Ehdokastietokannan rakentaminen: 5 vaiheen opas
Ehdokastietokannat ovat erinomaisia työkaluja rekrytointiajan ja rekrytointikustannusten vähentämiseen, pätevämpien ehdokkaiden löytämiseen ja organisaation tehokkuuden parantamiseen.
Jos haluat ottaa rekrytoinnin ehdokastietokantaratkaisun käyttöön käytännössä, voin auttaa!
Tässä artikkelissa käsitellään sitä, miten voit rakentaa ja ylläpitää ehdokastietokannan alusta alkaen – sekä yrityksiä että toimistoja varten – sekä jaetaan monia vinkkejä ja käytännön esimerkkejä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mikä on ehdokastietokanta?
Ehdokastietokannat ovat työkaluja, joihin tallennetaan ehdokkaan tietoja, kuten yhteystiedot, ansioluettelo, muistiinpanot ja muuta vastaavaa, ja joiden avulla heidän kanssaan voidaan rakentaa suhdetta ja palkata heidät myöhemmin eri tehtäviin.
Voit käyttää kahdenlaisia henkilöstöhallinnon tietokantajärjestelmiä:
- Sisäänrakennetut tietokannat: Voit tarkastella ja hallita hakijoiden tietoja, kun julkaiset työpaikan LinkedInin tai Indeedin kaltaisella alustalla. Ne ovat pieniä, kyseisiin sovelluksiin liittyviä ehdokastietokantoja.
- Keskitetyt tietokannat: Keskitetty henkilöstöhankinnan tietokanta kokoaa hakijoita useista lähteistä, kuten saapuneista hakemuksista, ehdokashausta, suositteluista, offline-tapahtumista ja niin edelleen. Suuret yritykset ja henkilöstöpalveluyritykset käyttävät näitä ratkaisuja.
Keskitetyt tietokannat ovat kalliimpia, mutta niissä on paljon kehittyneempiä toimintoja kuin sisäänrakennetuissa tietokannoissa, kuten hakuominaisuudet, viestintähistoria, näkyvyys rekrytointiprosessin vaiheisiin, automaattinen tietojen ylläpito ja integraatiot muiden sovellusten kanssa. Tärkeintä on kuitenkin se, miten tietokantaa käytetään.
Kirsi Maharajin, henkilöstö- ja kulttuurijohtajan ja rekrytointikonsultin, mukaan ehdokastietokantojen käyttöön on kaksi lähestymistapaa:
- Transaktionaalinen: Lisäät kaikki työnhakijat tietokantaasi.
- Suhteiden rakentaminen: Valitset tietokantaan lisättävät henkilöt ja rakennat heidän kanssaan pitkäaikaisia suhteita. Henkilöstöpalveluyritykset käyttävät yleensä tätä lähestymistapaa. Johdan rekrytointitoimistoa ja pyrin keskustelemaan ehdokkaiden kanssa puhelimitse oppiakseni tuntemaan heidät paremmin, saadakseni käsityksen heidän persoonallisuudestaan ja lisätäkseni lopulta parhaat ehdokkaat rekrytoimiston ohjelmistoomme.
Ehdokastietokannan hyödyt
Nyt kun tiedät, mitä ehdokastietokanta on, tarkastellaan seuraavaksi, miksi tarvitset sellaisen.
Ensimmäinen etu on se, että se voi helpottaa ehdokkaiden etsimistä huomattavasti.
Erityisistä ehdokashakutyökaluista huolimatta ehdokkaiden etsiminen voi olla turhauttava ja aikaa vievä prosessi, ja yhteyden ottaminen henkilöön, joka ei vielä tunne organisaatiotasi, on aina hankalampaa kuin yhteyden ottaminen henkilöön, joka jo tietää olemassaolostasi.
Siksi tietokanta ehdokkaista, joista sinulla on jo tietoja ja jonkinlainen suhde, on itsestään selvä ratkaisu.
Joku on ehkä edennyt lähes koko rekrytointiprosessisi läpi, mutta ei jostain syystä päätynyt liittymään organisaatioosi sillä kertaa. Ehkä häneltä puuttui kokemusta tietyltä alueelta ja joku toinen oli pätevämpi.
Sinulla on kuitenkin edelleen paljon tietoa hänestä, ja toivottavasti tarjosit hänelle hyvän kokemuksen. Kun sopiva tehtävä avautuu tulevaisuudessa, voit ottaa häneen uudelleen yhteyttä.
