41 keskeistä henkilöstöhallinnon käytäntöä ja parasta käytäntöä (esimerkkien kera)

Aloitetaan perusteista.

Mitä HR-toimintaperiaatteet ovat?

Henkilöstöhallinnon toimintaperiaatteet ovat sääntöjä ja prosesseja, jotka ohjaavat työnantajan ja työntekijän välistä työsuhdetta. Toimintaperiaatteiden laatiminen on yksi henkilöstöhallinnon keskeisistä pilareista.

Miksi HR-toimintaperiaatteet ovat tärkeitä?

HR-toimintaperiaatteet ovat tärkeä osa yrityksesi rakennetta ja sääntelyä, sillä niiden avulla varmistetaan vaatimustenmukaisuus ja kulttuurin mukainen toiminta. HR-toimintaperiaatteiden hyötyjä ovat esimerkiksi:

• Työnantajien ja työntekijöiden oikeuksien ja velvollisuuksien kuvaaminen
• Työntekijöiden ja johtajien ohjaaminen sekä odotetun käyttäytymisen selkeyttäminen
• Onnellisen ja terveellisen työpaikan edistäminen
• Viitekehyksen tarjoaminen riitojen ja epäkohtien ratkaisemiseen
• Erilaisten HR-prosessien sujuvoittaminen
• Lakien ja määräysten noudattamisen varmistaminen.

Kuka hallinnoi HR-toimintaperiaatteita?

Organisaation henkilöstötiimi (tai henkilöstöhallinnon toiminnoista vastaava taho) vastaa usein HR-toimintaperiaatteiden laatimisesta ja ylläpidosta. Useimmat HR-toimintaperiaatteet koskevat kaikkia vakituisia, määräaikaisia, osa-aikaisia ja kokoaikaisia työntekijöitä.

HR-toimintaperiaatteiden laatimisen ohella tarvitset asiakirjahallinta-alustan tai HR-toimintaperiaatteiden hallintajärjestelmän, joka auttaa HR-tiimiä ylläpitämään, hallinnoimaan ja käsittelemään yksityiskohtaisia työntekijätietoja, henkilöstöhallinnon asiakirjoja, toimintaperiaatteita ja menettelytapoja.

HR-tiimit voivat käyttää HR-tapaustenhallintajärjestelmiä seuratakseen yrityksen toimintaperiaatteiden noudattamista ja ratkaistakseen ongelmia tehokkaasti.

HR-toimintaperiaatteiden tyypit

Yritys (ja sen työntekijät) voi ajan mittaan hyötyä monenlaisten HR-toimintaperiaatteiden ja menettelytapojen käyttöönotosta. Näitä ovat esimerkiksi terveys ja turvallisuus, tietoturva, teknologian käyttö, työntekijöiden toiminta, vapaat, rekrytointi ja valinta sekä työsuhteen päättäminen.

Tässä on lisää yksityiskohtaisia esimerkkejä HR-toimintaperiaatteista:

HR-toimintaperiaatteiden alue	Esimerkkejä erityisistä HR-toimintaperiaatteista
Rekrytointi ja valinta	Monimuotoisuus, yhdenvertaisuus ja osallisuus Rekrytointikäytännöt Ylennykset ja siirrot
Vapaat ja poissaolot	Loma Arkipyhät Perhevapaa Vanhempainvapaa Suruvapaa Lääkärin- / sairausloma Henkilökohtainen virkavapaa Jurytehtävä
Terveys, turvallisuus ja tietoturva	Terveys ja turvallisuus Työpaikkaväkivalta Huumeet ja alkoholi Tupakointi COVID-19-protokollat
Työntekijöiden toiminta	Häirintä Seksuaalinen häirintä Eturistiriita Luottamuksellisuus ja salassapito Työaika ja läsnäolo Ruokailu ja tauot Oman laitteen tuominen Työajat Etätyö Pukeutumissäännöt Aseeton työpaikka
Suorituksen johtaminen	Suorituksen johtaminen Ammatillinen kehittyminen Harkinnanvarainen työsuhde Työsuhteen päättäminen Kurinpitotoimet
Teknologian käyttö	Tietokoneiden käyttö ja tietoturva Henkilökohtaiset laitteet työpaikalla Sosiaalisen median työhön liittyvä ja henkilökohtainen käyttö Tietosuoja
Työmatkat	Matkustuslupa Kulujen korvaaminen Hotelli ja vuokra-auto Ateriat ja päivärahat Etätyö

11 HR-käytäntöjen hyötyä

HR (Human Resources) -käytännöillä voi olla keskeinen rooli organisaation tehokkaassa johtamisessa sen kasvaessa. Tässä on joitakin huomioitavia hyötyjä.

