11 tapaa, joilla henkilöstötietojärjestelmä voi hyödyttää yritystäsi
HRIS-järjestelmän hyötyihin kuuluvat toistuvien henkilöstöhallinnon tehtävien automatisointi, työntekijöiden itsepalvelun mahdollistaminen ja ajan tasalla pysyminen säädösten noudattamisesta. Näitä prosesseja sujuvoittamalla HRIS säästää aikaa, vähentää manuaalista hallinnollista työtä ja auttaa koko organisaatiota toimimaan tehokkaammin. Tässä artikkelissa näytän sinulle tarkalleen, miten HRIS voi yksinkertaistaa henkilöstöhallinnon työnkulkuasi ja tuottaa merkittävää arvoa tiimillesi ja yrityksellesi.
Mikä HRIS on?
HRIS (henkilöstötietojärjestelmä) on henkilöstöhallinnon ohjelmistotyyppi, joka tallentaa työntekijöitä ja organisaatiota koskevia tietoja ja yhdistää lukuisia toimintoja, kuten palkanlaskennan ja etujen hallinnan, auttaakseen henkilöstöhallinnon ammattilaisia kaikilla tasoilla suoriutumaan työstään tehokkaammin.
Pohjimmiltaan kyse on teknologian voiman hyödyntämisestä organisaatiokoneiston rattaiden voitelemiseksi sekä onnellisemman ja tuottavamman työvoiman luomiseksi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
11 HRIS-järjestelmän hyötyä
Työntekijätietojen järjestämisestä hallinnollisten tehtävien automatisointiin ja henkilöstötietojen tarjoamiin näkemyksiin – oikea HRIS-alusta voi mullistaa organisaatiosi toiminnan.
Henkilöstöhallinnon osastojen hyödyt
Monet HRIS-ohjelmiston hyödyistä näkyvät henkilöstöhallinnon osastolla, sillä se vapauttaa aikaa ja resursseja työn palkitsevimpaan osaan: osaamisen kehittämiseen.
Tehokkuus ja ajansäästö
Rutiininomaisten henkilöstöhallinnon tehtävien, kuten työntekijätietojen hallinnan, poissaolojen hallinnan, palkanlaskennan ja etujen hallinnoinnin, automatisointi säästää aikaa ja antaa henkilöstöhallinnon ammattilaisille mahdollisuuden keskittyä strategisempiin toimintoihin.
Lisäksi itsepalveluominaisuuksien ansiosta työntekijät voivat käyttää ja päivittää tietojaan, mikä vähentää henkilöstöhallinnon käsiteltäväksi tulevien pyyntöjen määrää. Jotkin kehittyneemmät työkalut sisältävät jopa henkilöstöhallinnon chatbotteja, jotka vastaavat kysymyksiin.
Ei enää paperipinoja tai useiden laskentataulukoiden kanssa tasapainoilua!
Parempi säädösten noudattaminen
Yksi HRIS-järjestelmän keskeisistä tehtävistä on auttaa varmistamaan työehtoja koskevien lakien ja määräysten noudattaminen tarjoamalla ajantasaista tietoa sekä automaattisia muistutuksia tärkeistä säädösten noudattamisen määräajoista ja vaatimuksista.
Raportointi ja analytiikka
Henkilöstöhallinnon raportointi- ja analytiikkajärjestelmän avulla henkilöstöhallinnon tiimit voivat luoda raportteja erilaisista henkilöstöhallinnon mittareista, kuten henkilöstömäärästä, vaihtuvuudesta ja demografiasta, mikä tukee tietoon perustuvaa päätöksentekoa.
Parempi viestintä
Se tehostaa organisaation sisäistä viestintää tarjoamalla alustan koko yritystä koskeville ilmoituksille, käytäntöjen päivityksille ja muille tärkeille tiedoille.
Työntekijöiden hyödyt
HRIS voi myös helpottaa työntekijöidesi elämää sekä saada heidät tuntemaan itsensä sitoutuneemmiksi ja yhteisöllisemmiksi.
