Mitä henkilöpääoman hallinta on: kattava opas

Tämän artikkelin tavoitteena on perehdyttää sinut HCM:n perusteisiin ja sen merkitykseen yksinkertaisen terminologian ja suoraviivaisten liiketoimintakäsitteiden avulla. 

Mitä henkilöstöpääoman hallinta on?

Henkilöstöpääoman hallinta eli lyhyesti ”HCM” on kokoelma organisaation käytäntöjä, jotka liittyvät henkilöstön eli organisaation inhimillisen pääoman hankintaan, hallintaan ja kehittämiseen. 

HCM:n tavoitteena on optimoida ja maksimoida organisaation henkilöstöpääoman taloudellinen eli liiketoiminnallinen arvo kilpailuedun saavuttamiseksi. Tehokas henkilöstöpääoman hallinta auttaa organisaatiota toteuttamaan henkilöstöpääomaan liittyviä aloitteita menestyksekkäästi.

Henkilöstöpääoman hallinnan osa-alueet

Henkilöstöpääoman hallinta yhdistää erilaisia prosesseja ja käytäntöjä, joiden tavoitteena on optimoida työntekijöiden suoriutuminen ja panos yrityksen tavoitteiden saavuttamiseen. HCM:n keskeisiä osa-alueita ovat:

• Rekrytointi ja osaajien hankinta
• Perehdytys ja orientaatio
• Koulutus ja kehittäminen
• Suorituksen johtaminen
• Työntekijöiden seuranta
• Palkitseminen ja henkilöstöedut
• Seuraajasuunnittelu
• Henkilöstösuunnittelu ja analytiikka
• Työntekijöiden sitoutuminen ja pysyvyys
• Säännösten noudattaminen ja riskienhallinta

Miksi henkilöstöpääoman hallinta on tärkeää?

Organisaation henkilöstöpääoman tehokkaalla hyödyntämisellä ja sitouttamisella on osoitettu olevan suora vaikutus moniin organisaation keskeisiin suorituskykymittareihin (KPI), kuten tuottavuuteen, työntekijöiden vaihtuvuuteen, tuotteiden laatuun, työturvallisuuteen ja asiakastyytyväisyyteen. 

Kun organisaation työntekijät ymmärtävät henkilöstöpääoman hallinnan eri osa-alueiden taustalla olevan ajattelun, sitoutuminen yleensä kasvaa, koska he näkevät etenemisreittinsä ja kokevat, että organisaatio panostaa heidän menestykseensä.

Sitoutuminen edistää liiketoiminnan tuloksia

Gallupin vuoden 2022 Maailman työpaikkojen tila -raportti yhdistää työntekijöiden sitoutumisen – tunteen siitä, että työntekijä on erittäin osallisena ja innostunut työstään ja työpaikastaan – monenlaisiin liiketoiminnan tuloksiin sekä työpaikkakulttuurin yleiseen toimivuuteen.

Raportin mukaan useimmat työntekijät eivät ole sitoutuneita. Maailmanlaajuisesti vain 21 % työnantajansa palveluksessa kokopäiväisesti työskentelevistä aikuisista on sitoutunut työhönsä.

Gallup tarjoaa myös useita vakuuttavia tilastoja , jotka osoittavat, miten maailmanlaajuisen työntekijöiden sitoutumisen ylimpään neljännekseen kuuluvat liiketoimintayksiköt suoriutuvat alimpaan neljännekseen kuuluvien yksiköiden kanssa verrattuna.

• Korkeampi tuottavuus: poissaolot ovat 41 % vähäisempiä ja tuottavuus 17 % korkeampi
• Vähäisempi vaihtuvuus: organisaatioissa, joissa työntekijöiden vaihtuvuus on suurta, erittäin sitoutuneissa liiketoimintayksiköissä vaihtuvuus on 24 % vähäisempää
• Parempi tuotteiden laatu: erittäin sitoutuneissa liiketoimintayksiköissä on 40 % vähemmän laatupoikkeamia (virheitä).
• Parempi asiakaskokemus: erittäin sitoutuneissa liiketoimintayksiköissä asiakasmittarit ovat 10 % parempia ja myynti 20 % suurempaa. 