1. Johdonmukaisuus ja oikeudenmukaisuus: HR-käytännöt varmistavat, että kaikkia työntekijöitä kohdellaan oikeudenmukaisesti ja johdonmukaisesti. Tämä auttaa ylläpitämään oikeudenmukaisuuden ja tasa-arvon tunnetta, mikä on tärkeää työntekijöiden työmotivaation ja tyytyväisyyden kannalta.
2. Selkeät ohjeet: Nämä käytännöt tarjoavat selkeät ohjeet päätöksentekoon ja odotettuun käyttäytymiseen. Tämä selkeys auttaa vähentämään työntekijöiden ja johdon välistä hämmennystä ja väärinkäsityksiä.
3. Lainsäädännön & sääntelyn noudattaminen: HR-käytännöt auttavat organisaatioita noudattamaan paikallisia ja kansainvälisiä työlakeja, mikä tarjoaa oikeudellista suojaa paitsi yritykselle myös sen työntekijöille – tämä on ratkaisevan tärkeää oikeudellisten ongelmien ja sakkojen välttämiseksi.
4. Tehokkuuden parantuminen: Yhdenmukaistetut käytännöt tehostavat erilaisia HR-prosesseja, kuten rekrytointia, perehdytystä ja suoritusten arviointia, mikä voi parantaa tehokkuutta.
5. Konfliktien ratkaiseminen: Ne tarjoavat puitteet työpaikan ongelmien ja konfliktien käsittelyyn ja ratkaisemiseen. Tämä auttaa ylläpitämään sopuisaa työympäristöä.
6. Riskienhallinta: Hyvin määritellyt HR-käytännöt auttavat lieventämään työsuhteisiin liittyviä riskejä. Ne antavat ohjeita arkaluonteisten asioiden, kuten häirinnän, syrjinnän ja työntekijöiden epäkohtia koskevien valitusten, käsittelyyn.
7. Suoritusten johtaminen: HR-käytännöt auttavat asettamaan selkeät suoritustavoitteet ja tarjoavat perustan työntekijöiden suoritusten arvioinnille. Tämä edistää organisaation yleistä tuottavuutta.
8. Organisaatiokulttuuri: Käytännöt auttavat muokkaamaan organisaation kulttuuria. Ne asettavat odotukset käyttäytymiselle ja vuorovaikutukselle, mikä voi edistää myönteistä ja tuottavaa työympäristöä.
9. Työntekijöiden kehittäminen: Koulutukseen ja kehittymiseen liittyvät käytännöt varmistavat, että työntekijöillä on mahdollisuuksia oppia ja kehittyä, mikä voi lisätä työtyytyväisyyttä ja henkilöstön pysyvyyttä.
10. Rekrytointi ja henkilöstön pysyvyys: Selkeät HR-käytännöt voivat tehdä organisaatiosta houkuttelevamman mahdollisille työntekijöille. Ne auttavat myös pitämään henkilöstön organisaatiossa varmistamalla oikeudenmukaisen kohtelun ja tarjoamalla selkeän polun kasvuun ja kehittymiseen.
11. Työntekijöiden sitoutumisen lisääminen: Työntekijöiden hyvinvointiin, monimuotoisuuteen ja osallisuuteen keskittyvät käytännöt voivat vahvistaa työntekijöiden sitoutumista ja omistautumista organisaatiolle.

HR-käytännöt muodostavat perustan organisaation sujuvalle ja tehokkaalle toiminnalle sen kasvaessa ja muuttuessa. Ne tarjoavat rakenteen ihmisten tehokkaaseen johtamiseen viihtyisässä, tuottavassa ja lainsäädännön mukaisessa työympäristössä.

HR-käytäntöjen mahdolliset haittapuolet

HR-käytännöt voivat mahdollisesti kääntyä itseään vastaan, jos niitä ei laadita, toimeenpanna tai hallinnoida asianmukaisesti.

Tässä on joitakin mahdollisia sudenkuoppia, joita kannattaa tarkkailla.

1. Liiallinen sääntely ja byrokratia: Liialliset HR-käytännöt voivat luoda jäykän ja byrokraattisen työympäristön, tukahduttaa luovuuden ja innovoinnin sekä johtaa tehottomuuteen ja turhautumiseen hitaiden päätöksentekoprosessien vuoksi.
2. Yksi ratkaisu kaikille -lähestymistapa: Yhdenmukaistetut käytännöt eivät välttämättä huomioi eri osastojen tai yksilöiden ainutlaatuisia tarpeita, mikä voi johtaa tyytymättömyyteen ja heikentää tehokkuutta erityisten haasteiden käsittelyssä.
3. Muutoksen vastustaminen: Työntekijät saattavat vastustaa käytäntöjä, joita he pitävät liian rajoittavina tai tarpeettomina, etenkin jos ne otetaan käyttöön ilman riittävää viestintää tai työntekijöiden palautteen huomioimista. Tämä voi johtaa sitoutumisen puutteeseen ja mahdollisiin konflikteihin.
4. Kielteinen vaikutus työmotivaatioon ja työnantajabrändiin: Tiukat tai rankaisevat käytännöt voivat heikentää työntekijöiden työmotivaatiota ja organisaation mainetta työnantajana, mikä voi vaikeuttaa parhaiden osaajien houkuttelemista ja pitämistä organisaatiossa.
5. Oikeudelliset ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvät riskit: Puutteellisesti laaditut, vanhentuneet tai vaatimusten vastaiset käytännöt voivat johtaa oikeudellisiin haasteisiin ja HR-vaatimustenmukaisuuteen liittyviin ongelmiin, mikä aiheuttaa organisaatiolle merkittäviä riskejä.

Näiden haittojen lieventämiseksi organisaatioiden on tärkeää:

• Tarkistaa ja päivittää HR-käytännöt säännöllisesti
• Varmistaa, että niistä viestitään selkeästi ja että ne ymmärretään
• Säilyttää tasapaino tarpeellisen sääntelyn ja joustavuuden välillä.

Työntekijöiden osallistaminen näiden käytäntöjen kehittämiseen voi myös auttaa varmistamaan, että ne otetaan hyvin vastaan ja että ne vastaavat henkilöstön tarpeita.

