11 tapaa, joilla henkilöstötietojärjestelmä voi hyödyttää yritystäsi
HRIS-järjestelmän hyötyihin kuuluvat toistuvien HR-tehtävien automatisointi, työntekijöiden itsepalvelun mahdollistaminen ja ajan tasalla pysyminen vaatimustenmukaisuuden suhteen.
Sujuvoittamalla näitä prosesseja HRIS säästää aikaa, vähentää manuaalista hallinnollista työtä ja auttaa koko organisaatiota toimimaan tehokkaammin. Tässä artikkelissa näytän tarkasti, miten HRIS voi yksinkertaistaa HR-työnkulkuasi ja tuottaa merkittävää arvoa tiimillesi ja yrityksellesi.
Mikä on HRIS?
HRIS (henkilöstötietojärjestelmä) on HR-ohjelmistotyyppi, joka tallentaa työntekijöitä ja organisaatiota koskevia tietoja sekä yhdistää lukuisia ominaisuuksia, kuten palkanlaskennan ja etujen hallinnan, auttaakseen kaikentasoisia HR-ammattilaisia suoriutumaan työstään tehokkaammin.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Pohjimmiltaan kyse on teknologian voiman hyödyntämisestä organisaatiokoneiston rattaiden voitelemiseksi sekä onnellisemman ja tuottavamman henkilöstön luomiseksi.
11 HRIS-järjestelmän hyötyä
Työntekijätietojen järjestämisestä hallinnollisten tehtävien automatisointiin ja HR-datan avulla saatavien oivallusten tarjoamiseen oikea HRIS-alusta voi mullistaa organisaatiosi toiminnan.
Hyödyt HR-osastoille
Monet HR-ohjelmiston hyödyistä näkyvät HR-osastolla, sillä se vapauttaa aikaa ja resursseja työn palkitsevimpaan osaan: osaamisen kehittämiseen.
Tehokkuus ja ajansäästö
HRIS vähentää toistuvaa hallinnollista työtä automatisoimalla esimerkiksi työntekijätietojen päivitykset, palkanlaskennan ja poissaolojen hallinnan.
Työntekijät voivat esimerkiksi lähettää poissaolopyyntöjä itsepalveluportaalin kautta, jossa esihenkilöt tarkistavat hyväksynnät ja HR seuraa jäljellä olevia poissaolokiintiöitä ilman sähköpostien tai laskentataulukoiden kanssa säätämistä. Joissakin järjestelmissä käytetään myös HR-chatbotteja rutiinikysymyksiin vastaamiseen.
Tämä vapauttaa HR-ammattilaiset keskittymään rekrytointiin, työntekijöiden kehittämiseen ja muihin strategisiin painopisteisiin.
Parempi vaatimustenmukaisuus
Keskeinen HRIS-toiminto on auttaa varmistamaan työoikeudellisten lakien ja määräysten noudattaminen tarjoamalla ajantasaista tietoa sekä automaattisia muistutuksia keskeisistä vaatimustenmukaisuuteen liittyvistä määräajoista ja vaatimuksista.
Raportointi ja analytiikka
HR-raportointi- ja analytiikkajärjestelmän avulla HR-tiimit voivat luoda raportteja erilaisista HR-mittareista, kuten henkilöstömäärästä, vaihtuvuudesta ja demografisista tiedoista, mikä tukee dataan perustuvaa päätöksentekoa.
Parempi viestintä
Se tehostaa organisaation sisäistä viestintää tarjoamalla alustan koko yritystä koskeville ilmoituksille, käytäntöjen päivityksille ja muille tärkeille tiedoille.
Hyödyt työntekijöille
HRIS voi myös helpottaa työntekijöidesi elämää ja auttaa heitä tuntemaan itsensä sitoutuneemmiksi ja yhteisöllisemmiksi.
Sujuvampi perehdytys
Sujuva perehdytysprosessi auttaa luomaan hyvän lähtökohdan uusille työntekijöille sekä edistää työntekijöiden menestystä ja pysyvyyttä.