Tehokas henkilöstöpääoman hallinta on ratkaisevan tärkeää yrityksesi hyvinvoinnin ja menestyksen varmistamiseksi, ja se auttaa sinua kilpailemaan parhaista osaajista. 

Miten henkilöstöpääoman hallintateknologia voi auttaa yritystäsi?

Henkilöstöpääoman hallintateknologian (HCM) hyödyntäminen voi tuoda yrityksellesi merkittäviä hyötyjä. Voit ottaa käyttöön HCM-ratkaisun, kuten Oracle Cloudin, Ripplingin tai Deelin.

Tässä on viisi esimerkkiä siitä, miten HCM-teknologia voi tehostaa henkilöstöhallinnon eri toimintoja:

Rekrytointiprosessien tehostaminen

Henkilöstöpääoman hallinnan (HCM) teknologia tehostaa rekrytointiprosessia merkittävästi automatisoimalla ja optimoimalla rekrytointitiimin tehtäviä, jotka vaikuttavat suoraan sekä rekrytoivan tiimin että ehdokkaiden kokemukseen.

Neuvo: Käytä HCM-ohjelmistoa työpaikkailmoitusten julkaisemiseen useilla alustoilla, hakijoiden seurantaan ja yhteydenpidon hallintaan ehdokkaiden kanssa. Tekoälypohjaisten työkalujen avulla ansioluetteloiden seulonta mahdollistaa sopivimpien ehdokkaiden nopean tunnistamisen.

Perehdytyksen tehostaminen

HCM-teknologia tekee uusien työntekijöiden perehdytyksestä sujuvampaa ja tehokkaampaa automatisoimalla hallinnollisia tehtäviä ja tarjoamalla digitaalisia alustoja koulutusmateriaalien ja tärkeiden asiakirjojen helppoon käyttöön.

Neuvo: Hyödynnä perehdytysohjelmistoa, jotta voit tarjota uusille työntekijöille verkkolomakkeita, koulutusmateriaaleja ja yritystä koskevia tietoja. Hyödynnä sähköisen allekirjoituksen ominaisuuksia asiakirjojen nopeaan ja helppoon täyttämiseen.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Suorituksen hallinnan yksinkertaistaminen

HCM-teknologian avulla suorituksen hallinnasta tulee jäsennellympää ja tietopohjaisempaa, jolloin esihenkilöt voivat seurata tavoitteita, helpottaa säännöllisen palautteen antamista ja hyödyntää oivaltavaa analytiikkaa aiempaa vaivattomammin.

Neuvo: HCM-järjestelmää käyttöönotettaessa sinun kannattaa määritellä selkeät tavoitteet sille, mitä haluat järjestelmän tekevän, ja kouluttaa johto ja henkilöstö sen käyttöön ennen kuin integroit sen olemassa oleviin prosesseihin.

Työntekijöiden koulutuksen ja kehittymisen parantaminen

Sen lisäksi, että HCM-teknologia tarjoaa keskitetyn ja helposti käytettävän oppimisalustan, se mahdollistaa työntekijöiden erityistarpeisiin räätälöityjen koulutusohjelmien luomisen, jakelun ja seurannan.

Edistyneet ominaisuudet, kuten verkko-oppimismoduulit, vuorovaikutteinen sisältö ja edistymisen seuranta, tekevät koulutuksesta kiinnostavampaa ja tehokkaampaa.

Neuvo: Etsi organisaatiollesi paras oppimisen hallintajärjestelmä (LMS), jotta voit tarjota erilaisia koulutusohjelmia ja seurata työntekijöiden edistymistä. Lisää pelillistämistä ja vuorovaikutteisia moduuleja sitoutumisen parantamiseksi.

Palkanlaskennan ja etujen hallinnan tehostaminen

HCM-teknologia voi myös helpottaa palkkojen, verojen ja vähennysten automaattista laskemista ja varmistaa näin tarkkuuden ja verolakien noudattamisen.

Sen avulla työntekijät voivat myös hallita etujaan itse, ja se tarjoaa raportointityökaluja palkanlaskentatietojen tarkkuuden analysointiin sekä tietoon perustuvien taloudellisten päätösten tekemiseen.