Sujuvampi perehdytys
Sujuva perehdytysprosessi auttaa luomaan hyvän ensivaikutelman uusille työntekijöille ja edistää heidän onnistumistaan ja pysyvyyttään.
HRIS-järjestelmän toimintona se voi olla jatkoa hakijaseurantajärjestelmälle, joka auttoi viemään ehdokkaan rekrytointiprosessin loppuun.
Uudet työntekijät voivat kirjautua työntekijöiden itsepalveluportaaliin, hoitaa hallinnolliset asiat, aloittaa koulutuksen ja tutustua tehtäväänsä sekä uuteen tiimiinsä.
Lisääntynyt vaikutusmahdollisuus
Itsepalveluportaalin avulla työntekijät voivat käyttää ja hallinnoida henkilötietojaan, työaikataulujaan, lomapyyntöjään, etujaan ja henkilöstöetujaan.
Hallinnollisten virheiden riski palkan tai vapaa-ajan osalta pienenee, ja työntekijät voivat myös hyödyntää automaattisia muistutuksia.
Työntekijöiden sitoutumisen lisääntyminen
HRIS vahvistaa työntekijöiden sitoutumista sujuvoittamalla viestintää, keräämällä palautetta ja yksilöimällä kehittymismahdollisuuksia.
Tällaisia ominaisuuksia ovat reaaliaikainen tunnustuksen antaminen, pulssikyselyt sekä itsepalvelumahdollisuus etuihin ja urakehityksen resursseihin.
Tarjoamalla tietoon perustuvia näkemyksiä henkilöstöhallinto voi puuttua huolenaiheisiin ennakoivasti, parantaa työpaikan kulttuuria ja lisätä työntekijöiden yleistä tyytyväisyyttä.
Organisaation hyödyt
Luonnollisesti HRIS-järjestelmän tärkein hyötyjä on koko organisaatio (kuten kuuluukin olla).
Kustannussäästöt
Sujuvoittamalla prosesseja, vähentämällä manuaalista työtä ja minimoimalla virheitä HRIS auttaa pienentämään hallinnollisia kustannuksia ja parantaa yleistä tuottavuutta.
HRIS on myös kustannustehokkaampi kuin muuntyyppiset henkilöstöhallinnon järjestelmät, kuten HCM- ja HRMS-järjestelmät, mutta se on myös perustason ratkaisu (jos arvelet tarvitsevasi järjestelmän, jossa on kehittyneempiä ominaisuuksia, lue vertailumme HRIS-, HRMS- ja HCM-järjestelmistä, josta saat vinkkejä oikean valinnan tekemiseen).
Paremmat päätökset osaamisen hallinnassa
HRIS parantaa osaamisen hallintaan liittyviä päätöksiä tarjoamalla reaaliaikaista tietoa työntekijöiden suoriutumisesta, taidoista ja sitoutumisen kehityssuunnista.
Keskitetyn datan avulla henkilöstöhallinto voi tunnistaa suuren potentiaalin työntekijät, seurata kehittymistarpeita ja optimoida työvoimasuunnittelua.
Lisäksi ennakoiva analytiikka auttaa seuraajasuunnittelussa ja henkilöstön säilyttämiseen tähtäävissä strategioissa sekä varmistaa osaamisen ja liiketoimintatavoitteiden paremman yhteensopivuuden.
Parempi viestintä
Parantaa organisaation sisäistä viestintää tarjoamalla alustan koko yritystä koskeville ilmoituksille, käytäntöjen päivityksille ja muille tärkeille tiedoille.
Parempi tietoturva
HRIS parantaa tietoturvaa keskittämällä arkaluonteiset työntekijätiedot turvalliseen ja käyttöoikeuksilla hallittuun järjestelmään, jossa hyödynnetään salaus- ja todennusprotokollia.
Roolipohjaiset käyttöoikeudet varmistavat, että vain valtuutetut henkilöt voivat tarkastella tai muokata tiettyjä tietoja, mikä vähentää tietomurtojen riskiä.
