una entidad legal extranjera generalmente es lo mejor para empresas que realizan una inversión a largo plazo en un país específico.
Esta opción es más adecuada para:
- Empresas que contraten a varios empleados en el mismo país
- Negocios que planean operaciones internacionales permanentes
- Organizaciones que necesiten un control operativo total
- Empresas con equipos internacionales grandes
- Empresas que expanden a mercados globales estratégicos
2. Usar un servicio de Employer of Record
Un servicio EOR puede simplificar enormemente el proceso de contratación de empleados extranjeros, asumiendo completamente la gestión de todos los requisitos legales y administrativos. Esto es porque un socio EOR actúa como la entidad legal para el empleado extranjero, gestionando todo el cumplimiento legal y de nómina, procesos de inmigración y presentación de impuestos en su país de origen.
La presencia y el conocimiento del EOR en el mercado local pueden acelerar significativamente el proceso de contratación y proteger a la organización de cualquier riesgo de cumplimiento, por lo que son especialmente útiles para organizaciones que contratan a sus primeros empleados en el extranjero.
¿Qué empresas deberían usar un Employer of Record (EOR)?
Un employer of record (EOR) suele ser la mejor opción para las empresas que desean contratar internacionalmente de forma rápida y sin abrir entidades locales.
Esta opción es más adecuada para:
- Empresas que contratan internacionalmente por primera vez
- Negocios sin entidades legales extranjeras
- Organizaciones remotas que crean equipos globales
- Startups que se expanden rápidamente a nuevos países
- Empresas que desean ayuda con nóminas, impuestos y cumplimiento normativo
3. Contratar a un trabajador independiente
Otra forma rentable para que las empresas estadounidenses contraten talento internacional de alto nivel es mediante un acuerdo con un trabajador independiente. Esto elimina las complicaciones de obtener visas y permisos de trabajo. La empresa no está obligada a ofrecer beneficios como seguro médico o aportes para la jubilación, lo que reduce significativamente los costos de la fuerza laboral.
Sin embargo, el empleador debe asegurarse de que exista un acuerdo adecuado antes de iniciar el trabajo. Los términos sobre pago, confidencialidad y finalización del proyecto deben quedar claramente establecidos. También se recomienda trabajar con un especialista legal en leyes laborales estadounidenses para evitar la posibilidad de clasificación errónea de empleados, lo que podría acarrear complicaciones legales en el futuro.
¿Qué empresas deberían contratar a trabajadores independientes?
Contratar trabajadores independientes suele ser ideal para empresas que necesitan flexibilidad a corto plazo o apoyo por proyecto.
Esta opción es más adecuada para:
- Empresas que contratan freelancers o consultores
- Negocios que necesitan talento especializado o a corto plazo
- Organizaciones con presupuestos de contratación limitados
- Empresas que prueban nuevos mercados antes de realizar contrataciones permanentes
- Negocios que requieren apoyo flexible basado en proyectos
¿Qué modelo de contratación internacional deberías elegir?
El mejor modelo de contratación internacional depende de tus objetivos de contratación, planes de expansión, presupuesto y necesidades de cumplimiento normativo.
| Si quieres… | Mejor modelo de contratación |
|---|---|
| Contratar empleados internacionales rápidamente | Employer of record (EOR) |
| Evitar abrir entidades extranjeras | Employer of record (EOR) |
| Contratar freelancers o consultores | Trabajadores independientes |
| Reducir costos de contratación a corto plazo | Trabajadores independientes |
| Establecer una presencia permanente en otro país | Entidad legal extranjera |
| Contratar varios empleados en un país a largo plazo | Entidad legal extranjera |
| Simplificar la nómina global y el cumplimiento | Employer of record (EOR) |
| Probar nuevos mercados internacionales | Employer of record (EOR) o contratistas |
| Obtener control operativo total en el extranjero | Entidad legal extranjera |
| Contratar talento a corto plazo o por proyecto | Trabajadores independientes |
En muchos casos, las empresas utilizan varios modelos de contratación al mismo tiempo, dependiendo del país, tipo de puesto y etapa de la expansión internacional.
