Mikä ERP-järjestelmä on – miten se toimii & miksi käyttää sellaista?

Hän määrittelee sen seuraavasti: ”integroitujen ohjelmistosovellusten järjestelmä, joka standardoi, sujuvoittaa ja yhdistää liiketoimintaprosessit taloushallinnossa, henkilöstöhallinnossa, hankinnassa, jakelussa ja muilla osastoilla.” 

Yhdysvaltalainen monikansallinen tietotekniikkayhtiö Oracle määrittelee ERP:n ”ohjelmistotyypiksi, jota organisaatiot käyttävät päivittäisten liiketoimintatehtävien hallintaan, kuten kirjanpitoon, hankintoihin, projektinhallintaan, riskienhallintaan ja vaatimustenmukaisuuteen sekä toimitusketjun toimintoihin.” 

Oracle lisää, että jotta ERP-ohjelmistokokonaisuutta voidaan pitää täydellisenä, sen tulee sisältää ohjelmistoja, jotka auttavat organisaatioita suunnittelussa, yrityksen suorituskyvyn hallinnassa, budjetoinnissa, ennustamisessa ja organisaation taloudellisten tulosten yksityiskohtaiset tiedot sisältävien raporttien laatimisessa.  

ERP-järjestelmiä voidaan laajentaa myös kolmansien osapuolten sovelluksilla, jotta voidaan käyttää esimerkiksi tuotteen elinkaaren hallinnan, sähköisten hankintojen, tuotetiedon hallinnan, tiedonlouhinnan ja muiden vastaavien toimintojen ominaisuuksia. ERP-järjestelmää laajennetaan yleensä toimittajan tarjoamien rajapintojen avulla.

ERP:n lyhyt historia  

ERP-järjestelmät otettiin käyttöön noin vuonna 1990 pääasiassa valmistusyrityksissä. Käsite juontaa juurensa muun muassa vuonna 1983 kehitetystä materiaalitarvelaskennasta II (MRP II), vuonna 1964 kehitetystä materiaalitarvelaskennasta (MRP) sekä vuonna 1913 käyttöön otetusta taloudellisesta tilauserästä (EOQ). 

Toiminnanohjausohjelmistoja tarjoavan yrityksen QAD.Inc:n mukaan Gartner Group otti ERP-termin käyttöön erottaakseen ERP-järjestelmät MRP-järjestelmistä 1990-luvulla. QAD.Inc kertoo, että tänä aikana ERP-järjestelmiä alettiin kehittää sisältämään liiketoimintatiedon hallinnan ominaisuuksia ”samalla kun ne hoitivat myös muita toimintoja, kuten myyntihenkilöstön automaatiota (SFA), markkinoinnin automaatiota ja sähköistä kaupankäyntiä.”  

Paikallisesti asennettuihin ERP-järjestelmiin liittyvien haasteiden vuoksi toimittajat alkoivat kehittää pilvipohjaisia ERP-ratkaisuja tarjotakseen SaaS-ERP-järjestelmän (toimittajien ohjelmistopalveluna tarjoaman ERP:n). Paikallisesti asennettujen ERP-järjestelmien käyttöönoton haittoja ovat muun muassa käyttöönoton ja lisenssien kustannukset sekä pitkä käyttöönottoaika. 

SaaS-ratkaisu on sitä vastoin helppo ja edullisempi ottaa käyttöön, koska yleensä maksat kuukausitilauksen. Käyttäjät voivat mukauttaa ohjelmiston toimialakohtaisten tarpeiden mukaan. Siksi järjestelmä sopii myös pienyritykselle.   

ERP-järjestelmän tärkeimmät ominaisuudet 

Toiminnanohjausjärjestelmällä on neljä keskeistä ominaisuutta: modulaarinen rakenne, joustava ja avoin keskitetty tietokanta sekä tietojen automaattinen tuottaminen. Tämä ohjelmistojärjestelmä toimii reaaliaikaisesti yleisestä tietokannasta, joka tukee kaikkia ohjelmistoja. Näin kaikkien ERP-moduulien ulkoasu ja käyttötuntuma pysyvät yhdenmukaisina.

