Mitä omaisuudenhallintaohjelmisto on? Kattava opas

Modernit yritykset käyttävät omaisuudenhallintaohjelmistoja vähentääkseen omaisuuden hallintaan liittyviä hallinnollisia kustannuksia. Ne tehostavat omaisuudenhallintaa tarjoamalla paremman näkyvyyden omaisuuteesi, minkä ansiosta voit optimoida korjaus- ja huoltokustannuksia.

Mitä omaisuudenhallintaohjelmisto tekee?

Omaisuudenhallintaohjelmisto kokoaa omaisuustiedot kaikilta osastoilta, joten käytettävissäsi on aina reaaliaikaiset tiedot tehokasta päätöksentekoa varten.

Tässä on muutamia esimerkkejä siitä, mitä omaisuudenhallintaratkaisut voivat tehdä puolestasi:

1. Helpottaa tehokasta päätöksentekoa

Oletetaan, että olet ostanut kymmenen tietokonetta, joissa on vastaavat ominaisuudet. Viisi näistä tietokoneista on eri valmistajan valmistamia kuin muut viisi.

Syötät nämä omaisuuserät omaisuudenhallintaohjelmistoratkaisuusi. Valmistajalta A ostetuista viidestä tietokoneesta kaikki lakkasivat toimimasta seuraavien 18 kuukauden aikana. Samana aikana vain yksi valmistajalta B ostetuista tietokoneista lakkasi toimimasta.

Koska olet seurannut näiden omaisuuserien tietoja järjestelmässäsi, voit tarkastella tietoja hallintapaneelissa ja tunnistaa nämä tietokoneet omaisuusluettelosta, joka voi sisältää satoja muita omaisuuseriä. Saatat päättää ostaa jatkossa vain valmistajalta B ja säästää yrityksellesi huomattavasti rahaa.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Seuraa omaisuuden omistamisen kustannuksia

Omaisuuden omistamisen kustannukset yleensä kasvavat omaisuuden arvon alentuessa. Esimerkiksi kone saattaa vaatia useammin korjauksia sen jälkeen, kun sitä on käytetty useita vuosia. Joissakin tapauksissa omaisuuden korvaaminen on järkevämpää kuin saman omaisuuden toistuva korjaaminen.

Tarvitset kuitenkin tarkat korjaushistoria- ja huoltotiedot voidaksesi päättää, pitäisikö omaisuus korvata. Jotta voit tehdä perusteltuja päätöksiä omaisuuden korvaamisesta tai ylläpidosta, harkitse työkalujen, kuten yritysten verohallintajärjestelmien, hyödyntämistä omistamisen kokonaiskustannusten ja mahdollisten verohyötyjen analysoimiseksi.

Jos omaisuuden omistamisen kokonaiskustannukset (eli korjaus-, huolto- ja käyttökustannukset) ylittävät sen yritykselle tarjoamat taloudelliset hyödyt, on aika korvata omaisuus.

3. Helppo pääsy omaisuustietoihin

Tarvitset omaisuustietoja omaisuuden suorituskyvyn seuraamiseen, korjaamista ja korvaamista koskevien päätösten tekemiseen sekä omaisuuden arvon alenemisesta johtuvien verovaikutusten ymmärtämiseen.

Kun käytät omaisuudenhallintajärjestelmää, voit käydä omaisuustietoja läpi nopeammin. Voit hakea omaisuustietoja eri parametrien, kuten omaisuuden sijainnin, tyypin, takuun tai korjaushistorian, perusteella.

Pääsy näihin tietoihin voi säästää huomattavasti aikaa, jonka olisit muuten käyttänyt laskentataulukoiden selaamiseen.

4. Noudata IRS:n ja FASB:n vaatimuksia

IRS edellyttää yrityksiä säilyttämään asiakirjat, joiden avulla voidaan todentaa tietyt tiedot yrityksen omaisuudesta. 

Tarvitset asiakirjoja, joista käyvät ilmi esimerkiksi ostohinta, omaisuuden arvon alenemisesta tehdyt vähennykset, omaisuuden käyttö ja muut tiedot. Tällaisia tietoja osoittavia asiakirjoja ovat esimerkiksi ostolaskut, mitätöidyt shekit ja kiinteistökaupan päätösasiakirjat.

FASB:n uudet vuokrasopimuksia koskevat tilinpäätösstandardit tulevat kaikkien osalta voimaan vuoden 2022 loppuun mennessä. Sinun on oltava huolellisempi vuokratun omaisuuden kirjaamisessa. 

