8 tapaa mitata perehdytysohjelmasi onnistumista

Työntekijöiden pysyvyysaste koostuu kahdesta eri keskeisestä mittarista:

• Uusien työntekijöiden vapaaehtoinen vaihtuvuus tapahtuu, kun äskettäin palkattu työntekijä päättää lähteä organisaatiosta omasta tahdostaan, yleensä ensimmäisten työkuukausien aikana. Tämä voi johtua esimerkiksi täyttymättömistä työhön liittyvistä odotuksista, kulttuurisesta yhteensopimattomuudesta, paremmista mahdollisuuksista muualla tai tyytymättömyydestä perehdytyskokemukseen.
• Tahaton vaihtuvuus puolestaan tarkoittaa työnantajan, ei työntekijän, aloittamaa työsuhteen päättämistä. Tämä tapahtuu usein esimerkiksi heikon suoriutumisen, käytösongelmien, organisaation uudelleenjärjestelyn tai henkilöstövähennysten vuoksi, ei siksi, että työntekijä itse päättäisi lähteä organisaatiosta.

Jokainen yritys joutuu joskus palkkaamaan työntekijöitä, jotka näyttävät paperilla erinomaisilta mutta joiden työsuhde ei jostain syystä lopulta toimi.

Jos vapaaehtoisen vaihtuvuuden lukusi ovat kuitenkin korkeita, ongelma voi olla paljon syvemmällä, ja parannettu perehdytysprosessi voisi auttaa siihen.

Seuraamalla uusien työntekijöiden pysyvyys- ja vaihtuvuusasteita, erityisesti ensimmäisen työvuoden aikana, pystyt arvioimaan, onko perehdytysprosessisi todennäköisesti osa ongelmaa vai ei.

Jos näin vaikuttaa olevan, selvitä asiaa tarkemmin nimettömän kyselyn avulla, jotta voit tunnistaa yleiset ongelmakohdat.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Uusien työntekijöiden tuottavuuden saavuttamiseen kuluva aika

Kuinka kauan uusilta työntekijöiltä kestää päästä vauhtiin? Sitoutuvatko uudet työntekijät nopeasti ja ovatko he valmiita ratkaisemaan ongelmia, vai työskentelevätkö he liian hitaasti, käyttävätkö he paljon aikaa asioiden oppimiseen ja tekevätkö he enemmän virheitä kuin haluaisit? 

Mitataksesi työntekijän tuottavuuden saavuttamiseen kuluvaa aikaa sinun on ensin määriteltävä, mitä ”tuottava” tarkoittaa kunkin roolin kohdalla. Tämä voi sisältää tiettyjä virstanpylväitä, kuten perehdytyksen tarkistuslistan suorittamisen, tai sitä voidaan mitata tiettyjen tavoitteiden saavuttamisella tai tehtävien onnistuneella itsenäisellä hoitamisella.

Voit mitata työntekijöidesi tuottavuuden saavuttamiseen kuluvaa aikaa seuraavalla tavalla:

• Laske päivien määrä, joka uusilta työntekijöiltä kuluu tuottaviksi tulemiseen (sinun on määriteltävä, mitä tuottavuus tarkoittaa kunkin roolin kohdalla)
• Jaa tämä luku kyseisen ajanjakson uusien työntekijöiden kokonaismäärällä 

Vaikka jotkin roolit ovat monimutkaisempia kuin toiset, kattavan perehdytysohjelman tulisi auttaa työntekijöitä pääsemään nopeasti onnistumisen tielle. Useimmilla työntekijöillä pitäisi kulua viikkoja, ei kuukausia, ennen kuin he alkavat saavuttaa KPI-tavoitteita ja suoriutuvat tehtävistään tyydyttävästi, erityisesti jos heillä on tarvittavat taidot.

Jos he eivät saavuta näitä mittareita, perehdytysohjelmassasi voi olla merkittävämpi ongelma. Ehkä työntekijöille ei opeteta näiden KPI-tavoitteiden saavuttamisen tärkeyttä, tai ehkä koulutuksessa on puutteita, jotka jättävät työntekijät paikalleen junnaamaan.