¿Cuánto cuesta contratar a un empleado extranjero?
El costo de contratar a un empleado extranjero depende del país en el que contrates, el salario del empleado y el modelo de contratación que elijas. En general, puedes esperar pagar:
- 15%-40%+ por encima del salario base en impuestos, contribuciones obligatorias y prestaciones para empleados
- $199-$650+ por empleado/mes usando un employer of record (EOR)
- $5,000-$50,000+ para establecer una entidad legal extranjera
- Costes adicionales por visados, gestión de nóminas y cumplimiento legal cuando corresponda
El costo final por hora del empleado dependerá de varios factores. A continuación, explico los factores para brindarte una comprensión más profunda de lo que puedes esperar.
1. Expectativas salariales y tasas de mercado local
La compensación de los empleados varía significativamente según el país, el tipo de puesto y el nivel de experiencia del trabajador que estés contratando. Deberás apoyarte en expertos en contratación internacional, como un EOR o una agencia global de contratación, para comprender el salario base de tu sector en cualquier país en el que consideres contratar.
Por ejemplo, contratar a un ingeniero de software en India o Filipinas normalmente costará menos que contratar a un talento equivalente en Alemania, Canadá o el Reino Unido. La demanda local del mercado, la competencia del sector y las expectativas del costo de vida también influyen en los puntos de referencia salariales.
2. Impuestos Patronales y Contribuciones Obligatorias
En muchos países, los empleadores deben aportar a los impuestos sobre la nómina locales, programas de seguro social, sistemas de pensiones o fondos de salud además de pagar los salarios de los empleados.
Estos costos obligatorios para el empleador varían mucho según el país y pueden aumentar significativamente el costo total de empleo más allá de la compensación base.
Para las empresas estadounidenses que contratan internacionalmente, cumplir con las leyes fiscales y laborales locales suele ser una de las partes más complejas de la contratación global.
3. Modelo de Contratación
El modelo de contratación que elijas tiene un gran impacto en los costos generales.
- Employer of record (EOR): Añade una tarifa de servicio mensual pero simplifica la nómina, los impuestos y el cumplimiento
- Contratistas independientes: Costos iniciales más bajos, pero mayor riesgo de clasificación errónea de empleados
- Entidad legal extranjera: Costos de establecimiento y operación más altos, pero mayor control a largo plazo
La mejor opción depende de tu volumen de contrataciones, planes de expansión a largo plazo y el nivel de apoyo en cumplimiento que necesites.
4. Beneficios para Empleados
Muchos países exigen que los empleadores proporcionen beneficios legales, como seguro médico, licencias pagadas, aportaciones para la jubilación o protecciones por despido. Más allá de los requisitos legales, las empresas también pueden necesitar ofrecer paquetes de beneficios competitivos para atraer y retener talento internacional.
5. Costos de Visa e Inmigración
Los costos de patrocinio de visa y los gastos de inmigración pueden aplicarse si un empleado necesita autorización para trabajar en un país específico.
Estos costos pueden incluir:
- Cuotas de presentación gubernamentales
- Honorarios de abogados de inmigración
- Solicitudes de permiso de trabajo
- Soporte de reubicación
Sin embargo, muchos empleados internacionales remotos que trabajan desde sus países de origen no requieren visas de trabajo estadounidenses.
6. Costo de Vida y Competitividad de Mercado
El costo de vida impacta las expectativas salariales, la competitividad en la contratación y los requisitos de beneficios en diferentes países. Los empleados ubicados en regiones de mayor costo suelen esperar una compensación más alta y paquetes de beneficios más sólidos en comparación con los trabajadores en mercados de menor costo.
¿Cómo pueden las empresas estadounidenses pagar a empleados extranjeros?
Las empresas estadounidenses pueden pagar a empleados extranjeros a través de servicios de employer of record (EOR), nómina internacional directa, proveedores globales de nómina, transferencias bancarias o plataformas de pago para contratistas.
Para evitar complicaciones de cumplimiento con las leyes laborales extranjeras y regulaciones fiscales locales, recomiendo asociarse con un servicio EOR o aprovechar un servicio de nómina global para asegurar pagos conformes para tus empleados extranjeros.