Lisäksi tarkastuslokit ja vaatimustenmukaisuuden hallintaominaisuudet auttavat seuraamaan muutoksia, havaitsemaan poikkeamia ja täyttämään tietosuojaa koskevat lakisääteiset vaatimukset.
Henkilöstötietojärjestelmän ominaisuudet
HRIS-järjestelmiä on monenlaisia ja -kokoisia, joten ne sopivat kaikenkokoisille organisaatioille. Tässä on joitakin tärkeimpiä HRIS-ominaisuuksia, joita kannattaa etsiä:
- Työntekijätietokannan hallinta: Keskitetty tietovarasto kaikkien työntekijöihin liittyvien tietojen säilyttämiseen, mukaan lukien henkilötiedot, työsuhde- ja työtehtävätiedot sekä palkka- ja palkanmaksutiedot.
- Työajan ja läsnäolon seuranta: Työkalut työntekijöiden työaikojen, läsnäolon, lomapyyntöjen ja poissaolojen seuraamiseen. Ne on usein integroitu työajanseurantalaitteisiin tai biometrisiin järjestelmiin.
- Palkanlaskennan hallinta: Automatisoitu palkanlaskenta, johon kuuluvat palkkojen laskeminen, verovähennykset, etuuksien vähennykset ja suoraveloitusten hallinta.
- Henkilöstöetujen hallinta: Työntekijöiden etuusohjelmien, kuten sairausvakuutusten, eläkesuunnitelmien ja muiden etujen, hallinta mukaan lukien ilmoittautuminen, seuranta ja raportointi.
- Rekrytointi ja hakijoiden seuranta: Rekrytointiohjelmiston ominaisuudet, joiden avulla voit hallita työpaikkailmoitusten julkaisemista, seuloa hakemuksia, seurata hakijoita rekrytointiprosessin aikana ja perehdyttää uudet työntekijät.
- Suorituksen hallinta: Työkalut suorituskykytavoitteiden asettamiseen, suoritusarviointien tekemiseen, palautteen antamiseen ja työntekijöiden suoriutumista kuvaavien mittareiden seuraamiseen.
- Vaatimustenmukaisuuden hallinta: Varmistaa työehtojen ja säädösten noudattamisen, mukaan lukien automaattiset ilmoitukset tulevista määräajoista ja raportointivaatimuksista.
- Työntekijöiden itsepalveluportaali: Antaa työntekijöille mahdollisuuden tarkastella ja päivittää henkilötietojaan, tarkastella palkkalaskelmia, pyytää lomaa ja hallita etuja itsepalvelukäyttöliittymän kautta.
- Koulutus ja kehitys: Työkalut työntekijöiden koulutusohjelmien hallintaan, edistymisen seurantaan, kurssien aikatauluttamiseen sekä sertifikaattien ja taitojen kehittymistä koskevien tietojen ylläpitoon.
Näin pääset alkuun HRIS-järjestelmän kanssa
Nyt saatat ajatella, että HRIS-järjestelmä voisi olla varsin hyödyllinen, tai pohtia, miten nykyistä järjestelmääsi voisi kehittää.
Tarjolla on niin paljon vaihtoehtoja, että on tärkeää löytää yrityksesi tarpeisiin parhaiten sopiva HRIS-ohjelmisto.
Kun valitset HRIS-järjestelmää, HR-ammattilaisten kannattaa kiinnittää huomiota helppokäyttöisyyteen, siihen, mitä keskeisiä toimintoja järjestelmä sisältää, kuinka mukautettava palvelu on, voiko ratkaisu integroitua vanhoihin järjestelmiin, skaalautuvuuteen ja tietenkin vastineeseen rahalle. Hyvä lähtökohta on oppaamme aiheesta parhaat HRIS-järjestelmät.
Huippuvinkki: Jos vaatimuksesi ovat monimutkaisia tai olet vasta määrittelemässä niitä, kannattaa ehkä harkita HRIS-tarjouspyynnön laatimista. Se auttaa määrittelemään vaatimukset ja saamaan toimittajilta parempia tarjouksia.