Koska esihenkilöiden perehdytys on hieman erilaista, sinun kannattaa erottaa esihenkilöt tuottavuuden saavuttamiseen kuluvan ajan analyysista ja käyttää erilaisia virstanpylväitä määrittääksesi, milloin uudet esihenkilöt katsotaan ”tuottaviksi”.

3. Testaus

Jos olet joskus suorittanut vuoden mittaisen kurssin lopussa kokeen ja sinun on ollut vaikea muistaa tietoja, jotka opit opintojen ensimmäisellä viikolla, muista, että uusilla työntekijöillä on hyvin samanlainen kokemus. 

Ensimmäisestä päivästä lähtien heidän eteensä tulvii tietoa, ja kaikkea on vaikea muistaa millä tahansa hetkellä. Siksi testaamisen, kuten taitojen arviointitestien ja tietovisojen, sisällyttäminen perehdytysprosessiin voi olla hyödyllistä.

Testaaminen voi auttaa selvittämään, ymmärtävätkö uudet työntekijät täysin roolinsa ja sen, miten heidän tehtävänsä liittyvät liiketoiminnan tavoitteisiin. Voit myös testata heidän tietämystään yrityksen asiaankuuluvasta historiasta (mikä on tärkeää asiakasrajapinnassa työskentelevissä tehtävissä) tai niistä erityisistä tavoitteista, jotka odotat heidän saavuttavan. 

Onnistuneet tietovisat ovat hyvä asia, mutta myös epäonnistuneet tietovisat antavat tärkeää tietoa. Jos monet työntekijät vastaavat samaan kysymykseen väärin, se todennäköisesti kertoo siitä, ettei tietoa välitetty heille tai se välitettiin tavalla, joka ei tavoittanut heitä. Näiden mittareiden avulla voit tehdä hienovaraisia muutoksia koulutusmateriaaleihisi ja tehostaa oppimisprosessia.

4. Perehdytyskysely

Tehokas tapa mitata perehdytyksen onnistumista on kysyä asiasta suoraan uudelta työntekijältä. Kysy häneltä suoraan, pitääkö hän perehdytysprosessia tehokkaana ja mitä hänen mielestään voitaisiin parantaa.

Usein rekrytointiohjelmiston integroiminen tähän prosessiin voi olla hyödyllistä, sillä sen avulla näitä kyselyitä voidaan seurata ja hallinnoida sekä automatisoituja työnkulkuja hyödyntää sen varmistamiseksi, että kyselyt toteutetaan perehdytysvaiheen kannalta parhaisiin aikoihin.

Toinen vaihtoehto perehdytyskyselyn automatisointiin ja sujuvoittamiseen on yksinkertainen työntekijäkyselytyökalu. Ne tarjoavat usein malleja, jotka sujuvoittavat prosessia huomattavasti.

Voit halutessasi sisällyttää perehdytyksen jälkeiseen kyselyysi esimerkiksi seuraavat peruskysymykset:

• Mikä oli heidän ensivaikutelmansa yrityksestä?
• Miten se on muuttunut heidän liittymisensä jälkeen?
• Edustaako työntekijän perehdytysprosessi tarkasti yrityskulttuuria?
• Saivatko he kaiken, mitä tarvitsivat aloittaakseen mahdollisimman hyvin?

Suosittelemme lähettämään useita lyhyitä kyselyitä perehdytyksen eri vaiheissa, kun kokemus on vielä tuoreena heidän mielessään. Älä myöskään rajoita kyselyä vain näihin kysymyksiin. On monia muita hyödyllisiä perehdytyskysymyksiä, joita kannattaa myös harkita!

Koska perehdytyskokemuksesi on erilainen toimistolla työskenteleville ja etätyöntekijöille, voit harkita erillisen kyselyn lähettämistä ja kysyä erityisesti etäperehdytysprosessia koskevia kysymyksiä.