Omaisuustietojen ja asiakirjojen manuaalisen käsittelyn sijaan omaisuudenhallintajärjestelmä yksinkertaistaa asiakirjojen tallentamista ja niiden toimittamista tarvittaessa asianomaisille osapuolille.

Omaisuudenhallintaohjelmiston hyödyt

Tässä ovat hyödyt, joita voit odottaa ottamalla käyttöön tehokkaan omaisuudenhallintaohjelmistoratkaisun:

1. Säästää aikaa ja rahaa

Omaisuudenhallintaohjelmiston tärkein hyöty on ajan ja rahan säästyminen. Ne keskittävät kaikki omaisuuserien valvontaan ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseen tarvitsemasi tiedot ilman manuaalista tietojen syöttämistä, ja ne ovat olennainen osa kokonaisvaltaista digitaalista toimistonhallintajärjestelmää. Tämä vähentää hallinnollista taakkaa, vapauttaa tiimin aikaa ja säästää yrityksen rahaa.

Omaisuuseriä koskevat tiedot tarjoavat näkemyksiä, joiden avulla voit tunnistaa mahdollisuuksia kustannusten minimointiin. Saatat esimerkiksi huomata omaisuuseriä, joita käytetään vain vähän mutta jotka vaativat paljon huoltoa. Voit päättää myydä nämä omaisuuserät ja ulkoistaa tehtävät, joita käytit koneella tekemään, säästääksesi rahaa.

2. Reaaliaikainen pääsy omaisuuseriä koskeviin tietoihin

Oletetaan, että olet valmistaja. Tiedät, että ennaltaehkäisevä huolto-ohjelma on olennaisen tärkeä fyysisten omaisuuserien konevikojen ja korjauskustannusten minimoimiseksi. 

Ohjelman johdonmukaisuuden varmistaminen voi kuitenkin olla haastavaa, kun omaisuuseriä on paljon. Tässä omaisuudenhallintajärjestelmä voi auttaa.

Vastaavasti ohjelmistoyrityksellä voi olla omaisuuseriä, kuten tietokoneita, palvelimia ja digitaalisia omaisuuseriä, kuten ohjelmistolisenssi. Omaisuudenhallintajärjestelmä voi tarjota tarvitsemasi tiedot näiden omaisuuserien valvontaan ja säästää huomattavasti rahaa.

Esimerkiksi keskivertoyritys käyttää ohjelmisto-omaisuuteen kaksi kertaa enemmän rahaa kuin on tarpeen, koska yrityksen ohjelmistokokonaisuudesta ei ole riittävää näkyvyyttä.

3. Tehokas omaisuuserien elinkaarenhallinta

Omaisuuserän käyttöikä on rajallinen. Kuluminen voi tehdä nykyisistä omaisuuseristäsi tehottomia tai jopa hyödyttömiä.

Omaisuudenhallintaohjelmistoratkaisut voivat tarjota historiallisia tietoja tietyn omaisuuserätyypin elinkaaresta. Näiden tietojen avulla voidaan arvioida uusien omaisuuserien käyttöikää, jolloin voit suunnitella verotusta, omistuskustannuksia ja omaisuuserien vaihtamista.

Pöytien ja neuvotteluhuoneiden laitteiden kaltaisten omaisuuserien seuraamisessa ja valvonnassa neuvotteluhuoneiden varausohjelmisto voi auttaa selvittämään, kuka käytti mitäkin, milloin ja kuinka usein.

4. Optimoidut huolto-ohjelmat

Ennaltaehkäisevä huolto on avain omaisuuserän käyttöiän pidentämiseen ja korjauskulujen minimoimiseen. Omaisuudenhallintaohjelmisto voi tarjota huoltotietoja, joten olet aina valppaana omaisuuserien suhteen, joiden käyttöikä saattaa olla lähestymässä loppuaan.

Voit optimoida huolto-ohjelmaa muuttamalla tiettyjen omaisuuserien huoltorutiinia huoltotietojen perusteella. Tämä voi auttaa pidentämään omaisuuserän käyttöikää. Vaihtoehtoisesti voit antaa koneen käydä rikkoutumiseen asti.

More Articles

• Kitkattomat henkilökokemukset auttavat rakentamaan paremman työelämän
• Vaikea osuus alkaa, kun tekoäly toimii
• Mikä on HRIS? Ominaisuudet, hyödyt ja esimerkit

5. Auttaa sisäisiä ja ulkoisia tarkastajia

Tarkastajien on muun muassa varmistettava omaisuuserien olemassaolo, arvo ja sijainti. Omaisuuseriä koskevilla tiedoilla on keskeinen rooli siinä, että ulkoiset tarkastajat voivat varmistaa tilinpäätöksessäsi esitettyjen omaisuuserien oikeellisuuden.

