Tecnología de oficina: 9 herramientas esenciales y guía de configuración

El uso de herramientas de gestión de oficinas permite a las empresas adoptar las tecnologías más recientes mientras mantienen un flujo de trabajo estructurado y organizado.

Principales tipos de tecnología para oficinas

Hoy en día, la tecnología para oficinas suele tener que prestar apoyo a plantillas mixtas, formadas por empleados presenciales y remotos, lo que ha provocado un aumento de herramientas como el software de reserva de puestos compartidos.

A continuación, he agrupado las tecnologías para oficinas, tanto de componentes físicos como de programas, en los tipos más comunes:

Componentes físicos

• Ordenadores: ordenadores de sobremesa, portátiles y tabletas.
• Impresoras, escáneres y fotocopiadoras: dispositivos para gestionar documentos, imprimir y escanear documentos físicos.
• Equipos de telecomunicaciones: teléfonos, sistemas VoIP, herramientas de videoconferencia, etc.
• Infraestructura de red: servidores, enrutadores y sistemas inalámbricos para acceder a internet y compartir datos.
• Tecnologías inteligentes/IoT: tecnología inteligente para oficinas, como iluminación adaptativa, control de la temperatura y sensores para supervisar el tráfico y el uso del espacio.

Programas

• Herramientas de productividad para oficinas: procesadores de texto, hojas de cálculo y presentaciones (por ejemplo, Microsoft Office y Google Workspace).
• Software de comunicación: correo electrónico, mensajería instantánea y herramientas de colaboración (por ejemplo, Slack y Miro). 
• Software de gestión de espacios de oficina: sistemas como el software de reserva de puestos compartidos, sistemas de reserva de salas, software de seguimiento de la ocupación y software de gestión de visitantes.
• Software de gestión de proyectos: herramientas para organizar y hacer un seguimiento de las tareas (por ejemplo, Trello y Asana).
• Sistemas empresariales: gestión de relaciones con los clientes (CRM), planificación de recursos empresariales (ERP) y sistemas de RR. HH.

9 tecnologías modernas imprescindibles para oficinas

Aunque considero que una buena cafetera es la herramienta de oficina imprescindible número 1, estas son otras tecnologías que te ayudarán a crear un espacio de oficina inteligente, productivo, colaborativo, eficiente y seguro.

1. Salas de reuniones inteligentes

Las salas de reuniones inteligentes permiten programar reuniones de forma eficiente, mantener una comunicación de alta calidad y realizar lluvias de ideas interactivas, mejorando la colaboración tanto de los equipos presenciales como de los remotos.

Algunos ejemplos son:

• Equipamiento para salas de conferencias: pantallas inteligentes, monitores grandes, sistemas de videoconferencia, micrófonos de alta calidad y altavoces para reuniones virtuales.
• Pizarras interactivas: pizarras inteligentes o digitales para colaborar en tiempo real durante reuniones y sesiones de lluvia de ideas.
• Sistemas de programación de salas: pantallas digitales de reserva de salas situadas fuera de las salas de reuniones e integración con calendarios en línea (por ejemplo, Google Calendar) para reservar espacios de trabajo.

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2. Sistemas de comunicación unificada

Las herramientas de comunicación desconectadas pueden provocar mensajes perdidos e ineficiencias, pero un sistema unificado mantiene a los equipos conectados independientemente de dónde trabajen. 

Al integrar las llamadas, el vídeo y la colaboración en un solo sistema, las empresas pueden optimizar los flujos de trabajo y mejorar la productividad. Este es uno de los muchos beneficios de las herramientas de comunicación interna.

Algunos ejemplos son:

• Sistemas telefónicos VoIP: Los sistemas telefónicos VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) sustituyen las líneas telefónicas tradicionales e integran llamadas de voz, videoconferencias y mensajería.
• Herramientas de videoconferencia: Los sistemas como Zoom, Microsoft Teams o el hardware específico para videoconferencias ayudan a facilitar reuniones virtuales con empleados o clientes remotos.
• Plataformas de colaboración: Herramientas como Slack, Microsoft Teams o Google Workspace agilizan la comunicación interna, el intercambio de archivos y la gestión de proyectos.