Muista, ettei kyselyissä aina tarvitse kysyä nimeä. Ihmiset saattavat epäröidä vastaamista, jos he pelkäävät joutuvansa rehellisyytensä vuoksi epäedulliseen asemaan. Nimettömät kyselyt voivat auttaa saamaan todellisia vastauksia, joita voi olla vaikeampi hyväksyä, mutta jotka voivat olla merkittävä sysäys mielekkäiden muutosten tekemiseen. 

5. Koulutuksen suorittamisaste

Sinulla voi olla kattava koulutusohjelma, mutta jos työntekijäsi eivät osallistu aktiivisesti prosessiin, siitä ei todennäköisesti ole sinulle hyötyä.

Vaikka uskoisit tarjoavasi uusille työntekijöille kattavan koulutusohjelman, koulutuksen suorittamisaste voi osoittaa, ettei koulutus ehkä ole niin tehokasta kuin kuvittelet.

Tarkastele lähemmin sitä, kuinka paljon koulutusta suoritetaan tiettynä ajanjaksona ja kuinka menestyksekkäästi työntekijät suoriutuvat koulutuksesta. Muista sitten, että he ovat vasta aloittaneet uuden työn ja heillä on paljon opittavaa kerralla. Annatko heille riittävästi aikaa tietojen perusteelliseen kertaamiseen ja niiden todelliseen sisäistämiseen? 

Jos koulutuksen keskeneräisyydessä on ongelmia, tarkista, onko perehdytysohjelmassa ylipäätään riittävästi aikaa koulutukselle. Onko osallistujilla muutama häiriötön tunti verkkokurssien suorittamiseen ja oppaiden lukemiseen, vai odotetaanko heidän opiskelevan koko illan jo valmiiksi raskaan työpäivän jälkeen?

Voit seurata koulutuksen suorittamisastetta ja sujuvoittaa koko koulutusprosessia hyödyntämällä koulutusohjelmistoa, jos sinulla ei vielä ole sellaista.

6. Sitoutumisaste

Työntekijöiden sitoutuminen voi olla haaste työnantajille työvoiman uravaiheesta riippumatta, mutta se on erityisen tärkeää uusien työntekijöiden kohdalla. 

Yrityskulttuuriin aktiivisesti sitoutuneiden työntekijöiden määrä verrattuna niiden työntekijöiden määrään, jotka ovat irtautuneet työstä ja vain odottavat työpäivän päättymistä, vaikuttaa merkittävästi organisaation menestykseen.

Yksi kattava mittari tämän arvioimiseen on työntekijöiden nettosuositteluindeksi (eNPS). Kysy kyselyissä työntekijöiltä, kuinka todennäköisesti he suosittelisivat yrityksessä työskentelyä ystävälleen tai kollegalleen. 

eNPS-laskelma on niiden työntekijöiden prosenttiosuus, jotka arvioivat sinut korkealle, vähennettynä niiden työntekijöiden prosenttiosuudella, jotka arvioivat sinut matalalle. Henkilöstösi NPS voi auttaa mittaamaan luomasi työntekijäkokemuksen laatua sekä työntekijöiden yleistä tyytyväisyyttä.

7. Pysymiskeskustelut

Ajattelemme lähtöhaastatteluja työkaluna, jonka avulla saadaan tietoa ennen kuin joku lähtee organisaatiosta, mutta pysymiskeskusteluissa tarkastellaan, miksi työntekijäsi tulevat töihin joka päivä. 

Järjestä uusien työntekijöiden kanssa seurantakeskustelu, kun he ovat ehtineet asettua taloksi, ja kysy perehdytysprosessista sekä heidän yleisestä voinnistaan. Mikä sujui hyvin? Mikä eteni liian nopeasti tai hitaasti? Jäikö jokin perehdytyksen aktiviteetti väliin? Kokevatko he tarvitsevansa lisää koulutusta joillakin keskeisillä alueilla?

