Miten hakijanseurantajärjestelmät toimivat?

Mikä on hakijoiden seurantajärjestelmä?

Hakijoiden seurantajärjestelmä (ATS) on eräänlainen rekrytointiohjelmisto, joka on suunniteltu tehostamaan rekrytointiprosessia, vähentämään manuaalista työtä ja parantamaan rekrytointien laatua auttamalla yrityksiä tunnistamaan ja hallitsemaan päteviä hakijoita nopeasti.

Hakijoiden seurantajärjestelmät toimivat automatisoimalla ja virtaviivaistamalla erilaisia tehtäviä, kuten työpaikkailmoitusten julkaisemista, viestintää hakijoiden kanssa, hakijoiden seuraamista rekrytointiprosessin eri vaiheissa sekä hakijatietojen järjestämistä keskitettyyn tietokantaan.

Miten hakijoiden seurantajärjestelmät toimivat?

Pohjimmiltaan ATS on suunniteltu auttamaan rekrytoijia hallitsemaan hakijoita ensimmäisestä yhteydenotosta viimeiseen haastatteluun ja (toivottavasti) hyväksyttyyn työtarjoukseen asti.

Sovelluksesta riippuen ne voivat myös auttaa esihenkilöä työpaikkailmoitusten julkaisemisessa, suorahaussa, hakijoiden tietojen jäsentämisessä ja arvioinnissa, haastatteluissa sekä tarjousten tekemisessä koko rekrytointiprosessin ajan.

Kaiken hakijoiden seurantajärjestelmän ytimessä on tietokanta, joka tallentaa hakijan tiedot ja hakemukseen liittyvät tiedot, kuten ansioluettelon, saatekirjeen ja haastattelupalautteen.

Rekrytointitiimit voivat sitten määrittää työkalun vastaamaan rekrytointiprosessiaan ja siirtää hakijoita eteenpäin heidän edetessään kunkin vaiheen läpi. Ei enää työläitä taulukkolaskentataulukoita!

Ohjelman automaatiot, kuten muistutukset, auttavat varmistamaan, ettei yksikään vaihe jää väliin eikä kukaan ”putoa kyydistä”.

Muita hyödyllisiä ominaisuuksia ovat mahdollisuus lähettää joukkona kielteisiä sähköpostiviestejä tiettyjen kriteerien perusteella.

Henkilöstöhallinnon ammattilaiset, jotka osallistuvat henkilöstöratkaisujen huippukokouksiin, saavat usein syvemmän ymmärryksen siitä, miten hakijoiden seurantajärjestelmät voidaan integroida tehokkaasti. Huippukokouksiin osallistuminen voi osoittaa, miten hakijoiden seurantajärjestelmät virtaviivaistavat rekrytointia ja auttavat tunnistamaan parhaat osaajat nopeammin.

Mitkä ovat hakijoiden seurantajärjestelmän tärkeimmät ominaisuudet?

Kuten kaikki rekrytointiohjelmistot, jokainen ATS-palveluntarjoaja tarjoaa erilaisia ominaisuuksia ja toimintoja.

Jotkin niistä auttavat esimerkiksi tutustumaan työmarkkinoihin ja etsimään hakijoita sekä jäsentämään hakemuksia. 

Toiset mahdollistavat rekrytointiprosessien automatisoinnin, kuten hakijahaastattelun aikatauluttamisen. Tärkeimpiin hakijoiden seurantajärjestelmän ominaisuuksiin kuuluvat:

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Työpaikkailmoitusten julkaiseminen

Jotkin ATS-järjestelmät toimivat myös työpaikkailmoitusten julkaisualustoina, joiden avulla voit julkaista työpaikkailmoituksia nopeasti yrityksesi urasivuilla sekä työpaikkasivustolla ja sosiaalisen median kanavissa.

Hyödyt – *valtava ajansäästö ja yhdenmukaiset työpaikkailmoitukset* – näkyvät heti!

Yhteydenotto sähköpostitse

Kun olet löytänyt luettelon todennäköisistä hakijoista, useimmat ATS-järjestelmät auttavat sinua jäsentämään, lähettämään, seuraamaan ja optimoimaan yksilöityjä sähköposteja osana osaajien hankintaprosessia.

Hakijatietokanta

Hakijatiedot, mukaan lukien kaikki heidän kanssaan käydyt vuorovaikutustilanteet, säilytetään rekisterissä (tarkista kuitenkin, kuinka kauan niitä on laillisesti sallittua säilyttää), minkä ansiosta voit rakentaa hakijatietokannan ja ylläpitää suhteita ajan mittaan. Tämän vuoksi ATS-järjestelmiin viitataan joskus nimellä rekrytoinnin tietokantaohjelmisto.

Ansioluetteloiden tuominen

Kun hakijat ovat alkaneet vastata työpaikkailmoitukseesi, saat todennäköisesti ansioluetteloita monista eri lähteistä.

Jotkut hakijat saattavat jopa toimia vanhanaikaisesti ja lähettää ansioluettelonsa postitse tai tuoda sinulle paperikopion.

Parhaassa hakijaseurantajärjestelmässä on joustavat tuontivaihtoehdot paperikopioiden skannaamisesta Indeed-hakemusten tuomiseen tietokantaan. (Täydentävän ansioluetteloiden seulontaohjelmiston käyttö voi myös tehostaa tätä prosessia, jos käsittelet suuria määriä hakijoita.)

Hakijaseurantaohjelmisto helpottaa kaikkien hakemusten kokoamista yhteen paikkaan.

Sähköiset ansioluettelot tuodaan järjestelmään nopeasti, paperikopiot muutetaan digitaalisiksi asiakirjoiksi, joista voidaan etsiä sopivia avainsanoja ja kokemukseen liittyviä tietoja, ja ulkoisten verkkosivustojen tiedot muunnetaan loppukäyttäjälle hyödylliseen ja helposti luettavaan muotoon. 

