Miten hakijanseurantajärjestelmät toimivat?

Mikä on hakijoiden seurantajärjestelmä?

Hakijoiden seurantajärjestelmä (ATS) on eräänlainen rekrytointiohjelmisto, jonka tarkoituksena on tehostaa rekrytointiprosessia, vähentää manuaalista työtä ja parantaa rekrytointien laatua auttamalla yrityksiä tunnistamaan ja hallitsemaan päteviä hakijoita nopeasti.

Hakijoiden seurantajärjestelmät automatisoivat ja tehostavat erilaisia tehtäviä, kuten työpaikkailmoitusten julkaisemista, viestintää hakijoiden kanssa, hakijoiden seuraamista rekrytointiprosessin eri vaiheissa sekä hakijatietojen järjestämistä keskitettyyn tietokantaan.

Miten hakijoiden seurantajärjestelmät toimivat?

Perusperiaatteeltaan ATS on suunniteltu auttamaan rekrytoijia hakijoiden hallinnassa ensimmäisestä yhteydenotosta viimeiseen haastatteluun ja (toivottavasti) hyväksyttyyn työtarjoukseen asti.

Sovelluksesta riippuen ne voivat myös auttaa esihenkilöä työpaikkailmoitusten julkaisemisessa, suorahaussa, hakijoiden tietojen jäsentämisessä ja arvioinnissa, haastatteluissa sekä tarjousten tekemisessä koko rekrytointiprosessin ajan.

Kaiken hakijoiden seurantajärjestelmän ydin on tietokanta, johon tallennetaan hakijan tiedot ja hänen hakemukseensa liittyvät tiedot, kuten ansioluettelo, saatekirje ja haastattelupalaute.

Rekrytointitiimit voivat mukauttaa työkalun rekrytointiprosessiinsa ja siirtää hakijoita eteenpäin heidän edetessään vaiheesta toiseen. Ei enää työläitä taulukkolaskentatiedostoja!

Ohjelman automaatiot, kuten muistutukset, auttavat varmistamaan, ettei yksikään vaihe jää väliin ja ettei kukaan “putoa kyydistä”.

Muita hyödyllisiä ominaisuuksia ovat esimerkiksi mahdollisuus lähettää joukkona hylkäysviestejä sähköpostitse tiettyjen kriteerien perusteella.

Henkilöstöhallinnon ammattilaiset, jotka osallistuvat henkilöstöratkaisujen huippukokouksiin, saavat usein syvemmän ymmärryksen siitä, miten hakijoiden seurantajärjestelmät integroidaan tehokkaasti. Huippukokouksiin osallistuminen voi osoittaa, miten hakijoiden seurantajärjestelmät tehostavat rekrytointia ja auttavat tunnistamaan parhaat osaajat nopeammin.

Mitkä ovat hakijoiden seurantajärjestelmän tärkeimmät ominaisuudet?

Kuten kaikissa rekrytointiohjelmistoissa, jokainen ATS-palveluntarjoaja tarjoaa erilaisia ominaisuuksia ja toimintoja.

Jotkin järjestelmät auttavat esimerkiksi kartoittamaan markkinoita ja etsimään hakijoita sekä jäsentämään hakemuksia. 

Toisten avulla voit automatisoida rekrytointiprosesseja, kuten hakijahaastattelun aikatauluttamisen. Keskeisiä hakijoiden seurantajärjestelmän ominaisuuksia ovat:

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Työpaikkailmoitusten julkaiseminen

Jotkin ATS-järjestelmät toimivat myös työpaikkailmoitusten julkaisualustoina, joiden avulla voit julkaista työpaikkailmoituksia nopeasti sekä yrityksesi urasivuilla että työpaikkasivustolla ja sosiaalisen median kanavissa.

Hyödyt – *valtava ajansäästö ja yhdenmukaiset työpaikkailmoitukset* – näkyvät välittömästi!

Yhteydenotto sähköpostitse

Kun olet kartoittanut listan potentiaalisista hakijoista, useimmat ATS-järjestelmät voivat auttaa sinua laatimaan, lähettämään, seuraamaan ja optimoimaan yksilöityjä sähköposteja osana osaajien hankintaprosessia.

Hakijatietokanta

Hakijoiden tiedot, mukaan lukien kaikki heidän kanssaan käydyt keskustelut, säilytetään rekisterissä (tarkista kuitenkin, kuinka kauan niitä saa lain mukaan säilyttää), minkä ansiosta voit rakentaa hakijatietokannan ja ylläpitää suhteita ajan mittaan. Tämän vuoksi ATS-järjestelmiin viitataan joskus nimellä rekrytoinnin tietokantaohjelmisto.

Ansioluetteloiden tuominen

Kun hakijat ovat alkaneet vastata työpaikkailmoitukseesi, saat todennäköisesti ansioluetteloita monista eri lähteistä.

Jotkut hakijat saattavat jopa käyttää vanhanaikaista tapaa ja lähettää ansioluettelonsa postitse tai antaa sinulle paperisen kopion.

Paras ATS-ratkaisu tarjoaa joustavat tuontivaihtoehdot aina paperikopioiden skannaamisesta Indeed-hakemusten tuomiseen tietokantaan. (Täydentävän ansioluetteloiden seulontaohjelmiston käyttö voi myös tehostaa tätä prosessia, jos käsittelet suuria määriä hakijoita.)

ATS-ohjelmisto helpottaa kaikkien hakemusten kokoamista yhteen paikkaan.

Sähköiset ansioluettelot tuodaan nopeasti järjestelmään, paperikopiot muutetaan digitaalisiksi asiakirjoiksi, joista voidaan etsiä sopivia avainsanoja ja kokemukseen liittyviä tietoja, ja ulkoisten verkkosivustojen tiedot muutetaan loppukäyttäjälle hyödylliseen ja helposti luettavaan muotoon. 