Onko HR-käytäntö sama asia kuin yrityksen käytäntö tai ohje?

Termejä “HR-käytäntö”, “yrityksen käytäntö”, “yrityksen toimintaperiaate” ja “työpaikan käytäntö” käytetään usein toistensa synonyymeina, ja niillä tarkoitetaan samaa asiaa. 

Jotkin organisaation yleisempiin toimintoihin liittyvät käytännöt voivat kuitenkin olla muiden kuin henkilöstöhallinnon osastojen laatimia ja ylläpitämiä (esim. tiloihin pääsy, tietoturva, katastrofeihin varautuminen jne.).

Käytännöt ovat sääntöjä, eivät ohjeita. 

Henkilöstöhallinnon asiantuntija Tim Reitsma toteaa: ”Kun kuulen sanan käytäntö, se voidaan tulkita rajoittavaksi sanaksi. Jos kuitenkin korvaamme sanan ”käytäntö” sanalla ”ohje”, se ei valitettavasti välitä tarvittavaa painoarvoa.” 

Missä henkilöstökäytännöt yleensä ovat?

Uuden työntekijän perehdyttämisen tarkistuslistaan ja perehdytysohjelmaan kuuluu olennaisena osana niiden käytäntöjen läpikäynti yhdessä työntekijän kanssa, jotka voivat vaikuttaa häneen hänen ensimmäisenä päivänään tai ensimmäisen viikon aikana.

Henkilöstökäytännöt voivat olla kirjallisessa muodossa, digitaalisina ja/tai tulostettavina asiakirjoina sekä paikoissa, joihin työntekijät pääsevät helposti käsiksi. 

Niitä voidaan säilyttää henkilöstöhallinnon ohjelmistossa tai joskus yrityksen intranetissä tai jaetuilla asemilla. Niitä löytyy usein työsopimuksista, työntekijäkäsikirjoista ja yrityksen käytäntöoppaista. Näiden sisältämien tietojen yksityiskohtaisuus kuitenkin vaihtelee.

Miksi kaikki henkilöstökäytännöt eivät sisälly työsopimukseen?

Yrityksesi työsopimuksessa voidaan määritellä, kuinka paljon lomaa työntekijällä on oikeus saada, kun taas erillisessä lomakäytännössä kuvataan, miten työntekijä voi pyytää lomaa, miten se hyväksytään, mitä tapahtuu, jos lomaa ei käytetä kokonaan jne. 

Erottelu varmistaa, ettei työsopimuksesta tule liian pitkää ja monimutkaista. Sen ansiosta voit myös mukauttaa tiettyjä työsuhteen osa-alueita henkilön mukaan, kuten hänen saamansa vuosiloman määrää (työsopimus), ja pitää tämän erillään yleisestä lomakäytännöstä (henkilöstökäsikirja). 

Käytäntöjen dokumentointi työsopimuksen ulkopuolella mahdollistaa myös niiden päivittämisen ajan mittaan ilman, että jokaisen henkilön sopimusta tarvitsee päivittää.

On myös hyödyllistä tarjota erityisesti uusille työntekijöille tarkoitettu tiivistetty versio työntekijäkäsikirjasta, jotta he eivät kuormitu liian suuresta tietomäärästä heti ensimmäisestä päivästä lähtien.

Milloin henkilöstökäytännöt tulisi laatia?

Organisaation tarpeet voivat määrittää joidenkin henkilöstökäytäntöjen laatimisen, tai niitä voidaan tarvita, kun tiettyjä työsuhteeseen liittyviä asioita on liian vaikea käsitellä tapauskohtaisesti. 

Muut käytännöt tulisi laatia ennakoivasti työntekijöiden ohjaamiseksi, voimaannuttamiseksi tai suojelemiseksi, organisaatioon liittyvien asioiden selkeyttämiseksi tai organisaation laajempien etujen suojelemiseksi.

Seuraavassa on yleisiä ohjeita siitä, milloin henkilöstökäytäntöjä tulisi laatia.

Laadi suoraan työsopimukseen liittyviä käytäntöjä

Hyvä lähtökohta on laatia käytäntöjä, jotka liittyvät suoraan työntekijäetuihin sekä työntekijän ja työnantajan oikeuksiin ja vastuisiin, sellaisina kuin ne on määritelty työsopimuksessa.

Monissa työsopimuksissa määritellään esimerkiksi lomaetuuksiin oikeuttavat ehdot, erilaiset poissaoloetuudet ja se, miten työsuhde voidaan päättää (esim. työsuhde, joka voidaan päättää ilman erityistä syytä).

Aiheeseen liittyvissä henkilöstökäytännöissä näiden asioiden menettelyt kuvataan yksityiskohtaisemmin.

Katso alla oleva kohta, jossa on esimerkkejä siitä, miten käytäntöjen täytäntöönpano eroaa työsopimuksen ja työntekijäkäsikirjan välillä.

Laadi työlainsäädännön edellyttämiä käytäntöjä

Jos olet epävarma, käytä sovellettavia lakeja (maakunta- tai osavaltiolakeja sekä liittovaltion lakeja) ja yleisiä työelämän suhteiden käytäntöjä toisena lähtökohtana käytännön laatimiselle. 