1. Asociarse con un Servicio EOR
Cuando te asocias con un servicio EOR, ellos gestionan la nómina, las obligaciones fiscales y el cumplimiento legal en el país de origen del empleado. El EOR actuará como empleador local a efectos legales, mientras que la empresa estadounidense seguirá manteniendo el control sobre las tareas y responsabilidades del empleado extranjero.
Existen numerosos servicios EOR en el mercado, incluidos aquellos que se especializan en distintos mercados de talento. Si estás interesado en contratar personal canadiense, nuestra lista de las mejores empresas EOR en Canadá es un buen lugar para comenzar. O, para contratar talento al otro lado del Atlántico, esta lista cubre los mejores servicios EOR en el Reino Unido.
2. Utilizar un Servicio de Nómina Global
Otra forma de gestionar los pagos para empleados internacionales es mediante un servicio de nómina global. Estos servicios especializados también aseguran el cumplimiento con las leyes fiscales y regulaciones de nómina del país de origen del empleado extranjero. Esto incluye el cálculo preciso de salarios brutos, deducciones de impuestos y salario neto en la moneda designada del empleado extranjero.
Además, los servicios de nómina global ofrecen otros beneficios como la consolidación de informes para empresas multinacionales y la capacidad de gestionar diversos beneficios para empleados. Al aprovechar un servicio de nómina global, las empresas pueden mitigar el riesgo de sanciones o multas por incumplimiento, aunque es importante señalar que estos servicios no asumen responsabilidades legales de la misma manera que lo hacen los servicios EOR, por lo que esas obligaciones seguirán en tus manos.
6 Consideraciones legales al contratar empleados extranjeros
Contratar empleados extranjeros implica mucho más que la nómina y la compensación. Las empresas estadounidenses también deben cumplir con las leyes laborales locales, regulaciones fiscales, normas de clasificación laboral y requisitos de contratación específicos de cada país. Algunas de las consideraciones legales más importantes incluyen:
1. Normas de clasificación laboral
Las empresas deben clasificar correctamente a los trabajadores como empleados o contratistas independientes de acuerdo con las leyes laborales locales. La clasificación incorrecta puede resultar en multas, pago de impuestos atrasados, sanciones y obligaciones obligatorias de beneficios para empleados.
2. Cumplimiento de nómina y obligaciones fiscales
La contratación internacional a menudo exige que los empleadores gestionen:
- Impuestos locales sobre la nómina
- Retención de impuestos sobre la renta
- Contribuciones a la seguridad social
- Obligaciones de pensión
- Reportes de nómina específicos del país
Los requisitos varían significativamente según el país y pueden volverse complejos rápidamente al contratar en varias regiones.
3. Contratos laborales
Muchos países exigen legalmente acuerdos laborales por escrito donde se detallen la compensación, horario laboral, términos de finalización, periodos de preaviso y beneficios legales.
Los requisitos contractuales locales también pueden incluir el idioma, formato o protecciones laborales específicas de cada país.
4. Requisitos de beneficios para empleados
Algunos países exigen beneficios tales como:
- Vacaciones pagadas
- Licencia por enfermedad
- Contribuciones para la atención sanitaria
- Contribuciones para pensiones o jubilación
- Licencia por maternidad y paternidad
Los empleadores deben asegurarse de que los paquetes de beneficios cumplan con las regulaciones locales.
5. Leyes sobre terminación y liquidación
Las normas sobre la terminación del empleo suelen ser más estrictas fuera de Estados Unidos. En algunos países, los empleadores pueden necesitar proporcionar periodos de preaviso obligatorios, pagos de liquidación o causa documentada antes de despedir a los empleados.
6. Riesgo de establecimiento permanente
Contratar empleados en el extranjero puede, en ocasiones, crear un “establecimiento permanente”, lo que podría exponer a la empresa a obligaciones fiscales corporativas locales y requerimientos de registro de la empresa.
Dado que las leyes laborales internacionales varían significativamente entre jurisdicciones, muchas empresas utilizan proveedores Employer of Record (EOR) o socios globales de empleo para ayudar con el cumplimiento normativo.