Ansioluetteloiden jäsentäminen

Ansioluetteloiden jäsentämistoiminto on erinomainen, kun saat valtavan määrän hakemuksia, sillä sen avulla voit jäsentää satoja ansioluetteloita nopeasti ennalta valittujen kriteerien perusteella.

ATS-skannaus auttaa myös löytämään olennaiset tiedot riippumatta siitä, missä kohtaa asiakirjaa ne sijaitsevat. 

Vaikka ansioluetteloille on olemassa joitakin muotovaatimuksia, jokainen ansioluettelo on erilainen. Jotkut esimerkiksi luettelevat taitonsa kunkin työkokemuksen yhteydessä, kun taas toiset luovat niille erillisen otsikon ansioluettelon loppuun. 

Ansioluetteloiden jäsentämistoiminto poimii avainsanat jokaisesta ansioluettelosta muodosta riippumatta ja luokittelee kunkin työnhakijan sen perusteella, kuka vastaa parhaiten työnkuvausta.

Haastattelujen aikatauluttaminen

ATS voidaan synkronoida kalentereiden kanssa, ja sen sisäänrakennetun haastattelujen aikataulutusohjelmiston avulla haastattelujen aikataulutus sekä tarvittavien tietojen ja muistutusten lähettäminen voidaan automatisoida.

Hakijoiden seuranta

ATS-järjestelmä auttaa henkilöstöhallinnon tiimiä seuraamaan, keihin on oltu yhteydessä, missä vaiheessa kukin hakija on ja milloin olisi hyvä ottaa seuraavan kerran yhteyttä. Tämä auttaa sujuvoittamaan rekrytointiprosessia ja varmistaa erinomaisen hakijakokemuksen.

Tietojen analysointi

Jos henkilöstöhallinnon tiimilläsi on saavutettavia kiintiöitä, ATS-alustan pitäisi pystyä seuraamaan ja raportoimaan myös niistä. 

Voit seurata ja raportoida keskeisiä rekrytointimittareihin liittyviä tietoja, kuten mitkä lähteet ovat tehokkaimpia ja missä vaiheessa useimmat hakijat putoavat pois.

Edistyneempi analytiikka voi maksaa enemmän, joten tarkista, mitä ATS-hinnoitteluusi sisältyy.

Mitä hyötyä ATS:n käytöstä on?

Käsittelemme tätä laajemmin ATS:n hyötyjä käsittelevässä artikkelissamme, mutta lyhyesti sanottuna ATS:n käyttö voi hyödyttää organisaatiotasi seuraavilla tavoilla:

1. Tehokkuus ja ajansäästö: Keskittää tietojen hallinnan ja sujuvoittaa rekrytointiprosessia.
2. Parantunut hakijakokemus: Yksinkertaistaa hakuprosessia ja automatisoi viestintää, mikä parantaa hakijakokemusta.
3. Parempi organisointi ja yhteistyö: Yhtenäistää prosesseja ja tehostaa tiimityötä.
4. Tehostettu raportointi ja analytiikka: Sisäänrakennetut rekrytoinnin analytiikkatyökalut tarjoavat tietoon perustuvia oivalluksia ja varmistavat vaatimustenmukaisuuden.
5. Skaalautuvuus: Käsittelee suuria määriä ja mukautettavia henkilöstöhallinnon työnkulkuja.
6. Kustannusten vähentäminen: Vähentää riippuvuutta rekrytoijista ja pienentää hallinnollisia kustannuksia.
7. Hakijoiden parempi laatu: Kohdentaa työpaikkailmoittelua ja parantaa taitojen vastaavuutta.

Kaiken kaikkiaan ATS sujuvoittaa rekrytointia, parantaa rekrytointipäätöksiä ja tehostaa rekrytointistrategiaa.

Käyttävätkö monet yritykset ATS-ohjelmistoa? 

Vähintään 40 % yrityksistä käyttää tällä hetkellä ATS-alustaa. Käyttö kuitenkin yleistyy, kun yritykset ympäri maailmaa pyrkivät pysymään teknologisesti ajan tasalla internetin, massadatan ja verkkoekosysteemien aikakaudella. 

Useimmat suuret yritykset ovat käyttäneet ATS-järjestelmiä tai muita rekrytointiohjelmistotyyppejä jo pitkään riippumatta siitä, onko kyseessä ulkoinen järjestelmä vai omaan henkilöstöhallinnon ohjelmistoon sisällytetty hakijaportaali. 

Kuitenkin onneksi pienillä ja keskisuurilla yrityksillä on nykyään mahdollisuus investoida näihin järjestelmiin ja hyötyä niistä.

Siksi kokosimme tämän hyödyllisen listan pienyritysten parhaista hakijanhallintajärjestelmistä.

Parempi rekrytointikokemus molemmille osapuolille

ATS-ohjelmisto voi säästää aikaa ja siten rahaa automatisoimalla suuren osan uusien työntekijöiden rekrytointiprosessista.

Tämä pätee erityisesti tekoälyä hyödyntäviin moderneihin ATS-järjestelmiin, sillä ne voivat nopeuttaa hakijoiden esikarsintaprosessia merkittävästi.

Se, mikä tehostaa rekrytointitiimien työtä, tehostaa myös hakijoiden asiointia, ja ATS-järjestelmät todennäköisesti parantavat hakijakokemusta sekä auttavat varmistamaan, ettei yksikään hakija jää huomaamatta. On kuitenkin tärkeää valita tarpeisiisi parhaiten sopiva ATS.

Jos haluat lisää tietoa HR-ohjelmistoista ja parhaista käytännöistä, tilaa People Managing People -uutiskirje.