Gastos empresariales: lo que es deducible & lo que no
Tanto si eres un emprendedor que dirige una pequeña empresa como si eres un empleado W-2 que quiere solicitar una deducción fiscal por su actividad secundaria, es importante comprender todos los pormenores de los gastos empresariales, como los seguros, el alquiler y los materiales.
En este artículo, explicaré qué gastos son deducibles y cuáles no, junto con ejemplos que te ayudarán a no perder oportunidades de ahorro ni enfrentarte a posibles problemas con las autoridades fiscales.
Ten en cuenta que este artículo se aplica a empresas con sede en EE. UU. y está concebido como una guía. Consulta a un profesional fiscal y utiliza un software de gestión de gastos para asegurarte de que tus informes financieros y de gastos cumplen con las normativas del IRS.
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¿Qué son los gastos empresariales?
Los gastos empresariales son los costes en los que se incurre durante el proceso de gestión de una empresa con ánimo de lucro. A menudo denominados deducciones, calcular los gastos empresariales y restarlos de los ingresos de tu empresa puede ayudar a reducir tu carga fiscal.
Sin embargo, no todos los gastos empresariales son iguales. Para poder considerarse deducibles fiscalmente, tus gastos deben ser costes «ordinarios y necesarios» asociados al funcionamiento de una empresa, tal como se establece en el Código de Rentas Internas (IRC).
Comprender los tipos de gastos empresariales
En esta sección explicaré dos tipos de gastos empresariales: deducibles y no deducibles. Para cada uno, proporcionaré una definición junto con algunos ejemplos.
Gastos empresariales deducibles
Los gastos empresariales deducibles son aquellos que pueden restarse de los impuestos de tu empresa. Esto incluye el coste de los artículos que tu empresa utilizó indirectamente para proporcionar bienes o servicios, pero recuerda que deben considerarse «ordinarios y necesarios».
- Según el IRS, un gasto ordinario se considera «común y aceptado» en tu actividad o sector.
- El IRS define un gasto necesario como aquel que resulta «útil y apropiado» para desarrollar una actividad empresarial en tu sector.
Los gastos empresariales deducibles pueden reducir significativamente tu carga fiscal. Comprender las normas de cumplimiento fiscal puede ayudar a evitar auditorías y sanciones costosas; mantener registros precisos es fundamental. Para gestionar estos gastos eficazmente, considera utilizar un software fiable de impuestos empresariales que permita realizar un seguimiento preciso y garantizar el cumplimiento.
Ejemplos de gastos empresariales deducibles:
Cada sector tiene gastos deducibles específicos, desde las deducciones por oficina en casa para trabajadores remotos hasta los créditos fiscales por I+D para empresas tecnológicas. Algunos ejemplos de gastos empresariales deducibles son, entre otros:
- Software de nóminas y gastos
- Programas de beneficios para empleados
- Suministros, provisiones y materiales
- Arrendamientos de propiedades y equipos
- Seguros empresariales
- Costes de publicidad y marketing
- Donaciones benéficas
- Comisiones (remuneración complementaria)
- Gastos de viajes de negocios
- Gastos de educación de los empleados
- Gastos de formación de los empleados
- Alquiler de equipos
- Intereses pagados por determinados préstamos empresariales, tarjetas de crédito de empresa e hipotecas sobre propiedades adquiridas por la empresa (o por un empresario individual).
- Comidas
El Servicio de Impuestos Internos (IRS) proporciona directrices detalladas sobre qué gastos pueden declararse para reducir la obligación tributaria en la Publicación 535 (2021), Gastos empresariales. Puedes consultar la lista completa de publicaciones del IRS para obtener más información.
Consejo para pequeñas empresas: Reducir los gastos empresariales puede ayudar a mejorar la rentabilidad. Invertir en los mejores servicios de nóminas diseñados para pequeñas empresas puede ayudar a reducir los costes de nómina.
Consejo profesional: Considera utilizar soluciones de software para hacer un seguimiento de los gastos e informar sobre ellos. Aquí se explica cómo funciona el software de gestión de gastos.
Una breve historia
Para explicártelo mejor, voy a hablarte de una amiga, Katherine, que dirige una consultoría de recursos humanos desde su casa y es la única empleada en nómina.
Gestionar los gastos de forma eficaz ha sido durante mucho tiempo fundamental para mantener la rentabilidad de pequeñas empresas como la de Katherine. Como dirigía el negocio desde casa, al principio se centró en registrar gastos evidentes, como los suministros de oficina y los costes de Internet.
Sin embargo, pronto se dio cuenta de que había oportunidades adicionales para maximizar las deducciones.
Después de su primera reunión con un nuevo contable, comprendió que podía declarar una parte de los gastos de su vivienda, como los intereses de la hipoteca, los suministros y los impuestos sobre la propiedad, como gastos empresariales.
Esto supuso un cambio radical. Calculó meticulosamente los metros cuadrados de su despacho doméstico en relación con el espacio total de su vivienda para determinar el porcentaje deducible.