Toinen, läheisesti tähän liittyvä etu on se, että kokonaisresurssien tarve vähenee, koska käytät vähemmän aikaa ehdokkaiden etsimiseen ja olet vähemmän riippuvainen muista kustannuksista, kuten rekrytointitoimistoista, työpaikkailmoitussivustoista ja LinkedInistä.
Yksi etu on myös mahdollisuus kehittää rekrytointiprosessiasi. Rekrytoinnin analytiikkaohjelmisto voi tarjota arvokkaita näkemyksiä strategioidesi optimointiin.
Gaurav Bhardwaj, Innovaccerin rekrytointijohtaja, uskoo, että ”Ehdokastietokannat ovat erinomaisia lähteitä monipuoliselle analytiikalle ja raporteille. Voit mukauttaa rekrytointiprosessiasi niiden perusteella. Voit esimerkiksi tunnistaa lähteet, joista tulee laadukkaimmat ehdokkaat, ja panostaa niihin enemmän samalla, kun vähennät muiden lähteiden käyttöä.”
Omassa toimistossani olen huomannut saavani parhaat ehdokkaat toimialaan liittyvistä yhteisöistä, kuten Slack-ryhmistä ja Redditin kaltaisista aliredditeistä. Työpaikkojen julkaiseminen siellä on usein ilmaista, ja nämä ovat hyödyntämättömiä lähteitä Indeedin tai LinkedInin kaltaisiin palveluihin verrattuna.
Ehdokastietokannan tiedot auttoivat tunnistamaan tämän mahdollisuuden.
Ehdokastietokannan rakentaminen ja hallinta
Ennen kuin perehdymme ehdokastietokannan rakentamisen yksityiskohtiin, meidän on käsiteltävä aihetta, josta pitäisi puhua enemmän: ehdokastietokannan käyttöönoton perusteleminen liiketoiminnalle.
Tiedät, että organisaatiosi tarvitsee investoida tietokantaan. Se ei kuitenkaan toteudu, ellet viesti asiasta johdolle.
Ja ainoa kieli, jota he ymmärtävät, ovat numerot!
Edellisessä yrityksessään Kirsi kertoo, että he olivat käyttäneet yli 150 000 dollaria rekrytoijien palkkioihin. Jos he kohdentaisivat summan uudelleen tietokantaan, he vähentäisivät riippuvuuttaan LinkedInistä, toimistoista ja muista vastaavista palveluista sekä huomaisivat keskeisten rekrytoinnin KPI-mittareiden paranevan.
Mahtavaa! Hänen toimitusjohtajansa hyväksyi investoinnin kehittyneeseen ehdokastietokantajärjestelmään!
Selvä, rakennetaan tietokantamme nyt!
Vaihe yksi: käytettävien työkalujen määrittäminen
Ehdokastietokannat voivat olla erittäin yksinkertaisia tai uskomattoman monimutkaisia. Niiden toteuttamiseen on useita eri tapoja.
Käytän hakijaseurantajärjestelmää (ATS), jonka nimi on Zoho Recruit, työpaikkailmoitusten julkaisemiseen, hakemusten vastaanottamiseen ja potentiaalisten ehdokkaiden tietojen tallentamiseen.
Markkinoilla on myös useita rekrytoinnin asiakkuudenhallintajärjestelmiä ja jopa rekrytointimarkkinointialustoja, jotka tarjoavat samankaltaisen palvelun ja auttavat rekrytointimarkkinoinnissa.
Jos budjettisi on todella tiukka, voit harkita Google Sheetsin käyttämistä ehdokastietokantana, mutta en suosittele sitä. Sen käyttö suuressa mittakaavassa on aikaa vievää, tarvitset erillisen rekrytoinnin automatisointiohjelmiston, eikä siinä ole niitä tukityökaluja, jotka sisältyvät erityisesti rekrytointiin suunniteltuun ohjelmistoon.
Jos budjettisi on kuitenkin tiukka, pienyrityksille suunnitellut rekrytointiohjelmistot ovat yleensä edullisempia ja varmasti kehittyneempiä kuin Google Sheets tai Excel.
Vaihe kaksi: ehdokastietojen kerääminen
Voit lisätä ehdokastietoja tietokantaasi useista eri lähteistä. Työpaikkahakemukset, suosittelut, ehdokkaiden etsiminen ja yhteydenotto, toimistoilta saadut ansioluettelot, työpaikkasivustot ja muut vastaavat ovat yleisiä lähteitä.
Mitä pidemmälle henkilö etenee rekrytointiprosessissasi, sitä enemmän tietoa sinulla on hänestä, joten varmista, että tiedot tallennetaan asianmukaisesti.