Sekä Kanadassa että Yhdysvalloissa on paljon työlainsäädäntöä, jossa määritellään työnantajien vähimmäisvaatimukset monien näiden käytäntöjen osalta, kuten:

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Laadi käytäntöjä, jotka vaikuttavat myönteisesti työntekijöihin ja organisaatioon

Joerg Clement, konekonenäköalan kokenut johtaja, tiivistää asian parhaiten: 

“Prosessien ja toimintaperiaatteiden käyttöönotto on organisaation jatkuvaan parantamiseen sitoutumisen perusta. Asiakkaiden ja työntekijöiden tarpeet ja odotukset kehittyvät ajan myötä. On tärkeää pystyä reagoimaan markkinoiden muutoksiin nopeasti, ja tämä onnistuu sovittamalla prosessit ja toimintaperiaatteet yhteen onnistuneiden tulosten saavuttamiseksi.”

Keskittykää niihin henkilöstöhallinnon toimintaperiaatteisiin, joilla on suurin myönteinen vaikutus työntekijöihin ja organisaatioon. Kun harkitsette uutta toimintaperiaatetta, kysykää itseltänne seuraavat kysymykset:

• Miten tämä toimintaperiaate vahvistaa työntekijöiden asemaa ja suojelee heitä?
• Miten se auttaa luomaan vahvan ja tehokkaan työpaikkakulttuurin?
• Tuetaanko organisaation arvoja ja periaatteita?
• Miten tämä toimintaperiaate auttaa meitä luomaan menestyvän ja yhtenäisen tiimin?
• Vähentääkö tämä toimintaperiaate liiketoimintaan kohdistuvia riskejä?
• Täyttääkö tämä toimintaperiaate sovellettavat lakisääteiset vaatimukset?

Jos vastasitte kaikkiin näihin kysymyksiin ”kyllä”, kyseessä on todennäköisesti toimintaperiaate, joka kannattaa laatia!

Mitä henkilöstöhallinnon toimintaperiaatteita työntekijän käsikirjassa tulisi olla?

Teidän on laadittava kirjalliset toimintaperiaatteet, jotka liittyvät suoraan työsopimukseen tai joita työlainsäädäntö edellyttää.

Seuraavat kuusi toimintaperiaatetta voivat vaikuttaa myönteisesti kokoaikaisiin ja osa-aikaisiin työntekijöihin sekä niitä toteuttaviin organisaatioihin.

1. Monimuotoisuutta, yhdenvertaisuutta ja osallisuutta koskeva toimintaperiaate
2. Häirintää koskeva toimintaperiaate
3. Etätyötä koskeva toimintaperiaate
4. Sosiaalista mediaa koskeva toimintaperiaate
5. Työpaikan terveyttä ja turvallisuutta koskeva toimintaperiaate
6. Lomia ja työstä poissaoloja koskeva toimintaperiaate

Jos olet epävarma, käytä lähtökohtana työlainsäädäntöä, muuta sovellettavaa lainsäädäntöä (paikallisia lakeja, provinssi- tai osavaltiolakeja sekä liittovaltion lakeja) ja vakiintuneita työmarkkinasuhteiden käytäntöjä 

Esimerkiksi Yhdysvalloissa perhe- ja sairauslomaa koskeva lainsäädäntö, kuten perhe- ja sairauslomaa koskeva laki (FMLA), ja amerikkalaisten vammaisten suojelua koskeva laki sekä Kanadassa Brittiläisen Kolumbian työsuhdestandardeja koskeva laki määrittävät työnantajien vähimmäisvaatimukset monien näiden toimintaperiaatteiden osalta.

Monimuotoisuutta, yhdenvertaisuutta ja osallisuutta koskeva toimintaperiaate

Pyrkimys työpaikkojen tasa-arvoon, olipa kyse sitten rodullisesta tai sukupuolten välisestä tasa-arvosta, ei ole koskaan ollut suurempi. Maailmanlaajuisten, systeemistä rasismia vastustavien viimeaikaisten mielenosoitusten ja Black Lives Matter -liikkeen kaltaisten liikkeiden vuoksi tämän tulisi olla myös sinun huomiosi keskipisteessä.

Useimmat tutkimukset, kuten tämä Glassdoorin tutkimus, osoittavat, että työnhakijat haluavat tietää mahdollisten työnantajien välittävän monimuotoisuudesta, yhdenvertaisuudesta ja osallisuudesta.

PwC:n mukaan 87 % maailmanlaajuisista yrityksistä sanoo, että monimuotoisuus ja osallisuus ovat organisaation painopisteitä. 

Monimuotoisuuden, yhdenvertaisuuden ja osallisuuden asiantuntijoita hakevien työpaikkailmoitusten määrä on kasvanut viime vuosina.

Työpaikkasivustot Glassdoor ja ZipRecruiter ovat tunnistaneet tämän, ja Glassdoor on julkaissut uusia tuotteita, joiden tarkoituksena on auttaa luomaan yhdenvertaisempia työpaikkoja. Ne tunnistavat, että kattavan toimintaperiaatteen ja ohjelman luominen sekä sen julkistaminen voivat ratkaista huippuosaajien palkkaamisen onnistumisen.

Salesforcella on tasa-arvosta vastaava johtaja, mikä osoittaa heidän sitoutumisensa tasa-arvoon ja sen tukemiseen johtamisen korkeimmilla tasoilla, ja heidän ”Tasa-arvo kaikille” -käytäntönsä on saatavilla heidän verkkosivustollaan, jossa kuvataan heidän arvonsa ja vakaumuksensa yhtäläisistä oikeuksista, samapalkkaisuudesta, yhdenvertaisesta koulutuksesta ja yhtäläisistä mahdollisuuksista.