ERP-ohjelmistoratkaisun päätavoitteena on yhdistää kaikki liiketoiminnan toimintayksiköt, jotta toiminnalliset tavoitteet voidaan saavuttaa nopeasti. Kaikki yrityksen prosessit integroidaan liiketoimintayksiköiden välillä kokonaisvaltaiseksi lähestymistavaksi, joka sujuvoittaa prosesseja ja tiedonkulkua koko organisaatiossa.

Perkins antaa erinomaisen esimerkin siitä, miten ERP käyttää reaaliaikaista tietoa erilaisten liiketoimintaprosessien yhdistämiseen. Hän käyttää esimerkkinä yritystä, joka edellyttää asiakkaiden tekevän tilauksia verkossa. Heti kun uusi tilaus on tehty, ERP tarkistaa hinnan ja käynnistää tarvittaessa luottotietojen tarkistuksen. Se tarkistaa, onko tuotetta saatavilla, ja ilmoittaa toimituksen ajoittavalle yksikölle. Heti kun tilaus on toimitettu, lasku lähetetään ja kirjanpitoyksikkö voi päivittää tilinsä. 

Tarkastellaan seuraavaksi yksityiskohtaisemmin nykyaikaisen ERP-järjestelmän useita ominaisuuksia: 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Yhdenmukainen ulkoasu ja käyttötuntuma

ERP:n yhtenäinen ulkoasu ja käyttötuntuma auttaa yritystä vähentämään koulutuskustannuksia. Perkins huomauttaa, että varhaiset toimittajat ymmärsivät yhtenäisen ulkoasun ja käyttötuntuman auttavan organisaatiota näyttämään ammattimaisemmalta. Yrityksen eri alueilla työskentelevät työntekijät voivat luottaa samoihin tietoihin vastatessaan asiakkaiden erityistarpeisiin.  

ERP-integraation ansiosta organisaatio voi antaa markkinoille yhtenäisen kuvan riippumatta siitä, tarkastellaanko sen kirjanpito-ohjelmistoa, varastonhallintajärjestelmää tai manuaalisten prosessien yksinkertaisia laskentataulukoita.

Kaikki sovellukset käyttävät yhteistä tietokantaa

Yksi organisaatioiden merkittävistä haasteista on se, että eri osastot toimivat siiloissa (irrallisina yksikköinä). Tämä voi johtaa kiusallisiin tilanteisiin, joissa eri osastot antavat asiakkaille ristiriitaisia tietoja, mikä heikentää kuvaa asiakaspalvelun laadusta.

ERP-järjestelmä varmistaa, että jaettu tietokanta tukee kaikkia sovelluksia ja edistää asiakkaiden onnistunutta palvelua. Tämä tarkoittaa, että eri yksiköissä työskentelevät voivat luottaa tietokannan samoihin tietoihin päivittäisissä tehtävissään ja kaikissa liiketoiminnan tarpeissa.

Toimii reaaliajassa

Esineiden internetin (IoT) aikakaudella, jolloin laitteita yhdistetään jatkuvasti esimerkiksi reunalaskennan kaltaisten teknologioiden avulla, reaaliaikaisuus varmistaa, että jokainen liiketoimintaprosessi voi nopeasti käyttää tarvitsemiaan tietoja. Reunalaskenta on järjestelmä, joka tuo tietojen tallennuksen ja laskennan lähemmäs paikkaa, jossa niitä käytetään. 

ERP:n reaaliaikaisuus auttaa tunnistamaan ongelmat nopeasti ja antaa yrityksen johdolle aikaa korjata mahdolliset ongelmat. 

ERP-järjestelmien tyypit

ERP-järjestelmiä on periaatteessa kolme erilaista: paikallinen ohjelmisto, pilvipohjainen ohjelmisto ja hybridiohjelmisto. Organisaation tarvitsema tyyppi riippuu ensisijaisesti yrityksen koosta, käytettävissä olevista tietoteknisistä laitteista ja järjestelmän kyvystä vastata yrityksen tarpeisiin. 