HRIS-toimintona se saattaa olla jatkoa hakijaseurantajärjestelmälle, joka auttoi saamaan ehdokkaan maaliin.
Uudet työntekijät voivat kirjautua työntekijöiden itsepalveluportaaliin, hoitaa hallinnolliset asiat, aloittaa koulutuksen ja tutustua tehtäväänsä sekä uuteen tiimiinsä.
Paremmat vaikutusmahdollisuudet
Itsepalveluportaalin avulla työntekijät voivat tarkastella ja hallita henkilötietojaan, työaikataulujaan, lomapyyntöjään, etujaan ja lisäetujaan.
Hallinnolliset virheet vaikuttavat epätodennäköisemmin palkkaan tai vapaa-aikaan, ja työntekijät voivat myös hyödyntää automaattisia muistutuksia.
Työntekijöiden sitoutumisen lisääntyminen
HRIS vahvistaa työntekijöiden sitoutumista sujuvoittamalla viestintää, keräämällä palautetta ja yksilöimällä kehittymismahdollisuuksia.
Tällaisia ominaisuuksia ovat reaaliaikainen tunnustuksen antaminen, pulssikyselyt sekä itsepalveluna saatavat edut ja urakehityksen resurssit.
Tarjoamalla dataan perustuvia oivalluksia HR voi puuttua huolenaiheisiin ennakoivasti, parantaa työpaikkakulttuuria ja kohentaa työntekijöiden yleistä tyytyväisyyttä.
Organisaation hyödyt
Tietenkin HRIS-järjestelmän perimmäinen hyödynsaaja on koko organisaatio (kuten sen kuuluukin olla).
Kustannussäästöt
Virtaviivaistamalla prosesseja, vähentämällä manuaalista työtä ja minimoimalla virheitä HRIS auttaa pienentämään hallinnollisia kustannuksia ja parantaa kokonaistuottavuutta.
HRIS on myös kustannustehokkaampi kuin muuntyyppiset henkilöstöhallinnon järjestelmät, kuten HCM- ja HRMS-järjestelmät, mutta se on samalla perustasoisin vaihtoehto (jos arvelet tarvitsevasi kehittyneempiä ominaisuuksia sisältävän järjestelmän, tutustu HRIS-, HRMS- ja HCM-järjestelmien vertailuumme, josta saat vinkkejä oikean valinnan tekemiseen).
Paremmat henkilöstönhallintaa koskevat päätökset
HRIS parantaa henkilöstönhallintaa koskevia päätöksiä tarjoamalla reaaliaikaista tietoa työntekijöiden suoriutumisesta, taidoista ja sitoutumisen kehityssuunnista.
Keskitetyn tiedon avulla HR voi tunnistaa potentiaaliset työntekijät, seurata kehittymistarpeita ja optimoida henkilöstösuunnittelua.
Lisäksi ennakoiva analytiikka auttaa seuraajasuunnittelussa ja henkilöstön pitämiseen tähtäävissä strategioissa, mikä varmistaa henkilöstön ja liiketoimintatavoitteiden paremman yhteensovittamisen.
Keskitetyt työntekijätiedot ja parempi tarkkuus
HRIS kokoaa työntekijätiedot, työtehtävien tiedot, palkkauksen ja poissaolotiedot yhteen keskitettyyn järjestelmään, mikä vähentää päällekkäisiä kirjauksia ja hajallaan olevia taulukkolaskentatiedostoja.
Ylläpitämällä yhdenmukaisia ja ajan tasalla olevia tietoja HR-tiimit voivat minimoida hallinnolliset virheet, käyttää luotettavia tietoja ja tehdä paremmin perusteltuja päätöksiä.
Parempi tietoturva
HRIS parantaa tietoturvaa keskittämällä arkaluonteiset työntekijätiedot suojattuun ja käyttöoikeuksien hallintaan perustuvaan järjestelmään, jossa käytetään salaus- ja todennusprotokollia.
Roolipohjaiset käyttöoikeudet varmistavat, että vain valtuutetut henkilöt voivat tarkastella tai muokata tiettyjä tietoja, mikä vähentää tietomurtojen riskiä.