Pysymiskeskustelut voivat tehdä ihmeitä työntekijöiden sitouttamiselle, erityisesti kun niitä käydään säännöllisesti. Ne osoittavat työntekijöille, että olet sitoutunut heidän tulevaan kehittymiseensä ja välität siitä. Vielä tärkeämpää on, että ne osoittavat halusi ratkaista ongelmat nopeasti, ennen kuin mikään kasvaa hallitsemattomaksi. 

Älä epäröi esittää kysymyksiä ja perehtyä syvemmin työntekijän vastauksiin. Kun he luottavat siihen, että kyseessä on todella avoin viestintäfoorumi, he ovat halukkaita antamaan sinulle ne vastaukset, jotka sinun on kuultava.

Lue lisää pysymiskeskusteluista ja siitä, millaisia kysymyksiä voit esittää. 

More Articles

• Uusien tähtityöntekijöiden perehdytyksen optimointi
• Mitä työntekijöiden perehdytys on? Asiantuntijan opas + mallipohja
• 15 perehdytysohjelmiston tärkeintä hyötyä nykyaikaisille työpaikoille

8. Perehdytyksen kustannukset

Perehdytysohjelman kustannusten seuraaminen voi myös auttaa arvioimaan, kuinka onnistunut se on. Analysoimalla perehdytyksen kustannuksia, mukaan lukien suorat ja epäsuorat kulut, voit arvioida, tuottaako perehdytysprosessisi hyvän sijoitetun pääoman tuoton (ROI) perehdytyksestä.

Tässä ovat erilaiset perehdytyksen kustannukset, jotka sinun tulisi ottaa huomioon:

• Perehdytys- ja koulutusmateriaalit, kuten perehdytysohjelmiston lisenssikustannukset ja perehdytyspaketit.
• Koulutuskustannukset, mukaan lukien muodolliset koulutustilaisuudet, sertifioinnit tai ulkopuoliset koulutuskurssit.
• Esihenkilöiden ja muiden tiimin jäsenten koulutukseen käyttämät työtunnit. Muista, että aika ei ole ilmaista, etenkään työympäristöissä, joissa asiakkailta laskutetaan tunneista.
• Menetetyn tuottavuuden kustannukset. Kuten edellä mainitussa kohdassa, tuottavuus laskee tilapäisesti, kun uudet työntekijät opettelevat työn käytännöt ja tarvitsevat muiden apua saavuttaakseen täyden suorituskyvyn.

Kun olet analysoinut nämä kustannukset, sinulla on parempi käsitys siitä, tarvitseeko perehdytysstrategiaasi optimoida esimerkiksi siten, että kalliit osa-alueet, kuten ulkopuoliset koulutuskurssit, siirretään myöhemmäksi, kun uudet työntekijät eivät enää ole yhtä kuormittuneita uusista tehtävistä. Tämä lähestymistapa voi auttaa rajoittamaan alkuvaiheen kustannuksia, kunnes olet selvittänyt, aikooko uusi työntekijäsi pysyä palveluksessasi pitkällä aikavälillä vai ei.

Tärkeintä? Pysy mukana

Perehdytyksen onnistumista voidaan mitata monin eri tavoin, mutta tärkeintä on kiinnittää ainakin jollakin tasolla huomiota perehdytysohjelmasi onnistumiseen.

Toimivat käytännöt voidaan siirtää itsenäisten ammatinharjoittajien ja etätyöntekijöiden perehdytysprosessiin.

Vaikka perehdytyksen parhaat käytännöt pysyvätkin johdonmukaisina, perehdytysprosessimme ei saa koskaan olla ”aseta ja unohda” -tilanne. Tämä lähestymistapa vastaa yrityksen pysähtyneisyyden sallimista ja sen olettamista, että myyntisi on viiden vuoden kuluttua yhtä korkealla ilman minkäänlaista kasvua tai kehitystä.

Kiinnitä erityistä huomiota perehdytystoimiesi tehokkuuteen ja tarkastele niiden vaikutusta uusien työntekijöidesi ja koko organisaation onnistumiseen. 

Lisätietoja saat tutustumalla resursseihimme aiheista perehdytyksen automatisointi ja työntekijöiden perehdytyksen yksilöllistäminen.