Häirintää koskeva käytäntö

Monimuotoisuutta, yhdenvertaisuutta ja osallisuutta koskevien käytäntöjen tavoin häirinnän vastaiset käytännöt eivät ole koskaan olleet tärkeämpiä.

Häirintää koskevan käytännön, kuten tämän Googlen laatiman käytännön, tarkoituksena on määritellä yrityksesi kanta asianmukaiseen ja kunnioittavaan työpaikkakäyttäytymiseen sekä vahvistaa kaikkien osapuolten vastuut myönteisen työympäristön saavuttamisessa ja ylläpitämisessä.

Kanadan työlain mukaan häirintä ja väkivalta määritellään seuraavasti: 

"Mikä tahansa teko, toiminta tai kommentti, myös seksuaalinen, jonka voidaan kohtuudella odottaa aiheuttavan työntekijälle loukkaantumista, nöyryytystä tai muuta fyysistä tai psyykkistä vahinkoa tai sairautta, mukaan lukien mikä tahansa määrätty teko, toiminta tai kommentti."

Seksuaalinen häirintä on yksi yleisimmistä häirinnän muodoista. #MeToo-liike on tuonut esiin monia vakavia ongelmia sekä sen merkittävän haitan, jota häirintä ja väkivalta voivat aiheuttaa ihmisille.

Harkitse siksi erillisen yrityksen käytännön tai yleisemmän käytännön sisäisen osion laatimista seksuaalisen häirinnän käsittelemiseksi. 

Hyvässä häirintää koskevassa käytännössä käsitellään myös muita häirinnän muotoja, kuten rasistisia solvauksia, fyysisiä uhkauksia ja halventavia vitsejä.

Etätyö-/etätyöskentelykäytäntö

COVID-19-koronavirus on aiheuttanut maailmanlaajuiset mittasuhteet saavuttaneen kriisin, joka on vaikuttanut yksilöihin, yrityksiin ja maailmantalouksiin.

Tämän seurauksena monet yritykset ovat päättäneet ottaa käyttöön kotona työskentelyä (WFH) ja etätyökäytäntöjä kriisin hallitsemiseksi. 

On odotettavissa, että tämä suuntaus jatkuu nykyisen pandemian jälkeenkin. Gartnerin maaliskuussa 2020 tekemä talousjohtajien kysely paljasti, että 74 % vastaajista siirtää vähintään 5 % aiemmin toimipaikalla työskennelleestä henkilöstöstään pysyvästi etätyöhön COVID-19-pandemian jälkeen. Suuret yritykset, kuten Shopify, Microsoft ja Facebook, siirtävät yhä useampia työntekijöitä pysyvästi työskentelemään kotoa käsin. Kanadassa toimiva Shopify on jopa julkaissut verkkosivustollaan monia etätyöjärjestelmiä koskevia strategioitaan.

Etätyötä koskevan henkilöstöhallinnon käytännön, kuten tämän Remote.co:n tarjoaman esimerkin, tulisi sisältää:

• Yrityksen etätyöhistoria
• Kuka on oikeutettu etätyöhön
• Kuinka usein / kuinka pitkään tiimin jäsen voi työskennellä etänä
• Miten etätyöjärjestelyä pyydetään
• Viestintäkäytännöt ja -standardit tiimin jäsenten kanssa
• Etätyön tukemiseen tarvittavat työkalut, laitteet ja resurssit.

Sosiaalisen median käytäntö

Sosiaalinen media on tärkeä osa kaikkia digitaalisen markkinoinnin strategioita. Se, miten sinä ja tiimisi jäsenet edustatte yritystäsi verkossa, voi ratkaista brändin menestyksen tai epäonnistumisen.

Joidenkin sääntöjen asettaminen tiimin jäsenille siitä, miten he käyttävät sosiaalista mediaa sekä henkilökohtaisesti että ammatillisesti, vähentää yritykseesi, brändiisi sekä tiimisi jäsenten motivaatioon ja sitoutumiseen kohdistuvia riskejä.

Kukaan ei halua tuntea häpeää organisaatiosta, jossa työskentelee, työtoverin sosiaalisen median toiminnan vuoksi.

Useimmat henkilöstöhallinnon käytännöt ovat ”eläviä käytäntöjä”; niitä on päivitettävä säännöllisesti ja pidettävä ajantasaisina. Sosiaalista mediaa koskevia henkilöstöhallinnon käytäntöjä on kuitenkin yleensä päivitettävä useammin kuin useimpia muita käytäntöjä jatkuvasti muuttuvan sosiaalisen median toimintaympäristön vuoksi.

Vancouverissa toimiva sosiaalisen median hallinta-alusta Hootsuite tarjoaa erinomaisia ohjeita oman sosiaalisen median käytännön kehittämiseen sekä hyödyllisen sosiaalisen median käytäntömallin.

Työterveys- ja työturvallisuuskäytäntö

Työterveys- ja työturvallisuuspolitiikassa, kuten tässä Lyftin politiikassa, kuvataan usein työntekijöiden suojelemiseksi tarvittavat menettelyt, työpaikan olosuhteet, hätäyhteystiedot ja muut erityisvaatimukset (esim. COVID-19-turvallisuusprotokollat).

Myös organisaatiot, kuten Yhdysvaltain työministeriön työterveys- ja työturvallisuusvirasto (OSHA), edellyttävät tiettyjen vähimmäisstandardien käyttöönottoa työntekijöiden hyvinvoinnin suojelemiseksi.