Lisäksi tarkastuslokit ja vaatimustenmukaisuusominaisuudet auttavat seuraamaan muutoksia, havaitsemaan poikkeamia ja täyttämään tietosuojaa koskevat lakisääteiset vaatimukset.
Henkilöstötietojärjestelmän ominaisuudet
HRIS-järjestelmiä on monenlaisia ja -kokoisia, jotta ne sopivat kaikille organisaatioille. Tässä on joitakin tärkeimpiä HRIS-ominaisuuksia, joita kannattaa etsiä:
- Työntekijätietokannan hallinta: Keskitetty tietovarasto kaikkien työntekijöihin liittyvien tietojen säilyttämiseen, mukaan lukien henkilötiedot, työsuhde- ja työtehtävätiedot sekä palkka- ja palkanmaksutiedot.
- Työajan ja läsnäolon seuranta: Työkalut työntekijöiden työtuntien, läsnäolon, lomapyyntöjen ja poissaolojen seurantaan, usein työaikaleimoihin tai biometrisiin järjestelmiin integroituna.
- Palkanmaksun hallinta: Automatisoitu palkanmaksuprosessi, joka sisältää palkkojen laskennan, verovähennykset, etuusvähennykset ja suoratalletusten hallinnan.
- Etuuksien hallinnointi: Työntekijöiden etuusohjelmien, kuten sairausvakuutusten, eläkejärjestelyjen ja muiden etujen, hallinta mukaan lukien ilmoittautuminen, seuranta ja raportointi.
- Rekrytointi ja hakijoiden seuranta: Rekrytointiohjelmiston ominaisuudet, joiden avulla voit hallita avoimista työpaikoista ilmoittamista, seuloa hakemuksia, seurata hakijoita rekrytointiprosessin aikana ja perehdyttää uudet työntekijät.
- Suorituksen hallinta: Työkalut suorituskykytavoitteiden asettamiseen, suoritusarviointien tekemiseen, palautteen antamiseen ja työntekijöiden suorituskykymittareiden seurantaan.
- Vaatimustenmukaisuuden hallinta: Varmistaa työvoimaa koskevien lakien ja määräysten noudattamisen, mukaan lukien automaattiset ilmoitukset lähestyvistä määräajoista ja raportointivaatimuksista.
- Työntekijöiden itsepalveluportaali: Työntekijät voivat käyttää ja päivittää henkilötietojaan, tarkastella palkkalaskelmia, pyytää lomaa ja hallita etuuksia itsepalvelukäyttöliittymän kautta.
- Koulutus ja kehittyminen: Työkalut työntekijöiden koulutusohjelmien hallintaan, edistymisen seurantaan, kurssien aikatauluttamiseen sekä pätevyyksien ja osaamisen kehittämistä koskevien tietojen ylläpitämiseen.
Näin pääset alkuun HRIS-järjestelmän kanssa
Nyt saatat ajatella, että HRIS-järjestelmä voisi olla varsin hyödyllinen, tai pohtia, miten nykyistä järjestelmääsi voisi kehittää.
Vaihtoehtoja on paljon, joten on tärkeää löytää yrityksesi tarpeisiin parhaiten sopiva HRIS-ohjelmisto.
Kun valitset HRIS-järjestelmää, HR-ammattilaisten kannattaa tarkastella käytön helppoutta, mukana olevia keskeisiä toimintoja, palvelun mukautettavuutta, sitä, voidaanko ratkaisu integroida vanhoihin järjestelmiin, skaalautuvuutta ja tietysti vastinetta rahalle. Hyvä aloituspaikka on oppaamme, joka käsittelee parhaita HRIS-järjestelmiä.
Huippuvinkki: Jos vaatimuksesi ovat monimutkaisia tai määrittelet niitä vielä, voit harkita HRIS-tarjouspyynnön laatimista. Sen avulla voit määritellä vaatimukset ja saada palveluntarjoajilta parempia tarjouksia.