Consejo profesional

“Piensa más allá de las funciones básicas de accesibilidad. Las plataformas de reuniones deben ofrecer subtítulos en tiempo real, compatibilidad con lectores de pantalla, tamaños de fuente y contraste de color personalizables, y navegación mediante teclado. Es fundamental asegurarse de que las plataformas de videoconferencia admitan la interpretación en lengua de signos y permitan a los usuarios fijar a los intérpretes para que sean claramente visibles. Para los trabajadores remotos, considera herramientas que minimicen el ruido de fondo y las distracciones, lo que beneficia a las personas con sensibilidades sensoriales o TDAH.” — Serena Huang, autora, conferenciante y directora de datos

3. Puestos de trabajo y equipos ergonómicos

Seguro que estarás de acuerdo en que una configuración deficiente del puesto de trabajo provoca molestias, fatiga y una menor eficiencia, pero el mobiliario ergonómico y los monitores de alta calidad ayudan a los empleados a mantenerse cómodos y concentrados.

Invertir en el equipo adecuado no solo aumenta la productividad, sino que también favorece el bienestar a largo plazo.

Algunos ejemplos son:

• Escritorios de pie y puestos de trabajo ajustables: Mobiliario ergonómico, incluidos escritorios y sillas ajustables, para favorecer una mejor postura y salud.
• Monitores dobles o ultrapanorámicos: Monitores dobles o pantallas ultrapanorámicas grandes para aumentar la productividad y facilitar la multitarea.

4. Sistema de gestión de visitantes

Los sistemas digitales de gestión de visitantes, que ayudan a las oficinas con gran actividad, agilizan el proceso de registro, mejoran la seguridad y minimizan las interrupciones en el lugar de trabajo, por lo que son esenciales para las oficinas modernas.

Algunos ejemplos son:

• Quioscos de autoservicio: Puestos digitales de registro que permiten a los visitantes registrarse rápidamente y avisar a los anfitriones de su llegada.
• Impresión automatizada de acreditaciones: Generación instantánea de acreditaciones para visitantes que facilita su identificación y el control de acceso.
• Gestión de entregas: Sistemas que registran la entrega de paquetes y avisan a los destinatarios, reduciendo las interrupciones en recepción.
• Registros e informes de visitantes: Registros digitales de los visitantes de la oficina con fines de seguridad y cumplimiento normativo.

5. Seguridad de la oficina y control de acceso

Equilibrar la seguridad con la comodidad es fundamental en una oficina moderna. La videovigilancia avanzada, el control de acceso inteligente y unas sólidas medidas de ciberseguridad protegen tanto los activos físicos como los digitales, ofrecen tranquilidad a los empleados y salvaguardan los datos de la empresa.

Algunos ejemplos son:

• Cámaras de vigilancia: Sistemas de videovigilancia de alta calidad para supervisar la seguridad.
• Sistemas de control de acceso: Sistemas de control de acceso mediante tarjetas, datos biométricos o teléfonos inteligentes para gestionar la entrada a los espacios de la oficina.
• Soluciones de ciberseguridad: Software de cortafuegos, antivirus y cifrado para proteger la infraestructura digital y los datos confidenciales.

6. Sistemas de iluminación inteligente

Una iluminación obsoleta puede desperdiciar energía y afectar a la concentración, pero las soluciones de iluminación inteligente se adaptan a la ocupación y a los niveles de luz natural para crear un espacio de trabajo cómodo y eficiente energéticamente. 

Estos sistemas no solo reducen los costes, sino que también mejoran el bienestar de los empleados. Algunos ejemplos son:

• Control automático de la iluminación: Los sistemas de iluminación inteligente utilizan sensores de movimiento para encender o apagar las luces en función de la ocupación. Esto ayuda a reducir el consumo y los costes energéticos.
• Aprovechamiento de la luz natural: Los sensores ajustan el brillo de las luces interiores según la cantidad de luz natural, creando un entorno energéticamente eficiente.

7. Control climático inteligente (sistemas HVAC)

Una temperatura incómoda en la oficina puede reducir la productividad y aumentar los costes energéticos.