Työpaikkaväkivalta liittyy suoraan työntekijöiden terveyteen, turvallisuuteen ja suojeluun, mutta siitä on yleensä oma erillinen politiikkansa.

Esimerkiksi Disneyn työntekijöiden toimintakäsikirjassa on kokonainen osio, joka on omistettu terveydelle, turvallisuudelle ja suojelulle, ja se sisältää työpaikkaväkivaltaa koskevan politiikan.

Vapaa- ja poissaolopolitiikka

Tosiasia on, että ihmiset tarvitsevat toisinaan aikaa pois työstä käsitelläkseen terveysongelmia tai perheen hätätilanteita tai vain lähteäkseen lomalle jonnekin trooppiseen paikkaan!

Selkeät ja kattavat poissaolokäytännöt voivat auttaa tiimisi jäseniä vähentämällä stressiä, joka liittyy siihen, miten tuet heitä vaikeina aikoina, kuten COVID-19-koronaviruksen aiheuttaman tilanteen aikana.

Nämä henkilöstöhallinnon käytännöt määrittelevät työntekijöiden oikeuden poissaoloihin ja menettelyt, joiden mukaisesti he käyttävät niitä. Nämä käytännöt ovat erillisiä henkilöstöhallinnon tietojärjestelmistä, joilla työntekijöiden poissaoloja seurataan, mutta sekä järjestelmän että käytännön on vastattava toisiaan.

Seuraavassa on joitakin erityyppisiä poissaolokäytäntöjä, joiden laatimista kannattaa harkita, suunnilleen tärkeysjärjestyksessä. (Huomaa, että kaikkiin näihin poissaolotyyppeihin liittyy työlainsäädäntöä, jossa määritellään vähimmäisvaatimukset.)

Poissaolokäytäntöjen tyypit

1. Lakisääteiset pyhäpäivät: valtion tunnustamat pyhäpäivät, kuten kiitospäivä ja joulu
2. Loma: ennalta suunniteltu aika pois työstä lepäämistä ja rentoutumista varten
3. Lääkinnällinen sairausloma: sairauden tai sairaalahoidon vuoksi työstä poissa oltava aika
4. Perhevapaa: liittyy perheenjäsenen hoitoon, terveyteen tai koulutukseen
5. Vanhempainvapaa: synnyttäneelle vanhemmalle vastasyntyneen hoitamista varten tarkoitettu aika
6. Suruvapaa: liittyy perheenjäsenen kuolemaan
7. Virkavapaa: henkilökohtaisista syistä pidettävä pitkä, palkaton poissaolo työstä. 

Poissaolokäytännöt voivat olla myös jonkin verran kiistanalaisia riippuen siitä, miten ne pannaan täytäntöön. Seuraavassa osiossa, joka käsittelee ”vältettäviä käytäntöjä”, kerrotaan, mitä poissaolokäytäntöjä laadittaessa tulisi välttää.

Tällaista sisältöä työntekijöiden käsikirjassa siis tulisi olla. Monet yritykset päättävät käyttää työntekijöiden käsikirjaohjelmistoa käsikirjan laatimisen, päivittämisen ja jakelun apuna.

Mitä käytäntöjä työntekijöiden käsikirjaan ei pitäisi sisällyttää?

Työntekijöiden käsikirjaan sisällytettävien tärkeiden ja välttämättömien käytäntöjen lisäksi on tärkeää tietää, mitkä käytännöt voivat vaikuttaa kielteisesti yrityskulttuuriin, heikentää työntekijöiden motivaatiota tai saada potentiaaliset työntekijät luopumaan yritykseen liittymisestä.

Vältä liian byrokraattisten ja jäykkien käytäntöjen laatimista, sillä ne eivät osoita luottamusta tiimisi jäseniin tai ovat yksinkertaisesti vanhentuneita eivätkä enää vastaa nykyaikaisten, ihmislähtöisten ja edistyksellisten organisaatioiden tarpeita. 

Seuraavat henkilöstöhallinnon käytännöt kannattaa jättää kokonaan pois tai määritellä varovaisesti.

Tiukka pukeutumiskoodi

Joissakin tilanteissa pukeutumisohjeet ovat edelleen asianmukaisia, esimerkiksi asiakastapaamisissa tai messuilla, mutta yleisesti ottaen ovat menneet ne ajat, jolloin yritys saattoi määrätä henkilön housujen värin tai sen, saiko hän käyttää farkkuja. 

General Motorsin toimitusjohtaja Mary Barra lyhensi autovalmistajan kymmenensivuisen pukeutumiskoodin vain kahteen useimpiin organisaatioihin soveltuvaan sanaan: ”pukeudu asianmukaisesti”.

Joustamattomat vapaat

Tarjoa kuukausipalkkaisille työntekijöillesi joustavuutta silloin, kun heidän tarvitsee käyttää hieman aikaa esimerkiksi lääkärikäyntiin tai vanhempainvarttiin.

Tuntipalkkaisista työntekijöistä poiketen heidän ei tarvitse kirjata jokaista tekemäänsä ja tekemättä jättämäänsä työtuntia kuin pankkitilin veloitus- ja hyvitystapahtumia. 