7 Errores comunes al contratar empleados extranjeros
La contratación internacional puede crear desafíos operativos y de cumplimiento que muchas empresas subestiman, especialmente cuando se expanden a varios países por primera vez. Algunos errores comunes son:
- Elegir el modelo de contratación incorrecto: Algunas empresas contratan contratistas cuando necesitan empleados a tiempo completo, mientras que otras abren entidades extranjeras demasiado pronto en lugar de usar un EOR.
- Suponer que las leyes laborales estadounidenses se aplican en todos lados: Las leyes laborales, normas de terminación, requisitos de licencias pagadas y protecciones a los empleados varían significativamente según el país.
- Enfocarse solo en los costos salariales: Impuestos empresariales, beneficios legales, administración de nómina, tarifas de EOR y costos de cumplimiento pueden incrementar significativamente el costo total de empleo.
- Contratar contratistas para roles a largo plazo: Las relaciones contractuales a largo plazo pueden generar riesgos de clasificación incorrecta si los contratistas operan como empleados a tiempo completo.
- Expandirse internacionalmente demasiado rápido: Gestionar la nómina, impuestos, beneficios y cumplimiento en varios países puede volverse difícil sin los sistemas y procesos adecuados.
- Ignorar expectativas locales de compensación: Los puntos de referencia salariales y las expectativas de beneficios para empleados difieren ampliamente según la región e industria.
- Retrasar la planificación del cumplimiento: Esperar hasta después de contratar empleados para abordar la nómina, contratos, impuestos y requisitos de las leyes laborales puede generar problemas legales y operativos más adelante.
Preguntas Frecuentes Sobre la Contratación de Empleados Extranjeros
Aquí tienes algunas respuestas a preguntas frecuentes que quizá también te estés haciendo:
¿Cuántos empleados extranjeros puede contratar una empresa estadounidense?
Generalmente, no existe un límite fijo en la cantidad de empleados extranjeros que una empresa estadounidense puede contratar internacionalmente. El número depende del presupuesto de la empresa, el modelo de contratación, la capacidad operativa y la habilidad para gestionar la nómina y los requisitos de cumplimiento internacionales.
¿Cuál es la forma más segura de contratar un pequeño número de empleados internacionales?
Para la mayoría de las empresas que contratan a unos pocos empleados internacionales, usar un employer of record (EOR) suele ser la opción más segura y sencilla.
Un EOR gestiona:
- Nómina
- Cumplimiento fiscal
- Contratos laborales
- Gestión de beneficios
- Requisitos de la legislación laboral local
Esto te permite contratar internacionalmente sin crear entidades legales extranjeras ni gestionar internamente complejas obligaciones de cumplimiento.
¿Cuánto tiempo tarda contratar empleados internacionalmente?
La contratación de empleados internacionales puede tardar desde unos días hasta varios meses, dependiendo del modelo de contratación, el país y los requisitos de cumplimiento implicados.
Los plazos típicos incluyen:
- Contratistas independientes: Normalmente es la opción más rápida, y suele tardar de unos días a una semana
- Employer of record (EOR): Generalmente tarda de 1 a 3 semanas para incorporación legal, configuración de nómina y contratos laborales
- Abrir una entidad legal extranjera: Suele tardar de 2 a más de 6 meses dependiendo del registro local, bancos, nómina y requisitos de impuestos
Factores adicionales como el patrocinio de visas, las verificaciones de antecedentes, la legislación laboral local y los requisitos específicos de incorporación del país también pueden influir en los plazos de contratación.
¿Los trabajadores remotos extranjeros deben pagar impuestos en EE. UU.?
Los trabajadores remotos extranjeros de una empresa estadounidense, que viven y trabajan fuera de EE. UU., generalmente no tienen que pagar impuestos estadounidenses sobre los ingresos de ese empleo. Sin embargo, si cumplen ciertos criterios, como estar presentes en EE. UU. más de 183 días al año, pueden estar sujetos a obligaciones fiscales en EE. UU. Recomiendo consultar a un profesional tributario para comprender las obligaciones específicas según tu situación.