Los sistemas de climatización inteligentes ajustan automáticamente su funcionamiento en función de la ocupación y las preferencias, garantizando un entorno de trabajo cómodo y rentable. Algunos ejemplos son:

• Termostatos conectados: Termostatos inteligentes que pueden supervisar la temperatura de la oficina y ajustar los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado para lograr una comodidad óptima y ahorrar energía.
• Control por zonas: Estos sistemas permiten que distintas áreas de la oficina tengan ajustes de temperatura personalizados en función de la ocupación o de necesidades específicas.

¡De ensueño!

8. Sensores de ocupación y utilización del espacio

Los espacios de oficina infrautilizados y las zonas abarrotadas pueden perjudicar la eficiencia y la experiencia de los empleados. 

Los sensores de ocupación y las soluciones de puestos no asignados proporcionan datos en tiempo real para optimizar el uso del espacio de trabajo, lo que facilita la gestión de modalidades de trabajo flexibles. Algunos ejemplos son:

• Sensores para salas y escritorios: Los sensores pueden supervisar la ocupación de las salas de reuniones, los puestos de trabajo y los espacios compartidos. Estos datos ayudan a optimizar el uso del espacio, reducir la masificación y mejorar la planificación del lugar de trabajo.
• Soluciones de puestos no asignados: Los sistemas conectados pueden gestionar y asignar escritorios o puestos de trabajo de forma dinámica en función de las necesidades de los empleados, lo que facilita la gestión de empresas con modalidades de trabajo híbrido y flexible. Algunos buenos ejemplos de software de gestión del espacio de oficina son OfficeSpace y Deskfound.

9. Integración de dispositivos móviles

Dado que los empleados utilizan dispositivos personales para trabajar, la seguridad y la conectividad pueden convertirse en un desafío.

La compatibilidad con BYOD y la gestión de dispositivos móviles garantizan un acceso fluido y seguro a los sistemas de la oficina, manteniendo alta la productividad y protegiendo al mismo tiempo la información confidencial.

• Compatibilidad con el uso de dispositivos propios (BYOD): Sistemas para integrar de forma segura los dispositivos personales de los empleados con los sistemas de la oficina (por ejemplo, acceso móvil seguro al correo electrónico y a los archivos en la nube).
• Gestión de dispositivos móviles (MDM): Herramientas que ayudan a gestionar y proteger los dispositivos móviles de los empleados utilizados para el trabajo.

8 pasos para elegir e implementar nuevas tecnologías de oficina

Cuando funcionan de forma conjunta, las tecnologías de oficina pueden crear espacios en los que a la gente le encanta trabajar. Sin embargo, añadir algo al azar rara vez funciona.

En su lugar, elegir e implementar nuevas tecnologías de oficina requiere un enfoque meditado.

1. Evalúa tus necesidades

• Identifica los puntos problemáticos: Comprende las ineficiencias o dificultades actuales de tu entorno de oficina (por ejemplo, problemas de comunicación, procesos lentos o herramientas obsoletas).
• Opinión de los empleados: Recaba la opinión de los empleados sobre las dificultades a las que se enfrentan y las tecnologías que creen que podrían ayudar.
• Objetivos empresariales: Alinea la nueva tecnología con tus objetivos empresariales, ya sea mejorar la colaboración, ampliar las operaciones, aprovechar mejor el espacio de oficina o implementar modalidades de trabajo flexibles.

2. Investiga y compara soluciones

• Determina las funciones clave: Según tus necesidades, identifica las funciones imprescindibles (por ejemplo, almacenamiento en la nube, automatización y seguridad).
• Compara proveedores: Investiga varios proveedores y compara sus ofertas en cuanto a:
  • Precio y escalabilidad
  • Facilidad de uso
  • Atención al cliente y acuerdos de nivel de servicio (SLA)
  • Integración con tus sistemas actuales.
• Lee reseñas: Busca opiniones de usuarios, casos prácticos o reseñas de terceros para validar el rendimiento y la fiabilidad de la tecnología.