Neuvo: Ota käyttöön järjestelmiä, jotka yhdistävät palkanlaskennan työajan seurantaan ja etujen hallintaan. HCM-järjestelmässä tulisi olla myös raportointityökaluja, joiden avulla voit analysoida palkanlaskentatietoja tarkkuuden varmistamiseksi ja tehdä tietoon perustuvia taloudellisia päätöksiä.

Keskitetty kyselyjen hallinta

Keskitetty kyselyjen hallinta tarjoaa työntekijöille yhtenäisen alustan kysymysten tai pyyntöjen esittämiseen erilaisista henkilöstöhallintoon liittyvistä aiheista, kuten palkanlaskennasta, eduista tai vapaista.

Se poistaa hajanaisten viestintätapojen, kuten sähköpostien tai suullisten pyyntöjen, tarpeen ja varmistaa, että kaikki kyselyt ohjataan yhteen järjestelmälliseen järjestelmään.

Neuvo: Käytä henkilöstöhallinnon tikettijärjestelmää työntekijöiden kyselyjen keskittämiseen ja henkilöstöhallinnon vastaustehokkuuden parantamiseen. Se tehostaa viestintää, varmistaa läpinäkyvyyden ja vähentää viivästyksiä seuraamalla ja priorisoimalla pyyntöjä, kuten palkanlaskentaan liittyviä ongelmia tai etuja koskevia kysymyksiä.

Mikä on henkilöstöpääoman hallintajärjestelmä?

Henkilöstöpääoman hallintajärjestelmä tarkoittaa liiketoimintakäytäntöjen, henkilöstöhallinnon prosessien ja teknologioiden kokonaisuutta, jonka avulla organisaation henkilöstöpääomaa voidaan hankkia, hallita ja kehittää järjestelmällisesti ja laajassa mittakaavassa.

HCM-järjestelmät on suunniteltu eri tavoin kuin perinteiset HRIS- tai HRMS-järjestelmät, sillä ne lähestyvät koko työntekijän elinkaaren hallintaa rekrytoinnista eläköitymiseen kokonaisvaltaisemmin ja strategisemmin.

HCM-järjestelmät tarkastelevat henkilöstöpääomaa laajasti koko organisaation näkökulmasta, kun taas HRIS- tai HRMS-järjestelmät keskittyvät keskeisiin hallinnollisiin toimintoihin, kuten palkanlaskentaan ja työntekijätietojen hallintaan. Tämä strateginen painotus antaa HCM-ohjelmistolle mahdollisuuden vastata päivittäisten henkilöstöhallinnon tehtävien lisäksi myös pitkän aikavälin henkilöstösuunnitteluun ja kehittämiseen (tämä on yksi monista HCM-ohjelmiston hyödyistä).

Inhimillisen pääoman hallintajärjestelmän keskeiset elementit

Nämä ovat inhimillisen pääoman hallintajärjestelmän edellyttämät keskeiset elementit.

Organisaation visio ja arvot

HCM-järjestelmän kehittäminen alkaa määrittelemällä ja ymmärtämällä yrityksesi tarkoitus (visio) ja keskeiset uskomukset (arvot). Nämä vaikuttavat suoraan työpaikan kulttuuriin, ihmisten käyttäytymiseen ja inhimillisen pääoman kokonaismerkitykseen organisaatiossasi.

Strategiset tavoitteet ja päämäärät

Ovatpa tavoitteet neljännesvuosittaisia, vuosittaisia tai pidemmän aikavälin tavoitteita, organisaatiosi täsmälliset, mitattavat ja aikaan sidotut päämäärät ohjaavat usein inhimilliseen pääomaan liittyviä aloitteitasi.

Esimerkiksi tavoite ”kasvattaa työntekijöiden vuosittaisia sitoutuneisuuspisteitä X %” ohjaa tiettyjä inhimilliseen pääomaan liittyviä aloitteita, joita hallitaan inhimillisen pääoman hallintajärjestelmässäsi. Tämä puolestaan ohjaa tiettyihin käytäntöihin näiden tavoitteiden saavuttamiseksi.

HCM-johtoryhmä

Inhimilliseen pääomaan liittyvien aloitteiden laaja-alaisen vaikutuksen vuoksi HCM-tiimi on yleensä monialainen, ja siihen kuuluu johtajia eri puolilta organisaatiota.