Katherine también empezó a registrar el kilometraje de los viajes de negocios, algo que antes había pasado por alto, e incluyó las comidas relacionadas con el negocio y los eventos de establecimiento de contactos. Al principio resultaba un poco tedioso llevar un registro de todos esos recibos.
Pero después de mostrarle algunas soluciones de gestión de gastos, finalmente encontró una que le facilitó categorizar y documentar sus gastos con precisión y sin necesidad de tener un enorme archivo de recibos en papel.
Este enfoque proactivo para gestionar los gastos no solo mejoró la capacidad de Katherine para hacer un seguimiento de sus finanzas y gestionar los fondos en tiempo real, sino que también redujo significativamente sus ingresos imponibles, lo que le permitió reinvertir más en el crecimiento del negocio.
Consejos sobre los gastos empresariales deducibles
Al deducir gastos, conviene tener en cuenta que, aunque algunos gastos son totalmente deducibles, otros solo lo son parcialmente y otros no pueden deducirse en el mismo año en que se incurrió en ellos.
Ciertos gastos (p. ej., activos empresariales capitalizados) deben amortizarse durante varios años mediante depreciación (o amortización en el caso de activos intangibles).
También es importante tener en cuenta que los gastos que se pueden deducir dependen de la estructura de la empresa. Esto significa que las deducciones permitidas y los requisitos del sistema de informes de RR. HH. variarán entre empresas unipersonales, sociedades colectivas, sociedades de responsabilidad limitada (LLC) y sociedades anónimas (sociedades tipo S y sociedades tipo C).
Comprender los beneficios fiscales relativos y la carga administrativa —y los costes asociados— de cada una de estas estructuras empresariales puede ser fundamental para establecer tu empresa de forma que equilibre la eficiencia fiscal con los recursos disponibles.
Gastos empresariales no deducibles
Los gastos empresariales no deducibles son aquellos que no se pueden deducir de los impuestos de tu empresa. Todo lo relacionado con actividades o gastos personales es un gasto no deducible. A continuación, te muestro algunos ejemplos de estos gastos.
Ejemplos de gastos no deducibles
- Pasivos previstos (o provisiones para pasivos previstos)
- Determinados honorarios legales (p. ej., los incurridos durante el proceso de adquisición de un activo)
- Cuotas de clubes y tarifas de afiliación (con ciertas excepciones)
- Costes o pérdidas de demolición
- Costes educativos incurridos para cumplir los requisitos normativos mínimos para llevar a cabo una actividad empresarial
- Multas gubernamentales (p. ej., tasas por presentar documentos fuera de plazo)
- Actividades ilegales (p. ej., sobornos y comisiones ilícitas)
- Gastos de presión política
- Gastos personales (a menos que el gasto sea parcialmente para fines empresariales)
- Donaciones políticas
Por qué debes llevar un registro de los gastos empresariales
Revisar periódicamente los ingresos y gastos de tu empresa (y no solo durante la temporada de impuestos) tiene importantes ventajas:
- Es más fácil recordar los detalles exactos y las circunstancias de una transacción
- Es menos probable que pierdas documentos importantes, como los recibos en papel
- Disponer de datos precisos te permite planificar los gastos futuros y mantenerte dentro del presupuesto
- Es más fácil proyectar la rentabilidad de tu empresa (o la falta de ella) y hacer ajustes
Además de reducir tu carga administrativa durante la temporada de impuestos, también puede agilizar los reembolsos a los empleados, lo que favorece la moral del equipo.
Utilizar software gratuito de RR. HH. o software de gestión de gastos para pequeñas empresas puede ayudarte a controlar de cerca los gastos relacionados con RR. HH. sin, bueno, ¡incurrir en gastos adicionales!
Cómo informar de los gastos empresariales
Una política clara y transparente de reembolso de gastos garantiza que los empleados reciban una compensación justa por los costes relacionados con la actividad empresarial, al tiempo que se mantiene el cumplimiento normativo. Así es como puedes hacerlo por tu cuenta:
Paso 1: Prepara tu cuenta de resultados
Los gastos empresariales se reflejan en la cuenta de resultados de tu empresa, que debe registrar todos tus ingresos y gastos. Se trata de un estado financiero de pérdidas y ganancias (P&L) que se utiliza para calcular la salud financiera de tu empresa. Para crearla, simplemente:
- Elige un periodo de presentación de informes: normalmente, anual, trimestral o mensual.
- Genera un informe estándar de balance de comprobación: utiliza tu software de contabilidad para enumerar el saldo final de cada cuenta del libro mayor correspondiente al periodo de presentación de informes.
- Calcula tus ingresos: calcula todo el dinero obtenido por tus servicios durante el periodo de presentación de informes, aunque todavía no hayas recibido todos los pagos.