Yksi käyttämäni ”salainen” vinkki passiivisten ehdokkaiden löytämiseen on avointen hakemusten luominen yritykseni urasivustolle. Näin ihmiset voivat lähettää tietonsa, vaikka avoimia työpaikkoja ei olisi, ja tiedot voidaan lisätä tietokantaasi.
Jotta saat tämän järjestettyä, etsi rekrytointijärjestelmä, joka tarjoaa helppokäyttöisiä työpaikkasivustojen hallintatyökaluja.
Vaihe kolme: tietojen laatu
Tietojen laatu on ratkaiseva tekijä rekrytointitietokannan hyödyntämisessä. Liiallinen tietomäärä tai huonosti hallinnoidut tiedot vaikeuttavat sopivien ehdokkaiden löytämistä ja tietojen pohjalta tehtävien havaintojen muodostamista.
Määrittele ensin tiukat kriteerit sille, ketkä voivat lisätä tietoja tietokantaasi. Esimerkiksi vain työpaikkailmoituksessa määritellyt kaikki vaatimukset täyttävät uudet ehdokkaat voidaan lisätä tietokantaan tai vain ne, jotka ovat tehneet kokeiluprojektin.
Varmista seuraavaksi säännöllisesti, että kaikki kentät on täytetty ja että tiedot ovat oikeassa muodossa. Varmista myös, että ehdokkaiden ansioluettelot ja yhteystiedot ovat ajan tasalla.
Organisaatiosi henkilöstön kouluttaminen tähän on olennaista, sillä käytät tietokannan kenttiä ja tietoja seurantaan ja raportointiin.
Lopuksi on hyvä merkitä ehdokkaat heidän taitojensa tai muiden ominaisuuksiensa perusteella. Näin totuusarvoon perustuvien kyselyiden (kyllä/ei-kysymysten) ja edistyneiden hakujen tekeminen on myöhemmin helpompaa.
Parhaat HRIS-sertifioinnit tarjoavat olennaiset taidot ehdokastietokantojen järjestämiseen ja hyödyntämiseen.
Vaihe neljä: vaatimustenmukaisuuden varmistaminen
Käyttäjätietojen käsittely on erittäin arkaluonteinen aihe. Virheellisesti toteutettuna se voi johtaa suuriin sakkoihin.
Jos tietokannassasi on EU:sta tai Yhdistyneestä kuningaskunnasta peräisin olevia ehdokkaita, sinun on noudatettava GDPR:ää ja Kalifornian asukkaiden osalta CCPA:ta.
Sinun on aina hankittava ehdokkailta suostumus ennen heidän tietojensa lisäämistä, tarjottava mahdollisuus tietojen poistamiseen pyynnöstä ja poistettava tiedot lainsäädännön mukaisesti.
Esimerkiksi Kanadassa ehdokkaan tiedot on poistettava joka toinen vuosi.
Vaihe viisi: säännöllinen yhteydenpito ehdokkaisiin
Säännöllinen ja asianmukainen yhteydenpito ehdokkaisiin on paras tapa rakentaa suhteita heidän kanssaan. Tässä on joitakin menetelmiä, joita voit käyttää:
- Lisää heidät yrityksen uutiskirjeisiin ja jaa heille asiaankuuluvaa sisältöä, kuten yrityksen kuulumisia, työntekijätarinoita ja muuta vastaavaa.
- Järjestä paikan päällä pidettäviä tapahtumia ja webinaareja
- Toteuta kyselyjä koko hakuprosessin aikana pitääksesi heidät sitoutuneina ja kerätäksesi tietoja
- Osallistu verkostoitumispuheluihin lupaavimpien ehdokkaiden kanssa (erityisesti kokeneempien tehtävien ehdokkaiden)
Lisään lupaavia ehdokkaita joihinkin Slack-ryhmiini pitääkseni heihin yhteyttä. Se on nopeampaa ja kätevämpää kuin sähköposti ja johtaa henkilökohtaisempaan hakijakokemukseen.
Voit myös ottaa ehdokkaisiin yhteyttä 6–12 kuukauden välein vedoten GDPR:ään.
Lopuksi
Ehdokastietokanta on olennainen osa rekrytoinnin työkalukokonaisuutta. Parasta on, että sellaisen rakentaminen on melko helppoa ja että apuna on runsaasti työkaluja.
Muista, ettei pelkkä tietokannan olemassaolo riitä. Olennaista on se, miten käytät sitä. Se on erinomainen työkalu työn helpottamiseen ja keskeisten suorituskykymittareiden parantamiseen.