Tarkastellaan seuraavaksi näitä kolmea tyyppiä lähemmin: 

Paikallinen ERP-ohjelmisto

Nimensä mukaisesti paikallinen ERP-ohjelmisto otetaan käyttöön yrityksen omissa tiloissa. Asennuksen jälkeen sitä hallitsee pääasiassa yrityksesi tai ERP-konsultti. Tämä on tarvitsemasi ERP-ratkaisu, jos haluat hallita täysin ERP-järjestelmäsi tietoturvaa. Tämän tyyppisen ERP-sovelluksen käyttöönotto edellyttää kuitenkin, että tiloissasi on omat IT-resurssit sovelluksen ja palvelimen ylläpitoa varten. 

Paikalliseen ERP-ohjelmistoon liittyy useita etuja, kuten: 

• Luottamuksellisia tietojasi ei tarvitse käsitellä kolmannen osapuolen toimesta. 
• Jokainen ERP-moduuli voidaan mukauttaa yrityksesi erityistarpeisiin. 
• Tarjoaa tehokkaat integrointimahdollisuudet muihin järjestelmiisi, mukaan lukien CRM-ohjelmistosi.

Pilvipohjainen ERP-järjestelmä

Tähän ERP-järjestelmätyyppiin viitataan usein nimellä ohjelmisto palveluna (SaaS), mikä tarkoittaa, että kolmas osapuoli hallinnoi palvelua. Joustavan rakenteen ansiosta henkilöstösi voi tallentaa ja selata tietoja millä tahansa internetyhteydellä varustetulla laitteella. Hinnoittelu perustuu yleensä määräajoin maksettavaan tilaukseen. 

Tämän tyyppisen ERP-toteutuksen suurin haittapuoli on se, että sinun on luotettava ERP-toimittajaan joidenkin arkaluonteisten tietojesi käsittelyssä. Sillä on kuitenkin useita etuja. Sinun ei esimerkiksi tarvitse tehdä merkittävää alkuinvestointia järjestelmän hankkimiseksi. Et myöskään tarvitse erikoislaitteita tai -taitoja ennen järjestelmän käyttöönottoa.  

Hybridi-ERP-järjestelmä

Hybridi-ERP-järjestelmää kutsutaan toisinaan kaksitasoiseksi ERP-järjestelmäksi. Sen avulla yrityksesi voi yhdistää pilvipohjaiset ja paikalliset ERP-järjestelmät. Valitsisit tämän järjestelmän, jos haluat hyödyntää molempien vaihtoehtojen parhaat puolet. Voit esimerkiksi hyödyntää ERP-konsultin asiantuntemusta ilman, että sinun tarvitsee antaa hänelle pääsyä kaikkiin tietoihisi.

More Articles

• Kitkattomat henkilökokemukset auttavat rakentamaan paremman työelämän
• Vaikea osuus alkaa, kun tekoäly toimii
• Mikä on HRIS? Ominaisuudet, hyödyt ja esimerkit

Miten ERP-järjestelmä toimii?

ERP-järjestelmä vähentää liiketoiminnan optimaaliseen pyörittämiseen tarvittavien resurssien määrää ja varmistaa samalla kannattavuuden sekä liiketoiminnan kehittämisen. 

ERP-järjestelmä eroaa yksittäisestä sovelluksesta siinä, että se mahdollistaa yrityksesi muiden moduulien toimimisen yhden tietokannan pohjalta. 

Järjestelmä kerää tietoja liiketoiminnan eri osista. Se sijoittaa tiedot keskitettyyn paikkaan, josta niitä tarvitsevat työntekijät voivat käyttää niitä. Se purkaa siilot, joista monet yritykset kärsivät, ja varmistaa, että tarvittavat tiedot ovat niiden saatavilla, jotka niitä tarvitsevat.  

Oletetaan, että yrityksesi ERP-järjestelmä on lähes täysin automatisoitu. ERP hoitaa tietojen syöttämisen puolestasi taustajärjestelmässä ja vaihtaa tietoja myös muiden niitä tarvitsevien yksiköiden kanssa. 