Paso 2: Clasifica tu cuenta de resultados
Una vez que hayas preparado la mayor parte de tu cuenta de resultados, registrarás los gastos de tu empresa por categorías. Estas categorías incluyen:
- Costes directos o coste de los bienes vendidos (COGS) como los costes laborales, el coste de los materiales, los gastos generales de las instalaciones de la empresa, el almacenamiento, etc. Estos se deducen de los ingresos totales de tu empresa para determinar tus ingresos brutos o tu beneficio bruto.
- Costes indirectos como los gastos generales, los gastos de marketing y la remuneración de los ejecutivos se deducen del beneficio bruto para determinar el beneficio operativo.
- La depreciación y la amortización se utilizan para contabilizar como gastos los activos empresariales tangibles e intangibles, respectivamente, a lo largo de varios años. Estos activos incluyen propiedades, mobiliario, equipos, vehículos, etc. (tangibles), así como patentes, marcas comerciales, licencias de propiedad intelectual, software de gestión empresarial, etc. (intangibles).
4. Los intereses son el último gasto que se deduce de los ingresos de una empresa.
Paso 3: Elige un método contable
También tendrás que decidir qué método contable utilizar al declarar tus ingresos y gastos. Los dos métodos contables básicos son el de caja y el de devengo:
- Método contable de caja: declararás los ingresos en el mismo año fiscal en que los recibiste y normalmente deducirás y/o capitalizarás los gastos en ese mismo año fiscal.
- Método contable de devengo: normalmente declararás los ingresos en el año fiscal en que los obtengas, aunque solo recibas el pago efectivo en un año posterior. Del mismo modo, generalmente deducirás y/o capitalizarás los gastos en el año fiscal en que los hayas contraído, independientemente de si los pagaste ese año o no.
Para obtener información detallada sobre los diferentes métodos contables (y periodos) reconocidos por el IRS, consulta este PDF de la Publicación 583 (revisada en enero de 2022). Para consultar las actualizaciones recientes, añade a tus marcadores Información sobre la Publicación 583 como recurso activo.
Cómo hacer un seguimiento de los gastos empresariales
Aunque deducir tus gastos empresariales es la mejor forma de reducir tu carga fiscal, es fundamental que conserves registros meticulosos de todas tus transacciones. El IRS puede decidir auditarte para comprobar si tus declaraciones coinciden con tus gastos reales.
Además de utilizar algún tipo de software de gestión de gastos, aquí tienes algunos consejos y buenas prácticas para hacer un seguimiento adecuado de los gastos empresariales:
- Mantén las finanzas de tu empresa separadas de tus gastos personales. Tener una cuenta bancaria empresarial separada facilita el seguimiento de los gastos de tu empresa.
- Calcula la proporción de uso y reclama la parte correspondiente al uso empresarial si un gasto es parcialmente para fines empresariales y parcialmente para uso personal (por ejemplo, tu oficina en casa o la factura de tu proveedor de telefonía móvil).
- Conserva todos tus recibos y digitalízalos. Para no perderlos, haz fotografías y guárdalas en línea. La mayoría de los programas modernos de recursos humanos y contabilidad permiten tomar una fotografía y subirla directamente.
- Mantén tus facturas y recibos organizados. Lo ideal es clasificarlos primero en carpetas por mes y después por categoría de gasto. Esto facilita encontrar más adelante los detalles y las pruebas de cada transacción.
- Toma notas detalladas. Aunque creas que recordarás todos los detalles de cada transacción, anota la fecha, la categoría del gasto y para qué se realizó, por ejemplo, atender a un cliente, gasolina para el vehículo de la empresa, etc.
- Revisa tus registros con la mayor frecuencia posible. Aunque utilices un programa que automatiza gran parte del proceso, es recomendable revisar tus registros con frecuencia, comprobar que sean precisos y volver a categorizar cualquier elemento etiquetado incorrectamente.
- Crea un flujo de trabajo formal para hacer un seguimiento de los gastos y conciliar tus registros. Define qué tareas deben realizarse a diario o inmediatamente (por ejemplo, subir recibos), semanalmente, mensualmente, trimestralmente, semestralmente y anualmente.
- Considera invertir en un programa de informes de gastos. Registra los gastos, almacena los recibos, categoriza automáticamente las transacciones y te permite consultar tus finanzas en paneles y gráficos. También facilita la generación de informes.
Para obtener más información sobre el seguimiento de los gastos empresariales, consulta la Publicación 583 (01/2021) del IRS, Cómo iniciar un negocio y llevar registros.
Adelante, deduce (o no)
En resumen, calcular los gastos de tu empresa y restarlos de los ingresos de la compañía puede ayudarte a obtener cierto alivio fiscal; ese dinero puede reinvertirse en tu empresa. Recuerda estas conclusiones:
- Hay dos tipos de gastos empresariales: deducibles y no deducibles
- Tus gastos empresariales se declaran a través de tu cuenta de resultados
- Revisa tus gastos periódicamente y mantén todo perfectamente organizado
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