Organisaatioissa, joissa on oma henkilöstöhallinnon toiminto, henkilöstöosaston korkein johtaja (esim. henkilöstöjohtaja tai henkilöstöhallinnon varatoimitusjohtaja) johtaa usein HCM-aloitteita. Pienemmissä organisaatioissa tämä vastuu kuuluu ylimmälle johtajalle (esim. toimitusjohtajalle tai operatiiviselle johtajalle).

Tietojen hallinta ja tuki

Jotta voit hallita inhimilliseen pääomaan liittyviä aloitteita, ryhtyä niiden edellyttämiin toimiin ja mitata niiden tuloksia, tarvitset inhimilliseen pääomaan liittyviä tietoja.

Työntekijöihin liittyviä tietoja voidaan kerätä, tallentaa ja asettaa saataville työvoiman analytiikassa monenlaisina tietoina. Esimerkkejä ovat:

• Työntekijöiden demografiset tiedot
• Palkkaus ja henkilöstöedut
• Palkanlaskenta
• Työaika ja läsnäolo
• Suorituksen johtaminen
• Taitojen koulutus ja kehittäminen.

Kaikenkokoiset yritykset varhaisen vaiheen startup-yrityksistä suuriin, vakiintuneisiin yrityksiin voivat luoda HCM-järjestelmän. 

Vinkki ammattilaiselta

HCM-järjestelmäsi voi koostua Excel-taulukosta työntekijätietojen hallintaa varten sekä neljännesvuosittaisista HCM-tiimin kokouksista, joissa tarkastelette käynnissä olevia inhimilliseen pääomaan liittyviä aloitteita. Tärkeintä on aloittaa jostakin, vaikka pienestäkin, jotta voit rakentaa pitkän aikavälin inhimillisen pääoman hallinnan onnistumisen edellyttämät toimintarytmit ja tavat.

HCM:n hyödyt ja haasteet 

Inhimillisen pääoman hallinnan (HCM) teknologia tarjoaa merkittäviä etuja työvoimaprosessien hallintaan, mutta siihen liittyy myös tiettyjä haasteita.

Seuraavassa taulukossa verrataan näitä hyötyjä ja haasteita rinnakkain.

HCM:n hyödyt	HCM:n haasteet
Sujuvat prosessit: Automatisoi erilaisia henkilöstöhallinnon tehtäviä, mikä parantaa tehokkuutta ja tarkkuutta.	Käyttöönoton kustannukset: HCM-järjestelmien alkuasennus ja ylläpito voivat olla kalliita.
Tietoon perustuvat päätökset: Tarjoaa analytiikan avulla arvokkaita näkemyksiä, jotka tukevat strategista päätöksentekoa.	Integroinnin monimutkaisuus: HCM:n integrointi olemassa oleviin järjestelmiin voi olla monimutkaista ja aikaa vievää.
Parantunut työntekijäkokemus: Parantaa esimerkiksi perehdytyksen ja koulutuksen kaltaisia prosesseja ja lisää työntekijöiden tyytyväisyyttä.	Käyttöönotto ja koulutus: Henkilöstö tarvitsee koulutusta, ja työntekijät saattavat vastustaa muutosta.
Säännösten noudattaminen: Auttaa varmistamaan työehtoja koskevien lakien ja säännösten noudattamisen ja vähentää oikeudellisia riskejä.	Tietosuoja ja tietoturva: Arkaluonteisten työntekijätietojen hallinta ja suojaaminen on merkittävä haaste.
Parantunut osaajien hallinta: Tukee tehokasta rekrytointia, suorituksen johtamista ja työntekijöiden pitovoimaa.	Riippuvuus teknologiasta: Teknologiariippuvuus voi aiheuttaa ongelmia järjestelmän vikaantuessa tai käyttökatkojen aikana.

Kuinka valita inhimillisen pääoman hallintajärjestelmä

HCM-järjestelmän valintaprosessi on organisaatiollesi tärkeä vaihe, sillä valittu työkalu vaikuttaa merkittävästi organisaatiosi tulevaan suuntaan ja kyvykkyyksiin. Monet organisaatiot hyötyvät työskentelystä kokeneiden HCM-konsulttien kanssa tämän kriittisen päätöksentekovaiheen aikana.