Epäluottamukseen perustuva suruvapaa

”Hmm, kuoliko isoäitisi todella?” Se on viimeinen asia, jonka kukaan meistä haluaisi kuulla järkyttävän henkilökohtaisen menetyksen jälkeen, mutta juuri sitä kysyt, jos otat käyttöön suruvapaakäytännön, joka edellyttää kuolemantodisteen, kuten kuolintodistuksen, esittämistä.

Monet edistykselliset organisaatiot tarjoavat työntekijöilleen myös palkallista suruvapaata, jotta heidän ei tarvitse käyttää arvokkaita lomapäiviä (jotka pitäisi käyttää lepäämiseen ja rentoutumiseen) tai sairauslomaa perhekriisin käsittelemiseen.

Henkilökohtaisten matkapuhelinten ja internetin käyttö

Henkilöstöpolitiikat, jotka kieltävät työntekijöitä käyttämästä henkilökohtaisia matkapuhelimia työpaikalla tai työtietokoneita internetin henkilökohtaiseen käyttöön, ovat nopeasti vanhentumassa. 

Psykologian tutkimukset ovat osoittaneet, että taukojen pitäminen työssä on tarpeen energian, motivaation ja keskittymiskyvyn ylläpitämiseksi.

Kävelyllä käyminen, venyttely tai meditointi ovat kaikki hyviä tapoja pitää henkinen tauko.

Jos sää ei suosi, internetissä surffailu, sosiaalisen median selaaminen tai työpaikan ulkopuolisen ystävän kanssa juttelu ovat myös hyviä vaihtoehtoja. 

Tietenkään näitä asioita ei ole hyvä tehdä liikaa, mutta tällaiset tapaukset ovat yleensä harvinaisia, ja ne voidaan käsitellä kahden kesken tiimin jäsenen kanssa.

Muista myös selkeyden, kielen ja sävyn merkitys

Pidä mielessä, että käytännöt voidaan niiden myönteisestä tarkoituksesta huolimatta edelleen kokea autoritaarisiksi ja byrokraattisiksi. 

Se, miten käytännöt kirjoitetaan ja esitetään, voi siksi vaikuttaa merkittävästi siihen, miten organisaatiosi ihmiset ottavat ne vastaan ja millaista organisaatiokulttuuria yrität kehittää.

Carla Nordean, Squirrel Systemsin henkilöstöstä ja kulttuurista vastaava johtaja, toteaa: “Henkilöstöoppaan yleisellä sävyllä on valtava vaikutus kulttuuriin. Jos henkilöstöopas on kirjoitettu painostavalla kielellä ("työntekijöiden on / työntekijät eivät saa..."), uudet työntekijät saattavat kyseenalaistaa, ovatko he liittyneet oikeaan organisaatioon.”

Tim Reitsma lisää: “Organisaatioissamme käyttämällämme kielellä on merkitystä, kun kirjoitamme käytäntöjä. Joissakin käytetään ilmaisua 'sinun on pakko”, mutta voimme pehmentää kieltä esimerkiksi muotoon “sinä vastaat siitä”.”

Kuinka kirjoittaa henkilöstökäytännöt

Tehokkaiden henkilöstökäytäntöjen kirjoittaminen edellyttää harkittua prosessia, jossa otetaan huomioon organisaatiosi erityistarpeet, lakien ja määräysten noudattaminen sekä henkilöstöhallinnon parhaat käytännöt. 

Tässä on vaiheittainen opas henkilöstökäytäntöjen kirjoittamiseen:

1. Tunnista tarve

• Aloita tunnistamalla organisaatiosi alueet, jotka edellyttävät virallisia käytäntöjä. Tarve voi perustua lainsäädännön vaatimuksiin, organisaation tarpeisiin tai työntekijöiden palautteeseen.

2. Tutki

• Tutki asiaankuuluvia lakeja ja määräyksiä varmistaaksesi niiden noudattamisen
• Tutustu alan standardeihin ja parhaisiin käytäntöihin
• Arvioi samankaltaisten organisaatioiden käytäntöjä saadaksesi näkemyksiä.

3. Kuule sidosryhmiä

• Osallista eri sidosryhmiä, kuten johtoa, työntekijöitä ja mahdollisesti oikeudellisia neuvonantajia, kerätäksesi näkemyksiä ja ymmärtääksesi erilaisia näkökulmia

4. Laadi käytäntöluonnos

Hyödynnä tätä muotoa käytäntöluonnoksen laatimisessa. 

• Otsikko: Ilmoita selkeästi, mitä käytäntö koskee.
• Tarkoitus: Selitä, miksi käytäntö otetaan käyttöön ja mikä sen merkitys on.
• Soveltamisala: Määrittele, keitä käytäntö koskee (esimerkiksi kaikkia työntekijöitä tai tiettyjä osastoja).
• Käytännön linjaus: Esittele organisaation kanta tai säännöt kyseiseen asiaan liittyen.
• Menettelyt: Kuvaa yksityiskohtaisesti vaiheet tai menettelyt, joita työntekijöiden ja johdon on noudatettava käytäntöön liittyen.
• Vastuut: Määrittele eri sidosryhmien (työntekijöiden, henkilöstöhallinnon ja esihenkilöiden) vastuut käytännön mukaisesti.
• Valvonta: Selitä, miten käytäntöä valvotaan ja mitä seurauksia sen noudattamatta jättämisestä on.
• Tarkistaminen ja muuttaminen: Kerro, miten ja milloin käytäntö tarkistetaan ja päivitetään.