Lisäksi sisäiset tarkastajat voivat käyttää omaisuuseriä koskevia tietoja varmistaakseen, ettei omaisuuseriä ole väärinkäytetty ja että yrityksen omaisuuserien suojaamiseksi on käytössä asianmukaiset sisäiset valvontatoimet.

Omaisuudenhallintaohjelmistoratkaisuihin voi myös sisältyä ominaisuus, jonka avulla sisäiset tarkastajat saavat omaisuuserien tilapäivityksiä ja voivat siten valvoa omaisuuseriä tehokkaasti.

Omaisuudenhallintaohjelmiston keskeiset ominaisuudet

Parhaissa omaisuudenhallintaohjelmistoratkaisuissa on seuraavat ominaisuudet:

• Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä: Monimutkainen järjestelmä voi usein vesittää sen käyttöönoton tarkoituksen. Voit säästää rahaa hallinnollisen työmäärän vähenemisen ansiosta, mutta saatat joutua käyttämään ylimääräistä rahaa tiimisi kouluttamiseen järjestelmän käyttöön, jos se on monimutkainen. Tarvitset järjestelmän, joka on intuitiivinen ja jonka oppimiskäyrä on loiva.
• Eri alustojen tuki: Valitse järjestelmä, joka toimii kaikissa suosituissa käyttöjärjestelmissä, erityisesti jos tiimisi työskentelee paljon kentällä. Mobiilisovelluksen avulla työntekijät voivat päivittää omaisuustietoja lennossa, mikä varmistaa tietojen jatkuvan ajantasaisuuden.
• Huollonhallinta: Omaisuudenhallintatyökalussasi tulisi olla sisäänrakennettu huollonhallintamoduuli tai sen tulisi integroitua ulkoiseen huoltotyökaluun, kuten tietokoneistettuun huollonhallintajärjestelmään (CMMS). Sinun pitäisi voida suunnitella omaisuuden huoltoja, luoda työmääräyksiä ja seurata edistymistä omaisuudenhallintajärjestelmäsi avulla. Parhaalla yritystason omaisuudenhallintaohjelmistolla voit myös seurata omaisuuden suorituskykyä ennakoivan huolto-ohjelman toteuttamiseksi. 
• Omaisuuden seuranta: Yritykset seuraavat omaisuutta erilaisten teknologioiden, kuten viivakoodien, Bluetooth-seurannan ja RFID:n, avulla. Omaisuudenhallintajärjestelmäsi on tuettava näitä teknologioita ja niiden tarvitsemia laitteita, kuten viivakoodinlukijoita ja RFID-lukijoita.
• Omaisuuden raportointi reaaliajassa: Kun olet koonnut tiedot, sinun on tulkittava niitä. Tiivis taulukkolaskentataulukko voi näyttää pelottavalta. Omaisuudenhallintajärjestelmä kuitenkin helpottaa tulkintaa esittämällä omaisuustiedot visuaalisesti. Tiedot päivittyvät reaaliajassa, joten voit tehdä viisaita päätöksiä nopeasti.
• Omaisuuden sisään- ja uloskirjaus: Usein useat osastot saattavat tarvita samaa omaisuutta. Sinun on pystyttävä seuraamaan omaisuutta sen siirtyessä osastolta toiselle, ja tätä varten järjestelmässäsi on oltava sisään- ja uloskirjaustoiminto.

Hallitse omaisuutta nykyaikaisella tavalla

Miksi käyttäisit kaiken tuon ajan tietojen syöttämiseen manuaalisesti taulukkolaskentataulukkoon? Säästä aikaa ja varmista huomattavasti parempi tietojen tarkkuus vankalla omaisuudenhallintaohjelmistotuotteella.

Ajan ja rahan säästämisen lisäksi saat käyttöösi useita ominaisuuksia, jotka helpottavat oivaltavaa päätöksentekoa ja tehostavat omaisuudenhallintaprosessejasi.

Jos olet valmis aloittamaan vaihtoehtojesi arvioinnin, suosittelen tutustumaan seuraavaksi omaisuudenhallintaohjelmiston hinnoitteluoppaaseemme.

Lisäresurssit:

• Unohda kynä! Tutustu näihin kuuteen sähköisen allekirjoituksen hyötyyn
• Parhaat liiketoiminnan hallintaohjelmistot
• Parhaat tuottavuuden seurantaohjelmistot hybridityöryhmille
• Parhaat etätyöntekijöiden seurantaohjelmistot