Seuraavassa on muutamia keskeisiä vinkkejä, jotka auttavat ohjaamaan päätöksentekoasi valitessasi organisaatiosi tarpeisiin parhaiten sopivaa HCM-järjestelmää.

Määrittele liiketoiminnan vaatimukset

Arvioi organisaatiosi erityistarpeet ottaen huomioon toiminnan tehokkuus ja budjettitavoitteet. Kun pohdit, mitä yrityksesi tarvitsee pitkällä aikavälillä, sinun kannattaa ottaa huomioon useita eri tekijöitä.

Tunnista keskeiset henkilöstöhallinnon toiminnot, jotka tarvitsevat tukea, olipa kyse rekrytoinnista, suorituskyvyn hallinnasta tai palkanlaskennasta, ja ala pohtia, miten nämä toiminnot voisivat vaikuttaa toimintaasi ja tehostaa sitä.

Määritä lopuksi tulevan kasvun edellyttämät skaalautuvuustarpeet. Pohdi, miten teknologia voi tukea organisaatiotasi sen pyrkiessä laajentamaan toimintaansa.

Arvioi integraatiomahdollisuudet

Varmista, että HCM-järjestelmä voidaan integroida saumattomasti olemassa oleviin järjestelmiin, kuten toiminnanohjaus- ja taloushallinto-ohjelmistoihin.

Tarkista yhteensopivuus yleisesti käytettyjen alustojen ja tiedonsiirtoformaattien kanssa.

Huomioi käyttäjäkokemus

Etsi intuitiivista ja helppokäyttöistä käyttöliittymää. Työntekijäsi eivät eroa muista kuluttajista, joten heillä on korkeat odotukset siitä, miltä teknologian pitäisi näyttää ja tuntua heidän käyttäessään sitä.

Priorisoi helppokäyttöisyys, jotta henkilöstö omaksuu järjestelmän nopeasti. Jotta työntekijöiden olisi vielä helpompi ottaa se käyttöön, arvioi mobiilikäytön ja etäkäytettävyyden ominaisuudet.

Analysoi tiedonhallintaa ja raportointia

Arvioi järjestelmän data-analytiikka- ja raportointiominaisuudet. Vastaako se kysymyksiin, joihin etsit tällä hetkellä vastauksia, ja pohdi, millaisia kysymyksiä tulet esittämään organisaation kasvaessa.

Varmista tietosuojasäädösten, kuten GDPR:n, noudattaminen ja seuraa tekoälyn käyttöön liittyvää sääntelyä, kun otat teknologiaa osaksi työnkulkujasi.

Etsi mukautettavia raportointityökaluja, jotka vastaavat monenlaisiin sisäisiin tarpeisiin. Mitä enemmän voit yksilöidä valitsemasi ratkaisun käyttöä, sitä todennäköisemmin ihmiset sitoutuvat siihen.

Arvioi toimittajan maine ja tuki

Selvitä toimittajan luotettavuus, asiakastuki ja palvelun laatu. Lue asiakasarvosteluja ja tapaustutkimuksia saadaksesi lisätietoja muilta teknologian käyttöön ottaneilta organisaatioilta.

Huomioi toimittajan pitkän aikavälin vakaus ja asema alalla. Vähemmän tunnetut toimittajat voivat tarjota paljon innovatiivisuutta ja joustavuutta yhteistyöhön, mutta ne ovat myös riskialttiimpi vaihtoehto liiketoimintansa haavoittuvuuden vuoksi.

Arvioi kokonaiskustannukset

Laske hankintaan liittyvät suorat kustannukset ja mahdolliset tilausmaksut sekä epäsuorat kustannukset, kuten koulutukseen ja käyttöönottoon liittyvät kulut.

Vertaa kustannuksia budjettirajoitteisiin ja sijoitetun pääoman tuottoa koskeviin odotuksiin. Jos et pysty sovittamaan näitä kahta aluetta yhteen, ratkaisun myyminen johtoryhmille ja hallituksille tulee olemaan vaikeaa.

Pohdi lopuksi, miten tuleva skaalautuvuus voi vaikuttaa kustannuksiin.