Ansioluetteloiden jäsentäminen

Ansioluetteloiden jäsentämistoiminto on erinomainen silloin, kun saat valtavasti hakemuksia, sillä sen avulla voit jäsentää satoja ansioluetteloita nopeasti ennalta valittujen kriteerien perusteella.

ATS-skannaus auttaa myös löytämään olennaiset tiedot riippumatta siitä, missä kohtaa asiakirjaa ne sijaitsevat. 

Vaikka ansioluetteloille on olemassa tiettyjä muotovaatimuksia, jokainen ansioluettelo on erilainen. Jotkut esimerkiksi luettelevat taitonsa kunkin työkokemuksen yhteydessä, kun taas toiset luovat erillisen otsikon ja listaavat ne loppuun. 

Ansioluetteloiden jäsentämistoiminto poimii avainsanat jokaisesta ansioluettelosta muodosta riippumatta ja luokittelee työnhakijat sen perusteella, kuka vastaa parhaiten työpaikkailmoitusta.

Haastattelujen aikatauluttaminen

ATS voidaan synkronoida kalentereiden kanssa, ja sen sisäänrakennettua haastattelujen aikataulutusohjelmistoa voidaan käyttää haastattelujen aikataulutuksen sekä tarvittavien tietojen ja muistutusten lähettämisen automatisointiin.

Hakijoiden seuranta

ATS-järjestelmä auttaa henkilöstöhallinnon tiimiä seuraamaan, keihin on oltu yhteydessä, missä vaiheessa kukin hakija on ja milloin olisi hyvä ajankohta seurannalle. Tämä auttaa sujuvoittamaan rekrytointiprosessia ja varmistaa erinomaisen hakijakokemuksen.

Tietojen analysointi

Jos HR-tiimilläsi on täytettäviä kiintiöitä, ATS-alustan pitäisi pystyä seuraamaan ja raportoimaan myös niistä. 

Voit seurata ja raportoida keskeisiä rekrytointimittareita, kuten sitä, mitkä lähteet ovat tehokkaimpia ja missä vaiheessa useimmat hakijat keskeyttävät prosessin.

Edistyneempi analytiikka saattaa maksaa enemmän, joten tarkista, mitä ATS-hinnoitteluusi sisältyy.

Mitä hyötyä ATS:n käytöstä on?

Käsittelemme tätä laajemmin ATS:n hyötyjä käsittelevässä artikkelissamme, mutta lyhyesti sanottuna ATS voi hyödyttää organisaatiotasi seuraavilla tavoilla:

1. Tehokkuus ja ajansäästö: Keskittää tietojen hallinnan ja sujuvoittaa rekrytointiprosessia.
2. Parantunut hakijakokemus: Yksinkertaistaa hakuprosessia ja automatisoi viestintää, mikä edistää parempaa hakijakokemusta.
3. Parempi organisointi ja yhteistyö: Yhdenmukaistaa prosesseja ja tehostaa tiimityötä.
4. Tehostettu raportointi ja analytiikka: Sisäänrakennetut rekrytoinnin analytiikkatyökalut tarjoavat tietoon perustuvia näkemyksiä ja varmistavat vaatimustenmukaisuuden.
5. Skaalautuvuus: Käsittelee suuria määriä ja mukautettavia HR-työnkulkuja.
6. Kustannusten vähentäminen: Vähentää riippuvuutta rekrytoijista ja pienentää hallinnollisia kustannuksia.
7. Hakijoiden parempi laatu: Kohdentaa työpaikkamainontaa ja parantaa taitojen vastaavuutta.

Kaiken kaikkiaan ATS sujuvoittaa rekrytointia, parantaa rekrytointipäätöksiä ja tehostaa rekrytointistrategiaa.

Käyttävätkö monet yritykset ATS-ohjelmistoa? 

Vähintään 40 % yrityksistä käyttää tällä hetkellä ATS-alustaa. Käyttö kuitenkin yleistyy, kun yritykset ympäri maailmaa keskittyvät teknologisen merkityksellisyytensä vahvistamiseen internetin, massadatan ja verkkoympäristöjen aikakaudella. 

Useimmat suuret yritykset ovat käyttäneet ATS-järjestelmiä tai muita rekrytointiohjelmistotyyppejä jo pitkään, olipa kyse ulkoisesta järjestelmästä tai heidän omaan HR-ohjelmistoonsa sisällytetystä hakijaportaalista. 

Onneksi pienillä ja keskisuurilla yrityksillä on nykyään vaihtoehtoja investoida näihin järjestelmiin ja hyötyä niistä.

Siksi kokosimme tämän hyödyllisen luettelon parhaista hakijaseurantajärjestelmistä pienille yrityksille.

Parempi rekrytointikokemus molemmille osapuolille

ATS-ohjelmisto voi säästää aikaa ja siten rahaa automatisoimalla suuren osan uusien työntekijöiden rekrytointiprosessista.

Tämä pätee erityisesti nykyaikaisiin tekoälyn avulla toimiviin ATS-järjestelmiin, sillä ne voivat nopeuttaa hakijoiden seulontaprosessia huomattavasti.

Se, mikä tehostaa rekrytointitiimien työtä, tehostaa myös hakijoiden prosessia, ja ATS-järjestelmät todennäköisesti parantavat hakijakokemusta sekä auttavat varmistamaan, ettei yksikään hakija jää huomaamatta. On kuitenkin tärkeää valita tarpeisiisi parhaiten sopiva ATS-järjestelmä.

Jos haluat lisää näkemyksiä henkilöstöhallinnon ohjelmistoista ja parhaista käytännöistä, tilaa People Managing People -uutiskirje.