6. Tarkista ja muokkaa

• Pyydä henkilöstöhallinnon ammattilaisia ja oikeudellisia neuvonantajia tarkistamaan luonnos, jotta varmistetaan sen täyttävän lakisääteiset vaatimukset ja organisaation tavoitteet.
• Muokkaa käytäntöä saadun palautteen perusteella.

7. Hyväksy ja jaa

• Hanki ylimmän johdon hyväksyntä.
• Viestitä käytännöstä kaikille työntekijöille asianmukaisten kanavien kautta (esimerkiksi sähköpostitse, yrityksen intranetissä tai henkilöstöpalavereissa).
• Järjestä koulutustilaisuuksia, jos käytäntö edellyttää muutoksia käyttäytymisessä tai prosesseissa.

8. Ota käyttöön ja seuraa

• Ota käytäntö käyttöön ja seuraa sen tehokkuutta.
• Varaudu vastaamaan kysymyksiin ja antamaan tarvittaessa tarkennuksia.

9. Tarkista ja päivitä säännöllisesti

• Tarkista käytäntö säännöllisesti varmistaaksesi, että se on edelleen ajantasainen ja lakien ja määräysten mukainen.
• Päivitä käytäntö tarpeen mukaan ja ilmoita työntekijöille merkittävistä muutoksista.

HR-käytäntöjen kirjoittamisen parhaat käytännöt

1. Varmista yhteensopivuus organisaation tavoitteiden ja arvojen kanssa

• Varmista, että jokainen käytäntö on linjassa organisaatiosi mission, vision ja keskeisten arvojen kanssa. Käytäntöjen tulisi tukea yleisiä strategisia tavoitteita ja parantaa organisaation kulttuuria.

2. Ole selkeä ja ytimekäs

• Käytä yksinkertaista ja suoraviivaista kieltä. Vältä oikeudellista erityissanastoa tai monimutkaisia termejä, jotka saattavat hämmentää työntekijöitä. Tavoitteena on tehdä käytännöistä mahdollisimman selkeitä ja helposti ymmärrettäviä, jotta varmistetaan niiden ymmärtäminen ja noudattaminen.

3. Varmista lainmukaisuus

• Varmista, että käytäntösi ovat kaikkien asiaankuuluvien paikallisten, alueellisten ja valtakunnallisten lakien ja määräysten mukaisia. Tämä saattaa edellyttää oikeudellisten ammattilaisten tai henkilöstöhallinnon asiantuntijoiden konsultointia oikeudellisten ongelmien välttämiseksi.

4. Ota sidosryhmät mukaan kehitysprosessiin

• Ota käytäntöjen kehitysprosessiin mukaan monipuolinen joukko sidosryhmiä, mukaan lukien eri tasoilta ja osastoilta tulevia työntekijöitä. Näin voidaan varmistaa, että käytännöt ovat realistisia ja toimivia sekä vastaavat koko henkilöstön tarpeisiin ja huolenaiheisiin.

5. Pidä se joustavana

• Vaikka käytäntöjen tulisi tarjota selkeät ohjeet, niiden on myös mahdollistettava tietty joustavuus poikkeuksellisten olosuhteiden huomioimiseksi. Liiallinen jäykkyys voi luoda tarpeettomia rajoitteita ja haitata tehokasta päätöksentekoa.

6. Keskity työntekijäkokemukseen

• Harkitse, miten käytännöt vaikuttavat työntekijäkokemukseen. Käytäntöjen tulisi olla oikeudenmukaisia, edistää myönteistä työympäristöä ja tukea työntekijöiden hyvinvointia.

7. Esitä esimerkkejä

• Lisää tarvittaessa esimerkkejä selventämään käytännön soveltamista. Tämä voi auttaa ehkäisemään väärinkäsityksiä ja havainnollistaa, miten käytäntöä tulisi tulkita käytännön tilanteissa.

8. Määrittele vastuut ja seuraukset

• Määrittele selkeästi, kuka vastaa mistäkin kunkin käytännön mukaisesti, sekä käytännön noudattamatta jättämisen seuraukset. Tämä vastuuvelvollisuutta koskeva rakenne auttaa varmistamaan, että käytäntö otetaan vakavasti ja sitä noudatetaan.

9. Viesti ja kouluta

• Kun käytännöt on laadittu, tiedota niistä tehokkaasti kaikille työntekijöille. Harkitse koulutustilaisuuksia tai työpajoja varmistaaksesi, että kaikki ymmärtävät käytännöt ja niiden soveltamisen omiin tehtäviinsä.

10. Tarkista ja päivitä säännöllisesti

• Tarkista henkilöstöhallinnon käytännöt säännöllisesti varmistaaksesi, että ne ovat edelleen ajantasaisia, tehokkaita ja lainmukaisia. Päivitä niitä tarvittaessa, erityisesti silloin, kun lainsäädännössä, organisaatiorakenteessa tai strategisissa tavoitteissa tapahtuu muutoksia.

11. Varmista saavutettavuus

• Varmista, että kaikilla työntekijöillä on helppo pääsy käytäntöihin esimerkiksi intranetin, työntekijäkäsikirjan tai muun helppokäyttöisen muodon kautta.

12. Edistä avoimuutta ja avointa viestintää

• Kannusta antamaan palautetta käytännöistä ja pidä ovet avoinna henkilöstöhallinnon käytäntöihin liittyville kysymyksille tai huolenaiheille. Tämä edistää avoimuuden ja jatkuvan parantamisen kulttuuria.