3. Establece un presupuesto

• Considera el coste total de propiedad: Ten en cuenta tanto los costes iniciales como los gastos continuos, como suscripciones, formación, mantenimiento y actualizaciones.
• Retorno de la inversión (ROI): Calcula cómo la tecnología ahorrará tiempo, reducirá costes o mejorará los ingresos con el tiempo. El artículo de Dan George sobre alfabetización financiera en RR. HH. puede ayudarte en este aspecto.

4. Involucra a las partes interesadas

• Obtén apoyo: Presenta tus conclusiones a las partes interesadas clave (por ejemplo, el equipo directivo y los responsables de departamento) y explica los beneficios, costes y riesgos.
• Toma de decisiones colaborativa: Asegúrate de que todos los departamentos afectados por la nueva tecnología tengan voz, especialmente los de TI, Recursos Humanos o finanzas.

5. Pruebas piloto (si es posible)

• Realiza una prueba: Si es posible, elige un grupo pequeño de empleados para probar la tecnología en un entorno real. Esto te ayudará a evaluar:
  • Facilidad de adopción
  • Compatibilidad con los flujos de trabajo existentes
  • Beneficios reales frente a los esperados
• Recopila comentarios: Recoge las opiniones de los usuarios sobre la funcionalidad y la facilidad de uso durante la fase piloto.

6. Planificación de la implementación

• Desarrolla un plan de implementación: Divide el proceso de implementación en pasos manejables, como:
  1. Instalar y configurar la tecnología
  2. Migrar los datos, si es necesario
  3. Integrarla con los sistemas existentes.
• Orientación e incorporación: Proporciona una orientación completa para asegurarte de que los empleados se sientan cómodos utilizando la nueva tecnología. Considera la posibilidad de crear guías de usuario o celebrar sesiones periódicas de preguntas y respuestas.
• Comunicación: Comunica claramente el calendario de implementación, las expectativas y cualquier cambio en los flujos de trabajo o procesos.

7. Supervisa la adopción y el rendimiento

• Haz un seguimiento del uso: Supervisa el rendimiento de las nuevas tecnologías e identifica cualquier dificultad.
• Recopila comentarios: Pide periódicamente opiniones sobre la nueva tecnología para comprender cualquier problema o área de mejora.
• Mide el éxito: Compara las métricas de rendimiento con tus objetivos originales (por ejemplo, tiempo ahorrado, reducción de errores y aumento de la colaboración).

Consejo profesional

La mejor forma de medir el éxito es observar cómo utiliza realmente la gente la tecnología. Si un sistema ralentiza el trabajo, genera tareas manuales adicionales o los empleados buscan constantemente soluciones alternativas, probablemente no esté cumpliendo bien su función. – Tetiana Hnatiuk, CHRO, Skylum

8. Evalúa y optimiza

• Revisiones periódicas: Evalúa periódicamente el impacto de la tecnología en tu empresa. ¿Estás observando las mejoras esperadas? ¿Es necesario optimizarla más?
• Actualiza y evoluciona: A medida que tu empresa crezca o la tecnología evolucione, prepárate para ampliar o actualizar la solución para satisfacer las nuevas necesidades.

Tecnología emergente

He pensado terminar con algo entretenido y mostrar algunas de las tecnologías de oficina más recientes de organizaciones como Google.

Proyecto Starline

El Proyecto Starline de Google ofrece plataformas de comunicación por vídeo en 3D que crean una sensación realista de presencia sin necesidad de gafas ni auriculares. Esta innovación hace que las reuniones virtuales sean más interesantes y reduce la fatiga provocada por las videollamadas.

Spot de Logitech

Dispositivos como Spot de Logitech utilizan tecnología de radar de ondas milimétricas para supervisar la ocupación de la oficina y factores ambientales como la temperatura y la calidad del aire.

Estos diminutos sensores ayudan a optimizar el uso del espacio de trabajo y a mantener un entorno de oficina saludable al proporcionar datos en tiempo real sobre el uso y las condiciones de las salas. ​

Robots de oficina

¡Los robots están llegando! Robots como "OfficeMate" se están introduciendo para ayudar con tareas prácticas, fomentar la interacción social y promover la salud y el bienestar en los espacios de oficina.

Una evaluación piloto mostró que los usuarios ven potencial en estos robots para reducir el estrés y promover hábitos saludables.

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