¿Mi empresa tendrá que pagar impuestos en el país de origen del empleado extranjero?
Si tu empresa debe pagar impuestos en el país de origen del empleado extranjero depende de varios factores, incluido la legislación local del país del empleado, el tipo de trabajo realizado y si existe un tratado fiscal entre el país de residencia del empleado y EE. UU.
En algunos casos, tener un empleado trabajando en el extranjero puede crear un «establecimiento permanente», lo que podría sujetar a tu empresa al pago de impuestos corporativos en ese país. Es fundamental consultar a un profesional impositivo o experto legal especializado en fiscalidad internacional para manejar estas complejidades y garantizar el cumplimiento.
¿Debo proporcionar beneficios como seguro médico a empleados extranjeros?
Sí, deberías considerar ofrecer a los empleados extranjeros beneficios alineados con las leyes y costumbres locales, incluido el seguro médico. Los requisitos de beneficios pueden variar considerablemente entre países. Es esencial investigar y cumplir con la legislación laboral del país del empleado para asegurarte de cubrir las obligaciones legales y los estándares competitivos de beneficios en el mercado local.
¿Un empleado internacional necesitará una visa de trabajo estadounidense?
Un empleado internacional solo requiere una visa de trabajo estadounidense si planea residir y trabajar físicamente en Estados Unidos. Sin embargo, si permanece en su país de origen y trabaja de manera remota para una empresa de EE. UU., no es necesaria una visa de trabajo estadounidense.
¿Qué es la clasificación incorrecta de empleados?
La clasificación incorrecta de empleados sucede cuando una empresa categoriza de forma errónea a los trabajadores como contratistas independientes en vez de empleados. Esta distinción es crucial, ya que afecta la elegibilidad para beneficios, las implicaciones fiscales y las protecciones legales.
La clasificación errónea puede dar lugar a sanciones legales, impuestos atrasados y la obligación de proveer beneficios retroactivamente. Sin embargo, colaborar con un socio EOR puede ayudarte a reducir estos riesgos.
¿Cuáles son los beneficios de contratar empleados internacionales?
Contratar empleados internacionales brinda a las empresas acceso a un mayor abanico de talentos, experiencia en mercados locales y mayor flexibilidad operativa.
Entre los principales beneficios de contratar empleados extranjeros se encuentran:
- Acceso a talento global: Las empresas pueden contratar habilidades y experiencia especializadas que pueden ser difíciles o costosas de encontrar localmente.
- Expansión a nuevos mercados: Los empleados internacionales a menudo brindan conocimientos de idiomas locales, cultura y visión de negocios regional que facilitan la expansión global.
- Menores costos de contratación: En algunas regiones, las empresas pueden reducir los costos laborales accediendo igualmente a profesionales altamente calificados.
- Cobertura empresarial ampliada en distintas zonas horarias: Los equipos globales pueden fomentar el servicio al cliente, las operaciones y la colaboración en múltiples regiones y horarios.
- Más diversidad laboral: Contratar internacionalmente aporta perspectivas, experiencias y enfoques de solución de problemas distintos que pueden mejorar la innovación y la colaboración.
- Mayor comprensión del mercado local: Los empleados ubicados en mercados internacionales pueden ayudar a las empresas a entender mejor las expectativas de los clientes locales, las prácticas de contratación y los entornos empresariales.
Asóciate con un Servicio EOR para Contratar Empleados Extranjeros con Facilidad
Contratar empleados extranjeros ofrece varias ventajas estratégicas para las empresas estadounidenses, incluyendo el acceso a una reserva global de talento, mayor diversidad cultural y expansión a nuevos mercados.
Sin embargo, los desafíos administrativos y legales del empleo internacional pueden ser abrumadores. En mi opinión, por eso deberías considerar seriamente trabajar con un servicio EOR. Hacerlo liberará a tu empresa de estas responsabilidades y te dará la tranquilidad de que tus operaciones globales seguirán cumpliendo con la normativa en el futuro.
Servicios EOR Específicos por País
¿Te interesa contratar talento en un país específico? Si es así, echa un vistazo a mis listas de los mejores servicios EOR para los siguientes países:
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