Kun esimerkiksi lähetys aloitetaan varastossa olevan viimeisen tuotteen osalta, varastonhallintamoduulien on kirjattava tämä tieto ja ilmoitettava siitä asiaankuuluville osastoille, jotta varastoa voidaan täydentää. Myös myyntitiimille ilmoitetaan, jotta se ei lupaa asioita, joita se ei pysty toimittamaan.  

Lue lisää ERP:n toiminnasta ja siitä, miten voit hyödyntää sitä omaksi hyödyksesi täällä.

Miksi saatat tarvita ERP-järjestelmää?

Tarkastellaan joitakin syitä, joiden vuoksi erikokoiset yritykset voivat hyötyä ERP:n käyttöönotosta. 

Tietojen jakaminen: ERP-järjestelmä voi jakaa automaattisesti olennaisia tietoja yrityksesi eri osastojen välillä ja edistää näin yhteistyötä integroidun tiedonjaon avulla.

Liiketoiminnan suorituskyvyn parantaminen: Integroitu järjestelmä varmistaa, että osastot käyttävät aikansa ydinliiketoimintansa hallintaan sen sijaan, että ne yrittäisivät hankkia tietoja, jotka auttaisivat niitä tässä. ERP-järjestelmä voisi esimerkiksi parantaa yrityksesi myynnin ennustamisen suorituskykyä tilausten seurannan, liikevaihdon seurannan ja ostotilausten luomisen avulla.

Helppo hallita: Teknologian nopean kehityksen myötä ERP-järjestelmien hallinta ja käyttö helpottuvat jatkuvasti. Tämä koskee erityisesti yrityksiä, joilla ei välttämättä ole järjestelmiensä integrointiin tarvittavia taitoja tai resursseja. Suurissa yrityksissä ERP voi vähentää erillisten järjestelmien ylläpitämiseen tarvittavia resursseja. 

Yhdenmukainen raportointi: Jos haluat organisaatiosi viestivän markkinoille, kaikkien organisaatiossa on luettava samaa kirjaa. ERP varmistaa, että organisaatiosi toimittamat tiedot ovat yhtenäisiä. 

Kustannusten pienentäminen: ERP-, taloushallinto- ja automaatioratkaisujen toimittajan Business Automation Specialistsin mukaan ”ERP-järjestelmiä hyödyntävät valmistusyritykset, jotka noudattivat alan parhaita käytäntöjä, pystyivät vähentämään varastotasojaan 22 %.” Se lisää: ”Samat yritykset saavuttivat myös lähes 20 prosentin vähennyksen kokonaiskustannuksissa.” 

Jos haluat perehtyä aiheeseen vielä syvällisemmin, tutustu tähän artikkeliin: ERP-ohjelmiston 9 hyötyä.

Etsitkö lisää?

Jos etsit muuta ohjelmistoa kuin ERP-ohjelmistoa, tutustu seuraaviin vaihtoehtoihin:

• Henkilöpääoman hallinnan (HCM) ohjelmisto — ohjelmisto, joka on suunniteltu työntekijöiden hallintaan, työvoimasuunnitteluun, lahjakkuuksien hallintaan ja työvoiman optimointiin. 
• Suoritusten hallintaohjelmisto — ohjelmisto organisaation yksittäisten työntekijöiden suoritusten ja työkäyttäytymisen hallintaan.
• Työvoiman hallintaohjelmisto — ohjelmisto organisaation työvoimaan liittyvien osa-alueiden, kuten työvuorosuunnittelun, läsnäolon seurannan, lomien, perehdytyksen ja muiden vastaavien asioiden hallintaan.

Jos et lopuksi ole varma, tarvitsetko ERP- vai CRM-järjestelmän, saatat itse asiassa tarvita molemmat! Tässä artikkelissa käydään läpi ERP- ja CRM-ohjelmistojen yhtäläisyydet ja erot, jotta voit selvittää asian.