Suorita pilottitesti

Jos mahdollista, suorita koekäyttö loppusuoralle valituilla HCM-järjestelmillä. Näin saat mahdollisuuden havaita joitakin varoitusmerkkejä ja selvittää, kuinka avulias toimittajan asiakaspalvelutiimi on.

Kerää loppukäyttäjiltä palautetta käytännön näkökulmien saamiseksi. Henkilöstösi tuntee paremmin kuin kukaan muu haasteet, joita tämän uuden teknologian käyttöönotto voi aiheuttaa. Heidän näkemyksensä auttavat tasoittamaan mahdollisia ongelmia ennen kuin etenet virallisesti.

Arvioi järjestelmän suorituskykyä todellisen maailman tilanteissa, jotta näet, miten se reagoi ja millaista arvoa voit siitä saada.

Käytännönläheisiä neuvoja

Kun valitset henkilöstöhallinnon järjestelmää, aseta etusijalle ratkaisu, joka vastaa organisaatiosi erityisiä henkilöstöhallinnon tavoitteita ja integroituu saumattomasti olemassa olevaan infrastruktuuriisi. Harkitse myös järjestelmää, jossa on käyttäjäystävällinen käyttöliittymä sekä kattavat tuki- ja koulutusresurssit sujuvan käyttöönoton ja pitkäaikaisen käytettävyyden varmistamiseksi.

Ennakoivaa ajattelua älykkäämmän inhimillisen pääoman hallinnan avulla

Kuten edellä esitetyistä esimerkeistä olemme nähneet, inhimillisen pääoman hallinnan etusijalle asettavat organisaatiot menestyvät ajan mittaan paremmin.

Tulevaisuutta ajatellen useat trendit muovaavat henkilöstöhallinnon järjestelmien kehitystä. Tekoälyn ja automaation käyttöönotto, työntekijäkokemuksen laatu, tietojen ja yksityisyyden suoja sekä sellaisen teknologian integrointi, jonka avulla ihmiset voivat työskennellä haluamallaan laitteella ja haluamassaan paikassa, tulevat edelleen aiheuttamaan haasteita.

Kun oikeat järjestelmät ja prosessit ovat käytössä, työnantajat, jotka pitävät henkilöstönsä henkilöstöhallinnon toimiensa keskiössä, menestyvät parhaiten.

Keskeinen huomio

Henkilöstöhallinnon järjestelmän käyttöönotto ei tarkoita vain uuden teknologian omaksumista. Kyse on investoinnista työkaluun, joka kehittyy organisaatiosi mukana, tehostaa henkilöstösi hallintaa ja vastaa nykypäivän haasteisiin.

Oikea henkilöstöhallinnon järjestelmä voi mullistaa toimintaa tarjoamalla sujuvan ja dataan perustuvan lähestymistavan arvokkaimman voimavarasi eli henkilöstösi hallintaan.

Usein kysyttyä inhimillisen pääoman hallinnasta

Tässä on usein esitettyjä kysymyksiä, jotka auttavat muodostamaan paremman käsityksen henkilöstöhallinnon järjestelmistä.

Miten HCM eroaa henkilöstöresurssien hallinnasta?

 

Inhimillisen pääoman hallinta (HCM) ja henkilöstöresurssien hallinta (HRM) eroavat toisistaan ensisijaisesti laajuudeltaan ja lähestymistavaltaan.

 

HRM

Keskittyy perinteisiin henkilöstöhallinnon toimintoihin, kuten rekrytointiin, palkanlaskentaan ja vaatimustenmukaisuuteen, ja painottaa työntekijöiden hallinnan hallinnollisia ja operatiivisia näkökulmia.

 

HCM

Perustuu laajempaan ja strategisempaan lähestymistapaan. Siinä työntekijät nähdään arvokkaina resursseina (pääomana), ja henkilöstöhallinnon toiminnot yhdistetään koko liiketoiminnan strategiaan.

 

HCM kattaa lahjakkuuksien hallinnan, työvoimasuunnittelun, suorituskyvyn hallinnan ja työntekijöiden kehittämisen. Tavoitteena on maksimoida työvoiman arvo ja potentiaali organisaation menestyksen edistämiseksi.